Как сформировать бюджет движения денежных средств и отчет о его исполнении?
Как оформлять заявки на расходование денежных средств и вести реестр платежей?
Как составить платежный календарь и проконтролировать соблюдение лимитов?
Как наладить контроль за состоянием дебиторской задолженности?
Для успешного функционирования, компания должна иметь возможность своевременно отвечать по своим обязательствам.
Одна из основных задач, которую решает система управления платежеспособностью, — не допустить дефицита денежных средств которые могут не дать компании возможности своевременно оплатить свои счета.
Основная причина дефицита денежных средств — несвоевременное поступление денег от контрагентов, т. е. возникновение дебиторской (в том числе просроченной) задолженности.
Сам факт появления дебиторской задолженности не должен пугать руководство компании — это абсолютно нормальное, обычное явление при функционировании любой компании практически в любой сфере бизнеса. Проблемы, связанные с невозможностью в той или иной момент расплатиться по своим обязательствам, связаны с тем, что дебиторская задолженность никак не контролируется и не отслеживается.
Чтобы прогнозировать поступления и расходования денежных средств, контролировать исполнение таких прогнозов и планов, анализировать состояние счетов и платежеспособность в целом, как правило, в компаниях разрабатывают целую систему планирования. Такая система предполагает в том числе формирование планов всех поступлений и расходований денежных средств и отчетов об их исполнении.
Информация, которая позволяет оценить способность предприятия генерировать денежные средства и потребности в их использовании, консолидируется в бюджете движения денежных средств (БДДС). Кроме того, в основе системы управления денежными потоками и такой документ, как платежный календарь.
Для контроля за состоянием платежеспособности разработано много программных продуктов, которые, как правило, являются платными. При этом по-прежнему не меньшей популярностью пользуется MS Excel как универсальный инструмент для планирования и контроля за притоками и оттоками денежных средств.
Бюджет движения денежных средств и отчет о его исполнении
Бюджет движения денежных средств как управленческий документ оформлять не обязательно, однако в системе бюджетирования и контроля за состоянием платежеспособности он занимает важное место.
Формирование бюджета движения денежных средств предполагает планирование поступлений и расходований денежных средств за определенный период (как правило, год или месяц). При этом в отдельных строках указываются данные об остатках денежных средств на счетах на начало и на конец периода.
Традиционно денежные потоки при формировании бюджета движения денежных средств принято делить на:
1) денежные потоки от текущих операций (от операционной деятельности).
Денежные потоки от текущих операций, как правило, связаны с формированием прибыли (убытка) предприятия от продаж. Информация о денежных потоках от текущих операций показывает уровень обеспеченности предприятием денежными средствами — достаточно ли их, чтобы погашать кредиты, поддерживать деятельность на уровне существующих объемов производства, выплачивать дивиденды без привлечения внешних источников финансирования.
Самый распространенный пример денежных потоков от текущих операций — поступления от продажи покупателям (заказчикам) продукции и товаров, выполнения работ, оказания услуг;
2) денежные потоки от инвестиционных операций, т. е. денежные потоки предприятия от операций, связанных с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов.
Информация о денежных потоках от инвестиционных операций показывает, сколько затрат понесло предприятие, чтобы приобрести или создать внеоборотные активы, обеспечивающие денежные поступления в будущем.
В качестве примера назовем платежи поставщикам (подрядчикам) и работникам организации в связи с приобретением, созданием, модернизацией, реконструкцией и подготовкой к использованию внеоборотных активов, в том числе затраты на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
3) денежные потоки от финансовых операций.
Это денежные потоки от операций, связанных с привлечением организацией финансирования на долговой или долевой основе. Это приводит к изменению величины и структуры капитала и заемных средств.
Самый распространенный пример — денежные вклады собственников (участников), поступления от выпуска акций, увеличения долей участия и проч.
К сведению
Чтобы сделать процесс построения бюджета движения денежных средств проще, опускают рассмотренную классификацию денежных потоков. Это актуально в первую очередь для небольших компаний, денежные потоки которых, как правило, формируются в основном от операционной деятельности.
Начинаем формировать бюджет движения денежных средств. И сначала определяем фактический остаток денежных средств на счетах и в кассе на конец предшествующего периода. Это станет отправной точкой бюджета — остатком денежных средств на начало анализируемого периода.
Теперь начинается непосредственно процесс планирования поступлений и расходований денежных средств.
Поступления планируются исходя из запланированных объемов продаж и графиков поступлений денежных средств, в соответствии с заключенными или планируемыми к заключению договорами на выполнение работ, поставку продукции, оказание услуг и т. д.
Планирование расходной части бюджета заключается, как правило, в формировании вспомогательных (операционных) бюджетов, которые отображают планы прямых и косвенных расходов.
Пример бюджета о движении денежных средств и отчета о его исполнении представлен в табл. 1.
Как видим, в БДДС представлены денежные потоки по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, при этом по финансовой и инвестиционной деятельности нулевые значения.
По плану предполагалось следующее:
• остаток денежных средств на начало периода — 830,00 тыс. руб.;
• приток денежных средств — 10 090,00 тыс. руб.;
• отток денежных средств — 6946,80 тыс. руб.;
• излишек денежных средств — 3143,20 тыс. руб. (10 090,00 – 6 946,80);
• остаток денежных средств на конец периода — 3973,20 тыс. руб. (830,00 + 3143,20).
Положительный знак по строкам «Излишек/недостаток денежных средств» и «Остаток на конец месяца» говорит о том, что у компании по плану хватает денег для того, чтобы совершить все запланированные платежи в анализируемом периоде.
А по факту мы видим немного иную ситуацию:
• остаток денежных средств на начало периода соответствует запланированным значениям;
• размер фактических расходов денежных средств компании незначительно отличается от плановых (отклонение — 152,00 тыс. руб.);
• фактические поступления значительно ниже плановых (отклонение — 3200,00 тыс. руб.) — не получены деньги от реализации продукции по договору с ООО «Восход»;
• недостаток денежных средств на конец периода составил 208,80 тыс. руб.;
• остаток денежных средств на конец периода — 621,20 тыс. руб.
Таким образом, по факту суммы расходований денежных средств превышают суммы поступлений денежных средств на 208,80 тыс. руб. И если бы не было денег на начало периода (остаток в сумме 830,0 тыс. руб.), компания не смогла бы осуществить все свои запланированные платежи.
Такой документ можно сформировать и с помощью MS Excel. В целом это не сложно, ведь применяются в основном простейшие функции суммирования и вычитания.
А чтобы структурировать отчет, можно использовать группировку: на панели инструментов выбираем категорию Данные → Группировать. Это позволит исключить вспомогательную информацию из документа, ведь когда документ перегружен данными, его тяжело читать. А благодаря группировке и использованию символов «+» и «–» (слева на листе MS Excel), можно представить документ в сжатом (табл. 2) или развернутом виде.
Формируем заявки на списание денежных средств и ведем реестр заявок
Фактически заявки на списание (на платеж, на оплату и т. д.) являются основным инструментом системы управления денежными потоками. Благодаря четко налаженной системе можно:
• контролировать отток денежных средств компании;
• минимизировать время на процесс согласование заявок;
• сформировать четкие графики платежей (с детализацией по датам и расчетным счетам);
• структурировать платежи по степени приоритетности и важности.
Система работы с заявками на оплату предельно проста:
Но при этом важно включить в заявку всю необходимую для принятия решения о ее срочности информацию. Поэтому основное внимание при оформлении следует уделить разделу «Назначение платежа», а также, при необходимости, указать документ (договор, например), в соответствии с которым планируется платеж (если применимо), и отметить, заложена ли данная сумма в бюджет компании (если бюджет в компании лимитируется).
Последнее немного поясним: во многих компаниях для эффективного контроля за расходами формируют бюджет движения денежных средств, в котором не только планируют движения денежных средств, но и определяют лимиты — максимально допустимые для расхода за определенный период суммы по каждой статье. Если в заявке на оплату сумма превышает установленный лимит, такая заявка не оплачивается (за исключением особых указаний руководства).
Обратите внимание!
Такая система работает только при четком планировании и контроле за всеми платежами по каждой статье затрат (нарастающим итогом).
Иногда система подачи заявок на согласование руководству создана таким образом, что предполагает обязательное согласование только определенных заявок (например, на суммы сверх 2000 или 10 000 руб.).
Еще один важный момент в планировании платежей — организация учета поступивших заявок. Самое простое решение — формирование реестра заявок (пример реестра представлен в табл. 3).
В реестре все поступившие заявки на расходование денежных средств принимаются к учету и систематизируются по дате поступления (столбец 2).
Обязательное поле для включения в реестр заявок — ЦФО (центр финансовой ответственности), иными словами — подразделение, инициирующее оплату (столбец 3).
В столбце 4 указывается статья затрат. В нашем примере статьи расходов четко соответствуют бюджету движения денежных средств.
К сведению
Если установить лимиты на списание, будет проще отслеживать наполнение статей затрат.
Столбцы 5–8 заполняют в соответствие с имеющимися договорными документами с контрагентами (полные наименования, действующие договоры, счета на оплату, условия оплаты и др.).
Чтобы исключить механические и обусловленные человеческим фактором ошибки, с помощью функции MS Excel «Выпадающие списки» можно ограничить для исполнителя возможности ввода данных. Для этого переходим в раздел главного меню Данные → Проверка данных → Параметры.
Теперь после того как будут заполнены графы реестра, исполнитель не сможет вносить иные, отличные от заданных, варианты.
Формируем платежный календарь
Платежный календарь по структуре напоминает бюджет движения денежных средств, так как также предполагает наличие сведений об остатках денежных средств на счетах и планируемых движениях денежных средств. Однако, в отличие от бюджета движения денежных средств, платежный календарь формируется на более короткий период, но с большей детализацией.
Традиционно платежный календарь составляют на месяц с детализацией по дням (причем выделяют и выходные дни, в которые оплаты не проводятся) или на неделю (аналогично с детализацией по дням).
Все платежи попадают в платежный календарь в соответствии с реестром заявок на оплату — если в реестре заявке присвоен статус «одобрена» (значит, она прошла согласована и не выходит за рамки установленного лимита).
При планировании платежей во внимание принимаются сведения:
• о планируемых датах оплат (и крайних, если таковые предусмотрены);
• фактических остатках денежных средств на счетах;
• возможности переноса платежей.
Пример платежного календаря представлен в табл. 4.
Итак, цветом отметили выходные дни, в которые оплаты нет. В соответствии с реестром заявок (см. табл. 3) все одобренные заявки на оплату перенесены в платежный календарь и распределены в течение рабочей недели.
Две последние строки календаря — «Оборотное сальдо» и «Остаток на конец периода». Оборотное сальдо рассчитывается как разность между поступлениями и расходованиями денежных средств за период, а остаток на конец периода — как сумма остатка денежных средств на начало периода и оборотного сальдо.
Таким образом, со второго по четвертое число включительно оборотное сальдо отрицательное. Это значит, что если бы у компании не было остатка денежных средств на начало периода, она не смогла бы совершить все запланированные платежи.
Дебиторская задолженность: контроль и анализ состояния
Дебиторская задолженность возникает, когда компания выполнила свои обязательства, а оплату от заказчика не получила (например, мы отгрузили товары, а нам пока за ним не заплатили). Если разрыв между этими двумя моментами несколько дней (которые, как правило, даже прописаны в договорных документах), ничего страшного нет, а вот если за выполненные работы, оказанные услуги, поставленные товары оплата так и не поступает, то пора бить тревогу.
Появление дебиторской задолженности не всегда обусловлено неблагонадежностью контрагента — часто она возникает из-за некачественной организации работы в самой компании с контрагентами.
Задача анализа состояния дебиторской задолженности — мониторить количество дней просрочки оплаты. Такую задачу легко решить с помощью функционала MS Excel (табл. 5).
Благодаря проделанной работе мы можем увидеть картину по всем дебиторам, в том числе количество дней просрочки платежей. Это позволит организовать работу с контрагентами более качественно. Как правило, официальные письма с требованием погасить задолженность не решают проблему неуплаты — необходимо ехать на встречи лично, созваниваться, предлагать альтернативные варианты, выставлять неустойки и штрафы.
Кстати, о неустойках и штрафах. Помимо расчета количества дней просрочки платежей представленная выше таблица может помочь рассчитать штрафные санкции.
Например, если по условиям договора пеня составляет 0,1 % за каждый день просрочки, то для дебитора ООО «Ромашка» сумма неустойки составит:
200 000,00 руб. × 0,1 % × 20 дн. = 4000 руб.
Уделять внимание, безусловно, нужно наиболее давним долгам, пока они не перешли в разряд безнадежных. Для этого используют реестры старения дебиторской задолженности (табл. 6) по принятым классификаторам, например:
• до 15 дней;
• от 15 до 30 дней;
• от 30 до 60 дней;
• свыше 60 дней.
Также можно выделить цветом (например, красным) в табл. 5 те задолженности, срок оплаты которых прошел более чем 60 дней назад. Для этого:
1) выделяем необходимый диапазон для анализа (мы возьмем столбец «Количество просроченных дней»);
2) переходим на панель инструментов Главная → Стили → Условное форматирование → Управление правилами → Создать правило;
3) прописываем значение ячейки > 60, применяем его к выделенному диапазону данных, а в формате выбирает цвет заливки красный.
Данный реестр сводится на основании информации из табл. 5 с группировкой по степени просрочки платежей. Для этого воспользуемся функцией MS Excel ЕСЛИ, которая предназначена для отбора по установленным критериям.
Если необходимо применить несколько критериев, прописываем формулу:
=ЕСЛИ(И(…
Например, при заполнении столбца 3 нужен только один критерий — «<15», а при заполнении столбца 4 нужно вносить сразу два критерия — «<30» и «>15».
Реестр старения дебиторской задолженности позволяет контролировать изменение дебиторской задолженности на конкретную дату и отмечать, какие контрагенты чаще всего попадают в данный реестр и в какие группы в соответствии с принятой классификацией.
Так, например, если контрагент попадает только в первую группу (до 15 дней), то скорее всего, это обусловлено условиями договора, которые могут предусматривать отсрочку платежа (через 15 дней после отгрузки). А вот если контрагент систематически попадают в крайнюю категорию (свыше 60 дней), к тому же суммы задолженностей значительны для компании, то необходимо не только инициировать работу по получению своих денежных средств, но и в целом подумать, стоит ли дальше работать с этим контрагентом.
Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста» № 1, 2020.
Содержание
- Положения о бюджетировании на предприятии
- Бюджет компании пример Excel
- Составление БДР и БДДС пример в Excel
- Бюджетирование в программах на платформе 1С
В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к
необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и
выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять
бюджет предприятия на примере.
Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов. На первом этапе компании
необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров
финансовой ответственности — ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить
положение и регламент бюджетного процесса. На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета
предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного
продукта.
Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:
- Стратегические цели и задачи предприятия;
- Бюджетная модель;
- Финансовая структура компании и т. д.
Положение о бюджетировании на предприятии пример №1.
Положение о бюджетировании на предприятии пример №2.
На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может
содержать следующие разделы:
- Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
- Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
- Порядок согласования и внесения изменений;
- Контроль и анализ бюджета и т. д.
Регламент бюджетирования на предприятии пример.
Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами
являются:
- Бюджетирование в Excel
- Бюджетирование в программах на платформе 1С
Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул
и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть
различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по
кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности
финансового менеджмента в компании.
Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.
Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.
Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.
Составление БДР и БДДС пример в Excel
Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом. Построим бюджетирование в компании или на
предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):
Составление прогнозного Баланса на основании БДР и БДДС образец в экселе
Бюджетирование пример в Excel (бюджет организации образец excel)
Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).
Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).
Данный пример максимально упрощен. Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель — процесс довольно трудоемкий,
так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения
итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить,
насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.
Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие
возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и
т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.
Бюджетирование в программах на платформе 1С
Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс
бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.
Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер
бюджетов.
В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов,
их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов. Реализованный механизм взаимодействия с
внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или
формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.
Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:
- разработка бюджетной модели;
- согласование бюджетов и их корректировок;
- отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
- контроль за исполнением бюджета;
- план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
- формирование решений по управлению бизнесом.
Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.
WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:
- Моделирование – разработка бюджетной модели;
- Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов.
Корректировка планов и согласование корректировок; - Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный
случай—обращение к данным системы). - Отчеты системы – набор аналитических отчетов.
Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».
Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет».
Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом)
максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.
Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от
покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который
в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».
При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка
бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть
возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.
С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних
учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.
Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление
бюджетированием на предприятии.
Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки
зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.
Содержание:
1. Настройка подсистемы 1С Казначейство
2. Создание Заявки на расходование денежных средств
3. Связь с системой лимитирования
Контроль за расходованием денежных средств (ДС), движение денежных средств на расчетном счете компании – это «головная боль» любого руководителя компании и важнейший компонент безопасности бизнеса.
Серьезные проблемы могут возникнуть не только в случае прямого «увода» денег со счета, но и в случае их нерационального использования, неправильной расстановки приоритетов в платежах. Прикладное решение 1С:ERP Управление предприятием 2 позволяет перенести контроль за расходом этого важнейшего ресурса в систему, дает возможность связать платежи с конкретными хозяйственными операциями, позволяет проконтролировать процесс дистанционно.
Заявки на расходование денежных средств можно сформировать как в ручном режиме, так и на основании иных документов в системе.
Заявка в свою очередь становится основанием для оформления Списания безналичных ДС, РКО и других платежных документов.
1. Настройка подсистемы 1С Казначейство
Настройка подсистемы 1С Казначейство выполняется в форме Настройки Казначейство и взаиморасчеты раздела НСИ и администрирование.
Если в настройках системы «1С: ERP Управление предприятием 2» установлен флаг «Заявки на расходование денежных средств», то использование документа становится обязательным.
Установив соответствующий флажок, пользователь может отключить обязательное оформление заявки для отдельного банковского счета или для отдельной кассы.
2. Создание Заявки на расходование денежных средств
Журнал Заявок на расходование денежных средств находится в разделе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – Заявки
на расходование ДС».
Регистрируя новый документ, указать вид расходной операции:
· Выдача денежных средств подотчетному лицу;
· Перечисление денежных средств поставщикам;
· Перечисление налогов и взносов;
· Таможенный платеж;
· Оплата другой организации;
· Оплату лизингодателю;
· Остальные расходы денежных средств.
От выбранной расходной операции будет зависеть перечень реквизитов, которые надо будет заполнить в Заявке и в платежном документе.
В заявке также можно указать желаемый тип оплаты: (наличная, безналичная, любая). Окончательное решение о форме оплаты примет руководитель при согласовании Заявки.
Для регистрации новой Заявки на расходование ДС, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужную операцию (в примере мы использовали «Оплату поставщику»).
Заполняемые поля:
· Организация
· Подразделение
· Дата платежа
В поле «Сумма» необходимо указать сумму к оплате.
Также необходимо указать статью ДДС на закладке «Расшифровка платежа». При создании данного документа это необязательно к заполнению. Но программа потребует заполнить указанное поле в ходе дальнейшей работы при изменении статуса Заявки.
Руководство компании сможет решить, как распределить деньги по нескольким Банковским счетам или Кассам. Для этого следует перейти на закладку «Распределение по счетам».
При помощи кнопки «Добавить» в табличную часть можно внести несколько строк, в каждой из которых указать Банковский счет (Кассу), Сумму и Дату платежа.
Нажимая кнопку «Провести и закрыть», завершаем регистрацию Заявки.
Формируя заявки на расходование ДС, система помогает решить следующие задачи и цели:
· Показать потребность в денежных средствах, в которых нуждаются подразделения организации;
· спланировать расходы денежных средств, оформить платежный календарь в 1С;
· контролировать несогласованные выплаты денежных средств;
· проконтролировать величину свободных денежных средств.
Заявка на расходование ДС контролируется при помощи статусов документа.
Статусы заявок:
· Не согласована – Заявка формируется.
· Согласована – Заявка включена в план платежей.
· К оплате – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.
· Отклонена – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.
Обратите также внимание на то, что при создании Заявки на расходование
ДС, программа не требует заполнения поля «Статья движения денежных средств» на закладке «Расшифровка платежа». Однако, любой другой статус (кроме «Не согласована») требует указания статьи ДДС.
При согласовании заявки используются данные о доступном остатке денежных средств с помощью финансового инструмента «Платежный календарь» из которого осуществляется согласование заявки. Согласовывая заявку, уточняется дата и форма оплаты заявки. Для нее устанавливается соответствующий статус: «Согласована» или «Отклонена». Если заявка согласована, далее она направляется к ответственному сотруднику на утверждение (например, руководитель организации), который устанавливает для заявки статус «К оплате».
Заявки согласовываются в системе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – «Заявки к согласованию».
После того, как будет сформирована заявка, окончательная сумма в платежном документе заполняется автоматически.
3. Связь с системой лимитирования
Система лимитирования расходования ДС выполняет функции предупреждения либо ограничения выплат денежных средств, если они выходят за ранее установленные границы.
В разделе «НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты».
Разрешая использование лимитов, программа обрабатывает все заявки при проведении в системе на доступность оборотных средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты заносятся ежемесячно).
Лимиты контролируются в разрезе Статей ДДС. Кроме того, пользователь также может установить в настройках дополнительные разрезы контроля – Подразделение и Организацию.
При превышении лимита (либо его отсутствии) программа не даст провести Заявку:
Если необходимо создать заявку сверх бюджета по лимиту, устанавливаем флажок «Сверх лимита».
Лимиты в систему вводятся в разделе Казначейство:
Вновь созданный документ можно создать по аналогии с прошлым месяцем или подбирая нужную из статей ДДС, заведенных в систему (для любой статьи можно создать свой лимит либо сделать безлимитную).
Обратите внимание, что документы лимитирования доступны только в том случае, если в системе отключена подсистема ERP Бюджетирование. Если это не так, то задание лимитов осуществляется с помощью механизма Бюджетирования. Это делает систему лимитов сложнее, но при этом у пользователя появляется ряд дополнительных возможностей.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Илона Матей.