Небольшое введение в электронные формы для MS Word 2007
Когда-то несколько лет назад, когда мы изучали представленные на рынке решения для работы с электронными формами и возможность их применения у наших клиентов, то обратили внимание на один интересный факт — если в мире имеется огромное множество продуктов для работы с электронными формами, приняты и развиваются ряд добротно проработанных стандартов, и вообще, по всей видимости, практически ни у кого не возникает вопрос по поводу того, что такие за звери e-forms, и для чего они нужны, то у нас в стране электронные формы используются крайне неохотно (не скажу, что не используют вообще, нет конечно, используют, но, даже в таких областях как, например, розничная торговля, страхование, кредиты, … — предпочитают зачастую либо печатать бланк, отдавать на ручное заполенение, а потом обратно вводить данные (при хорошем раскладе здесь будет использована система распознавания бумажных форм), либо использовать собственные решения, где оператор вводит данные со слов клиента, а потом просто распечатывает все в виде отчета).
Что тому причиной, я не знаю, возможных вариантов много: и ориентация на в целом невысокую компьютерную грамотность (хотя то, что было актуально еще в начале 2000-х годов, сейчас почти неправда), и укоренившееся в сознании главенство бумажного докмента, и Бог его знает что еще… Но вот одно из таких потенциальных препятствий, мне хотелось бы обсудить, и даже, если получится свеcти его на «нет». Этим препятствием, является то, что, в основном, работа с электронными формами реализуется специальными средствами, с которыми большинство пользователей компьютеров не сталкивались вовсе или что-то слышали, но слабо представляют что это и зачем нужно. Ну скажите, многие ли в работе сталкивлись с такими продуктами как Microsoft InfoPath или Adobe Acrobat (хотя слышали о них многие), а скольким приходилось хотябы слышать, например, об IBM Workplace Forms (кроме тех, конечно, кто внедряет или использует решения на базе Lotus)?! Собственно, по моим ощущениям, перечисленные продукты (впрочем, как и все остальные продукты для работы с электронными формами) у нас в России, почему-то, воспринимаются как некий аналог редактора экранных форм в какой-нибудь популярной среде разработки — т.е. считаются, инструментом разработчика, а не пользователя («а зачем нам еще один редактор форм для программиста — ему и своего хватает, да он и сам говорит, что оно ему не надо — он сделат лучше»)!
Поэтому, узнав что инструменты для работы с электронными формами (хотя сами разработчики предпочитают обходить этот термин — что в общем-то понятно, для электронных форм есть InfoPath) в Word 2007 был серьезно переработан, я выбрал время чтобы познакомиться с ним по-подробнее. И результат, должен признать, меня ничуть не разочаровал! А приведенный ниже пример, надеюсь, кому-то сможет помочь начать использовать новые возможности.
Однако, прежде чем приступать к практической части, давайте кратко обсудим, какие потенциальные возможности предоставляет использование электронных форм. Я бы выделил следующие плюсы:
- Структуризация и, как следствие, упрощение ввода и контроля вводимых пользователем данных. Например, если в качестве электронной формы Вы используете шаблон заявления, то можно явно в тексте выделить поля (а также указать их тип, и, если позволяет среда для заполнения форм, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе) для ввода имени и реквизитов заявителя, дат документа, его номера (который может заполняться автоматически), и других обязательных реквизитов. Если среда при этом позволяет, то можно прямо «на лету», проверять корректность заполнения полей. Соответсвенно, будет меньше ошибок ввода и меньше ручной работы по проверке.
- Возможность автоматической обработки данных форм. От элементарного: «достать данные из полей и положить их в один Excel-файл, а там что надо, пусть то и делают», до полноценной автоматической обработки форм в полностью автоматических процессах. Для обычного неструктурированного документа сама задача «достать данные» может превратиться в крайне нетривиальную задачу анализа форматирования, взаимного расположения частей, а иной раз и содержимого текста.
Ну все, хватит общих разглагольствований, давайте посмотрим, как и чего можно добиться, взяв за основу Microsoft Word 2007…
Итак, представьте себе такую задачу — к Вам обращается секретарь или бухгалтер занятый(ая) обработкой заявлений на отпуск от работников вашей компании. В вашей компании довольно высокий уровень автоматизации и все основные документы почти полностью ходят только в электронном виде (печатают документы только на последних этапах, и только те, где нужна живая подпись). Для упрощения заполнения наиболее частых документов давно разработаны полуготовые шаблоны, в которых вместо специльно выделенных подстановочных строк нужно вписать свои. Что-то вроде шаблона, который приведен на рисунке:
Форма шаблона совсем не сложная, но всегда найдется кто-то «особо одаренный», который умудится что-то напутать, написать лишнего или просто случайно стереть лишнее. А компания у вас достаточно большая чтобы процент таких одаренных стал бы серьезной проблемой… А потому, за работу!
Первым делом, вместо строчек вида [ФИО заявителя] мы вставим поля ввода. Найти эти поля можно на закладке «Разработчик», в группе «Элементы управления»:
Для задания наших полей мы воспользуемся следующими элементами:
- Текст для поля [ФИО заявителя]
- Поле со списком (или раскрывающийся список) для полей [год_нач] и [год_кон]
- Выбор даты для [дата_нач], [дата_кон], [дата_вых] и [дата_подписи]
В результате наш документ приобретет примерно следующий вид (все прежние поля ввода заменились серым текстом с надписями навроде «Место для ввода даты», причем при если щелкнуть на любой из них будет видно, что это поле ввода):
Теперь нужно пройтись по всем только-что вставленным полям ввода и указать для них дополнительные настройки. Вызвать окно свойств для поля можно выбрав его, и нажав кнопку «Свойства», все в той же группе «Элементы управления». В свойствах мы укажем:
- названия полей
- для полей с датами — формат отображения «dd.MM.yyyy»
- для полей с выбором (которые у нас представляют года) — перечислим несколько лет.
Окно свойств, например, для поля с выбором будет выглядеть примерно следующим образом:
Собственно, вот и весь первый этап. Теперь для каждого значимого поля у нас отведен свой элемент ввода, а для отдельных полей использованы даже специальные элементы, как «выпадающий список» или «календарь»:
Результат не плох, однако, остается еще одна проблема — случайная порча остального текста документа (от серьезной преднамеренной порчи, увы, защититься куда как сложнее). Чтобы защитить документ от случайного изменения мы воспользуемся той же закладкой «Разработчик», выбрав пункт «Защитить документ», а в нем включив элемент «Ограничить форматирование и редактирование»:
В результате откроется панель ограничения форматирования и редактирования, в которой мы последовательно:
- Поставим галочку «Разрешить только указанный способ редактирования документа» и в качестве способа редактирования выберем «Ввод данных в поля форм»
- Нажмем кнопку «Да, включить защиту» и в появившемся окне введем пароль защиты от редактирования.
Все!!! Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст (при этом введенные данные могут быть любой длины — текст автоматически будет переформатирован под вводимые значения).
Как видите, ничего сложного или требующего специальных навыков нет (так что, закладка «Разработчик», скорее является потенциальным «пугалом», нежели отражает реальное состояние вещей). Однако, мы посмотрели только на одну составляющую электронных форм (или, точнее, на один из плюсов, выделенных нами), и совсем ничего не рассмотрели по части упрощения автоматической обработки текстов. Я обязательно расскажу и об этом, но так как данный материал требует уже определенных навыков программирования его я решил вынести в отдельную статью.
P.S. Те, кому приходилось работать с подобными механизами в Word ранее, наверняка заметят, что ничего принципиального нового я не рассказываю — внедрять в документы элементы управления ActiveX или вставить custom поля можно было и раньше.
Я с этим соглашусь, но замечу, что есть несколько «но», которые, по-моему, очень серьезно меняют расклад, а именно:
- В отличие от старых ActiveX элементов, новые представляют собой части разметки, а потому у них нет проблем с их позиционированием внутри текста, чем очень страдали последние. Были, конечно, еще и встроенные элементы, но те, увы, обладали очень ограниченной функциональностью (т.е. обойтись без ActiveX было практически не реально).
- Второй аспект связан с более общими изменениями в Microsoft Office, а имено переходом на основанный на xml (и опубликованный!) язык разметки и стандартные deflate-файлы в качестве контейнеров. Что это дает? В первую очередь, возможность извлечения и обработки данных форм без использования клиентского API самого Office или встраивания специальных макросов в документ.
В продолжение темы:
- Электронные формы в Microsoft Word 2007: извлечение и вставка данных
- Сокрытие незаполненных полей в формах Word 2007/2010
В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.
Включение вкладки «Разработчик»
Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку «Разработчик» на ленте. Для этого нажмите «Файл» —> «Параметры», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word». Выберите «Настроить ленту», затем установите флажок для вкладки «Разработчик».
Создание формы в Word – Параметры Word
Теперь на ленте появится вкладка «Разработчик».
Создание формы в Word – Вкладка Разработчик
Добавление полей формы в ворде
Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.
Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы «Элементы управления» на вкладке «Разработчик». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.
Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде
В документе появится тестовое поле:
Создание формы в Word – Текстовое поле
Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:
Создание формы в Word – Поле «флажок»
Или даже поле выбора даты:
Создание формы в Word – Поле для выбора даты
После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!
Настройка полей формы в ворде
Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить «Режим конструктора» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик».
Создание формы в Word – Режим конструктора
Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:
Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме
В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:
Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде
В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.
Используя шаблон, можно включить элементы управления содержимым и пояснительный текст в приложение Microsoft Office Word 2007, чтобы быстро и без труда создать форму, которую можно отправить пользователям для заполнения с помощью приложения Office Word 2007. В расширенном сценарии любые элементы управления содержимым, добавляемые к форме, также могут быть связаны с данными.
С помощью типового шаблона можно также создать форму. Многие шаблоны доступны на веб-узле Microsoft Office Online.
Примечание. С помощью элементов управления содержимым можно распечатать форму в приложении Office Word 2007, но поля вокруг элементов управления содержимым распечатаны не будут.
Шаг 1: настройка приложения Word для создания форм
- Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.
- Нажмите кнопку Основные.
- Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку OК.
Шаг 2: открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма
- Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.
- В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.
- Дважды щелкните Обычный, затем щелкните Шаблон или Документ в области Создание.
- Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как.
- В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона или документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.
Шаг 3: добавление элементов управления содержимым в форму
Создайте форму, создав вначале ее макет, или воспользуйтесь существующей формой как руководством. В форму можно добавить элементы управления содержимым, таблицы и другие графические элементы.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните место, куда необходимо вставить элемент управления.
Выполните любое из следующих действий.
Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Форматированный текст или или Текст .
Вставка раскрывающегося списка, ограничивающего доступный выбор заданными вариантами
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список .
Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.
Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.
Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Возможно.
Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке.
Шаг 4: установка или изменение параметров элементов управления содержимым
У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления «Выбор даты» предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления содержимым, который необходимо изменить.
Выберите команду Свойства, а затем измените необходимые свойства.
Шаг 5: добавление в форму пояснительного текста
Пояснительный текст может сделать создаваемую и распространяемую форму более удобной в использовании. Можно изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.
Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.
На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.
Щелкните элемент управления содержимым, где необходимо изменить замещающий пояснительный текст.
Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
Если необходимо скрыть элемент управления содержимым, когда кто-либо вводит в собственное содержимое данные для замещения пояснений в элементе управления «Форматированный текст» или «Текст», нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления, а затем установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.
Примечание. Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать, если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.
Создание формы в Word
В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.
Включение вкладки «Разработчик»
Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » —> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».
Создание формы в Word – Параметры Word
Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».
Создание формы в Word – Вкладка Разработчик
Добавление полей формы в ворде
Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.
Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.
Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде
В документе появится тестовое поле:
Создание формы в Word – Текстовое поле
Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:
Создание формы в Word – Поле «флажок»
Или даже поле выбора даты:
Создание формы в Word – Поле для выбора даты
После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!
Настройка полей формы в ворде
Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».
Создание формы в Word – Режим конструктора
Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:
Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме
В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:
Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде
В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.
Как сделать электронную форму в ворде 2007
Тема. Работа с формами в Word 2007 / 2010 .
5. Установите поля переключателей к ответам на следующий, третий вопрос анкеты.
Выполните настройку значений выделенных свойств.
6. Напечатайте текст следующего вопроса:
чистота в помещении
уровень обслуживания
цены на приобретенные товары
- Щелкните справа от слов « чистота в помещении », в группе Элементы управления выберите кнопку Элемент управления — «Поле со списком».
- Появится соответствующее поле с надписью « Выберите элемент »
- Для того, чтобы создать варианты списка, нажмите « Свойства элемента управления » в меню Разработчик .
- В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить и введите первый вариант ответа, допустим — «удовлетворительно».
- Нажмите кнопку ОК.
- Аналогично добавьте остальные варианты ответа.
В анкете появится поле со списком из набора вариантов ответов.
- Выделите созданное поле со списком, скопируйте его в другие характеристики вопроса.
7. Напечатайте слово « Примечание »:
и вставьте поле для текста, нажав кн. Элементы управления — «Обычный текст»
Появится надпись: Место для ввода текста . Активизируем ссылку Свойства , выполним настройки элемента в открывшемся окне диалога:
и вставьте поле для текста, нажав кн.Элементы управления -Инструменты из предыдущих версий— «поле»
8. Сохраните файл как шаблон документа.
Изменение и защита формы
1. После того, как основа формы создана, можно улучшать ее внешний вид, изменять свойства полей, форматировать текст, добавлять рисунки.
2. Возьмите в рамочку дату посещения супермаркета, чтобы пользователям было лучше видно, куда ее вводить.
- Для этого нажмите в поле ввода даты посещения, чтобы выделить поле.
- В меню Главная выделите кнопку Внешние границы.
3. Щелкните на текстовом поле Примечание и в меню Главная щелкните кнопку Границы и заливка. Вокруг текстового поля появится рамка.
4. Прежде чем распространять форму, ее нужно защитить от случайных изменений в процессе заполнения. Установка и снятие защиты осуществляется с помощью кнопки Ограничить редактирование меню Разработчик.
- В области Ограничение редактирования , появившейся в правой части окна, выбрать опцию « ввод данных в поля формы ».
- Нажмите кнопку Включить защиту .
⇒ 
⇒ 
Анкета защищена, и поля готовы к заполнению.
5 Щелкните Сохранить как, чтобы сохранить документ. Закройте файл.
Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Отображение вкладки «Разработчик»
Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».
Откройте шаблон или пустой документ, на основе которого будет формироваться форма.
Для экономии времени начните с шаблона формы или начните с нуля с пустого шаблона.
-
Перейдите к пункту Файл > Новый.
-
В поле Поиск шаблонов в сети введите Формы или тип нужной формы и нажмите клавишу ВВОД.
-
Выберите шаблон формы, а затем выберите Создать или Скачать.
-
Перейдите к пункту Файл > Новый.
-
Выберите Пустой документ.
Добавьте содержимое в форму
Перейдите в раздел Разработчик и выберите элементы управления для добавления в документ или форму. Чтобы удалить элемент управления содержимым, выберите его и нажмите кнопку DELETE. После вставки свойств элементов управления можно настроить свойства.
Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.
В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».
-
Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
-
Выберите Разработчик > Управление содержимым форматированного текста
или Управление содержимым обычного текста .
или Управление содержимым обычного текста 
.Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Элемент управления «рисунок» часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.
-
Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
-
Выберите Разработчик > Управление содержимым изображений
.
.Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда вам нужно добавить другой шаблонный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым «форматированный текст» и поместить их все в элемент управления «стандартный блок», который будет служить контейнером.
-
Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
-
Перейдите в раздел РазработчикЭлемент управления содержимым галереи стандартных блоков
(или Элемент управления содержимым стандартных блоков). -
Выберите Разработчик и элементы управления содержимым для стандартного блока.
(или Элемент управления содержимым стандартных блоков).
-
Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.
-
Перейдите в раздел Разработчик > Управление содержимым поля со списком
или Управление содержимым раскрывающегося списка . -
Выберите элемент управления содержимым, а затем выберите Свойства.
-
Чтобы создать список вариантов, выберите Добавить в разделе Свойства раскрывающегося списка.
-
Введите вариант в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно.
Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.
-
При необходимости задайте остальные свойства.
Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.
или Управление содержимым раскрывающегося списка 
.-
Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления выбора даты.
-
Выберите Разработчик > Управление содержимым средства выбора даты
.
.Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
-
Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления «флажок».
-
Выберите Разработчик > Элемент управления содержимым «флажок»
.
.Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Элементы управления формы прежних версий предназначены для совместимости с предыдущими версиями Word и состоят из традиционной формы и элементов управления Active X.
-
Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить традиционный элемент управления.
-
Перейдите в раскрывающийся список Разработчик > Формы прежних версий
. -
Выберите нужный элемент управления в разделе Формы предыдущих версий или Элементы ActiveX.
.Установка или изменение свойств элементов управления содержимым
У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления «Выбор даты» вы можете выбрать различные форматы отображения даты.
-
Выберите элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
-
Перейдите в раздел Разработчик > Свойства.
-
Измените нужные свойства.
Добавить защиту формы
Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование.
-
Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
-
Выберите Разработчик > Ограничить правку.
-
После выбора ограничений выберите Да, начать применение защиты.
Дополнительный совет:
Если вы хотите защитить только части документа, разделите его на разделы и защитите только определенные разделы.
Для этого выберите Выбрать разделы на панели Ограничить правку. Дополнительные сведения о разделах см. в разделе Вставка разрыва раздела.
Отображение вкладки «Разработчик»
Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».
Откройте шаблон или используйте пустой документ
Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя такие элементы, как флажки, текстовые поля и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
-
Выберите Файл > Создание из шаблона.
-
В области поиска введите форму.
-
Дважды щелкните нужный шаблон.
-
Выберите Файл > Сохранить как, и выберите место для сохранения формы.
-
В области Сохранить как введите имя файла и выберите Сохранить.
-
Перейдите в раздел Файл > Новый документ.
-
Выберите Файл > Сохранить как.
-
В области Сохранить как введите имя файла и выберите Сохранить.
Добавьте содержимое в форму
Перейдите в раздел Разработчик и выберите элементы управления для добавления в документ или форму. Чтобы удалить элемент управления содержимым, выберите его и нажмите кнопку DELETE. Вы можете установить параметры для элементов управления после вставки. В меню «Параметры» можно добавить макросы входа и выхода для запуска при взаимодействии пользователей с элементами управления, а также элементы списка для полей со списком,
-
В документе щелкните или коснитесь того места, где нужное добавить элемент управления содержимым.
-
В разделе Разработчик выберите Текстовое поле, Флажок или Поле со списком.
-
Чтобы задать определенные свойства для элемента управления, выберите Параметры, и настройте .
-
Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.
Параметры позволяют устанавливать общие параметры, а также управлять конкретными параметрами. Выберите элемент управления, а затем выберите Параметры, чтобы настроить или внести изменения.
-
Установите общие свойства.
-
Выбор макроса для запуска позволяет выбрать записанный или пользовательский макрос для запуска при Входе илиВыходе из поля.
-
Закладка Укажите уникальное имя или закладку для каждого элемента управления.
-
Вычислять при выходе Это заставляет Word запускать или обновлять любые вычисления, такие как общая стоимость, когда пользователь выходит из поля.
-
Добавить текст справки Предоставьте подсказки или инструкции для каждого поля.
-
ОК Сохраняет параметры и закрывает панель.
-
Отмена Забывает изменения и закрывает панель.
-
-
Установите определенные свойства для текстового поля
-
Тип Выберите форму «Обычный текст», «Число», «Дата», «Текущая дата», «Текущее время» или «Вычисление».
-
Текст по умолчанию задает необязательный текст инструкций, отображаемый в текстовом поле до ввода пользовательского текста в поле. Установите включенное текстовое поле, чтобы разрешить пользователю вводить текст в поле.
-
Максимальная длина устанавливает длину текста, который может ввести пользователь. Значение по умолчанию — Не ограничено.
-
Формат текста может указывать, будет ли текст автоматически форматироваться в верхнем регистре, нижнем регистре, с первой заглавной буквой, или в заглавном регистре.
-
Текстовое поле включено Позволяет пользователю вводить текст в поле. Если есть текст по умолчанию, пользовательский текст заменяет его.
-
-
Задайте определенные свойства для флажка.
-
Значение по умолчанию Выберите между Не отмечено или Отмечено по умолчанию.
-
Размер флажка Установите размер Точно или Автоматически, чтобы изменять размер по мере необходимости.
-
Флажок включен Позволяет пользователю пометить или очистить текстовое поле.
-
-
Установите определенные свойства для поля со списком
-
Элемент раскрывающегося меню Введите строки для элементов списка. Нажмите + или ВВОД, чтобы добавить элемент в список.
-
Элементы в раскрывающемся списке Отображает текущий список. Выберите элемент и используйте стрелки вверх или вниз, чтобы изменить порядок. Нажмите — чтобы удалить выбранный элемент.
-
Раскрывающееся меню включено Позволяет пользователю открыть поле со списком и сделать выбор.
-
-
Перейдите в раздел Разработчик > Защита формы.
Примечание: Чтобы снять защиту с формы и продолжить правку, снова выберите Защитить форму.
-
Сохраните и закройте форму.
При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
-
Защитите форму.
-
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Отображение вкладки «Разработчик»
-
В правой части ленты выберите
, а затем выберите Параметры ленты. -
В разделе Настройка, выберите Разработчик .
, а затем выберите Параметры ленты.Откройте шаблон или документ, на основе которого будет формироваться форма
Вы можете можно начать работу с пустого документа и создать собственную форму с нуля. Чтобы сэкономить время, можно использовать шаблон.
-
Выберите Файл > Создание из шаблона.
-
На левой панели разверните Веб-шаблоны и выберите Формы.
-
Дважды щелкните шаблон формы, который нужно использовать.
Добавление элементов управления содержимым в форму
-
В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления содержимым.
-
На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите Текстовое поле, Флажок, или Поле со списком.
-
Чтобы задать определенные свойства для элемента управления, выберите Параметры и настройте нужные свойства.
Примечание: Чтобы составить раскрывающийся список для поля со списком, выберите заполнитель поля, щелкните Параметры и добавьте в список нужные пункты.
-
Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.
Добавьте пояснительный текст (необязательно)
Пояснительный текст (например, «введите имя») в текстовом поле позволит сделать форму более удобной. По умолчанию текстовое поле остается пустым, но вы можете добавить в него текст.
-
Выберите элемент управления текстовым полем, к которому нужно добавить пояснительный текст.
-
На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите пункт Настройки.
-
В поле Текст по умолчанию введите текст инструкции.
-
Проверьте, выбран ли пункт включить заливку, и выберите ОК.
Защитите форму.
-
На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите Защитить форму.
Примечание: Чтобы снять защиту формы и продолжить редактирование, щелкните Защита формы еще раз.
-
Сохраните и закройте форму.
Проверка формы (необязательно)
При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
-
Защитите форму.
-
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Создание заполняемых форм недоступно в Word в Интернете.
Вы можете создать форму в настольной версии Word, следуя инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.
Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, то увидите внесенные изменения.
ПРАКТИЧЕСКАЯ
РАБОТА № 7
Шаблоны и стили
оформления.
Создание электронных форм
1. Шаблоны документов
Шаблоны
— заготовки будущих документов. Некоторое
количество универсальных шаблонов
поставляется вместе с текстовым
процессором и устанавливается на
компьютере вместе с ним. Доступ ко всем
шаблона Word
осуществляется командой Кнопка
Office
– Создать.
От
обычных документов шаблоны отличаются
тем, что в них поставлена защита,
исключающая возможность их повреждения.
Создавая новый документ на основе
шаблона, мы вносим изменения в содержание
шаблона. При сохранении же мы записываем
новый документ, а шаблон, использованный
в качестве его основы, остается в
неизменном виде и пригоден для дальнейшего
использования.
Шаблон
– это что-то вроде электронного бланка,
который формируется один раз и потом
используется для создания однотипных
документов. Любой документ текстового
редактора Word
базируется на шаблоне
В
диалоговом окне Создание
документа
мы можем выбирать шаблон, на основе
которого хотим создать документ. По
умолчанию используется шаблон Новый
документ (Normal.dotx).
Текстовый
редактор Word
позволяет использовать различные
стандартные шаблоны для создания новых
документов. Для этого предназначен
раздел Установленные
шаблоны
диалогового окна
Создание документа.
Шаблоны
Word
2007 сохраняются в виде файлов с расширением
.DOTX
или .DOTM
(с использованием макросов). Создать
новый шаблон можно на основе другого
шаблона или на основе документа.
Чтобы
создать шаблон на основе документа
нужно, создав документ, сформировать в
нем неизменную часть шаблона и сохранить
как шаблон, выбрав команду Сохранить
как – Шаблон Word.
В открывшемся окне Сохранение
документа
будет выбран раздел Надежные
шаблоны и
указан тип документа Шаблон
Word.
Доступ к
вашему шаблону будет осуществляться
командой
Кнопка
Office
– Создать
– раздел
Мои шаблоны.
В
шаблоне можно сохранять как неизменяемую
часть документа, которая будет повторяться
во всех документах – текст, графические
объекты, специальные поля для ввода
переменной информации, так и готовые
стили оформления
документа –
набор
форматирующих команд, сохраняемый под
своим именем для многократного
использования.
2. Создание шаблонов
электронных форм
Форма
– один из самых распространённых видов
документов в любом делопроизводстве и
представляет собой аналог обычного
бумажного бланка. Форма имеет неизменную
часть, задаваемую разработчиком (текст,
списки, вопросы и т.д.), и пустые
графы — поля,
заполняемые впоследствии различными
данными.
Многие
формы, например контракты,
анкеты,
состоят в
основном из текста с включенными в него
полями формы,
предназначенными для заполнения. В
других формах, например, журналы
регистрации,
книги
расходов,
для задания структуры используются
таблицы, в ячейках которых тоже
располагаются поля форм.
Электронные
формы
значительно удобнее обычных печатных
форм, так как заполняются прямо на
компьютере и могут передаваться через
электронную почту, или по сети. Электронные
формы позволяют выполнять автоматическую
проверку и обновление полей, вычисления
(например, автоматический расчет итоговой
суммы в бланке заказа). Для упрощения
заполнения к полям формы обычно добавляют
подсказки.
В
текстовом процессоре Word
можно разрабатывать шаблоны
электронных форм,
в которых пустые графы вставляются с
помощью специальных
информационных полей — полей форм.
Такие шаблоны можно хранить на компьютере
и на их основе создавать документы,
которые можно заполнять и распечатывать
по мере необходимости.
Типы
полей формы.
Для разработки электронных форм Word
предоставляет различные типы полей
форм:
-
Текстовые
поля —
прочерки, которые можно заполнить
каким-либо текстом. -
Поля
со списком
— списки элементов, из которых можно
выбирать нужные элементы. -
Поля
Выбор даты – для
указания какой-либо даты
и др.
Практическое
задание
Разработка
электронной формы
Для
создания электронной формы необходимо
подготовить и сохранить в файле новый
шаблон, в котором будут заполняться
поля с переменной информацией.
Создайте
шаблон
электронной
формы
для заполнения анкет
и заполните с его помощью одну анкету.
Пример анкеты приведен ниже.
Подготовка
шаблона
-
Чтобы
создать новый шаблон выполните команду
Кнопка Office
– Создать.
В открывшемся диалоговом окне выберите
в разделе Пустые
и последние
шаблон Новый
документ (Normal.dotx)
и нажмите кнопку Создать. -
Внесите
необходимые изменения в размеры полей
документа, например, установите все
поля по 2,5 см., определите ориентацию
страниц — Книжная. -
Чтобы
создать форму, начните с ввода и
оформления текста и рисунка (см. ниже),
которые должны повторяться во всех
новых документах формы, основанных на
этом шаблоне.
Вставка
полей формы
-
Для
вставки полей в форму
— текстовых полей, раскрывающихся
списков и др. – перейдите на вкладку
РАЗРАБОТЧИК.
Примечание.
Если вкладки РАЗРАБОТЧИК
нет на Инструментальной
ленте,
выведите ее командой Кнопка
Office
— Параметры Word
– раздел Основные – Показывать вкладку
Разработчик на ленте.
Выберите
команду РАЗРАБОТЧИК
– группа Элементы управления.
-
Вставьте
поля формы
в нужные места шаблона, используя кнопки
Текст,
Поле со
списком,
Выбор даты.
Примечание.
Для удобства форматирования (красивого
расположения полей в документе) перед
вставкой каждого поля нажмите клавишу
ТАВ.
«Место
для ввода текста» – Поля
Текст.
«Место
для ввода даты» – Поля
Выбор даты.
«Выберите
элемент»
— Поле со
списком.
В
конце анкеты:
Дата заполнения
– вставьте информационное поле
Дата/Время командой
ВСТАВКА – группа Текст – Дата и время.
-
Для
настройки свойств полей,
выделив поле, выберите команду РАЗРАБОТЧИК
– группа Элементы управления – Свойства.
В появившемся окне Свойства элемента
управления содержимым в поле Название
введите, например, для первого поля
Введите
фамилию.
Это будет подсказкой, что вводить в
данное поле. Для других текстовых полей
тоже введите соответствующие подсказки.
-
В
свойствах Полей
со списком
через кнопку Добавить
введите списки элементов для выбора.
Для
поля Вакансии:
Юрист, Менеджер, Секретарь.
Для
поля Желаемый
уровень зарплаты:
Не менее 10000 руб, Не менее 20000 руб, Не
менее 30000 руб.
В
поле Выбор
даты вставьте
предполагаемую дату, когда вы можете
приступить к работе.
В
поле Дата/Время
вставьте информационное поле даты и
времени заполнения анкеты командой
ВСТАВКА –
группа Текст – Дата и время.
АНКЕТА
1. Поля
Фамилия Место
Имя Место
Отчество Место
Год
Домашний
Телефон Место Семейное положение: Поля Возраст
2. Укажите, Вакансии:
Желаемый
3. Поле
Когда
Дата . Поле
|
-
Вставьте
рисунок для
украшения формы иp
библиотеки ClipArt. -
Отформатируйте
документ по образцу,
выровняйте все поля, используя табуляторы. -
Введите
ограничение на доступ к будущему шаблону
командой
РАЗРАБОТЧИК
– группа Защитить – Защитить документ.
В появившейся Области
задач — Ограничить форматирование
в группе Ограничение
на редактирование
выбрать из списка Ввод
данных в поля форм. Далее
укажите Да,
включить защиту (пароль
не вводите).
-
Сохраните
документ как шаблон
Для этого в диалоговом окне Сохранение
документа
сначала раздел укажите Надежные
шаблоны,
затем типф файла Шаблон
Word и в
открывшейся
папке
Шаблоны сохраните
файл под именем Анкета.
Создание
документа на основе шаблона формы
-
Чтобы
создать новый документ на основе
электронной формы, выполните команду
Кнопка Office
— Создать.
Выберите раздел Мои
шаблоны и
подготовленный для формы шаблон —
Анкета,
выберите значение Документ,
а затем нажмите кнопку ОК.
-
После
заполнения формы Анкета
выберите команду Кнопка
Office — Сохранить
как и в поле
Имя
файла
введите имя для нового документа
(например, Анкета
Сидорова).
Сохраните документ на рабочем диске.
Соседние файлы в папке WORD 2007
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #