Форма протокола совещания образец word

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Совещания, в ходе которых решаются вопросы, касающиеся важнейших аспектов существования и деятельности организации, часто нуждаются в протоколировании. Протокол совещания является многозадачным документом, позволяющим отразить как ход самого совещания, так и принятые по его итогам решения.

Файлы в .DOC:Бланк протокола совещанияОбразец протокола совещания

Назначение протокола

Принятие важных решений в организации в некоторых случаях может выходить за рамки компетенции одного руководителя.

Совещание — то есть собрание руководителей (а иногда и привлечение сторонних лиц) для обсуждения определенного круга вопросов и принятия важных решений, является одним из самых эффективных методов оперативного управления.

Стоит сразу отметить, что протоколом оформляется не любое совещание. Например, ежедневная планерка у руководителя в протоколе не нуждается. А вот собрание учредителей организации по вопросу назначения генерального директора, на основании которого издается соответствующий приказ — да.

Обязанность оформлять протоколом некоторые виды совещаний может быть определена ведомственными документами, а также локальными нормативными актами.

Виды протокола

Различают два вида протокола:

• краткий, содержащий в себе перечень вопросов, перечисление докладчиков и принятые по вопросам решения;
• полный, отражающий ход совещания подробно, с информацией по каждому выступлению каждого докладчика.

В некоторых случаях составляется не протокол, а стенограмма — то есть дословное изложение каждого выступления, обсуждения, заданных докладчику вопросов, высказываний и т.п.

Структура протокола

В независимости от вида протокола его структура делится на вводную и основную части. Во вводной части включаются данные о месте/дате составления протокола, его номере, а также информация об участниках совещания и повестке. Оформляется это следующим образом:

• председатель — как правило, руководитель организации;
• секретарь — лицо, ответственное за ведение протокола. Как правило, это работник отдела делопроизводства, но может быть и иной назначенный руководителем сотрудник;
• раздел «присутствовали», в котором перечисляются должности и ФИО присутствовавших на заседании сотрудников как самой организации, так и приглашенных со стороны.

В повестке совещания перечисляются кратко вопросы, которые будут обсуждаться.

Повестка обычно утверждается заранее. Если повестка объемная, она может быть приложена к протоколу отдельным документом.

В основной части протокола располагается информация о ходе совещания. Если протокол краткий, то будет достаточно информации о принятых по каждому пункту повестки решениях.

Если протокол полный, то по каждому пункту повестки выделяются следующие разделы, которые оформляются с прописной буквы:

1. СЛУШАЛИ. Здесь указываются ФИО докладчика по конкретному вопросу повестки и излагается суть его выступления;
2. ВЫСТУПИЛИ. В данном разделе указывается информация о других лицах, высказавших свое мнение по вопросу повестки;
3. РЕШИЛИ. В данном разделе излагается суть принятого решения. Также этот раздел можно озаглавить «ПОСТАНОВИЛИ».

Ведение протокола

Обязанность по ведению протокола возлагается на секретаря заседания, который несет ответственность за правильное его оформление.

Протокол подписывается самим секретарем и председателем заседания. В некоторых случаях проставляются и подписи других участников совещания, например, если оно проводилось с участием сторонней организации.

Оформление протокола

Следует учитывать, что неверно оформленный протокол не будет иметь юридической силы. При оформлении протокола рекомендуется опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 года №2004-ст. В соответствии с ним обязательными для любого протокола являются следующие элементы:

1. наименование организации. Первый лист протокола можно оформить на общем бланке организации, если она его использует. Если нет — в «шапке» документа рекомендуется указать основные реквизиты организации;
2. дата документа. В качестве даты протокола указывается дата мероприятия. Если совещание занимает несколько дней, дата оформляется через дефис, например, «12.12.-2023-14.12.2023»;
3. наименование и номер протокола. Индексы для протоколов могут быть установлены отдельно, но допускается и валовый порядок нумерации: №1, №2 и т.д. Каждый год нумерация начинается заново;
4. заголовок. Возможно как делать заголовок подробным (например, «Протокол совещания руководителей по вопросу подготовки к весенне-летнему периоду-2023»), так и более общим (например, «Протокол совещания у генерального директора»);
5. текст документа;
6. подписи.

Хранение протоколов

Протоколы совещаний включаются под отдельным индексом в номенклатуру дел предприятия.

Протоколы совещаний исполнительных органов организации хранятся постоянно (ст. 18 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236). Протоколы совещаний у руководителя, касающихся оперативной деятельности, хранятся 5 лет.