Форма для заполнения договоров в excel

Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.

Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:

Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню «Разметка страницы» — «Тема»

Автоматизация формы

Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это — сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.

Дата договора

В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).

Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:

Сумма договора

Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.

Срок прописью

Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.

В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.

Заполнение заказчика

Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.

Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.

Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.

Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.

Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &» «& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.

Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&» «& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы — название таблицы со справочником форм.

Результат выглядит следующим образом:

Склонение ФИО подписанта

Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:

Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.

Склонение должности и других фраз

Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:

Итоговая форма

В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.

Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.

Создание форм для заполнения и печати в Excel

Вы можете создать форму в Excel, добавив в книгу элементы управления содержимым, такие как кнопки, флажки, списки и поля со списками. После этого другие пользователи смогут заполнить эту форму в приложении Excel и при желании распечатать ее.

Шаг 1. Отображение вкладки «Разработчик».

В меню Excel выберите элемент Параметры.

В разделе Разработка выберите Представление.

В разделе Показывать на ленте установите флажок Вкладка «Разработчик».

Шаг 2. Добавление и форматирование элементов управления содержимым

На вкладке Разработчик выберите элемент управления, который хотите добавить.

На листе щелкните место, куда нужно вставить элемент управления.

Чтобы задать свойства элемента управления, щелкните его, удерживая нажатой клавишу CONTROL, и выберите пункт Формат элемента управления.

В окне Формат объекта задайте такие свойства элемента управления, как шрифт, выравнивание и цвет.

Повторите действия 1–4 для каждого добавляемого элемента управления.

Шаг 3. Защита листа, содержащего форму

В меню Сервис наведите указатель на пункт Защита и выберите команду Защитить лист.

Выберите нужные параметры защиты.

Сохраните и закройте книгу.

Совет: Чтобы продолжить редактирование после защиты формы, в меню Сервис наведите указатель на пункт Защита и выберите команду Снять защиту листа.

Шаг 4. Проверка формы (необязательно)

При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.

Защитите форму, как указано в описании шага 3.

Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.

Формы ввода данных в Microsoft Excel

Для облегчения ввода данных в таблицу в Excel можно воспользоваться специальными формами, которые помогут ускорить процесс заполнения табличного диапазона информацией. В Экселе имеется встроенный инструмент позволяющий производить заполнение подобным методом. Также пользователь может создать собственный вариант формы, которая будет максимально адаптирована под его потребности, применив для этого макрос. Давайте рассмотрим различные варианты использования этих полезных инструментов заполнения в Excel.

Применение инструментов заполнения

Форма заполнения представляет собой объект с полями, наименования которых соответствуют названиям колонок столбцов заполняемой таблицы. В эти поля нужно вводить данные и они тут же будут добавляться новой строкой в табличный диапазон. Форма может выступать как в виде отдельного встроенного инструмента Excel, так и располагаться непосредственно на листе в виде его диапазона, если она создана самим пользователем.

Теперь давайте рассмотрим, как пользоваться этими двумя видами инструментов.

Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel

Прежде всего, давайте узнаем, как применять встроенную форму для ввода данных Excel.

1. Нужно отметить, что по умолчанию значок, который её запускает, скрыт и его нужно активировать. Для этого переходим во вкладку «Файл», а затем щелкаем по пункту «Параметры».

Способ 2: создание пользовательской формы

Кроме того, с помощью макроса и ряда других инструментов существует возможность создать собственную пользовательскую форму для заполнения табличной области. Она будет создаваться прямо на листе, и представлять собой её диапазон. С помощью данного инструмента пользователь сам сможет реализовать те возможности, которые считает нужными. По функционалу он практически ни в чем не будет уступать встроенному аналогу Excel, а кое в чем, возможно, превосходить его. Единственный недостаток состоит в том, что для каждого табличного массива придется составлять отдельную форму, а не применять один и тот же шаблон, как это возможно при использовании стандартного варианта.

Как и в предыдущем способе, прежде всего, нужно составить шапку будущей таблицы на листе. Она будет состоять из пяти ячеек с именами: «№ п/п», «Наименование товара», «Количество», «Цена», «Сумма».

В поле «Name» тоже можно заменить название на более удобное. Но это не обязательно. При этом допускается использование пробелов, кириллицы и любых других знаков. В отличие от предыдущего параметра, который задает наименование листа для программы, данный параметр присваивает название листу, видимое пользователю на панели ярлыков.

Sub DataEntryForm()
Dim nextRow As Long
nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
With Producty
If .Range(«A2»).Value = «» And .Range(«B2»).Value = «» Then
nextRow = nextRow — 1
End If
Producty.Range(«Name»).Copy
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range(«Volum»).Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range(«Price»).Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value
.Range(«A2»).Formula = «=IF(ISBLANK(B2), «»»», COUNTA($B$2:B2))»
If nextRow > 2 Then
Range(«A2»).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(«A2:A» & nextRow)
Range(«A2:A» & nextRow).Select
End If
.Range(«Diapason»).ClearContents
End With
End Sub

Но этот код не универсальный, то есть, он в неизменном виде подходит только для нашего случая. Если вы хотите его приспособить под свои потребности, то его следует соответственно модифицировать. Чтобы вы смогли сделать это самостоятельно, давайте разберем, из чего данный код состоит, что в нем следует заменить, а что менять не нужно.

Итак, первая строка:

«DataEntryForm» — это название самого макроса. Вы можете оставить его как есть, а можете заменить на любое другое, которое соответствует общим правилам создания наименований макросов (отсутствие пробелов, использование только букв латинского алфавита и т.д.). Изменение наименования ни на что не повлияет.

Везде, где встречается в коде слово «Producty» вы должны его заменить на то наименование, которое ранее присвоили для своего листа в поле «(Name)» области «Properties» редактора макросов. Естественно, это нужно делать только в том случае, если вы назвали лист по-другому.

Теперь рассмотрим такую строку:

nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row

Цифра «2» в данной строчке означает второй столбец листа. Именно в этом столбце находится колонка «Наименование товара». По ней мы будем считать количество рядов. Поэтому, если в вашем случае аналогичный столбец имеет другой порядок по счету, то нужно ввести соответствующее число. Значение «End(xlUp).Offset(1, 0).Row» в любом случае оставляем без изменений.

Далее рассмотрим строку

If .Range(«A2»).Value = «» And .Range(«B2»).Value = «» Then

«A2» — это координаты первой ячейки, в которой будет выводиться нумерация строк. «B2» — это координаты первой ячейки, по которой будет производиться вывод данных («Наименование товара»). Если они у вас отличаются, то введите вместо этих координат свои данные.

Переходим к строке

В ней параметр «Name» означат имя, которое мы присвоили полю «Наименование товара» в форме ввода.

.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range(«Volum»).Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range(«Price»).Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value

наименования «Volum» и «Price» означают названия, которые мы присвоили полям «Количество» и «Цена» в той же форме ввода.

В этих же строках, которые мы указали выше, цифры «2», «3», «4», «5» означают номера столбцов на листе Excel, соответствующих колонкам «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Поэтому, если в вашем случае таблица сдвинута, то нужно указать соответствующие номера столбцов. Если столбцов больше, то по аналогии нужно добавить её строки в код, если меньше – то убрать лишние.

В строке производится умножение количества товара на его цену:

.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value

Результат, как видим из синтаксиса записи, будет выводиться в пятый столбец листа Excel.

В этом выражении выполняется автоматическая нумерация строк:

If nextRow > 2 Then
Range(«A2»).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(«A2:A» & nextRow)
Range(«A2:A» & nextRow).Select
End If

Все значения «A2» означают адрес первой ячейки, где будет производиться нумерация, а координаты «A» — адрес всего столбца с нумерацией. Проверьте, где именно будет выводиться нумерация в вашей таблице и измените данные координаты в коде, если это необходимо.

В строке производится очистка диапазона формы ввода данных после того, как информация из неё была перенесена в таблицу:

Не трудно догадаться, что («Diapason») означает наименование того диапазона, который мы ранее присвоили полям для ввода данных. Если вы дали им другое наименование, то в этой строке должно быть вставлено именно оно.

Дальнейшая часть кода универсальна и во всех случаях будет вноситься без изменений.

В Экселе существует два способа применения формы заполнения данными: встроенная и пользовательская. Применение встроенного варианта требует минимум усилий от пользователя. Его всегда можно запустить, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Пользовательскую форму нужно создавать самому, но если вы хорошо разбираетесь в коде VBA, то сможете сделать этот инструмент максимально гибким и подходящим под ваши нужды.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.