Foot note in word

Insert footnotes and endnotes

Footnotes appear at the bottom of the page and endnotes come at the end of the document. A number or symbol on the footnote or endnote matches up with a reference mark in the document.

1. Click where you want to reference to the footnote or endnote.

2. On the References tab, select Insert Footnote or Insert Endnote.

   

3. Enter what you want in the footnote or endnote.

4. Return to your place in the document by double-clicking the number or symbol at the beginning of the note.

Is this article up to date?

Сноски в Майкросотф Ворд — это что-то вроде комментариев или примечаний, которые можно размещать в текстовом документе, как на любых его страницах (обычные сноски), так и в самом конце (концевые сноски). Зачем это нужно? В первую очередь, для совместной работы и/или проверки заданий либо же при написании книги, когда автору или редактору нужно внести пояснение того или иного слова, термина, фразы.

Представьте, кто-то вам сбросил текстовый документ MS Word, который вы должны просмотреть, проверить и, при необходимости что-то изменить. Но как быть, если вы хотите, чтобы это «что-то» изменил автор документа или какой-нибудь другой человек? Как быть в случаях, когда нужно просто оставить какое-то примечание или пояснение, к примеру, в научной работе или книге, не захламляя при этом содержимое всего документа? Именно для этого и нужны сноски, и в этой статье мы расскажем о том, как вставлять сноски в Ворде 2010 — 2016, а также в более ранних версиях продукта.

Примечание: Инструкция в данной статье будет показана на примере Microsoft Word 2016, но она применима и к предыдущим версиям программы. Некоторые пункты могут отличаться визуально, у них может быть немного другое название, но смысл и содержание каждого шага практически идентичны.

Добавление обычных и концевых сносок

Используя сноски в Ворде, можно не только предоставлять разъяснения и оставлять комментарии, но и добавлять ссылки для текста в печатном документе (зачастую, для ссылок используются концевые сноски).

Примечание: Желая добавить к текстовому документу список литературы, воспользуйтесь командами для создания источников и ссылок. Найти их можно во вкладке «Ссылки» на панели инструментов, группа «Ссылки и списки литературы».

Обычные и концевые сноски в MS Word нумеруются автоматически. Для всего документа можно использовать общую схему нумерации либо же можно создавать разные схемы для каждого отдельного раздела.

Команды, необходимые для добавления обычных и концевых сносок, а также для их редактирования, расположены во вкладке «Ссылки», группа «Сноски».

Примечание: Нумерация сносок в Ворде изменяется автоматически при их добавлении, удалении или перемещении. Если вы видите, что сноски в документе пронумерованы неправильно, вероятнее всего, в документе содержатся исправления. Эти исправления необходимо принять, после чего обычные и концевые сноски будут снова правильно пронумерованными.

1. Кликните левой кнопкой мышки в том месте, куда вы желаете добавить сноску.

2. Перейдите во вкладку «Ссылки», группа «Сноски» и добавьте обычную или концевую сноску, нажав на соответствующий пункт. Знак сноски будет расположен в необходимом месте. Сама же сноска будет находиться внизу страницы, если она обычная. Концевая сноска будет расположена в конце документа.

Для большего удобства используйте сочетания клавиш: «Ctrl+Alt+F» — добавление обычной сноски , «Ctrl+Alt+D» — добавление концевой.

3. Введите необходимый текст сноски.

4. Кликните дважды по значку сноски (обычной или концевой), чтобы вернуться к ее знаку в тексте.

5. Если вы хотите изменить расположение сноски или ее формат, откройте диалоговое окно «Сноски» на панели управления MS Word и выполните необходимое действие:

• Для преобразования обычных сносок в концевые, как и наоборот, в группе «Положение» выберите необходимый тип: «Сноски» или «Концевые сноски», после чего нажмите кнопку «Заменить». Нажмите «ОК» для подтверждения.



• Для изменения формата нумерации выберите необходимое форматирование: «Формат номера» — «Применить».
• Чтобы изменить стандартную нумерацию и установить вместо нее собственный знак для сноски, нажмите на «Символ», и выберите то, что вам необходимо. Существующие знаки сносок при этом останутся неизменными, а новый знак будет применяться исключительно к новым сноскам.

Как изменить начальное значение сносок?

Обычные сноски нумеруются автоматически, начиная с цифры «1», концевые — начиная с буквы «i», за которой следует «ii», затем «iii» и так далее. Кроме этого, желая сделать в Ворде сноску внизу страницы (обычную) или в конце документа (концевую), вы также можете задать и любое другое начальное значение, то есть, установить другую цифру или букву.

1. Вызовите диалоговое окно во вкладке «Ссылки», группа «Сноски».

2. Выберите необходимое начальное значение в поле «Начать с».

3. Примените изменения.

Как создать уведомление о продолжение сноски?

Иногда бывает так, что сноска не помещается на странице, в таком случае можно и нужно добавить уведомление о ее продолжение, чтобы человек, который будет читать документ, был в курсе того, что сноска не закончена.

1. Во вкладке «Вид» включите режим «Черновик».

2. Перейдите во вкладку «Ссылки» и в группе «Сноски» выберите «Показать сноски», а затем укажите тип сносок (обычные или концевые), которые вы хотите показать.

3. В появившемся списке области сносок кликните «Уведомление о продолжении сноски» («Уведомление о продолжении концевой сноски»).

4. Введите в области сносок текст, необходимый для уведомления о продолжение.

Как изменить или удалить разделитель сноски?

Текстовое содержимое документа отделяется от сносок, как обычных, так и концевых, горизонтальной линией (разделитель сносок). В случае, когда сноски переходят на другую страницу, линия становится более длинной (разделитель продолжения сноски). В Microsoft Word можно настраивать эти разделители, добавляя к ним рисунки или текст.

1. Включите режим черновика.

2. Вернитесь во вкладку «Ссылки» и нажмите «Показать сноски».

3. Выберите тип разделителя, который вы хотите изменить.

Желая изменить разделитель между сносками и текстом, выберите пункт «Разделитель сноски» или «Разделитель концевой сноски», в зависимости от того, какой из них вам нужен.

Для того, чтобы изменить разделитель для сносок, перешедших с предыдущей страницы, выберите один из пунктов «Разделитель продолжения сноски» или «Разделитель продолжения конечной сноски».

4. Выберите необходимый разделитель и внесите соответствующие изменения.

• Для удаления разделителя просто нажмите «DELETE».
• Для изменения разделителя выберите подходящую линию из коллекции картинок или просто введите желаемый текст.
• Для восстановления разделителя по умолчанию нажмите «Сброс».

Как удалить сноску?

Если сноска вам больше не нужна и вы хотите ее удалить, помните, что удалять нужно не текст сноски, а ее символ. После того, как знак сноски, а вместе с ним и сама сноска со всем содержимым будут удалены, автоматическая нумерация измениться, сместившись на отсутствующий пункт, то есть, станет корректной.

На этом все, теперь вы знаете, как вставить сноску в Ворде 2003, 2007, 2012 или 2016, а также в любой другой версии. Надеемся, эта статья для вас была полезной и поможет заметно упростить взаимодействие с документами в продукте от Microsoft, будь то работа, учеба или творчество.

You have read an academic article or paper and noticed superscripts at the end of specific sentences or even words at the bottom of a page in an article under a line.

These are what are referred to as footnotes because they appear at the footer of the page. They contain extra information for a reader who would like to do further reading, and they at times include citations.

Footnotes are essential because sometimes not everyone requires this extra information, so stuffing it into the main text would make it wordy and stray from the topic or concentrate on the wrong theme.

However, it would help if you were careful to place them logically and when the need arises.

Footnotes will have corresponding superscripted numbers in the main text and at the foot of the page, as seen below.

Easy to follow steps on how to add footnotes in Microsoft Word

1.    Open Microsoft word

Open the word document where you would like to add the footnote(s)

Put the clicker on the part of the text where you would like to add the footnote at the end of a sentence or a paragraph.

2.    Go to the ‘references’ at the top of the screen

There are several tabs at the top of the screen. Click on references. Several options will appear. Click on the large ‘insert footnote’ option in the second column.

When you do this, two superscript numbers will appear, one besides the text area where you want to note your source and a corresponding one at the bottom of the page. This number will guide the reader on which footnote belongs to which text.

3.    Add the footnote

At the bottom of the text, you can start typing out your footnote.

There you have it! Your first footnote.

You can add as many footnotes as you want to your document.

Be sure to keep them relevant. You do not want your reader to get confused or irritated because of too much supplementary information.

Note:

Footnotes are usually already in a specific style. However, you can modify it to a different one to automatically appear that way each time you use the footnote.

Let us use MLA format- Modern Language Association (you can use a format of your choosing or the one specified for your work)

Modern Language Association

After typing out the footnote, instead of selecting the entire footnote and highlighting it to make changes, right-click anywhere in the footnote area, and go right up to the style you want in the list that shows up and click it.

You will notice that a style dialogue box shows up that says ‘style for footnote text.’ Click modify

Here you will select the font size, say 11

At the bottom left of that dialogue box, click on ‘format.’

Go to paragraph

This will bring up the Paragraph dialogue box. You can also change the indentation to the first line of half an inch and double spacing inside it.

Click okay on both pop-up boxes separately.

Click apply.

Anytime you put a new footnote in the document, it will have the updated style.

Do you and a colleague or classmate ever get assigned a group project, and you do not know how to go about it?

With Simul Docs (simuldocs.com), all this is possible from all your different locations.

All you have to do is write the first sample in Microsoft word and upload it to Simul.

Simul will automatically make this the first version.

Your other colleague can now open this version and make their changes, creating another version of the same document, and so on.

There is no need to worry; after everyone has made their submissions and changes, you can merge the edited versions to create one complete document.

This document shows tracked changes in word so everyone can see where edits were made and if they should be rejected or approved.

Additionally, you can make these changes simultaneously; this is not a one-login at a time situation.

Even if another colleague wants to make changes but does not have Simul, the document can still be downloaded, emailed, or even uploaded to any cloud storage software like One Drive. Once they are done with their edits, they can email it back to you, and you can add it to Simul once again, which will create a different version.

Centralizing your edits is essential in preventing the loss of edits and original formats.

Visit simuldocs.com and simplify group edits today.

Footnotes or endnotes in the document must be formatted according to the requirements accepted by your college, university, company, established on the project, etc.

The number or symbol inserted in the document content to refer to a footnote or endnote is called a reference mark. Footnotes appear on the same page as their reference marks, and endnotes appear at the end of the document or section (see more about their customization below). In most views, footnotes or endnotes are separated from the body text by a note separator line (see how to change a note separator line).

The numbering is always correct if you insert footnotes or endnotes using the Word’s Footnote and Endnote functionality. Even after changes are made to the document, Word automatically moves the footnotes to the correct page and renumbers them accordingly.

Note: You can use footnotes and endnotes in the same document.

Insert a Footnote or Endnote

Word offers several useful features to insert footnotes and endnotes. You can:

Note: To reference a single footnote or endnote multiple times in the document text with the automatic numbering, you can use cross-references.

Insert the Footnote using the Insert Footnote button

To insert the Footnote with the format used by default (Word’s default format or last saved format for the footnotes in the document), do the following:

   1.   Place the cursor where you want to insert the reference to the footnote.

   2.   On the References tab, in the Footnotes group, click the Insert Footnote button:

   3.   Enter what you need in the footnote. You can modify text style, size, color as you want using the same features as for the regular text:

Note: See how to format footnotes and endnotes for more details.

   4.   Double-click the number or symbol at the beginning of the footnote to return to the place in the document where you inserted a reference mark.

Insert the Endnote using the Insert Endnote button

To insert the Endnote with the format used by default (Word’s default format or last saved format for the endnotes in the document), do the following:

   1.   Place the cursor where you want to insert the reference to the endnote.

   2.   On the References tab, in the Footnotes group, click the Insert Endnote button:

Word inserts the endnote at the end of the document with the format used by default (superscript number of the i, ii, iii, … numbered list). The cursor is positioned next to the inserted endnote. E.g.:

   3.   Enter what you need in the endnote.

Note: See how to format footnotes and endnotes for more details.

   4.   Double-click the number or symbol at the beginning of the endnote to return to the place in the document where you inserted a reference mark.

Insert the Footnote and Endnote using shortcut keys

You can use the following keyboard shortcuts to insert footnotes and endnotes in a Microsoft Word document:

• Press Alt+Ctrl+F to insert a footnote.
• Press Alt+Ctrl+D to insert an endnote.

Insert the Footnote and Endnote with custom format

To insert the Footnote and Endnote in the document with the custom format, do the following:

   1.   Place the cursor where you want to insert the reference to the footnote or endnote.

   2.   On the References tab, in the Footnotes group, click the dialog box launcher:

   3.   In the Footnote and Endnote dialog box:

• In the Location section:
  • Select Footnotes and the location:
    • Bottom of page (used by default)
    • Below text – if there is a space between text and a bottom margin on the page, it can be placed right after text. For example:

    

  • Select Endnotes and the location:
    • End of section
    • End of document (used by default)

    To insert endnotes at the end of each chapter or other parts in the document, add a section break (see how to work with breaks in Word) for each chapter or part and select the End of section option.

  • Click the Convert… button to convert all footnotes to endnotes, or vice versa (see converting footnotes and endnotes below).
• In the Footnote layout section (available only if the Footnote is selected in the Location section), select the layout from the Columns dropdown list.

  As for the regular text, Word offers to create columns for the footnotes and endnotes.

  • Match section layout – use the same number of columns as the document text
  • 1 column
  • 2 column
  • 3 column
  • 4 column

  For example:

  • Match section layout:

    

  • 1 column:

    

• In the Format section:
  • Choose the format you need from the Number format dropdown list:

    

    • 1, 2, 3, … (used by default for footnotes)
    • a, b, c, …
    • A, B, C, …
    • i, ii, iii, … (used by default for endnotes)
    • I, II, III, …
    • *, †, ‡, §, …
  • Type the Custom mark or select it by clicking the Symbol… button to open the Symbol dialog box:

    

    Select the symbol you need in the Symbol dialog box and click the OK button.

    In English, a footnote or endnote is usually indicated by a superscript number immediately following the text or phrase to which the note refers. For some requirements, a superscript number should be placed between parentheses, for example: ^[1].

    Note: We strongly recommend checking the requirements you need to follow. For example:

    • The Chicago style allows using symbols, such as the asterisk (*) or the dagger (†), instead of numbers if there are a few footnotes in the document (see how to add different reference marks for more details).
    • The American Psychological Association (APA) style and Modern Language Association (MLA) style don’t recommend using symbols as footnote identifiers.
  • Optionally, select the number you need to start numbering in the Start at field.

    For example, if you have several documents containing different chapters or parts of the voluminous project, you can start footnotes from a specific number in the current document.

  • From the Numbering dropdown list, select one of the options:
    • Continuous (used by default)
    • Restart each section
    • Restart each page
• In the Apply changes section, from the Apply changes to dropdown list, select one of the options:
  • This section
  • Whole document

   4.   Enter the text you need in the footnote or endnote:

   5.   Double-click the number or symbol at the beginning of the note to return to the document content.

Converting Footnotes and Endnotes

Word can convert footnotes to endnotes, and vice versa:

• To convert one footnote to an endnote, right-click the footnote, then click Convert to Endnote in the popup menu:

  

• To convert one endnote to a footnote, right-click the endnote, then click Convert to Footnote in the popup menu.
• To convert all footnotes to endnotes or convert all endnotes to footnotes, do the following:

     1)   Right-click any of the footnotes or endnotes, then select Note Options… in the popup menu:

  

     2)   In the Footnotes and Endnotes dialog box, click the Convert… button:

  

     3)   In the Convert Notes dialog box, choose the option you need:

  

  • Convert all footnotes to endnotes (is active if there is at least one footnote in the document)
  • Convert all endnotes to footnotes (is active if there is at least one endnote in the document)
  • Swap footnotes and endnotes (is active if there are at least one footnote and one endnote in the document)

Select all footnotes in the document

To select all footnotes in the document, click inside any footnote, then press Ctrl+A.

To select all endnotes in the document, click inside any endnote, then press Ctrl+A:

Edit and move footnotes and endnotes

To edit a footnote or endnote, click inside the note and make corrections.

To move a footnote or endnote from one location in the document to another, do the following:

   1.   Select the reference mark in the document.

   2.   Do one of the following to cut the selection:

• On the Home tab, in the Clipboard group, click the Cut button:

  

• Right-click the selection and choose Cut in the popup menu.
• Press Ctrl+X.

   3.   Place the cursor in the new location.

   4.   Do one of the following to paste selection:

• On the Home tab, in the Clipboard group, click the Paste button.
• Right-click and choose Paste in the popup menu.
• Press Ctrl+V.

Word moves the reference mark and the note to the correct place; also, it renumbers footnotes and endnotes.

Move among footnotes and endnotes

To move among footnotes and endnotes, on the References tab, in the Footnotes group, click the Next Footnote button, then select one of the options:

Notes:

1. To move to the next footnote, you can just click the Next Footnote button in the Footnotes group on the Reference tab.
2. See more about navigating in the document.

Display footnotes or endnotes

To display the note’s content in the Word document, do one of the following:

• On the References tab, in the Footnotes group, click the Show Notes button to display the list of footnotes or endnotes:

  

  If there are footnotes and endnotes in the document, Word asks which type of notes you want to see:

  

• Double-click a reference mark in the document’s body to display its corresponding footnote or endnote.

Note: If you hover the mouse over a reference mark in the document text, a tooltip appears with a full footnote or endnote text, so you don’t need to scroll up and down to check footnotes and endnotes as you read or write:

Remove the Footnote and Endnote

To delete the footnote or endnote in the Word document, select its reference mark (number or symbol that refers to the footnote or endnote), and press the Delete key.

Note: If you delete the text and the number from the footnote or endnote pane, it does not delete the number in the document text itself. Word still thinks the deleted footnote or endnote is still active. You need to delete the original reference mark in the document.

After removing any note, Microsoft Word automatically renumbers the footnotes and endnotes.