Фильтры в excel презентация

Презентация «Фильтрация данных в ЭТ»

1.

ГЛАВА 5.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ
§5.10. Фильтрация данных

2.

Фильтрация данных в списке — это выбор данных
по заданному критерию (условию). Операция
фильтрации позволяет выделить нужные данные среди
имеющихся.
Осуществляется фильтрация с помощью команды
Главная — Редактирование — Сортировка и
фильтр — Фильтр. Существуют две разновидности
фильтрации: Фильтр и Расширенный фильтр.
Фильтрация данных может также осуществляться и с
помощью специальной формы, которая вызывается
командой Форма.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
2

3.

Фильтрация.
Команда Главная —
Редактирование — Сортировка и
фильтр — Фильтр для каждого
столбца строит список значений,
который используется для задания
условий фильтрации.
При выборе этого
пункта в каждом
столбце появляется
кнопка списка, нажав
которую можно
ознакомиться со
списком возможных
критериев выбора.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
3

4.

Если какая-то из
кнопок была
использована для
назначения фильтра,
треугольник в ней
превращается в
воронку.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
4

5.

Варианты списка критериев.
По отдельному столбцу в списке
критериев отбора
предусматриваются следующие
варианты:
•все — выбираются все записи без
ограничений;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
5

6.

•первые 10 —
данный пункт
позволяет во вновь
появляющемся
диалоговом
окне «Наложение
условия
по списку»
выбрать
определенное
количество
наибольших или наименьших
элементов списка, которые
необходимо отобразить;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
6

7.

•выше среднего —
будут выбраны
только те записи,
которые в
данном столбце
содержат
значения выше
среднего;
•ниже среднего —
будут выбраны
только те записи,
которые в
данном столбце
содержат
значения ниже среднего;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
7

8.

•равно, не равно,
больше, больше или
равно, меньше,
меньше или равно,
между — выбираются
записи по
формируемому
пользователем условию
в диалоговом окне
«Пользовательский
автофильтр»;
•настраиваемый
фильтр — будет
вызван
«Пользовательский
автофильтр».
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
8

9.

Отмена фильтрации.
Отмена результата
фильтрации и возврат к
исходному состоянию
списка производятся
повторным вводом
команды Фильтр.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
9

10.

Расширенная
фильтрация
Команда Данные —
Сортировка и фильтр —
Дополнительно —
Расширенный фильтр
обеспечивает использование
двух типов критериев для фильтрации записей
списка:
1) критерий сравнения;
2) вычисляемый критерий.
Обычно критерий фильтрации формируется в
нескольких столбцах, и тогда его называют
множественным критерием.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
10

11.

Технология использования
расширенного фильтра
Важной особенностью этого фильтра является
необходимость формирования заранее, до
выполнения самой команды фильтрации,
специального блока (области) для задания
сложных поисковых условий, называемых
областью критерия (диапазоном условия).
Технология использования расширенного
фильтра состоит из двух этапов:
•этап 1 — формирование области критериев
поиска;
•этап 2 — фильтрация записей списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
11

12.

Этап 1. Формирование диапазона условий
для расширенного фильтра.
Область критериев поиска содержит строку
имен столбцов и произвольное число строк для
задания поисковых условий.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
12

13.

Критерий сравнения формируется при
соблюдении следующих требований:
1) состав столбцов области критериев
определяется столбцами, по которым задаются
условия фильтрации записей;
2) имена столбцов области критериев должны
точно совпадать с именами столбцов исходного
списка;
3) ниже имен столбцов располагаются критерии
сравнения типа: точного значения; значения,
формируемого с помощью операторов
отношения; шаблона значения, включающего
символы * и (или) ?.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
13

14.

Правила формирования множественного
критерия сравнения:
1. Если условия указываются в каждом столбце
на одной строке, то они считаются связанными
условием И .
2. Если условия записаны в нескольких строках,
то они считаются связанными условием ИЛИ.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
14

15.

Пример . Условие выбора записей о сдаче
экзаменов студентами группы 133 по предмету
п1 на оценки 4 или 5 можно записать
несколькими способами:
1-й способ. Множественный критерий
сравнения — все условия находятся в одной
строке, связка И. Номер группы, код предмета
заданы как точные значения, оценка—
оператор сравнения со значением константы.
Номер группы
133
Код
предмета
п1
Оценка
>3
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
15

16.

2-й способ. Множественный критерий
сравнения — условия записаны в двух
строках, связка ИЛИ.
Номер группы
Код предмета
Оценка
133
п1
4
133
п1
5
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
16

17.

Вычисляемый критерий.
Диапазон условий может содержать
вычисляемые критерии. В этом случае он
заполняется в соответствии со следующими
правилами:
заголовок столбца вычисляемого критерия
диапазона условий не должен совпадать с
именами полей списка (может не заполняться);
в строке условия вводится формула, которая
вычисляет логическую константу (ИСТИНА,
ЛОЖЬ) по отношению к первой записи списка;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
17

18.

формула
содержит ссылки на ячейки списка. В
левой части формулы (до знака сравнения)
ссылки на ячейки списка должны быть
относительными, в правой части формулы —
абсолютными. Ссылки на ячейки вне списка
должны быть всегда абсолютными.
Например, для компьютеров, цены которых не
выше средней, сниженной на заданный
процент, имя столбца ЦЕНА 1 не совпадает с
именами полей списка. Формула фильтрации
имеет логический вид:
=G2<=CP3HAЧ($G$2:$G$11)*(1 — $N$4).
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
18

19.

=G2<=CP3HAЧ ($G$2:$G$11)*(1 — $N$4)
Левая часть формулы (G2) — относительная
ссылка на первую ячейку столбца Цена. Правая
часть формулы использует встроенную функцию
СРЗНАЧ по диапазону ячеек столбца Цена.
$G$2:$G$11 — абсолютные ссылки на диапазон
ячеек блока. Процент снижения цены находится
в ячейке $N$4 — абсолютная ссылка, так как
ячейка находится вне списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
19

20.

Этап 2. Фильтрация
записей расширенным
фильтром
После подготовки области
критерия курсор
устанавливается в список и
выполняется команда
Данные — Сортировка и
фильтр — Дополнительно —
Расширенный фильтр.
Появляется диалоговое окно
Расширенный фильтр.
Переключатель Только
уникальные записи позволяет
исключить дублирование записей.
Установив значения в Исходный
диапазон и Диапазон условий
нажимаем ОК.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
20

21.

Фильтрация с
помощью формы
данных
Excel позволяет
работать с отдельными
записями списка с
помощью экранной
формы.
Основные операции
обработки записей
списка:
последовательный просмотр записей;
поиск или фильтрация записей по критериям
сравнения;
создание новых и удаление существующих
записей списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
21

22.

При установке курсора в область списка и
выполнении команды Форма на экран
выводится форма, в составе которой имена
полей — названия столбцов списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
22

23.

Фильтрация записей:
Нажимается кнопка
Критерии, форма
очищается для ввода
условий поиска в
полях формы с
помощью кнопки
Очистить, а название
кнопки Критерии
заменяется на
название Правка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
23

24.

После
ввода
критериев сравнения
нажимаются кнопки
Назад или Далее для
просмотра
отфильтрованных
записей в нужном
направлении.
При просмотре можно
удалять и
корректировать
отфильтрованные
записи списка.
Для возврата к форме
нажимается кнопка
Правка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
24

25.

Для
выхода из формы
нажимается кнопка
3акрыть.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
25

Функция «Фильтр» в EXCEL

Автор: Тутынина Ирина Анатольевна

СОШ №3, г. Белоярский

Вы можете подумать, зачем мне эти фильтры, я ими никогда не буду пользоваться. Но это до поры до времени. Когда у Вас будет таблица в сто или тысячу строк, и Вам нужно будет сделать из неё выборку, не прибегая к макросам, о которых речь пойдёт чуть позже, а далее на основе выборки создать и быстренько отправить на печать таблицу, тогда Вы и вспомните о фильтрах и осознаете, что с пользой провели время при их изучении.

Фильтрация  — это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Пример таблицы

Теперь установим фильтры на наши четыре столбца. Но чтобы их установить предварительно необходимо выделить шапку таблицы.

Далее перейдём во вкладку «Данные» и найдём пиктограмму «Фильтр» или же выполним блиц-команду Ctrl+Shift+L.

После чего шапка таблицы изменится .

Теперь поставим условную задачу.

1. Оставить только те строки, где цена находится в проделах от 10 до 50.

Далее перейдём к вкладке «больше или равно».

И задаём следующие значения

Так мы получили несложную логику: «Показать только те строки, значения которых в столбце Цена больше или равно 10 и меньше или равно 50». Нажимаем «OK».

Как видим, наше условие выполняется.

2. Теперь оставим строки, где размер равен 4.

И получаем, что нашим условиям соответствуют только три строки с номерами 6, 15 и 21.

Для того, что бы снять фильтры или установить новые параметры необходимо зайти в меню настроек фильтра для столбца, как это делали раньше, и щёлкнуть галочку «Выделить всё» и нажать «OK».

Виды фильтров

1. Все — будут выбраны все записи.

2. Первые 10 — предназначены для создания нового списка, состоящего из 10 исходных или наибольших значений предыдущего списка. Число 10 устанавливается по умолчанию. При выборе этого элемента раскрывается окно Наложение условия по списку, в котором можно указать число элементов в создаваемом списке; определить, какие по значению элементы следует выбирать (наибольшие или наименьшие); установить численное или процентное ограничение на количество выводимых элементов. Процентное — задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.

3. Условие — предназначено для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов -и и или.

4. Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.

5. Пустые — предназначены для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т. е. ячейки столбца пустые).

6. Непустые — предназначены для формирования критерия отбора тех записей из списка, которые имеют значение в данном поле.

Элементы Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.