Фильтрация в базах данных excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

С помощью автофилеров или встроенных операторов сравнения, таких как «больше» и «10 лучших» в Excel вы можете показать нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице вы можете повторно использовать фильтр, чтобы получить последние результаты, или очистить фильтр, чтобы повторно отфильтровать все данные.

Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.

Фильтрация диапазона данных

Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
Выберите Фильтр> данных.
Выберите стрелку в столбце .
Выберите Текстовые фильтры или Числовое фильтры, а затем выберите сравнение, например Между.
Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.

Фильтрация данных в таблице

При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.

Выберите стрелку в столбца, который вы хотите отфильтровать.
Сберем (Выберите все) и выберем поля, которые вы хотите отобрать.
Нажмите кнопку ОК.

Стрелка загона столбца меняется на фильтра. Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.

Статьи по теме

Excel Учебный курс. Фильтрация данных в таблице

Рекомендации и примеры для сортировки и фильтрации данных по цвету

Фильтрация данных в сводной таблице

Использование расширенных условий фильтрации

Удаление фильтра

Отфильтрованные данные отображают только строки, которые соответствуют условия и скрывают строки, которые отображать не нужно. Фильтруя данные, вы можете копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных, не меняя их оголовье и не перемещая.

Вы также можете отфильтровать несколько столбцов. Фильтры являются аддитивно, то есть каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных.

Примечание: При использовании диалогового окна Найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации. данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.

Два типа фильтров

С помощью автофильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по условиям. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно отфильтровать значения по списку чисел или по критерию, но не по обоим критериям. можно фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.

Повторное присвоение фильтра

Чтобы определить, применяется ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца:

Стрелка вниз означает, что фильтрация включена, но не применена.

Если наведите курсор на заголовок столбца с включенной фильтрацией, но не примененной, на экране появляется подсказка «(Отображает все)».
Кнопка Фильтр означает, что применяется фильтр.

Когда вы наводите курсор на заголовок отфильтрованного столбца, на подсказке отображается примененный к этому столбец фильтр, например «Равно красному цвету ячейки» или «Больше 150».

При повторном его повторном анализе отображаются разные результаты по следующим причинам:

Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.
значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.

Не смешивать типы данных

Для лучших результатов не смешивайте типы данных, такие как текст и число, число и дата в одном столбце, так как для каждого столбца доступна только одна команда фильтра. Если имеется сочетание типов данных, отображаемая команда является самым распространенным типом данных. Например, если столбец содержит три значения, сохраненные как число, и четыре значения как текст, отображается команда Текстовые фильтры.

Фильтрация данных в таблице

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. На вкладке Главная нажмите кнопку Форматировать как таблицу и выберите команду Форматировать как таблицу.
В диалоговом окне Создание таблицы можно выбрать, есть ли в таблице заглавные таблицы.
- Выберите Таблица с заголовками, чтобы преобразовать верхнюю строку в заголовки таблицы. Данные в этой строке не будут фильтроваться.
- Не выбирайте этот пункт, если вы хотите Excel в Интернете в таблицу под данными таблицы, которые можно переименовать.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и выберите параметр фильтрации.

Фильтрация диапазона данных

Если вы не хотите форматирование данных в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для лучшего результата столбцы должны иметь заголовки.
На вкладке Данные выберите фильтр.

Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов

Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр, или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры, для дат отображается пункт Фильтры по дате, а для текста — Текстовые фильтры. Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:

Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.

В этом примере, чтобы отобрать регионы, в которых сумма продаж за март была меньше 6000, можно применить настраиваемый фильтр:

Вот как это сделать.

Щелкните стрелку фильтра в ячейке со словом «Март», выберите пункт Числовые фильтры и условие Меньше и введите значение 6000.
Нажмите кнопку ОК.

Excel в Интернете применяет фильтр и отображает только регионы с продажами ниже 6000 рублей.

Аналогичным образом можно применить фильтры по дате и текстовые фильтры.

Очистка фильтра из столбца

Нажмите кнопку Фильтр рядом с заголовком столбца и выберите очистить фильтр <«Имя столбца»>.

Удаление всех фильтров из таблицы или диапазона

Выберите любую ячейку в таблице или диапазоне и на вкладке Данные нажмите кнопку Фильтр.

При этом фильтры будут удаляться из всех столбцов таблицы или диапазона и вывести все данные.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.

Примечания:

Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
В поле рядом с всплывающим меню введите число, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.

Примечания:

Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Вместо фильтрации можно использовать условное форматирование, которое позволяет четко выделить верхние или нижние числовые значения среди данных.

Данные можно быстро фильтровать на основании визуальных условий, таких как цвет шрифта, цвет ячейки или наборы значков. Можно также фильтровать ячейки по наличию в них формата, примененных стилей или условного форматирования.

В диапазоне ячеек или столбце таблицы щелкните ячейку с определенным цветом, цветом шрифта или значком, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр во всплывающем меню По цвету щелкните Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки и выберите цвет.

Это возможно только в случае, если фильтруемый столбец содержит пустую ячейку.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В области (Выделить все) прокрутите список вниз и установите флажок (Пустые).
Примечания:
- Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
- Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
- В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.

Цель фильтрации диапазона	Операция
Строки с определенным текстом	Содержит или Равно.
Строки, не содержащие определенный текст	Не содержит или Не равно.

В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.

В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.

Задача	Операция
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий	И.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий	Или.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

Условие фильтрации	Операция
Начало строки текста	Начинается с.
Окончание строки текста	Заканчивается на.
Ячейки, которые содержат текст, но не начинаются с букв	Не начинаются с.
Ячейки, которые содержат текст, но не оканчиваются буквами	Не заканчиваются.

В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.

В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.

Задача	Операция
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий	И.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий	Или.

При создании условий можно использовать подстановочные знаки.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и выберите вариант.
В текстовом поле введите свои условия, используя подстановочные знаки.

Например, чтобы в результате фильтрации найти оба слова «год» и «гид», введите г?д.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Используемый знак	Чтобы найти
? (вопросительный знак)	Любой символ Пример: условию «стро?а» соответствуют результаты «строфа» и «строка»
Звездочка (*)	Любое количество символов Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток»
Тильда (~)	Вопросительный знак или звездочка Например, там~? находит «там?»

Используемый знак

Чтобы найти

? (вопросительный знак)

Любой символ

Пример: условию «стро?а» соответствуют результаты «строфа» и «строка»

Звездочка (*)

Любое количество символов

Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток»

Тильда (~)

Вопросительный знак или звездочка

Например, там~? находит «там?»

Выполните одно из указанных ниже действий.

Задача	Действие
Удаление определенных условий фильтрации	Щелкните стрелку столбце, который содержит фильтр, и выберите очистить фильтр.
Удаление всех фильтров, примененных к диапазону или таблице	Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.
Удаление или повторное применение стрелок фильтра в диапазоне или таблице	Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.

При фильтрации данных появляются только данные, которые соответствуют вашим условиям. Данные, которые не соответствуют этому критерию, скрыты. После фильтрации данных можно копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных.

Таблица с примененным фильтром «4 самых верхних элементов»

Фильтры забавляются. Это означает, что каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных. Сложные фильтры можно отфильтровать по одному значению, по одному формату или по одному критерию. Например, можно отфильтровать все числа больше 5, которые также ниже среднего. Но некоторые фильтры (десять верхних и нижних, выше и ниже среднего) основаны на исходном диапазоне ячеек. Например, при фильтрации десяти лучших значений вы увидите десять лучших значений всего списка, а не десять лучших значений подмножество последнего фильтра.

В Excel можно создавать фильтры трех типов: по значениям, по формату или по условиям. Но каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими. Например, можно отфильтровать значения по цвету ячейки или по списку чисел, но не по обоим. Вы можете фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.

Фильтры скрывают лишние данные. Таким образом можно сосредоточиться на том, что вы хотите видеть. С другой стороны, при сортировке данных их порядок будет меняться. Дополнительные сведения о сортировке см. в списке сортировки данных.

При фильтрации рассмотрите следующие рекомендации:

В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Можно отфильтровать несколько столбцов. Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.

Примечание: При использовании поиска найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации; данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.

Простая сортировка данных

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.

Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».

Список перестраивается в обратном порядке.

Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).

Настраиваемая сортировка

Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.

А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».

После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».

В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:

Значения;
Цвет ячейки;
Цвет шрифта;
Значок ячейки.

Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.

В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».

Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».

Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».

Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.

Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».

В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».

Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.

Фильтр

Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.

Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.

Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.

Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.

Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».

Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.

Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, остались только нужные нам данные.

Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».

Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».

Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.

Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».

Урок: Как использовать автофильтр в Microsoft Excel

Умная таблица

Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».

Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».

Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.

После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».

Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».

После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».

Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.

При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».

Урок: Как создать таблицу в Microsoft Excel

Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.

Источник

Работа с большими наборами данных в Excel может затруднить поиск нужной информации. Инструмент фильтрации, предлагаемый Microsoft Excel, позволяет пользователям легко структурировать свои данные, чтобы найти то, что нужно.

С помощью фильтра Excel вы также можете несколькими способами уменьшить объем данных, отображаемых в электронных таблицах. Вы можете фильтровать данные на основе значений в определенном разделе — например, столбце или всей электронной таблице. Можно применить фильтр к тексту, дате или числам. Кроме того, Excel позволяет использовать несколько фильтров для разных столбцов. Таким образом, фильтр может помочь нам отфильтровать необходимую информацию и скрыть другую нежелательную информацию из наборов данных.

Если вы хотите узнать больше о том, как добавить фильтр в Майкрософт эксель, ниже вы найдете всю информацию, необходимую для выполнения этого процесса.

Кстати, в нашем учебном центре “РУНО” есть практический курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, на котором можно узнать всё про фильтрацию данных, их суммирование и множество других способов форматирования информации.

Давайте подробно разберем, как правильно и корректно использовать фильтры в программе Excel.

Содержание:

Для чего нужен фильтр в Excel
Как установить фильтр в Excel
Как установить числовой фильтр в Excel

Когда приходится работать с большим массивом данных в Excel, будь то таблица со списком сотрудников или прайс-лист с перечнем продукции, очень тяжело сориентироваться и отобрать то, что необходимо для конкретной задачи.

Представим, что у нас есть однотабличная база данных в Excel и в ней нужно сделать выборку данных по какому-либо конкретному условию или нескольким. Проще скажем так: как из большой таблицы быстро и точно извлечь именно то, что нас конкретно интересует. Для этого и существуют фильтры.

Чтобы узнать больше об инструменте фильтрации Excel (как базовом, так и расширенном), давайте рассмотрим пример.

Как установить фильтр в Excel

В этом разделе мы узнаем, как мы можем применить фильтр к набору данных и отфильтровать необходимые данные из всего набора данных, отобразить только ту часть набора данных и скрыть ненужные данные.

Допустим, у нас в таблице Excel имеется список сотрудников фирмы и мы хотим применить фильтр.

Итак, нам необходимо отобрать только женщин нашего коллектива, инженеров, или же всех мужчин, работающих с 2006 года.

Для начала нужно установить фильтры на шапку нашей таблицы. Для этого выделяем ее, в меню находим закладку Данные, а там кнопку “Фильтр”.

Нажимаем и видим, что к каждой выделенной нами ячейке прикрепился фильтр.

Теперь мы можем с ним работать. Начнем с простого — отберем только женщин. Ищем поле “Пол”, нажимаем на фильтре данной ячейки и оставляем галочки только возле буквы «ж», которая соответствует женскому полу в примере. С остальных вариантов галочки снимаем.

Обратите внимание, что список вариантов формируется из всех имеющихся данных в конкретном столбце. Т.е. если бы мы полностью прописали «мужчина» и «женщина», то именно так бы и выглядел список в фильтре. Итог нашей выборки – остались только женщины.

Стоит обратить внимание, что на той ячейке, где был задействован фильтр, значок фильтра изменил свой вид.

Это сигнализирует о том, что здесь выполнена фильтрация, и на самом деле сейчас перед нами не вся имеющаяся таблица. Для возвращения всего в первоначальный вид – зайдите снова в фильтр столбца с полом и поставьте галочку напротив «Выделить все».

С тем, чтобы найти всех инженеров – та же ситуация. Нужно зайти в фильтр ячейки “Должность” и выбрать только инженеров. Но это точные совпадения.

Важно!

Чтобы фильтрация в Майкрософт эксель работала правильно, в вашем документе должна быть строка заголовка, которая используется для идентификации имени каждого столбца.

В нашем примере рабочая книга организована в виде различных столбцов, обозначенных ячейками заголовка в строке 1.

В Microsoft Excel есть еще много полезных функций, которые помогут быстро и точно сформировать необходимую отчетность, без лишних временных затрат

Освоив курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, вы приобретете основные навыки для уверенной работы в Excel, получите эффективный и точный анализ своих данных.

Как установить числовой фильтр в Excel

А что, если нужно найти не конкретное значение, а, например, всех, у кого оклад больше 20 000. Если выбирать из списка вариантов как в предыдущем примере получится долго и может быть далеко не точно, поскольку придется перебирать варианты в фильтре вручную.

Для таких задач и используется функция “Числовые фильтры”. Они находятся там же, где и обычные. В них можно задать равенство, соотношение и даже рейтинг по цифровым данным.

Если нам нужно оставить в таблице только тех людей, у которых оклад больше 20 000, то в фильтре ячейки “Оклад” выбираем числовой фильтр, далее больше или равно и в высвечивающемся окне ставим значение 20 000.

Как видно, здесь можно установить два условия и соотношение между ними (И, ИЛИ). Нажимаем на ОК. Результат получаем быстро и абсолютно достоверно.

Чтобы убрать этот фильтр, да и любой другой, нужно зайти в ячейку, где работает фильтр и нажать «Убрать фильтр с …».

Наш профессиональный совет!

Безусловно, прочтение одной или нескольких статей о работе в программе Excel не может дать достаточное количество знаний.

Для того, чтобы научиться уверенно работать в Excel, сразу получить исчерпывающую и полноценную информацию о самых важных функциях программы, вы можете выбрать один из дистанционных курсов образовательного центра “РУНО”.

Пройдя курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый вы сможете:

правильно вводить данные, использовать автозаполнение ячеек
осуществлять вычисления по формулам
строить диаграммы для наглядного представления табличных данных

Получить доступ Учебная программа

Источник

Сортировка в Excel – это распределение строк таблицы в определенном порядке, который соответствует конкретным условиям пользователя. Упорядочивание строк при сортировке всегда выполняется относительно выбранного столбца.

Работа в Excel c фильтром и сортировкой

Чтобы выполнить сортировку Excel можно воспользоваться несколькими простыми способами. Сначала рассмотрим самый простой.

Способ 1:

Заполните таблицу как на рисунке:

Перейдите на любую ячейку столбца F.
Выберите инструмент: «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка от А до Я».

А-Я.

Способ 2:

Перейдите на любую ячейку таблицы с данными.
Выберите инструмент: «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр»
Щелкните по выпадающему списку опций в заголовке «Город» таблицы и выберите опцию «Сортировка от А до Я».

Первый способ более простой, но он может выполнить сортировку только по одному столбцу (критерию). Для сортировки по нескольким столбцам следует использовать «Способ 2».

Полезный совет! В таблицах рекомендуется всегда использовать столбец с номерами строк. Он позволит всегда вернуться к первоначальному расположению строк после нескольких сортировок. Для этого достаточно выполнить сортировку этого столбца (например, №п/п).

Следует помнить, что сортировка выполняется над данными таблицы без пустых строк. Если нужно отсортировать только часть данных таблицы, тогда следует выделить это диапазон непосредственно перед сортировкой. Но такое фрагментированное сортирование данных очень редко имеет смысл и легко приводит к ошибкам.

Сортировка по нескольким столбцам в Excel

Отсортируем базу данных клиентов в соответствии с двумя критериями:

Наименование городов в алфавитном порядке.
Возраст клиентов от младших до старших.

Выполним сортировку по отдельным столбцам таблицы:

Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку таблицы и выберите инструмент: «Данные»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».

В появившемся диалоговом окне укажите параметры сортировки так, как указано ниже на рисунке и нажмите на кнопку «Добавить уровень».

Заполните параметры второго уровня как ниже на рисунке и нажмите ОК.

В результате таблица Excel отсортирована по нескольким критериям.

Чем выше уровень параметров сортировки, тем выше его приоритет.

Примечание. В Excel начиная с версии 2010-го года, количество уровней может быть столько, сколько столбцов в таблице. В старших версиях Excel разрешалось только 3 уровня.

Как сделать фильтр в Excel по столбцам

Фильтрация данных – это выборка из базы строк соответствующим определенным условиям. Например, отбор всех клиентов женского пола с одного или нескольких городов.

С данной таблицы нужно выбрать всех клиентов в возрасте до 30-ти лет проживающих в городах Москва и Санкт-Петербург.

Снова перейдите на любую ячейку таблицы базы данных клиентов и выберите инструмент: «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».
Щелкните по выпадающему списку столбца «Город» и отметьте галочками только Москву и Санкт-Петербург. И нажмите ОК.

Щелкните по выпадающему списку столбца «Возраст» и выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Настраиваемый фильтр».

Заполните поля в окне «Пользовательский автофильтр» как указано на рисунке и нажмите ОК.

Как видно в столбце «№п/п» отсутствуют некоторые номера, что подтверждает о фильтрации данных в таблице. Так же обратите внимание, как изменились кнопки выпадающих списков на столбцах C и F. Так как они содержать настройки их Excel отметил значком воронки. Теперь если нам нужно вернуть исходный вид базы данных о клиентах мы знаем, по каким столбцам нужно изменить настройки фильтрации. Но еще быстрее сбросить фильтр можно выбрав по новой инструмент «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

Листы Excel – это универсальные инструменты для сбора информации. В их строках описываем все элементы данных, а в столбцах – свойства. Строки нужно заполнять непрерывно одна за другой не оставляя пустых строк. Таким образом, у нас образуется простая однотабличная (не реляционная) база данных.

В языках баз данных (SQL и т.п.) строки таблиц считаются рядами, а столбцы – полями. Названия полей записаны в самой первой строке (заголовок таблицы) и эта строка не является рядом базы данных. Все инструменты для работы с электронными таблицами требуют организованной структуры для заполняемых данных. Поэтому не стоит хаотично заполнять ячейки листа. А придерживаться простой табличной структуры: столбцы должны иметь заголовки, а строки должны заполняться неразрывно. Только тогда мы имеем возможность обрабатывать данные в Excel с максимальной эффективностью.

Источник

Содержание

Сортировка строк
Чтобы отсортировать выбранные строки в таблице, выполните перечисленные ниже действия.
Чтобы отсортировать все строки в таблице, выполните указанные ниже действия.
Создание фильтра для отображения или скрытия данных
Разрешения, необходимые для работы с фильтрами
Фильтрация данных с помощью неименованного фильтра
Назначение названия фильтру для его сохранения или предоставления совместного доступа
Изменение фильтра
Снятие фильтра
Сортировка записей
Фильтрация записей
Создание фильтра из выделения
Создание фильтра из поискового запроса
Фильтрация текста по поисковому запросу
Фильтрация чисел с поисковым термином
Подключение фильтра
Сортировка по нескольким столбцам в Excel
Настраиваемая сортировка
Умная таблица
Срезы
Создание срезов
Форматирование срезов
Задание условий фильтрации
Как убрать фильтр в таблице
Пользовательская сортировка данных
Заключение

Сортировка строк

Вы можете отсортировать выбранные строки или все строки в таблице, чтобы переупорядочить данные в порядке возрастания или убывания.

Чтобы отсортировать выбранные строки в таблице, выполните перечисленные ниже действия.

Сначала выделите строки, удерживая нажатой клавишу SHIFT или CTRL и щелкнув номера строк, которые хотите отсортировать.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от любого выделенного номера строки и выберите пункт Сортировать строки. Появится форма Сортировать.
Введите критерии сортировки, а затем нажмите кнопку ОК. Выделенные строки будут отсортированы в соответствии с указанными критериями.

Чтобы отсортировать все строки в таблице, выполните указанные ниже действия.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Сортировать строки. Появится форма Сортировать.
Введите критерии сортировки, а затем нажмите кнопку ОК. Выделенные строки будут отсортированы в соответствии с указанными критериями.

Дополнительные замечания о сортировке

Сортировка иерархии: если вы создали вложенные элементы, они будут отсортированы, но останутся под родительскими строками. Родительские строки также будут отсортированы, но их вложенные элементы будут перемещены вместе с ними.
Сортировка раскрывающегося списка: при сортировке столбца типа «Раскрывающийся список» элементы сортируются в соответствии с порядком значений в раскрывающемся списке. Чтобы просмотреть или изменить эти значения, дважды щелкните заголовок столбца.
Сортировка значений диаграмм выполнения: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: без значения > «Пустая» > «Четверть» > «Половина» > «Три четверти» > «Полная».
Сортировка значений светофора: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: без значения > «Красный» > «Желтый» > «Зеленый».
Если к любому из столбцов таблицы применен фильтр, сортировка недоступна. Перед сортировкой таблицы удалите фильтры.
Сортировка применяется к имеющимся на данный момент в таблице строкам. При добавлении новых строк сортировку необходимо будет повторить.
После сохранения таблицы отменить сортировку невозможно. Поэтому перед сохранением убедитесь в том, что строки в таблице упорядочены нужным образом.

Создание фильтра для отображения или скрытия данных

Используя соответствующие разрешения, вы можете создать фильтры для себя или для совместного использования с другими людьми. Например, вы можете создать доступный другим пользователям фильтр Текущий пользователь, чтобы все соавторы вашей таблицы могли быстро просматривать назначенные им задачи. Дополнительные сведения о создании доступного другим пользователям фильтра Текущий пользователь см. в статье Просмотр назначенных задач.

Разрешения, необходимые для работы с фильтрами

Возможности работы с фильтрами зависят от вашего уровня разрешений на совместный доступ к таблице.

Действие с фильтром	Наблюдатель	Редактор	Владелец или администратор
Создайте «Фильтр без имени»	Да	Да	Да
Примените существующий фильтр	Да	Да	Да
Присвойте фильтру имя, чтобы его можно было использовать повторно	Нет	Да	Да
Укажите, что доступ к фильтру должен быть предоставлен всем соавторам таблицы (для плана «Для рабочих групп» или более высокого)	Нет	Нет	Да

Дополнительные сведения о разрешениях совместного доступа на уровне таблицы см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.

Фильтрация данных с помощью неименованного фильтра

Неименованный фильтр может создавать и использовать любой пользователь, имеющий доступ к таблице. Каждый человек, использующий таблицу, будет видеть собственную версию неименованного фильтра.

Щёлкните меню Фильтр и выберите пункт Создать фильтр.
Появится форма «Создать фильтр».
В форме «Создать фильтр» в разделе Показать совпадающие строки выберите условия, которые хотите применить к данным в таблице, а затем нажмите кнопку Применить для просмотра результатов применения фильтра.
В меню Фильтр появится пункт Фильтр без имени, указывая, что ваши данные отфильтрованы в соответствии с указанными условиями.

Назначение названия фильтру для его сохранения или предоставления совместного доступа

Если вы обладаете правами редактора или более широкими, вы можете присвоить фильтру имя, чтобы сохранить его для использования в будущем. Если вы имеете доступ к таблице с правами администратора, вы можете предоставить совместный доступ к именованному фильтру, с тем чтобы любой член вашей команды, имеющий доступ к таблице, также мог применять этот фильтр.

В поле Имя введите имя фильтра.
Установите флажок Совместный доступ к фильтру, чтобы сделать фильтр доступным любому, имеющему доступ к таблице.

Чтобы найти фильтр, сохранённый администратором таблицы для предоставления совместного доступа, посмотрите на индикатор совместного доступа рядом с именем фильтра.

Изменение фильтра

Создав фильтр, вы всегда может вернуться к нему и изменить критерий (условия отображения или скрытия информации в таблице). Для изменения фильтра выполните указанные нижее действия.

Примените к таблице фильтр, который вы хотите изменить (выберите из меню Фильтр).
ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет разрешений редактора или более широких, вы сможете изменить только фильтр без имени.
В меню Фильтр выберите команду Изменить текущий фильтр, чтобы открыть форму «Изменить фильтр».
СОВЕТ. В заголовке формы будет указано имя фильтра, который вы собираетесь изменить. Проверьте заголовок и убедитесь, что вы редактируете именно тот фильтр, который нужно.
В форме «Изменить фильтр» установите новые условия, а затем нажмите кнопку Применить.

Обновленный фильтр будет применен к таблице.

Снятие фильтра

Чтобы сбросить фильтр (отменить его применение к таблице), нажмите Отменить фильтр слева от его имени.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.

Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .

- Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
- Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.

Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.

Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.

Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:

- Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
- Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
- Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.

Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».

1. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».

Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:

- Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
- Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
- Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
- Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.

Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .

1. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.

1. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.

1. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .

1. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .

1. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.

1. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Подключение фильтра

Для подключения фильтра нужно выделить одну ячейку из диапазона таблицы и нажать на кнопку фильтр во вкладке «Главная» инструмент «Сортировка и фильтр». При этом над каждым столбцом таблицы появятся треугольные стрелочки с выпадающим списком данных каждого столбца. Ставя и убирая, галочки возле данных, можно задать какие строки отображать в таблице. Если галочка установлена, значит, данные этой строки будут отображаться, если нет – данные будут скрыты.

Здесь же в выпадающем списке есть и «Фильтр по цвету» при помощи которого можно отобразить только те строки таблицы, ячейки которых имеют определенный цвет. То же самое можно сделать и по «цвету шрифта».

Также здесь есть текстовые и числовые фильтры, которые позволяют отобразить не только ячейки с одинаковыми данными, но и совпадающие по какому-то признаку, например начинающиеся со слова «математика» или начинающиеся со знака «!».Числовые фильтры позволяют показать на экране, например, все строки со значениями больше 10, но меньше 100.

При этом слова в первой строке воспринимаются программой как заголовки столбцов и не могут быть скрытыми. Это зависит от того стоит галочка возле текста «Мои данные содержат заголовки». Если эту галочку убрать, то данные первой строки также могут быть отфильтрованы.

Отсортируем базу данных клиентов в соответствии с двумя критериями:

Наименование городов в алфавитном порядке.
Возраст клиентов от младших до старших.

Выполним сортировку по отдельным столбцам таблицы:

1. Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку таблицы и выберите инструмент: «Данные»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».

1. В появившемся диалоговом окне укажите параметры сортировки так, как указано ниже на рисунке и нажмите на кнопку «Добавить уровень».

Заполните параметры второго уровня как ниже на рисунке и нажмите ОК.

В результате таблица Excel отсортирована по нескольким критериям.

Чем выше уровень параметров сортировки, тем выше его приоритет.

Настраиваемая сортировка

Значения;
Цвет ячейки;
Цвет шрифта;
Значок ячейки.

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Умная таблица

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].
В группе Сервис [Tools] (или на вкладке Вставка [Insert] в группе Фильтры [Filters]) выбрать кнопку Вставить срез [Insert Slicer] .

В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.

Форматирование срезов

Выделить срез.
На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Задание условий фильтрации

Вначале надо скопировать шапку таблицы. Построить таблицу условий отбора данных можно либо на активном листе, либо на другом. Предпочтительнее на другом листе, иначе после фильтрации эти условия или их часть могут быть скрыты.
Записать условия фильтрации. Условия, записанные в одной строке, выполняются одновременно (как условие «И»), а в разных строках – как условие выбора («ИЛИ»). В качестве условия может быть совпадение значения, которое заносится в ячейку, или сравнение с заданным в ячейке значением с помощью знаков < или >. Если один столбец должен удовлетворять двум условиям, его заголовок нужно повторить еще раз и записать в этом столбце второе условие.
На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и выбрать команду Дополнительно [Advansed].

В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].

Как убрать фильтр в таблице

Чтобы вернуть скрытые данные и удалить параметры фильтрации столбца щелкаем по значку фильтра в нужном столбце и нажимаем «Очистить фильтр».
В случае, когда перед вами стоит задача убрать абсолютно все параметры фильтрации в таблице, перейдите в раздел «Сортировка и фильтр» и нажмите кнопку «Очистить».
Чтобы в принципе убрать из таблицы фильтр, все в том же разделе «Сортировка и фильтр» щелкаем по кнопке «Фильтр», напротив которого стоит галочка, свидетельствующая о том, что сейчас в таблице активен этот инструмент.

Пользовательская сортировка данных

Простая сортировка по одному параметру не всегда применима и эффективна. Зачастую случается так, что этот параметр у значений совпадает. Вот, к примеру, отсортировали мы наименования по алфавиту, но у нас в списке имеется несколько одинаковых наименований, но по разной цене. В таком случае после сортировки данные могут упорядочиться в случайной последовательности.

Давайте попробуем добавить второй параметр сортировки. К примеру, чтобы при совпадении наименования срабатывала вторая стадия упорядочивания.

Чтобы осуществить задуманное, идем в ту же самую вкладку «Сортировка и фильтр», как и при простой сортировке. Но далее, при нашей нынешней задаче, потребуется выбрать пункт «Пользовательская сортировка…»
Появится диалоговое окно с настройками. Обратите внимание, если ваша таблица содержит заголовки, то в настройках это обязательно необходимо будет отметить. Для этого поставьте галочку напротив пункта «В списке есть заголовки».
В графе «Столбец» необходимо указать название нужного столбца, по которому производится сортировка данных. В приведенном примере этот столбец носит название «Наименование».
Затем нужно выбрать параметр пункта «Сортировка». Он отвечает за принцип, по которому будут упорядочиваться данные. Всего есть четыре варианта: по цвету ячейки, по значку ячейки, по цвету шрифта и по значению данных.
Чаще всего используется вариант – по значениям данных. Поэтому по умолчанию стоит именно этот параметр. В нашей ситуации нам также необходима сортировка по значениям, так что ничего менять не нужно.
Затем обратите внимание на пункт «Порядок». Так как у нас текстовая информация, нам требуется нажать на «От А до Я» (при необходимости, можно выбрать наоборот).
Теперь нам нужно усложнить сортировку, добавив в нее второе условие – по цене. Для этого щелкните по кнопке “Добавление уровня” в виде плюса в нижней левой части окна.
Добавится еще одна строка под названием “Затем по”. Здесь нужно выполнить все то же самое – заполнить столбцы в соответствии с условиями второго этапа сортировки.
В нашем примере название столбца – «Цена, руб.». Сортировать будем по значению, а порядок – «По возрастанию» (или наоборот, если требуется).
Аналогичным способом можно задать сортировку по неограниченному числу условий в порядке их очередности. После того как все параметры выставлены, подтвердите действие нажатием «OK».
В результате проделанных действий данные теперь сортируются по двум критериям. Сперва по наименованиям, а при совпадении значений – по цене.

Примечание: Сортировку можно проводить не только по столбцам, также имеется возможность настроить ее по строкам.

Для того, чтобы это осуществить, перейдите во вкладку «Параметры».
Перед вами появится окно с настройками. Чтобы изменить сортировку со столбцов на строки выберите соответствующий параметр. После чего подтвердите изменения нажатием на «OK».
Далее, действуем по вышеописанной схеме – указываем требуемые параметры сортировки и нажимаем «OK».

Заключение

Итак, как вы могли убедиться, в фильтрации и сортировке данных в программе Эксель нет ничего сложного. Это очень важные и эффективные инструменты, которые могут значительно облегчить работу таблицами, в особенности, когда приходится обрабатывать большой объем информации.

Источники

https://help.smartsheet.com/ru/learning-track/smartsheet-intermediate/sorting-and-filtering
https://maxfad.ru/ofis/ms-access/459-sortirovka-i-filtratsiya-zapisej-v-access.html
https://compone.ru/filtr-i-sortirovka-v-excel
https://exceltable.com/filtr-sortirovka/primery-sortirovki-i-filtra
https://lumpics.ru/sorting-and-filtering-data-in-excel/
https://micro-solution.ru/excel/ranges/filter
https://MicroExcel.ru/sortirovka-filtratsiya-dannyh/

Источник