Фильтрация сортировка excel 2010

Подключитесь к эксперту. Учитесь у живых инструкторов.

Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.

Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.

Примечания: 

  • Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр» или условное форматирование.

  • Дополнительные сведения см. в статьях Фильтрация данных в таблице или диапазоне Excel и Применение условного форматирования в Excel.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Сортировка текстовых значений

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

  2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку Команда "От А до Я" в Excel позволяет сортировать текст по алфавиту или числа от меньшего к большему (Сортировка от А до Я).

    • Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку Команда "От Я до А" в Excel позволяет сортировать текст по алфавиту в обратном порядке или числа от большего к меньшему (Сортировка от Я до А).

Примечания: 
Возможные проблемы

  • Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде.    Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.

  • Удалите все начальные пробелы.    Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

  2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

    • Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку Команда "От А до Я" в Excel позволяет сортировать текст по алфавиту или числа от меньшего к большему (Сортировка от минимального к максимальному).

    • Для сортировки чисел по убыванию нажмите кнопку Команда "От Я до А" в Excel позволяет сортировать текст по алфавиту в обратном порядке или числа от большего к меньшему (Сортировка от максимального к минимальному).

Примечания: 

  • Возможные проблемы   

  • Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате.    Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

  2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните Команда "От А до Я" в Excel позволяет сортировать текст по алфавиту или числа от меньшего к большему (Сортировка от старых к новым).

    • Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите кнопку Команда "От Я до А" в Excel позволяет сортировать текст по алфавиту в обратном порядке или числа от большего к меньшему (Сортировка от новых к старым).

Примечания: 
Возможные проблемы   

  • Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени.    Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.

  • Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.

Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.

Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.

  1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных.

    Список сотрудников по отделам для сортировки

  2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Группа ''Сортировка и фильтр'' на вкладке ''Данные''

  3. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

    Выберите первый столбец для сортировки

  4. В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.

    • Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

  5. В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.

    • Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.

    • Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.

    • Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.

    • Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.

  6. Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.

    Щелкните команду "Добавить уровень"

  7. Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.

  8. Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.

    Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.

  9. Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.

    Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.

Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

  2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Группа ''Сортировка и фильтр'' на вкладке ''Данные''

  3. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

    В группе "Столбец" выберите нужный вариант в списке "Сортировать по"

  4. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

    В группе "Сортировать" выберите нужный вариант

  5. В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.

  6. Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.

    • Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.

      Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.

  7. Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.

    Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.

    Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.

Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.

  1. При необходимости создайте настраиваемый список.

    1. В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.

      Создание списка, отсортированного по убыванию, из диапазона ячеек

    2. Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.

    3. Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.

      Примечания: 

      • Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.

      • Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.

  2. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

  3. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Группа ''Сортировка и фильтр'' на вкладке ''Данные''

  4. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.

  5. В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.

  6. В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  1. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Группа ''Сортировка и фильтр'' на вкладке ''Данные''

  2. В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.

    Нажмите кнопку "Сортировка", чтобы открыть диалоговое окно "Сортировка"

  3. В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.

    В диалоговом окне "Сортировка" нажмите кнопку "Параметры"

  4. Дважды нажмите кнопку ОК.

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.

  1. Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.

  2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Группа ''Сортировка и фильтр'' на вкладке ''Данные''

  3. В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.

    Нажмите кнопку "Сортировка", чтобы открыть диалоговое окно "Сортировка"

  4. В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.

    В поле "Параметры сортировки" щелкните пункт "Слева направо"

  5. В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).

    Выберите строку для сортировки

    Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.

  6. Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».

    1. Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.

    2. Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.

    3. Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.

  7. Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.

    1. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

    2. В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.

Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.

Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.

Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.

Пример сортировки ячеек в диапазоне, который является частью большего диапазона

К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:

Выберите параметр "сортировать в пределах указанного выделения"

Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.

Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить Кнопка "Отменить".

Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.

Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.

Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами    Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.

Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы    При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.

Проверьте текущий параметр языкового стандарта    Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.

Вводите заголовки столбцов только в одну строку    Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.

Включите или отключите строку заголовков    Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.

  • Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.

  • Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.

Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.

  1. Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.

  2. Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.

    Использование фильтра таблицы в Excel для сортировки по возрастанию или убыванию

  3. Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.

    Отмена предыдущей сортировки с помощью кнопки "Отменить" в Excel в Интернете на вкладке "Главная"

  1. Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.

    • Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.

      Сортировка данных с помощью строки заголовков

    • Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.

      Сортировка данных с помощью строки заголовков

  2. На вкладке Данные выберите один из способов сортировки:

    • По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.

    • По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

Кнопки "Сортировка по возрастанию" и "Сортировка по убыванию" на вкладке "Данные"

Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке. 

Выберите любую ячейку в диапазоне данных.

  1. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

    Параметр настраиваемой сортировки в Excel на вкладке "Данные"

  2. В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

    Диалоговое окно "Настраиваемая сортировка" с выделенным вариантом "Имя" для столбца в строке "Сортировка"

    Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.

  3. В разделе Порядок выберите порядок сортировки.

    • По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.

    • По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

  4. Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.

    После нажатия кнопки "Добавить" появится еще один уровень сортировки в списке рядом с полем "Затем"

  5. Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.

Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

  2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.Параметр настраиваемой сортировки в Excel на вкладке "Данные"

  3. В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.Выбор столбца в диалоговом окне "Настраиваемая сортировка"

  4. В группе Сортировка выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок условного форматирования.

  5. В группе Порядок выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.

  6. Далее выберите способ сортировки, перемещая цвет ячейки, цвет шрифта или значок:

    Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.

    • Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.

    • Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.

  7. Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 1–5.

  • Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.

  • Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.

  1. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

    Параметры настраиваемой сортировки в Excel на вкладке "Данные"

  2. В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.

    Диалоговое окно "Настраиваемая сортировка" с выделенной кнопкой "Параметры"

  3. В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.

    Диалоговое окно "Настраиваемая сортировка" с выделенным параметром "С учетом регистра"

  4. Нажмите кнопку ОК.

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон

  1. Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.

  2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

    Параметры настраиваемой сортировки в Excel на вкладке "Данные"

  3. В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.Диалоговое окно "Настраиваемая сортировка" с выделенной кнопкой "Параметры"

  4. В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо В диалоговом окне "Настраиваемая сортировка" откройте меню "Параметры" и выберите сортировку слева направо

  5. В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).   Раскрывающийся список строки в диалоговом окне "Настраиваемая сортировка" открыт при выборе сортировки слева направо

  6. Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке Порядок.

    • Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.

    • Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Для автоматической сортировки данных используйте функции СОРТ и СОРТПО.

Сортировка и фильтрация в Microsoft Excel

Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.

Простая сортировка данных

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.

Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».

Сортировка от А до Я в Microsoft Excel

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Сортировка от А до Я в Microsoft Excel выполнена

Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».

Сортировка от Я до А в Microsoft Excel

Список перестраивается в обратном порядке.

Сортировка от Я до А в Microsoft Excel выполнена

Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).

Сортировка от новых к старым в Microsoft Excel

Настраиваемая сортировка

Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.

Lumpics.ru

А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».

Переход в настраиваемую сортировку в Microsoft Excel

После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».

Окно настраиваемой сортировки в Microsoft Excel выполнена

В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:

  • Значения;
  • Цвет ячейки;
  • Цвет шрифта;
  • Значок ячейки.

Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.

В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».

Настройки сортировки в Microsoft Excel

Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».

Добавление нового уровня сортировки в Microsoft Excel

Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».

Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Сохранение настроек сортировки в Microsoft Excel

Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.

Сортировка в Microsoft Excel произведена

Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».

Переход в параметры сортировки в Microsoft Excel

В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».

Параметры в Microsoft Excel

Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».

Сортировка по строке в Microsoft Excel

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Результаты сортировки по строке в Microsoft Excel

Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.

Фильтр

Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.

Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.

Включение фильтра в Microsoft Excel

Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.

Значок фильтра в Microsoft Excel

Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.

Настройки фильтра в Microsoft Excel

Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».

Применение фильтра в Microsoft Excel

Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.

Фильтр применен в Microsoft Excel

Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».

Применение фильтра по дате в Microsoft Excel

Как видим, остались только нужные нам данные.

Фильтр по дате применен в Microsoft Excel

Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».

Удаление фильтра по колонке в Microsoft Excel

Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».

Очистка фильтра в Microsoft Excel

Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.

Включение фильтра в Microsoft Excel

Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».

Настройки сортировки в фильтре в Microsoft Excel

Урок: Как использовать автофильтр в Microsoft Excel

Умная таблица

Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».

Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».

Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.

Форматирование как таблица в Microsoft Excel

После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».

Выбор диапазона в Microsoft Excel

Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».

Создание таблицы в Microsoft Excel

После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».

Определение диапазона в Microsoft Excel

Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.

Фильтр в умной таблице в Microsoft Excel

При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».

Фильтрация в умной таблице в Microsoft Excel

Урок: Как создать таблицу в Microsoft Excel

Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.

Сортировка в Excel – это распределение строк таблицы в определенном порядке, который соответствует конкретным условиям пользователя. Упорядочивание строк при сортировке всегда выполняется относительно выбранного столбца.

Работа в Excel c фильтром и сортировкой

Чтобы выполнить сортировку Excel можно воспользоваться несколькими простыми способами. Сначала рассмотрим самый простой.

Способ 1:

  1. Заполните таблицу как на рисунке:
  2. База данных клиентов.

  3. Перейдите на любую ячейку столбца F.
  4. Выберите инструмент: «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка от А до Я».

А-Я.

Способ 2:

  1. Перейдите на любую ячейку таблицы с данными.
  2. Выберите инструмент: «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр»
  3. Щелкните по выпадающему списку опций в заголовке «Город» таблицы и выберите опцию «Сортировка от А до Я».

Выпадающий список.

Первый способ более простой, но он может выполнить сортировку только по одному столбцу (критерию). Для сортировки по нескольким столбцам следует использовать «Способ 2».

Полезный совет! В таблицах рекомендуется всегда использовать столбец с номерами строк. Он позволит всегда вернуться к первоначальному расположению строк после нескольких сортировок. Для этого достаточно выполнить сортировку этого столбца (например, №п/п).

Следует помнить, что сортировка выполняется над данными таблицы без пустых строк. Если нужно отсортировать только часть данных таблицы, тогда следует выделить это диапазон непосредственно перед сортировкой. Но такое фрагментированное сортирование данных очень редко имеет смысл и легко приводит к ошибкам.



Сортировка по нескольким столбцам в Excel

Отсортируем базу данных клиентов в соответствии с двумя критериями:

  1. Наименование городов в алфавитном порядке.
  2. Возраст клиентов от младших до старших.

Выполним сортировку по отдельным столбцам таблицы:

  1. Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку таблицы и выберите инструмент: «Данные»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».
  2. Данные сортировка.

  3. В появившемся диалоговом окне укажите параметры сортировки так, как указано ниже на рисунке и нажмите на кнопку «Добавить уровень».
  4. Первый уровень.

  5. Заполните параметры второго уровня как ниже на рисунке и нажмите ОК.

Второй уровень.

В результате таблица Excel отсортирована по нескольким критериям.

Пример.

Чем выше уровень параметров сортировки, тем выше его приоритет.

Примечание. В Excel начиная с версии 2010-го года, количество уровней может быть столько, сколько столбцов в таблице. В старших версиях Excel разрешалось только 3 уровня.

Как сделать фильтр в Excel по столбцам

Фильтрация данных – это выборка из базы строк соответствующим определенным условиям. Например, отбор всех клиентов женского пола с одного или нескольких городов.

С данной таблицы нужно выбрать всех клиентов в возрасте до 30-ти лет проживающих в городах Москва и Санкт-Петербург.

База данных клиентов.

  1. Снова перейдите на любую ячейку таблицы базы данных клиентов и выберите инструмент: «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».
  2. Щелкните по выпадающему списку столбца «Город» и отметьте галочками только Москву и Санкт-Петербург. И нажмите ОК.
  3. База данных клиентов.

  4. Щелкните по выпадающему списку столбца «Возраст» и выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Настраиваемый фильтр».
  5. Пользовательский автофильтр.

  6. Заполните поля в окне «Пользовательский автофильтр» как указано на рисунке и нажмите ОК.

Пример1.

Как видно в столбце «№п/п» отсутствуют некоторые номера, что подтверждает о фильтрации данных в таблице. Так же обратите внимание, как изменились кнопки выпадающих списков на столбцах C и F. Так как они содержать настройки их Excel отметил значком воронки. Теперь если нам нужно вернуть исходный вид базы данных о клиентах мы знаем, по каким столбцам нужно изменить настройки фильтрации. Но еще быстрее сбросить фильтр можно выбрав по новой инструмент «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

Листы Excel – это универсальные инструменты для сбора информации. В их строках описываем все элементы данных, а в столбцах – свойства. Строки нужно заполнять непрерывно одна за другой не оставляя пустых строк. Таким образом, у нас образуется простая однотабличная (не реляционная) база данных.

В языках баз данных (SQL и т.п.) строки таблиц считаются рядами, а столбцы – полями. Названия полей записаны в самой первой строке (заголовок таблицы) и эта строка не является рядом базы данных. Все инструменты для работы с электронными таблицами требуют организованной структуры для заполняемых данных. Поэтому не стоит хаотично заполнять ячейки листа. А придерживаться простой табличной структуры: столбцы должны иметь заголовки, а строки должны заполняться неразрывно. Только тогда мы имеем возможность обрабатывать данные в Excel с максимальной эффективностью.

#Руководства

  • 5 авг 2022

  • 0

Как из сотен строк отобразить только необходимые? Как отфильтровать таблицу сразу по нескольким условиям и столбцам? Разбираемся на примерах.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

В статье разберёмся:

  • как установить фильтр по одному критерию;
  • как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
  • для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
  • как очистить фильтры.

Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.

Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.

Разберёмся, как это сделать.

Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.

Таблица, в которой хранятся данные о продажах автосалона
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.

Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.

Чтобы настроить фильтрацию, выбираем любую ячейку таблицы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр»
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».

Жмём сюда, чтобы применить фильтрацию ко всем столбцам таблицы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Второй способ установить фильтрацию
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».

Нажимаем кнопку столбца, который нужно отфильтровать, — появляется меню фильтра
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».

Выбираем менеджера, данные о продажах которого нужно показать в таблице
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.

Результат фильтрации по одному параметру
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.

Разберём на примере.

Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.

Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».

Открываем меню фильтра столбца «Цена, руб.» и жмём сюда
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.

В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».

Выбираем критерий фильтрации
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».

Дополняем условие фильтрации
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.

Результат фильтрации по двум параметрам
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.

Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.

Принцип работы расширенного фильтра следующий:

  • Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
  • Вводят условия.
  • Запускают фильтрацию.

Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:

  • менеджер — Шолохов Г.;
  • год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
  • цена — до 2 млн рублей.

Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.

Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.

Создаём таблицу для условий фильтрации
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:

  • «Год выпуска» → <=2019.
  • «Цена, руб.» → <2000000.
  • «Менеджер» → Шолохов Г.

В таблице с условиями вводим критерии фильтрации
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».

Выделяем ячейку исходной таблицы и нажимаем на «Дополнительно», чтобы вызвать меню расширенного фильтра
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:

  • Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
  • Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.

Эти параметры меню выставлены программой автоматически
Скриншот: Excel / Skillbox Media
  • Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.

Выделяем диапазон таблицы с условиями
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.

Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.

Итог работы расширенного фильтра
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Отменить фильтрацию можно тремя способами:

1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».

Первый способ снять фильтрацию
Скриншот: Excel / Skillbox Media

2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».

Второй способ снять фильтрацию
Скриншот: Excel / Skillbox Media

3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».

Третий способ снять фильтрацию
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Таблицы с огромным количеством числовой и текстовой информации часто встречаются во внутренних документах крупных и мелких компаний. Среди множества строк легко потерять важную информацию из виду. Разработчики из компании Microsoft понимают это, поэтому в программе Microsoft Excel присутствуют опции сортировки и фильтрации данных. Разобраться в них без подсказок достаточно сложно. Попробуем понять, как правильно настраивать сортировку и фильтры в обычных и сводных таблицах.

Содержание

  1. Обычная (простая) сортировка
  2. Пользовательская сортировка данных
  3. Как настроить фильтр в таблице
  4. Как убрать фильтр в таблице
  5. Как создать «умную таблицу»
  6. Как сделать фильтр в Excel по столбцам
  7. Сортировка по нескольким столбцам в Excel
  8. Автофильтр
  9. Срезы
  10. Создание срезов
  11. Форматирование срезов
  12. Заключение

Обычная (простая) сортировка

Эта опция называется простой, потому что ее несложно использовать даже новичкам. В результате сортировки информация автоматически организуется в установленном порядке. Например, можно составить строки таблицы по алфавиту или упорядочить числовые данные от мелких к крупным.

Быстрая организация данных в таблице возможна благодаря набору инструментов «Сортировка и фильтр». Эта кнопка находится на вкладке «Главная», в правой ее части. Опции сортировки соответствуют формату выбранных ячеек.

  1. Проверим работу инструментов в действии. Для этого откроем существующую таблицу с большим количеством записей, выберем ячейку в столбце текстового формата и откроем меню сортировки и фильтра. Появятся две опции. Представим, что нужно рассортировать список имен по алфавиту. Нужно кликнуть по кнопке «Сортировка от А до Я». Записи распределятся в указанном порядке.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

1
  1. Попробуем развернуть таблицу в обратную сторону – от конца к началу. Вновь необходимо открыть меню сортировки, теперь выбираем функцию «Сортировка от Я до А».

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

2
  1. Рассортировать числа тоже возможно, но опции для этого появляются только после выбора ячейки числового формата. Кликнем по одной из таких ячеек и откроем «Сортировку и фильтр». В меню появятся новые функции – «По возрастанию» и наоборот. Для дат заготовлены опции сортировки «От старых к новым» и в обратную сторону.

Пользовательская сортировка данных

Иногда необходимо построить строки таблицы в определенном порядке, который установлен условиями задачи. Например, возникает нужда в сортировке по нескольким параметрам, а не только по одному. В таком случае стоит обратить внимание на настраиваемую сортировку в Excel.

  1. Открываем меню «Сортировка и фильтр» и выбираем пункт «Настраиваемая сортировка» или «Пользовательская сортировка» (название зависит от версии программы).

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

3
  1. На экране появится окно сортировки. В основной части расположена строка из трех интерактивных элементов выбора. Первый определяет столбец, по которому будет оптимизирована вся таблица. Далее выбирается принцип сортировки – по значению, цвету ячеек, цвету шрифта или значкам. В разделе «Порядок» нужно установить способ сортировки данных. Если выбран столбец с текстом, в последнем списке будут варианты для текстового формата, то же и с другими форматами ячеек.

Дополнительная информация! В случае, если таблица начинается с шапки, нужно поставить галочку в графе, расположенной в правом верхнем углу экрана.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

4
  1. Усложним упорядочивание данных, нажав кнопку «Добавить уровень». Под первой строкой появится такая же вторая. С ее помощью можно выбрать дополнительные условия сортировки. Заполняем его по тому же принципу, но в этот раз выберем другой формат ячеек.

Обратите внимание на пометку «Затем по». Она показывает, что приоритетными для сортировки таблицы являются условия первой строки.

  1. Если все поля заполнены правильно, нажимаем «ОК».

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

5

Настройки можно изменить, выбрав одну из ячеек рассортированного диапазона и открыв окно пользовательской/настраиваемой сортировки.

Как настроить фильтр в таблице

Фильтры в Excel позволяют временно скрыть часть информации с листа и оставить только самое необходимое. Информация не пропадает навсегда – изменение настроек вернет ее на лист. Разберемся, как фильтровать строки электронной таблицы.

  1. Выбираем ячейку в шапке таблицы и открываем меню «Сортировка и фильтр». Находим в нем пункт «Фильтр» и кликаем по нему.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

6

Внимание! Перейти к фильтрации можно также через вкладку «Данные». На ней располагается большая кнопка «Фильтр» с воронкой.

  1. В шапке таблицы появятся кнопки со стрелками, по одной на каждый столбец. С их помощью будет проводиться настройка фильтров.
  2. Нажмем одну из кнопок в том столбце, по которому будем фильтровать всю таблицу. Откроется меню, где располагаются настройки сортировки и фильтров, соответствующие формату данных в ячейках. Сортировать информацию в таблице можно по одному из значений в ячейках. Например, выберем одно из имен и оставим галочку только рядом с ним. Далее нужно нажать кнопку «ОК». В таблице останутся строки, соответствующие выбранному значению.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

7
  1. Получившуюся таблицу можно дополнительно рассортировать по другим данным, например по дате. Открываем меню фильтрации в столбце с датами и убираем несколько галочек. Когда фильтр установлен, нажимаем «ОК». Количество строк в таблице снова уменьшится.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

8

Как убрать фильтр в таблице

Не обязательно расставлять галочки обратно в меню, чтобы восстановить прежний вид таблицы. Воспользуемся инструментами Microsoft Excel, чтобы отменить результаты фильтрации – есть два способа сделать это.

  1. Открываем меню фильтра в столбце, где были установлены настройки. В нижней части окна находится кнопка «Очистить фильтр». Если нажать по ней, таблица вернется в прежний вид. Так нужно поступить со всеми столбцами, где применен фильтр.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

9
  1. Другой метод подразумевает использование панели инструментов. Открываем меню «Сортировка и фильтр» на главной вкладке и находим пункт «Очистить». Он активен, когда диапазон ячеек подвергся фильтрации. Кликаем по этому пункту, и все настройки фильтров стираются.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

10
  1. Теперь уберем кнопки фильтрации из шапки. Откроем меню сортировки и фильтров – если фильтр включен, рядом с соответствующим пунктом стоит галочка, в более старых версиях подсвечивается оранжевым. Нужно кликнуть по нему и снять эту галочку – кнопки исчезнут из всех ячеек шапки.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

11

Как создать «умную таблицу»

Подключение опций сортировки и фильтрации к таблице можно совместить с выбором цветовой темы для нее. Такие таблицы называют «умными». Выясним, как сделать «умным» обычный диапазон ячеек.

  1. Выделяем всю таблицу целиком с помощью курсора.
  2. Выбираем пункт «Форматировать как таблицу» на главной вкладке.
  3. На экране появится меню стилей. Нужно выбрать любой из них – выбор не повлияет на результат.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

12
  1. Откроется окно для выбора координат. Поскольку таблица была выделена изначально, можно пропустить этот шаг и нажать кнопку «ОК».

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

13
  1. Стиль будет применен к диапазону ячеек, в шапке появятся кнопки со стрелками для настройки фильтров.

Существует еще один метод создания «умной» таблицы:

  1. Переходим во вкладку «Вставка» после выделения диапазона ячеек и нажимаем кнопку «Таблица».

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

14
  1. Проверяем правильность координат в появившемся окне и нажимаем «ОК».

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

15
  1. К таблице будет применен стандартный стиль, кнопки для настройки фильтрации и сортировки появятся в заголовках столбцов.

Как сделать фильтр в Excel по столбцам

Таблицы Excel фильтруются только по строкам. В меню, которое появляется после нажатия на кнопку со стрелкой в шапке столбца, нельзя убрать все галочки, то есть нельзя скрыть целый столбец. Вся информация в диапазоне ячеек важна при фильтрации и сортировке, поэтому отфильтровать один или несколько столбцов не получится.

Сортировка по нескольким столбцам в Excel

Когда говорят о сортировке по нескольким столбцам, подразумевается, что для упорядочивания таблицы применяют усложненные настройки с указанием двух или более столбцов.

  1. Выбираем любую ячейку в таблице, которую нужно подвергнуть сортировке.
  2. Находим на вкладке «Данные» кнопку «Сортировка» и кликаем по ней.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

16
  1. Нажимаем кнопку «Добавить уровень» в меню открывшегося окна, чтобы добавить дополнительную строку для условий.
  2. Нажимаем кнопку «Параметры». В появившемся окошке нужно выбрать пункт «Столбцы таблицы», потом кликаем по кнопке «ОК».

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

17
  1. Заполняем несколько форм для постановки условий и жмем кнопку «ОК». Столбцы таблицы построятся в указанном порядке.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

18

Важно! Количество уровней для сортировки ограничено только количеством столбцов или строк в таблице.

Автофильтр

Автоматическая фильтрация строк таблицы возможна с помощью меню фильтров. Эта функция позволяет установить более сложные настройки и создать уникальный фильтр. Набор автоматических фильтров меняется в зависимости от формата ячеек. Применяются текстовые и числовые фильтры.

  1. Нужно открыть меню в нужной колонке и кликнуть по пункту с одним из этих названий. Откроется список фильтров, которые можно использовать для таблицы.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

19
  1. Выбираем один из фильтров, заполняем поля в окне «Пользовательский автофильтр» и жмем «ОК». Настройки будут применены к диапазону ячеек.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

20

Рассмотрим опцию «Настраиваемый фильтр». С ее помощью пользователи могут самостоятельно установить нужные настройки фильтрации.

  1. Снова открываем текстовые или числовые фильтры. В конце списка находится нужный пункт, по которому следует кликнуть.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

21
  1. Заполняем поля – можно выбрать любой тип фильтра, походящий по формату ячеек, из списка и значения, существующие в диапазоне ячеек. После заполнения нажимаем кнопку «ОК». Если заполнение было непротиворечивым, настройки будут применены автоматически.

Стоит обратить внимание на пункты И/ИЛИ в окне настройки автофильтра. От них зависит то, как будут применены настройки – вместе или частично.

Срезы

Программа Microsoft Excel позволяет прикрепить к таблицам интерактивные элементы для сортировки и фильтрации – срезы. После выхода версии 2013-о года появилась возможность подключать срезы к обычным таблицам, а не только к сводным отчетам. Разберемся, как создать и настроить эти опции.

Создание срезов

  1. Кликаем по одной из ячеек таблицы – на панели инструментов появится вкладка «Конструктор», которую нужно открыть.

Обратите внимание! Если ваша версия Microsoft Excel старше 2013-го года, составить срез для обычной таблицы будет невозможно. Функция применима только к отчетам в формате сводных таблиц.

  1. На вкладке следует найти кнопку «Вставить срез» — кликаем по ней и переходим к новому открывшемуся окну.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

22
  1. Отмечаем галочками все поля, которые следует добавить в срез, и кликаем по кнопке «ОК».

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

23

Срезы выглядят, как диалоговые окна со списками кнопок. Названия пунктов зависят от того, какие элементы таблицы были выбраны при создании среза. Чтобы отфильтровать данные, нужно кликнуть по кнопке в одном из списков. Фильтрация по нескольким диапазонам данных возможна, если нажать кнопки в нескольких срезах.

Форматирование срезов

Редактирование внешнего вида срезов и их взаимодействия с другими элементами возможно с помощью специальных инструментов. Попробуем изменить цветовую схему.

  1. Открываем вкладку «Параметры» и находим раздел «Стили срезов». В нем находятся темы для срезов разных цветов. Выбираем любую из них – цвет не повлияет на эффективность работы элемента. Сразу после клика по стилю срез приобретет указанные цвета.

sortirovka-i-filtraciya-dannyh-v-excel-prostaya-i-polzovatelskaya-sortirovka-kak-nastroit-i-ubrat-filtr-umnye-tablicy

24
  1. Также возможно изменить положение срезов на экране. Воспользуемся кнопками «Переместить вперед» и «Переместить назад» в разделе «Упорядочить». Необходимо выбрать один из срезов и нажать кнопку на панели инструментов. Теперь при перемещении по экрану срез будет оказываться поверх всех срезов или попадет под них.
  2. Удаление срезов – несложная операция. Выберите лишнее окно и нажмите клавишу «Delete» на клавиатуре. Срез исчезнет с экрана и перестанет влиять на фильтрацию данных в таблице.

Заключение

Если внимательно изучить инструкции по настройке сортировки и фильтров, можно без труда справиться с расстановкой строк в нужном порядке или быстро временно убрать с листа ненужную информацию. Программа оснащена инструментами для работы с обычными и сводными таблицами. Доступны опции сортировки и фильтрации для любых целей – простые и усложненные. Более сложные инструменты позволяют получить более точный результат.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Фильтры в excel типы
  • Финансовая модель бизнеса в excel шаблон скачать бесплатно
  • Фильтрация сводных таблиц в excel
  • Фильтры в excel среднее значение
  • Фильтрация с помощью расширенного фильтра excel