Фильтрация данных в microsoft excel реферат

Списком в Exl является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т. д.

Список состоит из трех структурных элементов:

1. заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;
2. запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);
3. поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

1. Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.
2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.
3. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).
4. Метки столбцов могут содержать до 255 символов.
5. Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».
6. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.
7. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.
8. В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

То есть для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда Форма меню Данные. Использование формы данных позволяет:

• добавить записи в список;
• организовать поиск записей в списке;
• редактировать данные записи;
• удалять записи из списка.

Диалоговое окно команды Форма содержит шаблон

для ввода и обработки записи, представленный в виде нескольких полей ввода, каждое из которых соответствует полю записи списка. Значения полей записи могут выводиться в шаблон по-разному:

• если поле содержит значение-константу, то его можно отредактировать, и значение выводится в поле ввода;
• если поле содержит формулу, то в шаблон выводится значение, полученное в результате вычислений. Такое значение не может быть отредактировано с помощью формы данных.

Перед значениями полей в шаблон выводятся имена полей, составленные на основании заглавной строки, а если она отсутствует — на основе первой строки списка.

Перемещение между полями в шаблоне формы осуществляется нажатием клавиши Tab или установкой мышью места ввода в нужное поле ввода.

Добавляемая с помощью формы данных запись всегда вставляется в конец списка. Если необходимо добавить запись в середину списка, необходимо вставить пустую строку в нужное место командой Строки меню Вставка (вставка всегда осуществляется перед выделенной строкой), а затем отредактировать пустую строку командой Форма меню -Данные.

Данные в форме можно редактировать, но только значения, являющиеся константой. Отредактировать поля, содержащие формулы, нельзя.

Существуют три способа для поиска записей в списке:

• с помощью командных кнопок Далее/Назад;
• с помощью полосы прокрутки;
• с помощью командной кнопки Критерии.

При задании критериев можно использовать операторы сравнения.

В критериях поиска можно использовать символы подстановки для выбора группы записей, значения которых удовлетворяют условию:

• * — для указания произвольного количества символов;
• ? — для указания одного символа.

Сортировка списков — это переупорядочивание одного или более столбцов. Сортировка выполняется с помощью одноименной команды меню Данные.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней, месяцев и т. д., то следует определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке Сортировка по первому ключу в окне Параметры сортировки.

Фильтрация — это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.

Excel содержит два варианта фильтрации: автофильтр и усиленный фильтр. Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска. Активизация автофильтра осуществляется командой Фильтр — Автофильтр меню Данные (указатель должен быть установлен внутри области списка). Заглавная строка списка в режиме автофильтра содержит в каждом столбце кнопку со стрелкой. Щелчок раскрывает списки, элементы которого участвуют в формировании критерия. Каждое поле (столбец) может использоваться в качестве критерия. Список содержит следующие элементы.

1. Все — будут выбраны все записи.
2. Первые 10

Процентное — задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.

1. Условие — предназначено для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов -и и или.
2. Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.
3. Пустые — предназначены для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т. е. ячейки столбца пустые).
4. Непустые — предназначены для формирования критерия отбора тех записей из списка, которые имеют значение в данном поле.

Элементы Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.

Установленный фильтр можно удалить.

Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Преимуществами этого способа являются:

• возможность сохранения критериев и их многократного использования;
• возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии с потребностями;
• возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.

Расширенный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т. е. столбцы списка имеют заголовки, во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора.

Фильтрация списка с помощью усиленного фильтра выполняется командой Фильтр — Расширенный фильтр меню Данные.

При формировании критерия отбора расширенного фильтра возможны следующие варианты.

1. Критерий отбора содержит одно или несколько условий, накладываемых на один столбец (одно поле). Если критерий содержит несколько условий, то они связываются логической операцией Или.

2. Критерий отбора содержит несколько условий, накладываемых на несколько столбцов (полей) одновременно. Здесь возможны следующие варианты:

а) необходимо наложить несколько условий отбора нанесколько столбцов, причем эти условия должны связываться логической операцией Или. Тогда условия отбора задаются в разных строках критерия;
б) необходимо одновременно наложить несколько условий отбора на несколько полей, причем условия отбора должны быть связаны логической операцией и. Тогда все условия задаются в одной строке критерия;
в) необходимо несколько условий наложить на несколько полей, причем связываться они могут обеими логическими операциями и и или.

3. Вычисляемый критерий. Условия отбора могут содержать формулу. Полученное в результате вычисления формулы значение будет участвовать в сравнении. Правила формирования вычисляемого критерия следующие:

• в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой;
• при создании формул вычисляемых критериев следует использовать первую строку списка (не строку заголовков), т. е. первую ячейку в сравниваемом столбце;
• если в формуле используются ссылки на ячейки списка, они задаются как относительные;
• если в формуле используются ссылки на ячейки вне списка, они задаются как абсолютные;
• вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми;
• не следует обращать внимание на результат, выдаваемый формулой в области критерия (обычно ИСТИНА или ЛОЖЬ).

28. Табличный процессор EXCEL. Создание сводных таблиц, формирование общих и промежуточных итогов. Консолидация данных.

Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных. Сводная информация может быть получена:

• объединением данных промежуточных итогов;
• методом консолидации;
• формированием сводных таблиц. Простейший способ получения итогов — с помощью команды Итоги меню Данные.

Для выполнения этой команды необходимо:

• представить данные в виде списка;
• командой Сортировка меню Данные упорядочить записи списка в соответствии со значениями того поля, по которому будут подводиться промежуточные итоги;
• установить указатель на ячейку списка;
• выполнить команду Итоги меню Данные;
• в диалоговом окне Промежуточные итоги задать нужные параметры.

После выполнения команды Итоги меню Данные создается структура, в которой данные (таблица) структурированы, т. е. разбиты на несколько уровней. С помощью уровней структуры можно управлять выводом данных соответствующего уровня из таблицы на экран, указывая, выводить данные или скрывать.

Для удаления промежуточных итогов необходимо в диалоговом окне команды Итоги выбрать кнопку Убрать все. При удалении промежуточных итогов из списка удаляется и структура таблицы.

Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе. В Excel предусмотрено несколько способов консолидации данных:

• консолидация данных с помощью трехмерных ссылок;
• консолидация данных по расположению;
• консолидация данных по категориям.

Первый способ наиболее простой. Он позволяет объединить данные консолидируемых областей формулами. Технология выполнения консолидации с помощью трехмерных ссылок такова:

• на листе консолидации (итоговом листе) создать (или скопировать) надписи для данных консолидации;
• указать ячейку на листе консолидации, куда следует поместить результат консолидации;
• ввести формулу, которая должна содержать ссылки на консолидируемые исходные области листов, данные которых будут участвовать в консолидации;
• повторить два последних шага для каждой ячейки, в которую должен быть помещен результат консолидации.

Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные находятся в одном и том же месте разных листов и размещены в одном и том же порядке. Технология консолидации следующая:

• указать левую верхнюю ячейку области размещения консолидируемых данных;
• выполнить команду Консолидация меню Данные;
• в диалоговом окне Консолидация следует выбрать в списке Функция итоговую функцию для обработки данных, а в поле Ссылка ввести исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажать кнопку Добавить. Повторить эти действия для всех диапазонов, данные из которых будут участвовать в консолидации.

Консолидация данных по категориям используется, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки.

Сводная таблица — это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.

Сводная таблица может быть создана:

• на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа;
• на основе данных нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных;
• на основе данных сводной таблицы;
• на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных Microsoft Access, FoxPro, dBase и т. д.

Для создания сводной таблицы необходимо выделить источник данных и запустить программу Мастер сводных таблиц. Перед построением сводной таблицы из источника данных обязательно должны быть убраны промежуточные итоги и наложенные фильтры.

Мастер сводных таблиц выполняет свою работу в диалоговом режиме в четыре шага. На первом шаге выбирается источник данных. На втором шаге в зависимости от выбранного источника данных следует указать диапазон ячеек списка, по которому создается сводная таблица. На третьем шаге определяется структура сводной таблицы. На четвертом шаге определяется место расположения сводной таблицы: новый лист или существующий лист. Если сводная таблица вставляется в существующий лист, то необходимо указать адрес ячейки левого верхнего угла диапазона, начиная с которого будет вставлена сводная таблица.

Изменение исходных данных не приводит к автоматическому обновлению сводной таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно:

1. выполнить команду Обновить данные меню Данные;
2. выполнить команду Обновить данные контекстного меню.

Если одна сводная таблица служит источником данных для другой, то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.

Для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования.

Новое средство Excel — автоотображение — позволяет отображать в поле только несколько наибольших или наименьших элементов, основываясь на значениях в области данных таблицы.

По умолчанию Excel генерирует общие итоги для всех внешних полей сводной таблицы и промежуточные итоги для всех внутренних полей за исключением самого внутреннего поля. Пользователь может как удалить создаваемые по умолчанию итоги, так и сгенерировать промежуточные итоги для самых внутренних полей.

К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию Сумма, а к любым нечисловым полям — Количество значений. Но можно применять и другие формы вычислений. Кроме того, в сводных таблицах можно использовать вычисляемые поля и элементы. Вычисляемое поле — это новое поле, полученное с помощью операций над существующими полями сводной таблицы. Вычисляемый элемент — это новый элемент в существующем поле, полученный с помощью операций над другими элементами этого поля.

29. Табличный процессор EXCEL. Средства анализа данных: подбор параметров, сценарии, поиск решений.

Команда Подбор параметра меню Сервис позволяет определить неизвестное значение, которое будет давать желаемый результат. Технология использования команды следующая:

• решить нужную задачу с каким-либо начальным значением параметра;
• выбрать команду Подбор параметра меню Сервис;
• в окне диалога Подбор параметра в поле Установить в ячейке задать абсолютную ссылку на ячейку, содержащую расчетную формулу, а в поле Значение — то значение, которое следует получить в качестве результата формулы;
• в поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на ячейку с параметром;
• нажать кнопку ОК или клавишу Enter, на экране появится окно диалога Результат подбора параметра;
• для сохранения найденного значения нажать кнопку ОК. Для восстановления значения, которое было в ячейке с параметром до использования команды Подбор параметра нажать кнопку Отмена.

При подборе параметра Excel использует итерационный процесс. Он проверяет для изменяемой ячейки одно значение за другим, пока не получит нужное решение.

Если задача подбора параметра занимает много времени, можно нажать кнопку Пауза в окне диалога Результат подбора параметра и прервать вычисление, а затем нажать кнопку Шаг, чтобы просмотреть результаты последовательных итераций.

По умолчанию команда Подбор параметра прекращает вычисления, когда выполняется 100 итераций, или при получении результата, который находится в пределах 0,001 от заданного целевого значения. Если нужна большая точность, можно изменить используемые по умолчанию параметры на вкладке Вычисления команды Параметры меню Сервис.

Поиск решений может применяться для решения задач, которые включают много изменяемых ячеек, и помогает найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке.

В диалоговом окне Поиск решения в поле Установить целевую ячейку задается цель, которую должен достичь поиск решения. Целевая ячейка может быть задана ссылкой или именем.

Цель поиска решений может не задаваться. Тогда поле Установить целевую ячейку следует оставить пустым, нажать кнопку Параметры и установить флажок Показывать результаты итераций. Поиск решения будет перебирать комбинации изменяемых ячеек, которые удовлетворяют заданным ограничениям. Пользователь может выбрать нужное решение, но оно необязательно будет оптимальным.

В поле Изменяя ячейки следует задать ячейки с переменными. Можно указать ссылки на ячейки или их имена. Если ячейки находятся в несмежных диапазонах, их следует разделять точкой с запятой. Вместо ввода ячеек можно нажать кнопку Предположить, и поиск решения сам предложит изменяемые ячейки, исходя из заданной целевой функции. Поле Изменяя ячейки нельзя оставить пустым, и указанные в нем ячейки обязательно должны влиять на значение целевой ячейки.

Последний шаг определения поиска решений — задание ограничений. Он не является обязательным. Чтобы задать ограничения, следует в окне Поиск решения нажать кнопку Добавить и заполнить окно диалога Добавление ограничений. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылки на ячейку, оператора сравнения и значения ограничения. В левой части от оператора сравнения кроме ссылки на ячейку может также задаваться ссылка на диапазон. В правой части может задаваться диапазон (той же размерности, что и в левой части), ссылка на ячейку или константное значение.

После заполнения диалогового окна Поиск решения следует нажать кнопку Выполнить. При нахождении оптимального решения на экран выводится диалоговое окно Результаты поиска решения. Значения, отображаемые в рабочем листе, представляют собой оптимальное решение задачи. Можно либо оставить эти значения на листе, если установить переключатель Сохранить найденное решение и нажать кнопку ОК, либо восстановить исходные значения, если нажать кнопку Отмена или установить переключатель Восстановить исходные значения и нажать кнопку ОК. Можно также сохранить найденные значения в качестве сценария.

Найденные результаты решения задачи могут быть нецелыми. Их можно округлить или добавить новые ограничения, при которых результаты должны быть целыми числами.

При сохранении книги после использования поиска решения все значения, введенные в окнах диалога поиска решений, сохраняются вместе с данными рабочего листа. С каждым рабочим листом в книге можно сохранить один набор значений параметров поиска. Однако, пользуясь кнопкой Сохранить модель в окне диалога Параметры поиска решений, можно сохранить несколько таких наборов.

Поиск решений может представлять свои результаты в виде трех отчетов: Результаты, Устойчивость и Пределы. Для генерации одного или нескольких отчетов следует выбрать их названия в окне диалога Результаты поиска решений. Каждый отчет сохраняется на отдельном листе текущей книги, а имена отчетов отображаются на ярлычках.

Отчет по устойчивости содержит информацию о том, насколько целевая ячейка чувствительна к изменениям ограничений и переменных. В отчете показывается, как целевая функция реагирует на увеличение значений изменяемых ячеек на единицу и на увеличение значения ограничения на единицу.

Отчет по результатам содержит целевую ячейку, список изменяемых ячеек и ограничений. В этом отчете для каждого ограничения выводятся «статус» и «разница». Разница — это разность между значением, выводимым в ячейке ограничения при получении решения, и числом, заданным в правой части формулы ограничения. Статус может принимать три состояния: «Связанное» (ограничение, для которого значение разницы равно 0), «Не связанное» (ограничение, которое было выполнено с ненулевым значением разницы) и «Не выполненное».

Отчет по пределам сообщает о том, в каких пределах значения изменяемых ячеек могут быть увеличены или уменьшены без нарушения ограничений задачи. Для каждой изменяемой ячейки этот отчет содержит оптимальное значение, а также наименьшее и наибольшее значения, которые ячейка может принимать без нарушения ограничений.

Поиск решений может решить не каждую предложенную задачу. Если оптимальное решение не найдено, в окне диалога Результаты поиска решений выводится сообщение о неуспешном завершении.

Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и фильтрация данных в Microsoft Excel …

Министерство
образования и науки Украины

Реферат

по информатике

на тему:

Использование
электронной таблицы как базы данных. Сортировка и  
фильтрация данных в Microsoft Excel 97

Подготовила

ученица 11-А
класса

Воронова Елена

Проверила

Девяткова В.Н.

2002
Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и

Электронные таблицы Excel 9x часто
используют для ведения простейших баз данных  Таблица, используемая в качестве
базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы
данных. Каждая строка представляет отдельную запись.

· первый ряд базы данных должен содержать
неповторяющиеся имена полей;

·
остальные ряды базы данных
должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;

·
информация по полям
(столбцам) должна быть однородной, т.е. только циифры или только текст;

Основная работа любой базы данных заключается  в поиске информации по
определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации
затрудняется.

 Если данные представлены в таком виде,
программа Excel позволяет упростить этот процесс путем сортировки и
фильтрации данных.

Сортировка — это упорядочение данных по
возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав
одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка
по убыванию на панели инструментов.

 Параметры сортировки задают командой Данные
> Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка
диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также
задать порядок сортировки по каждому полю.

Другой способ поиска информации в базе данных
— использование средства Автофильтр. Это средство отображает подмножество
данных, не перемещая и не сортируя данные.

При фильтрации базы отображаются только
записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации –
автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.

По команде Автофильтр в ячейках,
содержащих заголовки полей появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой
кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Варианты фильтрации
записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия
формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ.  Записи,
не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

Иногда вам потребуется работать с
подмножеством данных. Например, вы могли бы выделить часть списка данных и
передать его пользователю, которому не нужен полный список, или вам потребуется
получить отфильтрованное представление данных, чтобы создать отчет, не включающий
ненужную информацию. Можно фильтровать данные, переносить их на другой рабочий
лист, в другую рабочую книгу или вообще в другое приложение. На некотором этапе
работы, возможно, вы сочтете необходимым удалить ненужные более записи из базы
данных. Это также можно сделать путем фильтрации и выделения данных из общего
списка.

Команда Данные > Фильтр > Отобразить
все позволяет отобразить все записи. Чтобы отменить использование
автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.

Чтобы создать произвольный фильтр, следует в
раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Расширенный
фильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.

С помощью диалогового окна  Расширенный
фильтр  можно установить критерий сравнения, а также создать критерии И или
ИЛИ. Например, можно заказать поиск в базе данных сведений обо всех служащих,
идентификационные номера которых меньше числа 650. А с помощью критерия И можно
отфильтровать всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650
и которые работают в бухгалтерии. Используя критерий или, можно найти всех служащих,
идентификационные номера которых больше числа 660, либо служащих, которые
проработали в компании более 10 лет.

Фильтры позволяют отобразить пять типов
критериев

•  Отобразить все. Отображаются все записи в поле

•
Расширенный фильтр. Открывается
диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяющее создать критерии  с
использованием  И либо ИЛИ.

• Точные значения. Отображаются только те
записи, которые содержат точные значения в заданных полях.

•  Пустые. Отображаются все записи с пустыми
полями.

•  Непустые. Отображаются все записи с непустыми
полями.

· интервал списка — область базы данных, которая подлежит фильтрации;

· интервал критериев — область, где задаются критерии
фильтрации;

Чтобы
зарезервировать место для критерия сравнения, в верхнюю часть таблицы можно
вставить несколько строк (критерий можно задать в произвольных ячейках, но если
расположить его рядом с таблицей, будет намного нагляд­ней). Критерий может
состоять из нескольких столбцов, каждый из которых должен иметь заголовок из
первой строки таблицы (имя поля). Используемые в критерии заголовки в точности
должны соответствовать заголовкам таблицы. Чтобы не ошибить­ся, можно просто
скопировать названия заголовков (полей) из таблицы в критерий. Под каждым
именем поля, которое используется для фильтрации, должно стоять условие,
которое определяет критерии фильтрации.

· интервал извлечения — область, в которой будут появляться результаты 
фильтрации.

Имена полей во всех интервалах должны точно
совпадать.

Для выполнения действий по фильтрации
необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр,
Расширенный  фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты
интервалов.

Краснодарский
Государственный Университет Культуры
и Искусств

Факультет

Экономики
Управления и Рекламы

Дисциплина:
Информатика

РЕФЕРАТ

ТЕМА:
«КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В
MicroSoft
Excel«

Выполнила:
Студентка
2-го курса

Группы НЭК-99

Ландик Е.

Проверил:____________________

Краснодар
2001

ОГЛАВЛЕНИЕ

Консолидация
данных

Методы
консолидации данных

В
табличном редакторе Microsoft
Excel
предусмотрено несколько способов
консолидации:

• С
  помощью трехмерных ссылок, что является
  наиболее предпочтительным способом.
  При использовании трехмерных ссылок
  отсутствуют ограничения по расположению
  данных в исходных областях.

• По
  расположению, если данные исходных
  областей находятся в одном и том же
  месте и размещены в одном и том же
  порядке. Используйте этот способ для
  консолидации данных нескольких листов,
  созданных на основе одного шаблона.

• Если
  данные, вводимые с помощью нескольких
  листов-форм, необходимо выводить на
  отдельные листы, используйте мастер
  шаблонов с функцией автоматического
  сбора данных.

• По
  категориям, если данные исходных
  областей не упорядочены, но имеют одни
  и те же заголовки. Используйте этот
  способ для консолидации данных листов,
  имеющих разную структуру, но одинаковые
  заголовки.

• С
  помощью сводной таблицы. Этот способ
  сходен с консолидацией по категориям,
  но обеспечивает большую гибкость при
  реорганизации категорий.

Консолидация
данных с использованием трехмерных
ссылок

Для
консолидации данных с использованием
трехмерных ссылок необходимо проделать
следующие шаги:

1. На
   листе консолидации скопируйте или
   задайте надписи для данных консолидации.

2. Укажите
   ячейку, в которую следует поместить
   данные консолидации.

3. Введите
   формулу. Она должна включать ссылки на
   исходные ячейки каждого листа, содержащего
   данные, для которых будет выполняться
   консолидация.

4. Повторите
   шаги 2 и 3 для каждой ячейки, в которой
   требуется вывести результаты обработки
   данных.

Использование
трехмерных ссылок для объединения
данных

Если
исходные листы имеют различные шаблоны
и подписи или если требуется создать
собственный шаблон, или применить
собственные формулы объединения данных,
при консолидации следует использовать
трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки
обновляются автоматически при изменении
исходных данных.

Добавление
данных для объединения

Если
все исходные листы имеют одинаковый
шаблон, в трехмерных формулах можно
использовать диапазон имен листов.
Чтобы ввести в объединение новый лист,
скопируйте его в диапазон, на который
ссылается формула.

Совет.

Чтобы
ввести ссылку, не используя клавиши на
клавиатуре, введите формулу до того
места, где требуется вставить ссылку,
а затем укажите на листе нужную ячейку.
Если ячейка находится на другом листе,
перейдите на этот лист и укажите нужную
ячейку.

Консолидация
данных по расположению

Для
консолидации данных по их расположению
необходимо проделать следующие шаги:

1. Укажите
   верхнюю левую ячейку области назначения
   консолидируемых данных.

2. Выберите
   команду «Консолидация» в меню
   «Данные».

3. Выберите
   из раскрывающегося списка «Функция»
   функцию, которую следует использовать
   для обработки данных.

4. Введите
   в поле «Ссылка» исходную область
   консолидируемых данных, а после чего
   нажмите кнопку «Добавить».

5. Повторите
   шаг 4 для всех консолидируемых исходных
   областей.

6. Чтобы
   автоматически обновлять итоговую
   таблицу при изменении источников
   данных, установите флажок «Создавать
   связи с исходными данными».

Связи
нельзя использовать, если исходная
область и область назначения находятся
на одном листе. После установки связей
нельзя добавлять новые исходные области
и изменять исходные области, уже
участвующие в консолидации.

Примечание:

При
консолидации данных по расположению
заголовки категорий исходных областей
не копируются автоматически в область
назначения. Если в области назначения
требуется разместить заголовки,
скопируйте или введите их вручную.

Консолидация
данных по категориям

Для
консолидации данных по категориям
необходимо для начала указать верхнюю
левую ячейку конечной области
консолидируемых данных а после этого
выбрать команду «Консолидация» в
меню «Данные» после чего необходимо
следовать следующим пунктам:

1. Выберите
   из раскрывающегося списка «Функция»
   функцию, которую следует использовать
   для обработки данных.

2. Введите
   исходную область консолидируемых
   данных в поле «Ссылка». Убедитесь,
   что исходная область имеет заголовок.
   После этого нужно нажать кнопку
   «Добавить».

1. В
   наборе флажков «Использовать в
   качестве имен» установите флажки,
   соответствующие расположению в исходной
   области заголовков: в верхней строке,
   в левом столбце или в верхней строке и
   в левом столбце одновременно.

2. Чтобы
   автоматически обновлять итоговую
   таблицу при изменении источников
   данных, установите флажок «Создавать
   связи с исходными данными».

Связи
нельзя использовать, если исходная
область и область назначения находятся
на одном листе. После установки связей
нельзя добавлять новые исходные области
и изменять исходные области, уже входящие
в консолидацию.

Примечание:

Если
метки в одной из исходных областей не
совпадают с метками в других исходных
областях, то при консолидации данных
для них будут созданы отдельные строки
или столбцы.

Задание
исходных областей консолидируемых
данных

Исходные
области обрабатываемых данных задаются
либо трехмерными формулами, либо в поле
Ссылка диалогового окна Консолидация.
Источники данных могут находиться на
том же листе, что и таблица консолидации,
на других листах той же книги, в других
книгах или в файлах Lotus 1-2-3.

При
описании исходных областей следуйте
следующим рекомендациям.

• Для
  облегчения работы с исходными областями
  задайте имя каждого диапазона и
  используйте в поле Ссылка только имена.

• Если
  исходные области и область назначения
  находятся на одном листе, используйте
  имена или ссылки на диапазоны.

• Если
  исходные области и область назначения
  находятся на разных листах, используйте
  имя листа и имя или ссылку на диапазон.
  Например, чтобы включить диапазон с
  заголовком «Бюджет», находящийся в
  книге на листе «

• Бухгалтерия»,
  введите Бухгалтерия!Бюджет.

• Если
  исходные области и область назначения
  находятся в разных книгах, используйте
  имя книги, имя листа, а затем — имя или
  ссылку на диапазон. Например, чтобы
  включить диапазон «Продажи» из листа
  «Дальний Восток» в книге «1996», находящейся
  в этой же папке, введите:

• ‘[1996.xls]Дальний
  Восток’!Продажи

• Если
  исходные области и область назначения
  находятся в разных книгах разных
  каталогов диска, используйте полный
  путь к файлу книги, имя книги, имя листа,
  а затем — имя или ссылку на диапазон.
  Например, чтобы включить диапазон
  «Оборот» листа «Февраль» в книге «Отдел
  продаж», которая находится в папке
  «Бюджет», введите:

‘[C:БюджетОтдел
продаж.xls]Февраль’!Оборот

Примечание.
Если диапазонам назначены уникальные,
не присвоенные автоматически имена, то
в ссылке можно не указывать имена листов.
Например ‘[1996.xls]’!Продажи или ‘[C:БюджетОтдел
продаж.xls]’!Оборот в предыдущих примерах.

Совет.

Чтобы
задать описание источника данных, не
нажимая клавиш клавиатуры, укажите поле
Ссылка, а затем выделите исходную
область. Чтобы задать исходную область
в другой книге, нажмите кнопку Обзор.
Чтобы убрать диалоговое окно Консолидация
на время выбора исходной области, нажмите
кнопку свертывания диалогового окна

Изменение
итоговой таблицы консолидации данных

После
создания итоговой таблицы с помощью
команды Консолидация можно добавлять,
удалять или изменять исходные области
данных. Кроме этого, можно создать связи
итоговой таблицы с исходными данными,
с тем чтобы данные области назначения
автоматически обновлялись при изменении
данных в исходных областях.

конечная
область

Выбранный
для хранения консолидируемых данных
диапазон ячеек. Конечный диапазон может
находиться на том же листе, что и исходные
данные, а также на другом листе. Лист
может содержать только один конечный
диапазон консолидации.

Примечание.

Если
консолидация данных производилась с
помощью трехмерных ссылок, то изменение
итоговой таблицы осуществляется
посредством изменения формул (например,
для добавления исходных областей) или
удаления листа из списка листов,
используемых в формулах.

Добавление
области данных в итоговую таблицу

Если
при консолидации не создавались связи
с исходными данными, можно добавить
новые исходные области и пересчитать
данные в области назначения. Если были
созданы связи с исходными областями,
удалите итоговую таблицу, а затем удалите
структуру, если она существует на листе.
Для добавления области данных в итоговую
таблицу укажите верхнюю левую ячейку
существующей итоговой таблицы. Далее
выберите команду «Консолидация» в меню
«Данные а так же укажите поле «Ссылка».
Если лист, содержащий новый источник
данных, является текущим, выделите на
нем исходную область.

После
всего этого нажмите кнопку «Добавить».
А чтобы пересчитать итоговую таблицу,
нажмите кнопку «OK».

Чтобы
сохранить новый набор исходных областей
без пересчета итоговой таблицы, нажмите
кнопку «Закрыть».

Изменение
области данных в итоговой таблице

Если
при консолидации не создавались связи
с исходными данными, можно изменить
исходные области и пересчитать данные
в области назначения. Если связи с
исходными областями были созданы,
удалите итоговую таблицу, а затем удалите
структуру.

1. Укажите
   левую верхнюю ячейку существующей
   итоговой таблицы.

2. Выберите
   команду «Консолидация» в меню «Данные».

3. В
   списке «Список» диапазонов укажите
   исходную область, которую следует
   изменить.

4. Внесите
   изменения в выбранную область в поле
   «Ссылка».

5. Нажмите
   кнопку Добавить.

6. Если
   старая ссылка не нужна, укажите ее в
   списке Список диапазонов, а затем
   нажмите кнопку «Удалить».

7. Чтобы
   пересчитать итоговую таблицу, нажмите
   кнопку «OK».

Чтобы
сохранить новый набор исходных областей
без пересчета итоговой таблицы, нажмите
кнопку «Закрыть».

Создание
связей итоговой таблицы с исходными
данными

Если
на листе, содержащем область назначения,
уже существует структура или этот лист
использовался ранее для консолидации
данных со связями, удалите структуру
перед созданием новых связей. После
этого укажите верхнюю левую ячейку
существующей итоговой таблицы. Потом
выберите команду «Консолидация» в меню
«Данные». В появившемся окне установите
флажок «Создавать связи с исходными
данными».

Фильтры

Фильтры
являются средством быстрого выделения
из списка определенного набора данных,
содержащих указанное значение. Чтобы
применить фильтр к списку, щелкните
любую ячейку в списке, выберите команду
Фильтр в меню Данные, а затем выберите
команду Автофильтр. Справа от заголовков
столбцов появятся стрелки. Чтобы выбрать
нужное значение из списка, щелкните
стрелку, а затем выберите в списке нужное
значение.

После
применения фильтра в списке остаются
только строки, содержащие указанное
значение. В приведенном примере из
списка отобраны все строки, относящиеся
к продавцу Петрову. В Microsoft Excel фильтрованные
объекты выделяются специальным образом.
Номера отфильтрованных строк становятся
голубыми. Стрелки автофильтра в столбцах,
по значению которых отбирались строки,
также выделяются голубым.

Фильтр
может быть применен
к значениям списка несколько
раз.
В приведенном примере из списка отобраны
записи, относящиеся к продажам, которые
были произведены сотрудником Петровым
в Нижегородской области.

Отображение
строк списка с использованием фильтра

Для
начала необходимо отметить, что фильтры
могут быть использованы только для
одного списка на листе. Что же касается
отображения строк списка с использованием
фильтра, то для этого необходимо проделать
следующее:

1. Укажите
   ячейки в фильтруемом списке.

2. Выберите
   пункт Фильтр в меню «Данные», а затем
   — команду «Автофильтр».

3. Чтобы
   отфильтровать строки, содержащие
   определенное значение, нажмите кнопку
   со стрелкой в столбце, в котором
   содержатся искомые данные.

4. Выберите
   значение в списке.

5. Повторите
   шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные
   ограничения для значений в других
   столбцах.

Чтобы
отфильтровать список по двум значениям
в одном столбце или применить отличные
от равенства операторы сравнения,
нажмите кнопку со стрелкой, а затем
выберите пункт «Условие».

Примечания.

Если
данные уже отфильтрованы по одному из
столбцов, то при использовании фильтра
для другого столбца будут предложены
только те значения, которые видны в
отфильтрованном списке.

С
помощью команды Автофильтр на столбец
можно наложить до двух условий. Используйте
расширенный фильтр, если требуется
наложить три или более условий, скопировать
записи в другое место или отобрать
данные на основе вычисленного значения.

Список

Набор
строк таблицы, содержащий связанные
данные, например база данных счетов или
набор адресов и телефонов клиентов.
Список может использоваться как база
данных, в которой строки выступают в
качестве записей, а столбцы являются
полями. Первая строка списка при этом
содержит названия столбцов.

Условия
отбора автофильтра

Все строки списка	Все
Заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца (например, можно отобразить 10% строк, имеющих максимальные значения суммы покупки	Первые 10
Строки, удовлетворяющие двум условиям или одному условию с оператором сравнения, отличным от И (оператор по умолчанию)	Условие…
Все строки, имеющие пустые ячейки в текущем столбце	Пустые
Все строки, имеющие непустые ячейки в текущем столбце	Непустые

Примечание:

Условия
Пустые и Непустые можно использовать,
только если в столбце содержатся пустые
ячейки.

Отображение
строк списка с использованием условий
отбора

Чтобы
отобрать строки из списка с использованием
одного или двух условий отбора для
одного столбца, нажмите кнопку со
стрелкой в столбце, в котором находятся
сравниваемые данные, а затем выберите
пункт Условие.

• Чтобы
  отобразить строки, удовлетворяющие
  одному условию отбора, выберите
  необходимый оператор сравнения в первом
  поле под надписью Показать только те
  строки, значения которых и значение
  сравнения справа от него.

• Чтобы
  отобразить строки, удовлетворяющие
  одновременно двум условиям отбора,
  введите оператор и значение сравнения
  в первой группе полей, нажмите кнопку
  «И», а затем введите второй оператор и
  значение сравнения во второй группе
  полей.

• Чтобы
  отобразить строки, удовлетворяющие
  одному из двух условий отбора, введите
  оператор и значение сравнения в первой
  группе полей, нажмите кнопку «Или», а
  затем введите второй оператор и значение
  сравнения во второй группе полей.

Виды
условий отбора

При
настройке автофильтра или вводе условий
отбора в диапазоне условий расширенного
фильтра можно использовать перечисленные
ниже элементы условий.

Последовательности
символов

Чтобы
отобрать строки, содержащие ячейки с
заданным значением, введите требуемые
число, дату, текстовую или логическую
константу в ячейку ниже заголовка
столбца диапазона условий. Например,
чтобы отобрать строки, в которых индекс
отделения связи равен 115522, введите в
диапазоне условий число 115522 ниже
заголовка «Индекс отделения связи».

При
использовании текстовой константы в
качестве условия отбора будут отобраны
все строки с ячейками, содержащими
текст, начинающийся с заданной
последовательности символов. Например,
при вводе условия «Анг» будут отобраны
строки с ячейками, содержащими слова
Ангара, Англия и Ангола. Чтобы получить
точное соответствие отобранных значений
заданному образцу, например текст,
следует ввести условие:

=»=текст»

Знаки
подстановки

Чтобы
отобрать строки с ячейками, содержащими
последовательность символов, в некоторых
позициях которой могут стоять произвольные
символы, следует использовать знаки
подстановки. Знак подстановки эквивалентен
одному символу или произвольной
последовательности символов.

Чтобы найти	Используйте знак	Пример
Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса	«?» (знак вопроса)	«д?м» задает поиск «дым» и «дом»
Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка	«*» (звездочка)	«*ино» задает поиск «Люблино» и «Выхино»
Знак вопроса, звездочка или тильда	~ (тильда), за которой следует «?», «*» или «~»	«Что~?» Задает поиск «Что?»

Значения
сравнения

Чтобы
отобрать строки с ячейками, имеющими
значения в заданных границах, следует
использовать оператор сравнения. Условие
отбора с оператором сравнения следует
ввести в ячейку ниже заголовка столбца
в диапазоне условий. Например, чтобы
отобрать строки, имеющие значения ячеек
большие или равные 1000, введите условие
отбора >=1000 ниже заголовка «Количество».

Примечание.

Строчные
и прописные буквы при фильтрации данных
не различаются.

Фильтрация
списка с помощью расширенного фильтра

Чтобы
отфильтровать список с помощью
расширенного фильтра, столбцы списка
должны иметь заголовки. На листе также
должно быть не менее трех пустых строк
выше списка. Эти строки будут использованы
в качестве диапазона условий отбора.
После этого:

1. Скопируйте
   из списка заголовки фильтруемых
   столбцов.

2. Вставьте
   скопированные заголовки столбцов в
   первой пустой строке диапазона условий
   отбора.

3. Введите
   в строки под заголовками условий
   требуемые критерии отбора. Убедитесь,
   что между значениями условий и списком
   находится как минимум одна пустая
   строка.

4. Укажите
   ячейку в списке.

5. Выберите
   пункт «Фильтр» в меню «Данные», а затем
   — команду «Расширенный фильтр».

6. Чтобы
   показать результат фильтрации, скрыв
   ненужные строки, установите переключатель
   «Обработка» в положение «Фильтровать
   список на месте».

7. Введите
   в поле «Диапазон критериев» ссылку на
   диапазон условий отбора, включающий
   заголовки столбцов.

Чтобы
скопировать отфильтрованные строки в
другую область листа, установите
переключатель «Обработка» в положение
«Скопировать результаты в другое место»,
перейдите в поле «Поместить результат
в диапазон», а затем укажите верхнюю
левую ячейку области вставки.

Чтобы
убрать диалоговое окно Расширенный
фильтр на время выделения диапазона
условий отбора, нажмите кнопку свертывания
диалогового окна:

Совет.

Если
на листе существует диапазон с именем
«Критерии», то в поле «Диапазон условий»
автоматически появится ссылка на этот
диапазон.

Удаление
фильтра из списка

• Чтобы
  удалить фильтр для одного столбца
  списка, нажмите на кнопку со стрелкой,
  а затем выберите из развернувшегося
  списка «Все».

• Чтобы
  удалить фильтры для всех столбцов
  списка, выберите пункт «Фильтр» в меню
  «Данные», а затем — команду «Показать
  все».

• Чтобы
  удалить автофильтр из списка, выберите
  пункт «Фильтр» в меню «Данные», а затем
  — команду Автофильтр.

Контрольные
вопросы и контрольное задание

1. Что
   такое консолидация данных, для чего
   она применяется на практике?

1. Каким
   образом можно создать трехмерную ссылку
   для консолидации данных?

1. Что
   такое фильтры и как добавить различные
   фильтры в таблицу?

1. Необходимо
   создать для книги Excel,
   область в которой будет произведена
   консолидация данных произвольным
   образом, а потом, полученные данные
   должны быть отфильтрованы автофильтром
   по любому признаку.

                    
Министерство  образования
Ставропольского края

Государственное бюджетное профессиональное 
образовательное учреждение

   «Государственный агротехнический колледж»

 с.Московское

РЕФЕРАТ

на тему: Обработка данных средствами
электронных таблиц

Microsoft Excel

                                                                       
Работу выполнил обучающийся

Курс  2 Группа № 23

                                                                      
Адоньев
Михаил Викторович

с.Московское

2020

Введение

Microsoft Office – самое
популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые
версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют
создавать гибкие интранет – решения

Microsoft Office – семейство
программных продуктов Microsoft, которое) объединяет самые популярные в мире
приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый
процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство
подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint, приложение Microsoft Outlook и многое другое. Все эти приложения составляют
Стандартную редакцию Microsoft Office. В
Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access. Microsoft Office очень удобен – он не создает проблем при
изучении новых свойств приложений и работе с ними. Необходимая информация
всегда находится под рукой благодаря помощнику Office Assistant. Он в любой момент даст вам совет о том, как
лучше выполнить то или иное действие, или подсказку как найти нужный инструмент
в приложениях Microsoft Office. Существенно
упрощают повседневную работу технология IntelliSenseTM: фоновая проверка
орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая
проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая
находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки щелчком мыши, и
т.д.

Microsoft Office обеспечивает
эффективное распределение ресурсов вашего компьютера за счет использования
общих для всех приложений частей программ. Например, команды меню, панели
инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского
языков, средства рисования, и т.д. – все это является единым набором
инструментов, который устанавливается единожды и используется всеми
приложениями Microsoft Office. Приложения
имеют общий интерфейс и тесно взаимодействуют между собой. Это упрощает работу
и облегчает работу с информацией. Microsoft Office позволяет максимально использовать возможности
сети Интернет или корпоративной интранет-сети. Новая технология даст вам все
нужное для быстрого поиска информации, публикации наглядных документов и
свободного перемещения по HTML-документам. Internet Assistants доступны во всех приложениях Office, помогают создавать
великолепные мультимедийные страницы Web, не изучая HTML. Вы просто сохраняете готовый документ Word в формате HTML. Остается только
поместить его на Ваш Web—cepBep.

Microsoft
Office имеет встроенный язык программирования – Visual Basic for
Applications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде
Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы,
финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания
официальных писем / документов с помощью библиотеки готовых шаблонов и
т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим
на интерфейс того приложения, в котором она написана.

 

1.                
Microsoft
Excel и его
назначение

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский
ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепцию
дополнили в 1970 г. Пар до и Ландау, подавшие заявку на соответствующий
патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное
ведомство отклонило заявку, но авторы через) суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как
отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном
разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор
для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный
компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для
бизнеса. В последствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса –
SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1–2–3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.

Табличный процессор, – категория программного обеспечения,
предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные
редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего
с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого
возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий
электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести
сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

К категориям табличных процессоров относят интерактивные
компьютерные программы, предназначенные для создания и обработки документов в
виде таблиц данных. Программы обработки крупноформатных электронных
динамических таблиц (spreadsheets) часто именуют электронными таблицами, документы
же, создаваемые с помощью табличных редакторов, называют книгами (books). Такое их
название выбрано не случайно, оно лишний раз подчеркивает тот факт, что
табличные документы – это электронные аналоги обыкновенных бухгалтерских книг.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и
представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что
табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение
финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести
простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды и
т.д. Кроме того, в MS Excel существует
возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также
возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.
Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль
диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для
индивидуальных задач. Редактор электронных таблиц – это программы, позволяющая
создавать и редактировать документы и таблицы, требующие большого количества
математических вычислений. При подготовке этих документов вам не придется
производить расчеты вручную – редактор электронных можно также использовать для
построения графиков, диаграмм, анализа данных и др. Самой популярной среди
табличных редакторов является программа Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

2.       
Ввод данных

С помощью MS Excel возможно вводить
и обрабатывать следующие данные:

2.1       
Текст

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр,
пробелов и нецифровых символов, например приведенные ниже записи
интерпретируются как текст: 10АА109, 127ФЧН, 12–976, 2084675. Введенный текст
выравнивается в ячейке по левому краю.

2.2       
Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.
Стоящий перед числом плюс(+) игнорируются, а запятая интерпретируются как
разделитель десятичных разделов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр
и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от
установленных параметров в компоненте Язык и стантдарты Панели управления.

Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы
избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (–)
или заключать его в круглые скобки ().

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

фильтрация

2.3       
Даты и время

В ячейки таблицы можно вводить даты и время суток. При вводе
дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы:

·                  
точка, например, 01.04.99 или 01.04.99;

·                  
дефис, например, 01–04–99 или 01-апр-1999

·                  
косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

Введенная дата всегда интерпретируются программой MS Excel как число и
выравнивается по правому нижнему краю ячейки.

Если дата введена с ошибкой, например введено число 01/04/99,
то программа интерпретирует введенное значение как текст, который выравнивается
в ячейке по нижнему левому краю. Поэтому при вводе дат следует обращать
внимание на то, как выравниваются введенные числа в ячейке. Это может быстро
обнаружить ошибки при вводе. Если дата введена в ячейку с ошибкой, то никакие
вычисления в дальнейшем с этой ячейкой будут невозможны.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
вводить букву а
или р, отделенную
пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время
будет интерпретировано на основе 24-часового формата. С датами можно
производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила
составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же,
как при работе с обычными числами.

Чисто при вычислениях приходится опираться на текущую дату.
Чтобы не вводить ее каждый раз, рекомендуется использовать функцию СЕГОДНЯ. Особенность
этой функции заключается в том, что у нее нет входных параметров. На выходе эта
функция выдает текущую дату по системному таймеру. Доступ к функции СЕГОДНЯ,
а так же к другим функциям из категории Дата и время.

2.4       
Последовательность дат

Для создания ряда дат, в котором меняется день (например:
01.04.99, 02.04.99, 03.04.99), можно ввести с клавиатуры первый элемент ряда, в
нашем примере это число 01.04.99, затем подвести мышь к маркеру заполнения и
протащить вниз на нужное число ячеек.

Для создания ряда дат, в котором меняется месяц или год
(например: 01.04.99, 01.05.99, 01.06.99), можно ввести с клавиатуры два
элемента ряда в разные ячейки, в нашем примере это числа 01.04.99 и 01.05.99.
Затем выделить две ячейки с введенными датами, подвести мышь к маркеру
заполнения и протащить его вниз на нужное число ячеек. Аналогичные действия
нужно выполнить, чтобы создать ряд с датами, в которых изменяется год.

При протаскивании маркера заполнения вниз или влево ряд с
датами создается в возрастающем порядке, при протаскивании маркера вверх или
влево ряд создается в убывающем порядке.

Другой способ заполнения рядов датами состоит в следующем: в
ячейку вводим первую дату, затем подводим мышь к маркеру заполнения и
перемещаем его в нужном направлении право кнопкой мыши. Если правую кнопку
мыши, появляется контекстное меню, в котором следует выбрать соответствующую
команду, например, Заполнить по
месяцам, Заполнить по годам, Заполнить по рабочим дням и др.

2.5       
Адресация в EXCEL

Ссылкой (адресом) однозначно определяется ячейка или группа
ячеек, используемых в формуле. С помощью ссылкой можно использовать значение
одной и той же ячейки, находящиеся на других листах книги, в другой книге
(внешние ссылки) или в другом приложении (удаленные ссылки). Чтобы сослаться на
диапазон ячеек, вводится ссылка на верхний левый угол диапазона, ставится
двоеточие и ссылка на правый нижний угол диапазона (например, В2: D8).

Для задания адреса ячейка в Excel можно использовать два
режима адресации ячеек, в формате R1C1 и формате А1 (переключение с
одного на другой осуществляется командой Сервис – Параметры – вкладка Общие – Стиль ссылок).
Например, адреса ячеек в формате
R1C1 выглядит так: RC Текущая ячейка

RC[-1] Ячейка слева от текущей (относительная адресация) R[1] C Ячейка под активной
(относительная адресация) R10C12 Ячейка в 10-й строке и в 12-м столбце (абсолютная адресация).
Обычно в Excel используются
ссылка типа А1, где столбцы обозначаются буквами от А до IV (максимально 256),
где строки числами – от 1 до 65536.

Для указания на ячейку вводится буквами заголовка столбца и
номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца
D с 50-й строкой.

Адресация может быть абсолютной, относительной и смешанной. При копировании
формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки
будут меняться, настраиваясь на новое местоположение (Рис. 1 Табл.1). Если
необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку,
используются абсолютные ссылки (Рис. 1 Табл.2).

Рис. 1.
Адресация в Excel.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку В11 ставится знак
доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменятся, поэтому в
данном примере абсолютная ссылка записывается: =В13*$В$11. Для установки знака
доллара используется клавиша F4, которую нужно нажимать до тех пор, пока на экране не
появится нужный вид ссылки. Таким образом, способ адресации влияет на адреса
ячеек в формулах при их копировании из одной ячейки в другую.

Если знак доллара стоит в таких вариантах А$4 или SA4, то адресация
называется смешанной. То измерение, у которого стоит знак доллара, при
копировании данного адреса не изменяется, а то измерение, где нет доллара – настраивается
на новое местоположение.

2.6       
Заполнение ячеек

Самый простой способ заполнять ячейки в Excel – щелкнуть
курсором мыши на ячейке и ввести с клавиатуры нужный текст или число. Чтобы
перейти к ячейке, расположенной ниже, нужно нажать [Enter], а к ячейке
справа – клавишу табуляции [Tab]. Также можно просто щелкнуть на нужной ячейке мышью. Для
редактирования значения в ячейке два раза щелкните на ней левой кнопкой мыши
или нажмите [F2].

2.7       
Копирование ячеек

Копирование ячеек в Excel можно выполнять примерно таким же способом, как
и в Word. Указателем мыши
выделите исходный диапазон и нажмите [Ctrl]+[C], чтобы скопировать данные в буфер обмена. Затем
поместите курсор в нужной ячейке и вставьте содержимое буфера обмена

([Ctrl]+[V]).

Существует и другой, более удобный способ копирования данных.
Выделите одну из ячеек, щелкнув на ней левой кнопкой мыши, и в правом нижнем
углу черного прямоугольника вы увидите квадратный маркер. Если подвести к нему
курсор мыши, то из белого широкого крестика он превратится в тонкий черный
крест – так называемый маркер автозаполнения. С его помощью очень просто и
удобно дублировать содержимое ячеек. Сначала выделите ячейку или диапазон,
который нужно скопировать, затем протащите маркер автозаполнения вниз по
ячейкам, которые требуются заполнить, и отпустите кнопку мыши.

Маркер автозаполнения позволяет копировать не только данные в
ячейках, но и целые строки или столбцы таблицы. Кроме простого дублирования Microsoft Excel может
автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и
текста, значениями даты и времени, основываясь на установленном образце.
Например, если в предыдущих ячейках стояли значения 1, 3, 5, то в заполнения
будут значения 7, 9, 11 и т.д.

2.8       
Вычисления в Excel

Microsoft Excel позволяет
заносить в ячейку статические (текст, цифры и т.д.) и вычисляемые (формулы)
данные. В отличие от обычного текстового поля, при вводе формулы впереди нее
необходимо проставить знак «=». Например, результатом выражения «=25+36*5»
будет значение 205.

В Microsoft Excel также можно
использовать немного более сложные выражения, в которых даются ссылки на другие
ячейки. К примеру, если в ячейке С1 ввести формулу «А1+В1», то результатом
будет сумма содержимого двух указанных в формуле ячеек. Причем если их значение
изменяется, то итог в С1 автоматически будет пересчитан.

Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является удобным
средством создания и оформления таблиц. Кроме всего прочего, это еще и мощный
инструмент для выполнения различных подсчетов.

2.9       
Точность вычисления

Microsoft Excel обеспечивает
довольно высокую точность вычисления – до девяти знаков после запятой. В
реальной жизни такая точность вряд ли потребуется, да и работать с длинными
дробными числами удобно далеко не всегда. В этом случае число лучше округлять
до нужного количества знаков после запятой. Сделать это можно с помощью
специального окна настроек параметров ячейки.

Сначала выделите ячейки, формат которых требуется изменить.
Теперь в меню
Формат выберите команду Ячейки… и перейдите на вкладку Число. Укажите
требуемое количество десятичных знаков и затем нажмите на кнопку ОК.

2.10   Помощь
мастера

В
дополнение к обычным арифметическим выражениям Excel позволяет производить
расчеты с использованием вспомогательных функций. Эти функции вводятся в строке
значения выбранной ячейки после знака равенства (точно так же, как и обычные
арифметические операции). Всю необходимую информацию можно ввести вручную, однако
неопытным пользователям проще будет прибегнуть к помощи специального мастера
функций. Для его запуска щёлкните левой клавишей мыши на кнопке fx (вставка
функции), или в главном меню программы выберите ВставкаФункция…, или же
воспользуйтесь комбинацией клавиш [Shift]+[F3]. Для удобства выбора все функции
рассортированы по категориям. По умолчанию в списке отображено десять недавно
использовавшихся функций, однако можно ввести и полный их алфавитный список, а
также перечень функций по их назначению. К примеру, для использования в Excel
доступно математические, финансовые, статические, логические, текстовые и
другие функции. Выбрав необходимую функцию из списка, вы всегда сможете
получить ее полное описание, щелкнув левой кнопкой мыши на ссылке Справка по
этой функции или нажав [F1].

2.11   Любые
вычисления

Обычно каждая функция в Excel имеет определенные параметры, которые
записываются в круглых скобках сразу же после ее названия. Как правило, в роли
параметров выступают конкретные числовые значения, с которыми должна работать
функция, либо использоваться в расчетах будут использоваться в расчетах. Кроме
того, в качестве аргументов функций могут выступать арифметические выражения,
равенства и неравенства, и даже некоторые другие функции. При вводе формулы вручную
очень удобно использовать сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[A], Если нажать эту комбинацию после ввода
названия функции, Excel автоматически подставят круглые скобки и подскажет, какие
аргументы необходимо в них ввести.

2.12   Фильтр

Иногда нужно просмотреть не все данные, а только те, которые
отвечают определенным условиям. Для таких случаев в Excel предусмотрена
специальная функция – автофильтр. Чтобы воспользоваться ею, в меню Данные
выберите пункт
ФилътрАвтофилътр. В верхней строке таблицы, где обычно находятся
названия столбцов, сразу появятся кнопки .

Щелкнув на любой из них, можно увидеть выпадающий список с
отображенными уникальными значениями столбца. Если указать одно значение, будут
отображены все строки, удовлетворяющие выбранному условию. Помимо этого в
выпадающем списке есть и другие пункты.

Рис. 2. Автофильтр

Например, выбрав команду (Первые 10…), вы
получите возможность указать количество наибольших или наименьших элементов,
идущих с начала списка (например, первые три наибольших). Кроме того, в
выпадающем списке присутствует пункт% от количества элементов. При его выборе
будут указаны наибольшие или наименьшие значения, составляющие указанный
процент от общего количества записей таблицы.

Выбрав команду Условие, вы получите доступ к более сложной
функции отбора – по нескольким условиям. Здесь можно гибко задавать пределы
отбора значений, используя операторы сравнения больше, меньше, не равно,
начинается с и т.п. Допустимо ввести всего два условия отбора,
объединив их с помощью логических операторов и (удовлетворяется хотя бы одно из
двух условий).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Если пользователь не знает написания искомых значений, можно
при выборке данных применить специальные символы маскирования, такие как «?» и
«*». Символ «?» поможет заменить один знак, а «*» – любое количество. Например,
если задать в качестве условия для отбора данных «? ювет», то будут показаны
строки со значениями «кювет», «бювет» и т.д. Если же ввести «*вет», то в
диапазон отбора попадут все слова, которые заканчиваются буквами «вет».

3.       
Анализ данных с помощью диаграмм

В MS Excel имеется
возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы
связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются
каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма
может также использовать данные сводной таблицы. Несколько щелчков мыши – и
даже сложные таблицы станут понятнее благодаря диаграммам. Таблицы позволяют в
значительной мере упростить работу с данными, состоящими из текста и цифр. Тем
не менее цифры проигрывают в наглядности графическим представлениям. К счастью,
на основе данных в таблице Excel вы сможете построить графики, которые помогут заострить
внимание на соотношениях представленных цифр или тенденциях их изменений. Для
построения графика выделите нужный диапазон ячеек, включая цифры, надписи и
вставки, а затем воспользуйтесь командой Вставка диаграмма… В окне мастера
диаграмм вы сможете выбрать нужную из множества готовых типов – гистограмму,
круговую, точечную и др. Если же готовый шаблон не подходит даже после
настройки шрифтов. Цветов и расположения всех элементов – на основе уже
имеющихся типов диаграмм легко создавать новые.

3.1       
Создание диаграммы

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.
Внедренная диаграмма – это объект, расположенный ни листе и сохраняемый вместе
с листом при сохранении книги. Внедренные диаграммы также связаны с данными и
обновляются при изменении исходных данных. Лист диаграммы – лист книги,
содержащий только диаграмму. Листы диаграммы связаны с данными таблиц и
обновляются при изменении данных в таблице.

Для того чтобы построить диаграмму: выделить ячейки,
содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме; если необходимо,
чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также
содержащие их ячейки; нажмите кнопку Мастер диаграмм и следуйте инструкциям
Мастера.

Для создания диаграмм из несмежных диапазонов нужно выделить
первую группу ячеек, содержащих необходимые данные, далее, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые
дополнительные группы ячеек и нажать кнопку Мастер диаграмм.

3.2       
Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

Большая часть текстов диаграмм, например подписи делений оси
категорий, имена рядов данных, текст легенды и подписи данных, связана с
ячейками рабочего листа, используемого для создания диаграммы. Если изменить
текст этих элементов на диаграмме, они потеряют связь с ячейками листа. Чтобы
сохранить связь, следует изменить текст элементов на рабочем столе.

3.3       
Изменение имен рядов данных или текста легенды

Ряд данных – группа связанных точек данных диаграмм,
отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему.
На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой
диаграмме отображается только один ряд данных.

Чтобы изменить текст легенды или имя ряда данных на листе,
выберите ячейку, содержащую изменяемое имя ряда, введите новое и нажмите клавишу
ENTER. Чтобы изменить
текст легенды или имя ряда данных на диаграмме, выберите нужную диаграмму, а
затем выберите команду Диаграмма – Исходные данные. На вкладке Ряды выберите
изменяемые имена рядов данных. В поле Имя укажите ячейку листа, которую
следует использовать как легенду или имя ряда. Также можно просто ввести нужное
имя. Если в поле Имя ввести имя, то текст легенды или имя ряда потеряют связь с
ячейкой листа.

3.4       
Изменение подписей значений

Чтобы изменить подписи значений на листе, выберите ячейку,
содержащую изменяемые данные, введите новый текст или значение и нажмите
клавишу ENTER. Чтобы изменить
подписи значений на диаграмме, один раз щелкните мышью изменяемую подпись,
чтобы выбрать подписи для всего ряда, щелкните еще раз, чтобы выбрать отдельную
подпись значения. Введите новый текст или значение и нажмите клавишу ENTER. Если изменить
текст подписи значений на диаграмме, то связь с ячейкой будет потеряна.

3.5       
Отображение рядов данных на вспомогательной оси

При большом диапазоне изменения значений для разных рядов
данных в линейчатой диаграмме или при смешении типов данных (таких, как цена и
объем) есть возможность отобразить один или несколько рядов данных на вспомогательной
оси. Шкала этой оси соответствует значениям для соответствующих рядов.

1.                                   
Выберите ряды данных, которые нужно отобразить на вспомогательной
оси.

2.                                        
Формат – Ряды – вкладка Ось.

3.                                   
Установите переключатель в положение По вспомогательной оси.

3.6       
Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный
тип ряда данных или диаграмм в целом. Для объемной диаграммы изменение типа
диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных
диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных
в конусную, цилиндрическую или пирамидную диаграммы.

·                   
Выберите диаграмму, которую необходимо изменить, а также ряд
данных на ней. Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего
не нажимайте.

·                   
Диаграмма – Тип диаграммы – на вкладках Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.

Рис. 4. Пример круговой диаграммы

4.       
Использование макросов

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение
можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность
команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз. Когда необходимо выполнить
данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения
последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение»)
команд.

Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть
спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была
допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый
записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Например, если в ячейке часто вводятся длинные текстовые строки,
можно записать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста.
Выберите ячейку. Которая должна охватывать текст, и начните запись макроса.
Выберите команду
Формат – Ячейку – вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по
словам, нажмите кнопку ОК и затем кнопку Остановить запись.

Создать макрос можно двумя способами: написать программу на
языке программирования Visual Basic или записать
последовательность действий пользователя с помощью макрорекордера. Для вызова
макрорекордера используется пункт меню Сервис – Запись макроса – Начать запись –
дать имя и описание – кнопка Параметры – в которой следует указать имя
макроса и при необходимости назначить ему «горячие» клавиши или пункт меню.
После нажатия кнопки ОК на экране появится панель Запись макроса с кнопкой Останов
и все дальнейшие действия пользователя будут записаны в макрос. Остановить макрос или Сервис – Запись
макроса – Остановить запись.

Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом
окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки
на панели инструментов, сочетание клавши или графическому объекту на
листе.

После записи макроса код программы можно просмотреть в
редакторе Visual Basic для исправления
ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для
упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и
предоставляет справку. Он позволяет редактировать макросы из других книг,
переименовать модули, хранящие макросы, и переименовать макросы.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться
макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они
могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить
надежность источник макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей
макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их.

5.       
Использование фильтрации
и
построение диаграмм в Excel

Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel мы рассмотрим на
примере таблицы расчета зарплаты сотрудников некоторой фирмы.

Рис. 5. Таблица расчета зарплаты сотрудников.

Продемонстрируем действие автофильтра для фильтрации таблицы
по полю оклад. Условия отбора должны удовлетворять следующему критерию:

23000 р. < Оклад < 30000 р.

Для этого выделим одну из ячеек таблицы и в меню Данные
выберем пункт Фильтр|Автофильтр.

Рис. 6. Таблица с установленным автофильтром

После применения автофильтра в заголовках столбцов таблицы
проявятся кнопки со стрелками. Нажав на любую из них, мы раскроем список,
позволяющий задать условия фильтрации соответствующего столбца. Так если нас
интересуют данные, имеющие определенное значение, надо лишь выбрать его в
выпадающем списке фильтрации – на экране останутся только те строки, которые
содержат указанное значение. При этом номера отфильтрованных строк будут
выделены синим цветов.

С помощью пользовательского автофильтра можно задавать
критерии отбора для текста и чисел, внесенных в столбцы таблицы. Для этого
следует выбрать пункт Условие… в списке фильтрации.

Пользовательский
автофильтр позволяет также задавать сложные условия отбор, состоящие из двух
частей. При этом надо отметить пункт И, если оба условия должны выполняться
одновременно, а пункт ИЛИ выбирается, когда достаточно выполнения хотя бы
одного из заданных условий. Помимо автофильтра для отбора данных можно
использовать и расширенный фильтр. Он более сложен в применении, но имеет свои
преимущества.

Применим пользовательский автофильтр для фильтрации таблицы
по условию 23000 р. < Оклад < 30000 р.

Рис. 7.
Таблица с пользовательским автофильтром

Рис. 8.
Таблица после применения пользовательского автофильтра

Построим
теперь круговую диаграмму окладов сотрудников фирмы.

Воспользуемся
для этого мастером диаграмм (Рис. 9).

Рис. 9.

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Рис. 10.
Выбор диапазона данных

Следующий
шаг – выбор диапазона «Подписи категорий».

Рис. 11.
Выбор диапазона «Подписи категорий»

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Даем
название диаграмме.

Рис. 12.
Название диаграммы.

Устанавливаем
видимость значений оклада сотрудников.

Рис. 13.
Оклада сотрудников

Нажимаем
на кнопку «Далее» и выбираем построение диаграммы на имеющемся листе (Рис. 14).

Рис. 14.

Нажимаем
на кнопку «Готово» и получаем требуемую диаграмму (Рис. 15).

Рис. 15.

Заключение

В этой работе мы познакомились с Microsoft Office, Excel. Табличный
процессор Microsoft Excel дал возможность
без труда обрабатывать числа и любую другую деловую информацию.

Поняв работу в Microsoft Excel мы имеем возможность вести простые базы данных для учета
материалов, товаров, денег. Также узнали что в Microsoft Excel можно просто и без труда представлять цифровые
данные в виде диаграммы, что упрощает подсчет чисел. Разобрались как делать
таблицы, как их сохранять, проводить статистику, копировать, подсчитывать.
Пользовательский интерфейс Office Fluent, ориентированный
на результаты, всегда позволяет найти в Office Excel нужные средства, когда они необходимы. В зависимости от
выполняемой работы (например, создание таблицы или формулы) Office Excel предлагает
пользователю соответствующие команды. В Office Excel удобно работать с большими объемами данных поддерживаются
электронные таблицы, содержащие до 1 миллиона строк и 16 ООО столбцов. Помимо
увеличенных размеров таблицы, в Office Excel внедрена поддержка платформ с многоядерными процессорами,
что позволяет значительно ускорить расчет таблиц, содержащих множество формул.
Создание и работа с диаграммами протекают одинаково в различных приложениях,
поскольку средство построения диаграмм в Office Excel совместимо с Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint. Кроме того, с
помощью библиотеки подключений к данным можно легко подключаться к внешним
источникам данных. Более простое применение условного форматирования к данным
позволяет выявлять закономерности и отслеживать динамику данных. Среди новых
средств визуализации можно назвать градиенты, графики распределения, столбцы
данных и значки показателей эффективности.

Список Литературы

1.    Владислав Ткачук.
ПК просто! Путеводитель в мире компьютеров.

2.  И.Г. Лесничая, И.В. Миссинг,
Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков.

3.     Винстон У.Л. Microsoft Office Excel
2019. Анализ
данных и бизнес – моделирование.

4.    Пил Д. Microsoft Excel 2020

5.  Сингаевская Г.И. Функции
в Microsoft
Office Excel 2019

Размещено на Allbest.ru

Обновлено: 16.04.2023

Сортировка и фильтрация данных с помощью электронной таблицы Еxcel
Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных, например, средства для работы со списками, и позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с данными с помощью специальных функций (сортировка данных, фильтрация данных с использованием автофильтра и расширенного фильтра).
Цели работы:

• познакомиться с использованием электронной таблицы как базы данных;

• научиться (или закрепить навыки) осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям;

• научиться (или закрепить навыки) производить сортировку информации.
Средства Excel для работы с данными списка

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных.

Нужно иметь в виду следующее:

• каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;

• столбцы списков считаются полями базы данных;

• заголовки столбцов считаются именами полей базы данных. В Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

• все строки таблицы должны содержать однородную информацию — во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;

• заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

• названия строк должны находиться в левом столбце списка;

• в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка. Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.

К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции и выполнять следующие операции:

• добавлять, изменять и удалять записи;

• осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Фильтра и Расширенного фильтра ;

• подводить общие и промежуточные итоги и т. д.
Сортировка данных. Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности — выполнить сортировку исходных данных.
Сортировка осуществляется «на месте» — непосредственно в таблице.

В электронной таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких .

Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А), можно задать порядок строк в зависимости от цвета ячейки или от цвета шрифта..

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью двух лент: на ленте Главная в группе Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр и на ленте Данные группа кнопок Сортировка и фильтр .

Фильтрация (выборка) данных из списка . Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.

Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью Фильтра ( автофильтра) или Расширенного фильтра.

Фильтрация данных с использованием Фильтра (автофильтра).

Для выполнения этой операции нужно:

1. На ленте (вкладке) Данные в группе Сортировка и фильтр щелкните элемент Фильтр .

3) Щелчком мыши по кнопке со стрелкой раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка;

Примечание: В зависимости от типа данных в столбце в списке отображаются числовые или текстовые фильтры

4) Фильтрация с помощью выбора значений и поиска

Самым быстрым способом фильтрации является выбор значений из списка и поиск. Если щелкнуть стрелку в столбце с включенной фильтрацией, в списке появятся все значения из этого столбца (см.рисунок).

1 . Поле Поиск используется для ввода искомого текста или чисел

2. Флажки используются для отображения в столбце данных найденных значений

3. Дополнительные условия используются для поиска значений, удовлетворяющих определенным условиям
Чтобы выбрать отдельные значения в списке, снимите флажок Выделить все . При этом будут сняты все флажки. Затем выберите значения, которые необходимо отобразить, и нажмите кнопку ОК , чтобы просмотреть результат.

Чтобы выполнить поиск по тексту в столбце, введите в поле Поиск текст или число. Кроме того, при этом можно использовать подстановочные знаки, например звездочку ( * ). Для просмотра результатов нажмите клавишу ВВОД.

5) Фильтрация данных с указанием условий

1. Выберите в списке элемент Числовые фильтры или Текстовые фильтры . Появится меню, с помощью которого можно выполнить фильтрацию с использованием различных условий.
2. Выберите условие, а затем выберите или введите критерий.

У словия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соедненных логической связкой И / ИЛИ . В диалоговом окне Пользовательский автофильтр нажмите кнопку И , чтобы объединить критерии, которые должны быть выполнены, или кнопку ИЛИ , чтобы проверить выполнение только одного из нескольких условий.

Чтобы применить фильтр и получить нужные результаты, нажмите кнопку ОК .

Для того чтобы снять фильтр с выделенного диапазона, достаточно повторно щелкнуть на кнопке Фильтр.
Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра .

Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам.

Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью ленты ДАННЫЕ, в группе Сортировка и фильтр щелкните элемент Дополнительно , раскроется окно Расширенный фильтр.

Важной особенностью этого режима является то, что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных – Диапазон условий (интервал критериев).

Диапазон условий должен содержать строку с заголовками столбцов и несколько строк для задания условий отбора. Обычно для создания диапазона условий вначале копируют в отдельное место (на другом или на том же самом рабочем листе) строку с заголовками столбцов, затем в расположенные ниже строки вводят критерии выборки по отдельным столбцам. Между значениями условий отбора и таблицей должна находиться, как минимум, одна пустая строка. В рассматриваемом примере (см.рисунок ниже) Исходный диапазон A2:N746, диапазон условий A749:N750, Диапазон результатов A753:N754

Если критерии отбора (условия фильтрации) вводятся в одной строке для разных столбцов, то они считаются связанными условием » И «. Если критерии отбора записываются в разных строках, то они считаются связанными условием » ИЛИ «.

После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы с данными, в группе Сортировка и фильтр щелкните элемент Дополнительно и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазона условий.

Записи можно фильтровать на месте или одновременно с выполнением фильтрации копировать в указанную область на текущем рабочем листе.

• период обращения по орбите – в земных годах;

• среднее расстояние от Солнца – млн. км;

• экваториальный диаметр – тыс. км;

• Macca –*10 24 кг.
Область таблицы A2 : F12 можно рассматривать как базу данных . Столбцы A, B, C, D, E, F этой таблицы называются полями, а строки 3-12 называются записями. Область A2 : F2 содержит имена полей .
ЗАДАНИЕ 2. С использованием Фильтра осуществить поиск планет, начинающихся на букву » C » или букву » Ю » с массой менее 600 •10 24 кг . На начальном этапе в базе данных должны остаться планеты: Солнце, Юпитер, Сатурн .

1) осуществите поиск планет, имеющих экваториальный диаметр менее 50 тыс. км и массу менее 4 • 10 24 кг (Меркурий, Марс, Плутон).

2) осуществите поиск планет, находящихся от Солнца на расстояние не менее 100 млн . км, имеющих массу в диапазоне от 3 • 10 24 до 500• 10 24 кг , а также не более 2 спутников (Венера, Земля, Нептун).
Расширенный фильтр

При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать) три области (pис. 2):

• интервал списка — это область базы данных ( A2 : F12 );

• интервал критериев — это область, где задаются критерии фильтрации ( A14 : F15 );

• интервал извлечения — это та область, в которой будут появляться результаты фильтрации ( A17 : F21 ).

Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать!

После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы с данными, в группе Сортировка и фильтр щелкните элемент Дополнительно и в диалоговом окне Расширенный фильтр укажите диапазон ячеек таблицы и адрес сформированного заранее диапазона условий.

Рисунок 3
ЗАДАНИЕ 4 . С использованием Расширенного фильтра осуществить поиск планет с периодом обращения более 10 земных лет и количеством спутников не менее 2.

4.1. Создайте интервал критериев и интервал извлечения (см. рис.2).

4.2. Запишите критерии поиска (см. рис. 3).

4.3. Поместите курсор в область базы данных.

4.4. Выполните команды: Данные, Сортировка и фильтр, Дополнительно, Расширенный фильтр .

4.5. В диалоговом окне Расширенный фильтр установите переключатель [• ] — скопировать на другое место (cм. рисунок 3).

Проверьте ! Должны остаться планеты Юпитер, Сатурн, Уран, Нептун .
ЗАДАНИЕ 5 . С использованием Расширенного фильтра :

1) найдите планеты, имеющие период обращения более 2 земных лет и экваториальный диаметр менее 50 тыс. км ( Уран, Плутон );

• Отсортируйте данные в таблице в порядке убывания количества спутников.
• Отсортируйте данные в таблице в алфавитном порядке названий планет.
• Отсортируйте данные в порядке возрастания их расстояния от Солнца.

Предъявите преподавателю: файл work2.xls, расположенный в своей личной папке.

Диалоговое окно каждой процедуры содержит элементы управления: поля ввода, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т. п. Эти элементы позволяют задать нужные параметры используемой процедуры. Некоторые элементы управления имеют специфический характер, присущий одной процедуре или небольшой группе процедур. Назначение таких элементов управления будет рассмотрено при описании соответствующих… Читать ещё >

Сортировка и фильтрация данных ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Например, Сделайте небольшой список для тренировки. Выделите его.

Статистическая обработка данных

Функции, реализующие статистические методы обработки и анализа данных, в Excel реализованы в виде специальных программных средств — надстройки Пакета анализа, которая входит в поставку Microsoft Office и может устанавливаться по желанию пользователей. Установка надстройки Пакет анализа осуществляется так же, как и установка других надстроек с помощью команды Сервис/Надстройка. Далее необходимо установить флажок перед пунктом Пакет анализа и нажать ОК. После успешной установки надстройки в меню Сервис появится пункт: Анализ данных, а в окне мастера функций становится доступной категория функций — Статистические.

Целью статистического исследования является обнаружение и исследование соотношений между статистическими (экономическими) данными и их использование для изучения, прогнозирования и принятия решений. Фундаментальным понятием статистического анализа являются понятия вероятности и случайной величины. Excel не предназначен для комплексного статистического анализа и обработки данных, но с помощью команд, доступных из окна Анализ данных можно провести:

• · описательный стстистический анализ (описательная статистика);
• · ранжирование данных (Ранг и персентиль);
• · графический анализ (Гистограмма);
• · прогнозирование данных (Скользящее среднее. Экспоненциальное сглаживание);
• · регрессионный анализ (Регрессия) и т. д.

Статистические функции для регрессионного анализа из категории Статистические в окне мастера функций:

ь ЛИНЕЙН (знач.У; знач. Х; константа;стат.) — Определяет параметры линейного тренда для заданного массива;

Наиболее развитыми средствами анализа данных являются статистические процедуры Пакета анализа. Они обладают большими возможностями, чем статистические функции. С их помощью можно решать более сложные задачи обработки статистических данных и выполнять более тонкий анализ этих данных. Для доступа к процедурам Пакета анализа необходимо в меню Сервис (Tools) щелкнуть указателем мыши на строке Анализ данных (Data Analysis). Откроется диалоговое окно с соответствующим названием, в котором перечислены процедуры статистического анализа данных.

Для того чтобы запустить в работу нужную статистическую процедуру, нужно выделить ее указателем мыши и щелкнуть на кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно вызванной процедуры.

Диалоговое окно каждой процедуры содержит элементы управления: поля ввода, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т. п. Эти элементы позволяют задать нужные параметры используемой процедуры. Некоторые элементы управления имеют специфический характер, присущий одной процедуре или небольшой группе процедур. Назначение таких элементов управления будет рассмотрено при описании соответствующих процедур.

Основной целью статистического анализа является выяснение некоторых свойств изучаемой генеральной совокупности. Если генеральная совокупность конечна, то наилучшая процедура — рассмотрение каждого ее элемента. Однако в большинстве задач используются либо бесконечные генеральные совокупности, либо конечные, но труднообозримые. В этой ситуации необходимо отобрать из генеральной совокупности подмножество из n элементов, называемое выборкой объема n, исследовать его свойства, а затем обобщить эти результаты на всю генеральную совокупность. Это обобщение называется статистическим выводом.

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструментысортировки и фильтрации работать не будут.
Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.
Сортировка списков
Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчаетпоиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).
Загружаем табличный процессор EXCEL и сделаем небольшой список для тренировки. Выделим его. Далее нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» на панели «Редактирование» ленты «Главная».

Рис.1 Панель сортировки
Выберем «Сортировка от А до Я». Нашсписок будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО

Рис.2 Сортировка от А до Я

Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт «Настраиваемая сортировка..».

Рис3. Ненастраиваемая сортировка

Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки «Добавить уровень».

Рис.5 Отсортированный список по многим параметрам
Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню «Настраиваемый список..» выпадающего списка «Порядок».
Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок «Вверх» и «Вниз».Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

Рис 6. Контекстное меню

Фильтрация списков
Основное отличие фильтра от упорядочивания — это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но неудаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок. Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.
Для применения автофильтра нажимаем ту же кнопку, что и при сортировке — «Сортировка и фильтр» и выбираем пункт «Фильтр» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Рис.8. Параметры фильтра
Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации. Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт «Текстовые фильтры» или «Числовые фильтры». Вокне «Пользовательский автофильтр» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

Рис. 9. Пользовательский автофильтр

При необходимости вставки ячеек между существующими ячейками, а не вместо них, следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке вставки и выбрать соответствующую команду контекстного меню: при перемещении —
Вставить вырезанные ячейки, а при.

Аннотация: Цель работы: научиться использовать электронные таблицы Excel для создания списков, сортировки данных в списке, фильтрации данных. Содержание работы: Создание базы данных (списка) в Excel. Сортировка данных в списке. Фильтрация данных в списке с использованием Афтофильтра. Фильтрация данных в списке с использованием Расширенного фильтра. Задание множественного критерия сравнения и вычисляемого критерия. Просмотр записей, поиск и фильтрация данных списка с помощью форм данных.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 5.1 рис. 5.1) и используют соответствующую терминологию:

• строка списка – запись базы данных;
• столбец списка – поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).
2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).
3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование – размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.5.1 рис. 5.1) необходимо:

• выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
• ввести команду Главная и выбрать вкладку Выравнивание
• на вкладке установить следующие параметры:
• по горизонтали: по значению;
• по вертикали: по верхнему краю или по центру;
• отображение: установить флажок переносить по словам.

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.

Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис.5.1) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query , вызываемой по команде Данные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.

В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 5.2 рис. 5.2, а) параметром Сортировать по.

Рис. 5.2. Диалоговые окна для операции сортировки: а – сортировка диапазона; б – параметры сортировки

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 5.2 б рис. 5.2): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.

1. Установить курсор в области списка
2. Выполнить команду Данные, Сортировка
3. Указать порядок и направление сортировки для каждого ключа сортировки
4. Нажать кнопку и выбрать параметры сортировки (порядок по первому ключу, учет регистра, направление сортировки – по строкам или по столбцам)

1. Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
2. Нажать кнопку
3. Сформировать элементы списка

1. Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
2. Выделить в окне Списки начало редактируемого списка
3. Перейти к элементам списка и отредактировать их (добавить, удалить, отредактировать)
4. Нажать кнопку

1. Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
2. Выделить в окне Списки начало редактируемого списка
3. Нажать кнопку

Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные > Фильтр.

Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные> Форма.

Автофильтрация

Команда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 5.3 рис. 5.3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.

По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:

• все – выбираются все записи без ограничений;
• первые 10 – данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне «Наложение условия по списку» (рис. 5.4 рис. 5.4) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;
• значения – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;
• условие – выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне «Пользовательский фильтр» (рис. 5.5 рис. 5.5).

Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия включает:

• оператор отношения: = (равно), <> (не равно), > (больше), >= (больше или равно), =п* – отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п;
• >= п1 И п1 – отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1.

Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить. Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.

Расширенный фильтр

Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:

• критерий сравнения;
• вычисляемый критерий.

Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:

• этап 1 – формирование области критериев поиска;
• этап 2 – фильтрация записей списка.

Этап 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра. Область критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий.

Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.

Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

• состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей;
• имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка;
• ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:
• точного значения;
• значения, формируемого с помощью операторов отношения;
• шаблона значения, включающего символы * и (или) ?.

Правила формирования множественного критерия:

1. Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И .
2. Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Пример1. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:

1-й способ. Множественный критерий сравнения- все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка- оператор сравнения со значением константы.

2-й способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) находятся в одной строке, столбец Оценка используется дважды, связка И.

3-й способ. Множественный критерий сравнения – условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (числа, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.

Внимание! Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.

Пример2. Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы 133 с оценкой ниже общего среднего балла или записи с оценкой 5:

После завершения ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа ИСТИНА или ЛОЖЬ – результат применения сформированного вычисляемого критерия по отношению к первой записи списка; формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул. Этот же критерий можно было записать по-другому:

Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление существующих записей списка.

Добавление кнопки «Форма» на панель быстрого доступа

Щелкните стрелку, расположенную рядом с панелью быстрого доступа, и выберите пункт Другие команды.

В поле Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

В списке выберите кнопку Форма Кнопка «Форма» и нажмите кнопку Добавить.

При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные, Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей – названия столбцов списка.

Для просмотра записей используется полоса прокрутки либо кнопки или , выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, вычисляемые или защищенные поля не редактируются. Корректировку текущей записи с помощью кнопки можно отменить.

Для создания новой записи нажимается кнопка , выполняется заполнение пустых полей экранной формы; для перехода между полями формы используются курсор мыши, либо клавиша .

При повторном нажатии кнопки сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка . Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.

С помощью экранной формы задаются критерии сравнения. Для этого нажимается кнопка , форма очищается для ввода условий поиска в полях формы с помощью кнопки , а название кнопки заменяется на название . После ввода критериев сравнения нажимаются кнопки или для просмотра отфильтрованных записей в нужном направлении. При просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка. Для возврата к форме нажимается кнопка , для выхода из формы – кнопка .

Читайте также:

  

• Погашение долга в рассрочку реферат

  

• Влияние эмоционального состояния на речевые нарушения у детей старшего дошкольного возраста реферат

  

• Рефераты для 4 класса по этике

  

• Ауызекі сөйлеу стилі реферат

  

• Дифференциальное исчисление функции реферат