Фильтр по разделам в excel

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».



2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.



2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».



3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.



4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Скачать пример работы с расширенным фильтром

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

В статье разберёмся:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры.

---

Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.

Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.

Разберёмся, как это сделать.

Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.

Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.

Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.

Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».

То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».

Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».

Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.

Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.

Разберём на примере.

Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.

Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».

Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.

В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».

Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.

Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.

Принцип работы расширенного фильтра следующий:

• Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
• Вводят условия.
• Запускают фильтрацию.

Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:

• менеджер — Шолохов Г.;
• год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
• цена — до 2 млн рублей.

Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.

Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.

Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:

• «Год выпуска» → <=2019.
• «Цена, руб.» → <2000000.
• «Менеджер» → Шолохов Г.

Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».

Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:

• Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
• Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.

• Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.

Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.

Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.

Отменить фильтрацию можно тремя способами:

1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».

2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».

3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Фильтры в таблице excel — это инструменты, которые способны отсеивать лишнюю информацию из таблицы и вычленять из нее только необходимую, соответствующую критериям. Программа позволяет устанавливать как простые условия поиска по одному параметру, так и сложные, по нескольким переменным.

Как поставить

Excel — мощная программа из пакета Microsoft, созданная для работы с таблицами. В ней удобно вести большой учет множества данных. И регулярно у пользователей возникает потребность быстро находить в файлах с тысячами данных те, которые отвечают определенному параметру. Для этого придется поставить фильтр в эксель-таблице.

Для начала работы необходимо выбрать одну, любую, ячейку внутри таблицы, открыть вкладку «Данные».

Затем нажать кнопку «Фильтр».

В заголовках столбцов появятся значки неиспользуемого отсева. Это означает, что осталось только установить нужные параметры, чтобы отсечь необходимую информацию.

В таблице

Пошаговая инструкция: как поставить фильтр в эксель-таблице.

1. Нажать на значок в заголовке столбца.

Перед пользователем появится выпадающее окошко с перечислением всех значений в этом столбце.

2. Убрать лишние галочки, стоящие у параметров, которые пользователя не интересуют. Галочки останутся только у тех параметров, по которым необходимо провести поиск. После чего нажать «Ок».

3. Просмотреть результат — останутся только строки, соответствующие заданному параметру.

В диапазоне

Отсев в диапазоне применяется, когда необходимо отсечь информацию не по одному значению, а по определенному спектру. Он бывает числовым или текстовым, в зависимости от информации, которую содержит необходимый столбец.

Например, в рассматриваемом файле столбцы В и С имеют числовой отсев.

Остальные — текстовый.

Чтобы установить диапазонный поиск, необходимо нажать значок в заголовке столбца, выбрать строку с наименованием отсева и необходимый способ установления диапазона, установить его и применить.

Например, в случае с числовым поиском этот порядок действий выглядит так:

1. Выбираем вид отсева.

2. Выбираем необходимый способ формирования диапазона, например, «больше» означает, что в результате появятся все значения, превышающие цифру, которую пользователь введет.

3. Ввести цифру, которая и станет границей для отсева, — выведены будут все значения больше нее.

4. Нажать «Ок» и оценить результат. В выбранном столбце останутся только значения, превышающие установленную границу.

Как задать несколько параметров

После того как информация отфильтрована по параметрам одного из столбцов, пользователь вправе продолжить отфильтровывать ее по остальным столбцам. Значений для отсева уже меньше, но результат станет более детальным.

Например, мы уже отфильтровали таблицу по условию «Страна» и оставили только товары российского происхождения.

Теперь необходимо дополнительно отделить товары стоимостью 100 рублей, для этого применяем отсев в разделе «Цена».

Нажимаем «Ок» и получаем только товары стоимостью 100 рублей, произведенные в России.

Как поставить расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет отсеивать информацию сразу по нескольким условиям. Работая с ним, перед тем как поставить фильтр в таблице excel, необходимо подготовить саму таблицу — создать над ней поле из нескольких свободных строк и скопировать заголовки.

Затем в свободной строке под скопированными заголовками задать необходимые условия поиска. Например, необходимо найти товары, произведенные в России, проданные менеджером Ивановым, стоимостью менее 300 рублей.

После того как параметры корректно введены, необходимо снова открыть вкладку «Данные» и выбрать функцию «Дополнительно».

Перед пользователем появится окно, в котором ему предстоит заполнить две строки:

• «Исходный диапазон» — это диапазон таблицы, информация которой подлежит фильтрации, то есть исходной таблицы. Его эксель введет автоматически;
• «Диапазон условий» — это ячейки, из которых программа возьмет значения для отсева, — вторая таблица, которую мы создали сверху. Чтобы значения появились в строке окна, необходимо просто захватить две ее строки: с наименованием раздела и введенными значениями.

После того как оба диапазона сформированы, нажмите «Ок» и оцените результат.

Как удостовериться, поставлен ли фильтр

Чтобы узнать, установлен поиск данных или нет, необходимо взглянуть на строку с наименованием параметров — это первая строка. Если он есть, в каждой ячейке строки обнаружится небольшой значок.

Значком «1» обозначается столбец, в котором поиск установлен, но не применяется. Значком «2» обозначен уже примененный поиск.

Удаление

Эксель позволяет снимать фильтры по отдельности — с каждого раздела, к которому они были применены, или со всего файла целиком.

Из столбца

Если к разделу применен отсев, для его снятия необходимо нажать на значок в заголовке и выбрать в выпавшем меню кнопку «Удалить фильтр из столбца».

С листа

Чтобы снять все имеющиеся отсевы со всех разделов одновременно, необходимо нажать на кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные».

Таблицы с огромным количеством числовой и текстовой информации часто встречаются во внутренних документах крупных и мелких компаний. Среди множества строк легко потерять важную информацию из виду. Разработчики из компании Microsoft понимают это, поэтому в программе Microsoft Excel присутствуют опции сортировки и фильтрации данных. Разобраться в них без подсказок достаточно сложно. Попробуем понять, как правильно настраивать сортировку и фильтры в обычных и сводных таблицах.

Обычная (простая) сортировка

Эта опция называется простой, потому что ее несложно использовать даже новичкам. В результате сортировки информация автоматически организуется в установленном порядке. Например, можно составить строки таблицы по алфавиту или упорядочить числовые данные от мелких к крупным.

Быстрая организация данных в таблице возможна благодаря набору инструментов «Сортировка и фильтр». Эта кнопка находится на вкладке «Главная», в правой ее части. Опции сортировки соответствуют формату выбранных ячеек.

1. Проверим работу инструментов в действии. Для этого откроем существующую таблицу с большим количеством записей, выберем ячейку в столбце текстового формата и откроем меню сортировки и фильтра. Появятся две опции. Представим, что нужно рассортировать список имен по алфавиту. Нужно кликнуть по кнопке «Сортировка от А до Я». Записи распределятся в указанном порядке.

1. Попробуем развернуть таблицу в обратную сторону – от конца к началу. Вновь необходимо открыть меню сортировки, теперь выбираем функцию «Сортировка от Я до А».

1. Рассортировать числа тоже возможно, но опции для этого появляются только после выбора ячейки числового формата. Кликнем по одной из таких ячеек и откроем «Сортировку и фильтр». В меню появятся новые функции – «По возрастанию» и наоборот. Для дат заготовлены опции сортировки «От старых к новым» и в обратную сторону.

Пользовательская сортировка данных

Иногда необходимо построить строки таблицы в определенном порядке, который установлен условиями задачи. Например, возникает нужда в сортировке по нескольким параметрам, а не только по одному. В таком случае стоит обратить внимание на настраиваемую сортировку в Excel.

1. Открываем меню «Сортировка и фильтр» и выбираем пункт «Настраиваемая сортировка» или «Пользовательская сортировка» (название зависит от версии программы).

1. На экране появится окно сортировки. В основной части расположена строка из трех интерактивных элементов выбора. Первый определяет столбец, по которому будет оптимизирована вся таблица. Далее выбирается принцип сортировки – по значению, цвету ячеек, цвету шрифта или значкам. В разделе «Порядок» нужно установить способ сортировки данных. Если выбран столбец с текстом, в последнем списке будут варианты для текстового формата, то же и с другими форматами ячеек.

Дополнительная информация! В случае, если таблица начинается с шапки, нужно поставить галочку в графе, расположенной в правом верхнем углу экрана.

1. Усложним упорядочивание данных, нажав кнопку «Добавить уровень». Под первой строкой появится такая же вторая. С ее помощью можно выбрать дополнительные условия сортировки. Заполняем его по тому же принципу, но в этот раз выберем другой формат ячеек.

Обратите внимание на пометку «Затем по». Она показывает, что приоритетными для сортировки таблицы являются условия первой строки.

1. Если все поля заполнены правильно, нажимаем «ОК».

Настройки можно изменить, выбрав одну из ячеек рассортированного диапазона и открыв окно пользовательской/настраиваемой сортировки.

Как настроить фильтр в таблице

Фильтры в Excel позволяют временно скрыть часть информации с листа и оставить только самое необходимое. Информация не пропадает навсегда – изменение настроек вернет ее на лист. Разберемся, как фильтровать строки электронной таблицы.

1. Выбираем ячейку в шапке таблицы и открываем меню «Сортировка и фильтр». Находим в нем пункт «Фильтр» и кликаем по нему.

Внимание! Перейти к фильтрации можно также через вкладку «Данные». На ней располагается большая кнопка «Фильтр» с воронкой.

1. В шапке таблицы появятся кнопки со стрелками, по одной на каждый столбец. С их помощью будет проводиться настройка фильтров.
2. Нажмем одну из кнопок в том столбце, по которому будем фильтровать всю таблицу. Откроется меню, где располагаются настройки сортировки и фильтров, соответствующие формату данных в ячейках. Сортировать информацию в таблице можно по одному из значений в ячейках. Например, выберем одно из имен и оставим галочку только рядом с ним. Далее нужно нажать кнопку «ОК». В таблице останутся строки, соответствующие выбранному значению.

1. Получившуюся таблицу можно дополнительно рассортировать по другим данным, например по дате. Открываем меню фильтрации в столбце с датами и убираем несколько галочек. Когда фильтр установлен, нажимаем «ОК». Количество строк в таблице снова уменьшится.

Как убрать фильтр в таблице

Не обязательно расставлять галочки обратно в меню, чтобы восстановить прежний вид таблицы. Воспользуемся инструментами Microsoft Excel, чтобы отменить результаты фильтрации – есть два способа сделать это.

1. Открываем меню фильтра в столбце, где были установлены настройки. В нижней части окна находится кнопка «Очистить фильтр». Если нажать по ней, таблица вернется в прежний вид. Так нужно поступить со всеми столбцами, где применен фильтр.

1. Другой метод подразумевает использование панели инструментов. Открываем меню «Сортировка и фильтр» на главной вкладке и находим пункт «Очистить». Он активен, когда диапазон ячеек подвергся фильтрации. Кликаем по этому пункту, и все настройки фильтров стираются.

1. Теперь уберем кнопки фильтрации из шапки. Откроем меню сортировки и фильтров – если фильтр включен, рядом с соответствующим пунктом стоит галочка, в более старых версиях подсвечивается оранжевым. Нужно кликнуть по нему и снять эту галочку – кнопки исчезнут из всех ячеек шапки.

Как создать «умную таблицу»

Подключение опций сортировки и фильтрации к таблице можно совместить с выбором цветовой темы для нее. Такие таблицы называют «умными». Выясним, как сделать «умным» обычный диапазон ячеек.

1. Выделяем всю таблицу целиком с помощью курсора.
2. Выбираем пункт «Форматировать как таблицу» на главной вкладке.
3. На экране появится меню стилей. Нужно выбрать любой из них – выбор не повлияет на результат.

1. Откроется окно для выбора координат. Поскольку таблица была выделена изначально, можно пропустить этот шаг и нажать кнопку «ОК».

1. Стиль будет применен к диапазону ячеек, в шапке появятся кнопки со стрелками для настройки фильтров.

Существует еще один метод создания «умной» таблицы:

1. Переходим во вкладку «Вставка» после выделения диапазона ячеек и нажимаем кнопку «Таблица».

1. Проверяем правильность координат в появившемся окне и нажимаем «ОК».

1. К таблице будет применен стандартный стиль, кнопки для настройки фильтрации и сортировки появятся в заголовках столбцов.

Как сделать фильтр в Excel по столбцам

Таблицы Excel фильтруются только по строкам. В меню, которое появляется после нажатия на кнопку со стрелкой в шапке столбца, нельзя убрать все галочки, то есть нельзя скрыть целый столбец. Вся информация в диапазоне ячеек важна при фильтрации и сортировке, поэтому отфильтровать один или несколько столбцов не получится.

Сортировка по нескольким столбцам в Excel

Когда говорят о сортировке по нескольким столбцам, подразумевается, что для упорядочивания таблицы применяют усложненные настройки с указанием двух или более столбцов.

1. Выбираем любую ячейку в таблице, которую нужно подвергнуть сортировке.
2. Находим на вкладке «Данные» кнопку «Сортировка» и кликаем по ней.

1. Нажимаем кнопку «Добавить уровень» в меню открывшегося окна, чтобы добавить дополнительную строку для условий.
2. Нажимаем кнопку «Параметры». В появившемся окошке нужно выбрать пункт «Столбцы таблицы», потом кликаем по кнопке «ОК».

1. Заполняем несколько форм для постановки условий и жмем кнопку «ОК». Столбцы таблицы построятся в указанном порядке.

Важно! Количество уровней для сортировки ограничено только количеством столбцов или строк в таблице.

Автофильтр

Автоматическая фильтрация строк таблицы возможна с помощью меню фильтров. Эта функция позволяет установить более сложные настройки и создать уникальный фильтр. Набор автоматических фильтров меняется в зависимости от формата ячеек. Применяются текстовые и числовые фильтры.

1. Нужно открыть меню в нужной колонке и кликнуть по пункту с одним из этих названий. Откроется список фильтров, которые можно использовать для таблицы.

1. Выбираем один из фильтров, заполняем поля в окне «Пользовательский автофильтр» и жмем «ОК». Настройки будут применены к диапазону ячеек.

Рассмотрим опцию «Настраиваемый фильтр». С ее помощью пользователи могут самостоятельно установить нужные настройки фильтрации.

1. Снова открываем текстовые или числовые фильтры. В конце списка находится нужный пункт, по которому следует кликнуть.

1. Заполняем поля – можно выбрать любой тип фильтра, походящий по формату ячеек, из списка и значения, существующие в диапазоне ячеек. После заполнения нажимаем кнопку «ОК». Если заполнение было непротиворечивым, настройки будут применены автоматически.

Стоит обратить внимание на пункты И/ИЛИ в окне настройки автофильтра. От них зависит то, как будут применены настройки – вместе или частично.

Срезы

Программа Microsoft Excel позволяет прикрепить к таблицам интерактивные элементы для сортировки и фильтрации – срезы. После выхода версии 2013-о года появилась возможность подключать срезы к обычным таблицам, а не только к сводным отчетам. Разберемся, как создать и настроить эти опции.

Создание срезов

1. Кликаем по одной из ячеек таблицы – на панели инструментов появится вкладка «Конструктор», которую нужно открыть.

Обратите внимание! Если ваша версия Microsoft Excel старше 2013-го года, составить срез для обычной таблицы будет невозможно. Функция применима только к отчетам в формате сводных таблиц.

1. На вкладке следует найти кнопку «Вставить срез» — кликаем по ней и переходим к новому открывшемуся окну.

1. Отмечаем галочками все поля, которые следует добавить в срез, и кликаем по кнопке «ОК».

Срезы выглядят, как диалоговые окна со списками кнопок. Названия пунктов зависят от того, какие элементы таблицы были выбраны при создании среза. Чтобы отфильтровать данные, нужно кликнуть по кнопке в одном из списков. Фильтрация по нескольким диапазонам данных возможна, если нажать кнопки в нескольких срезах.

Форматирование срезов

Редактирование внешнего вида срезов и их взаимодействия с другими элементами возможно с помощью специальных инструментов. Попробуем изменить цветовую схему.

1. Открываем вкладку «Параметры» и находим раздел «Стили срезов». В нем находятся темы для срезов разных цветов. Выбираем любую из них – цвет не повлияет на эффективность работы элемента. Сразу после клика по стилю срез приобретет указанные цвета.

1. Также возможно изменить положение срезов на экране. Воспользуемся кнопками «Переместить вперед» и «Переместить назад» в разделе «Упорядочить». Необходимо выбрать один из срезов и нажать кнопку на панели инструментов. Теперь при перемещении по экрану срез будет оказываться поверх всех срезов или попадет под них.
2. Удаление срезов – несложная операция. Выберите лишнее окно и нажмите клавишу «Delete» на клавиатуре. Срез исчезнет с экрана и перестанет влиять на фильтрацию данных в таблице.

Заключение

Если внимательно изучить инструкции по настройке сортировки и фильтров, можно без труда справиться с расстановкой строк в нужном порядке или быстро временно убрать с листа ненужную информацию. Программа оснащена инструментами для работы с обычными и сводными таблицами. Доступны опции сортировки и фильтрации для любых целей – простые и усложненные. Более сложные инструменты позволяют получить более точный результат.

Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.

Простая сортировка данных

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.

Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».

Список перестраивается в обратном порядке.

Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).

Настраиваемая сортировка

Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.

А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».

После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».

В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:

• Значения;
• Цвет ячейки;
• Цвет шрифта;
• Значок ячейки.

Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.

В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».

Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».

Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».

Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.

Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».

В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».

Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.

Фильтр

Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.

Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.

Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.

Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.

Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».

Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.

Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, остались только нужные нам данные.

Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».

Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».

Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.

Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».

Урок: Как использовать автофильтр в Microsoft Excel

Умная таблица

Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».

Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».

Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.

После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».

Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».

После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».

Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.

При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».

Урок: Как создать таблицу в Microsoft Excel

Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.

Расширенный фильтр и немного магии

У подавляющего большинства пользователей Excel при слове «фильтрация данных» в голове всплывает только обычный классический фильтр с вкладки Данные — Фильтр (Data — Filter):

Такой фильтр — штука привычная, спору нет, и для большинства случаев вполне сойдет. Однако бывают ситуации, когда нужно проводить отбор по большому количеству сложных условий сразу по нескольким столбцам. Обычный фильтр тут не очень удобен и хочется чего-то помощнее. Таким инструментом может стать расширенный фильтр (advanced filter), особенно с небольшой «доработкой напильником» (по традиции).

Основа

Для начала вставьте над вашей таблицей с данными несколько пустых строк и скопируйте туда шапку таблицы — это будет диапазон с условиями (выделен для наглядности желтым):

Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.

Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский «Ашан» в III квартале, то условия будут выглядеть так:

Чтобы выполнить фильтрацию выделите любую ячейку диапазона с исходными данными, откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Дополнительно (Data — Advanced). В открывшемся окне должен быть уже автоматически введен диапазон с данными и нам останется только указать диапазон условий, т.е. A1:I2:

Обратите внимание, что диапазон условий нельзя выделять «с запасом», т.е. нельзя выделять лишние пустые желтые строки, т.к. пустая ячейка в диапазоне условий воспринимается Excel как отсутствие критерия, а целая пустая строка — как просьба вывести все данные без разбора.

Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:

Добавляем макрос

«Ну и где же тут удобство?» — спросите вы и будете правы. Мало того, что нужно руками вводить условия в желтые ячейки, так еще и открывать диалоговое окно, вводить туда диапазоны, жать ОК. Грустно, согласен! Но «все меняется, когда приходят они ©» — макросы!

Работу с расширенным фильтром можно в разы ускорить и упростить с помощью простого макроса, который будет автоматически запускать расширенный фильтр при вводе условий, т.е. изменении любой желтой ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку текущего листа и выберите команду Исходный текст (Source Code). В открывшееся окно скопируйте и вставьте вот такой код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Not Intersect(Target, Range("A2:I5")) Is Nothing Then
        On Error Resume Next
        ActiveSheet.ShowAllData
        Range("A7").CurrentRegion.AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:=Range("A1").CurrentRegion
    End If
End Sub

Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:

Так все гораздо лучше, правда?

Реализация сложных запросов

Теперь, когда все фильтруется «на лету», можно немного углубиться в нюансы и разобрать механизмы более сложных запросов в расширенном фильтре. Помимо ввода точных совпадений, в диапазоне условий можно использовать различные символы подстановки (* и ?) и знаки математических неравенств для реализации приблизительного поиска. Регистр символов роли не играет. Для наглядности я свел все возможные варианты в таблицу:

Критерий	Результат
гр* или гр	все ячейки начинающиеся с Гр, т.е. Груша, Грейпфрут, Гранат и т.д.
=лук	все ячейки именно и только со словом Лук, т.е. точное совпадение
*лив* или *лив	ячейки содержащие лив как подстроку, т.е. Оливки, Ливер, Залив и т.д.
=п*в	слова начинающиеся с П и заканчивающиеся на В т.е. Павлов, Петров и т.д.
а*с	слова начинающиеся с А и содержащие далее С, т.е. Апельсин, Ананас, Асаи и т.д.
=*с	слова оканчивающиеся на С
=????	все ячейки с текстом из 4 символов (букв или цифр, включая пробелы)
=м??????н	все ячейки с текстом из 8 символов, начинающиеся на М и заканчивающиеся на Н, т.е. Мандарин, Мангостин  и т.д.
=*н??а	все слова оканчивающиеся на А, где 4-я с конца буква Н, т.е. Брусника, Заноза и т.д.
>=э	все слова, начинающиеся с Э, Ю или Я
<>*о*	все слова, не содержащие букву О
<>*вич	все слова, кроме заканчивающихся на вич (например, фильтр женщин по отчеству)
=	все пустые ячейки
<>	все непустые ячейки
>=5000	все ячейки со значением больше или равно 5000
5 или =5	все ячейки со значением 5
>=3/18/2013	все ячейки с датой позже 18 марта 2013 (включительно)

Тонкие моменты:

• Знак * подразумевает под собой любое количество любых символов, а ? — один любой символ.
• Логика в обработке текстовых и числовых запросов немного разная. Так, например, ячейка условия с числом 5 не означает поиск всех чисел, начинающихся с пяти, но ячейка условия с буквой Б равносильна Б*, т.е. будет искать любой текст, начинающийся с буквы Б.
• Если текстовый запрос не начинается со знака =, то в конце можно мысленно ставить *.
• Даты надо вводить в штатовском формате месяц-день-год и через дробь (даже если у вас русский Excel и региональные настройки).

Логические связки И-ИЛИ

Условия записанные в разных ячейках, но в одной строке — считаются связанными между собой логическим оператором И (AND):

Т.е. фильтруй мне бананы именно в третьем квартале, именно по Москве и при этом из «Ашана».

Если нужно связать условия логическим оператором ИЛИ (OR), то их надо просто вводить в разные строки. Например, если нам нужно найти все заказы менеджера Волиной по московским персикам и все заказы по луку в третьем квартале по Самаре, то это можно задать в диапазоне условий следующим образом:

Если же нужно наложить два или более условий на один столбец, то можно просто продублировать заголовок столбца в диапазоне критериев и вписать под него второе, третье и т.д. условия. Вот так, например, можно отобрать все сделки с марта по май:

В общем и целом, после «доработки напильником» из расширенного фильтра выходит вполне себе приличный инструмент, местами не хуже классического автофильтра.

Ссылки по теме

• Суперфильтр на макросах
• Что такое макросы, куда и как вставлять код макросов на Visual Basic
• Умные таблицы в Microsoft Excel

Таблицы в Excel могут содержать большое количество информации. Для комфортной работы с массивами данных применяются обычный и расширенный фильтры. Однако их использование иногда доставляет ряд трудностей начинающим пользователям.

Назначение и существующие виды

Под фильтрацией понимают выделение необходимых данных при одновременном скрытии ненужных. Таким образом, облегчается работа с большим количеством информации в Excel. Не нужно искать по всей таблице «заветные» строки, достаточно задать требуемые параметры в фильтре, и они «подсветятся». Существуют два вида сортировки: автофильтр и расширенный фильтр.

Пользовательский или расширенный фильтр

Установка фильтра

Название опции подчеркивает более широкие возможности по сравнению со стандартным вариантом. Перед применением необходимо создать поле с условиями. Обычно для этого копируются заголовки нужной таблицы и вставляются сверху нее. Между строками с условиями и исходными данными должна быть минимум одна пустая строка.

После этого включается фильтр в Excel:

1. На панели вкладок нажать на «Данные».
2. В окне «Сортировка и фильтр» кликнуть по «Дополнительно».
3. Появится меню «Расширенный фильтр» с различными настройками.

Фильтр инициализирован. Настройки и условия фильтрации рассматриваются ниже.

Настройки и условия

Есть несколько настроек в меню фильтрации:

1. По умолчанию в появившемся окне отмечен подпункт «Фильтровать список на месте» или «Filter the list, in-place» в англоязычной версии. Эта опция позволяет провести операцию в той же локации, что и исходная таблица.
2. Строка «Исходный диапазон» или «List range». Здесь нужно проставить координаты фильтруемой таблицы, включая заголовки. Начальная координата — первая ячейка, конечная — последняя.
3. «Диапазон условий» или «Criteria range». Указывается местоположение условий фильтрования. Условия задания координат аналогичны предыдущему пункту.

Если в критерии отбора будет включена пустая строка, то этот фильтр не будет действовать. Будут выбраны все данные, поэтому нужно внимательно указывать диапазон.

1. Если нужно оставить только неповторяющиеся строки, то нужно отметить ячейку «Только уникальные записи» или «Unique records only».

Кроме задания точных критериев отбора, в расширенном режиме возможна выборка, путём создания приблизительных значений, использования формул и условий. Основные операторы для создания подобных запросов следующие:

Критерий	Результат
пр* или пр	все записи, которые начинаются с «Пр», т.е. прима, продукт и аналогичные данные
=диван	все данные, имеющие точное совпадение со словом «диван» и только
*лив* или *лив	слова, содержащие слог «лив», например, оливки, Ливония, прилив.
=т*в	надписи, начинающиеся с «Т» и заканчивающиеся на «В» — Титов, Тургенев
п*с	схожее с предыдущим пунктом написание критерия, но здесь буква С не должна быть обязательно в конце слова, а может находиться в любом месте после П, например, просо, простой
=*г	записи, оканчивающиеся на Г
=???	слова, где есть 3 символа, включая пробелы и цифры
=а????с	выбор данных, состоящих из 6 символов и имеющих в начале букву «А», а в конце букву «С», такие как «ананас», «адонис»
=*л??а	слова, которые заканчиваются на «а», а четвёртой буквой с конца в слове является «л», например, «малина».
<=В	записи, начинающиеся с букв «А», «Б», «В»
<>*е*	слова, которые не имеют букву «Е»
<>*вна	все слова, исключая те, которые заканчиваются на «вна»
=	выборка всех пустых ячеек
<>	отбор несвободных «клеток»
>=199	отбираются данные со значением большим или равным 199
10 или =10	показатели со значениями равными 10
>=2/28/2018	события с датой позже 28 февраля 2018 года (включительно)
<=12/03/2019	Данные с датой раньше, чем 12 марта 2019 года

Нужно помнить следующее при составлении условий:

• * — может означать любое количество различных знаков;
• ? — один символ;
• дата ставится в североамериканском стиле, то есть мм/дд/гггг.

Базовыми условиями пользовательской фильтрации в Excel являются логические «И( AND)» и «ИЛИ(OR)». Все установки отбора используют эти операторы в различных вариациях.

Логическое «И» получается путем размещения условий выборки в одной строке на разных или одинаковых столбцах. При такой конфигурации будут выбраны элементы, отвечающие одновременно всем критериям, указанным в строке фильтра.

На рисунке показана работа оператора «И». Будут выбраны товары с наименованием «Бананы», которые поставлялись в III квартале года в Москве, в гипермаркеты «Ашан». Предметы, не отвечающие вышеуказанным условиям, показаны не будут.

Если нужно применить условие «И» к одному столбцу несколько раз, то нужно создать  нужное количество таких столбцов в диапазоне условий и применить к ним оператор.

На примере показано двойное использование логического «И» в столбце «Дата». В результате такого применения будут выбраны все события между 1 марта и 31 мая 2013 года.

Логическое «ИЛИ» получается при размещении критериев отбора на разных строках диапазона условий. В этом случае будут показаны элементы, удовлетворяющие любому из пунктов выбора.

На рисунке показана совместная работа операторов «И» и «ИЛИ». После установки таких параметров, будут выбраны строки с надписями «Персик» или «Лук». Причём для «Персик» необходимым является выполнение еще двух критериев: наличие города Москва и менеджера Волина. Для «Лук» нужен только III квартал и город Самара.

Действенным методом в расширенном фильтре является использование формул для  формирования критерия выборки. Алгоритм прост — формула проверяет ячейки на «Истину» или «Ложь» и показывает строки с истинным результатом. При составлении задания с помощью формулы нужно учитывать следующее:

• формулы нужно вставлять в пустые строки, не содержащие заголовки «таблицы» или отличающиеся от них;
• формула должна начинать «работать» с первых ячеек после заголовка, чтобы не пропустить какое-либо значение из таблицы. Поэтому ссылка на применение формулы начинается с первой строки в любом столбце;
• ссылка на проверку по формуле должна быть относительной, вида B5, в отличие от абсолютной, которая пишется в виде $B$5. При статичной или абсолютной ссылке проверяться будет только указанная ячейка, относительная дает старт на проверку всех ячеек, начиная с первой.

На рисунке показан пример использования формулы, которая выделяет товары, встречающиеся 1 раз.

Здесь в столбце H, в первой ячейке введен текст для объяснения формулы. Сама формула указана в ячейке H2 и выглядит следующим образом:

=СЧЁТЕСЛИ(Лист1!$A$8:$A$83;A8)=1

Здесь $A$8:$A$83 — абсолютная ссылка, указывающая диапазон действия формулы. A8 — относительная ссылка. Она показывает номер ячейки, с которой начнется проверка по формуле. Результаты, отвечающие условию «ИСТИНА», будут показаны. Таким образом, все товары, которые представлены в единичном экземпляре отобразятся.

Применение

Алгоритм применения пользовательского фильтра следующий:

1. Создать пустую таблицу с теми же заголовками, что и в редактируемой базе.
2. Вписать критерии выборки.
3. Инициализировать фильтр, описанным выше способом.
4. После открытия окна с настройками, ввести необходимые показатели и подтвердить.
5. После применения, в базе данных будут показаны только строки, удовлетворяющие условиям отбора.

Перемещение результатов отбора в другую таблицу

Для того чтобы данные фильтрации отобразились в ином диапазоне нужно сделать следующее:

Удаление пользовательского фильтра

Сбросить функцию можно несколькими способами:

1. Если результаты были выведены без перемещения, то удалить их можно, нажав на вкладку «Данные» и в подменю «Сортировка и фильтр» кликнуть по пункту «Очистить».
2. Стандартным нажатием клавиш Ctrl + Z, отменяющим предыдущие действия.
3. Включить автофильтр, в результате чего, все результаты отбора будут сброшены.

Стандартный фильтр

Кроме расширенного отбора, в простых случаях, удобнее пользоваться автофильтром.

Запуск

Включить стандартную функцию выборки данных можно тремя способами:

1. На главной панели нажать на пункт «Данные», в подменю «Сортировка и фильтр» кликнуть по иконке с надписью «Фильтр».
2. Выбрать пункт «Главная», в подсистеме «Редактирование» нажать на «Сортировка и фильтр». В появившемся окне выбрать «Фильтр».
3. С помощью нажатия кнопок Ctrl + Shift + L.

В итоге на заголовке списка появятся стрелки, с помощью которых можно установить критерии отбора.

Параметры выбора

Существуют несколько параметров исключения.

Синхронизация по дате

При наличии столбца с датами, можно произвести сортировку информации этого типа. Для этого нужно нажать на стрелку в соответствующем заголовке. В появившемся меню много интуитивно понятных пунктов. При выборе «Выделить все», помечаются все данные столбца, и фильтрация применяется к ним. Также можно выбрать определенные значения, убрав галочку с предыдущего пункта и поставив её перед нужной позицией.

В качестве примера, можно произвести выборку событий между двумя датами: 1 июня 2014 года и 31 декабря 2014 года. Для этого:

• выбрать в контекстном меню надпись «После…»;
• откроется подменю, в нем для функции «После…» выбрать дату 01.06.2014;
• выбрать логическое «И»;
• в нижней строке «До» выбрать вторую дату и подтвердить.

Результатом будет показ информации между 1 июня и 31 декабря 2014 года.

Текстовой отбор

Также как и для значений даты, можно произвести выборку данных с определенным текстом или сигнальным словом. В рассмотренной выше таблице текст содержится в столбце «Наименование». Кликнуть по стрелке на нем. Откроется окно с настройками фильтра по слову.

Все действия понятны и аналогичны действию с датами. Для фильтрации данных у которых есть символ «2», можно выполнить следующие шаги:

Числовой критерий

Также можно произвести сортировку по числовым данным. Для этого нажать на столбец, содержащий числовую информацию и выбрать «Числовые фильтры».

Открывшееся подменю содержит многочисленные параметры для выборки. Они не сложны и понятны при взаимодействии с ними. Отдельно можно упомянуть опцию «Первые 10». Исходя из названия, критерий выберет 10 самых больших или, если поменять направление, 10 наименьших чисел.

Однако результат может отличаться от ожидаемого. Так как среди значений могут быть повторяющиеся числа, в итоге может быть больше отфильтрованных значений, чем 10.

Изменение строки

Иногда бывает нужным изменить порядок столбцов в строке. Для этого применяется сортировка по строкам, включающая следующие действия:

1. Выбрать во вкладке «Данные» или «Data», пункт «Сортировать» или «Sort».
2. Появится окно с настройками «Сортировка» или «Sort». Если строка содержит заголовки, то нужно отметить пункт «Мои данные содержат заголовки» или «My data has headers». В противном случае ставить галочку не нужно. После этого кликнуть по пункту «Параметры» или «Options».
3. В подменю «Параметры» отметить, как будут меняться столбцы — сверху вниз (Sort top to bottom) или слева направо (Sort left to right). Если изменяется порядок следования в строке, то нужно выбрать «Слева направо».
4. Далее в окне «Sort» указать строку в которой будет изменен порядок следования столбцов и указать в каком порядке будет идти перестроение — от А до Я (A to Z) или наоборот.

После подтверждения произойдет фильтрация по строкам.

Отключение фильтра

Для удаления выборки со столбца необходимо нажать на стрелку и кликнуть по надписи «Удалить фильтр из столбца».

Для удаления всех критериев отбора на вкладке «Данные» кликнуть по «Фильтр».

Использование фильтров для различных столбцов при работе с документом Excel упрощает поиск информации для пользователя, оставляя на рабочем листе только те строки, которые не попадают под указанные критерии. Статью о том, как сделать фильтр в Эксель, я уже писала, перейдя по ссылке, Вы сможете ее прочесть.

Однако использование обычного фильтра, может устроить не всех пользователей. Дело в том, что с его помощью можно отфильтровать данные, задав ограниченное количество условий. Если Вас такое не устроит, тогда нужно воспользоваться расширенным фильтром в Эксель.

Рассмотрим его применение для следующей таблицы. Расположена она в диапазоне ячеек А6:Е31 . В ней представлена информация об учениках школы.

Например, нужно выбрать всех девочек, рост которых меньше 160 см. Это можно сделать, применив обычный фильтр для столбцов. Но если мы захотим отобрать и мальчиков с ростом больше 180 см, то с его помощью ничего сделать у нас не получится. Будут выданы результаты с мальчиками и девочками, рост которых находится в приделах от 160 до 180 см. Здесь нам и пригодиться использование расширенного фильтра. Надеюсь, разница Вам понятна.

Как применить

Теперь давайте рассмотрим, как использовать расширенный фильтр в Excel. Для начала, нужно создать диапазон условий – делается это путем копирования всех заголовков столбцов, в другое место листа.

Лучше всего скопировать их над таблицей, иначе они тоже могут попасть под фильтр, например, если расположить их рядом с ней. Также учтите, что между условиями и основной информацией, должна быть как минимум одна пустая строка.

Условия задаем следующим образом. Оставим, для примера, всех девочек, которые учатся в 9 классе. Заполняем нужные ячейки в диапазоне условий. Затем выделяем любую ячейку в основной таблице, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем в группе «Сортировка и фильтр» на кнопку «Дополнительно» .

Откроется диалоговое окно «Расширенный фильтр» . В нем выберите маркером, где отобразить результат, в этой же таблице или сделать ее в другом месте. В качестве «Исходного диапазона» выбираем наши ячейки А6:Е31 . «Диапазон условий» – это наши заголовки с условиями А1:Е2 . Нажмите «ОК» .

Очень важно правильно задать диапазон условий. В примере это А1:Е2 . Если нужно будет добавить еще одно условие, он станет А1:Е3 , и так далее. В противном случае ничего работать не будет.

В диапазоне условий, данные для столбцов, которые введены в одну строку, воспринимаются как логическое «И» . Данные на разных строках воспринимаются как логическое «ИЛИ» . В примере, мы оставили всех девочек, и из них выбрали тех, кто учится в 9 классе. Если во второй строке записать «девочка» – «>170» , то будут отобраны из таблицы еще и девочки, рост которых больше 170 см. При этом они могут учиться в других классах – это логическое «ИЛИ» .

Как удалить

Чтобы удалить его для данных в таблице на вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите «Очистить» .

Поместим отфильтрованные данные в другую таблицу

Рассмотрим еще один пример. Выберем девочек с ростом меньше 170 см и мальчиков с ростом больше 180 см. Отфильтрованную информацию разместим на этом же листе, но в других ячейках.

В диапазон условий записываем данные. Выделяем любую ячейку основной таблицы и переходим на вкладку «Данные» – «Дополнительно» .

Маркером отмечаем «Скопировать результат в другое место» , выбираем ячейки для «Исходного диапазона» А6:Е31 , в поле «Диапазон условий» вписываем адрес А1:Е3 . В поле «Поместить результат в диапазон» нажимаем на кнопочку выбора ячеек и выделяем нужные на листе, можно выбрать и другой лист открытой книги. Нажмите «ОК» .

Чтобы поместить результат расширенного фильтра в другой диапазон, сначала скопируйте шапку таблицы и вставьте ее туда. Когда будете выбирать ячейки для отфильтрованных данных, выделите эту шапку и необходимое количество строк под ней. Если выделенных строк не хватит, программа предупредит об этом.

Результат с заданными условиями для расширенного фильтра представлен в другом месте листа. Исходная информация осталась без изменений.

Теперь, для дополнительной таблицы с отфильтрованными данными, можно применить, например, сортировку в Excel. Подробно о том, как отсортировать данные в Эксель, Вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

Уверенна, Вы поняли, как использовать расширенный фильтр в Эксель, для выбора нужной информации из таблицы.

Расширенный фильтр в Excel

Если требуется показать только данные, соответствующие определенному критерию или условию, необходимо воспользоваться такой функцией, как фильтр. Как же это сделать?

Стандартный метод

Начнем с рассмотрения методики создания самого обычного фильтра, а потом научимся делать расширенный. Для начала нужно кликнуть по ячейке и нажать на кнопку “Фильтр”, которая находится на вкладке “Данные”.

1

После этого на заголовках покажутся стрелки.

2

В нашем случае нужно нажать на ту, которая находится возле обозначения страны.

Далее появится окно, в котором нам нужно убрать галочку возле пункта “Выделить все” и оставить только пункт “USA”.

3

После нажатия на кнопку “ОК” список автоматически будет отфильтрован так, что будут отображаться только информация о продажах из Соединенных Штатов.

4

Далее нужно нажать стрелочку на следующей колонке “Quarter” и поставить галочку возле строки Qtr 4, убрав все остальные.

5

Ура, после этих нехитрых манипуляций будет отображаться только товары из США за четвертый квартал.

6

Если же требуется очистка данных, то на соответствующей вкладке нужно нажать на кнопку «Очистить». Если необходимо отключить работу фильтра, то для этого надо нажать по кнопке «Фильтр» повторно.

Расширенный фильтр

Стандартный фильтр – это вещь, которая используется очень часто. И она может использоваться для стандартных ситуаций. Но в некоторых случаях необходимо ориентироваться на большее количество критериев, одновременно учитывая огромное количество столбцов. И функциональности обычного фильтра здесь явно будет недостаточно. Обязательно появится желание использовать инструмент, имеющий большее количество возможностей.

Расширенный фильтр – это как раз пример такого инструмента. Особенно если его немного усовершенствовать.

Основа

Сперва добавьте в таблицу несколько новых строчек без информации в ячейках и сделайте сверху шапку таблицы. Это и будет диапазон, содержащий критерии для фильтра. Мы его выделили желтым цветом, чтобы сделать процесс более наглядным.

7

Между таблицей с критериями и основной таблицей необходимо вставить хотя бы одну пустую строчку. В желтую таблицу вставляются условия отбора данных. Например, если нам необходимо показать только бананы, которые продаются в московском Ашане и показать их продажи в III квартале, то таблица будет такой.

8

Чтобы отфильтровать данные, необходимо в диапазоне, который мы будем фильтровать, нажать на любую ячейку и открыть на ленте вкладку «Данные». Там вы увидите кнопку «Дополнительно». Если по ней нажать, появится окно, где уже будет указан правильный диапазон. Осталось только указать ячейки, в каких приводятся условия.

9

Важно! Нужно выделять исключительно те желтые строки, которые содержат условия. Дело в том, что все ячейки диапазона, где перечисляются критерии фильтрации, не содержащие никакой информации, читаются Excel, как команда показывать абсолютно всю информацию. Простыми словами, отменить фильтр.

С использованием кнопки «Скопировать результат в другое место» можно добиться того, чтобы фильтр отображал значения не прямо здесь, а в отдельном диапазоне. Если нам требуется это сделать, то для этого существует поле «Поместить результат в диапазон». В случае с нашим примером, эта функция использоваться не будет, поэтому мы просто нажимаем «ОК». Отфильтрованные строки мгновенно окажутся на листе.

10

Использование макроса расширенного фильтра

Большинство людей согласятся, что в стандартном виде расширенный фильтр – жутко неудобная штука. И да, это действительно так. Кроме того, что нужно создавать таблицу специально под условия, вручную туда вводить данные, а также открывать отдельное диалоговое окно и вводить туда диапазоны. Но если воспользоваться макросами, большинство операций можно автоматизировать.

Причем достаточно воспользоваться очень легки макросом, который запрограммирован на то, чтобы запускать расширенный фильтр при изменении любой ячейки диапазона условий. Согласитесь, что так значительно удобнее. Для этого необходимо вызвать контекстное меню ярлыка данного листа и кликнуть по пункту «Исходный текст». Далее появится окошко, где вставляете такой код.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

If Not Intersect(Target, Range(“A2:I5”)) Is Nothing Then

On Error Resume Next

ActiveSheet.ShowAllData

Range(“A7”).CurrentRegion.AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:=Range(“A1”).CurrentRegion

Естественно, нужно вставить наиболее подходящие в конкретной ситуации ячейки. Теперь всегда, когда любая ячейка будет изменяться, данная подпрограмма будет запускаться. Как только происходит редактирование ячейки, находящейся в диапазоне с условиями (в пустой ячейке, проще говоря), то все фильтры будут автоматически сняты, а также будет выставлен расширенный.

Все, больше никаких дополнительных действий совершать не нужно. Фильтр будет автоматически адаптироваться под любое совершаемое пользователем изменение.

Согласитесь, что теперь значительно удобнее.

Подробнее о сложных запросах

После того, как была реализована команда автоматически накладывать расширенный фильтр на таблицу, при малейшей коррекции условий, теперь можно разобраться, как вообще работают сложные условия в расширенном фильтре.

Кроме точных совпадений, человек в праве использовать дополнительные символы, некоторые из которых позволяют более гибко настраивать поиск. При этом нет разницы, какой регистр имеют символы. Чтобы было более понятно, вот таблица, детально описывающая все возможные условия.

12

Здесь нужно учитывать такие моменты:

1. Символ * говорит о каком-угодно количестве символов, а ? – лишь одном.
2. Числовые и текстовые запросы обрабатываются разным способом. Так, если условная ячейка, в которой указано число 5, указана пользователем, то это еще не означает, что фильтр будет искать все числа, которые начинаются с этой цифры. Но если в ней будет указана буква Б, то фильтр будет отбирать те данные, которые содержат текст, который начинается с нее. Простыми словами, если текст не начинается со знака =, то он эквивалентен такому, в конце которого находится символ *.
3. Если используются даты, то они вводятся в таком формате, как в Соединенных Штатах. Сначала указывается месяц, потом день, а потом – год, а также элементы перечисления разделяются дробью. Это даже касается локализованного под Россию Экселя.

Логические условия

Огромное преимущество расширенного фильтра заключается в том, что можно использовать логические условия. Что это такое? Логическим условием называется такое условие, которое использует логический оператор И или ИЛИ. Конечно, есть и другие, но они описаны выше.

Характерная черта любой логической операции в том, что она возвращает условие «Истина» или «Ложь». В случае с расширенным фильтром, условие будет следующее: если определенное условие истинно.

То есть, логическое условие «И» фактически расшифровывается, как «если критерий 1 и критерий 2 соответствуют критерию 3». Например, если яблоки и морковь стоят одинаково, то. Или – аналогично, просто вместо «И» вставляется «Или». На практике это может выглядеть так. Если пользователи купили товары компании 1 или компании 2, то отобразить эти покупки. В таком случае при приобретении чего-то третьего, оно не отображается.

Фактически любой фильтр независимо от того, он простой или расширенный, содержит в себе логические условия. Но можно сделать их использование более гибким.

Итак, что нужно знать? Если условия находятся в одной строке, хотя и различных ячейках, то они считаются как те, которые соединены друг с другом логическим оператором «И».

13

В описываемом примере фильтр покажет только те бананы, которые были куплены в Московском Ашане в третьем квартале.

Если же необходимо, чтобы условия были связались с помощью логического оператора «ИЛИ», то необходимо их записывать в разных строках.

Например, в приведенном ниже примере фильтр будет учитывать только заказы менеджера Волиной как по персикам, купленным в Москве и луке, который продавался в третьем квартале в Самаре.

14

Если же нужно накладывать больше одного условия на один столбец, то, как вариант, можно просто продублировать заголовок столбца в диапазоне критериев и под ним написать последующие условия. например, так можно наложить фильтр таким образом, чтобы показывались все сделки, совершенные с марта по май.

15

Таким образом, если выполнять приведенные выше рекомендации, то расширенный фильтр уже не будет казаться настолько неудобным инструментом, а набор его функций будет очень обширным и фактически будет покрывать любую задачу, которую перед собой поставит пользователь.

Функция «Фильтр»

24 сентября 2018 года была представлена новая функция, которая также умеет фильтровать данные. Появилась она совместно с инновационным обновлением, которое добавило динамические массивы в Excel. Эта функция, аналогично шести остальным, доступна тем пользователям, которые пользуются последней версией Microsoft Office 365.

Фактически она призвана полностью заменить функционал расширенного фильтра в Excel, который требовал неких танцев с бубном, чтобы его можно было более-менее удобно использовать.

Синтаксис функции следующий.

=ФИЛЬТР(массив; включить; [если_пусто])

Разберем основные аргументы:

1. Массив. Это диапазон (как представленный в виде ссылки, так и именованный), который будет использоваться для фильтрации данных.
2. Включить. Это массив переменных, имеющих такую же ширину и высоту, как и массив. Простыми словами, это условия, при которых должны отображаться конкретные значения.
3. Если_пусто. Это дополнительный аргумент, который задает значение, которое возвращается при обнаружении, что все значения включенного массива пустые.

Использовать можно те же логические операторы в качестве условий, которые приводились выше. При этом есть ряд особенностей в работе этой функции, которые нужно учитывать:

1. Она задействует динамические массивы. Учитывая это, результат всегда будет касаться и смежных ячеек.
2. Если необходимо задать фильтру несколько условий, необходимо использовать знак умножения во втором аргументе, а сами условия взять в скобки.
3. Для использования оператора ИЛИ нужно использовать знак суммирования вместо знака умножения, а сами критерии также взять в скобки.
4. Если окажется, что в ячейке, в которую будет возвращаться значение, уже есть какие-то значения, то появится ошибка #ПЕРЕНОС! Чтобы избавиться от нее, нужно очистить данные, содержащиеся в соответствующей ячейке.

Таким образом, тот сложный функционал расширенного фильтра можно реализовать с помощью одной простой функции Excel. Главное – немного потренироваться и иметь последнюю версию Microsoft Office.

Выводы

Таким образом, фильтрация данных в Excel позволяет среди большого массива данных найти те, которые нужны в конкретный момент времени. Например, если есть перечень товаров большого магазина, то можно отображать и анализировать исключительно шампуни или крема, а все остальные пункты временно спрятать. Если же нужно будет посмотреть, допустим, элитный французский алкоголь, то можно применить сразу несколько фильтров.

Мы разобрались, что нужно для того, чтобы применять фильтры к спискам, а также учитывать сразу большое количество сложных критериев для того, чтобы отображать только нужные данные.

А в современных версиях Excel есть еще и вариант расширенного фильтра, который выражен в одной просто формуле с очень простым синтаксисом, но при этом имеющей огромный функционал. И пользователь отныне может выбирать, какой из методов подходит лучше всего конкретно в его случае. Но естественно, профессиональный пользователь Excel будет мастерски владеть всеми тремя способами минимум для того, чтобы правильно читать чужие таблицы.

Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.

Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.
2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».
3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.
4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Расширенный фильтр в Excel: как сделать и как им пользоваться

Многие пользователи ПК хорошо знакомы с пакетом продуктов для работы с различного рода документами под названием Microsoft Office. Среди программ этой компании есть MS Excel. Данная утилита предназначена для работы с электронными таблицами.

В программе присутствует так называемый расширенный фильтр в Excel. Он предназначен для удобства работы и создания таблиц. О нем и пойдет речь в нашей статье. Мы расскажем далее, как его делать и как пользоваться.

Что это за функция? Описание

Что значит расширенный фильтр в Excel? Это функция, которая позволяет разграничивать выбранные данные (по столбцам в «Экселе») относительно введенных требований.

К примеру, если у нас есть электронная таблица со сведениями обо всех учениках школы (рост, вес, класс, пол и т. п.), то мы с легкостью сможем выделить среди них, скажем, всех мальчиков с ростом 160 из 8-го класса. Сделать это можно, используя функцию «Расширенный фильтр» в Excel. О ней мы и будем детально рассказывать далее.

Что значит автофильтр?

Какие особенности имеет обычный и расширенный фильтр? Сначала расскажем про первый. Автофильтр (обычный) предназначен для разграничения данных по заранее известным критериям, количество которых определено. Его используют, когда имеется электронная таблица незначительных размеров, по столбцам и заданным параметрам. Если нам необходимо задать неограниченное количество критериев для фильтрации, необходимо выбирать расширенный.

Как делать правильно?

Как сделать расширенный фильтр в Excel? Чтобы было понятно, каким образом происходит процедура и как она делается, рассмотрим пример.

Инструкция по расширенной фильтрации электронной таблицы:

1. Необходимо создать место выше основной таблицы. Там и будут располагаться результаты фильтрации. Должно быть достаточное количества места для готовой таблицы. Также требуется еще одна строка. Она будет разделять отфильтрованную таблицу от основной.
2. В самую первую строку освобожденного места скопировать всю шапку (названия колонок) основной таблицы.
3. Ввести необходимые данные для фильтрации в нужный столбец. Отметим, что запись должна выглядеть следующим образом: = «= фильтруемое значение».
4. Теперь необходимо пройти в раздел «Данные». В области фильтрации (значок в виде воронки) выбрать «Дополнительно» (находится в конце правого списка от соответствующего знака).
5. Далее во всплывшем окошке нужно ввести параметры расширенного фильтра в Excel. «Диапазон условий» и «Исходный диапазон» заполняются автоматически, если была выделена ячейка начала рабочей таблицы. Иначе их придется вводить самостоятельно.
6. Нажать на Ок. Произойдет выход из настроек параметров расширенной фильтрации.

После проделанных шагов в основной таблице останутся только записи по заданному разграничивающему значению. Чтобы отменить последнее действие (фильтрацию), нужно нажать на кнопку «Очистить», которая находится в разделе «Данные».

Работа с расширенным фильтром в «Экселе»

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel? Для того чтобы понять, обратимся к данной функции повторно. Предположим у нас в электронной таблице есть колонка с городами. До этого мы уже делали расширенную фильтрацию на город Ростов. Теперь же хотим в этом же документе добавить к полученным по городу Ростову еще и те записи, которые соответствуют городу Самаре.

Для этого необходимо:

1. Разместить условия разграничения (=»-Самара») под предыдущим запросом (=»=Ростов»).
2. Вызвать меню расширенного фильтра (раздел «Данные», вкладка «Фильтрация и сортировка», выбрать в ней «Дополнительно»).
3. Нажать Ок. После этого расширенная фильтрация закроется в Excel. А на экране появится готовая таблица, состоящая из записей, в которых указан город Самара или Ростов.

При работе следует учитывать следующий очень важный момент. Все введенные критерии должны находиться только в тех столбцах, по которым идет фильтрование. Выше основной таблицы.

После того как был изучен основной метод расширенной фильтрации, можно приступать к изучению всех возможностей данной функции. Имеется в виду именно использование формул.

Расширенная фильтрация. Основные правила использования при работе «Экселе»

• Критериями отбора называются результаты исходной формулы.
• Результатом могут быть только два значения: «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».
• При помощи абсолютных ссылок указывается исходный диапазон фильтруемой таблицы.
• В результатах формулы будут показаны только те строки, которые получают по итогу значение «ИСТИНА». Значения строк, которые получили по итогу формулы «ЛОЖЬ», не будут высвечиваться.

При помощи этих правил можно создавать любые формулы с допустимыми операндами и значениями.

Пример в «Экселе 2010»

Рассмотрим пример расширенного фильтра в Excel 2010 и использования в нем формул. К примеру, разграничим значения какого-нибудь столбца с числовыми данными по результату среднего значения (больше или меньше).

Инструкция для работы с расширенным фильтром в Excel по среднему значению колонки:

1. Для начала необходимо выбрать формулу среднего значения данных столбца. Для этого нужно выбрать диапазон результатов от начальной записи до конечной. Просуммировать их и разделить на количество строк (количество записей).
2. После этого выбрать в разделе «Фильтрование и сортировка» пункт «Дополнительно». Вписать туда нужные данные (по диапазонам).
3. После этого нажать Ок. В результате получится таблица, в которой есть записи, не превышающие среднего значения по заданному столбцу.

Таким образом можно использовать расширенную фильтрацию довольно разнообразными способами. Сделать это можно, прибегая к составлению различного рода формул.

Главное — не забывать вписывать критерии фильтрации над основной таблицей в столбце, по которому будет проводиться разграничение.

Внимание! При работе записи, которые не прошли критерий фильтрации, не удаляются. Они просто не показываются (не отображаются). Расширенная фильтрация предназначена для того, чтобы можно было скопировать результат и вставить его куда-нибудь в другое место. После этого необходимо нажать на «Очистить» в разделе «Фильтрация и сортировка». Тогда ваша исходная таблица вернется на экран.

Автофильтр. Пример использования

Автофильтр — это обычный инструмент. Его можно применить, исключительно задав точные параметры. Например, вывести все значения таблицы, которые превышают значения 1000 ( 1000).

Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать пункт «Дополнительно».

В открывшемся окошке указать диапазоны рассматриваемых значений и ячейку со значением рассматриваемого критерия.

Нажать на Ок. После этого будет выведена отфильтрованная по заданному критерию таблица.

Скопировать результат разграничения. Вставить отфильтрованную таблицу куда-нибудь в сторону на том же листе Excel. Можно воспользоваться другой страницей.

Выбрать «Очистить». Данная кнопка находится во вкладке «Данные» в разделе «Фильтрация и сортировка». После ее нажатия отфильтрованная таблица вернутся в первоначальный вид. И можно будет работать с ней.

Далее необходимо снова выделить свободное место для таблицы, которая будет отфильтрована.

Потом нужно скопировать шапку (названия столбцов) основного поля и перенести их в первую строчку освобожденного под отфильтрованную структуру места.

Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать «Дополнительно».

В открывшемся окошке выбрать диапазон записей (столбцов), по которому будет проводиться фильтрация.

Добавить адрес ячейки, в которой записан критерий разграничения, например, «город Одесса».

Нажать на Ок. После этого произойдет фильтрация по значению «Одесса».

Скопировать отфильтрованную таблицу и вставить ее либо на другой лист документа, либо на той же странице, но в стороне от основной.

Снова нажать на «Очистить». Все, готово. Теперь у вас имеются три таблицы. Основная, отфильтрованная по одному значению (>1000), а также та, что отфильтрована по другому значению (Одесса).

Небольшое заключение

Несмотря на то что на первый взгляд данная функция кажется сложной, на самом деле все довольно просто. Все, что необходимо знать, это диапазон условий расширенного фильтра в Excel. Однако нельзя забывать следующее. Не следует путать обычный и расширенный фильтр. Также рекомендуется выучить правила логики и составления формул Excel, тогда работа с фильтром становится простой.

Как сделать и использовать расширенный фильтр в Excel

Использование фильтров для различных столбцов при работе с документом Excel упрощает поиск информации для пользователя, оставляя на рабочем листе только те строки, которые не попадают под указанные критерии. Статью о том, как сделать фильтр в Эксель, я уже писала, перейдя по ссылке, Вы сможете ее прочесть.

Однако использование обычного фильтра, может устроить не всех пользователей. Дело в том, что с его помощью можно отфильтровать данные, задав ограниченное количество условий. Если Вас такое не устроит, тогда нужно воспользоваться расширенным фильтром в Эксель.

Рассмотрим его применение для следующей таблицы. Расположена она в диапазоне ячеек А6:Е31 . В ней представлена информация об учениках школы.

Например, нужно выбрать всех девочек, рост которых меньше 160 см. Это можно сделать, применив обычный фильтр для столбцов. Но если мы захотим отобрать и мальчиков с ростом больше 180 см, то с его помощью ничего сделать у нас не получится. Будут выданы результаты с мальчиками и девочками, рост которых находится в приделах от 160 до 180 см. Здесь нам и пригодиться использование расширенного фильтра. Надеюсь, разница Вам понятна.

Как применить

Теперь давайте рассмотрим, как использовать расширенный фильтр в Excel. Для начала, нужно создать диапазон условий – делается это путем копирования всех заголовков столбцов, в другое место листа.

Лучше всего скопировать их над таблицей, иначе они тоже могут попасть под фильтр, например, если расположить их рядом с ней. Также учтите, что между условиями и основной информацией, должна быть как минимум одна пустая строка.

Условия задаем следующим образом. Оставим, для примера, всех девочек, которые учатся в 9 классе. Заполняем нужные ячейки в диапазоне условий. Затем выделяем любую ячейку в основной таблице, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем в группе «Сортировка и фильтр» на кнопку «Дополнительно» .

Откроется диалоговое окно «Расширенный фильтр» . В нем выберите маркером, где отобразить результат, в этой же таблице или сделать ее в другом месте. В качестве «Исходного диапазона» выбираем наши ячейки А6:Е31 . «Диапазон условий» – это наши заголовки с условиями А1:Е2 . Нажмите «ОК» .

Очень важно правильно задать диапазон условий. В примере это А1:Е2 . Если нужно будет добавить еще одно условие, он станет А1:Е3 , и так далее. В противном случае ничего работать не будет.

В диапазоне условий, данные для столбцов, которые введены в одну строку, воспринимаются как логическое «И» . Данные на разных строках воспринимаются как логическое «ИЛИ» . В примере, мы оставили всех девочек, и из них выбрали тех, кто учится в 9 классе. Если во второй строке записать «девочка» – «>170» , то будут отобраны из таблицы еще и девочки, рост которых больше 170 см. При этом они могут учиться в других классах – это логическое «ИЛИ» .

Как удалить

Чтобы удалить его для данных в таблице на вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите «Очистить» .

Поместим отфильтрованные данные в другую таблицу

Рассмотрим еще один пример. Выберем девочек с ростом меньше 170 см и мальчиков с ростом больше 180 см. Отфильтрованную информацию разместим на этом же листе, но в других ячейках.

В диапазон условий записываем данные. Выделяем любую ячейку основной таблицы и переходим на вкладку «Данные» – «Дополнительно» .

Маркером отмечаем «Скопировать результат в другое место» , выбираем ячейки для «Исходного диапазона» А6:Е31 , в поле «Диапазон условий» вписываем адрес А1:Е3 . В поле «Поместить результат в диапазон» нажимаем на кнопочку выбора ячеек и выделяем нужные на листе, можно выбрать и другой лист открытой книги. Нажмите «ОК» .

Чтобы поместить результат расширенного фильтра в другой диапазон, сначала скопируйте шапку таблицы и вставьте ее туда. Когда будете выбирать ячейки для отфильтрованных данных, выделите эту шапку и необходимое количество строк под ней. Если выделенных строк не хватит, программа предупредит об этом.

Результат с заданными условиями для расширенного фильтра представлен в другом месте листа. Исходная информация осталась без изменений.

Теперь, для дополнительной таблицы с отфильтрованными данными, можно применить, например, сортировку в Excel. Подробно о том, как отсортировать данные в Эксель, Вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

Уверенна, Вы поняли, как использовать расширенный фильтр в Эксель, для выбора нужной информации из таблицы.

Как в Excel сделать фильтр по столбцам

Фильтрация данных по различным критериям помогает манипулировать информацией, отбирать и анализировать лишь то, что нужно. Сегодня разбираемся, как поставить фильтр в таблице Excel, и как им пользоваться.

Простой фильтр в Экселе

Рассмотрим по пунктам, как установить фильтр в Экселе по столбцам:

1. Кликните по любой ячейке внутри таблицы (а лучше – выделите всю таблицу с шапкой)
2. Нажмите на ленте Данные – Сортировка и фильтр – Фильтр
3. В первой строке таблицы появятся кнопки со стрелками, обозначающие, что для столбца можно задать фильтр:

Как теперь отфильтровать? Например, нужно в таблице примера выбрать всех людей из Алушты:

1. В колонке «Город» нажмем на значок фильтра
2. Откроется список, где галками отмечены все города, а также, форма поиска
3. В поиске напишем «Алушта» и нажмем Ок

Теперь у нас на экране только те строки, где город – Алушта. Остальные строки не удалены, а только скрыты.

В столбце, где установлен фильтр на кнопке вместо стрелки будет изображена воронка.

Чтобы повторно применить установленный фильтр, когда информация изменилась, нажмите Данные – Сортировка и фильтр – Повторить , или комбинацию клавиш Ctrl+Alt+L .

А когда нужно сбросить все примененные фильтры, жмем Данные – Сортировка и фильтр – Очистить .

Вы можете фильтровать в нескольких колонках одновременно, даже во всех!

Текстовый фильтр в Эксель

Рассмотрим, как отфильтровать в Excel ячейки с определенным текстом. Простейший способ – это, по аналогии с прошлым примером, ввести нужный текст (или его часть) в поиске.

Однако, можно и более гибко настраивать отбор. Если в окне фильтра нажать « Текстовые фильтры », то в контекстном меню появится выбор способа сопоставления: равно, не равно, начинается с, заканчивается на, содержит, не содержит.

Например, нужно выбрать людей, которых не зовут Богдан. Выберем вариант «не содержит» и запишем ему критерий « Богдан ». Поставим пробелы перед именем и после. Иначе, например, Богданов Егор Егорович тоже попадет под фильтр, хотя его не зовут Богданом:

Настраиваемый тестовый фильтр

Расскажу, как поставить фильтр в Excel на два условия в одной ячейке. Для этого кликнем Текстовые фильтры – Настраиваемый фильтр .

Пусть нам понадобилось отобрать людей с именем Богдан или Никита. Запишем логику, как на картинке

А вот результат:

Как определить, какой выбрать оператор сравнения, «И» или «ИЛИ»? Логика такая:

• И – когда нужно, чтобы выполнились оба условия одновременно
• ИЛИ – когда достаточно выполнения хотя бы одного условия из двух

Больше про логические операторы вы можете прочесть в этой статье.

Кроме того, в условии можно использовать операторы:

• ? – это один любой символ
• * – любое количество любых символов

Например, чтобы выбрать ФИО, в котором присутствует строка «ктор», запишем условие так: *ктор*.

Как поставить фильтр в Экселе на столбец с числами

Числовые фильтры тоже можно гибко настраивать, есть такие способы отбора:

• Равно или не равно
• Больше, больше или равно, меньше, меньше или равно
• Между (в интервале)
• Первые 10
• Выше среднего, ниже среднего

Видите, что есть интересные опции. Давайте попробуем выбрать людей с продажами 200 тыс. – 500 тыс. Выберем пункт МЕЖДУ . Вот так:

Для числовых данных доступен настраиваемый фильтр, как для текста.

Фильтрация дат

Если ячейкам столбца присвоен формат Даты, то фильтрация таких данных становится гораздо проще.

Для начала, в поле значений содержатся группированные даты по годам, месяцам, дням. Можно галочками выбрать нужные годы, или месяца.

В группе команд « Фильтр по дате » содержится большой перечень популярных запросов:

Чтобы настроить произвольный интервал, выберите пункт МЕЖДУ .

Фильтр по цвету в Excel

Если для некоторых ячеек установлен цвет фона или текста, можете фильтровать по ним. При этом, список цветов программа сформирует сама на основании тех форматов, которые заданы в столбце:

Выберите свой вариант из списка.

Расширенный фильтр в Excel

Быстрый способ фильтрации предоставляет Расширенный фильтр. Заключается он в том, что вы создаете предварительную таблицу данных, которые нужно отобрать, а потом – основную. Поля шапки должны совпадать. Вот как это будет выглядеть, если нам нужно выбрать людей только из городов Агрыз и Азов:

Теперь нужно сделать:

1. Нажмите Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно
2. В открывшемся окне выберите:
   • Исходный диапазон – таблица с данными
   • Диапазон условий – диапазон со значениями, которые нужно отфильтровать
   • Только уникальные записи – поставьте галку, если хотите, чтобы программа скрыла дубликаты
   • Обработка – выберите «скопировать результат в другое место», если хотите, чтобы отфильтрованные данные располагались в другом месте на том же листе
3. Нажмите Ок

Смотрите на фото, получили список только для Агрыза и Азова:

Можно ввести дополнительное условие на содержание. Для этого справа в строке, по которой будет отбор, нужно записать формулу с условием.

Дополним рассмотренный пример. Теперь нужно выбрать те же города, но записи, в которых продажи свыше 500 тыс. Условия будут такими:

Снова применим расширенный фильтр, но в таблицу фильтров включим и новые колонки. Результат на картинке выше.

Пожалуй, это всё, о чём хотел рассказать сегодня. Мы рассмотрели, как настроить фильтр в Excel, чтобы получить желаемую выборку. Жду ваших вопросов в комментариях. До встречи!