Фильтр отбор в excel что это

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

В статье разберёмся:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры.

---

Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.

Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.

Разберёмся, как это сделать.

Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.

Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.

Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.

Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».

То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».

Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».

Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.

Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.

Разберём на примере.

Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.

Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».

Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.

В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».

Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.

Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.

Принцип работы расширенного фильтра следующий:

• Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
• Вводят условия.
• Запускают фильтрацию.

Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:

• менеджер — Шолохов Г.;
• год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
• цена — до 2 млн рублей.

Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.

Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.

Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:

• «Год выпуска» → <=2019.
• «Цена, руб.» → <2000000.
• «Менеджер» → Шолохов Г.

Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».

Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:

• Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
• Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.

• Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.

Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.

Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.

Отменить фильтрацию можно тремя способами:

1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».

2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».

3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».



2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.



2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».



3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.



4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Скачать пример работы с расширенным фильтром

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Содержание

• Выполнение выборки
  • Способ 1: применение расширенного автофильтра
  • Способ 2: применение формулы массива
  • Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы
  • Способ 4: случайная выборка
• Вопросы и ответы

При работе с таблицами Excel довольно часто приходится проводить отбор в них по определенному критерию или по нескольким условиям. В программе сделать это можно различными способами при помощи ряда инструментов. Давайте выясним, как произвести выборку в Экселе, используя разнообразные варианты.

Выполнение выборки

Выборка данных состоит в процедуре отбора из общего массива тех результатов, которые удовлетворяют заданным условиям, с последующим выводом их на листе отдельным списком или в исходном диапазоне.

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Наиболее простым способом произвести отбор является применение расширенного автофильтра. Рассмотрим, как это сделать на конкретном примере.

1. Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке «Главная» щелкаем по кнопке «Сортировка и фильтр». Она размещается в блоке настроек «Редактирование». В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке «Фильтр».
   

   Есть возможность поступить и по-другому. Для этого после выделения области на листе перемещаемся во вкладку «Данные». Щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена на ленте в группе «Сортировка и фильтр».



2. После этого действия в шапке таблицы появляются пиктограммы для запуска фильтрования в виде перевернутых острием вниз небольших треугольников на правом краю ячеек. Кликаем по данному значку в заглавии того столбца, по которому желаем произвести выборку. В запустившемся меню переходим по пункту «Текстовые фильтры». Далее выбираем позицию «Настраиваемый фильтр…».



3. Активируется окно пользовательской фильтрации. В нем можно задать ограничение, по которому будет производиться отбор. В выпадающем списке для столбца содержащего ячейки числового формата, который мы используем для примера, можно выбрать одно из пяти видов условий:
   • равно;
   • не равно;
   • больше;
   • больше или равно;
   • меньше.

   Давайте в качестве примера зададим условие так, чтобы отобрать только значения, по которым сумма выручки превышает 10000 рублей. Устанавливаем переключатель в позицию «Больше». В правое поле вписываем значение «10000». Чтобы произвести выполнение действия, щелкаем по кнопке «OK».



4. Как видим, после фильтрации остались только строчки, в которых сумма выручки превышает 10000 рублей.



5. Но в этом же столбце мы можем добавить и второе условие. Для этого опять возвращаемся в окно пользовательской фильтрации. Как видим, в его нижней части есть ещё один переключатель условия и соответствующее ему поле для ввода. Давайте установим теперь верхнюю границу отбора в 15000 рублей. Для этого выставляем переключатель в позицию «Меньше», а в поле справа вписываем значение «15000».

   Кроме того, существует ещё переключатель условий. У него два положения «И» и «ИЛИ». По умолчанию он установлен в первом положении. Это означает, что в выборке останутся только строчки, которые удовлетворяют обоим ограничениям. Если он будет выставлен в положение «ИЛИ», то тогда останутся значения, которые подходят под любое из двух условий. В нашем случае нужно выставить переключатель в положение «И», то есть, оставить данную настройку по умолчанию. После того, как все значения введены, щелкаем по кнопке «OK».



6. Теперь в таблице остались только строчки, в которых сумма выручки не меньше 10000 рублей, но не превышает 15000 рублей.



7. Аналогично можно настраивать фильтры и в других столбцах. При этом имеется возможность сохранять также фильтрацию и по предыдущим условиям, которые были заданы в колонках. Итак, посмотрим, как производится отбор с помощью фильтра для ячеек в формате даты. Кликаем по значку фильтрации в соответствующем столбце. Последовательно кликаем по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр».



8. Снова запускается окно пользовательского автофильтра. Выполним отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. В переключателе выбора условий, как видим, ещё больше вариантов, чем для числового формата. Выбираем позицию «После или равно». В поле справа устанавливаем значение «04.05.2016». В нижнем блоке устанавливаем переключатель в позицию «До или равно». В правом поле вписываем значение «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляем в положении по умолчанию – «И». Для того, чтобы применить фильтрацию в действии, жмем на кнопку «OK».



9. Как видим, наш список ещё больше сократился. Теперь в нем оставлены только строчки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 рублей за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.



10. Мы можем сбросить фильтрацию в одном из столбцов. Сделаем это для значений выручки. Кликаем по значку автофильтра в соответствующем столбце. В выпадающем списке щелкаем по пункту «Удалить фильтр».





11. Как видим, после этих действий, выборка по сумме выручки будет отключена, а останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).



12. В данной таблице имеется ещё одна колонка – «Наименование». В ней содержатся данные в текстовом формате. Посмотрим, как сформировать выборку с помощью фильтрации по этим значениям.

    Кликаем по значку фильтра в наименовании столбца. Последовательно переходим по наименованиям списка «Текстовые фильтры» и «Настраиваемый фильтр…».



13. Опять открывается окно пользовательского автофильтра. Давайте сделаем выборку по наименованиям «Картофель» и «Мясо». В первом блоке переключатель условий устанавливаем в позицию «Равно». В поле справа от него вписываем слово «Картофель». Переключатель нижнего блока так же ставим в позицию «Равно». В поле напротив него делаем запись – «Мясо». И вот далее мы выполняем то, чего ранее не делали: устанавливаем переключатель совместимости условий в позицию «ИЛИ». Теперь строчка, содержащая любое из указанных условий, будет выводиться на экран. Щелкаем по кнопке «OK».



14. Как видим, в новой выборке существуют ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (картофель и мясо). По сумме выручки ограничений нет.



15. Полностью удалить фильтр можно теми же способами, которые использовались для его установки. Причем неважно, какой именно способ применялся. Для сброса фильтрации, находясь во вкладке «Данные» щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена в группе «Сортировка и фильтр».
    

    Второй вариант предполагает переход во вкладку «Главная». Там выполняем щелчок на ленте по кнопке «Сортировка и фильтр» в блоке «Редактирование». В активировавшемся списке нажимаем на кнопку «Фильтр».

При использовании любого из двух вышеуказанных методов фильтрация будет удалена, а результаты выборки – очищены. То есть, в таблице будет показан весь массив данных, которыми она располагает.

Урок: Функция автофильтр в Excel

Способ 2: применение формулы массива

Сделать отбор можно также применив сложную формулу массива. В отличие от предыдущего варианта, данный метод предусматривает вывод результата в отдельную таблицу.

1. На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.



2. Выделяем все пустые ячейки первой колонки новой таблицы. Устанавливаем курсор в строку формул. Как раз сюда будет заноситься формула, производящая выборку по указанным критериям. Отберем строчки, сумма выручки в которых превышает 15000 рублей. В нашем конкретном примере, вводимая формула будет выглядеть следующим образом:

   =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

   Естественно, в каждом конкретном случае адрес ячеек и диапазонов будет свой. На данном примере можно сопоставить формулу с координатами на иллюстрации и приспособить её для своих нужд.



3. Так как это формула массива, то для того, чтобы применить её в действии, нужно нажимать не кнопку Enter, а сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Делаем это.



4. Выделив второй столбец с датами и установив курсор в строку формул, вводим следующее выражение:

   =ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

   Жмем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.



5. Аналогичным образом в столбец с выручкой вписываем формулу следующего содержания:

   =ИНДЕКС(C2:C29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

   Опять набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

   Во всех трех случаях меняется только первое значение координат, а в остальном формулы полностью идентичны.



6. Как видим, таблица заполнена данными, но внешний вид её не совсем привлекателен, к тому же, значения даты заполнены в ней некорректно. Нужно исправить эти недостатки. Некорректность даты связана с тем, что формат ячеек соответствующего столбца общий, а нам нужно установить формат даты. Выделяем весь столбец, включая ячейки с ошибками, и кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В появившемся списке переходим по пункту «Формат ячейки…».



7. В открывшемся окне форматирования открываем вкладку «Число». В блоке «Числовые форматы» выделяем значение «Дата». В правой части окна можно выбрать желаемый тип отображения даты. После того, как настройки выставлены, жмем на кнопку «OK».



8. Теперь дата отображается корректно. Но, как видим, вся нижняя часть таблицы заполнена ячейками, которые содержат ошибочное значение «#ЧИСЛО!». По сути, это те ячейки, данных из выборки для которых не хватило. Более привлекательно было бы, если бы они отображались вообще пустыми. Для этих целей воспользуемся условным форматированием. Выделяем все ячейки таблицы, кроме шапки. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Условное форматирование», которая находится в блоке инструментов «Стили». В появившемся списке выбираем пункт «Создать правило…».



9. В открывшемся окне выбираем тип правила «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле под надписью «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» выбираем позицию «Ошибки». Далее жмем по кнопке «Формат…».



10. В запустившемся окне форматирования переходим во вкладку «Шрифт» и в соответствующем поле выбираем белый цвет. После этих действий щелкаем по кнопке «OK».



11. На кнопку с точно таким же названием жмем после возвращения в окно создания условий.

Теперь у нас имеется готовая выборка по указанному ограничению в отдельной надлежащим образом оформленной таблице.

Урок: Условное форматирование в Excel

Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы

Так же, как и при использовании фильтра, с помощью формулы можно осуществлять выборку по нескольким условиям. Для примера возьмем всю ту же исходную таблицу, а также пустую таблицу, где будут выводиться результаты, с уже выполненным числовым и условным форматированием. Установим первым ограничением нижнюю границу отбора по выручке в 15000 рублей, а вторым условием верхнюю границу в 20000 рублей.

1. Вписываем в отдельном столбце граничные условия для выборки.



2. Как и в предыдущем способе, поочередно выделяем пустые столбцы новой таблицы и вписываем в них соответствующие три формулы. В первый столбец вносим следующее выражение:

   =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($D$2=C2:C29);СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА(C2:C29)-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

   В последующие колонки вписываем точно такие же формулы, только изменив координаты сразу после наименования оператора ИНДЕКС на соответствующие нужным нам столбцам, по аналогии с предыдущим способом.

   Каждый раз после ввода не забываем набирать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.



3. Преимущество данного способа перед предыдущим заключается в том, что если мы захотим поменять границы выборки, то совсем не нужно будет менять саму формулу массива, что само по себе довольно проблематично. Достаточно в колонке условий на листе поменять граничные числа на те, которые нужны пользователю. Результаты отбора тут же автоматически изменятся.

Способ 4: случайная выборка

В Экселе с помощью специальной формулы СЛЧИС можно также применять случайный отбор. Его требуется производить в некоторых случаях при работе с большим объемом данных, когда нужно представить общую картину без комплексного анализа всех данных массива.

1. Слева от таблицы пропускаем один столбец. В ячейке следующего столбца, которая находится напротив первой ячейки с данными таблицы, вписываем формулу:

   =СЛЧИС()

   Эта функция выводит на экран случайное число. Для того, чтобы её активировать, жмем на кнопку ENTER.



2. Для того, чтобы сделать целый столбец случайных чисел, устанавливаем курсор в нижний правый угол ячейки, которая уже содержит формулу. Появляется маркер заполнения. Протягиваем его вниз с зажатой левой кнопкой мыши параллельно таблице с данными до её конца.



3. Теперь у нас имеется диапазон ячеек, заполненный случайными числами. Но, он содержит в себе формулу СЛЧИС. Нам же нужно работать с чистыми значениями. Для этого следует выполнить копирование в пустой столбец справа. Выделяем диапазон ячеек со случайными числами. Расположившись во вкладке «Главная», щелкаем по иконке «Копировать» на ленте.



4. Выделяем пустой столбец и кликаем правой кнопкой мыши, вызывая контекстное меню. В группе инструментов «Параметры вставки» выбираем пункт «Значения», изображенный в виде пиктограммы с цифрами.



5. После этого, находясь во вкладке «Главная», кликаем по уже знакомому нам значку «Сортировка и фильтр». В выпадающем списке останавливаем выбор на пункте «Настраиваемая сортировка».



6. Активируется окно настройки сортировки. Обязательно устанавливаем галочку напротив параметра «Мои данные содержат заголовки», если шапка имеется, а галочки нет. В поле «Сортировать по» указываем наименование того столбца, в котором содержатся скопированные значения случайных чисел. В поле «Сортировка» оставляем настройки по умолчанию. В поле «Порядок» можно выбрать параметр как «По возрастанию», так и «По убыванию». Для случайной выборки это значения не имеет. После того, как настройки произведены, жмем на кнопку «OK».



7. После этого все значения таблицы выстраиваются в порядке возрастания или убывания случайных чисел. Можно взять любое количество первых строчек из таблицы (5, 10, 12, 15 и т.п.) и их можно будет считать результатом случайной выборки.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Как видим, выборку в таблице Excel можно произвести, как с помощью автофильтра, так и применив специальные формулы. В первом случае результат будет выводиться в исходную таблицу, а во втором – в отдельную область. Имеется возможность производить отбор, как по одному условию, так и по нескольким. Кроме того, можно осуществлять случайную выборку, использовав функцию СЛЧИС.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Главный недостаток стандартного

фильтра

(

Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр

) – это отсутствие визуальной информации о примененном в данный момент фильтре: необходимо каждый раз лезть в меню фильтра, чтобы вспомнить критерии отбора записей. Особенно это неудобно, когда применено несколько критериев. Расширенный фильтр лишен этого недостатка – все критерии помещаются в виде отдельной таблички над фильтруемыми записями.

Алгоритм создания

Расширенного фильтра

прост:

• Создаем таблицу, к которой будет применяться фильтр (исходная таблица);
• Создаем табличку с критериями (с условиями отбора);
• Запускаем
  
  Расширенный фильтр
  
  .

Пусть в диапазоне

A

7:С

83

имеется исходная таблица с перечнем товаров, содержащая поля (столбцы)

Товар

,

Количество

и

Цена

(см. файл примера ). Таблица не должна содержать пустых строк и столбцов, иначе

Расширенный фильтр

(да и обычный

Автофильтр

) не будет правильно работать.

Задача 1 (начинается…)

Настроим фильтр для отбора строк, которые содержат в наименовании Товара значения

начинающиеся

со слова

Гвозди

. Этому условию отбора удовлетворяют строки с товарами

гвозди 20 мм

,

Гвозди 10 мм

,

Гвозди 10 мм

и

Гвозди

.

Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

А

1

:А2

. Табличка должна содержать также название заголовка столбца, по которому будет производиться отбор. В качестве критерия в ячейке

А2

укажем слово

Гвозди

.

Примечание

: Структура критериев у

Расширенного фильтра

четко определена и она совпадает со структурой критериев для функций БДСУММ() , БСЧЁТ() и др.

Обычно критерии

Расширенного фильтра

размещают над таблицей, к которой применяют фильтр, но можно их разместить и сбоку таблицы. Избегайте размещения таблички с критериями под исходной таблицей, хотя это не запрещено, но не всегда удобно, т.к. в исходную таблицу могут добавляться новые строки.

ВНИМАНИЕ!

Убедитесь, что между табличкой со значениями условий отбора и исходной таблицей имеется, по крайней мере, одна пустая строка (это облегчит работу с

Расширенным фильтром

).

Теперь все подготовлено для работы с

Расширенным фильтром:

• выделите любую ячейку таблицы (это не обязательно, но позволит ускорить заполнение параметров фильтра);
• вызовите
  
  Расширенный фильтр
  
  ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
• в поле
  
  Исходный диапазон
  
  убедитесь, что указан диапазон ячеек таблицы вместе с заголовками (
  
  A
  
  7:С
  
  83
  
  );
• в поле
  
  Диапазон условий
  
  укажите ячейки содержащие табличку с критерием, т.е. диапазон
  
  А
  
  1
  
  :А2
  
  .

При желании можно отобранные строки скопировать в другую таблицу, установив переключатель в позицию

Скопировать результат в другое место

. Но мы это здесь делать не будем.

Нажмите кнопку ОК и фильтр будет применен — в таблице останутся только строки содержащие в столбце Товар наименования

гвозди 20 мм

,

Гвозди 10 мм

,

Гвозди 50 мм

и

Гвозди

. Остальные строки будут скрыты.

Номера отобранных строк будут выделены синим шрифтом.

Чтобы отменить действие фильтра выделите любую ячейку таблицы и нажмите

CTRL+SHIFT+L

(к заголовку будет применен

Автофильтр

, а действие

Расширенного фильтра

будет отменено) или нажмите кнопку меню

Очистить

( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ).

Задача 2 (точно совпадает)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар

точно

содержится слово

Гвозди

. Этому условию отбора удовлетворяют строки только с товарами

гвозди

и

Гвозди

(

Регистр

не учитывается). Значения

гвозди 20 мм

,

Гвозди 10 мм

,

Гвозди 50 мм

учтены не будут.

Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

B1:В2

. Табличка должна содержать также название заголовка столбца, по которому будет производиться отбор. В качестве критерия в ячейке

B2

укажем формулу =»=

Гвозди»

.

Теперь все подготовлено для работы с

Расширенным фильтром:

• выделите любую ячейку таблицы (это не обязательно, но позволит ускорить заполнение параметров фильтра);
• вызовите
  
  Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  
• в поле
  
  Исходный диапазон
  
  убедитесь, что указан диапазон ячеек таблицы вместе с заголовками (
  
  A
  
  7:С
  
  83
  
  );
• в поле
  
  Диапазон условий
  
  укажите ячейки содержащие табличку с критерием, т.е. диапазон
  
  B1
  
  :B2
  
  .
• Нажмите ОК

Применять

Расширенный фильтр

с такими простыми критериями особого смысла нет, т.к. с этими задачами легко справляется

Автофильтр

. Рассмотрим более сложные задачи по фильтрации.

Если в качестве критерия указать не =»=Гвозди» , а просто

Гвозди

, то, будут выведены все записи содержащие наименования

начинающиеся

со слова Гвозди (

Гвозди 80мм

,

Гвозди2

). Чтобы вывести строки с товаром,

содержащие

на слово

гвозди

, например,

Новые гвозди

, необходимо в качестве критерия указать =»=*Гвозди» или просто *

Гвозди, где

* является

подстановочным знаком

и означает любую последовательность символов.

Задача 3 (условие ИЛИ для одного столбца)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар содержится значение начинающееся со слова

Гвозди

ИЛИ

Обои

.

Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующим заголовком столбца (

Товар

) и должны располагаться

друг под другом

в одном столбце (см. рисунок ниже). Табличку с критериями размести в диапазоне

С1:С3

.

Окно с параметрами Расширенного фильтра и таблица с отфильтрованными данными будет выглядеть так.

После нажатия ОК будут выведены все записи, содержащие в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

ИЛИ

Обои

.

Задача 4 (условие И)

Произведем отбор только тех строк таблицы, которые

точно

содержат в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

, а в столбце

Количество

значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться

на одной строке

. Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: =»=

Гвозди»

и =»>40″ . Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

E1:F2

.

После нажатия кнопки ОК будут выведены все записи содержащие в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

с количеством >40.

СОВЕТ:

При изменении критериев отбора лучше каждый раз создавать табличку с критериями и после вызова фильтра лишь менять ссылку на них.

Примечание

: Если пришлось очистить параметры Расширенного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ), то перед вызовом фильтра выделите любую ячейку таблицы – EXCEL автоматически вставит ссылку на диапазон занимаемый таблицей (при наличии пустых строк в таблице вставится ссылка не на всю таблицу, а лишь до первой пустой строки).

Задача 5 (условие ИЛИ для разных столбцов)

Предыдущие задачи можно было при желании решить обычным

автофильтром

. Эту же задачу обычным фильтром не решить.

Произведем отбор только тех строк таблицы, которые

точно

содержат в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

, ИЛИ которые в столбце

Количество

содержат значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться

на разных строках

. Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: =»>40″ и =»=

Гвозди»

. Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне

E4:F6

.

После нажатия кнопки ОК будут выведены записи содержащие в столбце

Товар

продукцию

Гвозди

ИЛИ значение  >40 (у любого товара).

Задача 6 (Условия отбора, созданные в результате применения формулы)

Настоящая мощь

Расширенного фильтра

проявляется при использовании в качестве условий отбора формул.

Существует две возможности задания условий отбора строк:

• непосредственно вводить значения для критерия (см. задачи выше);
• сформировать критерий на основе результатов выполнения формулы.

Рассмотрим критерии задаваемые формулой. Формула, указанная в качестве критерия отбора, должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Например, отобразим строки, содержащие Товар, который встречается в таблице только 1 раз. Для этого:

• введем в ячейку
  
  H2
  
  формулу =СЧЁТЕСЛИ(Лист1!$A$8:$A$83;A8)=1
• в
  
  Н1
  
  вместо заголовка
  
  введем поясняющий текст, например,
  
  Неповторяющиеся значения
  
  . Поясняющий текст НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.

Применим

Расширенный фильтр

, указав в качестве диапазона условий ячейки

Н1:Н2

.

Обратите внимание на то, что диапазон поиска значений введен с использованием

абсолютных ссылок

, а критерий в функции СЧЁТЕСЛИ() – с относительной ссылкой. Это необходимо, поскольку при применении

Расширенного фильтра

EXCEL увидит, что

А8

— это относительная ссылка и будет перемещаться вниз по столбцу Товар по одной записи за раз и возвращать значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Если будет возвращено значение ИСТИНА, то соответствующая строка таблицы будет отображена. Если возвращено значение ЛОЖЬ, то строка после применения фильтра отображена не будет.

СОВЕТ:

Для проверки работоспособности формулы можно создать дополнительный столбец рядом с таблицей (например в F) и ввести указанную выше формулу в ячейку F8, а затем скопировать ее вниз. Будет сформирован столбец со значениями ИСТИНА/ЛОЖЬ, который поможет определить как работает ваша формула.

Примеры других формул из файла примера :

• Вывод строк с ценами больше, чем 3-я по величине цена в таблице. =C8>НАИБОЛЬШИЙ( $С$8:$С$83 ;5) В этом примере четко проявляется коварство функции НАИБОЛЬШИЙ(). Если отсортировать столбец
  
  С
  
  (цены), то получим: 750; 700;
  
  700
  
  ; 700; 620, 620, 160, … В человеческом понимании «3-ей по величине цене» соответствует 620, а в понимании функции НАИБОЛЬШИЙ() –
  
  700
  
  . В итоге, будет выведено не 4 строки, а только одна (750);
• Вывод строк с учетом РЕгиСТра =СОВПАД(«гвозди»;А8) . Будут выведены только те строки, в которых товар
  
  гвозди
  
  введен с использованием строчных букв;
• Вывод строк, у которых цена выше среднего =С8>СРЗНАЧ($С$8:$С$83) ;

ВНИМАНИЕ!

Применение

Расширенного фильтра

отменяет примененный к таблице фильтр (

Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр

).

Задача 7 (Условия отбора содержат формулы и обычные критерии)

Рассмотрим теперь другую таблицу из файла примера на листе Задача 7 .

В столбце

Товар

приведено название товара, а в столбце

Тип товара

— его тип.

Задача состоит в том, чтобы для заданного типа товара вывести товары, у которых цена ниже средней. То есть у нас 3 критерия: первый критерий задает Товар, 2-й — его Тип, а 3-й критерий (в виде формулы) задает цену ниже средней.

Критерии разместим в строках 6 и 7. Введем нужные Товар и Тип товара. Для заданного Тип товара вычислим среднее и выведем ее для наглядности в отдельную ячейку F7. В принципе, формулу можно ввести прямо в формулу-критерий в ячейку С7. Поясняющий текст в ячейке над формулой (С6) НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.

Далее действуем как обычно: выделяем любую ячейку таблицы, вызываем

Расширенный фильтр (Advanced Filter)

и указываем диапазон с критериями.

Будут выведены 2 товара из 4-х (заданного типа товара).

В файле примера для удобства использовано

Условное форматирование

: выделяются строки удовлетворяющие первым 2-м критериям (подробнее см. статью

Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке

).

Задача 7.1. (Совпадают ли 2 значения в одной строке?)

Есть таблица, в которой указаны Год выпуска и Год покупки автомобиля.

Требуется вывести только те строки, в которых Год выпуска совпадает с Годом покупки. Это можно сделать с помощью элементарной формулы =В10=С10 .

Поясняющий текст в ячейке С6 НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.

Задача 8 (Является ли символ числом?)

Пусть у нас есть таблица с перечнем различных типов гвоздей.

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар содержится

Гвозди 1 дюйм

,

Гвозди 2 дюйма

и т.д. товары

Гвозди нержавеющие, Гвозди хромированные

и т.д. не должны быть отфильтрованы.

Проще всего это сделать если в качестве фильтра задать условие, что после слова Гвозди должно идти цифра. Это можно сделать с помощью формулы =ЕЧИСЛО(—ПСТР(A11;ДЛСТР($A$8)+2;1))

Формула вырезает из наименования товара 1 символ после слова Гвозди (с учетом пробела). Если этот символ число (цифра), то формула возвращает ИСТИНА и строка выводится, в противном случае строка не выводится. В столбце F показано как работает формула, т.е. ее можно протестировать до запуска

Расширенного фильтра

.

Задача 9 (Вывести строки, в которых НЕ СОДЕРЖАТСЯ заданные Товары)

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар НЕ содержатся:

Гвозди, Доска, Клей, Обои

.

Для этого придется использовать простую формулу =ЕНД(ВПР(A15;$A$8:$A$11;1;0))

Функция ВПР()

ищет в столбце Товар каждой строки наименования товаров, указанных в диапазоне

А8:А11

. Если эти товары НЕ найдены, ВПР() возвращает ошибку #Н/Д, которая обрабатывается

функцией ЕНД()

— в итоге, формула возвращает ИСТИНА и строка выводится.

Вывод уникальных строк

О выводе

уникальных

строк с помощью Расширенного фильтра можно

прочитать в этой статье

.