Filtering text in word - Word и Excel - помощь в работе с программами

There are two default filters for Word:

Default
Word Filter
Default
Word 2007 Filter

Adding a default Word filter

To add a Word filter:

Follow steps 1-3 from Adding_new_file_filters.
Select Format Type as Default
Word Filter.
The Word Filter options appear.

Enable the following options,
if required:

Select	to…
Translate hidden text	include hidden text as translatable text.
Accept track changes	include tracked changes as translatable text.
Translate index	include Index text as translatable text.
Translate smart tags	include smart tags as translatable text.
Ignore Bilingual styles	Ignore bilingual styles (Wordfast Classic/Trados Workbench-style files) Selected by default.
Translate comments	translate comments in the document. Selected by default.

Click Apply
and OK, to confirm the Word
filter preferences.

Adding a Word 2007 filter

To add a Word 2007 filter:

Follow steps 1-3 from Adding_new_file_filters.
Select Format Type as Default
Word 2007 Filter.
The Word Filter options appear.

Enable the following options,
if required:

Select	to…
Translate hidden text	include hidden text as translatable text.
Accept track changes	include tracked changes as translatable text.
Translate index	include Index text as translatable text.
Translate smart tags	include smart tags as translatable text.
Ignore Bilingual styles	Ignore bilingual styles (Wordfast Classic/Trados Workbench-style files).Selected by default.
Translate comments	translate comments in the document. Selected by default.
Translate drop-down list	translate content from drop-down lists in the document.

Click OK.

Источник

Содержание

1 Как установить фильтр в ячейках «Эксель» на столбцы с данными.
2 Как установить фильтр?
- 2.1 Нажимаем на треугольник фильтра, выбираем критерии фильтрации и нажимаем кнопку «ОК».
- 2.2 Подробное видео о фильтрах в Excel ниже:

Суть проблемы такая. Являюсь преподавателем ВУЗа и по роду своей деятельности работаю с большими текстовыми файлами — методическими рекомендациями. Документ представляет собой практически одинаковые за структурою и оформлением текстовые блоки – семинарские занятия. Количество таких блоков по отдельным предметам превышает 30.
Каждый такой блок заканчивается таблицей со списком рекомендуемой литературы к семинару. Данные подставляются из общего списка источников (Список литературы), расположенного в конце методички. Подстановка происходит путём создания перекрёстных ссылок, что облегчает редактирование, обновление. Но так как количество источников превышает 300 (для юристов это нормально, много нормативных актов), многие часто меняются, и к нескольким темам частично подходят одинаковые источники, то работать с такой массой информации становиться всё труднее. Кроме того, списки (к семинару и общий) имеют внутреннюю структуру, причём у общего списка она более развёрнута.

Пример списка к семинару:

ЛИТЕРАТУРА К СЕМИНАРУ:

Основная учебно-теоретическая литература:1.

2.
3.

Дополнительная литература: 4.

5.
6.

Нормативные источники:7.

8.
9.
Полезные интернет издания:

Пример общего списка :
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Учебно-теоретическая литература:

Основная учебно-теоретическая литература:1.

2.
3.

Дополнительная литература: 4.

5.
6.
Нормативно-правовые акты источники:

Законодательные нормативные акты:7.

8.
9.

Указы президента:10.

11.
12…..

Постановления Кабинета Министров:13.

14.
15…..и так далее.
Полезные сайты:

Законодательная власть:327.

328.
329……

Исполнительная власть:357.

358.
359……и так далее.

Вот и хотелось бы несколько автоматизировать этот процесс. Видится такой способ – в основном списке, к каждому источнику подставляются указатели к какому семинару (текстовому блоку, разделу) он относится. И автоматически, на основании таких указателей в конце каждого блока формируется соответствующий список рекомендуемой к данному семинару литературы.
Штатных средств, для реализации данной задачи, я в Word 2010 (да и в ранних версиях) не нашёл. А хотелось бы. Может, подскажите пути разрешения данной задачи. Возможно с помощью других программ, например Exel, Access, или другими. Возможно, существуют текстовые редакторы в которых реализованы указанные функции. Или есть макросы которые позволяют реализовать желаемое.

Уверен, что программированием можно решить всё, но я не селён в этом. Вот и интересуют готовые решения.

Заранее спасибо!
Александр.
sav_69@mail.ru

Фильтрация данных в Excel позволит отобразить в столбцах таблицы ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и исключенные из списка данные.

Если Вы делали таблицу в Эксель через вкладку «Вставка» – «Таблица», или вкладка «Главная» – «Форматировать как таблицу», то в такой таблице, фильтр включен по умолчанию. Отображается он в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке справой стороны.

Если Вы просто заполнили ячейки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы – фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».

В примере стрелочка фильтра находится в заголовках, и это правильно – будут фильтроваться все данные в столбце, расположенные ниже.

Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель, перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.

Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующей таблицей. В ней три столбца: «Название продукта», «Категория» и «Цена», к ним будем применять различные фильтры.

Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбца. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.

Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК».

Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.

Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на значок фильтра и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)».

Сделать фильтр данных в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.

Применим «Числовой фильтр» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным столбца. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».

В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации данных можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55». Таким образом, мы исключим товары из таблицы, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.

Таблица с фильтром по столбцу «Цена» ниже 25.

«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбцу «Название продукта». Нажимаем на кнопочку фильтра в столбце и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».

Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».

«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л», останутся слова стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????».

Фильтр для столбца «Название продукта».

Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.

Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбца «Название продукта». Кликаем по кнопочке фильтра и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.

В таблице остались только продукты красного цвета.

Фильтр по цвету текста применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.

Теперь в таблице примера отображены только фрукты красного цвета.

Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная ячейка, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel. Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.

Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как сделать фильтр и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Как установить фильтр в ячейках «Эксель» на столбцы с данными.

Иногда, когда у Вас есть большая таблица в повторяющимися значениями в столбцах и вам нужно выбрать эти повторяющиеся значения, Вам не обойтись без фильтров.

Фильтр эта опция, устанавливаемая сверху столбца позволяющая отбирать в столбце ячейки с определенными значениями. Фильтр можно установить по величине цифровых значений (цифр), например, больше или меньше какого-либо числа, или равно какому-нибудь числу.

Также фильтр можно установить по текстовым значениям, например, отобрать ячейки содержащие определенные слова или символы.

Как установить фильтр?

Для начала следует выбрать диапазон ячеек для фильтрации.

Во вкладке данные панели быстрого доступа выбрать иконку установить фильтр.

Над ячейками появятся треугольники нажав на которые можно указать параметры фильтрации значений.

Нажимаем на треугольник фильтра, выбираем критерии фильтрации и нажимаем кнопку «ОК».

Подробное видео о фильтрах в Excel ниже:

// ]]>

Источник

Hi All,

I hope my message finds you well!

I am a HR Process Consultant currently working on a template for Work Instructions. These will be word documents, providing direction to HR professionals in the company on how to execute processes.

There will be one document to accommodate requirements from different countries and legal entities. This means that each process step will contain some general global information and then will deep-dive into process localisations.

Due to the volume of localisations, the document becomes long, not user friendly and somewhat confusing. It would be a lot more helpful if there was a way for users to filter on the information they are looking for, e.g. US only or Legal Entity X, and access only the global information and the info they want.

Each step of the document consists of a Word table, which is split in two columns and multiple rows. Each row includes either a step or a localisation. The left column includes a summary of the content of the row, for example ‘fill in form X’ or ‘UK localisation’. The right column includes the actual content, for example detailed steps to fill in form X.

Could you please advise on the following:

— Is there a way to filter the whole document in order to see only the required info? For example, filter by US and see the Global and US rows of all tables in the document and no rows for other countries.

— If this is not feasible, what is the closest alternative?

— If you suggest a solution, could you please advise how much effort would it take to implement in a 20 page document with around 10 steps (10 tables), so that I can estimate time required?

Any advice would be really appreciated! Thanks a lot in advance

Kind regards,
Andy

Источник

What is a word filter?

learn more about this tool

With this online tool, you can apply a filter on the given text and find all words that match the selected criteria. There are three different word filtering methods. The first filtering method is called «Use a Pattern» and it allows you to extract all words that contain the given substring. For example, to extract all the words that include the substring «cat» (such as «bobcat», «carnival», «caricature», and the word «cat» itself), you can enter this substring in the options and the tool will return a list of all such words found in the input text. You can also use multiple word matching patterns at the same time by specifying each pattern on a new line. The second filtering method is called «Use a Symbol Set». It allows you to extract all words consisting of the given character set. For example, if you want to extract all the words that are made out of the letters «m», «n» and «o», then you can enter «mno» in the character set option, and the tool will return a list of all words in the text that consist only these letters (such as «moon», «noon», «mom», and many others). The third filtering method is called «Use a RegExp». It allows you to extract all words that match the given regular expression. For example, if you want to extract all the words starting with the letter «c» and ending with the letter «t», you can enter the regular expression «/^c.*t$/» as the filter. The tool will test each word against this regular expression, and if it matches, it will print it in the output list. Examples of such words include «car», «chat», «carrot», and many others. Each of these filtering methods can also be inverted, which means that instead of returning words that match the criteria, the utility will instead return words that do not match the criteria. In addition, this utility allows you to get rid of duplicate words in the output. For example, if ten copies of the word «sky» and six copies of the word «star» are found in the text, then by activating the «Remove Duplicates» option, you will get exactly one copy of the words «sky» and «star» in the output. Also for your convenience, you can turn the output words to lowercase and change the separator character that gets placed after each of the filtered words. For example, you can set it to a comma «,», a space » «, or a newline character «n». Textabulous!

Источник

Выполняя замену текста в MS Word с определенными параметрами замены, можно выделить цветом все вхождения слова или удалить слова с заданным стилем.

Выделение цветом

Выполняем замену, при которой текст не изменяется, но тексту для замены назначаем нужное форматирование, в данном случае цвет фона (подсветки).

Sub PaintGrey()
' Выделить серым цветом все вхождения строки текста "ght"
    Selection.Find.ClearFormatting
    Options.DefaultHighlightColorIndex = wdGray25
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Highlight = True   ' подсветка
    With Selection.Find
        .Text = "ght"                ' текст для поиска
        .Replacement.Text = "ght"    ' текст для замены
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Узнать точное название стиля

В раскрывающемся списке стилей название стиля текста может отображаться не полностью. Например, при создании стиля ему было присвоено имя Стиль1. Это имя появляется в списке стилей документа, но если использовать в макросе название стиля Стиль1, макрос не работает.
Чтобы узнать точное название стиля, которое нужно указывать в макросе, выделите какой-нибудь текст, включите запись макроса, назначьте нужный стиль выделенному тексту и выключите запись макроса.
В полученном маленьком макросе вы видите название стиля Стиль1 Знак:

Sub Макрос1()
    Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Стиль1 Знак")
End Sub

Удалить текст с заданным стилем

Удаление текста выполняется как замена на пустую строку «».
Текст для поиска также задаем как «» и при этом указываем название стиля, чтобы найти любой текст с этим стилем.

 Sub УдалитьТекстСоСтилем()
' Удалить текст со стилем "Стиль1 Знак"
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Стиль1 Знак")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    With Selection.Find
        .Text = ""                 ' текст для поиска
        .Replacement.Text = ""     ' текст для замены
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Источник