Fill series in word

Denis frequently uses tables in his documents. In those tables, he has a need to add a series of sequential numbers to the cells in the first column. Denis wonders if there is a way to pick a starting number in a cell and then have Word add the sequential numbers for all the cells under that starting number.

There are a couple of ways you could go about this. One way is to use Word’s built-in numbering, in this manner:

1. Insert your table as you normally would.
2. Select the cells in the table that you want to have numbered.
3. Display the Home tab of the ribbon.
4. Click the Numbering tab, in the Paragraph group. Word adds numbering, automatically, to the selected cells.

If you want to modify the starting number for the cells, right-click the number in the first cell and then choose Set Numbering Value from the resulting Context menu. Word displays the Set Numbering Value dialog box. (See Figure 1.)

Figure 1. The Set Numbering Value dialog box.

Enter the value you want to start with, and when you click OK, Word updates the numbers in the cells. You’ll also note that if you insert any rows in the middle of your numbered sequence, Word automatically adds a number to that inserted row.

Noting this behavior, you might appreciate a simple variation on the above process that works well when you are inserting a brand new table:

1. Insert a single-row table.
2. Add the automatic number to the desired column and change its starting value, if desired. (In other words, follow the steps above for the single cell in the row.)
3. When entering data in the table and you get to the last column, press Tab and Word inserts a new row that is automatically numbered.

Another powerful way to add your numbering is to use the SEQ field. Follow these general steps:

1. Insert the insertion point at the place in the table where you want the first number.
2. Press Ctrl+F9 to insert an empty set of field braces.
3. Inside the field braces, type SEQ followed by a space, then a name you want used for this particular sequence, then another space, then r, then the number you want the sequence to start with. Here’s an example of how the field code would appear if you wanted to start counting with the number 4:

     { SEQ table1 r4 }

4. With the insertion point still within field code, press Shift+F9. Your number should appear.
5. Repeat steps 2 through 4 for each of the other cells where you want a number, but make sure you leave off the r switch in these others.

Finally, if you prefer to use a macro to insert numbers in a sequence of cells, you could use one similar to this:

Sub AddNumbersToTable()
    Dim RowNum As Long
    Dim ColNum As Long
    Dim iStartNum As Integer
    Dim J As Integer

    If Selection.Information(wdWithInTable) Then
        RowNum = Selection.Cells(1).RowIndex
        ColNum = Selection.Cells(1).ColumnIndex

        iStartNum = Val(Selection.Cells(1).Range.Text)
        If iStartNum <> 0 Then
            iStartNum = iStartNum + 1

            For J = RowNum + 1 To ActiveDocument.Tables(1).Rows.Count
                ActiveDocument.Tables(1).Cell(J, ColNum).Range.Text = iStartNum
                iStartNum = iStartNum + 1
            Next
        Else
            MsgBox "Cell doesn't contain a non-zero starting number."
            Exit Sub
        End If
    Else
        MsgBox "Not in table"
    End If
End Sub

To use the macro, just put a starting sequence value into a cell of the table and leave the insertion point in that cell. When you then run the macro, all the cells under that starting cell are filled with sequential values. (Anything previously in those cells is deleted.)

Author Bio

With more than 50 non-fiction books and numerous magazine articles to his credit, Allen Wyatt is an internationally recognized author. He is president of Sharon Parq Associates, a computer and publishing services company. Learn more about Allen…

Мы все используем одно или другое программное обеспечение для обработки текстов, чтобы писать и редактировать документы. MS-Word от Microsoft является одним из наиболее популярных программ обработки текстов в мире. И это очень мощный слишком -Возможно даже самый мощный среди сверстников.

На днях я работал с документом, который был длинный стол с более чем 200 строк. Я хотел бы добавить столбец слева от этой таблицы и вставьте серийные номера строк.

Существует способ , чтобы заполнить столбец с последовательными номерами в MS Excel, но нет подобный способ доступен для таблиц MS-Word. Итак, я лениво начал вводить серийные номера один за другим вручную , но тогда я думал , что должен быть способ сделать это крошечное задачу в более эффективной манере.

Примечание: Эта статья является частью Microsoft Word Советы и хитрости для повышения производительности

В конце концов я нашел более эффективный способ! И это оказалось очень простым и интуитивно понятным тоже! Вот как вы можете сделать это на щелчок мыши и сэкономить время для кофе-брейк!

Прежде всего, для серийных номеров, если вам нужен новый столбец таблицы затем вставьте его.

Выберите столбец таблицы, которая должна быть заполнена серийными номерами. Колонка может быть выбрана позиция курсора мыши по верхнему краю столбца и нажмите кнопку (как показано на изображении ниже)

После того , как столбец выбран, просто нажмите на кнопку пронумерованные пули.

И точно так же, как по волшебству, весь столбец будет автоматически заполнять с аккуратным серийными номерами. Вместо того чтобы создать маркированный список, опция будет заполнять последовательные номера в столбце таблицы. Теперь вы можете наслаждаться кофе-брейк!

Примечание: С помощью описанного выше способа, вы можете также заполнить столбец с другими стилями нумерованных пуль. Например: а, Ь, С или I, II, III и т.д.

Я надеюсь, что вам понравился этот совет. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы по этой теме. Благодарим Вас за использование TechWelkin.

In Excel, there is 3 different ways to create your series of number or date

• The fill-handle
• The fill menu
• SEQUENCE function

Fill series of numbers

If you want to create a series of numbers quickly, the trick is simple

1. Write the first value
2. Write the second value
3. Select the 2 cells
4. Use the fill handle to extend the selection

Excel will extend the selection according to the step between the 2 numbers.

Look at this video to see how it works with positives, negatives, and decimal numbers.

Fill series for thousands of data

But if you have to create an extensive list of numbers, using the fill handle is useless because it takes too much time 😤

It’s better to use the tool Home > Fill > Series

In the dialog box, you fill these parameters

1. Select the cell containing the starting value
2. Select the orientation (here columns because you want the result in the same column)
3. Indicate the step (by default it’s 1)
4. Indicate the last value to reach

And the result is a list of values starting from 1 to 5000 with a step of 2 😀👍

Fill a series with SEQUENCE

If you work with Excel 365, Excel Online, or Excel 2021, you can use the SEQUENCE function to create your series of number

=SEQUENCE(number of rows, number of columns, starting value, step)

For instance, to create a series from 0 to 50 with a step of 5, you write the following formula

=SEQUENCE(10, ,0,5)

Then, to convert the result of your formula to value, you must perform a copy-paste value

Create a series of dates

If you want to create a series of dates, the 3 same techniques (fill handle, tool Fill series, and SEQUENCE) can be used. But also Excel respects the number of days in a month.

For example, you can easily create a series of weeks with a step of 7 days

And the same technique can be used with the months.

1. You write the 2 first months
2. You select the 2 cells
3. Expand the selection