File cannot be saved excel

Ошибка «Документ не сохранен» в Microsoft Excel

Профессионализм и отличная репутация разработчиков вовсе не является гарантией, что созданный ими программный продукт будет работать идеально, поскольку появление ошибок часто бывает связано с внешними факторами. Ошибка «Документ не сохранен» в Microsoft Excel относится как раз к таким случаям. На официальном сайте компании описываются возможные причины неполадки и предлагается несколько решений, но этот список далеко не полный.

Существуют также и другие причины, по которым Excel может не сохранять документ.

Таковыми являются прерывание процесса сохранения, проблемы с сетью, аппаратные неисправности носителя и отсутствие у пользователя необходимых разрешений. Ниже мы рассмотрим их чуть более подробно, но перед этим стоит попробовать простой, но вполне эффективный способ.

Создайте в Excel новый документ и скопируйте в него всё содержимое файла, который не удается сохранить. Сохраните новый документ. Если проблема не устранена, переходим к следующим решениям.

Исключите прерывания

Ошибка «Документ не сохранен» появится, если в момент сохранения файла процесс был прерван нажатием клавиши Esc или вмешательством в него стороннего программного обеспечения. Попробуйте временно закрыть запущенные приложения, после чего сохраните документ.

Проверьте локальную сеть

Если проблема возникла при сохранении документа в сетевую папку, следует проверить работу локальной сети и само локальное подключение. Если с подключением всё в порядке, проверьте задержку при отправке данных по локальной сети, высокий пинг вполне может стать причиной ошибки при сохранении Excel-файла.

Проблемы с накопителем

Если документ сохраняется на внешний накопитель, убедитесь, что он определяется в системе и на него записываются файлы. Проверьте состояние файловой системы накопителя, просканируйте его на предмет поврежденных секторов.

Отсутствие прав на запись

Убедитесь, что папка, в которую вы сохраняете файл, имеет права на запись. С ошибкой сохранения чаще всего приходится сталкиваться пользователям, не имеющим прав администратора, сохранении файла в системные каталоги или каталоги, принадлежащие другому пользователю. Создайте отдельную папку на диске D и попробуйте сохранить документ в нее. Если нужно узнать имя владельца папки, зайдите в ее свойства и нажмите на вкладку «Безопасность» кнопку «Дополнительно».

Запустите Excel в безопасном режиме

Если не один из вышеперечисленных способов не помог, запустите второй экземпляр Excel в безопасном режиме. Для этого вызовите нажатием Win + R окошко быстрого запуска и выполните в нём команду excel /safe .

Будучи запущенным в безопасном режиме, редактор отключает все плагины и надстройки, которые могут работать некорректно. После этого скопируйте из отредактированного документа все данные, перенесите их во второй экземпляр Excel и сохраните обычным путем.

Источник

You may receive a «Your changes could not be saved» error message when you try to save a file to a network drive in Excel

Symptoms

When you save a Microsoft Excel workbook file on a network drive and you do not have both Modify and Delete rights for the folder where you are saving the file, you may experience one of the following symptoms:

When you save a new workbook file to the network drive, you receive an error message that is similar to the following

Your changes could not be saved to
‘BOOK1.XLS’, but were saved to a temporary document named ‘4CCA4100’. Close the existing document, then open the temporary document and save it under a new name.

where
4CCA4100 is a random eight-character alphanumeric string, and BOOK1.XLS is the name of the file you are saving.

When you save an existing workbook file to the network drive, the file appears to be saved with the name you typed in the
Save dialog box. However, when you open this file again from the network, your changes do not appear in the file. The file is actually saved to the network drive with a random file name that contains numbers and letters, such as 4CCA4100.

These symptoms only occur if you save a file in the Excel Workbook or Template format.

Cause

This issue occurs if Excel cannot delete the original file or cannot rename the temporary file so that the save operation cannot successfully finish. If Excel cannot delete the existing file because you lack Delete rights, both the original file and the temporary file remain in the destination folder. If Excel can delete the existing file or if you are saving a file for the first time, but Excel cannot rename the temporary file because you lack Modify rights, only the temporary file is saved in the destination folder.

Note Third-party antivirus and replication software may also cause this issue. To verify that you do not have the rights on the network to modify or delete a file, try to rename or delete the file on the network drive from Windows Explorer. If you cannot rename or delete the file from Windows Explorer, you cannot save a file to this drive from Excel.

Resolution

To resolve this issue, notify your network administrator that you need Delete and Modify rights for the appropriate folder on the network drive. You must have Delete and Modify rights to save an Excel workbook file with the correct file name to the folder.

Workaround

To temporarily work around this issue until you have rights on the destination folder, try the following methods:

Save your workbook files to your local hard disk, or to a folder where you have Modify and Delete rights. You may then be able to copy the file to the network drive where you do not have Modify or Delete rights.

If you have an antivirus program installed either on your computer or on the network server, turn off or remove the antivirus program, and then test to determine if the issue still occurs. Some antivirus programs may interfere with the save process in Excel.

Note You may want to contact the maker of your antivirus program to see if an there is an updated version that resolves the save issue in Excel.

References

For more information about the way that Excel saves files, click the following article number to view the article in the Microsoft Knowledge Base:

814068 Description of the way that Excel saves files

For more information about how to troubleshoot errors that you receive when you save files in Excel, click the following article number to view the article in the Microsoft Knowledge Base:

271513 How to troubleshoot errors when you save Excel files

Источник

Troubleshoot why Excel doesn’t save changes

As you work in a workbook, Microsoft Excel saves the file automatically. It gives the file a temporary file name, and puts the file into the same folder as the original version. When you manually save the workbook, the original file is deleted, and the temporary file is assigned the original file name.

If this process is interrupted, the workbook might not save correctly. You might also find one or more temporary files in the folder where you tried to save your file. Additionally, you may receive one of several alerts or error messages.

The following information can help you identify possible causes of this problem, and proposes solutions to help you solve the problem.

Possible reasons why documents don’t save

Select the tab that applies to you, or go to the «Quick resolution» section.

If you cannot save a workbook when you run Microsoft Excel in Windows Safe mode, the problem may be caused by a third-party add-in or by a file from one of the Excel startup locations. By default, startup files are loaded when you start Excel.

Some add-ins from third-party software vendors work together with existing Excel features by design, and some are intended to enable a seamless transition when you use a third-party product. Typically, these third-party add-ins do not interfere with Excel functionality. However, some functions, such as saving a file can be affected.

To test for and eliminate the possibility that a third-party Excel add-in or file is causing a «save» problem in Excel, try to save the file in Safe mode. To do this, follow these steps:

Select Start, and point to Programs.

As Excel starts, press and hold Ctrl until you receive a message that resembles the following:

Excel has detected that you are holding down the Ctrl key. Do you want to start Excel in safe mode?

Select Yes.

Open a new Excel workbook, and try to save it. If that works, try again to save the problem file.

If the file now saves correctly, a custom add-in or a file that is located in an Excel startup location is most likely the cause. You must locate and remove the add-in or the file to eliminate the problem. After you determine which add-in or file caused the problem, contact the vendor for additional information or an update that resolves the problem.

For more information about Microsoft Excel safe mode, press F1 in Excel to open the Help menu, type safe mode in the Search box, and then select Search to view the topic.

For more information about how to determine the folders that Excel uses during startup, and additional options to disable this functionality, see the following articles:

When you save an Excel file, you must have the following permissions to the folder in which you are saving the file:

• Read permission
• Write permission
• Modify permission
• Delete permission

Cannot access read-only document

This error message is displayed if you try to make changes to a file to which you have only read permissions. This is because the administrator or the owner of the file has not granted you permission to edit the file. If the file does not have the ”read-only” tag but this error message continues to appear while you try to save the file, either of the following reasons might be the cause:

• You open an existing file, and then try to save it.
• You save the file to an external or network drive, and the connection fails.

If you don’t have the listed permissions, the Excel «save» process can’t be completed.

You see one of the following error messages:

• Document not saved
• Document not completely saved
• Document not saved. Any previously saved copy has been deleted.
• The document is not saved.

“Document not saved” or “Document not completely saved”

The process was interrupted while it tried to create a temporary file, possibly because of one of the following reasons:

• The ESC key was pressed
• Hardware failure
• Software failure
• A problem with media

The original file is still intact. Unless your computer or workstation failed, the version of the file that contains your current changes is still open in memory.

Try saving the file to an alternative drive.

Any changes made in the last revision will be lost.

“Document not saved. Any previously saved copy has been deleted” or “The document is not saved”

The process was interrupted while it was deleting the original file or renaming the temporary file. This problem occurs for the same reasons that are described in the «‘Document not saved’ or ‘Document not completely saved’» section.

In this case, your original file is deleted (although the temporary file may be readable). If your computer or workstation failed, use the temporary file. If the interruption was caused by something else, the version of the file that contains your current changes is still open in memory. Save the file to an alternative drive.

When you save to any medium, such as a hard disk, an external storage drive, or a network drive, you must make sure that the disk has sufficient free space to enable the file to save. If the destination does not have sufficient space, Excel cannot complete the «save» operation, and you receive the following error message:

For more information about this error message, see the following articles:

When antivirus software is installed or is running, you may receive an error message when you try to save an existing workbook, but not when you try to save a new file. You may receive the error message because some antivirus programs quickly scan any new files that appear on a computer. This scan can sometimes interrupt the Excel «save» process and may stop Excel from saving the file correctly.

To check whether your antivirus software conflicts with Excel, temporarily deactivate the antivirus software, and then try to save the Excel file.

If you and a second user work concurrently on a shared workbook, you may receive an error message if you and the second user try to save the file at the same time. You receive an error message because Excel cannot save the file if another instance of Excel is saving the same file.

For more information about this error message, see Unlock a file that has been locked for editing.

If you try to save or open an Excel file, and the path of that file (including the file name) is more than 218 characters, you may receive the following error message:

Filename is not valid.

Process to save a file

Excel follows these steps when it saves a file:

1. Excel creates a randomly named temporary file (for example, Cedd4100 without a file name extension) in the destination folder that you specified in the Save As dialog box. The whole workbook is written to the temporary file.
2. If changes are being saved to an existing file, Excel deletes the original file.
3. Excel renames the temporary file. Excel gives the temporary file the file name that you specified (such as Book1.xls) in the Save As dialog box.

Other processes that occur on your computer can disrupt the Excel “save” process. These problems might occur if the Excel temporary file is accessed before the Excel “save” process is completed. For example, the local antivirus software locks the temporary file for scanning before the file can be renamed. Therefore, you should track all new software installations and updates. Information about such processes that were run before you experienced this problem can be helpful if this article does not fix your problem and you have to contact Microsoft Support.

Quick resolution

If none of the causes that are listed in this article apply to your situation, or you still can’t save workbooks, try the following options to save your Excel files. To see more details about the steps, select the chevron image to the left or the option heading.

Save the workbook by using a new file name

1. On the File menu, select Save As.
2. Save the Excel workbook by using a unique file name.

Move the original worksheets to a new workbook

1. Add a filler worksheet to your workbook. To do this, press Shift+F11.
2. Group all the worksheets (except the filler). To do this, select the first sheet, hold the Shift key, and then select the last sheet.
3. Right-select the grouped sheets, and then select Move or copy.
4. In the To Book list, select (New Book).
5. Select OK.

Save the file as a different Excel file type

1. On the File menu, select Save As.
2. In the Save as Type list, select a file format other than the current file format. If you are using Microsoft Excel 2007 or a later version, save the file as .xlsx or .xlsm instead of as .xls.

Try to save the workbook to another location

Try saving your notebook to another location, such as a local hard disk, a network drive, or removable drive.

Try to save a new workbook to the original location

Create an Excel workbook.

On the File menu, select Save As.

In the Save As dialog box, follow these steps:

1. In the Save in box, select the location in which the original workbook was saved.
2. In the File name box, type a name for the new file.
3. Select Save.

Try to save the workbook in safe mode

Restart Windows in safe mode, and then try to save the workbook to your local hard disk.

Additional resources

To avoid problems that prevent files from being saved correctly, we recommend that you activate AutoSave. For more information, see What is Autosave.

If you experience specific problems when you use Excel, go to the following website to search for more information about your program version:

Detailed view of the options

The following section provides more detailed descriptions of these options.

You may have problems when you try to save a Microsoft Excel workbook if one or more of the following conditions are true:

• You save an Excel workbook to a network drive on which you have restricted permissions.
• You save an Excel workbook to a location that does not have sufficient storage space.
• The connection to the Excel workbook is lost.
• There is a conflict with an antivirus software program.
• You save an Excel workbook that is shared.
• The 218-character path limitation is exceeded when you save an Excel workbook.

Workarounds to save Excel workbooks

To work around this problem and try to save your work before you troubleshoot, use the following methods. Depending on the cause of the problem, you may be unable to recover the current file as-is. However, the following methods are typically successful. These methods are listed in order of format retention when you are trying to keep the original file formatting.

The following methods may not save all the latest changes, formatting, and feature sets of the workbook that are specific to the version of Excel that you are using. The following methods are intended to let you obtain a usable, saved version of the file. These methods require you to save the file to your local hard disk by using a unique file name.

Option 1: Save the workbook by using a new file name

1. On the File menu, select Save As.
2. Save the Excel workbook by using a unique file name.

Option 2: Move the original worksheets to a new workbook

Add a filler worksheet to your workbook. To do this, press Shift+F11.

This sheet is required because there must be at least one remaining sheet in a workbook after you move all relevant data sheets.

Group all the worksheets (except the filler). To do this, select the first data sheet, hold the Shift key, and then select the last data sheet.

Right-select the grouped sheets, and then select Move or copy.

In the To Book list, select (New Book).

Select OK.

These steps should move the active (grouped) worksheets to a new workbook.

If your workbook contains VBA macros, copy the modules from the old workbook to the new workbook.

Option 3: Save the file as a different Excel file type

1. On the File menu, select Save As.
2. In the Save as Type list, select a file format other than the current file format. If you are using Microsoft Excel 2007 or a later version, save the file as .xlsx or .xlsm instead of as .xls.

Option 4: Try to save the workbook to another location

Try to save the workbook to another location, such as a local hard disk, a network drive, or a removable drive. If you are successful, the following are possible causes of the problem:

• Antivirus software conflict
• Restricted permissions
• File name length
• File sharing conflict

Option 5: Try to save a new workbook to the original location

To save a new Excel file to the original location, follow these steps:

Create an Excel workbook.

On the File menu, select Save As.

In the Save As dialog box, follow these steps:

1. In the Save in box, select the location in which the original workbook is saved.
2. In the File name box, type a name for the new file.
3. Select Save.

If you can save a new workbook to the original location, the following are possible causes of the problem:

• File name length
• File sharing conflict

If you can’t save a new workbook to the original location, the following is a possible cause of the problem:

• Insufficient drive space

If you have sufficient drive space, try Option 3.

Option 6: Try to save the workbook in safe mode

Restart Windows in safe mode, and then try to save the workbook to your local hard disk.

Notes

• If you use a network location to save your workbook, try to restart Windows in safe mode with network support, and then try to save.
• Windows safe mode cannot be used to troubleshoot problems in Microsoft Excel 2010 or later versions.

For more information about how to start Windows in safe mode, see Advanced startup options (including safe mode).

If the workbook saves after you restart Windows in safe mode, try again to save the file. To do this, select Save on the File menu.

If the workbook doesn’t save after you restart Windows in safe mode, the following are possible causes:

• Third-party add-ins
• Antivirus software conflict
• Restricted permissions
• File name length

Источник

Не удается записать файл Microsoft Excel на диск, при каждой попытке отображается сообщение об ошибке «Документ не сохранен»? Узнаем подробнее причины ошибки и как ее исправить?

Чем вызвана ошибка?

Существует несколько причин, из-за которых не сохраняется документ в Excel:

1. Проблемы с оборудованием. Ошибка может возникнуть при сохранении на флешку или внешний жесткий диск, которые частично повреждены или файл не записывается из-за неполадок порта USB.
2. Нестабильное подключение по сети. Если сохраняете таблицу Excel через интернет, возникают случаи, когда из-за нестабильного соединения доступ к общей папке прерывается.
3. Отсутствуют разрешения на папку. Проблема возникает при сохранении документа в каталог, на который у пользователя нет разрешения на запись.

Чтобы не потерять набранный документ попробуйте его сохранить путем копирования в другой файл. Таким способом можно сохранить содержимое. Для этого создайте новую таблицу Excel, затем вернитесь к документу, который не сохраняется, выделите все содержимое и скопируйте нажатием на Ctrl + C.

Перейдите в новый документ, щелкните на верхнюю левую ячейку и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить содержимое предыдущей таблицы. После в меню Файл нажмите на «Сохранить как», выберите локальное расположение на жестком диске компьютера. После сохранения перейдите к методам устранения неполадок.

Проверка сетевого подключения

Есть много случаев, когда не удается сохранить файл Excel в общей папке по локальной сети. Если сеть работает нестабильно, постоянно прерывается и ей свойственны большие задержки, то столкнетесь с ошибкой при сохранении.

Для проверки причастности сети, попробуйте записать какой-либо файл на сетевой ресурс с другого компьютера. Если это сделать не удастся, то проблема с сетевым подключением. В этом случае сохраните таблицу на жесткий диск (при его наличии) или флешку. Проверьте сетевые адаптеры на своем и удаленном компьютере, плотность контактов сетевых коннекторов при кабельном подключении и уровень сигнала по Wi-Fi.

Проблемы с оборудованием

Ошибка может возникнуть при повреждении жесткого диска или образования на нем сбойных секторов. Это происходит в случае, когда ранее записанный документ после редактирования не удавалось сохранить.

Если сталкиваетесь с сообщением при сохранении на внешний накопитель, то, возможно поврежден или возникли проблемы с USB портом. Попробуйте переключить устройство в другой USB порт и повторить попытку.

Проверка разрешений

Во многих случаях ошибка возникает при сохранении файла Excel в каталог, на который у текущего пользователя нет полного доступа. Каждая папка имеет свои разрешения, которые обычно предоставляются администратором (или владельцем). Доступ к системным каталогам ограничивается встроенной учетной записью. Также администратор может намерено изменить разрешения на пользовательские папки.

Для изменения разрешений нужно войти в Windows под учетной записью администратора, чтобы предоставить доступ обычному пользователю.

В проводнике (Win + E) перейдите в папку, в которую пытаетесь записать документ. Сделайте шаг назад и откройте каталог, в котором вложена эта папка. Щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите Свойства.

На вкладке Безопасность кликните на кнопку Дополнительно.

В окне дополнительных параметров безопасности нажмите на «Изменить». Здесь изменим владельца этой папки на учетную запись пользователя.

Нажмите на Дополнительно, затем на кнопку «Найти». Отобразится список, состоящий из всех групп пользователей. Найдите свою учетную запись и кликните на «ОК». В следующем окне нажмите на «ОК».

Отметьте флажком опцию «Заменить владельца подконтейнеров и объектов», чтобы вложенные каталоги изменили принадлежность. Таким образом, не придется выполнять весь процесс повторно для существующих подкаталогов.

Нажмите «Применить» и выйдите из окна свойств. Снова откройте вкладку Безопасность и щелкните на «Дополнительно».

Нажмите на кнопку «Добавить».

В следующем окне щелкните на «Выбрать субъект».

Отобразится окно выбора пользователей и групп. Щелкните на Дополнительно, затем на кнопку Найти. Укажите учетную запись и сохраните изменения.

Отметьте флажком опцию полного контроля и кликните на «ОК».

Отметьте флажком строку «Заменить все записи разрешений дочернего объекта наследуемыми» и кликните на «Применить».

После выполнения шагов появится полный доступ к каталогу, в который хотите сохранить таблицу.

Если продолжаете сталкиваться с ошибкой, попробуйте запустить офисный пакет в безопасном режиме. При таком запуске будут отключены все надстройки, которые могут вызвать неполадки.

Откройте окно «Выполнить» нажатием на Win + R и выполните команду:

excel /safe

Скопируйте данные из проблемного документа, а затем попробуйте сохранить новый файл в безопасном режиме. Таким образом, можно определить, препятствуют ли надстройки сохранению.

Если метод не работает, попробуйте запустить Windows в режиме чистой загрузки. В нем можно определить какой процесс или служба вызывают проблемы.