ЛЕКЦИЯ 1.
НАЗНАЧЕНИЕ
И ВОЗМОЖНОСТИ MICROSOFT OFFICE EXCEL. ИНТЕРФЕЙС ПРОГРАММЫ. ЗАПОЛНЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ЯЧЕЙКИ.
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ. ТИПЫ ДАННЫХ (ТЕКСТ, ЧИСЛО, ФОРМУЛА).
Электронные
таблицы или табличные процессоры предназначаются для решения задач, данные,
которых могут быть представлены в виде таблиц.
Без
электронных таблиц не обходятся бухгалтеры и кладовщики, участники бирж,
руководители брокерских контор, банков, финансовые менеджеры. Их помощью
пользуются не только в финансовой и учетной деятельности, но и в научной для
выполнения математических расчетов. Электронные таблицы предназначены для
обработки численных данных, автоматизации рутинных процессов пересчета
производных величин в зависимости от изменения исходных данных.
Однако
современные электронные таблицы не просто инструмент для калькуляции.
·Во-первых:
электронные таблицы позволяют проводить численные эксперименты с
математическими моделями (научные исследования.)
·Во-вторых:
электронные таблицы можно использовать как базу данных (операции сортировки,
выборки).
·В-третьих:
электронные таблицы удобный инструмент для изготовления форматированных
документов с графической информацией (портрет, видеоклип, цветная диаграмма).
·В-четвертых:
электронные таблицы позволяют создавать сложные и красиво оформленные
документы, например рекламу с прайс-листами, каталоги, графики работ,
расписание и т.д.
Электронные
таблицы — это специальная модель структурирования, представления
и обработки произвольной информации тесно связанной с текстовыми документами и
с базами данных.
Одно
из самых популярных средств управления электронными таблицами — программа Microsoft Excel.
Интерфейс
программы
Окно
Excel содержит все стандартные элементы приложений Windows. Это заголовок,
горизонтального меню, панели инструментов, полосы прокрутки, строки состояния.
Структура
окна Excel
Внешний вид окна
программы Excel отличается от окна Excel. Главное отличие
заключается в том, что Excel имеет «ленточный» интерфейс, в котором все
команды программы размещены на ленте, разбитой на вкладки, а те в свою очередь,
на группы, включающие отдельные команды.
В общем случае
окно программы Excel состоит из следующих элементов (рис. 1):
— строки
заголовка;
— ленты с
вкладками команд;
— панелей инструментов
во вкладках команд;
— кнопок
управления окном;
— кнопки “Office”;
— строки
формул;
— рабочего
листа;
— кнопок
переключения режимов просмотра;
— панели Быстрого
доступа;
— ярлыков
листов;
— строки
состояния.
Рисунок 1 – Окно
программы Excel
Специфичные
элементы окна:
1. Строка
формул (для ввода, редактирования данных). В левой ее части находится список
именованных ячеек, заголовок этого списка называется полем имени. В этом поле
высчитывается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы. Правее поля имени
находится 3 кнопки управления процессом ввода (видны во время ввода) 
.
2. Заголовок
столбца с обозначениями A,B,C,D,….
3. Заголовок
строки с номерами 1,2,3,4,….
4. Строка
с ярлычками листов позволяет переходить от одного рабочего листа к другому в
пределах рабочей книги.
5. Строка
состояния.
Структура
документа Excel.
Объектом
обработки MS Excel является документ: файл с расширением .xls (.xlsx),
называемый рабочей книгой, которое состоит из 1-го или нескольких рабочих
листов.
Листы одной
книги обычно связаны между собой тематически. В каждом файле могут размещаться
до 255 электронных таблиц (рабочий лист).
Столбцы по
умолчанию обозначают латинскими буквами A,B,C,D. Если букв не хватает
используются 2-х буквенные обозначения AA,BB,CC и т.д. Максимальное число
столбцов в таблице — 256.
Строки
нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице — 65536.
Основной
структурный элемент электронной таблицы — ячейка, расположенная на пересечении
столбца и строки, обозначается по номеру столбца и строки (без пробела).
Например:
A1,BB,CZ3 и т.д. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей.
Текущая ячейка обведена широкой рамкой и ее номер и содержимое приведены в
строке формул.
Содержимое
ячеек (типы данных)
Текст —
представляет собой строку, произвольной длины. Ячейка, содержащая текстовые
данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может
интерпретировать данные в ячейке как число или формулу программа считает, что
это текстовые данные. Для ввода числа в формате текста (случае
ввода телефонных кодов) следует ввести перед числом символ апострофа, ‘01481.
данные теперь рассматриваются Excel как текст.
Арифметические операции работать не будут. Число будет либо проигнорировано,
или появится сообщение об ошибке
Числовые
данные — отдельное число. Это последовательность цифр со
знаком или без, дробная часть отделяется «,».Как числа рассматривают
данные определяющие дату или денежные суммы 257; -145,2; 15$. Элементы
даты можно отделять друг от друга символом (/) или (—), либо
использовать текст, например 10 окт 03. Excel распознает
множество форматов даты. Элементы времени можно отделять символом двоеточие,
например 10:43:45.
Формулы.
Ячейка с формулой служит для проведения вычислений над ячейками с числами
(вычисляемая ячейка). Формула начинается со знака «=» (например =
A2*B2+C3)
Формула
может содержать:
— знаки
операций: +, -, *, /, ^,
— константы
— ссылки
на ячейки и интервалы (A1:E10)
— имена
интервалов
— встроенные
функции (SQRT, SIN,SUM).
Ввод и
редактирование данных
Данные можно
вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Для ввода данных (текст,
даты, числа, формулы и т. д.) с использованием клавиатуры следует выделить
ячейку, ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул
и подтвердить ввод.
Подтвердить ввод
можно одним из трех способов:
·
нажать
клавишу клавиатуры <Enter> или <Tab>;
·
нажать
кнопку Ввод (зеленая галочка) 
в строке формул;
·
выделить
любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).
Неправильно
введенный символ можно удалить. Для удаления символа, находящегося слева от
текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры <Back Space>.
При вводе данных
переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно
сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один
раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
По умолчанию все
данные ячейки вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому
абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу клавиатуры <Enter> при
нажатой клавише <Alt> (рис.2).
Рисунок 2 – Ввод
данных в ячейку в две строки
Для отказа от
ввода данных в ячейку следует нажать клавишу клавиатуры <Esc> или
кнопку Отмена (красный крестик) 
в строке формул.
Одни и те же
данные можно ввести одновременно в несколько ячеек одного листа. Для этого
следует выделить ячейки (не обязательно смежные), в которые необходимо ввести
данные, ввести данные и нажать клавиши клавиатуры <Ctrl> +
<Enter> или, при нажатой клавише клавиатуры <Ctrl>,
щелкнуть по кнопке Ввод в строке формул (см. рис. 1).
Одни и те же
данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для
этого следует выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные,
ввести данные и подтвердить ввод.
Чтобы заполнить
активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), можно
нажать комбинацию клавиш клавиатуры <Ctrl> + <В>. Чтобы
заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить
вправо), можно нажать комбинацию клавиш клавиатуры <Ctrl> + <К>.
Microsoft Excel
обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и
автоматически устанавливает соответствующий формат данных.
Ввод
текста
При вводе текста
нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( – ). Это
может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).
Переносы в словах в документах Excel вообще недопустимы.
Если весь текст
ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то
текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на
рис. 3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на
листе не отображается (ячейка А2 на рис. 3). При этом текст в строке
формул отображается полностью.
Рисунок 3 –
Отображение текста в ячейках
Ввод
чисел
При первоначальном
вводе (до изменения ширины столбцов) числа в ячейке может отобразиться число из
11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка В2
на рис. 4). При вводе большего числа происходит автоматическое форматирование
ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3
на рис.4)
Если же ширина
столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо
числа в ячейке отображаются символы # (ячейка В4 на рис.4). При
этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при
наведении указателя мыши на такую ячейку. В ячейке число может быть отображено
при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.
Рисунок 4 –
Отображение чисел в ячейке
При вводе с
клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.
Для удобства
представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами.
Например, число 12345678 можно ввести как 12 456 789. В строке формул при этом
число будет отображаться без пробелов между разрядами (рис. 5).
Рисунок 5 – Ввод чисел
с разделителем разрядов
Группы разрядов
числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В
противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с
разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и
ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически
будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой
числовой информации необходимо очистить формат ячейки, для этого можно выполнить
команду на ленте 
вкладка
Главная группа
редактирование щёлкнуть по пиктограмме 
выбрать очистить
форматы).
В большинстве
случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае
такая информация не воспринимается как число.
Исключение
составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р
с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %)
(рис. 6).
Рисунок 6 – Ввод
чисел с обозначением рубля и процентов
Обозначение рубля
и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода
другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное
обозначение.
Ввод дат и
времени
Microsoft Excel
воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года
воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата — 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату
следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве
разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все
данные вводятся в числовом виде. Точка после года не ставится. Например, для
ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
12.8.1918 или
12-8-1918 или
12/8/1918
Независимо от
способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда
отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует
вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не
обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка
после секунд (минут) не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут
00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения
времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в
английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени,
например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ (рис. 7).
Рисунок 7 –
Отображение времени при вводе
Ячейка может
содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести
пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности:
сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты
(времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода
другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты
(времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить
формат ячейки.
Редактирование
данных: двойной щелчок на ячейке или щелчок в панели формул. По окончании
ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому
краю, числовые по правому. В ячейке с формулой выводятся результаты вычислений.
Форматирование
данных. Если пользователя не устраивают соглашения о вводе, можно принудительно
установить новые правила. Выбрать нужный формат
(числовой, денежный и т.д.) можно следующим образом:
1. Выбрать
нужный формат можно на Ленте вкладка
Главная группа
Число
(рис. 
.
Рисунок 8 – Первый
способ открыть Формат ячеек
При этом откроется окно Формат ячеек рис.9.
Рисунок 9 – Окно Формат
ячеек
2. Выбрать
нужный формат можно на Ленте вкладка
Главная группа
Ячейки
(рис. 10).
Рисунок 10 – Второй
способ открыть Формат ячеек
3. Выбрать
нужный формат можно выделив ячейку Вызвать
контекстное меню щелкнув правой кнопкой мыши (рис. 11).
Рисунок 11 – Третий
способ открыть Формат ячеек
Документом
(т.е. объектом обработки) Excel является
файл с произвольным именем и расширением
.xls (MS
Excel
2003) или .xlsx
(MS
Excel
2007/2010). Такой файл называется рабочей
книгой (книгой),
ее окно занимает большую часть окна
программы. Новой книге, которая создается
после запуска, автоматически присваивается
имя «Книга1» (Bookl). Книга Excel состоит
из набора рабочих листов, каждый из
которых имеет собственное название и
может содержать одну или несколько
таблиц, тексты, диаграммы, рисунки.
Подобная организация документа очень
удобна, поскольку позволяет собрать
вместе сведения, относящиеся к одному
проекту.
Основа рабочего
листа представляет собой сетку из строк
и столбцов. Ячейка
образуется пересечением строки и
столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки)
называется активной.
Основные элементы
электронных таблиц:
Столбец,
Заголовки столбцов,
Строка,
Заголовки строк,
Активная ячейка,
Неактивная ячейка,
Элементы управления.
При запуске Excel
открывается окно, в котором отображается
новая рабочая книга – Книга 1. Окно
приложения Excel имеет основные области:
-
панели инструментов;
-
строка ввода;
-
область окна
рабочей книги; -
строка состояния.
Стартовое окно
программы содержит три пустых листа
рабочей книги, переход к которым можно
осуществить, щелкая на ярлычках,
расположенных внизу книги. При
необходимости в книгу можно добавить
рабочие листы (электронные таблицы) или
удалить их из книги.
Вверху находятся
семь лент
с инструментами (вкладками): Главная,
Вставка, Разметка страницы, Формулы,
Данные, Рецензирование, Вид (рис.
1):
Рис. 1. Лента и общий
вид рабочего листа
Каждая лента
состоит из панелей (групп операций/команд
в виде пиктограмм), на которых, собственно,
и расположены инструменты для работы
с электронными таблицами, например,
Шрифт,
Число
и др. Как правило, на панель вынесены
наиболее часто используемые инструменты.
Для вызова полного набора инструментов
той или иной панели надо открыть окно
данной панели, нажав на стрелочку в
правом нижнем углу.
Основная обработка
данных в Excel осуществляется при помощи
команд из Панели инструментов.
Строка формул
в Excel используется для ввода и редактирования
значений, формул в ячейках или диаграммах.
Поле имени – это окно слева от строки
формул, в котором выводится имя активной
ячейки. Пиктограммы: X,
V, fx,
расположенные слева от строки формул
— это кнопки отмены, ввода и вставка
функции соответственно.
Строка состояния
окна приложения Excel расположена в нижней
части экрана.
Рабочая область
электронной таблицы состоит из строк
и столбцов, имеющих свои имена. Имена
строк – это их номера. Имена столбцов
– это буквы латинского алфавита сначала
от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.
Ячейка – область, определяемая
пересечением столбца и строки электронной
таблицы, имеющая свой уникальный адрес
(например, А6 или D8). Ссылка – указание
адреса ячейки.
Активная ячейка
— это выделенная ячейка, имя которой
отображается в поле имени. Маркером
выделения называется полужирная рамка
вокруг выделенной ячейки. Маркер
заполнения — это черный квадрат в правом
нижнем углу выделенной ячейки. Активная
область листа — это область, которая
содержит введенные данные.
В электронных
таблицах можно работать как с отдельными
ячейками, так и с группами ячеек, которые
образуют блок. Блок
ячеек –
группа смежных ячеек, определяемая с
помощью адреса.
Адрес блока ячеек
задается указанием ссылок первой и
последней его ячеек, между которыми
ставится разделительный символ –
двоеточие. Если блок имеет вид
прямоугольника, то его адрес задается
адресами левой верхней и правой нижней
ячеек, входящих в блок.
Блок используемых
ячеек может быть указан двумя путями:
либо заданием с клавиатуры начального
и конечного адресов ячеек блока, либо
выделением соответствующей части
таблицы при помощи левой клавиши мыши.
Пример задания
адресов ячейки и блоков в электронной
таблице:
-
адрес ячейки,
находящейся на пересечении столбца F
и строки 9, выражается ссылкой F9; -
адрес блока,
образованного в виде части строки 1 —
B1:E1; -
адрес блока,
образованного в виде столбца C — C1:C21; -
адрес блока,
образованного в виде прямоугольника
— A3:G10.
Адреса ячеек в
роли операндов и аргументов встроенных
функций выступают в двух формах:
относительной
и абсолютной.
Относительный
адрес
указывает на положение адресуемой
ячейки относительно той ячейки, в
содержании которой он используется, и
записывается как обычно (имя столбца и
номер строки, например F7).
Абсолютный
адрес
указывает на точное положение адресуемой
ячейки в таблице и записывается со
знаком $ перед именем столбца и номером
строки (например, $F$7).
Возможна
абсолютная адресация только столбца
или строки ($F7
или F$7).
При редактировании
объектов электронной таблицы относительные
адреса соответствующим образом
корректируются, а абсолютные адреса не
изменяются.
К операциям
редактирования
относятся:
-
удаление и вставка
строк, столбцов, ячеек и листов; -
копирование и
перемещение ячеек и блоков ячеек; -
редактирование
текста и чисел в ячейках
К операциям
форматирования
относятся:
-
изменение форматов
данных или формы представления значений; -
изменение ширины
столбцов; -
выравнивание
текста и чисел в ячейках; -
изменение шрифта
и цвета; -
выбор типа и цвета
границы; -
заливка (фон)
ячеек.
Все указанные
параметры форматирования устанавливаются
либо с помощью операций из соответствующего
меню, либо с помощью соответствующих
кнопок-пиктограмм с предшествующим
выделением объекта форматирования.
В электронные
таблицы MS Excel можно вводить текст, числа,
даты, время, последовательные ряды
данных и формулы. Для представления
данных в MS Excel существуют различные
категории форматных кодов.
Формат представления
значений
Формат представления
значений задает вид отображения данных
в зависимости от требований оформления
табличного документа и интерпретации
его содержимого. Обычно табличный
процессор предлагает следующие форматы:
-
общий;
-
числовой;
-
денежный;
-
финансовый;
-
календарный;
-
временной;
-
процентный;
-
дробный;
-
экспоненциальный;
-
текстовый;
-
задаваемый
пользователем.
Любую информацию,
которая обрабатывается на компьютере,
можно представить в виде чисел или
текста. Числа и текст по умолчанию Excel
вводит в формате Общий.
Текст
— это любая последовательность введенных
в ячейку символов, которая не может быть
интерпретирована Excel как число, формула,
дата, время суток. Введенный текст
выравнивается в ячейке по левому краю.
Числовые данные
– это числовые константы: 0 — 9, +, -, /,*, Е,
%, точка и запятая. При работе с числами
необходимо уметь изменять вид вводимых
чисел: число знаков после запятой, вид
целой части, порядок и знак числа.
Введенные числа выравниваются в ячейке
по правому краю ячейки. Числа в Excel
отображаются в категориях Числовой,
Экспоненциальный, Финансовый, Денежный,
Процентный, Дробный.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Начиная с версии 2007 в Excel используется XML-формат, на основе которого создаются рабочие книги, шаблоны и надстройки. Фактически эти файлы представляют собой ZIP-архивы. При необходимости они могут быть разархивированы и просмотрены.[1] В версиях, предшествующих Excel 2007, применялся двоичный файловый формат. И, хотя спецификации этого формата известны, работать с двоичными файлами совсем непросто. С другой стороны, файловый XML-формат относится к категории так называемых открытых форматов. Подобные файлы могут создаваться и обрабатываться с помощью любых программ, не относящихся к Office 2010.
В качестве примера используется файл с поддержкой макросов Excel (XLSM). Он состоит из одного рабочего листа, одного листа диаграммы и простого макроса на языке VBA. Рабочий лист включает таблицу, кнопку (из группы элементов управления Формы), рисунок Smart Art, а также фотографию цветка (рис. 1).
Рис. 1. Пример листа рабочей книги
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel
Структура Excel-файлов
Для просмотра «внутренностей» файла Excel откройте Проводник Windows и добавьте расширение ZIP к файлу. После этого файл sample.xlsm будет переименован в sample.xlsm.zip. Затем можно открыть этот файл с помощью встроенного в Windows архиватора (рис. 2). Если вы установите архиватор 7-zip, то сможете открывать файлы Excel непосредственно, не переименовывая их (рис. 3).
Рис. 2. Структура каталогов файла рабочей книги при просмотре во встроенном архиваторе Windows; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке
Рис. 3. Непосредственное открытие файла Excel, как архива в 7-zip
Первое, что бросается в глаза при просмотре файла (см. рис. 2), — это наличие структуры каталогов. Почти все используемые файлы являются текстовыми XML-файлами. Их можно просматривать в окне текстового редактора, XML-редактора, веб-браузера либо даже в окне Excel. На рис. 4 показано содержимое такого файла, просматриваемого в окне браузера Microsoft Edge. Файлы формата, отличного от XML, включают графические файлы и VBA-проекты (хранятся в двоичном формате).
Рис. 4. Просмотр XML-файла в окне веб-браузера
Рассматриваемый XML-файл (см. рис. 2) включает три корневые папки; некоторые из них включают подпапки. Обратите внимание, что многие папки включают папку _rels. Здесь находятся XML-файлы, которые определяют связи с другими компонентами пакета.
Папки, входящие в состав файла рабочей книги sample.xlsm (см. рис. 2).
- Здесь можно найти сведения о связях в пакете.
- XML-файлы, которые описывают свойства файла и настройки приложения.
- Эта папка является «сердцем» файла. Ее имя изменяется в зависимости от типа документа Office (xl, ppt, word и т.д.). Здесь находится несколько XML-файлов, содержащих настройки для рабочей книги. Если в состав рабочей книги включен VBA-код, он будет находиться в двоичном файле с расширением BIN. Эта папка включает несколько подпапок (количество подпапок изменяется в зависимости от выбранной рабочей книги):
- Здесь находится XML-файл для каждой диаграммы, включающий описание ее настроек.
- Здесь содержится XML-файл, включающий данные для каждого листа диаграммы в рабочей книге.
- Здесь находятся XML-файлы, в которых содержится описание диаграмм (рисунков SmartArt) в рабочей книге.
- Здесь содержится XML-файл, включающий данные для каждого «рисунка». Здесь под этим термином подразумеваются кнопки, диаграммы и изображения. Любопытно, что иногда такое содержимое является мусорным. Удаляю эту папку, мы удаляем весь мусор. Правда, может пострадать и ценная информация. Подробнее см. Excel «тормозит». Что делать? Дубль 2.
- Здесь содержатся внедренные медиаклипы, например, GIF- и JPG-файлы.
- Включает XML-файл, содержащий данные для каждой таблицы.
- Содержит XML-файл, включающий данные о теме рабочей книги.
- Включает XML-файл для каждого рабочего листа в книге.
Любопытно, что добавление расширения ZIP к файлу Excel, не мешает открытию его в Excel, поскольку работа этой программы не зависит от расширения открываемого файла. Также можно сохранить рабочую книгу с расширением ZIP. Для этого в диалоговом окне Сохранение документа добавьте расширение ZIP и заключите имя файла в двойные кавычки, например, “Пример.xlsx.zip”.
Почему файловый формат столь важен
«Открытые» файловые XML-форматы, появившиеся в Microsoft Office 2007, представляют собой огромный шаг вперед, важный для всего компьютерного сообщества. Самое главное — рабочие книги Excel в этих форматах относительно легко считывать и записывать посредством ряда программ, отличных от Excel. Например, вполне возможно написать такую программу, которая будет изменять тысячи рабочих книг Excel, причем сама программа Excel не потребуется. Подобная программа может вставлять новые рабочие листы в каждый такой файл.
Важно также то, что новые форматы файлов более устойчивы к возможным повреждениям (по сравнению с устаревшими двоичными форматами). Я сохранил файл рабочей книги и удалил один из XML-файлов рабочего листа. При попытке повторного открытия этого файла в Excel отобразилось сообщение, показанное на рис. 5. В нем говорится о том, что файл был поврежден и данные в нем отличаются от данных в файлах с расширением .res. Причем Excel способна «отремонтировать» и открыть файл. При этом удаленный рабочий лист будет помещен на место, хотя и окажется пустым.
Рис. 5. Программа Excel может сама «отремонтировать» поврежденный файл рабочей книги
Кроме того, размер заархивированного XML-файла зачастую меньше размера соответствующего двоичного файла. И еще одно преимущество заключается в том, что структурированная природа файла позволяет извлекать отдельные его элементы (например, графику). Как правило, у пользователя Excel не возникает потребности в просмотре либо изменении XML-компонентов файла рабочей книги. Но если вы являетесь разработчиком, то вам придется создавать код, который изменяет компоненты пользовательского «ленточного» интерфейса Excel. При этом следует хотя бы поверхностно знать структуру XML-файла рабочей книги.
Файл OfficeUI
В файле Excel.officeUI сохраняются результаты изменений, внесенных на панель быстрого доступа и ленту. Этот XML-файл можно найти в следующей папке: C:Users<имя_пользователя>AppDataLocalMicrosoftOffice
Если вы не нашли в этой папке такого файла, это означает, что вы не изменяли в Excel, ни ленту, ни панель быстрого доступа, установленные по умолчанию. Добавьте любую команду на панель быстрого доступа, и файл появится. Причем изменения вносятся в файл незамедлительно, еще до закрытия Excel. Для просмотра файла Excel.officeUI можно воспользоваться редактором XML-кода, веб-браузером или Excel. Выполните следующие действия.
- Создайте копию файла Excel.officeUI.
- Добавьте расширение XML к копии файла, в результате чего название файла примет вид Excel.officeUI.xml.
- Перейдите в Excel, выполните команду Файл –> Открыть.
- Отобразится диалоговое окно, включающее ряд параметров; выберите XML-таблица.
На рис. 6 показан импортированный файл Excel.officeUI.xml. В рассматриваемом примере на панель быстрого доступа добавлено пять команд (строки 3, 8, 9, 12, 13).
Рис. 6. Просмотр файла данных Excel.officeUl.xml в Excel
Один и тот же файл Excel.OfficeUI может применяться несколькими пользователями одновременно. Например, панель быстрого доступа нетрудно снабдить двумя-тремя десятками полезных инструментов, а ленту — несколькими полезными вкладками, включающими ряд пользовательских групп. Если подобная обновленная панель произведет впечатление на ваших коллег, просто передайте им копию файла Excel.OfficeUI и расскажите, куда ее нужно скопировать. Учтите, что в случае копирования переданной вами копии поверх существующего файла Excel.OfficeUI все изменения, ранее внесенные в интерфейс пользователя, будут утеряны.
Не пытайтесь изменить файл Excel.OfficeUI, если вы точно не представляете, для чего он предназначен. Но при этом не бойтесь экспериментировать. Если при запуске Excel появится сообщение об ошибке в файле Excel.ОfficeUI, можете просто удалить его, после чего Excel создаст новый экземпляр этого файла. Но лучше все же хранить копию исходного файла в безопасном месте.
Файл XLB
Программа Excel хранит настройки панелей инструментов и меню в файле с расширением XLB. Даже несмотря на то, что Excel 2010 (и более поздние версии) официально не поддерживает панели инструментов и меню так, как в предыдущих версиях, файл XLB по-прежнему используется. Если вы не можете его найти, значит, программа до сих пор не сохранила ни одно из пользовательских меню или панелей инструментов. В момент закрытия Excel 2010 текущая конфигурация панелей инструментов сохраняется в файле Excel14.xlb (в версии 2013 г. – в файле Excel15.xlb). Этот файл (обычно) находится в следующем каталоге: C:Users<имя_пользователя>AppDataRoamingMicrosoftExcel
Этот двоичный файл содержит сведения о положении и видимости всех пользовательских панелей инструментов и меню, а также изменения, которые были добавлены во встроенные панели инструментов и меню.
Файлы надстроек
Надстройка фактически является рабочей книгой Excel, имеющей некоторые особенности:
- Значение свойства рабочей книги IsAddin равно Истина. Это означает, что надстройка может быть загружена и выгружена с помощью диалогового окна Надстройки.
- Эта рабочая книга скрыта, причем подобное состояние не может изменяться пользователем. Следовательно, надстройка никогда не может быть активной рабочей книгой.
- Если вы работаете с VBA, имейте в виду, что надстройка не входит в коллекцию Workbooks.
Для получения доступа к диалоговому окну Надстройки выберите команду Файл –> Параметры. Выберите раздел Надстройки в левом списке, выберите пункт Надстройки Excel, и щелкните на кнопке Перейти (рис. 7). Альтернативные методы. Если в рабочем окне Excel отображается вкладка Разработчик, перейдите на нее, и кликните Надстройки. И, наконец, если установлена вкладка Разработчик, можно воспользоваться комбинацией клавиш: нажмите и удерживайте клавишу Alt, последовательно нажимайте Р – З (буква) – 2.
Рис. 7. Надстройки в меню Параметры Excel
Настройки Excel в системном реестре
В диалоговом окне Параметры находятся десятки настроек, определенных пользователем. Для хранения этих настроек и обращения к ним во время запуска Excel используется реестр Windows, который еще называют системным реестром. Он представляет собой централизованную иерархическую базу данных, используемую операционной системой и приложениями. Реестр появился еще в Windows 95, в которой заменил прежние INI-файлы с хранящимися в них настройками Windows и приложений.
Для просмотра и редактирования системного реестра можно использовать редактор реестра – regedit.ехе, расположенной в папке C:Windows. Прежде чем начать эксперименты, используйте команду Файл –> Экспорт редактора реестра. Эта команда позволяет сохранить ASCII-версию всего реестра, либо выбранную вами ветвь. Чтобы вернуть реестр в первоначальное состояние, импортируйте ASCII-файл, после чего реестр примет свой исходный вид (команда Файл –> Импорт).
Системный реестр содержит ключи и значения, расположенные в иерархическом порядке. Ключи верхнего уровня: HKEY_CLASSES_ROOT; HKEY_CURRENT_USER; HKEY_LOCAL_MACHINE; HKEY_USERS; HKEY CURRENT CONFIG. Информация, используемая Excel 2013, хранится в следующем разделе реестра: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0Excel. Настройки реестра обновляются автоматически после закрытия Excel.
Рис. 8. Редактор реестра позволяет просматривать и изменять системный реестр
Учтите, что Excel считывает содержимое реестра Windows один раз — при запуске. Кроме того, Excel единственный раз обновляет настройки реестра — при нормальном завершении. Если Excel завершается аварийно (такое бывает), информация в реестре не обновляется. Если изменить одну из настроек Excel, например, отображение строки формул, это изменение не зафиксируется в системном реестре до тех пор, пока Excel не завершит свою работу без эксцессов.
В таблице (рис. 9) перечислены настройки реестра, имеющие отношение к Excel 2013. Учтите, что некоторых из них вы можете не найти в своей базе данных реестра.
Рис. 9. Информация о конфигурации Excel в системном реестре
Хотя большинство настроек может изменяться в диалоговом окне Параметры, некоторые настройки невозможно изменить таким образом (в этом случае применяется редактор реестра). Например, при выделении диапазона ячеек иногда требуется, чтобы выделенные ячейки окрашивались в черный цвет на белом фоне. Для этого достаточно добавить в системный реестр следующий ключ.
- Откройте редактор реестра и найдите раздел HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0ExcelOptions.
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать –> Параметр QWORD (64 бита).
- Назовите создаваемое значение Options6.
- Щелкните правой кнопкой мыши на ключе Options6 и выберите пункт Изменить.
- В диалоговом окне Изменение параметра QWORD установите переключатель Десятичная и введите значение 16 (рис. 10).
Рис. 10. Ввод значения для параметра системного реестра
После перезагрузки Excel ячейки выделяются черным цветом (следует отметить, что я не заметил изменений). Если вас это не устраивает, удалите запись реестра Options6.
Если появляются проблемы при запуске Excel, причина может быть в повреждении ключей системного реестра. Возможно, придется с помощью редактора реестра удалить следующий раздел реестра: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0Excel. При следующем запуске Excel удаленные ключи реестра будут созданы вновь. При этом существует риск потери некоторой информации.
[1] По материалам книги Джон Уокенбах. Excel 2010. Профессиональное программирование на VBA. – М: Диалектика, 2013. – С. 112–121.