Файл project в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Классический клиент Project Online Project в Интернете Project профессиональный 2021 Project стандартный 2021 Project профессиональный 2019 Project стандартный 2019 Project профессиональный 2016 Project стандартный 2016 Project профессиональный 2013 Project стандартный 2013 Project 2010 Project стандартный 2010 Еще…Меньше

Управляя проектом в Project в Интернете, вы можете экспортировать его в Excel. Располагая файлом Excel с данными вашего проекта, вы можете:

отправить файл со сведениями о проекте внешним заинтересованным лицам;
создавать отчеты и элементы визуального представления данных;
архивировать копии данных своего проекта для целей аудита и соответствия требованиям;
печатать копии своего проекта.

Вот как выполняется экспорт проекта.

Перейдите на сайт project.microsoft.com и откройте проект, который нужно экспортировать в Excel.
В правом верхнем углу щелкните троеточие (…) и выберите Экспортировать в Excel.
Когда появится сообщение «Готово! Экспорт [название вашего проекта] выполнен.» в нижней части экрана вы увидите свой новый файл Excel, в котором хранятся ваши загрузки.

Открыв файл Excel с вашим проектом, вы увидите вкладку под названием «Задачи проекта». В ее верхней части находится полная сводка информации о проекте, в том числе его название, данные о менеджере проектов, даты начала и окончания, длительность и процент завершения. Кроме того, вы увидите дату экспорта проекта. Под этой информацией вы найдете таблицу с полной информации о вашем проекте.

В классическом приложении Project есть множество встроенных отчетов, позволяющих представлять заинтересованным лицам все виды данных проекта. Кроме того, можно экспортировать данные проекта в Excel для углубленного анализа и создания визуальных отчетов. В Excel можно сделать отчеты более наглядными с помощью отчетов сводных таблиц, диаграмм и многих других функций.

Чтобы данные проекта были правильно представлены в Excel, нужно настроить их сопоставление, но мастер экспорта поможет вам в этом.

Выберите пункты Файл > Экспорт > Сохранить проект как файл и в разделе Другие типы файлов дважды щелкните элемент Книга Microsoft Excel.

(В Project 2010 выберите пункты Файл > Сохранить как, а в поле Тип файла выберите пункт Книга Excel.)
В диалоговом окне Сохранение документа выберите место, где нужно сохранить книгу.
Введите нужное имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Откроется мастер экспорта.
Нажмите кнопку Далее, чтобы приступить к работе.
В окне Данные выберите Выбранные данные, если это еще не сделано.
В окне Схема выберите Новая схема, чтобы создать собственные параметры для сопоставления данных из полей Project с соответствующими полями Excel.

Чтобы применить готовую или ранее созданную схему, выберите Использовать существующую схему , а затем выберите нужную схему.
На шаге Параметры схемы выберите типы данных, которые вы экспортируете, и нужные параметры.
На шагах Сопоставление задач, Сопоставление ресурсов и Сопоставление назначений откорректируйте параметры, заданные приложением Project автоматически, и введите новые поля сопоставления.
- В столбце Из: введите или выберите поле Project и нажмите ВВОД.
- Воспользуйтесь кнопками под таблицей сопоставлений, чтобы вставить или удалить строки, или примените для сопоставления таблицу Project.
- Если нужно расположить поля в другом порядке, используйте кнопки перемещения.
- В разделе Образец проверьте макет схемы экспорта.
Если нужно, выберите фильтр в поле Фильтр экспорта.
Нажмите кнопку Далее.
На этапе Конец определения схемы нажмите кнопку Сохранить схему, если вы хотите пользоваться этой схемой в будущем, и введите имя в поле Имя схемы. Новая схема будет добавлена в список готовых схем.
Нажмите кнопку Готово.

Чтобы просмотреть экспортированные данные проекта, откройте книгу в Excel.

Работа с данными проекта в Excel

Открыв созданную книгу в Excel, вы можете обнаружить, что некоторые данные выглядят не совсем так, как ожидалось. Ничего страшного! В Excel вы можете быстро исправить столбцы данных, используя мгновенное заполнение, например, чтобы заменить числа датами или текст числами.

После этого вы можете проанализировать и отформатировать данные, чтобы создать наглядные отчеты.

Анализ трендов в данных с помощью спарклайнов
Позвольте приложению Excel выбрать для вас диаграмму
Создание сводной таблицы для анализа данных на листе
Создание сводной диаграммы

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Любую таблицу из MS Project можно экспортировать в MS Excel. Для этого надо сначала установить настройку безопасности, позволяющую открывать и сохранять в программе файлы других форматов.

Для экспорта надо настроить существующую таблицу или, что предпочтительней, создать новую таблицу, если данные регулярно будут отправляться в MS Excel.

Далее следует выбрать команду Файл – Сохранить как. В окне сохранения документа изменить тип файла на Книга Excel, указать место для сохранения файла (диск, папку), имя файла и нажать кнопку Сохранить.

В окне Мастер экспорта нажать кнопку Далее, на следующем шаге оставить вариант по умолчанию Выбранные данные и снова нажать кнопку Далее.

При первом случае экспорта на шаге Схема оставляем вариант Создать новую схему, при повторной аналогичной выгрузке – Использовать существующую схему

На шаге Параметры схемы выбираем данные для выгрузки, определяем, нужно ли в Excel выгружать заголовки столбцов, в случае выгрузки задач – надо ли выгружать и назначения, и нажать Далее

Самый важный шаг – Сопоставление. В зависимости от флажков на предыдущем шаге сопоставление надо будет сделать для задач, ресурсов и назначений. На этом шаге мы укажем название листа книги Excel для таблицы с выгруженными данными, фильтр выгрузки.

В таблице на этом шаге можно по одному определить столбцы таблиц Project для выгрузки, для столбца задать новое название для Excel. А можно, нажав кнопку На основе таблицы, выбрать готовую таблицу Project целиком. Лишние столбцы можно удалить кнопкой Удалить строку.

Кнопкой Далее переходим на шаг Конец определения схемы, на котором можно сохранить схему для последующего использования (кнопка Сохранить схему) и нажать Готово.

В результате этого алгоритма в заданной папке появится файл Excel с выгруженными данными. В случае выгрузки и задач, и ресурсов, и назначений они будут размещаться на разных листах книги Excel.

Источник

Download demo project — 33 Kb
Download source — 7 Kb

Introduction

Microsoft Project files contain much information that is needed for project reports, but
the Project application does not contain all data that is needed for projects reports, such as
an open item list, weekly summary, etc. Through .NET Interoperability, the data from the
Microsoft Project file can be exported to other formats and combined with other data to generated comprehensive
project reports. For this example I am concentrating on
demonstrating how to export the data from the Microsoft Project not how to use the data, thus I am
creating a simple Excel file that summarizes the project’s activities for the current week, displays the
tasks that are late, and displays the tasks that will be starting.

For a more detailed discussion on project reporting, refer to the discussion at the end of this article.

Background

This article uses the .NET Interop functionality and the Excel XML format. Though these technologies are
used, this article does not go into detail explaining these technologies as there are many other articles
that do that. This article focuses on exporting the Microsoft Project data.

Using the code

The MainForm class is the application and a good place to start a top down evaluation of the
code. The MainForm class does not contain any functon other that being a GUI. All the functionality
is contained in the Project class and the Task class.

The Task class contains the work breakdown structure id, the name, the start data, and the finish date
of the Microsoft Project task. The Microsoft Project task object contains tons more data, but for this example,
these pieces are all that we are interested in. The Task class was created for two reasons: (1) I wanted
to extract the data from the Microsoft Project file as fast as possible so that I can close it, thus I needed
to copy the data into my own class, and (2) per proper OO design, I wanted the task to be able to format its own
data for the Excel XML. The Task class is basically a data storage class—it does not manipulate
the data. The only item to note about the Task class is that for Excel XML, the DateTime
must be formatted as YYYY-MM-DDThh.mm.ss.mmmm and this is handled through the StartDateExcelFormat and
FinishDateExcelFormat properties.

The use of the Task class is very simple. The Project class just calls the constructor
passing the Microsoft Project task object, uses the StartData and FinishDate properties
to determine if the task is current, late, or future, and uses the ToXml method to generate the
Excel XML.

The Project class is the work horse class—this class is the key to the application, but again
it was designed for easy use in that the MainForm class, which only uses three Project
class methods: Load, Evaluate, and Save. The
Project class complies with good OO design by having the class manipulate its own data.

All the magic with the Microsoft Project data occurs in the Load method of Project:

MSProject.ApplicationClass app = null;
string retVal = "";
Initialize();
                        
try {
    
    app = new MSProject.ApplicationClass();
    
    app.Visible = false;
    
    if(app.FileOpen(fileName, true, Type.Missing, 
        Type.Missing, Type.Missing, Type.Missing, 
        Type.Missing, Type.Missing, Type.Missing, 
        Type.Missing, Type.Missing, 
        MSProject.PjPoolOpen.pjPoolReadOnly, Type.Missing, 
        Type.Missing, Type.Missing, Type.Missing)) {
        
        
        foreach(MSProject.Project proj in app.Projects) {
            
            foreach(MSProject.Task task in proj.Tasks) {
                
                
                
                if(task.OutlineChildren.Count == 0) {
                    
                    
                    tasks.Add(new PrjXlsRpt.Task(task));
                }
            }
        }
    } else {
        retVal = "The MS Project file " + fileName + 
                 " could not be opened.";
    }
} catch (Exception ex) {
    retVal =  "Could not process the MS Project file " + 
        fileName + "." + System.Environment.NewLine +  
        ex.Message + System.Environment.NewLine + 
        ex.StackTrace;
}


if(app != null) {
    app.Quit(MSProject.PjSaveType.pjDoNotSave);
}
return retVal;

As the example above demonstrates the steps are: (1) Open the Microsoft Project Application, (2) Open the
Microsoft Project File, (3) for the Project go through all the tasks and do what ever you want to them, and
(4) close the application. The only two items left to discuss are: Adding the Microsoft Project COM
components and Creating the Excel file.

Adding Microsoft Project COM Components

The Microsoft Project data is accessed using Microsoft Project COM components. Wrappers to these COM components need to be created.
Microsoft Visual Studio 2003 provides an easy method for including non-managed COM components into your managed code.
Microsoft Project must be loaded on your development system for you to follow these instructions. Microsoft Project 2003 and
Visual Studio 2003 are used in this example.

From the main menu select Project > Add Reference.
Go to the «COM» tab. Scroll down and select «Microsoft Project 11.0 Object Library»
Click Select and click OK

When you go to Solution Explorer, you should see Microsoft.Office.Core, MSHTML, MSProject, System.XML,
VBIDE under the References folder. The next step is to add the using statement to your code.
For the using statement I use the assignment format because for library specific code I prefer to
use the namespace part of the class name so that I know where the class is located. By using the assignment
format of the using statement I can make the code more readable and still indicate the location of the
class.

using MSProject = Microsoft.Office.Interop.MSProject;

This is all that is required to add the Interop functionality to your project.

Creating the Excel File

The Excel report file could be created using the COM Interop like the Microsoft Project part of this example,
but whenever possible I try not to have my programs rely on the software installed on a user’s PC. I could also use the
Excel ODBC driver, but that means that I would have to have a properly formatted Excel file. To keep the implementation easy for me,
I used Excel XML to create the Excel file.

The easiest way of working with Excel XML is to create the file in Excel, save the file in XML, and extract the pieces
that you will use as strings in your program. If you do this frequently like I do, you will have a tool that will
convert the XML text into code. Having such a tool saves a lot of time, but if you do not have a tool, you
should be able to make one quick.

The Excel XML that is created in the application is done through text strings. I do not use the System.Xml
classes because that takes too long. These strings are located in the XmlPart1, XmlPart2,
XmlPart3, and XmlPart4 methods located in the XML region of the
Project class.

One important part to note is that for the <Table> element, remove the ss:ExpandedRowCount parameter.
The row count will grow based upon the number of tasks and we really do not need to keep track of this. If this
parameter is removed, the XML code is still functional.

Project Reports Discussion

I am a project manager and for my customers I need to submit weekly project status reports. These reports
change from customer to customer but normally contain schedule information, open item information,
budgetary information, and a summary of what was accomplished during the week. This information is
scattered across multiple systems/files with Microsoft Project being used to manage the schedule. Our customers
do not want to spend too much time evaluating the status of the project. They want these project reports to be
concise such that they can determine the status of the project in about 5 minutes. Submitting just the
Microsoft Project file is unacceptable because depending upon the size of the project, it can take more than
5 minutes to just review the schedule. Also, these Project Reports need to be in a format that can be
distributed to people who do not have Microsoft Project. So for us, there is a need to export the data from
Microsoft Project and use it else where.

The example in this article is basic—extremely basic, but it is not supposed to be an application in itself
but rather a demonstration on how to export the data from Microsoft Project and use it within your application.
Microsoft Project does provide methods for exporting data, but the goal here is not to have the user
complete many steps to get the data, but have the software perform this repetitive task. In my company
we suck in data from Microsoft Project, an Open Item database (Access), and a time card system (SQL Server) into an Access
database using a one click action. This database contains forms for authoring summary data and contains a
report to pull all the data together. The report is printed to a PDF file and emailed to our customer. This
application is trivial, but it saves our project managers about 30 minutes per report per project—a good cost
savings to our company.

I concentrated on discussing the use of Microsoft Project data for project reports, but it can be used
anywhere else in your organization. We also use Microsoft Project data to feed our estimating tools. What
ever you use the Microsoft Project data for, I hope that this article was a valuable starting point.

Good luck with your projects.

Michael Carey is the Head of Development for an Automation Integrator in Philadelphia, PA. Michael specializes in Batch Automation, Process History, and Factory to Enterprise Integration.

Источник

Экспорт плана в файлы других форматов

MS Project содержит удобные команды для экспорта данных в другие форматы, среди которых есть как форматы документов семейства Microsoft Office (Excel и Access), так и межплатформенные (HTML и XML). Начнем обучение экспорту данных из MS Project именно с универсальных форматов.

Экспорт данных в HTML

Экспорт данных в HTML используется очень часто для публикации информации о проекте на веб-странице. Именно поэтому для сохранения файла в этом формате предназначена отдельная команда Save As Web Page (Сохранить как вебстраницу) в меню File (Файл).

После выбора этой команды (файл 1.mpp) открывается стандартное диалоговое окно Save As (Сохранение документа). В нем нужно указать имя файла, в котором будет сохранена созданная страница. После нажатия в этом диалоговом окне кнопки Save (Сохранить) запустится мастер Export Wizard (Мастер экспорта), с помощью которого определяются все параметры экспорта данных. С этим мастером вы столкнетесь еще не раз, поскольку с его же помощью осуществляется экспорт Данных в файлы других форматов.

После отображения приветственного экрана вы попадете на первый шаг мастера (рис. 17.6, файл 1.mpp), на котором осуществляется выбор схем экспорта. Схема -это набор настроек экспорта данных, определяющих, какие именно данные экспортируются из плана проекта и как они отображаются в файле другого формата.

Рис. 17.6. Выбор схемы экспорта данных

Создание новой схемы

Чтобы создать новую схему, нужно выбрать переключатель New map (Создать новую схему), а чтобы использовать одну из созданных ранее схем или схем, входящих в программу, — Use existing map (Использовать существующую схему). Существующую схему (список схем см. в табл. 17.1) можно изменять во время работы. Чтобы научиться создавать свои схемы, создадим новую.

Схема	Экспортируемые (импортируемые) элементы
«Who Does What» report (Отчет «Дела по исполнителям»)	Ресурсы, их назначения, даты начала и окончания и трудозатраты
Compare to Baseline (Сравнение с исходным планом)	Задачи с идентификаторами, названиями, длительностью, трудозатратами и затратами (исходными, текущими и расхождением), датами начала и окончания (исходными и текущими)
Cost data by task (Данные о затратах по задачам)	Задачи с идентификаторами, названиями и данными о затратах: общие затраты, фиксированные затраты, исходные затраты, расхождение затрат, фактические и оставшиеся затраты
Default task information (Данные по умолчанию для задач)	Вся информация о задачах из стандартной таблицы Entry (Ввод) (При изменении структуры таблицы схема не изменяется.): идентификаторы, названия, даты начала и окончания, предшественники и названия ресурсов
Earned value information (Сведения об освоенном объеме)	Задачи с идентификаторами, названиями, затратами, исходными затратами и расхождением затрат, а также полями освоенного объема: BCWS (ПСЗР), BCWP (ПСВР), ACWP (ФСВР), SV (ОКП), CV (ОПС)
Export to HTML using standard template (Экспорте HTML с использованием стандартного шаблона)	Задачи с идентификаторами, названиями, длительностями, датами начала и окончания, названиями ресурсов и процентом завершения. Ресурсы с идентификаторами, названиями, группами, максимумом единиц доступности и пиковой загрузкой. Назначения с идентификаторами задач, названиями задач и ресурсов, трудозатратами, датами начала и окончания, процентом завершения
Resource «Export Table» map (Схема «Таблица экспорта» ресурсов)	Все поля «внутренней» таблицы с данными о ресурсах
Task «Export Table» map (Схема «Таблица экспорта» задач)	Все поля «внутренней» таблицы с данными о задачах
Task and resource PivotTable (Сводная таблица задач и ресурсов)	Задачи с идентификаторами, названиями ресурсов, длительностями, датами начала и окончания, затратами. Ресурсы с названиями, группами, трудозатратами и затратами (схема предназначена для экспорта данных в формат сводных таблиц Excel)
Task list with embedded assignment rows (Список задач с включенными строками назначений)	Задачи с идентификаторами, названиями, трудозатратами, длительностями, датами начала и окончания и процентом завершения (схема предназначена для экспорта данных в Excel или HTML, причем данные выглядят как в представлении Task Usage (Использование задач))
Top Level Tasks list (Список задач верхнего уровня)	Задачи с идентификаторами, названиями, длительностями, датами начала и окончания, процентом завершения, затратами и трудозатратами

Таблица 17.1. Схемы экспорта (импорта), входящие в состав MS Project

На первом шаге настройки новой схемы определяются ее основные параметры (рис. 17.7). В верхнем разделе диалогового окна выбираются типы данных для экспортирования: Tasks (Задачи), Resources (Ресурсы) или Assignments (Назначения). Если не выбрать ни одного типа данных, то переход к следующему шагу будет невозможен.

Во втором разделе диалогового окна, HTML Options (‘Параметры HTML), определяются общие параметры экспорта выбранных типов данных в веб-страницу. Флажок Export header row/Import include headers (Экспорт строки заголовков/Заголовки в данных импорта) определяет, будут ли при экспорте таблиц сохраняться заголовки столбцов и, соответственно, будут ли таблицы в HTML-документе иметь строку с названиями столбцов.

Если установить флажок Include assignment rows in output (Включать строки назначений при выводе), то в таблицах с задачами или ресурсами под их названиями будут при пелены назначения так же, как это реализовано в таблицах представлений Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов).

Рис. 17.7. Настройка новой схемы

В поставку MS Project входит набор шаблонов, на основании которых программа может создавать веб-страницы с данными о проекте. Эти шаблоны расположены в папке Templates1033Microsoft Project Web, находящейся в папке установки программы. Чтобы создать веб-страницу на основании одного из этих шаблонов, нужно установить флажок Base export on HTML template (Экспорт на основе шаблона HTML) и затем выбрать нужный шаблон на диске.

На страницу с экспортируемыми данными можно поместить графический файл. Для этого нужно установить флажок Include image file in HTML page (Добавить на HTML-страницу файл рисунка) и выбрать файл на диске. Чтобы продемонстрировать эту возможность, мы сохранили часть проектных данных в файле формата GIF (l.gif) и выбрали этот файл для включения в страницу.

После завершения общих настроек экспорта вы переходите к настройке отображения выбранных типов данных. Настройка каждого из типов (задач, ресурсов и назначений) осуществляется в отдельном диалоговом окне, где нужно определить, какие из полей «внутренней» таблицы будут отображаться на веб-странице. Эти диалоговые окна абсолютно одинаковы для всех типов данных и отличаются лишь набором полей, которые можно выбирать для экспорта. Так как мы выбрали из типов данных только задачи, то рассмотрим диалоговое окно для настройки отображения задач (рис. 17.8).

Настройка отображения задач осуществляется с помощью таблицы в центре диалогового окна. Эта таблица состоит из трех столбцов, в первом из которых выбираются поля MS Project для экспорта, во втором напротив названий этих полей вводятся названия колонок для них в HTML-таблице, а в третьем указан тип данных.

Рис. 17.8. Настройка отображения задач

Второй столбец таблицы доступен, только если в предыдущем диалоговом окне был установлен флажок Export header row/Import include headers (Экспорт строки заголовков/Заголовки в данных импорта). Третий столбец, содержащий информацию о типах данных в экспортируемых полях MS Project, недоступен при экспорте данных в HTML. При экспорте в HTML все данные экспортируются как текст, о чем и сообщается в этом столбце.

Под таблицей расположены кнопки, с помощью которых осуществляются основные операции над ее рядами. Нажав кнопку Add All (Добавить все), можно добавить в таблицу все поля, связанные с текущим типом данных. Кнопка Clear All (Очистить все) удаляет все данные из таблицы, а кнопки Delete Row (Удалить строку) и Insert Row (Добавить строку) удаляют выделенную строку или добавляют пустую строку в таблицу.

Одна из наиболее удобных возможностей в этом диалоговом окне — экспортирование данных на основе существующей таблицы MS Project. Для выбора таблицы предназначена кнопка Base on Table (На основе таблицы), щелчок на которой открывает окно с их списком. После выбора таблицы-основы таблица в диалоговом окне автоматически заполнится названиями полей, содержащихся в таблице-основе. Причем в качестве заголовков столбцов для результирующей HTML-таблицы будут использованы заголовки столбцов таблицы-основы, а не названия ее полей.

С помощью кнопок Move (Порядок) можно изменять порядок строк в таблице и, соответственно, порядок столбцов в HTML-таблице. Чем выше находится строка с описанием столбца, тем ближе к левому краю будет этот столбец в таблице на веб-странице. Например, на рис. 17.8 в первой строке таблицы настройки экспорта указано поле Название задачи. Соответственно, в разделе Preview (Образец) видно, что на веб-странице этот столбец будет первым слева в таблице.

На веб-странице над таблицей может отображаться ее название. Оно определяется в поле Destination HTML table title (Название конечной таблицы HTML). Кроме того, можно отобрать данные, попадающие в эту таблицу, с помощью фильтра. Например, мы применили фильтр Top Level Tasks (Задачи верхнего уровня), поскольку мы хотим, чтобы в таблицу попали только фазы нашего проекта. Соответственно, для таблицы мы задали название Фазы проекта.

После завершения настроек отображения для всех выбранных типов данных мастер предложит сохранить схему для последующего использования. Для этого в последнем диалоговом окне мастера нужно нажать кнопку Save Map (Сохранить схему) и в открывшемся окне указать название для новой схемы. Например, в нашем случае (рис. 17.9, файл 1.mpp) мы назвали схему Основные задачи проекта.

Рис. 17.9. Сохраняем созданную схему

Полученную в результате экспорта веб-страницу можно открыть в любом браузере. На рис. 17.10 видно, как выглядит таблица, созданная в результате экспорта с описанными настройками (файл 1.html).

Рис. 17.10. Так выглядит созданная веб-страница

Экспорт данных с использованием существующей схемы

Для создания веб-страницы на основании существующей схемы вам нужно будет выбрать переключатель Use existing map (Использовать существующую схему) на первом шаге мастера, затем выбрать нужную схему в списке (Бюджетные риски), после чего вы снова попадете в диалоговое окно определения схемы. При этом все параметры диалоговых окон будут заданы в соответствии с ее настройками.

Если настройки схемы вас устраивают, то в первом же диалоговом окне можно нажать кнопку Finish (Готово), и веб-страница будет создана. Если же настройки не подходят, то их можно изменить и затем сохранить под новым или прежним именем.

Мы решили экспортировать данные нашего проекта с помощью схемы Бюджетные риски. Эта схема интересна тем, что в ней для экспорта используется одноименная таблица из файла проекта. Как видно на рис. 17.11 (файл1.mpp), при экспорте на основе существующей таблицы MS Project использует в качестве названий столбцов результирующей HTML-таблицы не название поля, а заголовок столбца таблицы. Правда, при этом пробелы заменяются символами подчеркивания.

На рис. 17.12 (файл 2.html) показана страница, полученная в результате экспортирования данных. Из-за того что пробелы были заменены подчеркиваниями, колонки таблицы стали слишком широкими. Чтобы исправить ситуацию, можно либо отредактировать схему и заново провести экспорт, либо отредактировать полученную веб-страницу.

Рис. 17.11. Экспорт с использованием существующей таблицы

Рис. 17.12. Пример экспорта веб-страницы на основе существующей таблицы

Настройка шаблонов

С помощью мастера экспорта нельзя полностью настроить вид получаемой вебстраницы. Например, нельзя определить, где будут расположены на странице таблицы с разными типами данных или картинки. Кроме того, мастер не позшляет скрыть информацию о датах начала и окончания проекта, добавленную, например, на страницу на рис. 17.12, или заголовок страницы, отображающийся в заголовке окна браузера.

Полностью настроить формат отображения проектных данных можно, лишь создав собственный шаблон или настроив существующий. Шаблон представляет собой обычную веб-страницу, в которой с помощью особых тегов помечены места, куда будут вставлены данные, полученные при экспорте.

Редактировать шаблон можно так же, как обычную веб-страницу. Чтобы определить место для размещения полученных в ходе экспорта данных, нужно вставить в HTML-код тег в соответствии с табл. 17.2.

Тег	Вместо этого тега в результирующую HTML-страницу вставляется
<!—MSProjectTemplate_Image—>	Выбранный в настройках схемы графический файл
<!—MSProjectTempLate_Projec-tTitLe—>	Название проекта из поля Title (Название) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
<!—MSProjectTempl.ate_ProjectAuthor—>	Имя автора проекта из поля Author (Автор) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
<!—MSProjectTempLate_CurrentDate—>	Текущая системная дата
<!—MSProjectTemplate_StartDate—>	Дата начала проекта
<!—MSProjectTemptate_FimsnDate— >	Дата окончания проекта
<!-MSProjectTemplate_StatusDate—>	Дата отчета по проекту
<!—MSProjectTemplate_TaskTableTitle—>	Заголовок таблицы задач, указанный при настройке схемы экспорта
<!—MSProjectTemplate_TaskTable—>	Таблица задач
<!-MSProjectTemplate_ResourceTableTitle—>	Заголовок таблицы ресурсов, указанный при настройке схемы экспорта
<!—MSProjectTemplate_ResourceTable—>	Таблица ресурсов
<!— MSProjectTemplate_AssignmentTableTitle—>	Заголовок таблицы назначений, указанный при настройке схемы экспорта
<!-MSProjectTemplate_AssignmentTable—>	Таблица назначений

Таблица 17.2. Описание HTML-тегов, используемых для настройки шаблонов

XML

Для экспорта проектных данных в XML достаточно выбрать этот формат в диалоговом окне, вызываемом командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). Программа сохранит в этом формате всю проектную информацию, включая как план проекта, так и значения всех параметров, список календарей, настраиваемых полей и пр. — одним словом, файл проекта целиком. Правда, следует иметь в виду, что файлы получаются большими (например, XML-файл с данными нашего небольшого проекта занимает около 700 Кбайт).

Microsoft Excel

Чтобы начать экспорт плана проекта в Microsoft Excel, в диалоговом окне File > Save As (Файл > Сохранить как) нужно выбрать для сохранения файла формат *.xls. MS Project может сохранить данные в одном из двух форматов — в формате рабочей книги (Workbook) Excel или сводной таблицы (PivotTable), и мастер экспорта данных будет действовать в зависимости от выбора формата. Рассмотрим экспорт в формат рабочей книги.

На первом шаге мастер определяет, все ли данные плана проекта вы хотите экспортировать в Excel или только некоторые. В первом случае нужно выбрать переключатель Project Excel Template (Шаблон проекта (Excel)), а во втором — Selected Data (Выбранные данные).

Если выбран первый вариант, то после нажатия кнопки Next> (Далее>) программа перенесет все данные плана в Excel. В рабочей книге будут созданы четыре листа, на первом из которых будет помещена информация о задачах, на втором — о ресурсах, и на третьем — о назначениях проекта. На четвертом листе размещается служебная информация.

Если выбран второй вариант, то на следующих шагах мастера нужно будет указать настройки экспорта данных. Причем эти настройки повторяют те, что использовались для экспорта данных в формат HTML, за исключением возможности вставки в файл картинки. Что важно, при экспорте в Excel используются те же схемы, что и при экспорте в HTML, поэтому если вы уже настроили удобную схему для веб-страницы, ее можно будет использовать и в этом случае.

В качестве примера сохраним в формате Excel задачи, в которых задействован главный редактор, Уваров. С помощью мастера экспорта создадим новую схему, среди типов данных выберем Tasks (Задачи) и перейдем к настройке параметров схемы (рис. 17.13, файл 1.mpp).

После выбора полей для экспорта в раскрывающемся списке Export filter (Фильтр экспорта) выберем фильтр Using Resource (Использование ресурса). Сохраним схему с названием Экспорт задач для ресурса и нажмем кнопку Finish (Готово). После этого мастер выведет диалоговое окно со списком ресурсов проекта, в котором следует выбрать нужный.

Когда ресурс выбран, мастер экспортирует все отобранные в соответствии с фильтром задачи в формат рабочей книги. На рис. 17.14 представлен результат работы мастера после того, как в списке ресурсов был выбран Уваров (файл Tasks.xls).

Сводные таблицы

Сводная таблица — это особая структура в Excel, предназначенная для обобщения данных в листах и их интерактивного анализа. При экспорте плана проекта в формат сводной таблицы MS Project создает для каждого типа экспортируемых данных два листа, на первом из которых располагаются собственно экспортируемые данные, а на втором — сводная таблица к этим данным.

Рис. 17.13. Настраиваем осему для экспорта задач, в которых задействован выбранный ресурс

Рис. 17.14. Список задач с участием ресурса Уваров в Excel

Сводные таблицы являются одним из наиболее удобных средств анализа данных в Excel. Поэтому передавать проектную информацию для утверждения удобнее сразу в формате сводных таблиц, поскольку это позволит коллегам быстрее разобраться в ней. А при передаче для ознакомления больших объемов информации часто просто необходимо экспортировать ее в сводные таблицы.

Рассмотрим возможности экспорта в сводные таблицы на примере. Необходимо передать на утверждение информацию о трудозатратах ресурсов проекта таким образом, чтобы начальник производства мог проанализировать и загрузку каждого из ресурсов, и загрузку по отделам. Если бы мы передавали файл в формате MS Project, то воспользовались бы группировкой по коду отдела (см. раздел «Настраиваемые коды структуры»)) и поле Work (Трудозатраты). Но прежде чем использовать эту таблицу как основу для схемы экспорта данных, нужно выполнить еще одну настройку. Дело в том, что поле Work (Трудозатраты) содержит и числовые, и текстoвые данные (например, 12 hrs (12 час)), а значит, Excel будет считать значения этого поля текстовыми и не сможет их суммировать. Поэтому перед экспортом данные о трудозатратах ресурсов нужно конвертировать в числовой формат, избавившись от текстовых обозначений внутри поля.

Для этого переименуем настраиваемое поле Numbers (ЧислоЗ) в Трудозатраты для Excel и в качестве формулы, с помощью которой будут определяться его значения, введем CInt([Work])/60 (CInt ([Трудозатраты])/60). Функция CInt преобразует строку в поле Work (Трудозатраты) в число, автоматически удаляя обозначения данных. Полученное значение нужно разделить на 60, поскольку данные о трудозатратах хранятся в поле Work (Трудозатраты) в минутах (файл 1.mpp). (Эта формула корректно рассчитывает трудозатраты только для нематериальных ресурсом. По поскольку в дальнейшем мы собираемся экспортировать данные о трудозатратах ресурсов только такого типа, этого достаточно.)

Добавим настроенное поле в нашу таблицу. Как видно на рис. 17.15, данные о трудозатратах, рассчитанные с помощью нашей формулы, корректны. Поскольку поле Work (Трудозатраты) мы не будем экспортировать, то удалим его из нашей таблицы (файл 2.mpp).

Рис. 17.15. Трудозатраты, экспортируемые в Excel, в точности соответствуют трудозатратам в MS Project

Теперь перейдем к экспортированию данных. Для этого в диалоговом окне File > Save As (Файл > Сохранить как) выберем формат сводных таблиц Excel (PivotTable) и начнем настройку новой схемы экспорта. В качестве объектов для экспорта выберем ресурсы. Параметры настройки совпадают с теми, что используются при экспорте данных в формате рабочей книги.

Сводная таблица состоит из заголовков и рядов данных. В заголовках располагаются значения, на основании которых осуществляется сортировка и отбор данных, отображаемых в рядах. При создании схемы экспорта необходимо определить, в каких из экспортируемых полей MS Project находятся заголовки сводной таблицы, а в каких — данные. Для этого при определении схемы экспорта поле, содержащее данные, должно быть последним в списке экспортируемых. Чтобы напомнить об этом, мастер экспорта выделяет его. Последняя строка таблицы выделена цветом и перед названием поля вставлена текстовая метка Pivot Data Field (Поле сводной таблицы) (рис. 17.16).

Сохраним схему под названием Экспорт в сводные таблицы и нажмем кнопку Finish (Готово). Данные в Excel будут выглядеть так, как показано на рис. 17.17 (файл PivotTable.xls). В сводной таблице данные сгруппированы сначала по первому полю в списке экспортируемых, а затем по второму. Последнее, третье, поле содержит данные о трудозатратах, суммируемых для всей таблицы.

Рис. 17.16. При экспорте в формат сводных таблиц Excel последнее поле в списке экспортируемых считается полем с данными

Рис. 17.17. Сводная таблица с данными о трудозатратах в Excel

Названия полей, по которым сгруппированы данные, содержат значок раскрывающегося списка. Если щелкнуть на нем, то раскроется список, в котором можно отобрать нужные строки и тем самым уменьшить формат таблицы. Кроме того, для каждого из полей можно добавить строку с информацией о сумме всех значений или среднем значении (рис. 17.18, файл PivotTable.xls).

Рис. 17.18. Сводная таблица с суммарными значениями трудозатрат для каждой группы строк

Чтобы проиллюстрировать аналитические возможности сводных таблиц, на рис. 17.18 (файл PivotTable.xls) мы удалили некоторые строки с кодами отделов и строку с информацией о Сергеевой, поскольку ее загрузка нулевая. Кроме того, мы добавили строку с суммарным значением трудозатрат для каждой из групп сотрудников.

К сводным таблицам можно создавать сводные диаграммы, причем делается это нажатием одной кнопки. Нужно установить курсор на любое из полей сводной таблицы и щелкнуть на кнопке с диаграммой на стандартной панели инструментов. После этого программа автоматически создаст диаграмму, как показано на рис. 17.19 (файл PivotTable2.xls).

Отличие сводной диаграммы от обычной заключается в том, что в ней можно интерактивно отбирать отображаемые данные. На рис. 17.19 видно, что рядом с подписями по каждой из осей есть значки раскрывающихся списков, щелчком по которым можно открывать списки для выбора отображаемых данных.

Базы данных

MS Project позволяет экспортировать данные в любую базу данных, имеющую интерфейс ODBC. Для этого нужно средствами Windows создать подключение к этой базе данных через ODBC и затем в диалоговом окне File > Save As (Файл > Сохранить как) нажать кнопку ODBC и выбрать созданное подключение в списке.

Если вы хотите создать для хранения плана проекта новую базу данных Microsoft Access, то для этого достаточно выбрать соответствующий пункт в раскрывающемся списке с типами файлов в диалоговом окне, вызываемом командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). Можно воспользоваться и подключением через ODBC, но это менее удобно.

Рис. 17.19. Сводная диаграмма к сводной таблице в Excel

После того как выбрана база данных, в которую будет осуществляться экспорт, запускается мастер экспорта. На первом шаге, выбрав соответствующий переключатель нужно определить, весь проект вы будете экспортировать (A full project (Весь проект)) или только выбранные данные (Only selected data (Только выбранные данные)). Настройки на последующих шагах мастера аналогичны настройкам для экспорта данных в формат рабочей книги Excel. Отличие заключается в том, что типы данных полей определяются более точно, например трудозатраты автоматически конвертируются в числовой формат.

Текстовые форматы

MS Project позволяет экспортировать данные в текстовые форматы (txt, csv). Чтобы экспортировать план проекта в один их этих форматов, нужно выбрать в списке типов файлов диалогового окна, вызываемого командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как), пункт Text (Текст) или CSV. После этого запускается мастер экспорта.

На первом шаге мастера, как обычно, нужно определить, какая схема будет использоваться. На втором нужно определить типы экспортируемых данных и разделитель, используемый в текстовом файле для отделения данных одного столбца от другого (рис. 17.20).

Рис. 17.20. Настройка разделителей текстового файла

Разделитель выбирается в раскрывающемся списке Text delimiter (Ограничитель текста). Этот список содержит три варианта — точка с запятой, Tab (Табуляция) и Space (Пробел). По умолчанию при выборе формата Text (Текст) для сохраняемого файла в этом списке выбран пункт Tab (Табуляция), а при выборе формата CSV -точка с запятой.

Все последующие шаги мастера повторяют аналогичные шаги при экспорте в формат Excel или HTML, и после того, как все необходимые настройки будут сделаны, проектные данные будут сохранены в нужном формате. Сохранять данные в текстовых форматах удобно для обмена данными с программами, не поддерживающими форматы файлов Microsoft Office.

Экспорт проекта в Excel

отправить файл со сведениями о проекте внешним заинтересованным лицам;

создавать отчеты и элементы визуального представления данных;

архивировать копии данных своего проекта для целей аудита и соответствия требованиям;

печатать копии своего проекта.

Вот как выполняется экспорт проекта.

Перейдите на сайт project.microsoft.com и откройте проект, который нужно экспортировать в Excel.

В правом верхнем углу щелкните троеточие (. ) и выберите Экспортировать в Excel.

Когда появится сообщение «Готово! Экспорт [название вашего проекта] выполнен.» в нижней части экрана вы увидите свой новый файл Excel, в котором хранятся ваши загрузки.

Выберите пункты Файл > Экспорт > Сохранить проект как файл и в разделе Другие типы файлов дважды щелкните элемент Книга Microsoft Excel.

(В Project 2010 выберите пункты Файл > Сохранить как, а в поле Тип файла выберите пункт Книга Excel.)

В диалоговом окне Сохранение документа выберите место, где нужно сохранить книгу.

Введите нужное имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Откроется мастер экспорта.

Нажмите кнопку Далее, чтобы приступить к работе.

В окне Данные выберите Выбранные данные, если это еще не сделано.

В окне Схема выберите Новая схема, чтобы создать собственные параметры для сопоставления данных из полей Project с соответствующими полями Excel.

Чтобы применить готовую или ранее созданную схему, выберите Использовать существующую схему , а затем выберите нужную схему.

На шаге Параметры схемы выберите типы данных, которые вы экспортируете, и нужные параметры.

На шагах Сопоставление задач, Сопоставление ресурсов и Сопоставление назначений откорректируйте параметры, заданные приложением Project автоматически, и введите новые поля сопоставления.

В столбце Из: введите или выберите поле Project и нажмите ВВОД.

Воспользуйтесь кнопками под таблицей сопоставлений, чтобы вставить или удалить строки, или примените для сопоставления таблицу Project.

Если нужно расположить поля в другом порядке, используйте кнопки перемещения.

В разделе Образец проверьте макет схемы экспорта.

Если нужно, выберите фильтр в поле Фильтр экспорта.

Нажмите кнопку Далее.

На этапе Конец определения схемы нажмите кнопку Сохранить схему, если вы хотите пользоваться этой схемой в будущем, и введите имя в поле Имя схемы. Новая схема будет добавлена в список готовых схем.

Нажмите кнопку Готово.

Чтобы просмотреть экспортированные данные проекта, откройте книгу в Excel.

Работа с данными проекта в Excel

После этого вы можете проанализировать и отформатировать данные, чтобы создать наглядные отчеты.

КАК КОНВЕРТИРОВАТЬ MICROSOFT PROJECT В MICROSOFT EXCEL — ВОКРУГ-ДОМ — 2022

Видео: Microsoft Project 2010: Export to Excel (Июнь 2022).

Как правило, приложения Microsoft Office нелегко сохранять в собственных типах документов другие приложения Microsoft Office. Это понятно, поскольку Microsoft Office упакован как пакет, поэтому любой, у кого есть Word, Excel или Powerpoint, вероятно, имеет все три приложения. Однако менее распространенные программы Office, такие как Microsoft Project, частично совпадают с другими приложениями в типах создаваемых ими файлов. Поскольку эти приложения встречаются реже, Microsoft предоставила больше опций типа файлов, чтобы кто-либо, использующий Project, мог сохранить свой файл в формате Excel и поделиться им с людьми, не работающими с приложением Project.

кредит: BananaStock / BananaStock / Getty Images

Шаг 1

Дважды щелкните файл Microsoft Project.

Шаг 2

Нажмите «Файл» в верхней части экрана (Project 2003 или более ранняя версия) или кнопку Windows в верхнем левом углу (Project 2007).

Шаг 3

Выберите параметр «Сохранить как» (Project 2003 или более ранняя версия) или «Сохранить как», а затем «Другие форматы файлов» (Project 2007).

Шаг 4

Нажмите стрелку в раскрывающемся меню рядом с «Сохранить тип файла как» и выберите «Microsoft Excel (.xls)».

Шаг 5

Выберите местоположение для сохраненного файла и при необходимости измените имя. Нажмите кнопку «Сохранить».

Как конвертировать Mac Excel в Windows Excel

Excel для Mac 2011 использует тот же формат файлов по умолчанию, что и Excel 2010 и 2013 в Windows — XLSX — поэтому вам не нужно конвертировать файл в другой тип при отправке .

Как создать рабочий график в Microsoft Project

Графики рабочей силы являются важными наглядными пособиями для планирования и отслеживания ресурсов и прогресса для любого конкретного проекта. Вы можете создавать графики рабочей силы в Microsoft Project, используя .

Как сделать диаграмму Ганта с помощью Microsoft Project

Если вы хотите стать менеджером проекта, вы должны изучить Microsoft Project. Один из основных компонентов Microsoft Project, который вы должны понимать, это диаграммы Ганта. Диаграммы Ганта — это гистограммы .

Источник

Список курсов/Материалы темы «Управление интеграцией»

Видео материала «Экспорт данных с MS Project Pro в MS Excel»

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание:

Экспорт данных с MS Project Pro в MS Excel

Экспорт данных с MS Project Pro в MS Excel

MS Project Pro позволяет экспортировать данные в MS Excel. Для экспорта данных:

1. Перейдите в пункт меню «Файл» пункт «Экспорт«.

2. Выбрать пунтк «Сохранть проект как файл» и выбрать формат после чего нажать на кнопку «Сохранить«.

3. Выбрать место на диске куда записать экспортируем файл.

4. Выбрать тип экспорта. Вы можете выбрать стандартный экспорт это пункт «Шаблон проекта (Excel)«. Для выбора данных для экспорта — пункт «Выбранные данные«.

5. Далее Вы можете создасть или выбрать схему экспорта. Для выбора существующих схем выберите пункт «Использовать существующую схему«. Или создасть новую схему выбрав пункт «Создать новыую схему«.

6. Выберите схему и нажмите на кнопку «Далее«

7. Выберите тип данны MS Project Pro это могут быть: задачи, ресурсы или назначения. Кроме этого можете выбрать экспорт заголовок и обязательная выбрузка назначений. Для этого установите соотвествующие пункты.

9. Укажите название закладки в странице MS Excel. Если нужно выберите фильтер MS Project Pro для выбранных данных. Укажите в какие поля MS Excel выгружать поля MS Project Pro. Вы можете выгрузить данные с уже существующей таблицы (кнопка «На основе таблицы…«).

10. Нажмите на кнопку «Готово«.