Файл электронной таблицы excel обозначаются

§ 3.1. Электронные таблицы

Информатика. 9 класса. Босова Л.Л. Оглавление

---

Сотни лет в деловой сфере при выполнении громоздких однотипных расчётов используются таблицы. С их помощью рассчитывается заработная плата, ведутся различные системы учёта материальных ценностей, просчитывается стоимость новых товаров и услуг, прогнозируется размер прибыли и т. д. Такие расчёты многие специалисты до конца прошлого века выполняли с помощью калькуляторов, вручную занося полученные результаты в соответствующие графы таблиц. Эта работа требовала больших временных затрат; на исправление незначительной ошибки, допущенной расчётчиком, уходили недели и даже месяцы.

Ситуация кардинально изменилась с появлением электронных таблиц, позволивших за счёт изменения исходных данных быстро решать большое количество типовых расчётных задач.

Электронные таблицы (табличный процессор) — это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере. Электронными называют и таблицы, созданные с помощью одноимённых программ в памяти компьютера.

В наши дни электронные таблицы являются одним из программных продуктов, наиболее широко используемых на практике. С их помощью пользователи, не обладая специальными знаниями в области программирования, имеют возможность определять последовательность вычислительных операций, выполнять различные преобразования исходных данных, представлять полученные результаты в графической форме.

3.1.1. Интерфейс электронных таблиц

Наиболее распространёнными табличными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice Calc. При запуске любого из них на экран выводится окно, многие элементы которого вам хорошо известны по опыту работы с другими программами (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Интерфейс табличного процессора OpenOffice Calc

Строка заголовка содержит название документа, название программы и кнопки управления окном.

Строка меню содержит названия групп команд управления электронной таблицей, объединённых по функциональному признаку.

Панели инструментов содержат пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд.

Рабочей областью табличного процессора является прямоугольное пространство, разделённое на столбцы и строки. Каждый столбец и каждая строка имеют обозначения (заголовки, имена). Столбцы обозначаются слева направо латинскими буквами в алфавитном порядке; могут использоваться однобуквенные, двухбуквенные и трёхбуквенные имена (А, В, С и т. д.; после 26-го столбца начинаются двухбуквенные сочетания АА, АВ и т. д.). Строки нумеруются сверху вниз. Максимально возможное число строк и столбцов у разных табличных процессоров различно.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки (клетки), в которые могут быть записаны данные или выполняемые над ними операции. Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы. Каждая ячейка электронной таблицы имеет имя, составленное из буквенного имени столбца и номера строки, на пересечении которых она располагается. Возможны следующие имена ячеек: El, К12, АВ125 ¹⁾. Таким образом, имя ячейки определяет её адрес в таблице.

---

¹⁾ В современных версиях в Microsoft Excel положение ячейки может обозначаться буквой R, за которой следует номер строки, и буквой С, за которой следует номер столбца, например R1C1.

Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки.

Табличный курсор — прямоугольная рамка, которую можно поместить в любую ячейку. Ячейка таблицы, которую в данный момент занимает курсор, называется активной ячейкой. Вводить или редактировать данные можно только в активной ячейке. На рисунке 3.1 активной является ячейка С4.

Адрес активной ячейки и вводимые в неё данные отражаются в строке ввода. В строке ввода можно редактировать данные, хранящиеся в активной ячейке.

Идущие подряд ячейки в строке, столбце или прямоугольнике образуют диапазон. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — одна ячейка. Примеры диапазонов: А1:А10, В2:С2, B2:D10.

Рабочая область табличного процессора иначе называется листом. Создаваемый и сохраняемый в табличном процессоре документ называется книгой; он может состоять из нескольких листов. Аналогично листам бухгалтерской книги, их можно перелистывать, щёлкая на ярлычках, расположенных внизу окна. Каждому листу книги пользователь может дать имя, исходя из содержимого этого листа.

Лист — рабочая область, состоящая из ячеек.

Книга — документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединённых одним именем, и являющийся файлом.

В строке состояния выводятся сообщения о текущем режиме работы таблицы и возможных действиях пользователя.

3.1.2. Данные в ячейках таблицы

Текст — это последовательность любых символов из компьютерного алфавита. Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы, в текстовой форме могут быть представлены характеристики рассматриваемых объектов. Изменить содержимое ячейки с текстом можно только путём редактирования ячейки. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю — по аналогии со способом письма слева направо.

С помощью чисел задаются количественные характеристики рассматриваемых объектов. При этом используются различные числовые форматы (табл. 3.1). По умолчанию используется числовой формат с двумя десятичными знаками после запятой. Для записи чисел, содержащих большое количество разрядов, не умещающихся в ячейке, применяется экспоненциальный (научный) формат. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. Изменить числовые данные можно путём их редактирования. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю, что обеспечивает выравнивание всех чисел столбца по разрядам (единицы размещаются под единицами, десятки — под десятками и т. д.).

Таблица 3.1

Некоторые числовые форматы

Целая и дробная части вещественного числа разделяются в электронных таблицах запятой. При употреблении в записи числа точки (в качестве разделителя его целой и дробной частей) число интерпретируется как дата. Например, 9.05 воспринимается как 9 мая, а 5.25 — как май 2025 года.

Формула — это выражение (арифметическое, логическое), задающее некоторую последовательность действий по преобразованию данных. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и может включать в себя ссылки (имена ячеек), знаки операций (табл. 3.2), функции и числа.

Таблица 3.2

Арифметические операции, применяемые в формулах

При записи формул действуют правила, аналогичные тем, что приняты в языках программирования. Примеры формул:

=0,5*(А1+В1)

=СЗ^?2

Для ввода в формулу имени ячейки достаточно поместить табличный курсор в соответствующую ячейку.

В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке, так и в строке ввода. После завершения ввода (нажатие клавиши Enter) в ячейке отображается результат вычислений по этой формуле (рис. 3.2). Для просмотра и редактирования конкретной формулы достаточно выделить соответствующую ячейку и провести её редактирование в строке ввода.

Рис. 3.2. Вычисления по формуле

При изменении исходных данных в ячейках, имена которых входят в формулу, значение выражения автоматически пересчитывается, полученный результат отображается в ячейке с этой формулой.

3.1.3. Основные режимы работы с электронными таблицами

Режимы формирования электронной таблицы. При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Формирование электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое ячеек (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Содержимое ячеек может быть оформлено с помощью стандартных средств оформления текстов: изменения рисунка шрифта, его размеров, начертания и выравнивания относительно ячейки, направления написания. Помимо этого, пользователю доступны средства оформления самой таблицы: объединение ячеек, различные способы прорисовки границ между ячейками для печати.

Данные, формат данных и параметры оформления ячеек (шрифт, цвет заливки, тип границы и пр.) можно копировать из одних ячеек (диапазонов ячеек) в другие ячейки (диапазоны ячеек) электронной таблицы.

Режимы отображения таблицы. Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений. По умолчанию включён режим отображения значений, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого ячеек.

Можно специально задать режим отображения формул, при котором в ячейках вместо результатов вычислений будут отображены сами формулы (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Фрагмент таблицы в режиме отображения формул

Самостоятельно выясните, как устанавливается режим отображения формул в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.

Режимы выполнения вычислений. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке; если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес ещё не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено.

При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново — выполняется автоматический пересчёт тех формул, в которые входят новые данные. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчёта; таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

В OpenOffice Calc выбор режима вычислений осуществляется с помощью команды Сервис -> Содержимое ячеек -> Пересчитать — Вычислить автоматически.

Самостоятельно выясните, как устанавливается режим вычислений в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.

---

САМОЕ ГЛАВНОЕ

Электронные таблицы (табличный процессор) — прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.

Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.

Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. В ячейках с формулами отображаются результаты вычислений.

Формирование электронных таблиц предполагает заполнение, редактирование и форматирование документа.

При вводе в ячейку нового значения пересчёт документа осуществляется автоматически, но может быть установлен и режим ручного пересчёта.

Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений.

---

Вопросы и задания

1. Ознакомьтесь с материалами презентации к параграфу, содержащейся в электронном приложении к учебнику. Используйте эти материалы при подготовке ответов на вопросы и выполнении заданий.

2. Кем и когда были созданы первые электронные таблицы? (Для ответа на вопрос используйте дополнительные источники информации.)

3. Как известно, первые компьютеры специально создавались для выполнения всевозможных вычислений. Начало же широкого использования компьютеров в повседневной жизни не было связано с расчётами, которые представители многих профессий до конца прошлого века выполняли вручную. Как вы можете объяснить это противоречие?

4. Что понимают под электронными таблицами?

5. Назовите основные элементы окна табличного процессора. Перечислите общие элементы окна табличного процессора и окна текстового процессора.

6. Какой табличный процессор установлен на вашем компьютере? Сколько строк и столбцов могут иметь создаваемые в нём электронные таблицы?

7. Как именуются ячейки таблицы? Почему имя ячейки иначе называют её координатами?

8. Какие данные могут храниться в ячейках таблицы?

9. Сравните операции ввода, редактирования и форматирования текстовой информации в текстовом процессоре и в электронных таблицах.

10. Сравните возможности ввода чисел в текстовом процессоре и в электронных таблицах.

11. В одной из ячеек электронной таблицы записано арифметическое выражение 50+25/(4*10-2)*8. Какое математическое выражение ему соответствует?

12. Сформулируйте правила ввода формул в электронных таблицах.

13. Почему электронные таблицы часто называют динамическими?

14. Сравните электронные таблицы и таблицы реляционной базы данных: что в них общее? В чём основное различие?

15. Дайте краткую характеристику режимов формирования электронных таблиц.

16. На рис. 5.3 дан фрагмент таблицы в режиме отображения формул. Как будет выглядеть этот фрагмент в режиме отображения значений? Убедитесь в правильности своего ответа, воспользовавшись имеющимся в вашем распоряжении табличным процессором.

---

§ 2.5. Алгоритмы управления

§ 3.1. Электронные таблицы

§ 3.2. Организация вычислений в электронных таблицах

---

Электронные таблицы EXCEL

Документ в  EXCEL называется рабочей книгой, которая
состоит совокупности листов. Каждый лист имеет название, которое отображается
на ярлычке листов в левой нижней части экрана. Листы можно удалять,
переименовывать, перемещать и т.д.

Столбцы обозначаются обычно латинскими буквами А, В,
С.., АВ, АС.., а строки обозначаются цифрами 1, 2, 3…

Максимальное количество строк и столбцов в EXCEL
зависит от ее конкретной реализации. Например, в Excel макcимальный размер
таблицы составляет 256 столбцов и 65536 строк.

В процессе работы с EXCEL на экране видна не вся таблица,
а только ее часть.

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки.
Каждая ячейка имеет уникальный адрес, определяемый именем столбца и номером
строки. Формат адреса ячейки имеет следующий вид: «столбец»
«строка«.

Например: ячейка, находящаяся на пересечении столбца с
именем С и строки с номером 15, имеет адрес С15.

Ячейка, на которой в данный момент установлен курсор,
называется текущей или активной.

Диапазон ячеек – это
группа данных, расположенных в соседних ячейка, например на рисунке выделен
диапазон ячеек А2:I8.  Между адресами ставится двоеточие.

Относительная и абсолютная адресация.

В Excel можно указать положение ячейки с помощью
относительной или абсолютной адресации. При относительной
адресации Excel не интерпретирует адреса ячеек, введенные в формулу,
как ссылку на их постоянное расположение. Вместо этого она интерпретирует
адреса ячеек как указание на их расположение относительно ячейки, в которой
находится формула.

Например:
ячейка А1 заполнена числом 50, ячейка А2 — 100, в ячейке А3 находится формула —
=А1+А2. При создании формулы Excel интерпретирует ее таким образом: «подняться
на две ячейки, взять оттуда значение, подняться на одну ячейку, взять оттуда
значение, сложить их». После копирования такой формулы в другую
ячейку, относительные ссылки будут указывать на другие ячейки так, чтобы
сохранить прежние отношения в соответствии с новым местоположением.

В некоторых формулах необходимо сохранять ссылку на
точно указанную ячейку, иными словами, ссылка на ячейку не должна зависеть от
расположения формулы на листе. В таких случаях следует применять абсолютную ссылку (адресацию). Чтобы заменить
относительную ссылку абсолютной, необходимо поставить символ $ и перед
именем столбца и перед номером строки. Это делается с помощью клавиши F4.

Можно ссылаться на ячейки или диапазоны ячеек,
находящиеся на других листах. Для этого необходимо перед адресом ячейки ввести
имя листа и восклицательный знак (Лист4!А1). Такие ссылки называются трехмерными.

Принцип относительной адресации ячеек заключается в
автоматическом изменении адресов ячеек при копировании и перемещении формул.

Принцип абсолютной адресации ячеек заключается в
неизменности адресов ячеек при копировании и перемещении формул.

В ячейки заносятся данные в виде числа, текста или
формулы. Обычно сами формулы на экране не видны. Вместо формул в
соответствующих ячейках выводится результат вычисления по этим формулам. При
каждом изменении исходных данных формулы автоматически пересчитываются.

Типы данных

Все данные, которые вводятся в ячейки EXCEL,
подразделяются на три типа: число, текст, формула.

Число — это последовательность символов, начинающаяся
с цифры или знака «+» / «-«. Числа имеют несколько форматов
записи: общий, числовой, экспоненциальный, денежный, процентный и др.

Например: общий — 3,14; экспоненциальный — 5,1Е-3;
процентный — 98%.

Текст — это любая последовательность символов, которая
начинается с буквы или любого другого символа, которому предшествуют кавычки.
Таким образом, кавычки («) — признак текстовых данных.

Например: «Фамилия …; «12 предметов … .

Формула — последовательность символов, начинающаяся со
знака «=» (равно). Формула может содержать:

·     
Знаки арифметических действий (+  сложение, —  вычитание, * 
умножение, /  деление, ^  возведение в степень);

·     
Постоянные величины (числа);

·     
Адреса ячеек (A1, D5 и др.);

·     
Стандартные функции (SQRT,CYMM и др.).

Например: =А1+А2*А3+А4*А5; =МИН(А1:А5).

Ввод данных

Последовательность операций при вводе данных:

·     
Выделить ячейку, в которую нужно ввести данные, то есть
установить на эту ячейку
курсор.

·     
Ввести данные (текст, число, формулу).

·     
Нажать клавишу Enter (или клавиши «стрелка вверх» и
«стрелка вниз»).

После ввода формулы в соответствующей ячейке таблицы
выводится результат вычисления по этой формуле. Для просмотра формулы в текущей
ячейке используется строка редактирования (строка формул) в верхней части
экрана.

Примечание: при вводе в
формулу адреса ячейки удобно использовать мышь — вместо ввода адреса ячейки
следует поместить указатель мышки на соответствующую ячейку и щелкнуть мышкой.
Следует помнить, что в этом случае ввод формулы завершается только нажатием на
клавишу Enter.

При вводе числа в ячейку его выравнивание
осуществляется по правой границе столбца (по умолчанию).

При вводе текста в ячейку его выравнивание
осуществляется по левой границе столбца (по умолчанию).

Если в тексте или в формуле символов больше, чем
ширина столбца, то «лишние» символы располагаются в соседних ячейках,
если эти ячейки свободны. Если соседние ячейки заняты, то на экран выводится
число символов, равное ширине столбца, остальные будут не видны на экране, но
появятся, если увеличить ширину столбца.

При вводе числа (в аналогичном случае) в ячейке
выводятся символы ###. Для отображения всего числа следует увеличить ширину
столбца. Ширина столбца должна быть на один символ больше, чем количество
символов во вводимых данных.

Функции

EXCEL имеют набор стандартных функций, включающий
математические, логические, статистические, финансовые, текстовые и другие функции.

Формат записи функции: «имя функции»
(«аргумент»).

Например:

·   
= СУММ(В3:С8), что эквивалентно формуле =В3+В4+В5+В6+В7+В8+С3+С4+…+С8;

·   
= SQRT (А6);

·   
= МИН(А1:А5);

·   
= МАКС(С1:D5).

Перечень функций можно найти в Мастере функций
(см. кнопку на панели инструментов Стандартная).

Автоматизация ввода

В Excel  для копирования
содержимого ячеек или группы ячеек можно использовать традиционные возможности:
Ctrl C, Ctrl V, Правка/копировать,
Правка/вставить, контекстное меню и т.д.

Но для быстрого заполнения ячеек можно использовать
маркер заполнения (квадратик, находящийся в левом нижнем углу ячейки или
выделенного фрагмента).

После выделения ячейки надо установить указатель на
маркере заполнения и затем, нажав левую кнопку мыши, перетащить его в
любом направлении. Содержимое этой ячейки копируется в выделенный диапазон.

Если выделить диапазон А1:А2 и перетащить маркер
заполнения вниз, то будет создан ряд с шагом, равным интервалу между двумя
выделенными значениями, как показано в столбце А на рисунке внизу. Если же
выделить ячейки С1:С2 и держать нажатой клавишу Ctrl при перетаскивании маркера
заполнения вниз, то выделенные ячейки будут скопированы с повторением исходного
диапазона.

Если при создании ряда вы перетаскиваете маркер
заполнения вниз или вправо, то значения возрастают. Однако, при перетаскивании
маркера вверх и влево создается ряд с убывающими значениями. Если выделено
текстовое значение, то при перетаскивании маркера заполнения текст копируется в
новые ячейки. Но если выделение содержит и текст и число, срабатывает
автозаполнение Excel, которое изменяет числовой компонент и просто копирует
текстовый компонент. Таким способом можно расширить ряд дат, а также создать
такой ряд, как, например «Квартал 1», «Квартал 2″…

На рисунке ниже столбцы А и В содержат значения с
разными интервалами, а столбцы C-J показывают, как работает автозаполнение,
даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

Использование правой кнопки мыши при
перетаскивании маркера заполнения

Если использовать правую кнопку мыши для заполнения
диапазона, то при отпускании кнопки появляется контекстное меню.

Команды из этого контекстного меню можно использовать
для изменения способа заполнения диапазонов или рядов.

Команда «Копировать ячейки»
— просто копирует выделенные исходные ячейки в конечный диапазон, повторяя при
необходимости значения ячеек из исходного диапазона.

При выборе команды «Заполнить»,
последовательность выделенных чисел расширится, как если бы мы перетаскивали
маркер заполнения при нажатой левой кнопке мыши.

Если выбрать команду «Заполнить
форматы», копируются только форматы исходных ячеек, содержимое
ячеек не изменяется.

Если выбрать команду «Заполнить
значения», копируется содержимое исходных ячеек, но форматы
исходных и конечных ячеек остаются прежними.

Если исходные ячейки содержат даты, то в этом
контекстном меню становятся доступными команды «Заполнить по
дням», «Заполнить по рабочим дням», «Заполнить по
месяцам», «Заполнить по годам», позволяющие заполнять
ряд, в котором изменяется только соответствующий компонент даты.

Автозаполнение формул
осуществляется аналогично вышесказанному, либо при перетаскивании левой кнопки
мыши, либо при выборе в контекстном меню Заполнить только значения.

ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.

При создании диаграммы можно использовать Мастер
диаграмм, который осуществляет поэтапное руководство процессом построения
диаграммы. Сначала необходимо выделить данные, которые будут отображены на
диаграмме (это необязательная операция, но она позволит сэкономить время при
работе с Мастером). В выделяемые данные следует включать как числовые данные,
так и их подписи. Excel автоматически распознает подписи и использует их при
построении диаграммы.

Диаграммы в Excel включают много объектов, каждый из
которых можно выделять и изменять отдельно:

·     
Фон —
площадь, на которой размещается диаграмма;

·     
Категория —
совокупность значений данных на оси категорий;

·     
Ось категорий
— ось (обычно ось Х), по которой расположены категории;

·     
Ряд данных —
совокупность взаимосвязанных значений данных;

·     
Ось значений
— ось (обычно ось Y), определяющая значения данных;

·     
Маркер данных
— образ, который представляет отдельное значение данного. Тип этого образа
зависит от типа диаграммы;

·     
Значение данного — отдельное данное (иначе — пункт);

·     
Заголовок диаграммы — название диаграммы;

·     
Легенда диаграммы — руководство, в котором представлен цвет, оформление и образ маркера
для каждого ряда данных;

·     
Область построения — прямоугольная область, ограниченная двумя осями.

Создать диаграмму можно
следующими способами:

·     
Выполнить команду Вставка/Диаграмма;

·     
Нажать кнопку Мастер диаграмм
на Стандартной панели инструментов;

Кроме того, диаграмму можно построить на рабочем листе
или на отдельном листе. Если диаграммы строятся на отдельном листе, то в
рабочую книгу добавляются листы с названием Диаграмма1, Диаграмма 2 и
т.д. Эти листы можно переименовывать.

Построение с помощью Мастера диаграмм состоит из
следующих шагов:

1.      На первом шаге указывается интервал данных, по которым строится
диаграмма;

2.      На втором шаге выбирается тип диаграммы;

3.      На третьем шаге выбирается диапазон данных и рядов диаграммы;

4.      На четвертом шаге указываются опции, определяющие оформление рядов
данных. Параметры окна этого шага зависят от типа выбранной диаграммы.

5.      На пятом шаге выбирается опция для легенды, вводятся заголовки осей и
заголовок диаграммы.

Для перехода к следующему шагу Мастера надо нажимать
кнопку Далее. На последнем шаге необходимо нажать
кнопку Готово. Кроме того, все диалоговые окна Мастера диаграмм
имеют кнопки: Назад,  Отмена, Справка.

Редактирование диаграммы.

Для того, чтобы внести изменения в какой-либо элемент
диаграммы, сначала необходимо сообщить Excel, какую часть диаграммы вы
собираетесь изменять. Для этого, сначала двойным щелчком в области диаграммы
активизируется вся диаграмма, затем, надо выделить изменяемый элемент (один щелчок
левой кнопкой мыши). Теперь можно приступать к изменениям.

Первым средством
для выполнения операций редактирования диаграмм является панель инструментов Диаграммы.
На этой панели инструментов имеются следующие кнопки:

·     
Формат выделенного объекта. Открывает диалоговое окно для форматирования выделенного объекта. Вид
этого окна зависит от того, какой объект был выделен.

·     
Тип диаграммы.
Позволяет изменить тип диаграммы.

·     
Легенда.
Отображает или убирает легенду с диаграммы.

·     
По строкам и По столбцам. Изменяет расположение данных по осям координат.

Второй способ,
позволяющий изменить тот или иной элемент диаграммы, вызвать контекстное меню
выделенного объекта нажатием правой клавиши мыши.

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #