External data sources excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Excel for Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 More…Less

You can use Excel to create and edit connections to external data sources that are stored in a workbook or in a connection file. You can easily manage these connections, including creating, editing, and deleting them using the current Queries & Connections pane or the Workbook Connections dialog box (available in previous versions).

Data in an Excel workbook can come from two different locations. The data may be stored directly in the workbook, or it may be stored in an external data source, such as a text file, a database, or an Online Analytical Processing (OLAP) cube. The external data source is connected to the workbook through a data connection, which is a set of information that describes how to locate, log in, query, and access the external data source.

When you are connected to an external data source, you can also perform a refresh operation to retrieve the updated data. Each time that you refresh data, you see the most recent version of the data, including any changes that were made to the data since it was last refreshed.

Connection information can either be stored in the workbook or in a connection file, such as an Office Data Connection (ODC) file (.odc) or a Universal Data Connection (UDC) file (.udcx). Connection files are particularly useful for sharing connections on a consistent basis and for facilitating data source administration.

If you use a connection file to connect to a data source, Excel copies the connection information from the connection file into the Excel workbook. When you make changes by using the Connection Properties dialog box, you are editing the data connection information that is stored in the current Excel workbook, and not the original data connection file that may have been used to create the connection, indicated by the file name that is displayed in the Connection File property. Once you edit the connection information (with the exception of the Connection Name and Connection Description properties), the link to the connection file is removed and the Connection File property is cleared.

By using the Connection Properties dialog box or the Data Connection Wizard, you can use Excel to create an Office Data Connection (ODC) file (.odc). For more information, see Connection properties and Share data with ODC.

Do one of the following:
- Create a new connection to the data source. For more information, see Move data from Excel to Access, Import or export text files, or Connect to SQL Server Analysis Services Database (Import).
- Use an existing connection. For more information, see Connect to (Import) external data.
Save the connection information to a connection file by clicking Export Connection File on the Definition tab of the Connection Properties dialog box to display the File Save dialog box, and then save the current connection information to an ODC file.

Note The Queries & Connections pane is available in Microsoft Office 365 for Excel and Excel stand-alone version 2019 or later. It replaced the Workbook Connections dialog box which is available in Excel stand-alone versions 2010, 2013, and 2016.

The Queries & Connections pane (Select Data > Queries & Connections) In one location, you can get to all the information and commands you need to work with your external data. This pane has two tabs:

Queries Displays all the queries in the workbook. Right click a query to see available commands. For more information, see Manage queries.
Connections
Displays all the connections in the workbook. Right click a connection to see available commands. For more information, see Connection properties.

Note The Workbook Connections dialog box is available in Excel stand-alone versions 2010, 2013, and 2016, but was replaced in Microsoft Office 365 for Excel and Excel stand-alone version 2019 with the Queries & Connections pane.

The Workbook Connections dialog box (Select Data > Connections) helps you manage one or more connections to external data sources in your workbook.

You can use this dialog box to do the following:

Create, edit, refresh, and delete connections that are in use in the workbook.
Verify where external data is coming from, because, for example, the connection was defined by another user.
Show where each connection is used in the current workbook.
Diagnose an error message about connections to external data.
Redirect a connection to a different server or data source, or replace the connection file for an existing connection.
Display the Existing Connections dialog box to create new connections. For more information, see Connect to (Import) external data.
Display the Connection Properties dialog box to modify data connection properties, edit queries, and change parameters. For more information, see Connection properties.
Make it easy to create and share connection files with users.

To manage the connections in the current workbook, do one or more of the following:

Identify a connection

In the top portion of the dialog box, all connections in the workbook are displayed automatically with the following information:

Column	Comment
Name	The name of the connection, defined in the Connection Properties dialog box.
Description	An optional description of the connection, defined in the Connection Properties dialog box.
Last refreshed	The date and time that the connection was last successfully refreshed. If blank, then the connection has never been refreshed.

Add a connection

Click Add to display the Existing Connections dialog box. For more information, see Connect to (Import) external data.

Display connection information

Select a connection, and then click Properties to display the Connection Properties dialog box. For more information, see Connection properties.

Refresh the external data

Click the arrow next to Refresh, and then do one of the following:
- To refresh specific connections, select one or more connections, and then click Refresh.
- To refresh all connections in the workbook, clear all connections, and then click Refresh All.
- To get status information about a refresh operation, select one or more connections, and then click Refresh Status.
- To stop the current refresh operation, click Cancel Refresh.

For more information, see Refresh an external data connection in Excel.

Remove one or more connections

Select one or more connections to be removed from the workbook, and then click Remove.
Notes:
- This button is disabled when the workbook is protected or an object, such as a PivotTable report, that uses the connection is protected.
- Removing a connection only removes the connection and does not remove any object or data from the workbook.

Important: Removing a connection breaks the connection to the data source and may cause unintended consequences, such as different formula results and possible problems with other Excel features.

Display the locations of one or more connections in the workbook

Select one or more connections, and then under Locations where connections are used in this workbook, click the link Click here to see where the selected connections are used.

The following information is displayed.

Column	Comment
Sheet	The worksheet where the connection is used.
Name	The Excel query name.
Location	The reference to a cell, range, or object.
Value	The value of a cell, or blank for a range of cells.
Formula	The formula of a cell, or for a range of cells.

Selecting another connection at the top of the dialog box clears the display of the current information.

Как это работает

Инструменты для импорта расположены во вкладке меню «Данные».
Если подключение отключено, перейдите:
Далее:
На вкладке «Центр управления» перейдите:

Подключаем внешние данные из интернет

В Excel 2013 и более поздних версиях, по умолчанию для импорта информации из внешних источников используется надстройка Power Query. Как это работает? Перейдите:
Пропишите адрес сайта, с которого импортируются данные:
Выберите что отобразится, нажмите кнопку «Загрузить».
Информация подгрузится в лист Excel. Работайте с ними как с простым документом: используйте формулы графики, сводные таблицы.
Для обновления нажмите ПКМ по таблице:
Или:

Импорт внешних данных Excel 2010

Перейдите:
В новом окне пропишите адрес сайта. Получите информацию из областей страницы, где проставлены желтые ярлыки. Отметьте их мышкой, нажмите «Импорт».
Отметьте пункт «Обновление». Тогда внешняя информация обновится автоматически.

Отличите нового и старого мастера импорта

Преимущества Power Query:

Поддерживается работа с большим числом страниц;
Промежуточная обработка информации перед загрузкой на лист;
Информация импортируется быстрее.

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
Объединения ячеек в любых строках запрещены.
Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel?

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Как превратить число в текст? Поместите его в кавычки!

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

Текст;
Числовые данные;
Дата и время;
Логические данные;
Ошибочные значения.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

ч:мм:сс;
ч:мм;
ч:мм:сс AM/PM;
ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

ДД.ММ.ГГГГ;
ДД.МММ
МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

константы – неизменные значения;
формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

числа;
текст;
дата и время;
логические данные;
ошибки.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

числовой;
денежный;
финансовый;
процентный;
дробный;
экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

#ДЕЛ/О! – результат деления на число 0
#Н/Д – введены недопустимые данные;

#ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;

#ЧИСЛО! – неверное числовое значение;

#ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;

#ИМЯ? – неправильное имя в формуле;

#ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные. Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 – Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 – Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

Таблица

Отчет сводной таблицы

PivotChart

Power View Report

У вас также есть возможность – только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу –

Существующий лист

Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 – Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 – Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 – Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 – Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 – Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 – Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы – копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 – Вставьте новый лист.

Шаг 2 – Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 – Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 – Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 – Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста – появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 – Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста – шаг 2 из 3 .

Шаг 7 – В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 – В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 – Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста – шаг 3 из 3 .

Шаг 10 – В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее –

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 – Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 – Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 – Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 – Установите свойства канала передачи данных следующим образом –

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 – Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 – Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 – Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name – это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Задача для получения данных в Excel

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008.

Источники

https://public-pc.com/podklyuchenie-vneshnih-dannyh-v-excel/

https://exceltable.com/funkcii-excel/vyborka-iz-bazy-dannyh-bizvlech

http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/tipy-dannyh-v-redaktore-elektronnyh-tablicz-ms-excel.html

https://lumpics.ru/data-types-in-excel/

https://MicroExcel.ru/tipy-dannyh/

https://baguzin.ru/wp/glava-8-rabota-s-vneshnimi-dannymi-v-tablitsah-excel/

https://coderlessons.com/tutorials/bolshie-dannye-i-analitika/izuchite-analiz-dannykh-excel/import-dannykh-v-excel

https://info-comp.ru/obucheniest/375-excel-get-data-from-sql-server.html

Источник

Often, we use Excel to summarize detail that comes from some other program or accounting system. There are essentially three ways that I am aware of to get data from another program into a destination Excel worksheet, I’ll nickname them:

Copy/Paste
Pull
Push

Copy/Paste

The Copy/Paste method is probably the most common. It is when you basically view or export the data to a new Excel, csv or text file, and then copy and paste the data into the destination Excel worksheet.. It is easy to use and works well. However, other methods may be more efficient for recurring use workbooks.

Pull

You can pull the data directly from the external data source using the External Data feature of Excel. This post focuses on this feature, and the details are found below.

Push

You can also push the data from the system into a specific worksheet in an existing workbook. Not all applications support this method, but when they do, it will save a step.

Now, let’s spend the rest of our time working through the External Data feature.

External Data

The External Data feature has been in Excel for a long time, and I first started using it in about 1997. This feature made a big improvement in my workflow and increased my productivity. Since then, I’ve been a huge fan of this feature! It is one of those things that is just sitting there waiting to be discovered and put to use.

External Data Overview

First, let’s start with what the feature does, and then we’ll move on to how to use it. External data is defined as data that exists outside of the Excel workbook, in some other place. That other place could be almost anywhere, and Excel supports pulling external data from a wide variety of sources. Examples include data stored on web pages, in text files, or in other programs.

Programs that store large amounts of data are often built upon a database engine or platform. You, as the user, see the program’s user interface which is made up of menus, icons, dialog boxes, and forms. Behind the scenes however, applications often store their data in a database. It is this underlying database that Excel can often tap into with the External Data feature.

This feature doesn’t pull a single value into a single cell. It retrieves a block of data, or a table, that will ultimately occupy a range of cells.

The External Data feature asks you to identify the location of the data you want. Once you do, Excel retrieves the data and places it into the selected worksheet. The best part of this feature lies in the fact that the External Data range is not static….it can be refreshed. When you click the refresh button, Excel heads out to the data source and pulls back the updated data. This improves the efficiency of recurring use workbooks because you don’t need to do the whole export, import, reformat routine that is needed with the standard copy/paste method. You simply click the refresh button, and bam, the updated data just appears in your worksheet.

How to Pull External Data

Excel supports pulling data from a wide variety of data sources. Examples include web pages, text files such as csv files, SQL, Access, ODBC compliant sources, and more. The basic process is that you first identify the type of data source and then the location. Depending on the type of source, you’ll have appropriate options. For example, if you are pulling data from an Access database, you’ll identify the table or query, and then which columns and rows you want.

For this post, I wanted to use a data source that you’ll have access to in case you want to work along. So, we’ll pull some external data from a web page.

We tell Excel that we want to retrieve data from an external source by first identifying the type of source. This is done by selecting the appropriate ribbon icon from the Data tab as shown below.

For this simple example, we want to get data from a web page. Our objective is to pull historical closing stock prices for Apple. So we click the From Web icon from the Data ribbon. This will reveal the next step in the process, which is to identify the web page. We’ll head over to the Yahoo Finance page, so we enter the URL http://finance.yahoo.com into the address field, as shown below.

Next, we enter the stock symbol AAPL for Apple into the web page, and click the Get Quotes button. We scroll down the page a bit, until we see the “Historical Prices” link on the left. We click it, and we can see the daily closing prices. We click the yellow arrow for the Prices table, and see that Excel identifies the range with a border and changes the yellow arrow to a green check, as shown below.

Next, we click the Import button and then tell Excel where we want the data to be placed, and bam, we have it in our Excel worksheet, as shown below.

The best part is that if we want to refresh the data, we don’t need to go through all of the setup steps again, we just need to click the refresh button on the Data ribbon tab, or, right-click the external data range and select Refresh. Excel will go back to the data source, retrieve the updated data and drop it, automagically, into the worksheet.

Recap

For recurring processes, the External Data feature is probably more efficient than the standard copy/paste approach since you simply click the Refresh button to retrieve updated data. There are many external data sources that are compatible with this feature. This post only provided a simple warm-up. There is a lot more to explore as this feature supports a wide range of data types, sources, and options. You can even set up a parameter query, where the criteria is placed in an Excel worksheet. The criteria values stored in Excel are relayed to the external data source during the retrieval, and this makes it easy to filter the data before it hits the worksheet. Excel Rules!

Источник

External data is defined as data that exists outside of the Excel workbook, in some other place. Other places could be almost anywhere; and Excel supports pulling external data from a wide variety of sources. Examples include data stored on web pages, in text files, or in other programs.

Excel 2007 is been used in below examples.

We get external data in excel by using different ways:-

From Access
From Web
From Text
From Other Sources

From SQL Server
From XML Data Import

I) Import Access Data

In Excel, when you import data, you make a permanent connection that can be refreshed.

On the Data tab, in the Get External Data group, click From Access.
Select the Access file.
Click Open.
Select a table and click OK.
Select how you want to view this data, where you want to put it, and click OK.

Result. Your database records in Excel.

When your Access data changes, you can easily refresh the data in Excel. First, select a cell inside the table. Next, on the Design tab, in the External Table Data group, click Refresh.

II) Import Web Data

On the Data tab, in the Get External Data group, click From Web.

When you select From Web Excel opens a dialog box displaying your browser homepage with the URL of the page highlighted. Paste the copied web address into the Address box. A quick way to paste is to Hold down the Ctrl Key as you tap one time on the V key( Ctrl + V ). You may have to scroll to find the data table. When you find it, click one time on the arrow next to the Data table and then click on the Import button.

You have a choice to make. Excel is ready to import the data, but needs to know if you want it put into the existing workbook, or a new workbook.

III) Import Text Data

On the ribbon, click the data tab and then click the “From Text” button on the “Get External data” group.

The “From Text” button, located on the Data tab of the ribbon.

Select your file from the next dialog:

And Click Import.

Now it is time to define what settings we need for the import.Click the Open button. The text import wizard opens up:

Step 1 of the Text Import Wizard, define file type.

In this example I have selected to import a delimited file and set the file origin to Windows (ANSI). Click Next when you’re happy with the settings.

Step 2 of the wizard allows us to define the delimiters. I selected Comma:

Step 2 of the Text Import Wizard: define delimiters.

Click Next again to go into the third step, where you can select a format for each column of your file. I changed the date format of the first column to dmy order. Click a column to set up its formatting.

Step 3 of the wizard, Define column formats.

You can click the advanced button to set up details like the decimal and thousands separators (note I switched them here):

The Advanced text Import Settings dialog.

Note that any changes made in this dialog apply to all columns.

After you finished defining all columns, click the Finish button. Excel opens the Import Data dialog, asking where to put the results. Select the proper location.

The Import Data dialog.

Import your data

Finally, click OK to have your data imported. My sheet looks like this:

Results after importing the text file.

Refresh your data

On the Data tab, find the group called “Connections”. Click the dropdown “Refresh All” and select “Refresh”:

The Refresh All button on the ribbon.

IV) Import Data from Other Sources

Import SQL Server Data

On the Data tab, in the Get External Data group, click From Other Sources.

Click From SQL Server.

In the Data Connection Wizard, enter the server name and logon credentials, and click Next.

Choose the database and tables you want to work with, and click Next.

You can click Finish, or click Next to change details for the connection.

In the Import Data dialog box that appears, choose where to put the data in your workbook and whether to view the data as a table, Pivot Table report, or Pivot Chart.
Import your data

Finally, click OK to have your data imported. My sheet looks like this:

Import XML Data Files

On the Data tab, in the Get External Data group, click From Other Sources.

From Other Sources > From XML Data Import.
Go to the drive, folder, or Internet location that has the XML data file (.xml) you want to import. Select the file and click Open.
In the Import Datadialog box, do one of the following:

- XML table in existing worksheet: The contents of the file are imported into a new XML table in a new worksheet. If the XML data file doesn’t refer to a schema, Excel infers the schema from the XML data file.

- Existing worksheet: The XML data is imported in a two-dimensional table with rows and columns that shows XML tags as column headings, and data in rows below the column headings. The first element (the root node) is used like a title and is displayed in the specified cell location. The rest of the tags are sorted alphabetically across the second row. In this case, Excel doesn’t infer a schema, and you can’t use an XML Map.

- New worksheet: Excel adds a new worksheet to your workbook and automatically puts the XML data in the upper-left corner of the new worksheet. If the XML data file doesn’t refer to a schema, Excel infers the schema from the XML data file.

Excel sheet will look like this:

References

https://www.gcflearnfree.org/excel2007
https://support.office.com/en-US/Excel

About Suman Maity:

Suman Maity is a B.Tech(Electrical Engineering) . Currently he is working as an Analyst Intern with NikhilGuru Consulting Analytics Service LLP, Bangalore. He has prior worked for around 1+ year with T&M Services Consulting Pvt Ltd and HR Chamber Outsourcing Pvt Ltd.

Источник

Once you connect your Excel workbook to an external data source, such as a SQL Server database, Access database or another Excel workbook, you can keep the data in your workbook up to date by «refreshing» the link to its source. Each time you refresh the connection, you see the most recent data, including anything that is new or has been deleted.

Let us see how to refresh PowerPivot data.

Step 1 − Switch to the Data View.

Step 2 − Click on Refresh.

Step 3 − Click on Refresh All.

The Data Refresh window appears showing all the Data Tables in the Data Model and tracking the refreshing progress. After the refresh is complete, the status is displayed.

Step 4 − Click on Close. The data in your Data Model is updated.

Update the Data Connections

Step 1 − Click any cell in the table that contains the link to the imported data file.

Step 2 − Click on the Data tab.

Step 3 − Click on Refresh All in Connections group.

Step 4 − In the drop-down list, click on Refresh All. All the data connections in the Workbook will be updated.

Automatically Refresh Data

Here we will learn how to refresh the data automatically when the workbook is opened.

Step 1 − Click any cell in the table that contains the link to the imported Data file.

Step 2 − Click on the Data tab.

Step 3 − Click on Connections in the Connections group. The Workbook Connections window appears.

Step 4 − Click on Properties. The Connection Properties Window appears.

Step 5 − You will find a Usage tab and a Definition tab. Click on the Usage tab. The options for Refresh Control appear.

Step 6 − Select Refresh data while opening the file.

You also have an option under this: ‘Remove data from the external data range before saving the workbook’. You can use this option to save the workbook with the query definition but without the external data.

Step 7 − Click OK.

Whenever you open your Workbook, the up-to-date data will be loaded into your Workbook.

Automatically refresh data at regular intervals

Step 1 − Click any cell in the table that contains the link to the imported Data file.

Step 2 − Click on the Data tab.

Step 3 − Click on the Connections option in Connections group. A Workbook Connections window appears.

Step 4 − Click on Properties. A Connection Properties Window appears.

Step 5 − Click on the Usage tab. The options for Refresh Control appear.

Step 6 − Now, select “Refresh every” and enter 60 minutes between each refresh operation.

Step 7 − Click OK. Your data will be refreshed every 60 minute that is every hour.

Enable Background Refresh

For very large data sets, consider running a background refresh. This returns the control of Excel to you instead of making you wait several minutes for the refresh to finish. You can use this option when you are running a query in the background. However, you cannot run a query for any connection type that retrieves data for the Data Model.

Step 1 − Click any cell in the table that contains the link to the imported Data file.

Step 2 − Click on the Data tab.

Step 3 − Click on Connections in the Connections group. The Workbook Connections window appears.

Step 4 − Click on Properties. Connection Properties Window appears.

Step 5 − Click on the Usage tab. The Refresh Control options appear.

Step 6 − Click on Enable background refresh and then click OK.

Источник

See Also

Need more help?

Want more options?

Как это работает

Подключаем внешние данные из интернет

Импорт внешних данных Excel 2010

Отличите нового и старого мастера импорта

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Классификация типов данных

Текстовые значения

Дата и время

Логические данные

Разновидности типов данных

Число

Текст

Ошибки

Подключение к внешним данным

Подключение к базе данных

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Импорт данных с веб-страницы

Копировать-вставить данные из Интернета

Импорт данных из текстового файла

Импорт данных из другой книги

Импорт данных из других источников

Задача для получения данных в Excel

Copy/Paste

Pull

Push

External Data

External Data Overview

How to Pull External Data

Recap

I) Import Access Data

II) Import Web Data

III) Import Text Data

IV) Import Data from Other Sources

References

About Suman Maity:

Update the Data Connections

Automatically Refresh Data

Automatically refresh data at regular intervals

Enable Background Refresh