Exporting excel data to csv file - Word и Excel - помощь в работе с программами

CSV (Comma Separated Values) – распространённый формат для хранения табличных данных (числовых и текстовых) в виде простого текста. Этот формат файлов популярен и живуч благодаря тому, что огромное количество программ и приложений понимают CSV, хотя бы как альтернативный вариант файлового формата для импорта / экспорта. Более того, формат CSV позволяет пользователю заглянуть в файл и немедленно найти проблему с данными, если таковая имеется, изменить разделитель CSV, правила цитирования и так далее. Это возможно потому, что CSV – это простой текст, и даже не очень опытный пользователь, сможет легко его понять без специальной подготовки.

В этой статье мы изучим быстрые и эффективные способы экспорта данных из Excel в CSV и узнаем, как преобразовать файл Excel в CSV, сохранив без искажений все специальные и иностранные символы. Описанные в статье приёмы работают во всех версиях Excel 2013, 2010 и 2007.

Преобразуем данные из формата Excel в CSV
Экспортируем из Excel в формат CSV UTF-8 или UTF-16
Другие способы преобразования из формата Excel в CSV (сохраняя специальные символы)

Содержание

Как преобразовать файл Excel в CSV
Экспортируем из Excel в CSV с кодировкой UTF-8 или UTF-16
Как преобразовать файл Excel в CSV UTF-8
Как преобразовать файл Excel в CSV UTF-16
Другие способы преобразования файлов Excel в CSV
Преобразуем файл Excel в CSV при помощи Таблиц Google
Сохраняем файл .xlsx как .xls и затем преобразуем в файл CSV
Сохраняем файл Excel как CSV при помощи OpenOffice

Как преобразовать файл Excel в CSV

Если требуется экспортировать файл Excel в какое-либо другое приложение, например, в адресную книгу Outlook или в базу данных Access, предварительно преобразуйте лист Excel в файл CSV, а затем импортируйте файл .csv в другое приложение. Ниже дано пошаговое руководство, как экспортировать рабочую книгу Excel в формат CSV при помощи инструмента Excel – «Сохранить как».

В рабочей книге Excel откройте вкладку Файл (File) и нажмите Сохранить как (Save as). Кроме этого, диалоговое окно Сохранение документа (Save as) можно открыть, нажав клавишу F12.
В поле Тип файла (Save as type) выберите CSV (разделители – запятые) (CSV (Comma delimited)).Кроме CSV (разделители – запятые), доступны несколько других вариантов формата CSV:
- CSV (разделители – запятые) (CSV (Comma delimited)). Этот формат хранит данные Excel, как текстовый файл с разделителями запятыми, и может быть использован в другом приложении Windows и в другой версии операционной системы Windows.
- CSV (Macintosh). Этот формат сохраняет книгу Excel, как файл с разделителями запятыми для использования в операционной системе Mac.
- CSV (MS-DOS). Сохраняет книгу Excel, как файл с разделителями запятыми для использования в операционной системе MS-DOS.
- Текст Юникод (Unicode Text (*txt)). Этот стандарт поддерживается почти во всех существующих операционных системах, в том числе в Windows, Macintosh, Linux и Solaris Unix. Он поддерживает символы почти всех современных и даже некоторых древних языков. Поэтому, если книга Excel содержит данные на иностранных языках, то рекомендую сначала сохранить её в формате Текст Юникод (Unicode Text (*txt)), а затем преобразовать в CSV, как описано далее в разделе Экспортируем из Excel в формат CSV UTF-8 или UTF-16.

Замечание: Все упомянутые форматы сохраняют только активный лист Excel.

Выберите папку для сохранения файла в формате CSV и нажмите Сохранить (Save).После нажатия Сохранить (Save) появятся два диалоговых окна. Не переживайте, эти сообщения не говорят об ошибке, так и должно быть.
Первое диалоговое окно напоминает о том, что В файле выбранного типа может быть сохранён только текущий лист (The selected file type does not support workbooks that contain multiple sheets). Чтобы сохранить только текущий лист, достаточно нажать ОК.Если нужно сохранить все листы книги, то нажмите Отмена (Cancel) и сохраните все листы книги по-отдельности с соответствующими именами файлов, или можете выбрать для сохранения другой тип файла, поддерживающий несколько страниц.
После нажатия ОК в первом диалоговом окне, появится второе, предупреждающее о том, что некоторые возможности станут недоступны, так как не поддерживаются форматом CSV. Так и должно быть, поэтому просто жмите Да (Yes).

Вот так рабочий лист Excel можно сохранить как файл CSV. Быстро и просто, и вряд ли тут могут возникнуть какие-либо трудности.

Экспортируем из Excel в CSV с кодировкой UTF-8 или UTF-16

Если на листе Excel содержатся какие-либо специальные или иностранные символы (тильда, ударение и подобные) или иероглифы, то преобразование листа Excel в CSV описанным выше способом не сработает.

Дело в том, что команда Сохранить как > CSV (Save as > CSV) исказит все символы, кроме ASCII (American Standard Code for Information Interchange). И если на листе Excel есть парные кавычки или длинные тире (перенесённые в Excel, например, из документа Word при копировании / вставке текста) – такие символы также будут искромсаны.

Простое решение – сохранить лист Excel как текстовый файл Unicode(.txt), и затем преобразовать его в CSV. Таким образом все символы, не входящие в ASCII, останутся в целости и сохранности.

Прежде чем двинуться дальше, позвольте мне кратко пояснить главные отличия между кодировками UTF-8 и UTF-16, чтобы в каждом индивидуальном случае Вы могли выбрать подходящий формат:

UTF-8 – это более компактная кодировка, использующая для каждого символа от 1 до 4 байт. Чаще всего рекомендуется использовать этот формат, когда символы ASCII преобладают в файле, т.к. большинство таких символов требует 1 байт памяти. Ещё одно преимущество в том, что кодировка файла UTF-8, содержащего только символы ASCII, ничем не будет отличаться от такого же ASCII-файла.
UTF-16 использует от 2 до 4 байт для хранения каждого символа. Учтите, что не во всех случаях файл UTF-16 требует больше места в памяти, чем файл UTF-8. Например, японские символы занимают от 3 до 4 байт в UTF-8 и от 2 до 4 байт в UTF-16. Таким образом, есть смысл использовать UTF-16, если данные содержат азиатские символы, в том числе Японские, Китайские и Корейские. Существенный недостаток этой кодировки в том, что она не полностью совместима с ASCII-файлами и требуются специальные программы для отображения таких файлов. Помните об этом, если планируете импортировать получившиеся файлы из Excel куда-то ещё.

Как преобразовать файл Excel в CSV UTF-8

Предположим, у нас есть лист Excel с иностранными символами, в нашем примере – это японские имена.

Чтобы экспортировать этот лист Excel в файл CSV, сохранив при этом все иероглифы, сделаем следующее:

В Excel откройте вкладку Файл (File) и нажмите Сохранить как (Save as).
Введите имя файла, в поле Тип файла (Save as type) выберите Текст Юникод (Unicode Text (*.txt)) и нажмите Сохранить (Save).
Откройте созданный файл в любом стандартном текстовом редакторе, например, в Блокноте.

Замечание: Не все простые текстовые редакторы полностью поддерживают символы Юникод, поэтому некоторые из них могут отображаться как прямоугольники. В большинстве случаев, это никак не повлияет на итоговый файл, и можно просто не обращать на это внимание или выбрать более продвинутый редактор, например, Notepad++.

Так как в нашем текстовом Юникод файле в качестве разделителей используется символ табуляции, а мы хотим преобразовать его в CSV (разделители – запятые), то необходимо заменить символы табуляции на запятые.

Замечание: Если нет строгой необходимости получить файл именно с разделителями – запятыми, а нужен любой файл CSV, который Excel сможет понять, то этот шаг можно пропустить, так как Microsoft Excel отлично понимает файлы с разделителем – табуляцией.

Если всё же нужен файл CSV (разделители – запятые), то выполните в Блокноте следующие действия:
В Блокноте результат будет приблизительно вот такой:
Кликните Файл > Сохранить как (File > Save as), введите имя для файла и в выпадающем списке Кодировка (Encoding) выберите UTF-8. Затем нажмите кнопку Сохранить (Save).
Запустите Проводник Windows и измените расширение файла с .txt на .csv.По-другому изменить расширение .txt на .csv можно непосредственно в Блокноте. Для этого в диалоговом окне Сохранить как (Save as) в поле Тип файла (Save as type) выберите вариант Все файлы (All files), а к имени файла в соответствующем поле добавьте «.csv», как показано на рисунке ниже.
Откройте файл CSV в Excel, для этого на вкладке Файл (File) нажмите Открыть > Текстовые файлы (Open > Text files) и проверьте в порядке ли данные.

Замечание: Если Ваш файл предназначен для использования за пределами Excel и формат UTF-8 является обязательным требованием, то не совершайте на листе никаких изменений и не сохраняйте его снова в Excel, поскольку это может привести к проблемам с чтением кодировки. Если какая-то часть данных не отображается в Excel, откройте тот же файл в Блокноте и в нём внесите исправления в данные. Не забудьте снова сохранить файл в формате UTF-8.

Как преобразовать файл Excel в CSV UTF-16

Экспортировать в файл CSV UTF-16 намного быстрее и проще, чем в UTF-8. Дело в том, что Excel автоматически применяет формат UTF-16 при сохранении файла как Текст Юникод (Unicode Text).

Для этого сохраняем файл при помощи инструмента Сохранить как (Save as) в Excel и затем в Проводнике Windows изменяем расширение созданного файла на .csv. Готово!

Если нужен файл CSV с запятой или точкой с запятой в качестве разделителя, замените все символы табуляции на запятые или точки с запятой соответственно в Блокноте или в любом другом текстовом редакторе на свой выбор (ранее в этой статье есть подробная инструкция, как это делается).

Другие способы преобразования файлов Excel в CSV

Описанные выше способы экспорта данных из Excel в CSV (UTF-8 и UTF-16) универсальны, т.е. подойдут для работы с любыми специальными символами и в любой версии Excel от 2003 до 2013.

Существует множество других способов преобразования данных из формата Excel в CSV. В отличие от показанных выше решений, эти способы не будут давать в результате чистый UTF-8 файл (это не касается OpenOffice, который умеет экспортировать файлы Excel в несколько вариантов кодировки UTF). Но в большинстве случаев получившийся файл будет содержать правильный набор символов, который далее можно безболезненно преобразовать в формат UTF-8 при помощи любого текстового редактора.

Преобразуем файл Excel в CSV при помощи Таблиц Google

Как оказалось, можно очень просто преобразовать файл Excel в CSV при помощи Таблиц Google. При условии, что на Вашем компьютере уже установлен Google Drive, выполните следующие 5 простых шагов:

В Google Drive нажмите кнопку Создать (Create) и выберите Таблица (Spreadsheet).
В меню Файл (File) нажмите Импорт (Import).
Кликните Загрузка (Upload) и выберите файл Excel для загрузки со своего компьютера.
В диалоговом окне Импорт файла (Import file) выберите Заменить таблицу (Replace spreadsheet) и нажмите Импорт (Import).

Совет: Если файл Excel относительно небольшой, то для экономии времени можно перенести из него данные в таблицу Google при помощи копирования / вставки.

В меню Файл (File) нажмите Скачать как (Download as), выберите тип файла CSV – файл будет сохранён на компьютере.

В завершение откройте созданный CSV-файл в любом текстовом редакторе, чтобы убедиться, что все символы сохранены правильно. К сожалению, файлы CSV, созданные таким способом, не всегда правильно отображаются в Excel.

Сохраняем файл .xlsx как .xls и затем преобразуем в файл CSV

Для этого способа не требуется каких-либо дополнительных комментариев, так как из названия уже всё ясно.

Это решение я нашёл на одном из форумов, посвящённых Excel, уже не помню, на каком именно. Честно говоря, я никогда не использовал этот способ, но, по отзывам множества пользователей, некоторые специальные символы теряются, если сохранять непосредственно из .xlsx в .csv, но остаются, если сначала .xlsx сохранить как .xls, и затем как .csv, как мы делали в начале этой статьи.

Так или иначе, попробуйте сами такой способ создания файлов CSV из Excel, и если получится, то это будет хорошая экономия времени.

Сохраняем файл Excel как CSV при помощи OpenOffice

OpenOffice – это пакет приложений с открытым исходным кодом, включает в себя приложение для работы с таблицами, которое отлично справляется с задачей экспорта данных из формата Excel в CSV. На самом деле, это приложение предоставляет доступ к большему числу параметров при преобразовании таблиц в файлы CSV (кодировка, разделители и так далее), чем Excel и Google Sheets вместе взятые.

Просто открываем файл Excel в OpenOffice Calc, нажимаем Файл > Сохранить как (File > Save as) и выбираем тип файла Текст CSV (Text CSV).

На следующем шаге предлагается выбрать значения параметров Кодировка (Character sets) и Разделитель поля (Field delimiter). Разумеется, если мы хотим создать файл CSV UTF-8 с запятыми в качестве разделителей, то выбираем UTF-8 и вписываем запятую (,) в соответствующих полях. Параметр Разделитель текста (Text delimiter) обычно оставляют без изменения – кавычки («). Далее нажимаем ОК.

Таким же образом для быстрого и безболезненного преобразования из Excel в CSV можно использовать ещё одно приложение – LibreOffice. Согласитесь, было бы здорово, если бы Microsoft Excel предоставил возможность так же настраивать параметры при создании файлов CSV.

В этой статье я рассказал об известных мне способах преобразования файлов Excel в CSV. Если Вам знакомы более эффективные методы экспорта из Excel в CSV, расскажите об этом в комментариях. Благодарю за внимание!

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник

Import or export text (.txt or .csv) files

There are two ways to import data from a text file with Excel: you can open it in Excel, or you can import it as an external data range. To export data from Excel to a text file, use the Save As command and change the file type from the drop-down menu.

There are two commonly used text file formats:

Delimited text files (.txt), in which the TAB character (ASCII character code 009) typically separates each field of text.
Comma separated values text files (.csv), in which the comma character (,) typically separates each field of text.

You can change the separator character that is used in both delimited and .csv text files. This may be necessary to make sure that the import or export operation works the way that you want it to.

Note: You can import or export up to 1,048,576 rows and 16,384 columns.

Import a text file by opening it in Excel

You can open a text file that you created in another program as an Excel workbook by using the Open command. Opening a text file in Excel does not change the format of the file — you can see this in the Excel title bar, where the name of the file retains the text file name extension (for example, .txt or .csv).

Go to File > Open and browse to the location that contains the text file.
Select Text Files in the file type dropdown list in the Open dialog box.
Locate and double-click the text file that you want to open.
- If the file is a text file (.txt), Excel starts the Import Text Wizard. When you are done with the steps, click Finish to complete the import operation. See Text Import Wizard for more information about delimiters and advanced options.
- If the file is a .csv file, Excel automatically opens the text file and displays the data in a new workbook.
  
  Note: When Excel opens a .csv file, it uses the current default data format settings to interpret how to import each column of data. If you want more flexibility in converting columns to different data formats, you can use the Import Text Wizard. For example, the format of a data column in the .csv file may be MDY, but Excel’s default data format is YMD, or you want to convert a column of numbers that contains leading zeros to text so you can preserve the leading zeros. To force Excel to run the Import Text Wizard, you can change the file name extension from .csv to .txt before you open it, or you can import a text file by connecting to it (for more information, see the following section).

Import a text file by connecting to it (Power Query)

You can import data from a text file into an existing worksheet.

On the Data tab, in the Get & Transform Data group, click From Text/CSV.
In the Import Data dialog box, locate and double-click the text file that you want to import, and click Import.
In the preview dialog box, you have several options:
- Select Load if you want to load the data directly to a new worksheet.
- Alternatively, select Load to if you want to load the data to a table, PivotTable/PivotChart, an existing/new Excel worksheet, or simply create a connection. You also have the choice of adding your data to the Data Model.
- Select Transform Data if you want to load the data to Power Query, and edit it before bringing it to Excel.

If Excel doesn’t convert a particular column of data to the format that you want, then you can convert the data after you import it. For more information, see Convert numbers stored as text to numbers and Convert dates stored as text to dates.

Export data to a text file by saving it

You can convert an Excel worksheet to a text file by using the Save As command.

Go to File > Save As.
Click Browse.
In the Save As dialog box, under Save as type box, choose the text file format for the worksheet; for example, click Text (Tab delimited) or CSV (Comma delimited).

Note: The different formats support different feature sets. For more information about the feature sets that are supported by the different text file formats, see File formats that are supported in Excel.
Browse to the location where you want to save the new text file, and then click Save.
A dialog box appears, reminding you that only the current worksheet will be saved to the new file. If you are certain that the current worksheet is the one that you want to save as a text file, click OK. You can save other worksheets as separate text files by repeating this procedure for each worksheet.

You may also see an alert below the ribbon that some features might be lost if you save the workbook in a CSV format.

For more information about saving files in other formats, see Save a workbook in another file format.

Import a text file by connecting to it

You can import data from a text file into an existing worksheet.

Click the cell where you want to put the data from the text file.
On the Data tab, in the Get External Data group, click From Text.
In the Import Data dialog box, locate and double-click the text file that you want to import, and click Import.

Follow the instructions in the Text Import Wizard. Click Help on any page of the Text Import Wizard for more information about using the wizard. When you are done with the steps in the wizard, click Finish to complete the import operation.
In the Import Data dialog box, do the following:
1. Under Where do you want to put the data?, do one of the following:
  - To return the data to the location that you selected, click Existing worksheet.
  - To return the data to the upper-left corner of a new worksheet, click New worksheet.
2. Optionally, click Properties to set refresh, formatting, and layout options for the imported data.
3. Click OK.
  
  Excel puts the external data range in the location that you specify.

If Excel does not convert a column of data to the format that you want, you can convert the data after you import it. For more information, see Convert numbers stored as text to numbers and Convert dates stored as text to dates.

Export data to a text file by saving it

You can convert an Excel worksheet to a text file by using the Save As command.

Go to File > Save As.
The Save As dialog box appears.
In the Save as type box, choose the text file format for the worksheet.
- For example, click Text (Tab delimited) or CSV (Comma delimited).
- Note: The different formats support different feature sets. For more information about the feature sets that are supported by the different text file formats, see File formats that are supported in Excel.
Browse to the location where you want to save the new text file, and then click Save.
A dialog box appears, reminding you that only the current worksheet will be saved to the new file. If you are certain that the current worksheet is the one that you want to save as a text file, click OK. You can save other worksheets as separate text files by repeating this procedure for each worksheet.
A second dialog box appears, reminding you that your worksheet may contain features that are not supported by text file formats. If you are interested only in saving the worksheet data into the new text file, click Yes. If you are unsure and would like to know more about which Excel features are not supported by text file formats, click Help for more information.

For more information about saving files in other formats, see Save a workbook in another file format.

The way you change the delimiter when importing is different depending on how you import the text.

If you use Get & Transform Data > From Text/CSV, after you choose the text file and click Import, choose a character to use from the list under Delimiter. You can see the effect of your new choice immediately in the data preview, so you can be sure you make the choice you want before you proceed.
If you use the Text Import Wizard to import a text file, you can change the delimiter that is used for the import operation in Step 2 of the Text Import Wizard. In this step, you can also change the way that consecutive delimiters, such as consecutive quotation marks, are handled.

See Text Import Wizard for more information about delimiters and advanced options.

If you want to use a semi-colon as the default list separator when you Save As .csv, but need to limit the change to Excel, consider changing the default decimal separator to a comma — this forces Excel to use a semi-colon for the list separator. Obviously, this will also change the way decimal numbers are displayed, so also consider changing the Thousands separator to limit any confusion.

Clear Excel Options > Advanced > Editing options > Use system separators.
Set Decimal separator to , (a comma).
Set Thousands separator to . (a period).

When you save a workbook as a .csv file, the default list separator (delimiter) is a comma. You can change this to another separator character using Windows Region settings.

Caution: Changing the Windows setting will cause a global change on your computer, affecting all applications. To only change the delimiter for Excel, see Change the default list separator for saving files as text (.csv) in Excel.

In Microsoft Windows 10, right-click the Start button, and then click Settings.
Click Time & Language, and then click Region in the left panel.
In the main panel, under Regional settings, click Additional date, time, and regional settings.
Under Region, click Change date, time, or number formats.
In the Region dialog, on the Format tab, click Additional settings.
In the Customize Format dialog, on the Numbers tab, type a character to use as the new separator in the List separator box.
Click OK twice.

In Microsoft Windows, click the Start button, and then click Control Panel.
Under Clock, Language, and Region, click Change date, time, or number formats.
In the Region dialog, on the Format tab, click Additional settings.
In the Customize Format dialog, on the Numbers tab, type a character to use as the new separator in the List separator box.
Click OK twice.

Note: After you change the list separator character for your computer, all programs use the new character as a list separator. You can change the character back to the default character by following the same procedure.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

Сконвертируйте ваши xls-файлы в csv онлайн и бесплатно

Перетащите файлы сюда. 100 MB максимальный размер файла или Регистрация

Конвертировать в XLS

xls

Лист Microsoft Excel (97-2003)

Формат XLS используется для описания документов программы Microsoft Excel. Этот файл представляет собой электронную таблицу. Все данные в документе распределены по ячейкам и хранятся в них. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, обозначаемый буквами и арабскими цифрами. Ячейка может содержать неизменяемые данные и данные в виде формул, которые связывают несколько ячеек.

Конвертер CSV

csv

Значения, разделенные запятыми

Текстовый формат, используется для представления табличных данных. Каждая строка файла является одной строкой таблицы. Значения отдельных колонок разделяются разделительным символом, чаще всего запятой. Однако, допускается использование иных символов в качестве разделителя.

Как сконвертировать XLS в CSV

Шаг 1

Загрузите xls-файл(ы)

Выберите файлы с компьютера, Google Диска, Dropbox, по ссылке или перетащив их на страницу.

Шаг 2

Выберите «в csv»

Выберите csv или любой другой формат, который вам нужен (более 200 поддерживаемых форматов)

Шаг 3

Загрузите ваш csv-файл

Позвольте файлу сконвертироваться и вы сразу сможете скачать ваш csv-файл

Рейтинг XLS в CSV

4.7 (15,126 голосов)

Вам необходимо сконвертировать и скачать любой файл, чтобы оценить конвертацию!

Источник

Comma Separated Values, or CSV, is a useful feature used vividly to keep the tabulated data in simple text format. They have significance in the application and programming world for the best data utilization by importing or exporting data from Excel files.

The CSV format helps the users quickly review the data and make corrections if required. The changes, such as quoting values and delimiter, are easily done. It is possible because data is presented in a simple format to easily understand by a new user without having much experience with it. The below-presented information helps examples understand the converting process of excel data to CSV without causing any damage to the symbols and special characters.

Convert Excel To CSV File
- Explanation Of Converting Excel To CSV File
- How To Convert Excel To CSV?
- Examples
- How To Use CSV Files?
- Things To Remember While Converting Excel To CSV
- Frequently Asked Questions (FAQs)
- Recommended Articles

Convert Excel to CSV format helps the users quickly review the data and make corrections if required. The changes, such as quoting values and delimiter, are easily done. It is possible because data is presented in a simple format to easily understand by a new user without having much experience with it.
We can Convert Excel files into CSV using the delimiter, UTF-8, UTF-16, and google sheets.
The data scientist uses CSV files for the visualization of tabular data. These are easily retrieved into various applications in creating databases in excel and spreadsheets.

Explanation Of Converting Excel To CSV File

A user needs to use any technology available to convert the Excel sheet into CSV format. Fair dealing of warnings and security messages is required while opening or converting into CSV files and changing the formats. It is easy to convert the data presented in any language easily using UTF-8.

First, it needs to convert the data into text format by changing the file format to .txt. Then, the data is displayed, as shown below.

We should convert the data into the delimited comma format by replacing the tab space with a comma. After that, we should save the file format to.CSV from text format.

How To Convert Excel To CSV?

Let us consider an example to Convert Excel to CSV File.

This example illustrates the conversion of a simple Excel sheet into CSV format.

In the first step, move to the Microsoft Office button (2007 version) or File tab (2013 version) and select the ‘save as’ option or press shortcut of F12 to display the save as dialogue box.
Then, we must type the file’s name in the File name box and select the Save as type as CSV comma-delimited. The dialog box is shown in the below screenshot.
We must select the destination folder to store the file for future use and click on the Save button.
After that, it will display two dialog boxes. One indicates that it will save the active Excel sheet in CSV format, and the second suggests the message of several features not supported by the CSV format.

Examples

We will see some other ways to Converting of Excel files into CSV with specific examples, namely:

Converting of Excel files into CSV Using UTF-8.
Converting of Excel files into CSV Using UTF-16.
Use of Google Spreadsheets to Convert the Data.

Example #1 – Converting of Excel files into CSV Using UTF-8

This example illustrates the Excel CSV UTF-8In case excel contains any smart quotes or any other language data while converting the data from Excel to CSV, it won’t convert accurately and ends up getting question marks. So while importing the data, also we get the same things. However, by using Excel CSV UTF8 as the encoding, we can choose the file format and language easily.read more with CSV. When an Excel sheet contains special characters and data in other languages, these are not displayed properly. The Excel file is converted using UTF-8, shown in the figure, for proper display.

First, the excel sheet should be converted into the Unicode text format using the same type as a .txt. It results in a tab space between the data in a line.
The tab space is replaced through comma convert data into a comma-delimited file.
In this step, file format .txt is converted into CSV through the “Save As” option or by changing the Excel file name with extension .CSV.

Example #2 – Exporting Excel Files into CSV Using UTF-16

Converting Excel to CSV through UTF-16 is easy. It is done in two steps.

We must select the “Save As” option through the Microsoft Office button, choose the “Unicode Text” format .txt under the “Save as type” box, and click on “OK”.

Then, right-click on the file in windows explorer and change the file format to CSV.

Example #3 – Use of Google Spreadsheets to Convert the Data

Google spreadsheets help convert data to CSV format over the internet by following five steps.

Step 1: First, go to Google Drive, and click on “Blank spreadsheet” in “Google Sheets”.

Step 2: Then, we must Import an existing file or create a new sheet in excelWhen we open a new workbook, there are three worksheets available by default. However, if you want to insert a new worksheet into the workbook, the shortcut key is Shift + F11.read more with data.

Step 3: Next, we must upload the file to “Google spreadsheet” from the computer, and choose the “Replace spreadsheet” option.

Step 4: Next, click on import data.

Step 5: Finally, move to the “File” tab, then choose “Download as”, and then “Comma-separated values” to convert into CSV, as illustrated in the figure.

How To Use CSV Files?

The data scientist uses CSV files for the visualization of tabular data. These are easily retrieved into various applications in creating databases in excelWhen we enter data into Excel in the form of tables with rows and columns and give each table a name, we create a database.read more and spreadsheets. There are two ways in which the web developer includes using the CSV files.

Easy to import to databases irrespective of the software using for developing a website.
Better management of the high volume of data is possible since data in plain text format without any formulae.

Using the CSV files effectively needs to import them into applications like databases and convert them into tables to analyze the data further. It increases the ease of making decisions accurately.

For example, when we import customer data into an Excel sheet, the address of customers is in different columns, and the time takes to copy the data from other cells. CSV helps in handling this situation better by separating data through commas.

Things To Remember While Converting Excel To CSV

We should remember the following things to Convert Excel to CSV Files successfully.

It needs to correctly select the different CSV formats available in the Excel sheet, such as CSV Macintosh, CSV MS-DOS, and Unicode text. We should choose the appropriate format based on user requirements.
At a time, only one sheet of Excel workbook that is active is converted into CSV format.
When data is imported into the word processing application, tab space should be replaced with a comma to convert it successfully to the comma-separated values.
A user can use free tools available on the internet to convert the Excel sheet into CSV format without much effort.
It is impossible to convert all sheets of Excel workbooks at a time.

Frequently Asked Questions (FAQs)

1. What is CSV format used for?

CSV format helps the users quickly review the data and make corrections if required. They have significance in the application and programming world for the best data utilization by importing or exporting data from Excel files.

2. Name the ways to convert Excel to CSV.

We can convert Excel to CSV in the following ways, namely.
• We can Convert Excel to CSV using the delimiter option.
• By Converting the Excel files into CSV Using UTF-8.
• Converting of Excel files into CSV Using UTF-16.
• Use of Google Spreadsheets to Convert the Data.

3. What are the ways in which the web developer includes using the CSV files?

There are two ways in which the web developer includes using the CSV files.
• Easy to import to databases irrespective of the software using for developing a website
• Better management of the high volume of data is possible since data in plain text format without any formulae.