Рассказываем на примере Excel, Google Sheets и no-code инструмента Rows, как перенести электронную таблицу в Notion.
Иногда в рабочее пространство нужно выгрузить табличные данные. Часто таблица «ломается» при копировании, и информация выгружается как попало, из-за чего ее приходится доделывать вручную. На помощь — как и всегда — приходит зерокодинг, предлагающий автоматическое импортирование данных. С сохранением форматирования.
В этой статье мы поговорим о четырех инструментах: Excel, Google Sheets, Rows и Notion. Rows — это no-code платформа для работы с таблицами и интеграции их в приложения: красивая, понятная, с массой автоматизаций. Notion — некогда простенький инструмент для заметок и постановки задач, но теперь полноценная рабочая среда для всей команды.
Читайте также: «Обзор Notion — единого рабочего пространства с большим функционалом».
Notion и Rows — зерокодинговые инструменты. Мы рассказываем о разработке без кода на бесплатном двухдневном марафоне от онлайн-университета «Зерокодер». Приходите!
Excel пока не планирует устаревать, хотя первая его версия была запущена аж в 1985 году. У программы невероятный функционал, и многие продолжают решать с ее помощью рабочие задачи.
Поэтому потребность перенести данные из таблички в рабочую среду по-прежнему возникает.
Что нужно сделать для переноса данных в Notion:
1. Открыть Excel и сохранить таблицу в формате .csv. Файл — Сохранить как — csv.
2. Открыть Notion и нажать на кнопку Import («Импортировать»), которая находится снизу слева, после чего выбрать из поп-ап меню формат csv.
3. Открыть еще один поп-ап, который позволит выбрать сохраненный на компьютере csv-файл Excel.
4. Выбрать файл и нажать Open («Открыть»). Это позволит Notion импортировать и отрендерить данные, чтобы они хорошо смотрелись в рабочей среде платформы.
Изменять информацию можно прямо в Notion, без повторного импортирования данных. Это включает в себя форматирование строк и столбцов, вычисления с использованием формул, сортировку и отображение.
Из Google Sheets в Notion
Со временем на смену Excel пришли облачные таблицы Google Sheets — все то же самое, но с возможностью поделиться проектом между командой. Импорт тут не сильно отличается от экселевского.
Как это сделать:
1. Скачать файл из Google Sheets на компьютер, выбрав формат .csv. Для этого нужно нажать на «Файл», выбрать в выпадающем меню «Скачать» и «Формат CVS».
2. Открыть Notion и снова нажать на кнопку Import в левом нижнем углу. Выскочит попап, из которого нужно выбрать формат .csv.
3. Открыть новый попап, выбрать скачанный из Google документ.
4. Нажать на Open, чтобы система сама все красиво отрендерила.
Однако у Google Sheets функционал шире, чем у Excel. Таблицу можно встроить в рабочую среду Notion вместо того, чтобы ее загружать.
Что для этого нужно:
1. Нажать на «Файл», потом «Поделиться» и «Открыть доступ».
2. Выбрать уровень доступа. Их несколько: «Читатель» означает, что пользователи будут просто видеть данные без возможности редактировать. «Комментатор» — что они смогут оставлять комментарии. И наконец, «Редактор» — высший тип доступа. Пользователи смогут вносить правки напрямую в таблицу.
3. Открыть Notion и набрать /embed, после чего скопировать ссылку из Google Sheets.
Все правки, внесенные в таблицу в Notion, будут вноситься и в Google Sheets. И наоборот.
Встроить получится только весь список целиком — к сожалению, облачные таблицы Google пока не позволяют выбрать, например, отдельный столбец. Зато это умеет инструмент, о котором мы расскажем дальше.
Из Rows в Notion
Rows разработчики называют гибридом электронной таблицы и Zapier — простого no-code инструмента для подключения одних сервисов к другим. Он объединяет в себе функции Google Sheets и интеграции с соцсетями, платформами для анализа данных, разными бэкенд-решениями. Выглядит как таблица, но с интерактивными кнопками и адаптивной версткой.
Из него тоже можно выгрузить данные в Notion.
Как это сделать:
1. Нажать на кнопку Share («Поделиться»), которая находится в правом верхнем углу меню, и выбрать Share privately («Поделиться в частном порядке»).
2. Перейти в таблицу и кликнуть по ней. Появится меню с несколькими вариантами, из которых нужно выбрать Embed («Встроить»). Возникнет попап. Оттуда нужно скопировать ссылку.
3. Вставить ссылку в нужное место рабочей среды Notion. Потом останется только определиться с размером — таблицы Rows очень адаптивные.
Как и в Google Sheets, встроенная в Notion таблица связывается с оригиналом. Как только изменения вносятся в него, они появляются и в копии. И наоборот: если внести правки в таблицу, размещенную в рабочей среде, они возникнут и в оригинальной версии.
Кроме того, Rows позволяет встраивать отдельные элементы таблицы.
Вот и все! Загружать таким образом в Notion можно не только табличные файлы и базы данных на их основе, но и, например, документы.
Вы можете импортировать файлы Google Таблиц и Excel (.xslx) в таблицы Notion, экспортировав их как файлы CSV.
Notion-это универсальное решение для повышения производительности, в том числе для написания, планирования, управления знаниями, управления данными, совместной работы в команде.
Notion-один из самых передовых и полезных инструментов для работы с базами данных, доступных сегодня. Notion позволяет создавать базы данных двух типов: полностраничная база данных или встроенная база данных (что означает компонент базы данных, такой как таблица в середине текста или другого документа). Кроме того, есть пять важных типов баз данных, которые вы можете создать в Notion: список, галерея, таблица, доски и календарь.
Все больше и больше пользователей переходят с Google Таблиц и Microsoft Excel на Notion благодаря его гибкости и возможностям настройки. Если вы решили перенести свои базы данных в Notion, но не знаете. В этом посте мы покажем, как импортировать ваши таблицы Google и файлы Excel (.xslx или.xls) в таблицы Notion.
Notion-отличная онлайн-платформа баз данных, которую могут использовать как отдельные лица, так и профессионалы.
Notion позволяет импортировать данные из файлов следующих типов:
- Обычный текст (.txt)
- Markdown (.md или.markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv )
- HTML (.html)
Вы также можете импортировать данные из различных приложений в Notion.
Помимо этого, вы также можете встраивать таблицы Google в Notion. Но проблема со встраиванием Google Таблиц заключается в том, что вы теряете доступ к файлу или файл удаляется с диска Google, или если URL-адрес не работает, встраивание также прерывается.
Лучший способ импортировать файл Excel или таблицу Google-сначала преобразовать их в файл CSV (.csv) и загрузить в Notion.
Как импортировать файл Excel в Notion
Поскольку Notion не поддерживает файлы.xslx (Excel), вам необходимо экспортировать их в файл.csv, а затем загрузить/импортировать в Notion.
Сначала откройте книгу Excel, которую вы хотите импортировать в Notion. Затем перейдите на вкладку «Файл», чтобы открыть представление Excel за кулисами, и выберите «Сохранить как».
На странице”Сохранить как”выберите”CSV UTF-8 (с разделителями-запятыми) (*. csv)”в качестве типа файла для сохранения. Этот формат также поддерживает неанглийские символы и символы Unicode-8. Или вы можете выбрать простой тип файла «CSV (с разделителями-запятыми) (. * Csv)», который не поддерживает специальные символы. Оба будут работать нормально, если ваша таблица содержит только текст, числа и даты.
CSV-это текстовый файл с разделителями, содержащий список данных. Они часто используются для импорта и экспорта данных в приложениях.
Затем нажмите кнопку «Сохранить». Если у вас в книге только один лист, он будет сразу сохранен. Или, если у вас есть несколько листов в книге, Excel покажет вам это предупреждающее сообщение, говоря, что нажмите «ОК», чтобы сохранить только активный лист в виде файла CSV, а если у вас несколько листов, сохраните их по отдельности с разными именами.
После сохранения данных в виде файла CSV откройте приложение Notion или откройте Notion в браузере. Затем откройте страницу описания, на которую вы хотите импортировать файл CSV, и нажмите «Импорт» на левой панели, как показано ниже.
Откроется диалоговое окно импорта. Выберите в диалоговом окне опцию «CSV».
Теперь перейдите к папке, содержащей ваш CSV-файл, в средстве выбора файлов, выберите его и нажмите «Открыть».
CSV-файл будет импортирован в Notion, и ваши данные Excel появятся в виде таблицы.
Изменение типа собственности в понятии
После успешного импорта данных вам нужно сделать еще одну вещь-проверить, соответствуют ли типы свойств (типы данных) каждого столбца данным. В большинстве случаев вы получаете правильные типы данных, но иногда данные попадают в Notion в виде текстов. Например, если вы импортируете данные о валюте или нераспознанный формат даты и т. Д., Они будут представлены в виде текста.
Поэтому, когда это произойдет, вам нужно будет преобразовать столбцы в соответствующий тип свойства. Вы можете узнать тип данных столбца, посмотрев на значок перед заголовком столбца. Если у вас есть тексты, это будет значок абзаца, значок календаря для дат и знак решетки для чисел и т. Д.
Как вы можете видеть ниже, когда мы импортировали эту таблицу из файла Excel, столбец «Комиссия» со значениями валюты отформатирован как текстовый столбец. Теперь нам нужно изменить тип свойства (тип данных) столбца «Комиссия» на числовой.
Для этого нажмите на заголовок столбца, откроется раскрывающийся список. При этом нажмите «Текст» в разделе «Тип свойства» и выберите соответствующий тип данных (число).
Теперь мы преобразовали значения, но потеряли денежный формат. Не волнуйтесь, добавить легко. Чтобы преобразовать число в определенный формат, просто наведите курсор на одно из значений столбца, и вы увидите кнопку 123 .
Нажмите кнопку 123 и выберите нужный числовой формат из списка.
Теперь числовые значения в столбце”Комиссия”отформатированы как денежные.
Как импортировать лист Google в Notion
Чтобы импортировать таблицы Google в Notion, вам необходимо сначала загрузить электронную таблицу в виде файла CSV.
Чтобы загрузить таблицы Google, откройте электронную таблицу Google, которую вы хотите импортировать, и нажмите меню «Файл» в строке меню. В раскрывающемся списке разверните параметр «Загрузить» и выберите «Значения, разделенные запятыми (.csv, текущий лист)», чтобы загрузить файл в виде файла CSV.
Затем откройте страницу описания, на которую вы хотите импортировать файл CSV, и нажмите «Импорт» в нижней части левой боковой панели.
Выберите файл в меню выбора файлов и нажмите «Открыть», чтобы импортировать этот CSV-файл в Notion.
Теперь ваш лист Google импортирован в Notion и отображается в виде таблицы.
Добавление файла Excel или таблицы Google в базу данных Notion
Вместо того, чтобы импортировать данные в новую таблицу Notion, вы можете объединить содержимое из файла Excel или таблицы Google в существующую таблицу Notion. Помните, что это можно сделать только с полностраничными таблицами, но не с встроенными таблицами.
Но сначала вам необходимо убедиться, что и ваша таблица Excel/Google Sheet, и ваша таблица Notion имеют общие имена столбцов (например, в обоих должны быть столбцы «Имя», «Фамилия», «Дата» и т. д. ).
Сначала экспортируйте лист Excel/Google в файл CSV, как мы это делали для импорта листов Excel/Google в Notion.
Затем откройте страницу”Понятие”, содержащую таблицу, с которой нужно объединить, и нажмите горизонтальное многоточие (… ) в правом верхнем углу окна”Понятие”.
Затем перейдите к папке, содержащей экспортированный файл CSV, в проводнике файлов и выберите ее. И нажмите «Открыть», чтобы объединить файл.
Теперь CSV-файл объединен (добавлен) с вашей таблицей понятий, и его содержимое будет добавлено в конец существующей таблицы понятий (см. ниже).
Вот как вы импортируете базы данных Excel и Google таблицы в Notion.
Расчетное время чтения: 4 мин
Вам нужно поделиться контентом в формате PDF, CSV или HTML? Мы поможем вам! Вы можете экспортировать страницу Notion, базу данных или все рабочее пространство в любое время 📤.
Экспорт в формат PDF
Вы можете сохранить любую страницу или базу данных Notion на своем компьютере в виде PDF-файла. Это один из способов резервного копирования информации, если вы хотите сохранить ее в каком-то виде на жестком диске.
На рабочем столе
- Нажмите на значок ••• в правом верхнем углу любой страницы Notion.
- В выпадающем меню выберите
Export( Экспорт ).
- В центре экрана появится окно с вопросом, в каком формате вы хотите загрузить страницу. Выберите PDF из всплывающего меню.
- В всплывающего меню
Include content( Включить содержимое ) укажите, хотите ли вы экспортировать все или исключить файлы и изображения. - Выберите нужный вам Page format ( формат страницы ) (т.е. размер бумаги).
- При необходимости настройте масштаб с помощью поля Scale percent ( Масштаб в процентах ).
- Нажмите Export ( Экспорт ) . Вас спросят, где вы хотите сохранить файл, и он будет загружен в формате PDF.
- Если у вас тарифный план Enterprise Plan, вы можете включить опцию Include subpages ( Включить подстраницы ). В результате будет создан zip-файл, содержащий все подстраницы, вложенные в текущую старницу, в формате PDF. Notion отправит вам электронное письмо со ссылкой для загрузки этого файла.
- В zip-файл также будут включены папки с изображениями и другими активами, содержащимися на этих страницах.
На мобильном устройстве
Вы можете экспортировать страницы Notion в формат PDF со своего телефона, выполнив следующие действия:
- Нажмите на значок
•••в правом верхнем углу любой страницы. Прокрутите вниз и выберите Экспорт. - Настройте Export format ( Формат экспорта ) и Page format ( Формат страницы ) так, как вам удобно.
- Нажмите Export ( Экспорт ), и на экране телефона появится меню общего доступа. Отсюда:
- Вы можете отправить PDF на компьютер через AirDrop на Mac.
- Вы можете скопировать и вставить ссылку на скачивание в мобильный браузер, чтобы начать загрузку.
- Вы можете вставить ссылку на скачивание в заметки, чтобы сохранить ее на потом.
- Вы также получите электронное письмо со ссылкой для загрузки файла.
- Если у вас тарифный план Enterprise Plan, вы можете включить опцию Include subpages ( Включать подстраницы ), чтобы экспортировать все страницы, содержащиеся на текущей странице, в виде отдельных PDF-файлов. В этом случае вы получите zip-файл, содержащий несколько PDF-файлов и файлы изображений/ассетов.
Экспорт в формат HTML
На рабочем столе
Любая страница или база данных Notion может быть экспортирована в файл HTML. Вот как это сделать:
- Нажмите на значок
•••в правом верхнем углу любой страницы Notion, которую вы хотите экспортировать. Нажмите Export ( Экспорт ).
- В центре экрана появится окно с вопросом, в каком формате вы хотите загрузить материал и нужно ли включать в него вложенные страницы.
- Выберите HTML из выпадающего списка. Включите опцию Include subpages (Включать подстраницы), если вы хотите загрузить страницы, содержащиеся внутри страницы, в виде отдельных файлов.
- Нажмите кнопку Export ( Экспорт ), чтобы загрузить zip-файл, содержащий HTML-версию вашей страницы (страниц) Notion. Вы можете выбрать, куда сохранить файл, и открыть его с помощью браузера.
- Если вы экспортируете подстраницы, то при разархивировании файла вы увидите их аккуратно распределенными по отдельным папкам. В этих папках также будут храниться отдельно изображения и другие активы ваших страниц.
На мобильном устройстве
- Нажмите на значок ••• в правом верхнем углу экрана. Прокрутите вниз и выберите пункт Export ( Экспорт ).
- Выберите HTML в меню с надписью Export format ( Формат экспорта ).
- Если вам нужны отдельные HTML-файлы для страниц, содержащихся на странице, включите опцию Include subpages ( Включать подстраницы ).
- Нажмите Export ( Экспорт ) , после чего на вашем устройстве появится меню общего доступа, из которого:
- Вы можете отправить файл на соседний компьютер через AirDrop на Mac.
- Вы можете скопировать и вставить ссылку на загрузку в мобильный браузер, чтобы начать загрузку.
- Вы можете вставить ссылку на скачивание в свои заметки, чтобы сохранить ее на потом.
- Вы также получите электронное письмо от Notion со ссылкой для загрузки файла.
Экспорт в формате Markdown и CSV
Любая страница Notion без базы данных может быть экспортирована в файл в формате Markdown. Полностраничные базы данных экспортируются в CSV-файл, а файлы Markdown — для каждой подстраницы.
На рабочем столе
- Нажмите на значок ••• в правом верхнем углу любой страницы Notion, которую вы хотите экспортировать. Нажмите Export ( Экспорт ).
В центре экрана появится окно с вопросом о том, в каком формате вы хотите загрузить материал и нужно ли включать в него вложенные страницы.
Выберите Markdown & CSV из выпадающего списка. Включите опцию Include subpages ( Включать подстраницы ), если вы хотите загрузить страницы, содержащиеся внутри страницы, в виде отдельных файлов.
- Нажмите Export ( Экспорт ), чтобы загрузить на жесткий диск zip-файл, содержащий файлы CSV и версии страниц Notion в формате Markdown.
- Назовите файл и выберите место, где вы хотите его сохранить.
- Вы можете открыть CSV-файлы, соответствующие вашим базам данных, в Excel, Numbers и т.д. для просмотра данных.
- Вы можете открыть файлы Markdown как обычный текст с синтаксисом Markdown.
На мобильном устройстве
- Нажмите значок
•••в правом верхнем углу экрана. - Прокрутите вниз и нажмите Export ( Экспорт ) .
- Выберите Markdown & CSV в меню с надписью Export format ( Формат экспорта ).
- Нажмите Export ( Экспорт ), после чего на вашем устройстве появится меню обмена, из которого:
- Вы можете отправить файл на соседний компьютер через AirDrop на Mac.
- Вы можете скопировать и вставить ссылку на скачивание в мобильный браузер, чтобы начать загрузку.
- Вы можете вставить ссылку на скачивание в свои заметки, чтобы сохранить ее на потом.
- Вы также получите электронное письмо от Notion со ссылкой для загрузки файла.
В браузере
- Перейдите в меню File ( Файл ) → Print ( Печать ).
- Выберите принтер, который вы хотите использовать. Или выберите Save as PDF ( Сохранить как PDF ).
- В последнем случае на ваш компьютер будет загружен PDF-файл страницы Notion.
Примечание: Вы не можете распечатать полностраничную базу данных таким способом. Вам нужно сначала экспортировать ее в формат PDF, а затем распечатать PDF-файл.
На компьютере
- Не существует способа печати непосредственно из приложения для настольного ПК Notion.
- Вам необходимо сначала экспортировать страницу или базу данных в формат PDF, а затем распечатать этот файл.
- Полную инструкцию по экспорту в PDF можно найти выше.
Экспорт всего рабочего пространства
Ваши данные в Notion всегда сохраняются в облаке, но вы также можете экспортировать их все сразу, если вам нужны локальные копии для хранения. Экспорт позволяет загрузить все ваши страницы в формате HTML, Markdown или CSV (для баз данных), а также все загруженные вами файлы/изображения.
Если вы пользуетесь планом Enterprise Plan, вы можете экспортировать свое рабочее пространство в виде PDF-файлов, что может быть полезно для резервного копирования в соответствии с требованиями законодательства.
- Перейдите в раздел Settings & Members ( Настройки и участники ) в верхней части левой боковой панели.
- Выберите Settings ( Настройки ) в боковой панели этого окна.
- Прокрутите вниз и нажмите кнопку
Export all workspace content( Экспортировать все содержимое рабочего пространства ). - Вы получите электронное письмо от Notion Export all workspace content со ссылкой для загрузки файла(ов). Срок действия ссылки истечет через 7 дней.
Примечание: Экспортировать все рабочее пространство можно только на настольном компьютере или в браузере, но не на мобильном устройстве.
Вопросы и ответы
Я не вижу опции экспорта в моем ••• меню. В чем дело?
Если вы являетесь участником рабочего пространства плана Enterprise, экспорт может быть отключен для вашего рабочего пространства. Администраторы могут отключить эту опцию на вкладке Security & identity ( Безопасность и идентификация ) в разделе Settings & Members ( Настройки и участники ), чтобы сохранить данные рабочего пространства внутри.
Экспорт может быть отключен для вашего рабочего пространства. Администраторы могут отключить эту опцию на вкладке Security & SAML в Settings & Members, чтобы сохранить данные рабочего пространства внутри.
Если файл очень большой (в зависимости от количества включенных в него подстраниц), мы можем отправить вам электронное письмо со ссылкой для загрузки, а не начинать загрузку автоматически. Это не всегда так. Письмо не будет отправлено, если вы смогли сразу скачать файл.
Была ли эта статья полезной?
Да
5
Нет
11
Notion is an all-in-one productivity solution for writing, planning, knowledge management, data management, team collaboration, among others things.
Notion is one of the most advanced and useful database tools available today. Notion allows you to create two types of databases: Full-page database or In-line database (which means a database component like a table in the middle of a text or other document). Also, there are five important types of databases you can create on Notion, they are list, gallery, table, boards, and calendar.
More and more users transitioning from Google Sheets and Microsoft Excel to Notion due to its flexibility and customization capabilities. If you have decided to move your databases to Notion, but don’t know-how. Here in this post, we are going to show how to import your Google sheets and Excel (.xslx or .xls) files into Notion tables.
Importing a Google Sheet or Excel File into Notion
Notion is a great online database platform that can be used by both individuals and professionals.
Notion allows you to import data from the following file types:
- Plaintext (.txt)
- Markdown (.md or .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
You can also import data from various applications into Notion.
Besides these, you can also embed Google sheets into Notion. But the problem with embedding Google Sheets is when you lose access to the file or the file is deleted on Google drive or if the URL breaks, the embedding will also break.
The best way to import an Excel file or a Google sheet is to convert them into a CSV (.csv) file first and upload them into Notion.
How to Import an Excel File into Notion
Since Notion doesn’t support .xslx (Excel) files, you need to export them into a .csv file and then upload/import them into Notion.
First, open the Excel workbook that you want to import into Notion. Then go to the ‘File’ tab to open Excel backstage view and select ‘Save As’.
In the Save As page, select ‘CSV UTF-8 (Comma delimited)(*.csv)’ as your save as file type. This format also supports Non-English characters and Unicode-8 characters. Or you can choose the simple ‘CSV (Comma Delimited)(.*csv)’ file type which does not support special characters. Both will work fine if your table only contains texts, numbers, and dates.
CSV is a delimited text file that contains a list of data. They are often used for importing and exporting data in applications.
Then, click the ‘Save’ button. If you have only one sheet in the workbook, it will be saved right away. Or if you have multiple sheets in the workbook, Excel will show you this warning message, saying click ‘OK’ to save only the active sheet as a CSV file and if you have multiple sheets, save them individually with different names.
Once you saved your data as a CSV file, open your Notion application or open Notion on your browser. Then, open the notion page where you want to import the CSV file and click ‘Import’ in the left panel as shown below.
The Import dialog window will open-up. Choose ‘CSV’ option in the dialog box.
Now, navigate to the folder containing your CSV file in the file chooser, select it and then, click ‘Open’.
The CSV file will be imported into Notion and your Excel data will appear as a table.
Changing Property Type in Notion
Once the data has been successfully imported, there’s one more thing you need to do that is checking if the property types (data types) of each column match the data. Most of the time you’ll get the correct data types, but sometimes data will come into Notion as texts. For example, if you import currency data or unrecognized Date format, etc., it will come as text.
So when that happens, you will need to convert your columns to the appropriate property type. You can find out you’re column’s data type by looking at the icon before the column title. If you have texts, it will be a paragraph icon, calendar icon for dates and hash sign for numbers, and so on.
As you can see below when we imported this table from an Excel file, the ‘Fee’ column with currency values is formatted as a text column. Now we need to change the property type (data type) of the ‘Fee’ column to number.
To do that click on the column title and you’ll get a drop-down. In that, click ‘Text’ under Property Type and choose the appropriate data type (Number).
Now, we converted the values but we lost the currency format. Don’t worry it’s easy to add. To convert the number to a specific format, just hover your cursor over one of the values of the column and you will see a 123 button.
Click on the 123 button and choose your preferred number format from the list.
Now, the number values in the Fee column are formatted as currency.
How to Import a Google Sheet into Notion
To import Google sheets into Notion, you need to download the spreadsheet as a CSV file first.
To download Google sheets, open the Google spreadsheet that you want to import and click the ‘File’ menu in the menu bar. In the drop-down, expand the ‘Download’ option and choose ‘Comma-separated values (.csv, current sheet)’ to download the file as a CSV file.
Next, open the notion page where you want to import the CSV file and click ‘Import’ in the lower part of the left sidebar.
Select your file from the File chooser and click ‘Open’ to import that CSV file into Notion.
Now, your Google sheet is imported into Notion and displayed as a table.
Appending an Excel File or a Google Sheet to a Notion Database
Instead of importing data into a new Notion table, you can merge contents from an Excel file or Google sheet into an existing Notion table. Remember you can only do this with full-page tables, not in-line tables.
But first, you need to make sure that both your Excel/Google Sheet table and your Notion table have common column names (for example, both should have “First name”, “Last name”, “Date” etc. columns).
First, export your Excel/Google sheets worksheet into a CSV file as we did for importing Excel/Google sheets into Notion.
Next, open the Notion page containing the table you want to merge with and click on the horizontal ellipsis (…) in the upper-right corner of the Notion window.
Then, navigate to the folder containing your exported CSV file in File explorer and select it. And click ‘Open’ to merge the file.
Now the CSV file is merged (appended) with your Notion table and its contents will be added to the end of the existing Notion table (see below).
That’s how you import Excel and Google sheets databases into Notion.
Notion is all about databases. The ability to create and manipulate databases in Notion really is Notion’s superpower. CSV (commas separated values) files are the base file format that spreadsheet applications (like Microsoft Excel and Google Sheets) and database applications (like Notion) can both read. Sometimes you might want to:
- Import a CSV file into a Notion Page
- Append a CSV file to an existing Notion table
- Export a Notion database to a CSV file
Before we get started with the tutorial, if you are looking to learn more about apps like Notion, Todoist, Evernote, Google Docs, or just how to be more productive (like Keep Productive’s awesome Notion course), you should really check out SkillShare. Skillshare is an online learning platform with courses on pretty much anything you want to learn. To learn more about Skillshare and its vast library of courses and get 30% off, click the link below:
SkillShare – Online Learning Platform
Importing a CSV File into Notion
Importing a CSV file into Notion is straight-forward. To import a CSV file into Notion, do the following:
Open the page you want to import the CSV file to. Click the “Import” button in the lower part of the left panel as shown in the screenshot above.
The import dialog box will appear. Click on the “CSV” option.
Navigate to the folder containing your CSV file and select it. Click “Open” to import the CSV file into the Notion page.
You should now see your CSV file in Notion as a database table.
One of the things you will need to check is the property types for each of your columns. For example, in my example, I have a column that holds a date (creatively called “Date” in my csv/database). You will likely want to convert your columns to the appropriate property type (in this case, the date property type).
As you can see from the screenshot above, once I changed the property type to Date, Notion recognized the entries as dates and formatted them accordingly.
Appending a CSV File to a Notion Database
There will be times where you may want to add content from a CSV file you have into an existing Notion database/table. Notion supports this functionality for full-page databases. Before you do this, make sure both your CSV file and your Notion database have a common column (i.e. both have a “last name” column as an example).
Let’s get started. Open the page containing your database and click on the ellipsis (…) in the upper-right hand corner of the Notion window.
Navigate to the folder containing your CSV file, select it and click “Open.”
Your CSV file will be appended to your Notion database table.
Exporting a Notion Database as a CSV File
Sometimes you might be want to export your Notion database, either to back it up or to manipulate the data in a spreadsheet application like Microsoft Excel, Google Sheets or Apple Numbers.
To export your Notion database/table, do the following:
Open the page that contains your database/table. Click on the ellipsis (…) button in the upper-right hand corner of the Notion window. Select the “Export” option.
Choose the export format “Markdown & CSV” from the drop-down menu. If you want each row of the database to be in its own separate file, toggle on the “Include subpages” option. If you just want one csv file containing all the rows, leave it off.
Give your exported file a name and click “Save.” Notion exports your csv file(s) as a zip file.
Your zip file should appear on your computer.
To open your CSV, open the zip file and then the CSV file.
All of the data from your Notion database should be present in your CSV file.
Summary
Working with databases is the most powerful aspect of Notion. The ability to store, sort and manipulate data separates Notion from the pack. CSV files are a great way of both getting information into and out of Notion databases. I hope this tutorial was helpful to you. Good luck!
Want More Tips and Tricks? Subscribe to our Newsletter!
If you haven’t already subscribed, please subscribe to The Productive Engineer newsletter. It is filled with tips and tricks on how to get the most out of the productivity apps you use every day. We hate spam as much as you do and promise only to send you stuff we think will help you get things done.
Check Out Our YouTube Channel!
We have a YouTube channel now and we are working hard to fill it with tips, tricks, how-tos, and tutorials. Click the link below to check it out!
link to our YouTube page
Check out our Resources page
Check out our resources page for the products and services we use every day to get things done or make our lives a little easier at the link below:
Link to the resources page