Microsoft Excel has been around for decades. And though many other, more robust spreadsheets entered the market over the years, it is still the most widely used spreadsheet across the corporate world in both US and Europe. Featuring calculation, graphing tools, pivot tables, and a macro programming language called Visual Basic, it really offers everything an analyst may need in their daily work. To sum it up, more likely than not you will work with Excel in your new job, and they may ask you about your skills with the program in your interview.
Let’s have a look at 7 sample answers to the question, for different levels of experience with MS Excel, and different interview scenarios. Do not forget to read also my notes below the answers, to learn what exactly you should focus on, and what mistakes you should avoid, while describing your experience with this widespread software from Microsoft.
- I’ve been working with it daily in my last job of a market research analyst. I had my master spreadsheet, with over 50 sheets inside, everything well organized, and basically on the beginning of each day I opened the spreadsheet and didn’t close it until I leave the work. I used mostly basic mathematical and statistical functionality, and I sometimes created graphs for weekly team meetings. Feeling confident with the software, I have no doubt it will help me a lot in my new job as well.
- It’s been some time since I worked with MS Excel regularly. Sure enough, I used it often at school, for basic calculations and for the purpose of making illustrated charts for school presentations. I think it is a great software, really intuitive, and easy to use, because it has similar user interface as other programs from Microsoft, such as MS Word, which I am using more frequently. To sum it up, I may need a day or two to polish my skills with MS Excel, to recall this or that functionality. But I won’t struggle working with it in the job, that’s for sure.
- Well, I’ve been working mostly with Open Office, which is a free alternative to MS Office. I do not know if you have some experience with Calc from Open Office, but the user interface and functionality is almost identical to MS Excel. That’s why I am fairly confident to handle the same things in MS Excel, including mathematical and statistical calculations, and even creating macros, to simplify my work.
- I would describe my experience as basic. Speaking honestly, I did not have a need to work with MS Excel since leaving high school. It just wasn’t required in the jobs I had. Having said that, I am quite tech savvy, and can typically find my way around any computer software in no time. What’s more, nowadays you can find tutorials on YouTube for everything. When I do not know how to proceed with any task on a computer, I just go to YouTube, type in the right keywords, watch the tutorial, and follow the steps. It’s been working like a charm up to this point, and I see no reason why it should not work with MS Excel.
* May also interest you: Answers to 15 most common interview questions.
- Instead of describing it, let’s have a look at my portfolio. Here you can see my outputs from MS Excel, this chart for example, illustrating the distribution of sales of XZY car model among different demographic groups. As you can see, I can work with the software, I’ve been using it almost daily in my former job, and I should not struggle with any task you assign me to do in the software.
- It’s been a love affair from day one. I really enjoy the intuitive user interface, the automated suggestions the software gives you when you try to write some formula, the variety of statistical functions it offers, and how even an average mathematician, someone without an advanced degree in the field, can perform some advanced statistical calculations with the help of the software. When you ask about MS Excel in the interview, I really hope it means you use it in your company. Because I cannot imagine working with any other spreadsheet really, considering the advantages of Microsoft Excel.
- There’s nothing to describe really, because I have never worked with Microsoft Excel. I know about the program, and how widespread it is, but being an Apple user all my life, I have worked with iWork Suite instead. However, I believe that I can adapt to new conditions in the workplace. If you use MS Excel here, I am definitely willing do dig deep and try my best to learn to work with it in shortest possible time. At the end of the day, it shouldn’t be much different from iWork Suite…
* Do not forget to check also: Why should we hire you? Sample answers to the dreaded interview question.
Practical test of your skills with MS Excel
Talking about your experience with a software program is one thing, demonstrating the experience in a practical test another. If you will spend most of your days in work glued to a computer screen, with MS Excel open on your desktop, there is a decent chance they will test your skills with a short practical test.
Needless to say, you typically do not have to achieve a perfect score in the test. They will set some threshold, let’s say 75%, and everyone who scores 75% or more in the test will be considered as a candidate for the job (will progress to other rounds of the interviews).
Bearing this in mind, I suggest you to be modest when it comes to your skills with Microsoft Excel. It isn’t a bad idea admitting that you may need a week or two to polish your skills, and watch a couple of tutorials on YouTube, to really get into the grove and work efficiently with the software.
Because the worst thing that can happen to you is when your test results do not correspond with your words in the interview. For example, if you claimed to be an expert user of MS Excel, and then struggled to score 70% in the test, the hiring managers might easily start doubting the authenticity of all your interview answers. And that would mark an end to your chances in the interview…
* Special Tip: You will face many more difficult questions in your interview than the one about your experiences with MS Excel. They may ask you questions about prioritization, dealing with pressure, solving problems, and other tricky scenarios that happen in the workplace. If you want to make sure that you stand out with your answers and outclass your competitors, have a look at our Interview Success Package. Up to 10 premium answers to 31 tricky scenario based questions (+ more) will make your life much easier in the interviews. Thank you for checking it out!
To see something once is better than to hear about it a thousand times
You may have some interesting exports from Microsoft Excel in your laptop, either from your last job, or even from school. Perhaps you exported some graphs, or even still have in your laptop sheets with analyzed data from your last corporate position.
In such a case, it isn’t bad idea opening your laptop (if you took it to the interview with you, which is always a good idea), and showing the sheets and charts to the hiring managers. Describe them what exactly you did, what functions in Microsoft Excel you used to come to this and that conclusion, and how it helped you in your work.
Once they see on your screen what you have already done with MS Excel, they won’t have any reason to doubt your skills with the software. What’s more, they may even decide to skip the practical test with you, which will be a nice bonus of a great interview answer…
Ready to answer this one? I hope so! Do not forget to check also 7 sample answers to other tricky interview questions:
- What makes you uncomfortable?
- Describe your experience working with MS Word.
- Describe your experience using a computer.
- Author
- Recent Posts
Matthew has been working in international recruitment since 2008. He helps job seekers from all walks of life to pursue their career goals, and to prepare for their interviews. He is the founder of InterviewPenguin.com website.
Latest posts by Matthew Chulaw (see all)
Программа Microsoft Excel или просто Excel – это табличный редактор, редактор таблиц, который входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Кроме того, в этот пакет входит также текстовый редактор Microsoft Word, либо просто Word. В обеих программах – Excel и Word – есть инструменты для работы с таблицами. Давайте разберемся, что у этих инструментов общего и в чем между ними принципиальная разница.
Содержание:
1. Таблицы в Word и в Excel
2. Зачем нужны таблицы
3. Создаем таблицу в Word
4. Выделяем и переносим часть таблицы в Ворде
5. Вытаскиваем текст из таблицы в Ворде
6. Ограничения в использовании таблиц Word
7. Заглянем в электронные таблицы Excel
8. Ввод текста и номера телефона с «+» в Excel
9. Пример: Сцепить текст в Excel
10. Что такое формулы в Excel
11. Как сцепить текст в Excel с пробелами
12. Что же лучше: Word или Excel?
Таблицы есть в Word и в Excel
С помощью программы Excel легко и удобно создавать таблицы самой различной степени сложности – от простейших таблиц до сложнейших баз данных с огромным количеством связанных между собой данных: цифр, выражений, формул, слов, описаний и т.п.
Excel по-русски звучит как «эксель», кто-то ставит ударение на первый слог, кто-то на второй – по большому счету нет особой разницы и нет «правильного» произношения этого слова.
В других операционных системах (не Windows) тоже есть либо аналоги Excel. По большому счету так никто и не смог сделать табличный редактор лучше, чем сделала компания Microsoft. Хотя ввиду очень больших возможностей, заложенных в программу Excel, пользователям компьютеров, особенно начинающим пользователям, порой трудно даже начать работу с экселем, не говоря уже об углубленном изучении и применении Excel на практике.
Однако с таблицами может работать и широко распространенный текстовый редактор Microsoft Word. Так чем же отличаются ворд и эксель при работе с таблицами? Зачем нам предоставлены возможности работать с таблицами сразу в двух разных редакторах? Зачем нужен отдельно табличный редактор Excel, если с помощью Word тоже можно создавать и редактировать таблицы?
Так давайте попробуем разобраться, что же это такое – Word и Excel при работе с таблицами.
Зачем нужны таблицы
Таблицы. Зачем они вообще нужны? Можно по-разному выражать свои мысли, давать различные описания тех или иных событий, явлений. В первую очередь стараются это сделать словами, текстом. Это понятно. Для ввода текстов, для редактирования текстов можно успешно пользоваться программой от Microsoft – это текстовый редактор MS Word. (Напомню, MS – это сокращение MicroSoft).
Но в тех случаях, когда нужно показать какую-либо связь между разными событиями, явлениями, данными, удобным способом выражения мыслей становится таблица.
Таблица – это набор строк и столбцов. Располагая данные в отдельных клетках таблицы, мы с одной стороны как бы разделяем данные «по своим местам», с другой стороны мы как бы показываем некую связь между этими данными.
Например, если попробовать создать список учеников класса: фамилия ученика, имя, отчество, номер его мобильного телефона, дата рождения и т.п., то сделать это простым текстом не совсем удобно. Неудобно будет пользоваться в дальнейшем подобным списком:
- Иванов Иван Сергеевич 24.03.2005 +7 111 1234569
- Петрова Юлия Степановна 16.06.2005 +7 111 1234574
- и т.д.
Попробуйте выделить из такого списка, скажем, только даты рождения или номера телефонов, или фамилии? Да, посмотреть на этот список можно, почти все сразу понятно без объяснений. Но, повторюсь, пользоваться отдельными данными из такого списка будет сложно.
Вот тут на помощь может прийти таблица.
Как создать таблицу в Word
Прежде чем запускать специально созданный для работы с таблицами редактор Excel с его непростыми, скажем прямо, таблицами, вспомним про то, что и в текстовом редакторе Microsoft Word тоже есть таблицы. Поэтому для начала нужно попробовать создать таблицу в Word.
Для представленного выше списка из 2-х учеников потребуется создать в редакторе MS Word таблицу из 3-х строк (учеников у нас в списке пока двое, а самую первую строку таблицы мы используем для заголовков столбцов), и из 5-и столбцов для ввода в них следующих данных:
- фамилия ученика
- имя ученика
- отчество ученика
- дата рождения ученика
- телефон ученика.
Приступаем. Откроем текстовый редактор Ворд. Введем в первой строке заголовок нашей таблицы, например, «Список учащихся 8В класса».
- Затем поставим курсор на вторую строку,
- откроем вкладку «Вставка» (1 на рис. 1),
- кликнем по иконке «Таблица» (2 на рис. 1) и
- выберем строку меню «Вставить таблицу» (3 на рис. 1).
Рис. 1 (кликните по рисунку для увеличения). Создание новой таблицы в редакторе Word.
В открывшемся служебном окне «Вставка таблицы»
- указываем «Число столбцов» 5 (1 на рис. 2) и
- «Число строк» 3 (2 на рис. 2) ,
- далее жмем на кнопку «ОК» (3 на рис. 2).
Рис. 2. Описание вставляемой таблицы (указание числа столбцов и строк) в редакторе Ворд.
Таблица успешно вставляется и имеет вид, как показано на рис. 3.
Рис. 3 (кликните по рисунку для увеличения). Вставленная пока еще пустая таблица из 3-х строк и 5-и столбцов в редакторе Microsoft Word.
После чего заполняем таблицу: заносим данные во все клеточки таблицы. В первую строку вводим заголовки таблицы, размещаем их по центру, и выделяем полужирным шрифтом.
В оставшиеся 2 строки таблицы заносим данные ученика по фамилии Иванов и ученицы по фамилии Петрова (рис. 4).
Рис. 4 (кликните по рисунку для увеличения). Заполненная таблица, сделанная в редакторе Ворд.
Теперь данные размещены в таблице. Это не только красивее, чем просто список, но еще и удобно. В первой колонке таблицы теперь стоят только фамилии учеников, во второй – имена, в третьей – отчества и так далее.
Как выделить и перенести часть таблицы в Ворде
Данные в таблице у нас теперь, как говорят, структурированы. А значит, их легко найти, выделить, куда-то перенести отдельно.
Скажем, нам нужны только фамилии учеников. Выделяем данные из первого столбца таблицы. Для этого помещаем курсор мышки в клетку, которая будет второй по вертикали в первой колонке таблицы – на фамилию «Иванов». Нажимаем на левую кнопку мышки и, не отпуская ее, перемещаем курсор мышки в третью строку таблицы. То есть как бы «проводим» мышкой по клеткам таблицы, где занесены фамилии учеников. Результат такого выделения показан на рис. 5.
Рис. 5 (кликните по рисунку для увеличения). Выделение одной колонки таблицы в редакторе MS Word.
Затем копируем эти данные в буфер обмена (клик мышкой на кнопку «Копировать» — 1 на рис. 6).
Рис. 6 (кликните по рисунку для увеличения). Копирование выделенной части таблицы в буфер обмена в редакторе Microsoft Word.
После копирования части таблицы в буфер обмена давайте установим курсор под таблицей не прямо на следующей строке, а через одну строку (выделено синим цветом – 1 на рис. 7), и кликнем по кнопке «Вставить» (2 на рис. 7).
Рис. 7 (кликните по рисунку для увеличения). Подготовка к вставке части таблицы в другое место текста в редакторе Word.
Часть таблицы, а именно – фамилии учеников – вставится ниже под основной таблицей (рис. 8).
Рис. 8 (кликните по рисунку для увеличения). Часть таблицы (фамилии учеников) воспроизведена в другом месте текста в редакторе Ворд.
Как вытащить текст из таблицы в Ворде
Теперь с той частью таблицы, куда вынесены только фамилии учеников, можно отдельно что-либо делать, не затрагивая основную таблицу. Например, давайте «вытащим» эти 2 фамилии из таблицы, сделаем фамилии не в виде таблицы, а в виде обычного текста. Данная процедура называется «преобразование таблицы в текст».
Зачем нужно преобразовывать табличные данные в текст? Скажем, чтобы эти фамилии куда-то вставить, в другой текст. Пока данные стоят в клетках таблицы, они находятся как бы на своих местах, то есть, данные «привязаны» к месту. А чтобы данные «отвязать», преобразуем таблицу в текст. После этого данные уже не будут жестко стоять на своих позициях в таблице, их можно будет перетаскивать, делать с данными таблицы все, что можно делать с обычными текстами.
Чтобы вытащить текст из таблицы в Ворде:
- нужно сначала выделить таблицу. Для этого проведем слева от нее курсором мышки при нажатой левой кнопке – таблица «посинеет», это показано цифрой 1 на рис. 9.
- А затем на вкладке «Макет» (2 на рис. 9) нужно кликнуть по пункту меню «Преобразовать в текст» (3 на рис. 9).
Рис. 9 (кликните по рисунку для увеличения). Подготовка к преобразованию таблицы с фамилиями учеников в текст в редакторе Word.
В служебном окне «Преобразование текста», которое появится после выбора пункта меню «Преобразовать в текст», нужно будет подтвердить параметры, предложенные по умолчанию. То есть, нужно будет кликнуть по кнопке «ОК» в окне «Преобразовать текст», больше ничего в этом окне не меняя (рис. 10)
Рис. 10. Подтверждение параметров преобразования таблицы в текст в редакторе Microsoft Word.
Результатом такой последовательности действий станет таблица, преобразованная в текст. То есть вместо таблицы с двумя фамилиями 2-х учеников получился текст на 2-х строках: в первой строке будет стоять фамилия первого ученика, во второй строке – фамилия второго ученика (рис. 11).
Рис. 11 (кликните по рисунку для увеличения). Табличные данные преобразованы в обычный текст, пригодный для последующего редактирования в Ворде.
Показанный пример демонстрирует, как можно использовать данные из таблиц в редакторе Word. Понятно, что это далеко не полный перечень всех возможностей. И таких возможностей огромное число, все не пересказать.
Ограничения в применении таблиц в Ворде
В текстовом редакторе Word имеются огромные возможности по созданию и редактированию таблиц. Невозможно в рамках данной статьи даже на 5% показать все имеющиеся возможности. Но все-таки у таблиц в текстовом редакторе есть существенные ограничения.
Например, нам нужна таблица с большим числом колонок. Предположим, для списка наших учеников нам нужны не только их фамилия, имя, отчество, дата рождения и телефон, но и данные родителей (ФИО, телефон), адрес места жительства, сведения об успеваемости ученика по различным предметам и т.п. Это больше 15-и колонок получается!
И как это будет выглядеть в табличном виде текстового редактора Ворд? Смотрим на рис. 12, там приведены 2 вида пустых не заполненных таблиц: с 15-ю и с 30-ю колонками. Неужели в такие маленькие по ширине колонки можно что-то записать, а потом еще и прочитать?!
Рис. 12 (кликните по рисунку для увеличения). Вид пустых таблиц с 15-ю и 30-ю колонками в текстовом редакторе Microsoft Word.
А если строк в таблице будет, скажем, пятьсот или тысяча? Даже не хочется такой рисунок делать, слишком большим он будет, не поместится в статью.
И дело не только в размерах. Дело еще и в том, как обработать такой большой массив информации? Да никак – вот ответ. Вручную это сделать не представляется возможным. А сделать это автоматически – нет для этого специальных средств в Ворде, или эти средства довольно ограничены по своим возможностям.
В редакторе Word таблицы применяются не для обработки данных, хоть выше и показаны некоторые приемы по «вытаскиванию» и обработке отдельных клеточек таблиц. В текстовом редакторе таблицы применяются «для красоты», для удобного и приятного воспроизведения и восприятия размещенной информации, для наглядности.
А как только встает задача обработки данных из таблиц, поиска информации в таблицах, преобразования информации, занесенной в табличную форму – тут уже без табличного редактора Excel трудно будет обойтись.
Первый взгляд на электронные таблицы Excel
Именно табличный редактор Excel был создан не только для записи информации в табличном виде, но и для обработки этой информации максимально удобными способами. Поэтому таблицы Excel называют также умными, либо электронными. Давайте рассмотрим некоторые примеры.
Для начала откроем редактор Excel. Перед нами будет пустая таблица, иначе называемая в экселе «лист». То есть мы видим пустой лист, который уже изначально выглядит как таблица с колонками и строками (рис. 13).
Рис. 13. Пустой лист таблицы Excel.
На пустом листе каждая строка таблицы имеет свой номер – это цифры от 1 до 7 (1 на рис. 13). Также видно, что колонки таблицы имеют имена (не цифры) – это латинские буквы от A до G (на рисунке немного «проглядывает» колонка с именем H) (2 на рис. 13). Соответственно, каждая клетка такой таблицы имеет свое уникальное имя. Например, клетка, где сейчас стоит курсор (он выглядит как прямоугольник, величиной с клетку) именуется B2.
Пытливый читатель скажет, мол, эка невидаль, таблица размером 7 на 7, а говорили про огромные по размеру таблицы. Соглашусь, но не совсем. Мы сейчас видим только часть пустого листа Excel. Достаточно подвигать вправо-влево горизонтальный движок (3 на рис. 13) или вверх-вниз вертикальный движок (4 на рис. 13), как перед нами появятся остальные клетки (строки, столбцы) таблицы. Фактически, мы имеем дело с бесконечной таблицей! Попробуйте «долистать» до ее границы! Получилось?!
Ввод текста в Excel
Давайте заполним пустой лист, то есть, занесем в него данные. Какие? Да тех же 2-х учеников для начала, именно тех, кого мы уже заносили в таблицу в текстовом редакторе Word.
Данные вводятся следующим образом. Курсор (прямоугольник, размером с клетку таблицы) устанавливаем на нужную клетку таблицы с помощью клика левой кнопкой мышки. Затем с помощью клавиатуры вводим данные, предназначенные для выделенной (обозначенной) клеточки таблицы.
Курсор на рис. 13 у нас стоит на клеточке B2. Вот именно в эту клетку введем фамилию «Иванов», фамилию первого ученика. Получится следующая картинка (рис. 14).
Рис. 14. Ввод данных в клетку B2 таблицы Excel.
Затем нажмем на клавишу «Enter», завершая этим нажатием ввод данных. Курсор автоматически переместится на клетку, расположенную ниже – на клетку B3 таблицы Excel. В эту клеточку мы вводим фамилию второго ученика «Петрова». И опять нажимаем на «Enter», завершая тем самым ввод данных в клетку таблицы (рис. 15).
Рис. 15. Итоги ввода данных в клетки таблицы B2 и B3 в электронных таблицах Excel.
И теперь аналогично заполняем клетки таблицы C2, C3, D2, D3, E2, E3, F2, F3.
Ввод номера телефона со знаком «+» в Excel
Некоторые трудности испытаем при вводе номеров телефонов. Если в начале клетки ввести знак «+», то Эксель воспринимает его как символ сложения, поэтому итоги ввода будут искажены. Чтобы этого не произошло, нам надо указать редактору Excel, что мы не собираемся ничего складывать. Нам нужно просто ввести данные, «как они есть».
Для указания, что любые данные нужно вводить без искажений, просто как текст, тогда перед плюсом (или перед любым другим первым символом) нужно ввести знак апострофа «’». Этот знак находится там же, где клавиша с русской буквой «э», но только для ввода апострофа нужно клавиатуру переключить на английский язык, на английскую раскладку.
В итоге, если постараться, получится следующая таблица с введенными в нее данными на 2-х учеников (рис. 16):
Рис. 16. Таблица Excel с введенными в нее данными на 2-х учеников.
На этом «тяжкий», ручной труд по заполнению таблицы, в общем-то, завершен. Это, повторюсь, самая трудная и долгая часть – ввести исходные данные. Кстати, данные можно вводить не вручную, а из того же текстового редактора Word путем копирования таблицы Word в буфер обмена и заполнения таблицы в табличном редакторе Excel. Но пока остановимся на том, что у нас получилось – на ручном вводе данных.
Для пытливых читателей также могу предложить ввести данные в клетки B1, C1, D1, E1 и F1 – это будут заголовки столбцов таблицы. Затем эти клетки можно выделить, продвинув по ним курсор мышки (клетки станут синими), и затем сделать в этих клетках шрифт полужирным, чтобы получились настоящие заголовки (рис. 17).
Рис. 17. Таблица экселя с заголовками столбцов и с введенными в нее данными на 2-х учеников.
Кто не смог ввести данные в заголовке таблицы или не смог выделить их полужирным шрифтом, не страшно. Нам для дальнейшего изучения возможностей экселя заголовки столбцов не нужны, они нужны лишь «для красоты», не более того.
Пример, как сцепить текст в Excel
Вот теперь, когда таблица с данными на 2-х учеников у нас заполнена, давайте посмотрим, как введенные данные можно обрабатывать, используя практически неограниченные возможности электронных таблиц Excel.
Для этого поместим курсор (прямоугольник, размером с клетку таблицы), скажем в клетку B5 созданной таблицы. Здесь мы и будем «экспериментировать».
Для начала давайте попробуем в эту клетку B5 записать, скажем, фамилию, имя и отчество ученика по фамилии «Иванов». Для этого нам нужно сделать так, чтобы в клетку B5 автоматически, я подчеркиваю, не вручную, а автоматически, записались данные сразу из 3-х клеток таблицы: B2, С2 и D2. Значит, нам надо указать экселю именно такое правило: запиши в клетку B5 сначала данные из клетки B2, затем присоедини к результату данные из клетки C2, и затем добавь данные из клетки D2.
По-русски команда понятная. Но Excel не понимает русский, как, впрочем, и английский, китайский, японский и прочие языки. Эксель понимает свои команды, заложенные в нем. Нам же нужно знать эти команды, и уметь их применять. Вообще-то это и называется «программирование».
Функция СЦЕПИТЬ ячейки в Excel
Итак, займемся немного программированием в Excel. Чтобы задать вышеназванную команду, нам потребуется применить функцию СЦЕПИТЬ. Эта функция экселя позволяет сцепить, соединить данные из нескольких клеточек таблицы. В рассматриваемом варианте выглядит данная функция следующим образом: СЦЕПИТЬ(B2;C2;D2). Интуитивно понятно, не так ли? В скобках сразу после наименования функции СЦЕПИТЬ (без пробела после слова СЦЕПИТЬ – это важно!) перечислены клетки таблицы, которые нужно соединить.
Давайте так и запишем в клетку B5 (рис. 18). При записи нужно следить, чтобы СЦЕПИТЬ было написано на русской клавиатуре русскими буквами, а вот перечень клеток, подлежащих сцеплению, был написан английскими буквами, так как клетки именуются латинскими (английскими) буквами и цифрами.
Рис. 18. Введенная функция СЦЕПИТЬ в клетку B5 таблицы MS Excel.
Что такое формулы в Excel на примере СЦЕПИТЬ
Ну и что? Ведь ничего не произошло. Функцию мы ввели, а где результат? Дело в том, что функция сама по себе не работает, функцию нужно подставить в формулу. Работают формулы.
Формулы в Excel обычно начинаются со знака равенства, со знака «=» (без кавычек, разумеется). Это как при вводе номера телефона в клеточки F2 и F3 нам пришлось вводить символ апострофа «’», чтобы пояснить, что вводить нужно так, как написано. Так и тут, при вводе функции нужно перед функцией поставить знак равенства, подсказав тем самым Excel, что мы намерены ввести не просто данные в клетку таблицы, а формулу.
Добавим знак равенства перед словом СЦЕПИТЬ (без пробелов). Для этого поставим курсор экселя в клетку B5, кликнем один раз левой кнопкой мышки по клетке B5, установим указатель мышки перед буквой «С» слова СЦЕПИТЬ (для чего снова кликнем, причем, два раза по левой кнопке мышки, оставив курсор на клетке B5, и переместим появившийся знак курсора для ввода текста перед буквой «С»). И тут перед «С» введем знак равенства, знак «=» без кавычек (рис. 19).
Рис. 19. Формула, начинающаяся со знака равенства, введенная в клетку B5 Excel
Теперь четко видно, что введена формула. Откуда это ясно? Потому что клетки таблицы, на которые ссылается формула, по периметру окрасились в разные цвета (синий, зеленый, фиолетовый). А в самой формуле ссылки на клетки таблицы тоже окрасились ровно в такие же цвета. Наглядно, не правда ли?
Осталось нажать на клавишу «Enter», завершая таким образом ввод формулы в клетку B5. Нажимаем «Enter», и теперь видим в клетке B5 не формулу с функцией, а уже результат выполнения формулы (рис. 20). Мы видим фамилию, имя и отчество ученика вместе и рядом!
Рис. 20. Результат выполнения введенной в клетку B5 формулы «Сцепить».
Как сцепить текст в Excel с пробелами
Итак, мы смогли соединить в одной клетке таблицы эксель данные сразу из трех клеток таблицы. Все, конечно, хорошо, если бы не мелочь. У нас нет пробелов между фамилией ученика, его именем и отчеством. Все напечаталось слитно. Это не очень здорово.
Нужно как-то исправить введенную формулу и функцию. Чтобы получить результат «ИвановИванСергеевич» мы сцепили данные из клеток B2, C2 и D2. А нужно было сцепить B2 с символом пробела (в экселе вводимые символы нужно брать в кавычки, то есть пробел будет выглядеть в формуле как “ “ – знак пробела, который заключен между кавычками). Затем нужно всю эту конструкцию сцепить с клеточкой C2, снова «прицепить» пробел, и опять все это соединить с данными из клетки D2.
«Правильная» формула должны выглядеть следующим образом: =СЦЕПИТЬ(B2;” “;C2;” “;D2)
Как исправить введенную ранее формулу в клетке B5? Для этого имеется два варианта, как минимум:
- двойной клик левой кнопкой мышки по клетке B5, и тогда откроется возможность исправить формулу прямо в клетке B5 – этот вариант реже применяется в редакторе таблиц Excel;
- либо одинарный клик по клетке B5, установка курсора мышки в строку для редактирования формулы (1 на рис. 21) и редактирование формулы в этой строке – данный вариант гораздо чаще применяется пользователями электронных таблиц эксель.
Рис. 21. Исправление в эксельной формуле, введенной в клетку B5.
После внесения исправлений в формуле нажимаем клавишу «Enter». Получаем желаемый результат (рис. 22). Это, конечно, если в формуле не были допущены синтаксические (орфографические) ошибки, если все символы формулы стоят на своих местах. Иначе, формулу нужно править до получения конечного результата.
Рис. 22. Окончательный результат в клетке B5 таблицы после исправления формулы в табличном редакторе Excel.
Поначалу не сразу удается с первого раза ввести правильную формулу. Но отчаиваться не нужно, все приходит с опытом.
Огромные возможности обработки данных в Экселе
Функция СЦЕПИТЬ – это лишь одна из огромного множества функций Экселя. В результате обработки данных, занесенных в нашу небольшую, учебную таблицу, мы можем получить самые разные результаты (1 на рис. 23).
Рис. 23. Некоторые примеры обработки данных учебной таблицы в редакторе Microsoft Excel.
Как сделать подобное, какими нужно (можно) пользоваться формулами и функциями? Об этом подробнее рассмотрим в другой статье.
Что лучше подходит для работы с таблицами: Word или Excel
Какой вывод можно сделать по поводу возможностей Word и Excel для работы с таблицами? Текстовый редактор Word выигрывает перед табличным редактором Excel во внешнем виде (таблички получаются красивыми сразу без особого труда). Однако Ворд проигрывает Экселю в тех возможностях, которые требуются для обработки табличной информации.
У Excel имеются поистине неограниченные возможности переработки табличных данных с помощью замечательных формул и многочисленных функций по обработке таблиц.
Дополнительные материалы:
1. Как убрать рамку вокруг текста и все остальное форматирование
2. Основные понятия Excel и поиск данных в таблице с использованием функции ВПР
3. Как сделать гиперссылку в Word?
Получайте новые статьи по компьютерной грамотности на ваш почтовый ящик:
Необходимо подтвердить подписку в своей почте. Спасибо!
Фактически, в этих строках мы собираемся сосредоточиться на двух наиболее часто используемых в мире решениях за многие годы. Как вы знаете, когда мы говорим о офисном пакете, превосходящем по преимуществу, мы имеем в виду именно Office. Это мощный пакет для повышения производительности, состоящий из большого количества программы и решения. Они отвечают за удовлетворение потребностей большинства пользователей.
Office, пакет производительности для всех типов пользователей
Более того, можно сказать, что программы, входящие в вышеупомянутый офисный пакет, способны работать в любых средах. Таким образом, эти приложения широко распространены в офисах, образовательных настройках или в домах многих людей по всему миру. В зависимости от потребностей каждого пользователи могут выбрать тот или иной вид работы с помощью соответствующего приложения.
Но если есть два из них, которые можно считать наиболее распространенными и используемыми в общих чертах, это Word и Excel. Это правда, что, например, в случае необходимости создать мультимедийную презентацию, мы также можем использовать, например, PowerPoint. Не говоря уже о других широко используемых платформах, таких как Outlook, Один диск, Skype или OneNote. Но если есть что-то, что обычно характеризует Office, то это Word и Excel.
Как большинство из вас, возможно, уже знают из первых рук, первая из упомянутых нами программ — это мощный текстовый процессор. В то же время Excel — это приложение, ориентированное на рабочий с числовыми данными. Однако, в основном благодаря своей функциональности, обе программы идут намного дальше. Оба имеют огромное количество функций, которые были интегрированы с годами и обновлениями. Все это распределено по различным меню и подменю, которые мы находим в соответствующих пользовательских интерфейсах.
Однако в значительной степени из-за его широкого использования во всем мире иногда, особенно менее опытные пользователи, путают оба решения.
Когда предпочтительно использовать Microsoft Word?
Это правда, что и Слово, и Excel две программы, которые являются частью, как мы уже упоминали, офисная одежда программного гиганта Офисы . Однако каждое из этих двух решений ориентировано на определенный тип использования. Также следует признать, что обе программы имеют общие функции, сочетания клавиш, интерфейсы и т. Д .; что может вызвать у некоторых путаницу.
Однако, несмотря на все это, начиная работу, мы должны четко понимать, какое приложение лучше всего нам поможет в данный момент. Начнем с Word, универсального многозадачного текстового процессора, в котором есть множество Функции и элементы для использования. Однако, несмотря на все, что предлагает программа, на самом деле, как мы говорим, она ориентирована на обработку текста. Это правда, что здесь мы можем реализовать таблицы, Графики , фотографии, уравнения, видео , И т.д.
Но мы должны помнить, что все это, о чем мы вам говорили, не более чем элементы, которые используются для обогащения или поддержки центральной работы. И дело в том, что это не что иное, как текст, который мы пишем или редактируем из вышеупомянутой программы. Для всего этого Word сам предлагает нам всевозможные функции, которые позволяют нам работать со словами, абзацами и страницами, которые мы генерируем отсюда.
Также имейте в виду, что благодаря шаблонам, которые предлагает нам Word, мы можем создавать все виды документов, даже с впечатляющими конструкций . Но, несмотря на все это, должно быть очень ясно, что это приложение, в основном ориентированное на обработку текста.
Ситуации, в которых предпочтительнее использовать Microsoft Excel
Скажем, это программа, в которой, как и в предыдущем случае, вы можете писать и редактировать документы по центру текста. Однако, во многом из-за пользовательского интерфейса, этот тип использования в данном случае далеко не самый подходящий. Те из вас, кто когда-либо работал или хотя бы имел доступ к Excel, знают, что его интерфейс целиком покрыт мелкими ячейками. Здесь вы можете вводить все виды данных, включая упомянутые тексты, поскольку их размер можно изменять.
Однако, несмотря на все это, эта программа была разработана таким образом, чтобы мы могли наилучшим образом работать с числовыми данными. Таким образом, мы можем выполнять все виды числовых операций благодаря функциям и формулам, которые мы можем использовать в программе. Таким образом, этот интерфейс, разделенный на тысячи ячеек, облегчает использование и размещение всех видов числовых значений. Здесь, как и в предыдущем случае, мы также можем использовать графику или фотографии среди других элементов. Однако вместе с текстами их следует рассматривать как дополнительные элементы к числам, формулы и операции, которые обычно включаются в листы Excel.
Также имейте в виду, что это программа, подходящая для всех типов пользователей и учетных записей. Под этим мы подразумеваем, что его можно использовать для выполнения простых вычислений, даже для ведения бухгалтерского учета всей компании. Конечно, его использование на продвинутом уровне непросто, как, например, могло произойти с вышеупомянутым случаем Word. И это то, что у нас в Excel огромное количество формул и Функции каждый со своей структурой и форматом.
Таким образом, как мы видим, хотя это две офисные программы, их использование хорошо дифференцировано, хотя есть пользователи, которые продолжают их сбивать с толку. Короче говоря, если мы хотим работать с текстами, как при их создании, так и редактирование , Word — это наиболее частое предложение. Однако, если мы собираемся сосредоточиться на работе с числами, счета , формулы и др .; Excel — это то, что вы ищете.
In Office 2021, you’ll find new co-authoring features, inking tools, data types, functions, translation and editing tools, motion graphics, ease-of-use features, and so much more! Check out what’s available to you today.
Note: Some features listed below are not included in Office LTSC 2021 for commercial customers. Each of those features is noted if it does not apply to Office LTSC 2021 for commercial customers.
Important: If you have a subscription through a Microsoft 365 (or Office 365) plan, that’s separate from Office 2021 or Office LTSC 2021. For example, if you are already using Microsoft 365 or if your organization deployed Microsoft 365 Apps for enterprise (previously named Office 365 ProPlus) to the users in your organization, you don’t need Office 2021 or Office LTSC 2021. You already have all the features that are included in Office 2021 or Office LTSC 2021, along with many more features that aren’t in Office 2021 or Office LTSC 2021.
Co-author documents
With real-time co-authoring, you can work with others in the same document at the same time. There’s no need to send extra notes or emails because everyone will be notified when a file is updated.
New in:
LEARN MORE
Note: Co-authoring is not available in Office LTSC 2021.
Better collaboration with modern comments
Have control of when you send comments to your co-authors and be productive with a consistent commenting experience between Word, Excel, and PowerPoint.
New in:
LEARN MORE
Note: Modern comments is not available in Office LTSC 2021.
Know who’s in your document
See who else is working along with you and where they are in the document. You’ll find this experience in Word, Excel, and PowerPoint.
New in:
Note: This feature is not available in Office LTSC 2021.
Visual refresh
Work with a modernized Start experience and newly refreshed tabs in the ribbon. Experience a clean, clear style with monoline iconography, neutral color palette, and softer window corners. These updates communicate action and provide features with simple visuals.
New in:
Note: Visual refresh is not available in Office LTSC 2021.
Look left, look right… XLOOKUP is here!
Row by row, find anything you need in a table or range with XLOOKUP.
New in:
LEARN MORE
LET function
The LET function assigns names to calculation results. This allows storing intermediate calculations, values, or defining names inside a formula.
New in:
LEARN MORE
XMATCH function
The XMATCH function searches for a specified item in an array or range of cells, and then returns the item’s relative position. You can also use XMATCH to return a value in an array.
New in:
LEARN MORE
Sheet views
Create customized views in an Excel worksheet without disrupting others.
New in:
LEARN MORE
Note: Sheet views are not available in Excel LTSC 2021.
Accessibility ribbon
The Accessibility ribbon puts all the tools you need to create accessible content in one place.
New in:
LEARN MORE
Note: The Accessibility ribbon is not available in Excel LTSC 2021.
New and improved Record Slide Show
Record Slide Show now supports presenter video recording, ink recording and laser pointer recording.
New in:
LEARN MORE
Ink Replay — Slide Animation for Ink object
Now you can apply the new Replay or Rewind animation to ink and get the drawing effect directly in your presentations. You can adjust the timing of these animations to be faster or slower to match the experience you want.
New in:
LEARN MORE
Arrange elements on your slides for screen readers
See the elements in screen-reading order and re-arrange them as necessary to communicate your message effectively.
New in:
LEARN MORE
Link to a slide
Ask a colleague to contribute to your slide deck, and start them directly on the slide you need help with.
New in:
LEARN MORE
Note: Link to a slide is not available in PowerPoint LTSC 2021.
Translator and ink in Outlook
Translate email messages into more than 70 languages on the fly and view the transcript—all within Outlook.
Annotate email images or draw in a separate canvas using your finger, pen, or mouse.
New in:
LEARN MORE
In Outlook, use Instant Search to quickly find emails
Select the search bar (located above the Outlook ribbon) to help find email messages anywhere in Outlook.
New in:
LEARN MORE
Reduce eye strain with Dark Mode
Previously, you could use Word with a dark ribbon and toolbars, but your document color stayed bright white. Now, Dark Mode in Word offers a dark canvas as well.
New in:
LEARN MORE
Improve comprehension with Line Focus
Move through a document in Word, line by line, without distractions. Adjust the focus to put one, three, or five lines in view at a time.
New in:
LEARN MORE
See what’s new in stock media
We’re constantly adding more rich media content to the Microsoft 365 Premium Creative Content collection, a curated library of stock images, icons, and more that helps you express yourself.
New in:
LEARN MORE
Find what you need with Microsoft Search
At the top of your Microsoft 365 apps on Windows you’ll find the new Microsoft Search box. This powerful tool helps you quickly find what you’re looking for, from text to commands to help and more.
New in:
LEARN MORE
Increase the reach of your content
Accessibility Checker keeps an eye on your documents and tells you in the status bar when it finds something you should look at. Try it by clicking Review > Check Accessibility.
New in:
Performance improvements
Experience improved performance, stability, and speed across Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
Get faster calculations from common Excel functions like SUMIF, COUNTIF, and AVERAGEIF.
New in:
Updated Draw tab
Quickly access and change the color of all your inking tools in one place.
Simplify how you work with ink using new Draw tab additions: Point Eraser, Ruler, and Lasso.
New in:
LEARN MORE
Save your changes as they happen
Upload your files to OneDrive, OneDrive for Business, or SharePoint Online to make sure all your updates are saved automatically.
New in:
LEARN MORE
Support for OpenDocument format (ODF) 1.3
We now include support for the OpenDocument format (ODF) 1.3. The ODF 1.3 specification adds support for many new features.
New in:
LEARN MORE
Refresh, relink, or remove linked tables
The updated Linked Table Manager is a central location for viewing and managing all data sources and linked tables in an Access database. See all the improvements we’ve made to the Linked Table Manager based on your feedback.
New in:
LEARN MORE
Try the new the Date/Time Extended data type in Access
To enhance syntax compatibility with SQL and to increase accuracy and level of detail in records that include dates and times, we’ve implemented the SQL DateTime2 data type into Access.
New in:
LEARN MORE
Keep tabs on your database objects in Access
You can clearly see the active tab, easily drag tabs to rearrange them, and close database objects with just one click.
New in:
LEARN MORE
New Azure stencils and shapes in Visio
We’ve added many more stencils to help you create up-to-date Azure diagrams. You can use these new stencils to build Azure diagrams for network topologies, virtual machine configurations, operations, and more.
New in:
LEARN MORE
New AWS stencils and shapes in Visio
We have enabled infrastructure shapes from another major cloud provider: Amazon Web Services (AWS). You can now use stencils with the latest AWS shapes to help you create diagrams.
New in:
LEARN MORE
Content for social distancing planning in the workplace
Many workplaces need to be re-planned to follow the social distancing guidelines in force. This new Visio template, and the Workplace Social Distancing stencil, provide a number of shapes, fill patterns and line patterns, both scaled and unscaled, to help with this process.
New in:
LEARN MORE
Try the Sketched style outline
You can give a casual, hand-drawn look to shapes in your presentations with the Sketched style outline.
Try out the Curved, Freehand, or Scribble options under Format Shape > Line > Sketched style.
New in:
LEARN MORE
Pick the perfect color
Based on your feedback, we’ve added a new input field in the Colors dialog for Hex color values. Now you won’t have to spend time converting Hex color values into RGB values.
For any property where you can define a color, you can now enter a Hex color value in the Hex box, for example, #0F4C81 or 444.
New in:
What’s new in your favorite Microsoft 365 app
Co-author documents
With real-time co-authoring, you can work with others in the same document at the same time. There’s no need to send extra notes or emails because everyone will be notified when a file is updated.
New in:
LEARN MORE
Note: Co-authoring is not available in Office LTSC 2021 for Mac.
Better collaboration with modern comments
Have control of when you send comments to your co-authors and be productive with a consistent commenting experience between Excel and PowerPoint.
New in:
LEARN MORE
Note: Modern comments is not available in Office LTSC 2021 for Mac.
Know who’s in your document
See who else is working along with you and where they are in the document. You’ll find this experience in Excel and PowerPoint.
New in:
Note: This feature is not available in Office LTSC 2021 for Mac.
Save your changes as they happen
Upload your files to OneDrive, OneDrive for Business, or SharePoint Online to make sure all your updates are saved automatically.
New in:
LEARN MORE
Note: This feature is not available in Office LTSC 2021 for Mac.
Sheet views
Create customized views in an Excel worksheet without disrupting others.
New in:
LEARN MORE
Note: Sheet views are not available in Excel LTSC 2021 for Mac.
Look left, look right… XLOOKUP is here!
Row by row, find anything you need in a table or range with XLOOKUP.
New in:
LEARN MORE
LET function
The LET function assigns names to calculation results. This allows storing intermediate calculations, values, or defining names inside a formula.
New in:
LEARN MORE
XMATCH function
The XMATCH function searches for a specified item in an array or range of cells, and then returns the item’s relative position. You can also use XMATCH to return a value in an array.
New in:
LEARN MORE
Watch your formulas
Watch cells across multiple sheets and books in a single pane or window.
The Watch Window makes it convenient to inspect, audit, or confirm formula calculations and results in large worksheets.
New in:
LEARN MORE
Reduce eye strain with Dark Mode
Previously, you could use Word with a dark ribbon and toolbars, but your document color stayed bright white. Now, Dark Mode in Word offers a dark canvas as well.
New in:
LEARN MORE
Immersive Reader advanced color support
In Immersive Reader, we’ve added many additional ways you can choose a page color. Selecting a page color can make text easy to scan with less eye strain.
On the Immersive Reader tab click Page Color to see a 4×5 color picker.
Click More Colors to see additional color selection options such as Wheel, Sliders, Color Palettes, Image Palettes, and Pencils.
New in:
LEARN MORE
Natural-sounding voices with Read Aloud
The Read Aloud feature in Word’s Immersive Reader is great for authors and readers alike. Whether you use it to “prooflisten” a document or an email you’ve drafted to catch errors, or simply to give your eyes a break, Read Aloud now features more natural-sounding voices for an improved listening experience.
To access the feature, click the Read Aloud button on the Review tab.
To switch between different voice options, select the Settings icon at the upper-right corner of your message or document and click the Voice Selection drop-down menu.
New in:
LEARN MORE
Ink Replay — Slide Animation for Ink object
Now you can apply the new Replay or Rewind animation to ink and get the drawing effect directly in your presentations. You can adjust the timing of these animations to be faster or slower to match the experience you want.
New in:
LEARN MORE
Make an animated GIF from a slide show
You can now save a presentation as an animated GIF which can be shared via social or other digital channels.
New in:
LEARN MORE
Visual refresh
Work with a modernized Start experience and newly refreshed tabs in the ribbon.
Experience a clean, clear style with monoline iconography that communicates action and features with simple visuals.
New in:
See what’s new in stock media
We’re constantly adding more rich media content to the Microsoft 365 Premium Creative Content collection, a curated library of stock images, icons, and more that helps you express yourself.
New in:
LEARN MORE
Find what you’re looking for
Use the search box to find text, commands, help, and more.
Tell me is a text field where you can enter words and phrases about what you want to do next, and quickly get to features you want to use or actions you want to perform.
New in:
LEARN MORE
Performance improvements
Experience improved performance, stability, and speed across Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
Get faster calculations from common Excel functions like SUMIF, COUNTIF, and AVERAGEIF.
New in:
Save as SVG for your pictures and graphics
We now support saving pictures, charts, and other graphics from your documents in the SVG (Scalable Vector Graphic) format.
Your saved images can be resized with no loss of image quality.
New in:
LEARN MORE
Try the Sketched style outline
You can give a casual, hand-drawn look to shapes in your presentations with the Sketched style outline.
Try out the Curved, Freehand, or Scribble options under Format Shape > Line > Sketched style.
New in:
LEARN MORE
What’s new in your favorite Microsoft 365 for Mac app
Grow your Microsoft 365 skills
Содержание
- Чем примечателен «Word»?
- Что можно сказать об «Excel»?
- Чем отличаются «Excel» и «Word» друг от друга и какая среди этих программ в «Microsoft Office» лучше?
- Ввод числовых данных
- Введение даты и времени
- Маркер заполнения
- 4. Редактирование данных
- Выделение ячейки
- Копирование данных
- Перетаскивание данных
- Перемещение данных
- 5. Завершение работы.
- Microsoft Excel – это популярная офисная программа из линейки Microsoft Office.
- Что собой представляет программа Microsoft Excel?
- Что из себя представляет программа Excel
Чем примечателен «Word»?
«Microsoft Word»
«Microsoft Word» является текстовым редактором, который на сегодняшний день превосходит все аналогичные программы для составления текста. Программа поможет вам создать текст, отредактировать его по вашему вкусу и сохранить на компьютере для дальнейшего чтения. Причем, режим чтения здесь можно устанавливать дополнительно, тем самым исключать возможность исправлять или удалять информацию.
Так что же именно можно написать с помощью «Word»? С помощью «Word» вы создадите любые статьи, научные доклады, заметки, списки (таблицы, прайс-листы), а также сможете читать скачанные электронные книги (вместе с иллюстрациями) или просматривать качественные изображения.
Редактор «Word» используют самые разные люди от простых пользователей ПК до ученых и бизнесменов. В документе «Word» текст удобно редактируется: делайте любые красные строки, выравнивайте текст по шаблону, создавайте документ строго в соответствии с требованиями делопроизводства. В итоге, полученный документ можно распечатать на принтере и использовать везде, где вам необходимо.
Трудно описать все возможности программы в одном маленьком обзоре. Мы еще не сказали про возможность нумеровать страницы, если вы составляете большие тексты или пишете книгу. Если вы хотите придать шрифту красивый стиль, изменить его размеры, написать курсивом, выделить заголовки и подзаголовки – то пожалуйста! Вам нужно построить схему или диаграмму? Нет проблем! Редактор «Word» поможет вам во всем этом.
Что можно сказать об «Excel»?
«Microsoft Excel»
«Microsoft Excel» является многофункциональным и универсальным табличным редактором, хотя составление и редактирование таблиц – это еще не единственные его возможности. «Excel» действительно будет полезен самым продвинутым пользователям – с его помощью вы будете создавать базы данных, осуществлять сложные вычисления, делать различные прогнозы и анализы. Программа значительно упростит и ускорит вашу работу, а также расширит возможности для предпринимаемых действий.
В общем, программа «Excel» подойдет для ведения:
- Бухгалтерского учета
- Экономической и финансовой аналитики
- Научной деятельности различного рода
- Исследований: социологических, маркетинговых и прочих
- Деятельности в банковской сфере
- Копирайтинга и рерайтинга в Интернете
- Базы данных
Если вы менеджер или сотрудник офиса (тем более со стажем), то для работы в «Excel» и осуществления каких-либо вышеуказанных задач вам потребуются лишь базовые знания по владению данным табличным редактором. Что касается простых пользователей компьютеров, то здесь, конечно, необходимо быть более «продвинутыми», нежели все обычные пользователи. Но во втором случае человек не потратит свое время зря, а наоборот, только заложит фундамент для своего будущего трудоустройства.
Чем отличаются «Excel» и «Word» друг от друга и какая среди этих программ в «Microsoft Office» лучше?
Что лучше «Excel» или «Word»?
Итак, мы подошли к самому главному – к сравнению двух редакторов: «Excel» и «Word». Судя по тому, что мы узнали выше, отличия в них имеются.
«Word» — редактор, в котором вы имеете возможность составлять преимущественно тексты. Вы будете работать над текстом, используя все возможности редактирования при этом: отступы, сноски, заголовки, подзаголовки, стиль шрифта, нумерацию страниц и так далее. Создавать таблицы здесь, конечно, тоже можно, но не на таком профессиональном уровне, как в «Excel».
«Excel», в свою очередь, является профессиональным инструментом для составления таблиц и всего, что с ними связано. Что лучше «Excel» и «Word» — вопрос не корректный. Эти программы специализируются каждая на своем.
Обе они очень полезны для работы в своей сфере деятельности. И обе эти программы требуют определенных навыков и знаний для их использования, хотя кому-то будет проще и полезнее освоить что-то свое. Но, в целом, оба этих редактора в комплексе никогда не помешают вам, если вы бизнесмен, ученый, сотрудник офиса, бухгалтер, копирайтер и т.д.
>Практическая работа №1 Знакомство с Microsoft Excel
Для создания таблицы и дальнейшего её использования вы должны уметь вводить данные в ячейки. Существует несколько типов данных применяемых для работы в Excel:
-
текстовые;
-
числовые;
-
даты;
-
времени;
-
формулы;
-
функции;
Текстовые данные могут содержать практически любые символы. По умолчанию вводимый в ячейку текст выравнивается по левому краю.
Чтобы ввести текст, выполните следующие действия:
-
Щелкните на ячейке, в которую вы собираетесь вводить текст.
-
Наберите его. Текст появляется в ячейке и строке формул.
-
Нажмите Enter.
-
Если вы сделали ошибку, щелкните на строке формул и отредактируйте текст.
Ввод числовых данных
Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы + – E e ( ) . , $ % /
Чтобы ввести числовые данные, сделайте следующее:
-
Активизируйте необходимую ячейку.
-
Введите данные. Используя числовой формат, для введения отрицательного числа поставьте перед ним минус или заключите его в скобки. При введении дробей пользуйтесь либо десятичной дробью (0,…), либо натуральной (например, 1/2).
-
Нажмите Enter. Введенное число автоматически выравнивается по правому краю. Вводимые цифры отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки (insertion point).
Введение даты и времени
Подобные данные вводятся в самых различных форматах (чтобы увидеть форматы в которых может выводиться дата и время выберите вкладку Главная и вызовите в группе Число диалоговое окно Формат ячеек, на вкладке Число в области Числовые форматы выберите Дата или Время). Когда вы вводите дату в одном из форматов, она преобразуется в целое число, соответствующее этой дате, отсчитанной от 1 января 1900 года. Хотя вы не видите этих целых чисел, они используются Excel для выполнения дальнейших вычислений, производимых с датами.
Чтобы правильно ввести дату и время, соблюдайте следующие инструкции.
-
Щёлкните на интересующей вас ячейке.
-
Наберите данные в понравившемся вам формате. Из специальных символов используйте только дефис (-), косую черту (/), для времени – двоеточие (:).
-
Нажмите Enter. Дата или время выровняются по правому краю.
Маркер заполнения
Обратите внимание на вид указателя мыши, который представляет собой белый толстый крестик. В нижнем правом углу выделенной ячейки имеется маленький черный квадратик, который называется маркером заполнения. Если навести на него указателем мыши то последний примет вид черного тонкого крестика. Потянув мышью за маркер заполнения, например, вниз, можно скопировать содержание в свободную ячейку или во все ячейки столбца, на которые протяните рамочку.
Маркер заполнения позволяет заполнять ячейки таблицы по определенной закономерности. Например, можно заполнить ряд чисел в порядке возрастания или убывания. Элементом заполнения может быть не только число, но и текст. Для этого достаточно выделить две соседние ячейки, указывающие закономерность заполнения, и потянуть маркер заполнения в нужном направлении.
4. Редактирование данных
После введения данных пользователь можете исправить их в самой ячейке и в строке формул.
Чтобы отредактировать данные сделайте следующее:
-
Выделите необходимую ячейку.
-
Щёлкните в строке формул или нажмите клавишу F2 или дважды щёлкните в этой же ячейке. Таким образом, ячейка переходит в режим редактирования (в строке состояния появляется надпись Правка).
-
Нажмите клавиши ß или àдля перемещения курсора по тексту содержимого ячейки. Для удаления расположенного слева от курсора символа используйте клавишу Backspace, а для символа расположенного справа, клавишу Delete. Затем введите недостающие данные.
-
Н
ажмите клавишу Enter или щёлкните на соответствующей кнопке, расположенной в строке формул для введения в ячейку набранных данных. -
Е
сли вы передумали и не хотите вводить или сохранять исправления, щёлкните на кнопке Отмена в строке формул или нажмите клавишу Esc.
ажмите клавишу Enter или щёлкните на соответствующей кнопке, расположенной в строке формул для введения в ячейку набранных данных.
сли вы передумали и не хотите вводить или сохранять исправления, щёлкните на кнопке Отмена в строке формул или нажмите клавишу Esc.Выделение ячейки
Прежде чем копировать, перемещать или удалять данные в ячейках, нужно вначале их выделить и только, потом выполнять необходимые операции.
Для выделения одной ячейки просто щёлкните на ней.
Чтобы выделить группу (диапазон) соседних ячеек, щёлкните в левом, верхнем углу группы и, не отпуская кнопки мыши, перетащите её указатель в правый нижний угол, а затем отпустите кнопку.
Копирование данных
При копировании и перемещении данные, с которыми выполняются эти операции, размещаются временно в области памяти, называемой буфер обмена, что позволяет копировать данные в другие области листа, на другой лист или рабочую книгу. При копировании данные остаются в ячейке-источнике и размещаются в указанной вами ячейке-приёмнике.
Копирование данных проводится следующим образом.
-
Выделите ячейку (ячейки), содержимое которой необходимо копировать.
-
Щёлкните на кнопке Копировать, расположенной в группе Буфер обмена на вкладке Главная. При этом содержимое ячейки (ячеек) скопируется в буфер обмена.
-
Выделите первую ячейку, в которую будут копироваться данные, (чтобы скопировать данные на лист другой рабочей книги, перейдите к ней, когда выйдете из текущей книги.)
-
Щёлкните на кнопке Вставить, расположенной в группе Буфер обмена на вкладке Главная. Данные появятся в выбранной вами ячейке.
Одни и те же данные можно копировать в различные области, многократно повторяя операцию Вставить.
Перетаскивание данных
Быстрее можно копировать данные, просто перетаскивая их с помощью мыши. Выделите ячейки, которые необходимо копировать, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, а затем перетащите рамку выделенного диапазона ячеек в нужное место. После того как вы отпустите кнопку мыши, данные скопируются. (Если вы забыли нажать клавишу Ctrl при перетаскивании, то данные не скопируются, а переместятся.) Чтобы вставить данные между указанными ячейками, при перетаскивании удерживайте нажатыми клавиши Ctrl+Shift.
Перемещение данных
Операция перемещения данных очень похожа на копирование. Различие лишь в том, что в первом случае данные удаляются из ячейки-источника, а во втором — остаются.
Перемещение данных выполняется следующим образом:
-
Выделите интересующие вас ячейки.
-
Щёлкните на кнопке Вырезать.
-
Выделите первую ячейку, в которую хотите переместить данные. Для перемещения данных на другой рабочий лист просто перейдите на него.
-
Щёлкните на кнопке Вставить.
5. Завершение работы.
Для того чтобы завершить работу с Excel необходимо выполнить следующие действия:
-
либо щёлкнуть на кнопке
в верхнем правом углу окна программы; -
либо выбрать Файл→ Выход.
-
либо открыть системное меню нажав на кнопку
, расположенную в левом верхнем углу окна программы и выбрать Закрыть; -
либо нажать сочетание клавиш Alt+F4
в верхнем правом углу окна программы;
, расположенную в левом верхнем углу окна программы и выбрать Закрыть;-
В папке Мои документы создайте папку со своим именем (если она еще не создана).
-
Запустите Microsoft Excel.
-
Выполните задания приведенные ниже.
Задание 1.
-
В ячейку А1 введите число 5, в ячейке А2 число 2.
-
Выделите ячейки А1 и А2, потяните Маркер заполнения вниз до ячейки А10. Запишите в тетрадь что получилось.
-
В ячейке В2 наберите слово «январь», потяните маркер заполнения вправо до ячейки К2. Запишите в тетрадь что получилось.
-
Создайте собственный список, например список состоящий из фамилий учащихся вашего класса (создание собственных списков: Excel 2010 — Файл→Параметры→Дополнительно→группа Общие→ Изменить списки, Excel 2003 — Сервис→Параметры→Списки: элементы списка вводятся в столбик).
-
В любой ячейке наберите любую фамилию из вашего списка и потяните за маркер заполнения. Запишите в тетрадь что получилось?
Задание 2.
-
Введите в ячейку В1 число 5 и в ячейку С1 число -2.
-
Выделите ячейку D1 и нажмите на знак = в Строке формул.
-
Теперь наберите в ней следующую формулу: =(4*B1-C1)/2 (НЕ ВВОДИТЕ АДРЕСА ЯЧЕЕК В ФОРМУЛУ ВРУЧНУЮ!!! Для того чтобы адрес ячйки появился в формул просто щелкните на соответствующей ячейке)
-
Перемести курсор на любую другую ячейку. Запишите в тетрадь что содержаться в ячейке D1.
-
Выделите ячейку В1 и наберите другое число, например 3. Перемести курсор на любую другую ячейку. Запишите в тетрадь что произошло с содержимым ячейки D1.
-
Чтобы просмотреть формулу, которая находится в ячейке, необходимо выделить ту ячейке в которую вводилась формула. Формула появится в Строке формул. Выделите ячейку с числом 7. Запишите в тетрадь что отображается в Строке формул.
Задание 3.
Excel позволяет автоматически просуммировать содержание сразу нескольких ячеек. Для того чтобы просуммировать числа в столбце или строке из нескольких ячеек необходимо:
-
выделить ячейку, в которой вычисляется сумма, щелкнуть мышью по кнопке Автосумма
на Главная→Редактирование (Excel 2003 по кнопке Автосумма на Стандартной панели инструментов): -
выделить нужный интервал ячеек, содержащих числа (это и будет областью суммирования);
-
Если необходимо просуммировать содержимое прямоугольного блока ячеек, то следует выполнить следующие действия:
-
выделить ту ячейку, в которую нужно будет поместить результат;
-
нажать мышью на пиктограмму суммирования;
-
выделить прямоугольный блок ячеек с числами, которые требуется просуммировать;
-
нажать клавишу Enter.
на Главная→Редактирование (Excel 2003 по кнопке Автосумма Если в области суммирования в одной из ячеек окажется текст, или ячейка окажется пустой, то Excel пропустит эти ячейки, а просуммирует только числа.
Выполните задание.
-
Наберите в ячейках столбца Е числа 24, 15, 55, 34, 98.
-
Выделите ячейку под последним числом и нажмите мышью на пиктограмму суммирования.
-
Сумма чисел этих ячеек должна появится в выделенной ячейке.
Задание 4
На Листе2 создайте таблицу «Расходы предприятия за квартал» согласно алгоритму!!!
Алгоритм выполнения задания
Ввод названия таблицы
-
В ячейку А1 введите название таблицы. Выделите диапазон А1:F1 и на пиктограмме
(объединить и поместить в центре) на Главная→Выравнивание (Excel 2003 на панели Форматирование).
(объединить и поместить в центре) на Главная→Выравнивание (Excel 2003 на панели Форматирование).Ввод и оформление шапки
-
Выделите диапазон А2:F2, выберите Главная→ Выравнивание→ Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Выравнивание) и установите флажок переносить по словам для размещения текста в несколько строк. Выберите варианты вертикального и горизонтального выравнивания по центру. Завершите работу в окне кнопкою ОК.
-
Введите в каждую ячейку текст соответствующего заголовка столбца. Если текст выглядит не так, как на рисунке, измените размеры ячеек. При заполнении ячеек B2, C2, D2 достаточно ввести текст в ячейку B2, а, затем воспользовавшись маркером автозаполнения автоматически заполнить следующие ячейки.
Ввод и оформление боковика
-
Выделите диапазон А3:А7, выберите Главная→ Выравнивание→ Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Выравнивание) и установите флажок переносить по словам для размещения текста в несколько строк. Выберите варианты вертикального выравнивания – по центру, горизонтального – по левому краю. Завершите работу в окне кнопкой ОК
-
Введите в каждую ячейку текст соответствующего названия строки
Ввод данных
-
Выделите диапазон В3:F7, выберите Главная→Число→Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Число) и установите для выделенных ячеек денежный формат с двумя десятичными знаками, обозначение денежной единицы – р.
-
Введите числа (дробную часть числа, пробелы и наименование денежной единицы вводить не нужно!).
-
Выполните повторное сохранение.
Завершение оформления таблицы
Чтобы заголовок, шапка и боковик таблицы отличались от данных, выберите для них соответствующий шрифт, размер и начертание. Выделите таблицу и выполните ее обрамление, выберите команду Главная→Ячейки→Формат→Формат ячеек→Вкладка Граница (Excel 2003 Формат→Ячейки→вкладка Граница), можно сделать заливку ячеек (вкладка Заливка)
Вычисления в таблице
Выполните задание 4
-
В ячейку Е3 введите формулу для вычисления среднемесячной суммы расходов на гос.налоги.
-
Выполните групповое заполнение ячеек Е3:Е6 формулой, для этого навести указатель мыши в нижний правый угол ячейки. Курсор примет вид черного крестика и протянуть его до последней ячейки диапазона.
-
В ячейку F3 введите формулу для вычисления суммы расходов на государственные налоги за квартал.
-
Выполните групповое заполнение формулой ячеек F3: F6
-
В ячейках B7:D7, F7 получите суммарные расходы по месяцам и за квартал.
-
Переименуйте Лист 2 в Расходы предприятия за квартал (щелчок правой кнопкой мыши на листе Лист2, выбрать пункт Переименовать).
-
Выполните повторное сохранение рабочей книги.
-
Перейдите на Лист 3, назовите его Крупнейшие озера мира (аналогично п.6)
-
Создайте таблицу «Крупнейшие озера мира»
-
Найти глубину самого мелкого озера, площадь самого обширного озера и среднюю высоту озер над уровнем моря.
Чтобы воспользоваться встроенными функциями необходимо выбрать Формулы → Библиотека функций → кнопка 
(Excel 2003 панель инструментов Стандартная или в строке формул щелкнуть на значке 
) и выбрать соответствующую функцию:
-
Для нахождения минимальной глубины нужно щелкнуть по ячейке С10 и выбрать функцию МИН
-
Для нахождения максимальной площади нужно щелкнуть по ячейке В11 и выбрать функцию МАКС
-
Для нахождения средней высоты над уровнем моря нужно щелкнуть по ячейке D12 и выбрать функцию СРЗНАЧ.
-
Сохраните таблицу в своей папке с именем Озера.xls.
-
Завершите работу с Microsoft Excel.
Microsoft Excel – это популярная офисная программа из линейки Microsoft Office.
Microsoft Excel необходим для составления разнообразных таблиц, графиков и диаграмм, а также для проведения математических расчетов (вычисление, умножение, расчет простых и сложных функций и т.д.).
В первую очередь Microsoft Excel удобен для экономистов и бухгалтеров, потому что позволяет создавать отчеты (таблицы) и производить даже сложные арифметические расчеты. Microsoft Excel можно назвать автоматическим калькулятором с множеством функций и возможностей. Для того чтобы пользоваться данной программой, Вам не обязательно быть гением и изучать все ее возможности. Мы научимся базовым знаниям работы в данной программе и рассмотрим, как в ней производятся различные вычисления.
Microsoft Excel
Что собой представляет программа Microsoft Excel?
Одна огромная таблица, которую можно очертить и внести в нее необходимые данные. Используя функции программы по назначению, Вы сможете в одной – двух ячейках произвести сложный расчет.
Большинство людей ошибочно думает, что основная функция Microsoft Excel – создание таблиц. Это вовсе не так. Не стоит судить о книге по обложке. Основная функция программы Microsoft Excel – произведение математических вычислений.
Microsoft Excel несколько отличается от своего собрата из этого же пакета документов – Word-а. Если в ворде все просто и понятно, то в Excel перед нами появляется размеченный на ячейки лист. Первоначально для работы пользователю доступна одна книга, содержащая три листа. Новые листы можно добавлять, а также редактировать и удалять уже существующие.
На пересечении строки и столбца располагается ячейка, в ней-то Вы и будете печатать. Для того чтобы начать печатать в Excel, кликните в любую ячейку левой кнопкой мышки два раза, и можете начать вводить нужную информацию.
Увы, отдельно скачать Microsoft Excel нельзя. Только в составе пакета Microsoft Office, который доступен по .
Что из себя представляет программа Excel
Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).
Многие думают, что Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.
Да, действительно, Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.
Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Excel досконально, потребуется немало времени. Но, как показывает практика, большинству для работы нужно всего-то «научиться считать». То есть прочитать и проработать два-три урока этого раздела.