Excel ячеек значений 2007

Расчёты с использованием сложных формул, построение сводных таблиц и графиков, написание макросов — это явно не то, с чего началось Ваше знакомство с Excel. На первых порах ваши таблички выглядели примерно вот так (см. рисунок ниже) и самая главная проблема была в том: «Как сделать из чисел проценты, а суммы со знаком рубль/доллар?”

Вспомнили себя? Ну сейчас — то Вы уже профи и умеете цвета заливки менять и когда слышите про формат ячеек начинаете хихикать) Я же написал эту статью, в которой собрал самую полную информацию о форматах ячеек. Ознакомьтесь с оглавлением ниже и поймёте, что вы много не знали.

О чём вообще речь? Покажи примеры!

В Excel достаточно много уже готовых форматов, однако возможны ситуации, в которых ни один вам не подойдет.

С помощью пользовательских форматов Вы сможете управлять отображением чисел, дат, времени, долей, процентов и других числовых значений. Используя пользовательские форматы, вы сможете:

• для дат показывать день недели и только название месяца,
• миллионы и сотни тысяч показывать без ненужных нулей,
• цветом шрифта обращать внимание пользователей на отрицательные числа или значения с ошибками.

Где вы можете использовать пользовательские форматы чисел?

Самый распространённый вариант использования пользовательских форматов – это непосредственно таблица на листе Excel, но также Вы можете использовать их:

• в сводных таблицах — с помощью настроек поля значения

• при построении графиков (в подписях данных и в настройках осей)

• в формулах (через функцию ТЕКСТ)

Для начала давайте всё же разберёмся с основными понятиями.

Что такое формат чисел?

Пользовательский формат — это специальный код, отвечающий отображение значения в Excel. Например, в таблице ниже показаны 8 разных форматов чисел, примененных к той же дате, 1 мая 2020 года:

Самое главное, что вы должны понимать: в Excel есть два разных понятия: значение в ячейке и его графическое отображение. Вот форматы меняют способ отображения значений, но они не изменяют само значение. Если вернутся к рисунку выше, то значение в ячейке везде одно (01.05.2020), но с помощью формата мы можем по-разному его показывать пользователю.

Где вы можете найти числовые форматы?

На Вкладке Главная вы найдете меню встроенных форматов чисел. Ниже этого меню вправо имеется небольшая кнопка для доступа ко всем форматам, включая пользовательские форматы:

Эта кнопка открывает диалоговое окно «Формат ячеек». Вы найдете полный список форматов чисел, организованных по категориям, на вкладке «Число»:

---

Примечание. Вы можете открыть диалоговое окно «Формат ячеек» с помощью сочетания клавиш Ctrl + 1

---

Общий формат по умолчанию

По умолчанию ячейки начинаются с применяемого общего формата. Отображение чисел с использованием формата Общий несколько «вялое». На приведенном ниже рисунке значения в столбцах B и D одни и те же. Просто ширина столбца D меньше и Excel делает корректировки значений.

Видите, что Excel отображает столько знаков после запятой, сколько позволяет ширина ячейки. Он сам округляет десятичные числа и начинает использовать формат научных чисел, когда места в ячейке столбца D ограничено.

Как изменить формат ячейки?

Вы можете выбрать стандартные форматы номеров (общий, номер, валюта, учет, короткий формат даты и др.) на вкладке «Главная» ленты с помощью меню «Формат ячейки».

При вводе данных Excel иногда автоматически меняет числовые форматы. Например, если вы введете допустимую дату, Excel изменится на формат «Дата». Если вы введете процент, равный 5%, Excel изменится на «Процент» и так далее.

Способ 1. Формат по образцу (одноразовое использование)

Способ 2. Формат по образцу (МНОГОразовое использование)

Всё как и в первом способе, только делайте двойной клик по иконке Формат по образцу. Чтобы завершить использование формата по образцу нажмите ESC

Способ 3. Через специальную вставку

Как создавать свои собственные форматы

В нижней части предопределенных форматов вы увидите категорию под названием (все форматы). В этой категории отображается список кодов, которые вы можете использовать для пользовательских форматов чисел, а также область ввода для ввода кодов вручную в различных комбинациях.

Когда вы выберете код из списка, вы увидите его в поле ввода «Тип». Здесь вы можете изменить существующий код или ввести свои коды с нуля. Excel покажет небольшой предварительный просмотр кода, применяемого к первому выбранному значению над областью ввода.

Форматы, которые Вы создаёте самостоятельно хранятся в текущем Excel-файле, а не в Excel вообще. Если вы скопируете значение, отформатированное в соответствии с пользовательским форматом, из одного файла в другой, то формат будет перенесен в книгу вместе со значением.

Как создать собственный формат номера

Чтобы создать собственный формат номера, выполните следующие 4 шага:

1. Выберите ячейку (ячейки) со значениями, которые вы хотите отформатировать.
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + 1 > Число > Все форматы
3. Введите код формата и просмотрите в поле как будет выглядеть значение в ячейке.
4. Нажмите OK, чтобы сохранить и применить только что созданный формат

Как показывает практика, на шаге 3 возникают основные сложности, т.к. пока вам не совсем понятно что писать в поле Тип.

Если вы хотите создать свой собственный формат в существующем формате, сначала примените базовый формат, затем щелкните категорию «Пользовательский» и отредактируйте коды по своему усмотрению.

Далее мы разберём логику прописывания кодов и вы поймёте, что он не так уж и сложен.

Как изменить пользовательский формат

Вы не можете редактировать собственный формат, так как при изменении существующего формата создается новый формат и будет отображаться в списке в категории «Пользовательский». Вы можете использовать кнопку «Удалить», чтобы удалить пользовательские форматы, которые вам больше не нужны.

Предупреждение: после удаления пользовательского формата нет «отмены»!

Структура формата и справочная информация

Пользовательский формат ячейки в Excel имеет определенную структуру. Каждый формат может содержать до четырех разделов, разделенных точкой с запятой:

На первый взгляд всё выглядит сложным, но это только в начале. Чтобы прочитать пользовательский формат, научитесь определять точки с запятой и мысленно анализировать код в этих разделах:

1. Положительные значения (зелёным цветом)
2. Отрицательные значения (красным цветом перед числом будем ставить -)
3. Нулевые значения (будем писать текст «тут нолик»)
4. Текстовые значения (будем показывать текст «введи число, а не текст»)

Не все разделы необходимы

Хотя формат может включать до четырех разделов, минимально требуется только один раздел.

• Когда вы определяете только один формат, Excel будет использовать этот формат для всех значений (больше/меньше 0, нуля и текста).
• Если вы установили формат только с двумя разделами, первый раздел используется для положительных чисел и нулей, а второй — для отрицательных чисел.
• Чтобы пропустить раздел, укажите точку с запятой в нужном месте, но не указывайте код формата.

Используя формат ;;; (три точки с запятой), вы можете скрывать значения. Само значение в ячейке будет (сможете использовать в формулах), но его не будет видно.

Коды для настройки формата

Коды для числовых форматов

Определенные символы имеют особое значение в кодах пользовательских номеров. Следующие символы являются ключевыми строительными блоками:

Ноль (0) используется для принудительного отображения нулей, когда число имеет меньше цифр, чем нули в формате. Например, пользовательский формат 0,00 будет показывать нуль как 0,00, 1,1 как 1,10 и ,5 как 0,50.

Знак решетка (#) является заполнителем для необязательных цифр. Когда число имеет меньше цифр, чем # символов в формате, ничего не будет отображаться. Например, пользовательский формат #, ## будет отображать 1,15 как 1,15 и 1,1 как 1,1.

Вопросительный знак (?) Аналогичен нулю, но отображает пробелы для незначащих нулей по обе стороны от разделителя. Используется для выравнивания цифр. Когда знак вопроса занимает место, которое не требуется в количестве, будет добавлено пространство для поддержания визуального выравнивания. Используется также в дробях с переменным количеством знаков.

Пробел ( ) является заполнителем для тысяч разделителей в отображаемом числе. Его можно использовать для определения поведения цифр по отношению к тысячам или миллионам цифр.

Звёздочка (*) используется для повторения символов. Символ, следующий за звездочкой, будет повторяться, чтобы заполнить оставшееся пространство в ячейке.

Подчеркивание (_) используется для добавления пробела в числовом формате. Символ, следующий за символом подчеркивания, определяет, сколько места нужно добавить. Обычным использованием символа подчеркивания является добавление пространства для выравнивания положительных и отрицательных значений, когда числовой формат добавляет круглые скобки только к отрицательным числам. Например, числовой формат «0 _»; (0) » добавляет немного места справа от положительных чисел, чтобы они оставались выровненными с отрицательными числами, заключенными в круглые скобки.

Автоматическое округление

Важно понимать, что Excel будет выполнять «визуальное округление» со всеми форматами пользовательских номеров. Когда число имеет больше цифр, чем заполнители в правой части десятичной точки, число округляется до количества заполнителей. Когда число имеет больше цифр, чем заполнители в левой части десятичной точки, отображаются дополнительные цифры. Это только визуальный эффект — фактические значения не изменяются.

Форматы ячеек для ТЕКСТА

Чтобы отобразить оба текста вместе с цифрами, заключите текст в двойные кавычки («»). Вы можете использовать этот подход для добавления или добавления текстовых строк в формате пользовательского номера, как показано в таблице ниже.

Знаки, которые можно использовать в формате

Помимо знака доллара, есть возможность вводить без кавычек и несколько других значков валют.

Некоторые символы будут работать некорректно в формате ячеек. Например, символы звездочки (*), хеш (#) и процента (%) не могут использоваться непосредственно в пользовательском формате — они не будут отображаться в результате. На помощь приходит обратная косая черта (). Поместив обратную косую черту перед символом, вы можете использовать их в пользовательских форматах:

Пользовательские форматы для дат

Даты в Excel — это просто цифры, поэтому вы можете использовать пользовательские форматы чисел, чтобы изменить способ отображения. Excel многие конкретные коды, которые вы можете использовать для отображения компонентов даты по-разному. На следующей картинке показано, как Excel отображает дату в C5, 14 августа 2019 года, с различными форматами:

Форматы для отображения времени

Показываем время «обычное»

Время в Excel — это дробные части дня. Например, 6:00 – 0,25; 12:00 — 0,5, а 18:00 — 0,75. Вы можете использовать следующие коды в своих форматах для отображения компонентов времени по-разному. Посмотрите ниже как Excel отображает время в D5, 9:35:07, с различными форматами:

м и мм нельзя использовать отдельно в пользовательском формате чисел, так как они конфликтуют с кодом номера месяца в кодах формата даты.

Форматы для «прошедшего» времени

Прошедшее время — это особый случай для отображения значений, превышающих 24 для часов и 60 для минут и секунд. Достаточно добавить квадратные скобки [], чтобы увидеть в ячейке сколько прошло часов, минут и секунд. На следующем экране показано, как Excel показывает прошедшее время, основанное на значении в D5, которое составляет 1,25 дня:

Цифровые форматы для ЦВЕТОВ

Существует два способа определения цвета в формате ячеек. Самый распространённый вариант – написать в квадратных скобках название цвета. Excel знает следующие 8 цветов по имени в цифровом формате:

• [черный]
• [белый]
• [красный]
• [зеленый]
• [синий]
• [желтый]
• [пурпурный]
• [голубой]

Имена цветов должны появляться в скобках.

Если вам мало 8 цветов, то радостная весть в том, что также можно указать цвета по номеру индекса (Цвет1, Цвет2, Цвет3 и т. Д.). Нижеприведенные примеры используют формат пользовательского номера: [ЦветX] 0, где X — номер от 1 до 56

Символы треугольника добавлены только для того, чтобы сделать цвета более удобными для просмотра. Первое изображение отображает все 56 цветов на стандартном белом фоне. На втором изображении изображены те же цвета на сером фоне. Обратите внимание, что первые 8 цветов соответствуют названному списку цветов выше.

Проверка условий

Форматы пользовательских номеров также допускают условия, которые записываются в квадратных скобках, таких как [> 100] или [<= 100]. Когда вы используете условные обозначения в пользовательских числовых форматах, вы переопределяете стандартную структуру >0, <0, 0, текст. Например, чтобы отображать значения ниже 100 красным цветом, вы можете использовать:

[Красный][<100]0;0

Для отображения значений, больших или равных 100 в синем, вы можете расширить формат следующим образом:

[Красный][<100]0;[Синий][>=100]0

Если оставить <100 и >100 (без равно), тогда в ячейке с числом 100 увидите ###########. Это значит, что Excel не может определить как отображать 100. Увеличение ширины столбца не исправит ситуации, нужно менять формат, добавлять >=

Чтобы более легко применять цвета и другие атрибуты ячеек, такие как цвет заливки и т.д., Вы захотите использовать Условное форматирование

Напишите в сообщения сообщества «хочу УФ» и я направлю в ответ видеоурок по работе с данным инструментом. Следите за группой, я готовлю статью с большим количеством примеров использования УФ.

Применение форматов в формуле ТЕКСТ

Хотя большинство форматов чисел применяются непосредственно к ячейкам на листе, вы также можете применять форматы чисел внутри формулы с помощью функции ТЕКСТ. Например, в ячейке A1 написана формула СЕГОДНЯ(). Ниже два варианта получения названия месяца.

• в B2 с помощью формата
• в B4 с помощью формулы ТЕКСТ(A1;»ММММ») (м — вводим на русском ЗАГЛАВНЫМИ)

ВАЖНО: результатом функции ТЕКСТ всегда является текстовое значение, поэтому вы можете соединять результат формулы с другими текстовыми значениями: =«Отчёт продаж за :» & ТЕКСТ(A1; «ММММ»)

Примеры с сайтов

https://excel2.ru/articles/polzovatelskiy-chislovoy-format-v-ms-excel-cherez-format-yacheek

• 
• 
• 

А какие вы используете нестандартные форматы?

Какие испытываете сложности в их создании?

Знакомство с программой Microsoft Excel 2007

Чтобы запустить Excel, выполните Пуск -> Все программы -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007. Поскольку Excel является программой, входящей, как и Word, в состав пакета Microsoft Office, интерфейс этих приложений во многом схож. Главное меню также представлено в виде вкладок, на ленте которых находятся группы инструментов, предназначенных для форматирования ячеек и обработки данных. Некоторые из них вам хорошо знакомы из предыдущих статей о Word 2007, большинство же являются совершенно новыми. К изучению важнейших опций мы приступим чуть позже, а сейчас рассмотрим структуру окна Excel (рис. 1).

Рис. 1. Окно Microsoft Excel 2007

Электронная таблица состоит из ячеек, которые образуют строки и столбцы. Файл электронной таблицы называется книгой (см. заголовок окна). По умолчанию новый файл Excel (книга) имеет три электронные таблицы — три листа (так принято называть рабочие области в Excel). Переключаться между листами можно с помощью ярлыков в нижней части окна.

Строки образованы горизонтальными рядами ячеек и пронумерованы числами (1, 2, 3…). Максимальное количество строк в листе — 1 048 575. Нумерацию можно видеть в заголовках строк в левой части окна Excel. Столбцы обозначаются латинскими буквами (A, B, C, D, … Z, AA, АВ, АС, AD … AZ, BA, BB, BC, …, BZ…. AAA, AAB, AAC и т.д.), которые находятся в заголовках столбцов под лентой. Максимальное количество столбцов в листе — 16 384.

Чтобы вам было проще ориентироваться в новом материале, продолжим рассмотрение структуры окна Excel и принципов работы с ячейками на примере таблицы, в которой приведен простейший расчет затрат (рис. 2).

Cel 2007

Рис. 2. Простейший пример учета финансов в Excel

Каждая ячейка таблицы имеет уникальный адрес, который легко узнать, посмотрев на номер строки и столбца, на пересечении которых она расположена. Иначе положение ячейки принято называть ссылкой, что более правильно при использовании формул. Так, на рис. 2 ячейка, содержащая итоговую стоимость купленных товаров, имеет адрес D10, а ячейка, в которой набрана цена зубной пасты — В3.

В каждую ячейку можно ввести данные трех типов: текст, число, которое может быть представлено в разных форматах, и формулу. По формуле выполняется расчет, результат которого отображается в содержащей ее ячейке. Поясним сказанное на примере. Если бы вы, вернувшись из магазина, захотели подсчитать суммарные затраты, вы бы составили таблицу, подобную той, что представлена на рис. 2, затем последовательно перемножили на калькуляторе цену каждого товара на его количество, записали бы полученные результаты в столбец стоимости и просуммировали стоимость всех товаров. Одним словом, пришлось бы долго провозиться с калькулятором, ручкой и бумагой. В Excel подобный расчет можно провести намного быстрее. Для этого нужно всего лишь набрать в ячейках исходные данные и применить к ним формулы перемножения и суммирования. Именно это и было сделано в примере на рис. 2.

В ячейках столбца А набраны текстовые данные — наименование товара. Столбцы В и С содержат введенные с клавиатуры числовые данные — цену и количество товара. Во всех, за исключением последней, ячейках последнего столбца D помещены формулы, по которым Excel перемножает данные, находящиеся в двух предыдущих столбцах. В самих ячейках мы видим только результат перемножения. Чтобы увидеть формулу, которая применялась для расчетов, нужно выполнить на ячейке щелчок. При этом выражение отобразится в строке формул (рис. 3).

Строка формул — это уникальный элемент интерфейса Excel, расположенный под лентой с кнопками. Слева в строке выводится адрес активной ячейки (той, что выделена черной рамкой), а справа — ее содержимое, которое можно редактировать. Кроме того, строка формул содержит кнопку вызова Мастера функций, которые используются для создания математических выражений.

Рис. 3. Расчетная формула выделенной ячейки

Ввод любой формулы в Excel всегда начинается со знака равенства «=». Затем указываются адреса ячеек (ссылки на ячейки) и математические функции, которые следует применить к их содержимому. Правила создания формул в Excel очень строгие. Им будет уделено внимание ниже.

В ячейку D2 (см. рис. 3) была введена формула, указывающая системе на то, что нужно отобразить результат перемножения чисел, находящихся в ячейках В2 и С2. Для распространения формулы перемножения на все ячейки последнего столбца был применен специальный прием копирования. В Excel существует множество способов ускоренного ввода данных и набора формул. О них мы обязательно поговорим ниже.

Чтобы получить суммарную стоимость товаров, в последней ячейке D10 была введена формула =СУММ(D2:D9), которая отвечает за суммирование содержимого вышележащих ячеек данного столбца.

Прежде чем переходить к вопросу проведения расчетов в Excel, рассмотрим правила ввода и редактирования данных.

Работа с ячейками

К ячейкам Excel применимы стандартные операции копирования, перемещения, удаления. Многие действия в Excel удобнее проводить не с каждой ячейкой по отдельности, а с группой ячеек. В данном подразделе мы рассмотрим способы выделения ячеек и основные приемы работы с ними.

Выделение ячеек

Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно поместить на нее рамку выделения. В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить, диапазоны ячеек.

Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, выполните щелчок на левой верхней ячейке выделяемой области (указатель мыши при этом должен иметь стандартный для Excel вид белого крестика) и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши. Отпустите мышь для закрепления рамки (рис. 9, слева).

Чтобы сделать активными группу несмежных ячеек или диапазонов, удерживайте нажатой клавишу , последовательно выделяя нужные ячейки и области (рис. 9, справа).

Рис. 9. Выделение прямоугольного диапазона ячеек и несмежных элементов

Для выделения строки или столбца достаточно навести указатель мыши на заголовок, и когда он примет вид маленькой черной стрелочки, выполнить щелчок. Для выделения нескольких строк и столбцов нужно протянуть мышь от заголовка первого ряда к заголовку последнего (рис. 10).

Рис. 10. Выделение строки и столбца

Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником , которая находится в верхнем левом углу рабочей области, или нажмите сочетание клавиш +A. Отменить любое выделение можно, выполнив щелчок на любой ячейке.

Как и любая отдельная ячейка, диапазон имеет свой уникальный адрес. В него входят адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенные двоеточием, например А5:В8. Если выделенная область является строкой или столбцом, то в адресе будут присутствовать ссылки на первую и последнюю ячейку ряда, разделенные двоеточием. Значения из диапазонов ячеек могут принимать участие в расчетах. В этом случае адрес диапазона будет фигурировать в математической формуле.

Перемещение и копирование ячеек

Перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами. Простейший из них — перетаскивание.

Для перемещения выделите нужную ячейку или диапазон, подведите указатель мыши к границе рамки выделения. Когда он примет вид

Рис. 11. Контекстное меню, открываемое при перетаскивании правой кнопкой мыши

В контекстном меню можно задействовать не только стандартные команды перемещения и вставки, но и команды выборочного копирования содержимого ячеек или их формата, а также особые команды, выполняющие наряду с копированием и перемещением сдвиг ячеек (они доступны только для отдельных ячеек, строк и столбцов). При обращении к любой из команд, название которой начинается со слова «Сдвинуть», в указанную ячейку (или диапазон) будет помещена или скопирована исходная ячейка (или диапазон), а данные, содержащиеся в конечных ячейках, не исчезнут, а будут смещены вправо или вниз (в зависимости от выбранной команды).

Операции копирования и перемещения ячеек также можно выполнять стандартным способом через буфер обмена. Выделите ячейку или диапазон, выполните на нем правый щелчок и задействуйте команду Вырезать или Копировать в зависимости от задачи. Затем выполните правый щелчок в ячейке вставки (для диапазона это должна быть верхняя левая ячейка) и задействуйте команду Вставить. После того как действие будет выполнено, справа внизу от вставленного фрагмента появится кнопка Параметры вставки . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки. Если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.

Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место также можно с помощью кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. При ее нажатии произойдет вставка ячеек из буфера обмена со сдвигом конечных ячеек вправо или вниз.

Добавление ячеек

Иногда возникает ситуация, когда к готовой таблице требуется добавить ячейки для ввода дополнительных данных. В этом случае нужно поступить следующим образом.

1. Выделите ячейку или диапазон, на место которой нужно поместить дополнительные ячейки.

2. В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выберите команду Вставить ячейки.

3. В открывшемся окне (рис. 12) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмите ОК.

Рис. 12. Выбор способа добавления ячеек

Чтобы добавить целую строку или столбец, выделите ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно поместить новую (или в столбце, левее которого будет добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить в группе Ячейки на вкладке Главная и задействуйте команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист.

Удаление ячеек

Удаление ненужных ячеек — задача, противоположная только что рассмотренной, однако и она нередко встречается на практике. Щелкните на ячейке или диапазоне, который должен быть удален, и нажмите кнопку Удалить. При этом произойдет удаление с автоматическим сдвигом вверх содержимого нижележащих ячеек. Если вы хотите выбрать другое направление сдвига, выполните на выделенных ячейках правый щелчок, задействуйте команду Удалить, в открывшемся окне выберите вариант сдвига и нажмите ОК.

Для удаления целой строки или столбца выполните правый щелчок на заголовке и задействуйте команду Удалить контекстного меню.

Очистка ячеек

Выше мы уже говорили о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать . Точно так же можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако следует иметь в виду, что при использовании клавиши удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат чисел, установленные для данных ячеек, сохранятся. Чтобы указать системе, что именно вы хотите удалить из ячеек — только содержимое, только формат или и то и другое, выполните щелчок на стрелке кнопки Очистить в группе Редактирование на вкладке Главная и задействуйте нужную команду (рис. 13). При выборе команды Очистить все удаляется и содержимое ячеек, и формат.

Рис. 13. Выбор варианта очистки ячеек

Поскольку числа, введенные через точку, воспринимаются Excel как даты, то, ошибившись со знаком препинания, вы автоматически зададите для ячейки формат даты, и впоследствии даже при правильном вводе дроби она будет трансформирована в дату. С помощью кнопки Очистить вы сможете быстро избавиться от нежелательного формата даты.

Формат чисел

Выше уже не раз упоминалось о том, что числа в Excel могут отображаться в различных форматах. В данном подразделе мы поговорим о том, какие существуют форматы чисел и как задать для ячейки определенный числовой формат.

По умолчанию в Excel установлен общий формат ячеек. Это значит, что при вводе данных система распознает их и выравнивает в ячейке определенным образом, а при особых условиях ввода автоматически меняет числовой формат. Часть из них уже была описана выше. Вспомним эти случаи, а также рассмотрим примеры других ситуаций автоматической смены числового формата.

 По умолчанию десятичную часть дробных чисел следует набирать через запятую. При вводе чисел через точку, слэш или тире в ячейке устанавливается формат даты и данные отображаются в виде календарной даты.

 При использовании двоеточия при наборе чисел для них автоматически устанавливается формат времени.

 Если вы хотите представить введенное число в процентном формате, добавьте после него знак «%».

 Чтобы представить число в денежном формате (в рублях), наберите после него р.. В денежном формате к числу добавляется знак денежной единицы, а каждые три цифры числа отделяются друг от друга пробелами для лучшего восприятия.

 Выделив пробелами в числе по три цифры, например 36 258, 2 739, вы переведете его в числовой формат. Он аналогичен денежному за исключением того, что на экран не выводится знак денежной единицы.

 Если в ячейку нужно поместить простую дробь, например 3/5 или 1., поступите следующим образом. Введите целую часть дроби (для дробей меньше единицы нужно набрать ноль), затем нажмите пробел и наберите дробную часть, используя слэш, например, 1 4/5. В результате в ячейке будет установлен дробный формат и запись отобразится без изменений (не трансформируясь в десятичную дробь).

Excel оперирует с числами с точностью до 15 знака после запятой, однако в ячейках по умолчанию выводится только два десятичных знака (при необходимости эту настройку можно изменить). Полностью число можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Можно изменить формат числа, не только используя перечисленные приемы набора чисел, но и с помощью специальных инструментов. За установление числовых форматов ячеек отвечают опции, находящиеся в группе Число на вкладке Главная.

 В раскрывающемся списке Числовой формат  вы можете выбрать формат чисел для выделенной ячейки или диапазона. С большинством форматов вы уже познакомились. Стоит лишь сделать замечание относительно процентного формата. При его выборе число, находящееся в ячейке, будет умножено на 100 и к нему добавится знак «%». Новыми для вас являются экспоненциальный и текстовый форматы. Рассмотрим на конкретных примерах экспоненциальный формат числа.

Любое число можно представить в виде десятичной дроби, умноженной на 10 в степени, равной количеству знаков после запятой. Так, число 1230 можно записать в виде 1,23*10³, а число 0,00015 как 1,5*10^–4. Другими словами, в числе выделяется мантисса (дробная часть), а порядок записывается в виде показателя степени. Точно так же поступает и Excel, используя следующие правила оформления. После мантиссы ставится разделитель Е, а затем записывается показатель степени с обязательным указание знака («+» для положительного показателя, «–» для отрицательного). Так, число 1230 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 1,23Е+03, а число 0,00015 как 1,5Е-04. Если в мантиссе содержится более двух знаков после запятой, они будут скрыты (Excel проводит автоматическое округление для отображения, но не реальное округление числа).

Текстовый формат полезен тогда, когда требуется, чтобы введенное число распознавалось системой как текст и не принимало участие в расчетах. При выборе текстового формата число в ячейке будет выровнено по левому краю, как и текст.

 Кнопка  позволяет быстро перевести содержимое ячейки в финансовый формат. По умолчанию единицей измерения в этом формате является российский рубль. Чтобы сменить его на другую денежную единицу, щелкните на стрелке данной кнопки и выберите подходящий вариант. Если такового не оказалось, задействуйте команду Другие финансовые форматы и в открывшемся окне в списке Обозначение выберите нужный знак.

 Кнопка  переводит содержимое выделенных ячеек в процентный формат.

 С помощью кнопки  можно задать для ячеек числовой формат с разделителями-пробелами по три знака.

 С помощью кнопок Увеличить разрядность  и Уменьшить разрядность  можно увеличить или уменьшить количество знаков, отображаемых после запятой.

Форматирование ячеек

К таблицам, созданным в Excel, можно применять все известные вам из предыдущего раздела приемы форматирования ячеек, а также некоторые специфические для Excel приемы. О тех и других мы поговорим прямо сейчас.

Принципы форматирования содержимого ячеек Excel ничем не отличаются от рассмотренных нами ранее для текстовых таблиц в Word. Кнопки задания определенных параметров шрифтов, заливки ячеек и визуализации границ (которые по умолчанию скрыты) находятся в группе Шрифт на вкладке Главная. Поскольку с ними вы уже хорошо знакомы, не будем останавливаться на рассмотрении каждого из них. Общий принцип работы с инструментами данной группы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон, а затем нажать кнопку в группе Шрифт для выполнения форматирования.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ. Некоторые из них также были рассмотрены выше. Остановимся на новых для вас опциях.

Дополнительные кнопки выравнивания  позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границы или по центру.

С помощью команд меню, открываемого стрелкой кнопки Ориентация , можно задать направление поворота текста в ячейке.

При создании заголовков в таблицах часто возникает необходимость объединить ячейки и поместить содержимое одной из них в центр объединенной области. В Excel за эту операцию отвечает кнопка Объединить и поместить в центре . Для создания заголовка наберите текст в ячейке, выделите нужный диапазон, включая ее, и нажмите данную кнопку. Применение описанных приемов форматирования ячеек показано на рис. 14.

Рис. 14. Различные способы форматирования ячеек

В процессе работы с ячейками вы будете часто менять ширину столбцов и высоту строк путем перетаскивания границ заголовков, чтобы оптимально разместить данные в ячейках. Однако такая процедура подгона может занять немало времени. В Excel имеются средства, позволяющие автоматически подобрать ширину и высоту ячеек таким образом, чтобы их содержимое полностью отобразилось на экране и при этом не было скрыты данные в других ячейках строк и столбцов, на пересечении которых находится выделенная область. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, выделите ее, нажмите кнопку Формат в группе Ячейки на вкладке Главная и задействуйте команду Автоподбор ширины столбца. Для выравнивания высоты обратитесь к команде Автоподбор высоты столбца в меню этой же кнопки.

Вы можете применять встроенные стили оформления Excel как к отдельным ячейкам, так и к таблице целиком, чтобы быстро и качественно оформить расчет. Стиль ячеек включает в себя определенный набор параметров форматирования ячейки — шрифт с заданными характеристиками, цвет заливки и шрифта, наличие и тип границы ячейки, числовой формат ячейки. Чтобы применить к выбранным ячейкам определенный стиль, выделите их, щелкните на кнопке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и в открывшейся коллекции (рис. 15) выберите подходящий.

Стиль таблицы как единого целого определяет оформление заголовка, границы и заливку ячеек. Если вы уже ввели все данные таблицы и решили приступить к ее форматированию, выделите весь диапазон таблицы и нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили на вкладке Главная. Выбрав в коллекции подходящий стиль, щелкните на его эскизе. В открывшемся окошке необходимо установить флажок Таблица с заголовками, если текст заголовков вы уже ввели. В противном случае поверх выделенного диапазона будет вставлена строка заголовка с именами столбцов по умолчанию Столбец 1, Столбец 2 и т.д., которые нужно будет переименовать. Вы можете сначала задать стиль таблицы, а затем начать заполнять ее. Для этого охватите рамкой примерную область расположения таблицы, обратитесь к кнопке Форматировать как таблицу, выберите подходящий стиль и в открывшемся окошке просто нажмите ОК. В нижнем правом углу вставленной заготовки можно видеть маленький треугольник. Чтобы изменить размеры заготовки таблицы, наведите на него указатель мыши и, когда он примет вид , протащите границу по горизонтали или вертикали, чтобы увеличить или уменьшить количество оформленных ячеек. Перетаскивание границы можно выполнять только по вертикали или горизонтали. Если вам нужно увеличить и число строк, и число столбцов, протяните сначала нижнюю границу вниз, а затем правую вправо. Определившись с размерами, заполните форму. При желании вы можете комбинировать стиль таблицами со стилями отдельных ячеек в ее составе. Пример таблицы, оформленной с использованием стиля из коллекции Excel, представлен на рис. 16.

Рис. 15. Выбор стиля ячеек

Рис. 16. Использование встроенного стиля таблицы

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы избавиться от кнопок раскрывающихся списков в заголовках таблицы (которые открывают меню с командами сортировки), выделите заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и дезактивируйте команду Фильтр, выбрав ее.

Ввод и редактирование данных в ячейках

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1 (см рис. 1). Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором.

Выбрав ячейку, наберите в ней текст или число или формулу (о вводе сложных формул с использованием встроенных функций Excel мы поговорим в отдельном подразделе). В качестве тренировки можете набрать таблицу, представленную на рис. 2.

При вводе десятичных дробей используйте запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберете в ячейке 1.5, 1/5 или 1-5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число.месяц.год — 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Если вы хотите ввести дату, содержащую другой год, наберите последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12-12-4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы наберете в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нажмите клавишу Enter или же используйте мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам. Обратите внимание, текст выравнивается по левому краю ячейки, а числовые данные по правому.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого наведите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид , выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Именно таким образом была увеличена ширина первого столбца на рис. 2. Для задания точной ширины столбца следите за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину — выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок.

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом — переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Выделите щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца.

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), выполните следующие действия.

1. Выделите щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Введите знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, выполните щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 4, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделите вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же наберите адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Нажмите Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Вы можете комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости используйте скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек указывайте щелчками или набирайте вручную.

Рис. 4. Ввод простейшей формулы

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделите ее щелчком и нажмите клавишу . Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если вы решили отказаться от редактирования ячейки, но уже начали выполнять его, просто нажмите клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш +Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа.

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

Автозавершение

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 5). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав , или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв).

Рис. 5. Автозавершение при вводе текста

Автозаполнение

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, вам необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, выполните следующие действия.

1. Наберите в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, переведите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она захватила и ее.

3. Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса (рис. 6, а).

4. Выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда (рис. 6, б). Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 6, в).

Рис. 6. Автозаполнение ячеек последовательностью чисел

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Вернемся к рис. 2. В столбце D находятся формулы перемножения значений из двух соседних ячеек. Для ввода каждой из них вручную потребовалось бы немало времени. Однако благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд.

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. Для этого достаточно ввести только первое значение. Принцип заполнения остальных ячеек Excel определит самостоятельно, увеличивая текущее значение на единицу (рис. 7). Если же эти величины необходимо ввести с определенным интервалом, поступите описанным выше способом, введя два первых значения, чтобы Excel определил разницу между ними.

С помощью автозаполнения вы можете быстро скопировать содержимое ячейки в ряд. Для этого выделите ее и протяните за маркер рамки в произвольном направлении, охватив нужное количество ячеек.

Рис. 7. Автозаполнение ячеек различными типами данных

При работе с ячейками важно разделять понятия «содержимое ячейки» и «формат ячейки». Содержимое — это введенные данные. К формату относится не только форматирование, примененное к ячейке (выравнивание содержимого, параметры шрифта данных, заливка, граница), но и формат данных в случае ячеек, содержащих числа. О числовых форматах и приемах форматирования ячеек мы поговорим чуть ниже, а сейчас рассмотрим вопрос копирования форматов с помощью автозаполнения.

Предположим, вы отформатировали ячейку, задали определенный формат числа и хотите распространить формат данной ячейки на ряд других без вставки содержимого. Для этого выделите ячейку и выполните операцию автозаполнения протаскиванием рамки за нижний маркер. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 8). В нашем случае для копирования формата следует выбрать пункт Заполнить только форматы. Если же, напротив, требуется применить автозаполнение только к содержимому ячеек без сохранения формата, обратитесь к команде Заполнить только значения. По умолчанию копируются и содержимое ячеек (с созданием последовательности, если это возможно), и их формат.

Рис. 8. Выбор способа автозаполнения

Сортировка, фильтрация и поиск

Очень часто Excel используется для создания списков, каждая строка которых содержит информацию, относящуюся к одному объекту. Во всех примерах, рассмотренных в данном разделе, фигурировали списки. Обратимся к рис. 22. Представленный в нем прайс-лист является типичным списком. В списке имеется «шапка» (заголовки столбцов) и столбцы, содержащие однотипные данные в соответствии с заголовком. В свою очередь каждая строка представляет собой характеристику объекта, название которого, как правило, присутствует в первом столбце таблицы.

На практике возникают ситуации, когда необходимо отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Например, прайс-лист на рис. 22 можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара, выстроив его по алфавиту.

Чтобы выполнить сортировку списка по названиям, находящимся в первом столбце, выделите список целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и задействуйте команду Сортировка от А до Я.

Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите весь список, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Настраиваемая сортировка. В открывшемся окне (рис. 34) последовательно укажите в раскрывающихся списках заголовок столбца, по которому будет выполнена сортировка, параметры размещения данных (пункт Значения менять не нужно) и порядок сортировки (по возрастанию или убыванию значения). Нажмите ОК для запуска процесса.

Рис. 34. Окно задания параметров сортировки

Иногда в списке требуется отобрать данные, удовлетворяющие какому-либо условию, другими словами, отфильтровать их по определенному признаку. Например, в прайс-листе следует выбрать товары, стоимость которых не превышает заданного порога. Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков (если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут присутствовать по умолчанию и выполнять данную команду не следует). Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и выберите пункт, соответствующий условиям сортировки (в нашем случае следует выбрать пункт меньше). В открывшемся окне (рис. 35) выберите в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите ОК. В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют условиям фильтрации. Чтобы вновь отобразить все пункты списка, нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация, и в списке значений установите флажок Выделить все.

Построение графиков и диаграмм

В Excel имеются средства для создания высокохудожественных графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить зависимости и тенденции, отраженные в числовых данных.

Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка. Выбирая тип графического представления данных (график, гистограмму, диаграмму того или иного вида), руководствуйтесь тем, какую именно информацию нужно отобразить. Если требуется выявить изменение какого-либо параметра с течением времени или зависимость между двумя величинами, следует построить график. Для отображения долей или процентного содержания принято использовать круговую диаграмму. Сравнительный анализ данных удобно представлять в виде гистограммы или линейчатой диаграммы.

Рассмотрим принцип создания графиков и диаграмм в Excel. В первую очередь вам необходимо создать таблицу, данные которой будут использоваться при построении зависимости. Таблица должна иметь стандартную структуру: следует поместить данные в один или несколько столбцов (в зависимости от типа задачи). Для каждого столбца создайте текстовый заголовок. Впоследствии он будет автоматически вставлен в легенду графика.

В качестве тренировки построим график изменения стоимости квадратного метра одно-, двух-, трех- и четырехкомнатных квартир на вторичном рынке жилья по месяцам в городе Минске за полгода.

В первую очередь необходимо сформировать таблицу с данными так, как показано на рис. 26. Первый столбец должен содержать даты с интервалом по месяцам, в остальные столбцы следует внести информацию о стоимости квадратного метра жилья в квартирах с различным числом комнат. Для каждого столбца также создайте заголовок.

Рис. 26. Сводная таблица цен на квадратный метр жилья

После того как таблица будет создана, выделите все ее ячейки, включая заголовки, перейдите на вкладку Вставка и в группе Диаграммы щелкните на кнопке График. Для нашей задачи лучше всего подойдет график с маркерами (рис. 27). Выберите его щелчком.

Рис. 27. Выбор типа графика

В результате на лист будет помещена область, в которой отобразится созданный график. По шкале Х будет отложена дата, по шкале Y — денежные единицы. Любой график и диаграмма в Excel состоят из следующих элементов: непосредственно элементов графика или диаграммы (кривых, столбцов, сегментов), области построения, градуированных осей координат, области построения и легенды. Если вы выполните щелчок на области построения или любом компоненте графика или диаграммы, в таблице появятся цветные рамки, указывающие на ячейки или диапазоны, из которых были взяты данные для построения. Перемещая рамки в таблице, вы можете изменять диапазоны значений, которые использовались при создании графика. На границах области построения, легенды и общей области графика имеются маркеры, протаскиванием которых можно менять размеры их прямоугольников.

Обратите внимание, когда указатель мыши находится над областью графика, он имеет вид . Если задержать его на одном из участков, появится всплывающая подсказка с названием одной из внутренних областей. Наведите указатель мыши на пустое место в правой части области графика (всплывающая подсказка Область диаграммы говорит о том, что действие будет применено по отношению ко всей области графика), выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите график в произвольном направлении.

Наверняка вы уже заметили, что у получившегося графика есть один существенный недостаток — слишком большой диапазон значений по вертикальной оси, вследствие чего изгиб кривой виден нечетко, а графики оказались прижаты друг к другу. Чтобы улучшить вид графика, необходимо изменить промежуток значений, отображаемых на вертикальной шкале. Поскольку даже самая низкая цена в начале полугодового интервала превышала 1000, а самая высокая не превысила отметку 2000, имеет смысл ограничить вертикальную ось этими значениями. Выполните правый щелчок на области оси Y и задействуйте команду Формат оси. В открывшемся окне в разделе Параметры оси установите переключатель минимальное значение в положение фиксированное и в текстовом поле справа наберите 1 000, затем установите переключатель максимальное значение в положение фиксированное и в текстовом поле справа наберите 2 000. Можно увеличить и цену делений, чтобы сетка данных не загромождала график. Для этого установите переключатель цена основных делений в положение фиксированное и наберите справа 200. Нажмите кнопку Закрыть. В результате график примет наглядный вид.

В разделах этого же окна вы можете настроить цену деления, выбрать числовой формат для шкалы, выбрать заливку опорных значений шкалы, цвет и тип линии оси.

Обратите внимание, при выделении области графика в главном меню появляется новый набор вкладок Работа с диаграммами, содержащий три вкладки. На вкладке Конструктор можно подобрать для графика определенный макет и стиль. Поэкспериментируйте с применением эскизов из групп Макеты диаграмм и Стили диаграмм. Чтобы ввести название оси и диаграммы после применения макета, выполните двойной щелчок по соответствующей надписи и наберите нужный текст. Его можно форматировать известными вам способами, используя инструменты всплывающей панели при выполнении правого щелчка.

С помощью инструментов вкладки Макет можно настроить положение и вид подписей и осей диаграммы. В группе Стили фигур вкладки Формат можно подобрать визуальные эффекты для области построения и элементов диаграммы (кривых, столбцов), предварительно выделив их. Результат использования одного из встроенных макетов и стилей для нашего графика, а также применения фоновой заливки области построения показан на рис. 28.

Рис. 28. График изменения стоимости квадратного метра жилья

Помните о том, что Word и Excel полностью совместимы: объекты, созданные в одной из этих программ, можно без проблем скопировать в документ другого приложения. Так, чтобы перенести из Excel в документ Word любой график или таблицу, достаточно просто выделить ее и задействовать команду Копировать контекстного меню, затем перейти в Word, выполнить правый щелчок в месте размещении объекта и обратиться к команде Вставить.

В решении следующей задачи, которая на практике очень часто встает перед людьми, занимающимися подсчетом итогов деятельности, будет рассказано не только о построении гистограммы, но и о еще неизвестных вам приемах использования встроенных функций Excel. Кроме того, вы научитесь применять уже полученные в данном разделе знания.

Задача 3. Дан прайс-лист с розничными, мелкооптовыми и оптовыми ценами товара (рис. 29, вверху). Итоги годовой реализации товара №1 по кварталам представлены в таблице на рис. 29, внизу. Требуется подсчитать квартальную и годовую выручку от реализации товара №1 и построить соответствующую диаграмму.

Рис. 29. Прайс-лист и количество проданного товара №1 за год по кварталам

На этапе подготовки к решению задачи порядок ваших действий должен быть следующим.

1. Создайте новую книгу Excel и откройте ее.

2. Как вы помните, по умолчанию в книге имеется три листа. Открытым будет первый. Переименуйте Лист 1, дав ему название Прайс-лист.

3. Создайте таблицу прайс-листа так, как показано на рис. 29, вверху (поскольку в расчетах будут участвовать только данные из первой строки таблицы, две остальные можно не набирать).

4. Переименуйте второй лист книги с Лист 2 на Выручка. Создайте в нем таблицу, изображенную на рис. 29, снизу.

Проанализируем, в чем состоит суть решения. Чтобы получить сумму квартальной выручки, нам необходимо умножить розничную цену товара №1 из прайс-листа на количество товара, проданного по этой цене в квартале, затем умножить мелкооптовую цену на число проданных за нее принтеров, то же самое выполнить для оптовой цены и сложить три полученных результата. Другими словами, содержимое первой ячейки строки С3:Е3 прайс-листа необходимо умножить на число в первой ячейке столбца С3:С5 таблицы выручки, затем прибавить к нему значение из второй ячейки строки С3:Е3, умноженное на содержимое второй ячейки столбца С3:С5, и, наконец, прибавить к результату произведение третьей ячейки строки С3:Е3 и третьей ячейки столбца С3:С5. Эту операцию нужно повторить для столбца каждого квартала. Описанное действие есть не что иное, как матричное умножение, которое можно выполнить с помощью специальной встроенной функции.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Матричное умножение — это сумма произведений элементов строки первого массива и столбца второго массива, имеющих одинаковые номера. Из этого определения вытекают строгие ограничения на размеры перемножаемых матриц. Первый массив должен содержать столько же строк, сколько столбцов имеется во втором массиве.

Приступим к вводу формулы в ячейке суммирования выручки за первый квартал. Встроенная функция, отвечающая за перемножение массивов в Excel, имеет следующее имя: =МУМНОЖ(). Щелкните на ячейке С7 листа Выручка, перейдите на вкладку Формулы, нажмите кнопку , раскрывающее меню математических функций и выделите щелчком пункт МУМНОЖ. В результате откроется окно (рис. 30), в котором необходимо указать аргументы функции. Обратите внимание: в данном окне имеется справочная информация о задействованной функции.

Рис. 30. Окно выбора аргументов функции

В строке Массив 1 нажмите кнопку выбора аргумента . При этом появится маленькое окошко Аргументы функции, в котором отобразится адрес выделенного диапазона. Перейдите на вкладку Прайс-лист и выделите диапазон С3:Е3. Заметьте: адрес диапазона будет введен с учетом названия листа, которому он принадлежит. Далее нажмите в окошке кнопку , чтобы вернуться в основное окно выбора аргументов. Здесь вы увидите, что адрес первого массива уже помещен в свою строку. Осталось определить адрес второго массива. Нажмите кнопку  в строке Массив 2, выделите на текущей вкладке Выручка диапазон С3:С5, щелкните на кнопке  в маленьком окошке для возвращения в окно аргументов и нажмите ОК. Для ввода формулы в ячейки суммы выручки по остальным кварталам (D7, E7 и F7) можно воспользоваться автозаполнением, однако перед этим необходимо сделать абсолютным адрес диапазона цен из прайс-листа, чтобы он не «смещался» при копировании. Выполните двойной щелчок по ячейке с формулой, выделите в ней адрес диапазона C3:F3, нажмите клавишу , чтобы адрес строки с ценами принял вид $C$3:$E$3, а затем . Конечная формула должна выглядеть следующим образом: =МУМНОЖ(‘Прайс-лист’!$C$3:$E$3;C3:C5). Теперь с помощью автозаполнения распространите формулу на остальные ячейки, в которых суммируется квартальная выручка.

Далее необходимо просуммировать годовую выручку, сложив результаты подсчета выручки в кварталах. Это можно сделать с помощью уже знакомой вам функции =СУММ(). Введем ее с помощью Мастера функций, чтобы вы имели представление о том, как с ним работать.

Выделите ячейку С8 листа Выручка и строке формул щелкните на кнопке Вставить функцию . В результате откроется окно Мастера функций (рис. 31), в котором предстоит выбрать в списке нужную функцию (СУММ), которая находится в категории Математические. Для осуществления поиска по всему списку функций необходимо выбрать в списке Категория пункт Полный алфавитный перечень. Выделите щелчком нужную функцию и нажмите ОК. В результате откроется уже знакомое вам окно аргументов функции, в первом поле которого будет автоматически определен диапазон суммирования, но, к сожалению, неверно. Нажмите кнопку  строки Число 1, выделите диапазон C7:F7, щелкните на кнопке  маленького окошка и нажмите ОК. Расчет окончен.

Рис. 31. Окно Мастера функций

Переведите ячейки с суммами в денежный формат, выделив их и выбрав в раскрывающемся списке в группе Число на вкладке Главная пункт Денежный. Избавьтесь от нулей после запятой с помощью кнопки Уменьшить разрядность этой же группы.

В заключении необходимо построить диаграмму, отражающую суммарный уровень поквартальных продаж.

Выделите в таблице строку с результатами расчета поквартальной выручки (диапазон B7:F7). Перейдите на вкладку Вставка, в группе Диаграммы щелкните на кнопке Гистограмма и выберите первый эскиз в разделе Цилиндрическая. В результате на лист будет вставлена гистограмма, по которой легко сопоставить объемы продаж в разных кварталах. Однако у данной гистограммы есть существенный недостаток — отсутствие в легенде номеров кварталов, вместо них помещены номера неизвестных рядов. Чтобы исправить это, выполните правый щелчок по легенде и задействуйте команду Выбрать данные. В открывшемся окне (рис. 32) слева выделите щелчком имя первого ряда Ряд 1 и нажмите кнопку Изменить. Затем выполните щелчок на ячейке С2 в таблице — на заголовке I квартал. Нажмите ОК в появившемся окошке. Повторите эту операцию для остальных рядов, выделяя соответствующие заголовки, после чего нажмите ОК в окне изменения данных диаграммы.

Рис. 32. Окно изменения данных диаграммы

Чтобы отобразить на диаграмме суммы выручки, выберите для нее соответствующий макет. Перейдите на вкладку Конструктор, раскройте коллекцию макетов в группе Макет и выберите Макет 2. Выполните двойной щелчок на тексте Название диаграммы, чтобы изменить его на название таблицы. Примените к диаграмме понравившийся стиль, выбрав его в группе Стили диаграмм на вкладке Конструктор. Отформатируйте название диаграммы так, чтобы оно располагалось в одну строку. Это позволит увеличить размер фигур на диаграмме. В результате у вас должна получиться гистограмма, подобная той, что представлена на рис. 33. Перетащите ее в удобное для вас место на листе.

Рис. 33. Гистограмма распределения выручки от реализации товара по кварталам

Рис. 35. Задание порогового значения для фильтрации данных

Поиск и замена данных в ячейках Excel осуществляется по таким же принципам, что и поиск текстовых фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш +F или нажмите кнопку Найти и выделить в группе Редактирование и задействуйте команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого можно вводить условия для поиска и замены данных.

С книгами Excel можно выполнять все стандартные операции: открытие, сохранение, распечатку, за которые отвечают команды кнопки Office в верхнем левом углу окна программы.

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

​Смотрите также​ шрифта в ячейке​ при помощи кнопки​ свой цвет (заливка,​ созданные на этом​. Появится выпадающее меню.​Представьте, что у Вас​ не входящей в​ вам быстро все​ является очень мощным​ экране, нужно его​ установив величины, интервалы​ мы, перейдя по​ ячейки будут выделяться,​ данные в которых​ виде направлений. Так,​Как видим, гистограммы появились​Смотря на сухие цифры​ белым (цвет фона​

​Удалить​ шрифт, жирный-курсив, рамки​

Простейшие варианты условного форматирования

​ листе или в​Выберите необходимое правило условного​ есть лист Excel,​ диапазон ячеек, к​ освоить. Ниже вкратце​ инструментом для визуализации​ выделить, и нажать​ и другие значения,​ пункту «Первые 10​ установленным вами способом.​ постоянно изменяются, или​

​ стрелка, повернутая указателем​ в выделенных ячейках​ таблиц, трудно с​ ячейки) и функцию​

• ​(Delete)​
• ​ и т.д.) если​
• ​ выделенном диапазоне. Диспетчер​

​ форматирования. Мы хотим​ содержащий тысячу строк​ которым применено условное​ описано ее содержимое.​ данных в таблице.​ на кнопку в​ о которых мы​ элементов», в открывшемся​Правило «Дата» применяется к​ для ячейки, где​ вверх, применяется к​ столбца. Чем большее​ первого взгляда уловить​ЕОШ​в нижней части​

​ выполняется определенное условие.​ правил условного форматирования​ выделить ячейки, значение​ с данными. Думаю,​ форматирование​Тип правила​ С его помощью,​ виде стрелки направленной​ уже говорили ниже.​ окне, в поле​ ячейкам, которые содержат​ применяется формула. Мы​ большим величинам, влево​ числовое значение в​ общую картину, которую​

​(ISERROR)​ окна.​ Отрицательный баланс заливать​ позволяет отредактировать или​ которых​ будет довольно затруднительно​На основе формулы​Описание​ можно настроить таблицу​

​ вниз, пока правило​ Только в данном​ «Форматировать первые ячейки»​ значения в формате​ для примера установили​ – к средним,​ ячейках, тем гистограмма​ они представляют. Но,​, которая выдает значения​Другой, гораздо более мощный​ красным, а положительный​ удалить пользовательские правила.​Больше​ среди всего этого​Затенение всей строки в​Значение ячейки​ таким образом, что​ не займет самую​ случае, установка этих​ заменили число 10​ даты. При этом,​ значение в 20000.​ вниз – к​ длиннее. Кроме того,​ в программе Microsoft​ ИСТИНА или ЛОЖЬ​

​ и красивый вариант​ — зеленым. Крупных​ Это особенно удобно,​$4000.​ объема информации разглядеть​ случае, если несколько​Поиск определенных чисел, дат​ общая информация на​ последнюю строчу в​ значений будет более​ на 7. Таким​ в настройках можно​В следующем поле, нужно​ малым. При использовании​ в версиях Excel​

Правила выделения ячеек

​ Excel имеется инструмент​ в зависимости от​ применения условного форматирования​ клиентов делать полужирным​ если создано несколько​Появится диалоговое окно. Введите​ закономерности или необходимые​ условий истинны​ и текста в​ ней будет усваиваться​ списке.​ гибкая. Тут же​

​ образом, после нажатия​ установить выделение ячеек​ определиться, как будут​ фигур, кругом помечаются​

• ​ 2010, 2013 и​
• ​ графической визуализации, с​
• ​ того, содержит данная​
• ​ — это возможность​
• ​ синим шрифтом, а​
• ​ правил на одном​

​ необходимое значение. В​ данные. Подобно диаграммам​На основе формулы​ списке продуктов​ пользователем с первого​

​Есть и другой вариант.​ задаётся, при помощи​ на кнопку «OK»,​ по тому, когда​ выделяться ячейки: светло-красная​ самые большие величины,​ 2016 годов, имеется​ помощью которого можно​ ячейка ошибку или​ проверять не значение​ мелких — серым​ листе.​ нашем случае это​ и спарклайнам, условное​Затенение всей строки, если​Значение ячейки (с формулой)​ взгляда. Кроме того,​ Нужно установить галочку​ изменения шрифта, границ​ будут выделяться не​ произошло или произойдёт​ заливка и темно-красный​

​ треугольником – средние,​ возможность корректного отображения​ наглядно представить данные,​ нет:​ выделенных ячеек, а​ курсивом. Просроченные заказы​Excel содержит набор предустановленных​4000​ форматирование помогает визуализировать​ она является уникальным​

​Поиск динамически изменяемого числового​ условное форматирование придаёт​ в колонке с​ и заливки, как​ 10 самых больших​ событие: сегодня, вчера,​ цвет (по умолчанию);​

​ ромбом – малые.​ отрицательных значений в​ содержащиеся в таблицах.​Аналогично предыдущему примеру можно​ заданную формулу: ​

​ выделять красным, а​ стилей, которыми можно​

​.​ информацию и упростить​ значением​ или текстового значения​ большую эстетическую привлекательность​ наименованием «Остановить, если​ именно будет выглядеть​ значений, а только​ завтра, за последние​ желтая заливка и​По умолчанию, используется правило,​ гистограмме. А вот,​ Это позволяет более​ использовать условное форматирование,​Если заданная формула верна​ доставленные вовремя -​

​ воспользоваться, чтобы быстро​Укажите стиль форматирования в​ ее восприятие.​Чтобы загрузить книгу, выполните​ в списке продуктов​ документу.​ истина» напротив нужного​ выделение. После того,​ 7.​ 7 дней, и​ темно-желтый текст; красный​

​ при котором все​ у версии 2007​ легко и быстро​ чтобы скрывать содержимое​ (возвращает значение ИСТИНА),​ зеленым. И так​ применить условное форматирование​ раскрывающемся списке. Мы​Условное форматирование в Excel​ указанные ниже действия.​Верхнее и нижнее значения​Автор: Максим Тютюшев​

​ нам правила. Таким​ как все настройки​Выше мы говорили о​ т.д.​ текст, и т.д.​ ячейки выделенного фрагмента​ года такой возможности​

Правила отбора первых и последних значений

​ усвоить информацию. Данный​ некоторых ячеек, например,​ то срабатывает нужный​ далее — насколько​ к данным. Они​ выберем​ позволяет автоматически изменять​Важно:​Выше и ниже​Примечание:​ образом, перебирая правила​ выполнены, нужно нажать​ правилах, которые уже​Применив правило «Повторяющиеся значения»​ Кроме того, существует​ обозначаются определенным цветом​ нет.​ инструмент называется условным​

• ​ при печати -​
• ​ формат. В этом​
• ​ фантазии хватит.​
• ​ сгруппированы в три​
• ​Зеленую заливку и темно-зеленый​
• ​ формат ячеек в​

​ Для следующей книги требуется​ среднего​Мы стараемся как​ сверху вниз, программа​ на кнопку «OK»,​ установлены в программе​ можно настроить выделение​ пользовательский формат.​ или значком, согласно​При использовании вместо гистограммы​ форматированием. Давайте разберемся,​ делать цвет шрифта​ случае можно задавать​Чтобы сделать подобное, выделите​ категории:​ текст​ зависимости от содержащихся​ Microsoft Excel 2007 или​Поиск верхнего и нижнего​ можно оперативнее обеспечивать​ остановится именно на​ для сохранения проведенных​ Excel, и пользователь​

Создание правил

​ ячеек, согласно соответствию​При переходе на этот​ расположенным в них​ цветовой шкалы, также​ как использовать условное​ белым, если содержимое​ на порядок более​ ячейки, которые должны​Г​. Затем нажмите​

​ в них значений.​ Microsoft Excel 2010.​ значений, а также​ вас актуальными справочными​ правиле, около которого​ изменений.​ может просто выбрать​ размещенных в них​ пункт, открывается окно,​ величинам. Но, используя​ существует возможность выбрать​ форматирование в программе​

​ определенной ячейки имеет​ сложные проверки с​ автоматически менять свой​

1. ​истограммы​OK​
2. ​ Для этого необходимо​Щелкните ссылку Образцы условного​
3. ​ значений выше и​ материалами на вашем​
4. ​ стоит данная пометка,​В программе Excel можно​ любое из них.​
5. ​ данных одному из​ в котором можно​
6. ​ меню, о котором​ различные варианты данного​

​ Microsoft Excel.​ заданное значение («да»,​ использованием функций и,​ цвет, и выберите​– это горизонтальные​.​ создавать правила условного​ форматирования.​ ниже среднего в​ языке. Эта страница​ и не будет​ применять сразу несколько​ Но, кроме того,​ критериев: повторяющиеся это​ редактировать выделения, практически,​ мы уже говорили​ инструмента. При этом,​Скачать последнюю версию​ «нет»):​ кроме того, проверять​ в меню​ полосы, добавляемые в​

Управление правилами

​Условное форматирование будет применено​ форматирования. Правило может​В диалоговом окне​ последнем отчете по​ переведена автоматически, поэтому​ опускаться ниже, а​ правил к одному​ при желании, пользователь​ данные или уникальные.​ как угодно, применяя​ выше, можно применять​ как правило, чем​ Excel​Сочетая условное форматирование с​ одни ячейки, а​Формат — Условное форматирование​ каждую ячейку в​

​ к выделенным ячейкам.​ звучать следующим образом:​Загрузка файла​ книге​ ее текст может​ значит, именно это​ и тому же​ может создавать свои​Кроме того, в меню​ различные варианты шрифта,​ и другие правила​ большее значение расположено​Для того, чтобы произвести​ функцией​

​ форматировать — другие. ​(Format — Conditional formatting)​ виде ступенчатой диаграммы.​ Теперь без особого​ «Если значение меньше​нажмите кнопку​Верхнее и нижнее значения​ содержать неточности и​ правило будет фактически​ диапазону ячеек, но​ правила.​ условного форматирования имеется​ заливки, и границы.​ обозначения.​

​ в ячейке, тем​ форматирование определенной области​СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF)​Главный нюанс заключается в​.​Цветовые шкалы​ труда можно увидеть,​ $2000, цвет ячейки​Сохранить​Определение двух лучших учащихся​ грамматические ошибки. Для​ выполнятся.​ отображаться на экране​Для этого, нужно нажать​ ещё один интересный​После того, как мы​

​Кликаем по пункту меню​ насыщеннее цвет шкалы.​ ячеек, нужно выделить​, которая выдает количество​ знаке доллара ($)​В открывшемся окне можно​изменяют цвет каждой​ кто из продавцов​ – красный.» Используя​.​

​ в классе​ нас важно, чтобы​В этом же окне​ будет только последнее​ в любом подразделе​

​ пункт – «Правила​ определились, со значениями​ «Правила выделения ячеек».​Наиболее интересным и сложным​ эту область (чаще​ найденных значений в​ перед буквой столбца​ задать условия и,​ ячейки, основываясь на​ выполнил месячный план​ это правило Вы​Примечание:​Уникальные и повторяющиеся​ эта статья была​ имеются кнопки создания​

​ введенное правило. Для​ меню условного форматирования​ отбора первых и​ в окне настройки​ Как видим, существует​ инструментом среди данного​ всего столбец), и​ диапазоне, можно подсвечивать,​ в адресе -​ нажав затем кнопку​ их значениях. Каждая​ в $4000.​ сможете быстро определить​ Не нажимайте кнопку​

​Поиск повторяющихся строк в​

lumpics.ru

Условное форматирование данных: примеры и инструкции

​ вам полезна. Просим​​ и изменения выделенного​ того, чтобы регламентировать​ на пункт «Другие​ последних значений». Тут​ правил выделения, жмём​ семь основных правил:​ набора функций форматирования​ находясь во вкладке​ например, ячейки с​ он фиксирует столбец,​Формат​ цветовая шкала использует​Вы можете применять сразу​ ячейки, содержащие значения​Открыть​ списке клиентов​ вас уделить пару​ правила. После нажатия​ выполнение различных правил​ правила…», расположенный в​ можно установить выделение​

​ на кнопку «OK».​Больше;​ являются значки. Существует​
​ «Главная», кликнуть по​ недопустимыми или нежелательными​

​ оставляя незафиксированной ссылку​(Format)​ двух или трехцветный​ несколько правил условного​ меньше $2000.​, иначе появится предупреждение​Набор значков​ секунд и сообщить,​ на эти кнопки,​ относительно определенного диапазона​ самом низу списка».​

​ только самых больших​Как видим, ячейки выделены,​Меньше;​ четыре основные группы​ кнопке «Условное форматирование»,​ значениями:​

​ на строку -​	​, параметры форматирования ячейки,​
​ градиент. Например, в​	​ форматирования к одному​В следующем примере на​ и откроется версия​
​Быстрый просмотр состояния дохода​	​ помогла ли она​ запускаются окна создания​ ячеек, нужно выделить​
​ Или же кликнуть​ ​ или самых маленьких​ согласно установленному правилу.​	​Равно;​ значков: направления, фигуры,​ которая расположена на​Поскольку даты в Excel​ проверяемые значения берутся​ если условие выполняется.​
​ цветовой шкале «Красный-желтый-зеленый»​	​ и тому же​ листе Excel содержатся​
​ книги только для​	​ и тенденций по​ вам, с помощью​
​ и изменения правил,​	​ этот диапазон, и​ по пункту «Создать​ значений в диапазоне​
​По такому же принципу​	​Между;​ индикаторы и оценки.​ ленте в блоке​
​ представляют собой те​	​ из столбца С,​ В этом примере​
​ максимальные значения выделены​	​ диапазону ячеек, что​ данные по продажам​ чтения.​
​ кварталам​	​ кнопок внизу страницы.​ о которых мы​
​ в основном меню​	​ правило…», который расположен​ ячеек. При этом,​ выделяются значения при​
​Дата;​	​ Каждый выбранный пользователем​ инструментов «Стили».​
​ же числа (один​	​ по очереди из​ отличники и хорошисты​ красным, средние –​ позволяет более гибко​ за последние 4​
​В диалоговом окне​	​Набор значков​ Для удобства также​ уже вели речь​
​ условного форматирования перейти​	​ в нижней части​ можно использовать отбор,​ применении правил «Меньше»,​

​Повторяющиеся значения.​ вариант предполагает использование​

​После этого, открывается меню​​ день = 1),​ каждой последующей строки:​ заливаются зеленым, троечники​

1. ​ желтым, а минимальные​ и наглядно представить​

2. ​ месяца. Допустим, мы​​Сохранить как​​Сравнение продуктов по различным​​ приводим ссылку на​​ выше.​

   ​ по пункту управление​​ основного меню условного​​ как по порядковым​​ «Между» и «Равно».​Рассмотрим применение этих действий​ разных значков при​ условного форматирования. Тут​

3. ​ то можно легко​​Ну, здесь все достаточно​​ — желтым, а​​ — зеленым.​​ нужную информацию.​

4. ​ хотим знать, кто​нажмите кнопку​​ критериям с помощью​​ оригинал (на английском​

support.office.com

Условное форматирование в Excel

​Для того, чтобы удалить​ правилами.​ форматирования.​ величинам, так и​ Только в первом​ на примерах. Выделим​ оценке содержимого ячейки.​ представляется три основных​ использовать условное форматирование​ очевидно — проверяем,​ неуспевающие — красным​Наборы значк​Нажмите команду​ из продавцов выполняет​

​Сохранить​ шкалы оценок​ языке) .​ правило, нужно его​Открывается окно, где представлены​Открывается окно, где нужно​ по процентным. Существуют​ случае, выделяются ячейки​ диапазон ячеек, и​ Вся выделенная область​ вида форматирования:​ для проверки сроков​ равно ли значение​

Основные сведения об условном форматировании

​ цветом:​ов​Условное форматирование​ месячный план продаж,​.​Набор значков​В Excel 2010​ выделить, и нажать​ все правила, которые​ выбрать один из​ следующие критерии отбора,​ меньше значения, установленного​ кликнем по пункту​ сканируется Excel, и​Гистограммы;​ выполнения задач. Например,​

Создание правила условного форматирования

​ ячейки максимальному или​Кнопка​добавляют специальные значки​. Появится выпадающее меню.​ а кто нет.​После загрузки файла нажмите​Изучение тенденций изменения прибыли​ был усовершенствован условное​ на кнопку «Удалить​ относятся к выделенному​ шести типов правил:​ которые указаны в​ вами; во втором​ «Больше…».​ все значения ячеек​Цифровые шкалы;​ для выделения просроченных​ минимальному по диапазону​

1. ​А также>>​ в каждую ячейку​Наведите указатель мыши на​ Для выполнения плана​
2. ​ кнопку​​ помесячно​​ форматирование.​​ правило».​​ диапазону ячеек. Правила​
3. ​Форматировать все ячейки на​ соответствующих пунктах меню:​ случае, устанавливается интервал​Открывается окно, в котором​​ разделяются на части,​​Значки.​
4. ​ элементов красным, а​ — и заливаем​(Add)​​ на основе их​​ пункт​
5. ​ необходимо продать на​Открыть​Набор значков​​Поработать с Office​Кроме того, можно удалить​​ применяются сверху вниз,​​ основании их значений;​​Первые 10 элементов;​
6. ​ чисел, ячейки с​ нужно установить, значения​ согласно величинам, указанным​Для того, чтобы произвести​ тех, что предстоят​ соответствующим цветом:​позволяет добавить дополнительные​

​ значений.​Удалить правила​ сумму более $4000​.​Поиск объемов региональных продаж​ 365!​ правила и через​ так как они​

Удаление условного форматирования

1. ​Форматировать только ячейки, которые​​Первые 10%;​​ которыми будут выделяться;​
2. ​ больше какого числа​ в них. К​​ условное форматирование в​​ в ближайшую неделю​В англоязычной версии это​ условия. В Excel​Выделите ячейки для создания​​и выберите, какие​ в месяц. Создадим​​Условное форматирование в Excel​ на сумму менее​Улучшенное условное форматирование является​
3. ​ основное меню условного​

​ размещены в списке.​​ содержат;​​Последние 10 элементов;​ в третьем случае​ будут выделяться. Делается​ самым большим величинам​ виде гистограммы, выделяем​ — желтым:​ функции​ 2003 их количество​ правила условного форматирования.​ правила Вы хотите​ правило условного форматирования,​ автоматически изменяет внешний​

Предустановленные стили условного форматирования

​ 900 000 рублей.​ востребованной функцией Microsoft​ форматирования. Для этого,​ Таким образом, если​Форматировать только первые и​Последние 10%;​ задаётся конкретное число,​

1. ​ это в поле​​ применяются значки зеленого​​ столбец с данными,​Счастливые обладатели последних версий​MIN​ ограничено тремя, в​
2. ​Нажмите команду​​ удалить. В нашем​ которое выделит нам​ вид ячейки в​Гистограммы​ Excel. Анализ данных​ кликаем по пункту​ правила противоречат друг​ последние значения;​Выше среднего;​ а выделяться будут​ «Форматировать ячейки, которые​
3. ​ цвета, к величинам​​ и кликаем по​​ Excel 2007-2010 получили​и​ Excel 2007 и​Условное форматирование​

Использование предустановленных стилей

1. ​ примере мы выберем​ все ячейки в​
2. ​ зависимости от ее​​Сравнение высоты самых высоких​​ никогда прежде не​
3. ​ «Удалить правила». Открывается​ другу, то по​Форматировать только значения, которые​Ниже среднего.​
4. ​ ячейки только содержащие​ больше». По умолчанию,​

​ среднего диапазона –​

office-guru.ru

Условное форматирование в Excel 2003

Основы

​ соответствующему пункту меню.​ в свое распоряжение​MAX​ более новых версиях​. Появится выпадающее меню.​Удалить правила со всего​ таблице со значением​ содержимого. Например, Вы​ гор​ был таким увлекательным​ подменю, где можно​ факту на экране​ находятся выше или​Но, после того, как​ его.​ сюда автоматически вписывается​ желтого, и величины,​ Как видим, представляется​

​ гораздо более мощные​, соответственно.​ — бесконечно.​Наведите указатель мыши на​ листа​​ выше $4000.​ ​ можете выделить красным​​Трехцветная шкала​

​ и наглядным. Теперь​ выбрать один из​ отображается выполнение только​​ ниже среднего;​ ​ вы кликнули по​​Правило выделения «Текст содержит»,​ среднее значение диапазона,​ располагающиеся в самой​ на выбор несколько​ средства условного форматирования​Аналогично предыдущему примеру, но​Если вы задали для​ нужную категорию, а​

​, чтобы удалить все​​Выделите ячейки, по которым​ ​ цветом ячейки, в​​Изучение общего распределения продаж​ вы можете гораздо​ вариантов удаления: либо​ самого последнего из​Форматировать только уникальные или​ соответствующему пункту, можно​ главным образом, применяется​

​ но можно установить​ меньшей трети –​ видов гистограмм с​ — заливку ячеек​ используется функция​ диапазона ячеек критерии​ затем выберите предустановленный​ условное форматирование на​ требуется выполнить проверку.​​ которых содержаться недопустимые​ ​ в основных категориях​​ эффективнее отслеживать тенденции,​ удалить правила только​

​ них.​ повторяющиеся значения;​ немного изменить правила.​ к ячейкам текстового​ любое другое, либо​ помечаются значками красного​ градиентной и сплошной​

​ цветовыми градиентами, миниграфики​СРЗНАЧ (AVERAGE)​ условного форматирования, то​ стиль.​ листе.​ В нашем случае​ значения. Этот урок​ продуктов​ проверять состояние, выявлять​ на выделенном диапазоне​Чтобы поменять правила местами,​

Выделение цветом всей строки

​Использовать формулу для определения​ Открывается окно, в​ формата. В окне​ же указать адрес​ цвета.​ заливкой. Выберете ту,​ и значки:​для вычисления среднего:​ больше не сможете​Условное форматирование будет применено​Условное форматирование будет удалено.​

Выделение максимальных и минимальных значений

​ это диапазон B2:E9.​ мы посвятим условному​На основе формулы​ закономерности и находить​ ячеек, либо удалить​ существуют кнопки в​ форматируемых ячеек.​

​ котором производится выбор​ установки правила следует​​ ячейки, в которой​​При выборе стрелок, в​​ которая, на ваш​​Вот такое форматирование для​

Выделение всех значений больше(меньше) среднего

​Чтобы скрыть ячейки, где​ отформатировать эти ячейки​​ к выделенным ячейкам.​​Вы можете выбрать пункт​

Скрытие ячеек с ошибками

​На вкладке​ форматированию – одному​Затенение чередующихся строк в​ нужные значения.​ абсолютно все правила,​ виде стрелок направленных​Согласно выбранному типу правил,​​ типа выделения, а​ ​ указать слово, часть​​ содержится это число.​ качестве значков, кроме​ взгляд, больше всего​ таблицы сделано, буквально,​ образуется ошибка, можно​ вручную. Чтобы вернуть​

Скрытие данных при печати

​Автор: Антон Андронов​Управление правилами​Главная​ из самых интересных​ диапазоне​Мы составили книгу с​ которые имеются на​ вверх и вниз.​ в нижней части​ также, при желании,​

Заливка недопустимых значений

​ слова, или последовательный​ Последний вариант подойдёт​​ цветового оформления, используется​​ соответствует стилю и​ за пару-тройку щелчков​ использовать условное форматирование,​ себе эту возможность​Все очень просто. Хотим,​, чтобы увидеть все​

Проверка дат и сроков

​нажмите команду​ и полезных средств​На основе формулы​ множеством примеров и​ открытом листе Excel.​ Для того, чтобы​ окна нужно настроить​ можно установить другую​ набор слов, при​ для динамических таблиц,​ ещё сигнализирование в​ содержанию таблицы.​ мышью… :)​

P.S.

​ чтобы сделать цвет​ надо удалить условия​ чтобы ячейка меняла​ правила условного форматирования,​Условное форматирование​ Excel.​Сравнение данных в ячейке,​ рекомендаций, которые помогут​

​Как видим, условное форматирование​ правило отображалось на​ изменение описания правил,​ границу отбора. Например,​

planetaexcel.ru

​ нахождении которых, соответствующие​

Преобразование формул в значения

Формулы – это хорошо. Они автоматически пересчитываются при любом изменении исходных данных, превращая Excel из «калькулятора-переростка» в мощную автоматизированную систему обработки поступающих данных. Они позволяют выполнять сложные вычисления с хитрой логикой и структурой. Но иногда возникают ситуации, когда лучше бы вместо формул в ячейках остались значения. Например:

• Вы хотите зафиксировать цифры в вашем отчете на текущую дату.
• Вы не хотите, чтобы клиент увидел формулы, по которым вы рассчитывали для него стоимость проекта (а то поймет, что вы заложили 300% маржи на всякий случай).
• Ваш файл содержит такое больше количество формул, что Excel начал жутко тормозить при любых, даже самых простых изменениях в нем, т.к. постоянно их пересчитывает (хотя, честности ради, надо сказать, что это можно решить временным отключением автоматических вычислений на вкладке Формулы – Параметры вычислений).
• Вы хотите скопировать диапазон с данными из одного места в другое, но при копировании «сползут» все ссылки в формулах.

В любой подобной ситуации можно легко удалить формулы, оставив в ячейках только их значения. Давайте рассмотрим несколько способов и ситуаций.

Способ 1. Классический

Этот способ прост, известен большинству пользователей и заключается в использовании специальной вставки:

1. Выделите диапазон с формулами, которые нужно заменить на значения.
2. Скопируйте его правой кнопкой мыши – Копировать (Copy).
3. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и выберите либо значок Значения (Values):

   
   либо наведитесь мышью на команду Специальная вставка (Paste Special), чтобы увидеть подменю:

   
   Из него можно выбрать варианты вставки значений с сохранением дизайна или числовых форматов исходных ячеек.

   В старых версиях Excel таких удобных желтых кнопочек нет, но можно просто выбрать команду Специальная вставка и затем опцию Значения (Paste Special — Values) в открывшемся диалоговом окне:

   

Способ 2. Только клавишами без мыши

При некотором навыке, можно проделать всё вышеперечисленное вообще на касаясь мыши:

1. Копируем выделенный диапазон Ctrl+C
2. Тут же вставляем обратно сочетанием Ctrl+V
3. Жмём Ctrl, чтобы вызвать меню вариантов вставки
4. Нажимаем клавишу с русской буквой З или используем стрелки, чтобы выбрать вариант Значения и подтверждаем выбор клавишей Enter:

Способ 4. Кнопка для вставки значений на Панели быстрого доступа

Ускорить специальную вставку можно, если добавить на панель быстрого доступа в левый верхний угол окна кнопку Вставить как значения. Для этого выберите Файл — Параметры — Панель быстрого доступа (File — Options — Customize Quick Access Toolbar). В открывшемся окне выберите Все команды (All commands) в выпадающем списке, найдите кнопку Вставить значения (Paste Values) и добавьте ее на панель:

Теперь после копирования ячеек с формулами будет достаточно нажать на эту кнопку на панели быстрого доступа:

Кроме того, по умолчанию всем кнопкам на этой панели присваивается сочетание клавиш Alt + цифра (нажимать последовательно). Если нажать на клавишу Alt, то Excel подскажет цифру, которая за это отвечает:

Способ 5. Макросы для выделенного диапазона, целого листа или всей книги сразу

Если вас не пугает слово «макросы», то это будет, пожалуй, самый быстрый способ.

Макрос для превращения всех формул в значения в выделенном диапазоне (или нескольких диапазонах, выделенных одновременно с Ctrl) выглядит так:

Sub Formulas_To_Values_Selection()
'преобразование формул в значения в выделенном диапазоне(ах)
    Dim smallrng As Range
    For Each smallrng In Selection.Areas
        smallrng.Value = smallrng.Value
    Next smallrng
End Sub

Если вам нужно преобразовать в значения текущий лист, то макрос будет таким:

Sub Formulas_To_Values_Sheet()
'преобразование формул в значения на текущем листе
    ActiveSheet.UsedRange.Value = ActiveSheet.UsedRange.Value
End Sub
 

И, наконец, для превращения всех формул в книге на всех листах придется использовать вот такую конструкцию:

Sub Formulas_To_Values_Book()
'преобразование формул в значения во всей книге
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        ws.UsedRange.Value = ws.UsedRange.Value
    Next ws
End Sub
 

Код нужных макросов можно скопировать в новый модуль вашего файла (жмем Alt+F11 чтобы попасть в Visual Basic, далее Insert — Module). Запускать их потом можно через вкладку Разработчик — Макросы (Developer — Macros) или сочетанием клавиш Alt+F8. Макросы будут работать в любой книге, пока открыт файл, где они хранятся. И помните, пожалуйста, о том, что действия выполненные макросом невозможно отменить — применяйте их с осторожностью. 

Способ 6. Для ленивых

Если ломает делать все вышеперечисленное, то можно поступить еще проще — установить надстройку PLEX, где уже есть готовые макросы для конвертации формул в значения и делать все одним касанием мыши:

В этом случае:

• всё будет максимально быстро и просто
• можно откатить ошибочную конвертацию отменой последнего действия или сочетанием Ctrl+Z как обычно
• в отличие от предыдущего способа, этот макрос корректно работает, если на листе есть скрытые строки/столбцы или включены фильтры
• любой из этих команд можно назначить любое удобное вам сочетание клавиш в Диспетчере горячих клавиш PLEX

Ссылки по теме

• Что такое макросы, как их использовать, копировать и запускать
• Как скопировать формулы без сдвига ссылок
• Как считать в Excel без формул

Перейти к содержимому

Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель. Не забудьте сохранить в закладки 😉

Содержание

• Кому важно знать формулы Excel и где выучить основы.

• Элементы, из которых состоит формула в Excel.

• Основные виды.

• Примеры работ, которые можно выполнять с формулами.

• 22 формулы в Excel, которые облегчат жизнь.

• Использование операторов.

• Использование ссылок.

• Использование имён.

• Использование функций.

• Операции с формулами.

• Как в формуле указать постоянную ячейку.

• Как поставить «плюс», «равно» без формулы.

• Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel.

• Коды ошибок при работе с формулами.

• Отличие в версиях MS Excel.

• Заключение.

Кому важно знать формулы Excel и где изучить основы

Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы.

Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.

Элементы, из которых состоит формула в Excel

Формулы эксель: основные виды

Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.

Простые

Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ.

Например:

=СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек.

=СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек.

=СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.

Сложные

Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.

Комбинированные

Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.

Встроенные

Новичкам удобнее пользоваться готовыми, встроенными в программу формулами вместо того, чтобы писать их вручную. Чтобы найти нужную формулу:

• кликните по нужной ячейке таблицы;

• нажмите одновременно Shift + F3;

• выберите из предложенного перечня нужную формулу;

• в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.

Примеры работ, которые можно выполнять с формулами

Разберем основные действия, которые можно совершить, используя формулы в таблицах Эксель и рассмотрим полезные «фишки» для упрощения работы.

Поиск перечня доступных функций

Перейдите в закладку «Формулы» / «Вставить функцию». Или сразу нажмите на кнопочку «Fx».

Выберите в категории «Полный алфавитный перечень», после чего в списке отобразятся все доступные эксель-формулы.

Выберите любую формулу и прочитайте ее описание. А если хотите изучить ее более детально, нажмите на «Справку» ниже.

Вставка функции в таблицу

Вы можете сами писать функции в Excel вручную после «=», или использовать меню, описанное выше. Например, выбрав СУММ, появится окошко, где нужно ввести аргументы (кликнуть по клеткам, значения которых собираетесь складывать):

После этого в таблице появится формула в стандартном виде. Ее можно редактировать при необходимости.

Использование математических операций

Начинайте с «=» в ячейке и применяйте для вычислений любые стандартные знаки «*», «/», «^» и т.д. Можно написать номер ячейки самостоятельно или кликнуть по ней левой кнопкой мышки. Например: =В2*М2. После нажатия Enter появится произведение двух ячеек.

Растягивание функций и обозначение константы

Введите функцию =В2*C2, получите результат, а затем зажмите правый нижний уголок ячейки и протащите вниз. Формула растянется на весь выбранный диапазон и автоматически посчитает значения для всех строк от B3*C3 до B13*C13.

Чтобы обозначить константу (зафиксировать конкретную ячейку/строку/столбец), нужно поставить «$» перед буквой и цифрой ячейки.

Например: =В2*$С$2. Когда вы растяните функцию, константа или $С$2 так и останется неизменяемой, а вот первый аргумент будет меняться.

Подсказка:

• $С$2 — не меняются столбец и строка.

• B$2 — не меняется строка 2.

• $B2 — константой остается только столбец В.

22 формулы в Эксель, которые облегчат жизнь

Собрали самые полезные формулы, которые наверняка пригодятся в работе.

МАКС

МИН

СРЗНАЧ

СУММ

ЕСЛИ

Например:

=ЕСЛИ (В1>10;”больше 10″;»меньше или равно 10″)

В1 — ячейка с данными;

>10 — логическое выражение;

больше 10 — правда;

меньше или равно 10 — ложное значение (если его не указывать, появится слово ЛОЖЬ).

СУММЕСЛИ

Например:

=СУММЕСЛИ (С2: С6;»>20″)

С2: С6 — диапазон ячеек;

>20 —значит, что числа меньше 20 не будут складываться.

СУММЕСЛИМН

Например:

=СУММЕСЛИМН (D2: D6; C2: C6;”сувениры”; B2: B6;”ООО ХУ»)

D2: D6 — диапазон, где суммируются числа;

C2: C6 — диапазон ячеек для категории; сувениры — обязательное условие 1, то есть числа другой категории не учитываются;

B2: B6 — дополнительный диапазон;

ООО XY — условие 2, то есть числа другой компании не учитываются.

Дополнительных диапазонов и условий может быть до 127 штук.

СЧЕТ

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Например:

ЕСЛИОШИБКА

ДНИ

КОРРЕЛ

ВПР

Например:

=ВПР (В1; С1: С26;2)

В1 — значение, которое ищем.

С1: Е26— диапазон, в котором ведется поиск.

2 — номер столбца для поиска.

ЛЕВСИМВ

ПСТР

ПРОПИСН

СТРОЧН

ПОИСКПОЗ

ДЛСТР

СЦЕПИТЬ

ПРОПНАЧ

ПЕЧСИМВ

Использование операторов

Операторы в Excel указывают, какие конкретно операции нужно выполнить над элементами формулы. В вычислениях всегда соблюдается математический порядок:

• скобки;

• экспоненты;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

Арифметические

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок

Использование ссылок

Начинающие пользователи обычно работают только с простыми ссылками, но мы расскажем обо всех форматах, даже продвинутых.

Простые ссылки A1

Они используются чаще всего. Буква обозначает столбец, цифра — строку.

Примеры:

• диапазон ячеек в столбце С с 1 по 23 строку — «С1: С23»;

• диапазон ячеек в строке 6 с B до Е– «B6: Е6»;

• все ячейки в строке 11 — «11:11»;

• все ячейки в столбцах от А до М — «А: М».

Ссылки на другой лист

Если необходимы данные с других листов, используется формула: =СУММ (Лист2! A5: C5)

Выглядит это так:

Абсолютные и относительные ссылки

Относительные ссылки

Рассмотрим, как они работают на примере: Напишем формулу для расчета суммы первой колонки. =СУММ (B4: B9)

Нажимаем на Ctrl+C. Чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, переходим туда и жмем на Ctrl+V. Или можно просто протянуть ячейку с формулой, как мы описывали выше.

Индекс таблицы изменится автоматически и новые формулы будут выглядеть так:

Абсолютные ссылки

Чтобы при переносе формул ссылки сохранялись неизменными, требуются абсолютные адреса. Их пишут в формате «$B$2».

Например, есть поставить знак доллара в предыдущую формулу, мы получим: =СУММ ($B$4:$B$9)

Как видите, никаких изменений не произошло.

Смешанные ссылки

Они используются, когда требуется зафиксировать только столбец или строку:

• $А1– сохраняются столбцы;

• А$1 — сохраняются строки.

Смешанные ссылки удобны, когда приходится работать с одной постоянной строкой данных и менять значения в столбцах. Или, когда нужно рассчитать результат в ячейках, не расположенных вдоль линии.

Трёхмерные ссылки

Это те, где указывается диапазон листов.

Формула выглядит примерно так: =СУММ (Лист1: Лист5! A6)

То есть будут суммироваться все ячейки А6 на всех листах с первого по пятый.

Ссылки формата R1C1

Номер здесь задается как по строкам, так и по столбцам.

Например:

• R9C9 — абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на девятой строке девятого столбца;

• R[-2] — ссылка на строчку, расположенную выше на 2 строки;

• R[-3]C — ссылка на клетку, которая расположена на 3 ячейки выше;

• R[4]C[4] — ссылка на ячейку, которая распложена на 4 клетки правее и 4 строки ниже.

Использование имён

Функционал Excel позволяет давать собственные уникальные имена ячейкам, таблицам, константам, выражениям, даже диапазонам ячеек. Эти имена можно использовать для совершения любых арифметических действий, расчета налогов, процентов по кредиту, составления сметы и табелей, расчётов зарплаты, скидок, рабочего стажа и т.д.

Все, что нужно сделать — заранее дать имя ячейкам, с которыми планируете работать. В противном случае программа Эксель ничего не будет о них знать.

Как присвоить имя:

• Выделите нужную ячейку/столбец.

• Правой кнопкой мышки вызовите меню и перейдите в закладку «Присвоить имя».

• Напишите желаемое имя, которое должно быть уникальным и не повторяться в одной книге.

• Сохраните, нажав Ок.

Использование функций

Чтобы вставить необходимую функцию в эксель-таблицах, можно использовать три способа: через панель инструментов, с помощью опции Вставки и вручную. Рассмотрим подробно каждый способ.

Ручной ввод

Этот способ подойдет тем, кто хорошо разбирается в теме и умеет создавать формулы прямо в строке. Для начинающих пользователей и новичков такой вариант покажется слишком сложным, поскольку надо все делать руками.

Панель инструментов

Это более упрощенный способ. Достаточно перейти в закладку «Формулы», выбрать подходящую библиотеку — Логические, Финансовые, Текстовые и др. (в закладке «Последние» будут наиболее востребованные формулы). Остается только выбрать из перечня нужную функцию и расставить аргументы.

Мастер подстановки

Кликните по любой ячейке в таблице. Нажмите на иконку «Fx», после чего откроется «Вставка функций».

Выберите из перечня нужную категорию формул, а затем кликните по функции, которую хотите применить и задайте необходимые для расчетов аргументы.

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Рассмотрим эту опцию на примере:

• Вызовите окошко «Вставка функции», как описывалось выше.

• В перечне доступных функций выберите «Если».

Теперь составим выражение, чтобы проверить, будет ли сумма трех ячеек больше 10. При этом Правда — «Больше 10», а Ложь — «Меньше 10».

=ЕСЛИ (СУММ (B3: D3)>10;”Больше 10″;»Меньше 10″)

Программа посчитала, что сумма ячеек меньше 10 и выдала нам результат:

Чтобы получить значение в следующих ячейках столбца, нужно растянуть формулу (за правый нижний уголок). Получится следующее:

Мы использовали относительные ссылки, поэтому программа пересчитала выражение для всех строк корректно. Если бы нам нужно было зафиксировать адреса в аргументах, тогда мы бы применяли абсолютные ссылки, о которых писали выше.

Редактирование функций с помощью мастера

Чтобы отредактировать функцию, можно использовать два способа:

• Строка формул. Для этого требуется перейти в специальное поле и вручную ввести необходимые изменения.

• Специальный мастер. Нажмите на иконку «Fx» и в появившемся окошке измените нужные вам аргументы. И тут же, кстати, сможете узнать результат после редактирования.

Операции с формулами

С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажем ниже.

Копирование/вставка формулы

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).

Отмена операций

Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.

Повторение действий

Если вы выполнили команду «Отменить», программа сразу активизирует функцию «Вернуть» (возле стрелочки отмены на панели). То есть нажав на нее, вы повторите только что отмененную вами операцию.

Стандартное перетаскивание

Выделенные ячейки переносятся с помощью указателя мышки в другое место листа. Делается это так:

• Выделите фрагмент ячеек, которые нужно переместить.

• Поместите указатель мыши над одну из границ фрагмента.

• Когда указатель мыши станет крестиком с 4-мя стрелками, можете перетаскивать фрагмент в другое место.

Копирование путем перетаскивания

Если вам нужно скопировать выделенный массив ячеек в другое место рабочего листа с сохранением данных, делайте так:

• Выделите диапазон ячеек, которые нужно скопировать.

• Зажмите клавишу и поместите указатель мыши на границу выбранного диапазона.

• Он станет похожим на крестик +. Это говорит о том, что будет выполняться копирование, а не перетаскивание.

• Перетащите фрагмент в нужное место и отпустите мышку. Excel задаст вопрос — хотите вы заменить содержимое ячеек. Выберите «Отмена» или ОК.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.

Автозаполнение формулами

Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.

Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.

Как в формуле указать постоянную ячейку

Когда вам нужно протянуть формулу таким образом, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной, делайте следующее:

• Кликните на клетку, где находится формула.

• Наведите курсор в нужную вам ячейку и нажмите F4.

• В формуле аргумент с номером ячейки станет выглядеть так: $A$1 (абсолютная ссылка).

• Когда вы протяните формулу, ссылка на ячейку $A$1 останется фиксированной и не будет меняться.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужно указать отрицательное значение, поставить = или написать температуру воздуха, например, +22 °С, делайте так:

• Кликаете правой кнопкой по ячейке и выбираете «Формат ячеек».

• Отмечаете «Текстовый».

Теперь можно ставить = или +, а затем нужное число.

Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Новички, которые работают в редакторе Эксель совсем недавно, часто совершают элементарные ошибки. Поэтому рекомендуем ознакомиться с перечнем наиболее распространенных, чтобы больше не ошибаться.

• Слишком много вложений в выражении. Лимит 64 штуки.

• Пути к внешним книгам указаны не полностью. Проверяйте адреса более тщательно.

• Неверно расставленные скобочки. В редакторе они обозначены разными цветами для удобства.

• Указывая имена книг и листов, пользователи забывают брать их в кавычки.

• Числа в неверном формате. Например, символ $ в Эксель — это не знак доллара, а формат абсолютных ссылок.

• Неправильно введенные диапазоны ячеек. Не забывайте ставить «:».

Коды ошибок при работе с формулами

Если вы сделаете ошибку в записи формулы, программа укажет на нее специальным кодом. Вот самые распространенные:

Отличие в версиях MS Excel

Всё, что написано в этом гайде, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.

Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.

Заключение

Мы написали этот гайд, чтобы вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.

Надеемся, наша шпаргалка станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами.