Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.
Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.
Создание раскрывающегося списка
Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».
Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:
- Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
- Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
- Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.
Любой из вариантов даст такой результат.
Выпадающий список в Excel с подстановкой данных
Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.
- Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
- Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
- Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:
Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:
Добавим в таблицу новое значение «елка».
Теперь удалим значение «береза».
Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.
Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.
- Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
- Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
- Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
- Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
- Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
- Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub If Target.Address = "$C$2" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _ Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub
Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».
Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».
Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла
Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.
- Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
- Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).
Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.
Как сделать зависимые выпадающие списки
Возьмем три именованных диапазона:
Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.
- Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
- Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
- Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
- Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
- Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
- Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.
- На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
- Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
- Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
- Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.
Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel
Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & "," & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub
Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.
Выпадающий список с поиском
Скачать пример выпадающего списка
При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.
Создание раскрывающегося списка
Создание раскрывающегося списка
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.
-
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав
Ctrl+T
.
Примечания:
-
Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
добавлении или удалении элементов из списка
, любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются. -
Сейчас самое время
отсортировать данные в диапазоне или таблице
в раскрывающемся списке.
-
-
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
-
Перейдите на вкладку
данных
на ленте, затем
в проверку данных
.Примечание:
Если вы не можете щелкнуть
проверку данных
, возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
Разблокируйте определенные области защищенной книги
или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3. -
На вкладке
Параметры
в поле
Разрешить
щелкните
Список
. -
Щелкните поле
Источник
и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
-
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
Игнорировать пустые
ячейки. -
Установите флажок
Список допустимых значений
-
Откройте вкладку
Сообщение для ввода.
-
Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Отображать подсказку, если ячейка является текущей
и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Откройте вкладку
Сообщение об ошибке.
-
Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Выводить сообщение об ошибке,
выберите параметр в поле
Вид
и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Не знаете, какой параметр выбрать в поле
Вид
?-
Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
Сведения
или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
, а если «Предупреждение» — со значком
. -
Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
Остановка
.Примечание:
Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».
-
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.
-
Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.
-
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
-
На вкладке
Данные
в группе
Инструменты
щелкните
Проверка данных
или
Проверить
.
Примечание:
Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
Защита книги
. -
Откройте вкладку
Параметры
и во всплывающем меню
Разрешить
щелкните
пункт Список
. -
Щелкните поле
Источник
и выделите на листе список допустимых элементов.Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.
-
Нажмите клавишу ВВОД или кнопку
Развернуть
, чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните
ОК
.Советы:
-
Значения также можно ввести непосредственно в поле
Источник
через запятую. -
Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
Источник
-
Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
Данные
щелкните
Проверка данных
или
Проверить
, а затем щелкните
Сообщение об ошибке
.
-
См. также
Применение проверки данных к ячейкам
-
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
.Примечания:
-
Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
добавлении или удалении элементов из списка
, любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются. -
Теперь следует
отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
в раскрывающемся списке.
-
-
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
-
Откройте вкладку
Данные
на ленте и щелкните кнопку
Проверка данных
. -
На вкладке
Параметры
в поле
Разрешить
щелкните
Список
. -
Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле
Источник
и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле
Источник
через запятую. Например:
Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
-
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
Игнорировать пустые
ячейки. -
Установите флажок
Список допустимых значений
-
Откройте вкладку
Сообщение для ввода.
-
Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Показывать сообщения
и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Откройте вкладку
Сообщение об ошибке.
-
Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Показывать оповещения
, выберите параметр в поле
Тип
, и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Щелкните
ОК
.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими
Общие сведения о таблицах Excel
Применение проверки данных к ячейкам
Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа
Нужна дополнительная помощь?
Допустим, вы создали раскрывающийся список на основе значений в диапазоне A2: A8. При выборе значения в раскрывающемся списке необходимо, чтобы соответствующие значения в диапазоне B2: B8 автоматически подставлялись в определенную ячейку. Например, когда вы выбираете Наталию из раскрывающегося списка, соответствующий балл 40 будет заполнен в E2, как показано на скриншоте ниже. В этом руководстве представлены два метода, которые помогут вам решить проблему.
Выпадающий список автоматически заполняется функцией ВПР.
Выпадающий список автоматически заполняется замечательным инструментом
Дополнительные руководства для раскрывающегося списка …
Выпадающий список автоматически заполняется функцией ВПР.
Пожалуйста, сделайте следующее, чтобы автоматически заполнить другие ячейки при выборе в раскрывающемся списке.
1. Выберите пустую ячейку, в которую вы хотите автоматически подставить соответствующее значение.
2. Скопируйте и вставьте в нее приведенную ниже формулу, а затем нажмите Enter .
=VLOOKUP(D2,A2:B8,2,FALSE)
Внимание: В формуле D2 это выпадающий список ЯЧЕЙКА, A2: B8 диапазон таблицы включает значение поиска и результаты, а также число 2 указывает номер столбца, в котором находятся результаты. Например, если результаты находятся в третьем столбце диапазона таблицы, измените 2 на 3. Вы можете изменить значения переменных в формуле в зависимости от ваших потребностей.
3. С этого момента, когда вы выбираете имя в раскрывающемся списке, E2 будет автоматически заполняться определенной оценкой.
Выпадающий список автоматически заполняется Kutools for Excel
Yвы можете легко заполнить другие значения на основе выбора из раскрывающегося списка, не запоминая формулы с Найдите значение в списке формула Kutools for Excel.
1. Выберите ячейку для поиска значения автозаполнения (говорит ячейка C10), а затем щелкните Кутулс > Формула Помощник > Формула Помощник, см. снимок экрана:
3. В Помощник по формулам диалоговом окне укажите следующие аргументы:
- В разделе Выберите формулу коробка, найдите и выберите Найдите значение в списке;
Tips: Вы можете проверить Фильтр введите определенное слово в текстовое поле, чтобы быстро отфильтровать формулу. - В разделе Таблица_массив поле, щелкните кнопка для выбора диапазона таблицы, который содержит значение поиска и значение результата;
- В разделе Look_value поле, щелкните кнопку, чтобы выбрать ячейку, содержащую искомое значение. Или вы можете напрямую ввести значение в это поле;
- В разделе Колонка поле, щелкните кнопку, чтобы указать столбец, из которого вы вернете совпадающее значение. Или вы можете ввести номер столбца в текстовое поле, если вам нужно.
- Нажмите OK.
кнопка для выбора диапазона таблицы, который содержит значение поиска и значение результата;
Теперь соответствующее значение ячейки будет автоматически заполнено в ячейке C10 на основе выбора раскрывающегося списка.
Если вы хотите получить бесплатную пробную версию (30-день) этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Демо: раскрывающийся список автоматически заполняется без запоминания формул
Статьи по теме:
Автозаполнение при вводе текста в раскрывающемся списке Excel
Если у вас есть раскрывающийся список проверки данных с большими значениями, вам нужно прокрутить список вниз только для того, чтобы найти нужное, или введите все слово напрямую в поле списка. Если есть способ разрешить автозаполнение при вводе первой буквы в выпадающем списке, все станет проще. В этом руководстве представлен метод решения проблемы.
Создать раскрывающийся список из другой книги в Excel
Создать раскрывающийся список проверки данных среди листов в книге довольно просто. Но если данные списка, необходимые для проверки данных, находятся в другой книге, что вы будете делать? В этом руководстве вы узнаете, как подробно создать раскрывающийся список из другой книги в Excel.
Создайте раскрывающийся список с возможностью поиска в Excel
Для раскрывающегося списка с многочисленными значениями найти подходящий — непростая задача. Ранее мы ввели метод автоматического заполнения раскрывающегося списка при вводе первой буквы в раскрывающемся списке. Помимо функции автозаполнения, вы также можете сделать раскрывающийся список доступным для поиска для повышения эффективности работы при поиске правильных значений в раскрывающемся списке. Чтобы сделать раскрывающийся список доступным для поиска, попробуйте метод, описанный в этом руководстве.
Как создать раскрывающийся список с несколькими флажками в Excel?
Многие пользователи Excel, как правило, создают раскрывающийся список с несколькими флажками, чтобы выбирать несколько элементов из списка за раз. На самом деле вы не можете создать список с несколькими флажками с проверкой данных. В этом руководстве мы покажем вам два метода создания раскрывающегося списка с несколькими флажками в Excel. В этом руководстве представлен метод решения проблемы.
Дополнительные руководства для раскрывающегося списка …
Лучшие инструменты для работы в офисе
Kutools for Excel Решит большинство ваших проблем и повысит вашу производительность на 80%
- Снова использовать: Быстро вставить сложные формулы, диаграммы и все, что вы использовали раньше; Зашифровать ячейки с паролем; Создать список рассылки и отправлять электронные письма …
- Бар Супер Формулы (легко редактировать несколько строк текста и формул); Макет для чтения (легко читать и редактировать большое количество ячеек); Вставить в отфильтрованный диапазон…
- Объединить ячейки / строки / столбцы без потери данных; Разделить содержимое ячеек; Объединить повторяющиеся строки / столбцы… Предотвращение дублирования ячеек; Сравнить диапазоны…
- Выберите Дубликат или Уникальный Ряды; Выбрать пустые строки (все ячейки пустые); Супер находка и нечеткая находка во многих рабочих тетрадях; Случайный выбор …
- Точная копия Несколько ячеек без изменения ссылки на формулу; Автоматическое создание ссылок на несколько листов; Вставить пули, Флажки и многое другое …
- Извлечь текст, Добавить текст, Удалить по позиции, Удалить пробел; Создание и печать промежуточных итогов по страницам; Преобразование содержимого ячеек в комментарии…
- Суперфильтр (сохранять и применять схемы фильтров к другим листам); Расширенная сортировка по месяцам / неделям / дням, периодичности и др .; Специальный фильтр жирным, курсивом …
- Комбинируйте книги и рабочие листы; Объединить таблицы на основе ключевых столбцов; Разделить данные на несколько листов; Пакетное преобразование xls, xlsx и PDF…
- Более 300 мощных функций. Поддерживает Office/Excel 2007-2021 и 365. Поддерживает все языки. Простое развертывание на вашем предприятии или в организации. Полнофункциональная 30-дневная бесплатная пробная версия. 60-дневная гарантия возврата денег.
Вкладка Office: интерфейс с вкладками в Office и упрощение работы
- Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint, Издатель, доступ, Visio и проект.
- Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
- Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!
Выпадающий список в ячейке листа
Видео
У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:
Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.
Способ 1. Примитивный
Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:
Способ 2. Стандартный
- Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
- Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
- Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).
Нажмите ОК.
Все! Наслаждайтесь!
Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).
Способ 3. Элемент управления
Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:
- В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
- Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список. - Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
- Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
- Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
- Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.
После нажатия на ОК списком можно пользоваться.
Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:
Способ 4. Элемент ActiveX
Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):
Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.
Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):
Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:
Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:
- ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
- LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
- ListRows — количество отображаемых строк
- Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
- ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно
Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)
При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:
Итоговая сравнительная таблица всех способов
| Способ 1. Примитивный | Способ 2. Стандартный | Способ 3. Элемент управления | Способ 4. Элемент ActiveX | |
| Сложность | низкая | средняя | высокая | высокая |
| Возможность настройки шрифта, цвета и т.д. | нет | нет | нет | да |
| Количество отображаемых строк | всегда 8 | всегда 8 | любое | любое |
| Быстрый поиск элемента по первым буквам | нет | нет | нет | да |
| Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС | нет | нет | да | нет |
| Возможность создания связанных выпадающих списков | нет | да | нет | нет |
Ссылки по теме:
- Выпадающий список с данными из другого файла
- Создание зависимых выпадающих списков
- Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
- Выбор фото из выпадающего списка
- Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
- Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов
#Руководства
- 14 апр 2022
-
0
Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.
Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.
Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.
Скриншот: Skillbox Media
Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.
Скриншот: Skillbox Media
Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.
Скриншот: Skillbox Media
Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».
Скриншот: Skillbox Media
Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».
Скриншот: Skillbox Media
Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.
Скриншот: Skillbox Media
На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.
Скриншот: Skillbox Media
Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.
Скриншот: Skillbox Media
Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.
Скриншот: Skillbox Media
Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.
Скриншот: Skillbox Media
По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».
Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.
Скриншот: Skillbox Media
Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:
- Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
- Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
- Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.
Скриншот: Skillbox Media
Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.
Интересные методы, которые пригодятся менеджерам
- «Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
- PEST-анализ для предсказания будущего компании
- Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
- SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
- «Съешь лягушку»: метод для управления временем
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше