Excel выпадающий список в ячейке макросом

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».



2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.



3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».



2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:



3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.



2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.



4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».



6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.



2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.



3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.



Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).



2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.



3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.



4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
   
   Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

• Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
• Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
• Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

• ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
• ListRows — количество отображаемых строк
• Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

Ссылки по теме:

• Выпадающий список с данными из другого файла
• Создание зависимых выпадающих списков
• Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
• Выбор фото из выпадающего списка
• Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
• Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

Введение

Несколько дней назад ко мне поступил вопрос от бывшего коллеги, как реализовать в Excel каскадные выпадающие списки, чтобы то, что вы выбрали в первом списке, определяло то, что вы можете выбрать во втором списке и так далее. Тема выпадающих списков так давно и так плотно засижена популяризаторами Excel, что я не сомневался, что с лёгкостью найду нужный рецепт, но не тут то было. Рецепт я нашёл, но он мне не очень понравился из-за своей громоздкости, повторить такое пользователю со средней квалификацией будет достаточно трудно. Хотя способ внушает уважение, так как реализован только формулами рабочего листа. Однако мне пришёл в голову ещё один способ, который мы с вами сейчас и разберем. Само-собой я поделюсь примером, который вы легко сможете адаптировать под свои нужды.

Как это выглядит

Для тех, кто знает, как работать с Проверкой данных (Data Validation) в Excel, не раз создавал выпадающие списки, но плохо разбирается в макросах, увидеть эти списки будет серьёзным испытанием для психики, особенно если вы подсунете данный файл, уже адаптированным под ваши задачи. Они пол дня потратят, чтобы понять: «КАК, чёрт возьми, ты это сделал»?

Функционал

1. Создание каскадных выпадающих списков. Количество каскадов не ограничено, но увлекаться не стоит, так как это может повлиять на производительность Excel при работе с ячейками списков. 2-4 каскада более чем достаточно для типовых задач.
2. В цепочке списков выделяются начальный список, так как он ни от кого не зависит, и конечный список, так как от него никто не зависит. Промежуточные списки всегда от кого-то зависят и всегда являются для кого-то родительскими. Родительский список передаёт своему наследнику своё значение и тот отображает список следующего этапа уже фильтруя возможные варианты по родительскому значению.
3. При изменении значения ячейки-списка вышестоящего уровня, нижестоящие (зависимые) ячейки очищаются.
4. При переходе на ячейку, содержащую список, он автоматически открывается, что упрощает и ускоряет выбор значения. Если в выборе нет необходимости, то следует нажать Esc.

Скачать пример

CascadedLists.zip

Как это настроить для вашего файла с нуля?

Шаг 1

Создайте книгу Excel, которая поддерживает макросы (*.XLSM)

Создайте 3 листа:

1. Первый — место, где будут находиться ваши каскадные списки. Я далее буду называть этот лист FRONT, а вы можете дать ему имя, которое захотите
2. Второй — место для таблицы-справочника, столбцы которого будут отображать списки. Этот лист я буду называть REF. Вы опять можете дать другое имя листа, но немного проще будет оставить это.
3. Третий — вспомогательный лист, назовём его BACK. Имя менять не рекомендую, так как этот лист нам предстоит всё равно сделать скрытым.

Шаг 2

На листе REF создайте таблицу-справочник по аналогии с нашим примером. Таблица не должна содержать пустых ячеек. Первая колонка должна использоваться для списков первого уровня, вторая — для второго и так далее. Вас не должно смущать, что значения в старших колонках могут повторяться — макрос отфильтрует все дубликаты, показывая лишь уникальные значения.

Сделайте эту таблицу «умной». Для этого:

1. Встаньте на любую ячейку внутри справочника,
2. выберите в ленте на вкладке ГЛАВНАЯ пункт Форматировать как таблицу,
3. выберите понравившейся шаблон таблицы, укажите есть ли строка с заголовками, нажмите OK
4. в ленте на вкладке КОНСТРУКТОР (курсор должен стоять на ячейке таблицы), перейдите в поле ввода Имя таблицы и дайте нашей таблице имя, например Reference

Шаг 3

Создадим именованный диапазон, который будет ссылаться на только что созданную умную таблицу. В сущности, умная таблица нам нужна только для того, чтобы наш именованный диапазон автоматически расширялся при добавлении новых строк / столбцов в справочник.

Для создания именованного диапазона:

1. В ленте выберите вкладку ФОРМУЛЫ, пункт Диспетчер имен
2. Нажмите кнопку Создать…
3. Дайте имя rngRef, Область оставьте Книга, в качестве Диапазона укажите =Reference[#Данные] (=Reference[#Data])
4. Нажмите OK

Шаг 4

На листе FRONT наметьте, где будут располагаться ваши списки выбора. Не используйте для этого ячейку A1.

Шаг 5

Теперь необходимо настроить лист BACK. Для этого:

1. В ячейку A1 листа BACK внесите имя созданного вами именованного диапазона, то есть rngRef
2. В те же ячейке на листе FRONT, где у вас будут выпадающие списки, но только на листе BACK необходимо занести данные в определенном формате
3. Данные в каждой ячейке будут состоять из трёх частей, разделенных точкой с запятой, например «2;A2;C2» или «1;;B3«
4. Первая часть (до первого символа «;») означает номер столбца в вашем справочнике, который (столбец) будет использован для формирования значений списка.
5. Вторая часть (между двумя символами «;») означает адрес родительской ячейки. У списков, являющихся первыми в каскаде, на этом месте всегда пустота, так как у них нет родительских ячеек.
6. Третья часть (справа от второго символа «;») означает адрес ячейки, которая зависит от текущей. У списков, которые замыкают каскад, на этой позиции всегда пустота, например, «3;B4;»
7. Скройте лист BACK (правой кнопкой мыши по ярлыку листа, далее выбрать пункт Скрыть)

Шаг 6 (последний)

Нам необходимо записать макрос в нашу созданную книгу

1. Откройте редактор Visual Basic через комбинацию клавиш Alt+F11
2. Слева, в окне с именем Project — VBAProject найдите лист FRONT вашей книги (не забудьте, что вы могли его назвать иначе)
3. Сделайте двойной щелчок мышью по имени данного листа
4. Скопируйте этот код с сайта в редактор кода Visual Basic (правая часть экрана)
5. Если вы лист REF назвали иначе, то найдите строку Const con_wsRef = «REF» и исправьте стандартное имя листа в кавычках на ваше (это в 8-й строке).

Как это работает?

В Excel в стандартные объекты (листы, ячейки), с которыми мы работаем, встроены пользовательские обработчики событий, которые VBA программист может легко использовать в своих целях. Вот мы и использовали событие рабочего листа FRONT, которое называется SelectionChange. Это означает, что при каждом изменении текущей ячейки на листе вызывается процедура Worksheet_SelectionChange, в которую мы поместили свой код. Этот код ничего не делает, пока пользователь не встанет на какую-нибудь ячейку, которая определенным образом помечена на листе BACK.

Если макрос видит, что пользователь встал на ячейку, в которой должен быть список, то он проверяет, от какой ячейки текущая ячейка зависит, если родительская ячейка пуста, то макрос ничего не делает, а если она содержит значение, то формируется набор значений для выпадающего списка и подставляется через механизм Проверки данных (Data Validation)

Выше вы можете найти код макроса, но я рекомендую его изучать в редакторе VBA в Excel, так как никак не поборю отсутствие отступов в коде VBA на сайте. Надеюсь, статья вам понравилась. Удивите своих коллег крутыми каскадными выпадающими списками в своих файлах!

Обновление!

Все, кто пытался прикрутить данную реализацию каскадных списков к более-менее обширным данным, сталкивался с одной печальной ситуацией: всё вроде бы работает, но после переоткрытия файла Excel вам с прискорбием сообщает, что ваш файл повреждён и предлагает его восстановить, что успешно и делает. Возникает это из-за того, что существует ограничение в 255 символов на строку, которую мы прописываем в правило проверки данных для реализации выпадающего списка. Когда мы создаём этот список программно, то Excel на это не ругается (в отличие от попытки это сделать через стандартное диалоговое окно). Не ругается он на это и при сохранении файла, а вот при открытии — ой. В связи с этим у меня возникла идея не хранить в ячейке правило валидации вообще. То есть на событие SelectionChange мы налету формируем выпадающий список, а на событие Change мы этот список удаляем, так как пользователь уже выбрал интересовавшее его значение. Однако, если пользователь не осуществляет выбор значения из списка, то событие Change не возникает и правило контроля данных остаётся, что опять несёт риск «повреждения» файла. Поэтому приходится идти на такой извращенческий приём, как перебор всех правил контроля данных на листе и удаление «наших» (те, которые коррелируют по расположению с листов BACK). Сейчас я прикрутил это к событиям листа Activate / Deactivate. Если у вас на листе много ячеек, использующих правила валидации данных, но которые не связаны с каскадными выпадающими списками, то, данное решение я, пожалуй, вам НЕ порекомендую использовать.

Скачать версию 0.02

Читайте также:

• Создание выпадающего списка в ячейке

• Универсальные динамические каскадные выпадающие списки без VBA!

• Каскадные комбинированные списки

• Динамические каскадные списки на основе сводных таблиц

• Выпадающий список с контекстным поиском

В модуль листа
[vba]

[/vba]