Excel выпадающее меню фильтр

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».



2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.



3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».



2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:



3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.



2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.



4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».



6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.



2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.



3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.



Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).



2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.



3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.



4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

A dynamic drop down (also known as a  dependent drop down) is a term for drop downs with a dynamic list. The list items of a dynamic drop down get updated according to another input which is usually another drop down as well. A common example is to have lots of items under different categories. Instead of trying to finding an item in a huge list, you can first select a category and then find your desired item in a filtered list. In this article, we are going to show you how to create a dynamic drop down list Excel using the dynamic array functions UNIQUE and FILTER.

Designing the dynamic drop downs

Our sample data consists of a 2-column table containing names and types. As a result, we need a drop down for each column. However, there 2 problems we need to address first:

• Type values occur multiple times in the corresponding column. Listing an item multiple times may confuse our users.
• We want the Name values to be listed based on the selection of type. For example, if we set the type to «WATER», the second drop down should only list the names that match with type «WATER».

There are multiple ways to create a dynamic drop down list Excel. Here are a few examples:

• How to create dependent dropdowns
• Transforming a Complex Pricing List into a Quoting Tool in Excel

However, mos of these methods require an extensive use of formulas. Fortunately, the new dynamic array functions make things a lot easier. Let’s take a look at the basics of the dynamic array functions UNIQUE and FILTER.

UNIQUE and FILTER

In September, 2018, Microsoft has introduced new concepts like the dynamic arrays and spilling, in addition to a set of new functions, like the UNIQUE and the FILTER functions. The common characteristic of these two functions is their ability to return an array of values. We will be using this feature to populate the lists of unique items in our dynamic Excel drop down list.

UNIQUE Function

The UNIQUE function returns an array of unique values from a given array or range. This function is very helpful in eliminating items that occur multiple times. If you have a data set similar to our example that contains multiple values, like under the column Type, this formula will help simplify those lists.

When using the UNIQUE function, add the reference for the column of values you need, and the function will return a list of unique items.

For more information and examples for the UNIQUE function, please see our related guide.

FILTER Function

The FILTER function, on the other hand, can filter an array of values by a criteria. The FILTER function accepts three (required) arguments:

• An array to be filtered
• An array of Boolean values to identify the filtered values
• A return value if there are no other values left

For example, the following formula returns an array of values in a named range Name, where the values of the range Type is equal to the value of the DropdownType. Here, DropdownType is a single value, while «Name» and «Type» are ranges.

In the screenshot below, DropdownType is equal to «FIRE». Thus, only two values, «Arcanine» and «Entei», are returned by the formula.

Finalizing the structure

After this brief introduction, we can now create our dynamic drop down list Excel.

Create a higher level drop down containing the unique values

First step is creating a unique list of types and bind them to a drop down. In our example, we used the UNIQUE function on cell E4. The UNIQUE function spills its return array through the rest of the column.

Next is binding the spilled array into a drop down. To do this,

• Select a cell to make a drop down.
• Go to Data Validation
• Select List under Allow
• Type in your cell reference with the UNIQUE formula with a # character. This is =E4# in our example.

The # is the spill operator which saves us from guessing the size of the outcome array. Using # you can get all items returned from the UNIQUE formula.

Create dynamic drop down with a dynamic list

This is where the FILTER function comes in. In our example, we named the ranges and used them in the formulas.

• Type dropdown (H7) as DropdownType
• List of types (C4:C17) as Type
• List of names (B4:B17) as Name

Our formula in this example is in cell E15:

The drop down procedure is very similar to previous one. The only difference is the reference of the cell contains the FILTER, =E15#.

That’s all!

Просмотров: 206

Постановка задачи. Необходимость применения фильтра для выпадающего списка.

Сегодня мы наглядно рассмотрим применение фильтра в выпадающем списке Excel. В ходе работы часто возникает ситуация, кода необходимо для внесения данных выбирать нужные значения из заданного перечня. Такой способ позволяет не только ускорить введение данных, но и избавиться от возможных ошибок при наборе текста. Ведь не секрет, что даже неверный пробел в названии уже искажает наименование организации или мешает выбору соответствующей цены либо иных данных, связанных с названием.

В таком случае используют выпадающий список. Его создание не отличается в общем случае сложностью. Однако, если выпадающий список содержит сотни и тысячи вариантов записей, то ориентироваться в нем становится неудобно. Способ поиска с помощью ввода нужных слов с дальнейшим отбрасыванием позиций, не содержащих этот шаблонный текст, не работает. Предварительная сортировка списка могла бы помочь, но во многих случаях она попросту невозможна.

На помощь приходит создание фильтра для отбора только строк, содержащих нужный текст, вручную. Использование фильтра для выпадающего списка в Excel позволит отобрать необходимые позиции, основываясь на содержании элемента выпадающего списка. Создание такого списка может быть выполнено разными способами. В частности, в MS Office 365 присутствует специальная функция ФИЛЬТР, которая позволяет решить проблему. Однако далеко не везде эта версия MS Office установлена. Особенно это касается приложений, установленных в корпоративной среде. Использовать же онлайн версию офиса, в частности, работая в облаке от yandex.ru, mail.ru , onedrive.live.com и так далее не всегда возможно и не очень удобно. Данная версия, к сожалению, не содержит многих инструментов обработки данных, к которым мы привыкли. Нет консолидации, нет промежуточного итога. Отсутствуют возможности «Анализ что, если» и получение данных из внешних источников. И этот список отсутствующих инструментов можно продолжать. Существуют так же корпоративные правила, которые во многих случаях запрещают работу с документами в онлайн режиме.

На нашем занятии мы создадим фильтр выпадающего списка в ячейке, основываясь на функциях, имеющихся в любой версии MS Excel. Это позволит применить данный способ в любой ситуации. Способ достаточно прост и быстр. При создании фильтра кратко будут описаны функции, которые используются, и те параметры этих функций, которые необходимо использовать. Чтобы создать такой фильтр, нам понадобится всего пять шагов.

Исходная ситуация следующая. Имеется два листа – список и проверка. На листе список в колонке А будет задаваться проверочный текст, а в колонке В будет выводится выпадающий список, отфильтрованный согласно заданному проверочному тексту и полученный на основе диапазона А2:А121 на листе Проверка. Список достаточно условный, но вместо него может быть список оборудования, список наименований поставщиков, список операций и прочие перечни значений. Итак, приступаем. Будьте внимательны и отслеживайте текст формул и функций, которые применятся.

Рисунок 1

Шаг первый. Проверяем вхождение шаблонного текста в список.

Для такой проверки можно применить функции ПОИСК или НАЙТИ. Функция НАЙТИ чувствительна к регистру, поэтому применим функцию ПОИСК во избежание ошибок с несовпадающим регистром. Ее синтаксис

=ПОИСК(искомый текст; строка для поиска наличия искомого текста).

Если данный текст в указанной строке содержится, то результатом будет номер первого знака, с которого начинается заданный текст для поиска в указанной строке. Если текст найден не будет, мы увидим значение ошибки.

Введем на листе список текст, который явно присутствует в ячейках нашего списка на листе проверка. Следом на листе проверка напротив первого же элемента списка введем формулу

=ПОИСК(список!$A$1;A2).

Обратите внимание, что ячейка с листа список, где лежит проверяемый текст, имеет абсолютный адрес. Протягиваем формулу вниз и видим результат.

Рисунок 2

Все работает, можно двигаться дальше. Но привязка к определенной ячейки для проверки не очень хорошее решение. Те, кого все же это устраивает, могут сразу перейти к третьему шагу. Для меня же при достаточно большой таблице неудобно каждый раз возвращаться в ее начало, чтобы поменять условие для фильтра. Поэтому я перехожу ко второму шагу.

Шаг Второй. Привязываем условие к последней заполненной ячейке в колонке А на листе список.

Получить адрес нужной ячейки мы можем, используя функцию АДРЕС. В ней надо задать номер строки нужной ячейки, номер столбца этой ячейки, тип адреса – абсолютный, смешанный с закреплением строки и так далее. Остальные параметры в нашем случае значения не имеют. Важно помнить, что результатом работы данной функции будет текстовая строка с полученной ссылкой.

Чтобы получить номер последней заполненной ячейки в колонке А на листе таблица, мы применим функцию ПОИСКПОЗ. Ее назначение – определить номер позиции выбранного элемента в указанном списке. Надо последовательно указать искомый элемент, список и тип сопоставления для определения способа поиска. Пи этом есть небольшой нюанс. Если в качестве искомого указать значение, которое будет заведомо больше любого имеющегося, а тип сопоставления задать равным единице, то будет выведена позиция последнего элемента в списке. Нам это и надо. В качестве же искомого значения укажем две буквы «Я» подряд. Вряд ли будет слово, которое будет начинаться с этих букв.

Для определения номера столбца можно просто прописать единицу, так как колонка А первая на листе. Однако мы применим функцию СТОЛБЕЦ, которая выводит номер столбца указанной ячейки. Это позволит сделать нашу формулу гибкой, не привязывая ее к одному столбцу.

Ну и наконец вспомним, что нам нужна абсолютная ссылка, поэтому третий параметр функции должен быть равен одному. Соберем все полеченные нами параметры функции АДРЕС вместе и получаем формулу

=АДРЕС(ПОИСКПОЗ(“ЯЯ”;список!A:A;1);СТОЛБЕЦ(список!A1);1)

Рисунок 3

Как видите адрес мы получили. Но есть две проблемы. Во-первых, адрес указывает на ячейку на текущем листе проверка, а не на листе список. А во-вторых, мы видим именно адрес, а не содержимое нужной ячейки. Исправим это. Соединим полученный адрес и имя нужного листа. Выведем инаименование листа  впереди, не забывая про кавычки и восклицательный знак, и используя амперсанд для объединения полеченный строк. Теперь полученную общую строку сделаем адресом, обернув полученную строку функцией ДВССЫЛ. Это значит, что в самом начале после знака равно перед именем листа пропишем ДВССЫЛ и откроем скобку, а вторую скобку закроем в самом конце. В результате скобки функции ДВССЫЛ как бы охватывают нашу формулу получения общей строки – отсюда и название приема – обернуть. В итоге получаем такую формулу.

=ДВССЫЛ(“список!”&АДРЕС(ПОИСКПОЗ(“ЯЯ”;список!A:A;1);СТОЛБЕЦ(список!A1);1))

Теперь вместо адреса мы видим содержимое последней заполненной ячейки на листе Список, а это нам и надо.

Рисунок 4

Теперь аккуратно скопируем полученную формулу и скопируем в нашу функцию ПОИСК, выведенную в начале работы, вместо адреса ячейки А1. Проверяем работу и убеждаемся, что на листе проверка цифры появляются напротив ячеек, содержащих текст из последней заполненной ячейки листа таблица в колонке А.

Рисунок 5

Шаг третий. Выведем возрастающую нумерацию для ячеек списка на листе проверка, в которых имеется проверочное слово.

Чтобы это сделать, применим функцию ЕСЛИ в колонке С листа проверка. Она позволяет проверить условие и вывести один из двух вариантов в зависимости от его соблюдения.

В качестве условия применим функцию ЕЧИСЛО, с помощью которой обернем нашу функцию поиск. Если функция ПОИСК найдет нужное слово в списке, то результатом будет цифра. Тогда функция ЕЧИСЛО выведет результат ИСТИНА, а если нет, то результатом функции ЕЧИСЛО будет ложь.

Для параметра ИСТИНА функции ЕСЛИ зададим автоматическую нумерацию полученных строк с найденными числами. Для этого возьмем максимум из предыдущих ячеек и прибавим к полученному единицу. Так как в начале никаких предыдущих ячеек фактически нет, то для функции МАКС возьмем диапазон С1:С1 и закрепим первую ячейку. В результате при копировании формулы вниз будем получать диапазоны C1:C2, C1:C3 и так далее.

Ну и для параметра ЛОЖЬ выведем пустое значение в виде двух кавычек подряд. В результате получаем такую запись.

=ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(ПОИСК(ДВССЫЛ(“список!”&АДРЕС(ПОИСКПОЗ(“ЯЯ”;список!A:A;1);СТОЛБЕЦ(список!A1);1));A2));МАКС($C$1:C1)+1;””)

Она кажется сложной, но на самом деле при последовательном ее создании сложностей возникнуть не должно.

Рисунок 6

Шаг четвертый. Соберем вместе все значения, соответствующие нашему искомому параметру.

Чтобы это сделать, выведем снова нумерацию, соответствующую нашему списку, в колонке D листа проверка. Напротив ее первой ячейки применим функцию ИНДЕКС. Ее параметры – адрес исходного диапазона, номер строки и номер столбца этого диапазона, из пересечения которых надо взять данные. Исходным диапазоном будет диапазон А1:С121 на листе проверка. Номер нужной строки найдем с помощью функции ПОИСКПОЗ, указав для поиска номер текущей позиции в колонке С листа проверка и запустив точный поиск в помощью типа сопоставления равного нулю. Номер столбца зададим первый.

=ИНДЕКС($A$2:$C$121;ПОИСКПОЗ(D2;C2:C121;0);1)

Рисунок 7

Как видим, после перечня строк, содержащих последнее введение значение на листе список, в ненайденных позициях вывелась ошибка. Чтобы это исправить, обернем нашу формулу функцией ЕСЛИОШИБКА и указав в качестве второго параметра этой функции ноль.

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$2:$C$121;ПОИСКПОЗ(D2;$C$2:$C$121;0);1);0) 

Рисунок 8

Шаг пятый и последний. Формируем на основе полученного перечня источник для выпадающего списка.

Переходим на лист список. Выделяем столбец В, переходим на вкладку данные и нажимаем кнопку «проверка данных». Тип данных выбираем «Список», а в строке “источник” введем функцию СМЕЩ. С ее помощью зададим диапазон, ячейки которого будут использованы в нашем списке. Параметры функции СМЕЩ по очереди в нашем случае:

1. начальная ячейка, относительно которой будем двигаться. В нашем случае это ячейка Е2 на листе проверка. Не забываем ее закрепить.

2. сдвиг по строкам. В нашем случае его нет, поэтому просто отделим место этого параметра стандартным разделителем.

3. сдвиг по колонкам. Его тоже не будет.

4. количество строк в формируемом диапазоне. Чтобы это узнать, от общего количества заполненных ячеек в колонке Е листа проверка отнимем количество числовых ячеек в этом же столбце. Найти количество тех и других можно функциями СЧЕТЗ и СЧЕТ соответственно.

5. Количество столбцов в формируемом диапазоне. У нас будет только одна колонка.

В итоге получаем

=СМЕЩ(проверка!$E$2;;;СЧЁТЗ(проверка!$E:$E)-СЧЁТ(проверка!$E:$E);1)

Рисунок 9

Рисунок 10

Готово! Мы получили выпадающий список только из тех значения из исходного перечня, которые содержат указанный в последней заполненной ячейки колонки А на листе список.

Возможные проблемы.

1. Наша формула будет искать последнюю ячейку столбца А на листе список с текстом. Если же в последней ячейке будет число – Excel его не найдет. Чтобы обойти эту проблему, достаточно заранее задать текстовый формат для всех ячеек этого столбца.
2. Отбор по последнему значению будет работать во всех ячейках, где применен выпадающий список. Если необходимо поменять значение на основе выпадающего списка по ранее указанному значению, достаточно вернуться к нему и убрать все введенные позже проверочные значения. Эти значения никак не связаны с значениями, отобранными из списка, поэтому проблем с другими выбранными элементами не будет.

Заключение.

Мы научились отбирать нужные нам значения из начального списка и формировать на их основе выпадающий список в Excel, применяя стандартные формулы и функции. Данный подход позволил упростить работу по применению выпадающего списка на практике.

На этом наше занятие  подошло к концу. Желаем всем успеха в работе. До встречи на наших занятиях.

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбираем пункт «Проверка данных«.

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений «Источник» и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести значение «Да; Нет».
• Нажимаем «ОК«

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле «Источник«, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать «ОК«

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«;
• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«;
• В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
• Нажать «ОК«

В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными —  формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

• Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

• На панели инструментов нажимаем пункт «Форматировать как таблицу«:

• Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

•  Нажав клавишу «ОК» во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

• Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле источник указываем =»название вашей таблицы». В нашем случае мы ее назвали «Список«:

• Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

• Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

• Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите «Специальная вставка«;

• В появившемся окне в разделе «Вставить» выберите пункт «условия на значения«:

• Нажмите «ОК«

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

• Нажмите на вкладку «Главная» на Панели инструментов;
• Нажмите «Найти и выделить» и выберите пункт «Выделить группу ячеек«:

• В диалоговом окне выберите пункт «Проверка данных«. В этом поле есть возможность выбрать пункты «Всех» и «Этих же«. «Всех» позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт «этих же» покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем «всех«:

• Нажмите «ОК«

Нажав «ОК«, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

• Создать два именованных диапазона для ячеек «A2:A5» с именем “Россия” и для ячеек «B2:B5» с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

• Перейти на вкладку «Формулы» => кликнуть в разделе «Определенные имена» на пункт «Создать из выделенного«:

• Во всплывающем окне «Создание имен из выделенного диапазона» поставьте галочку в пункт «в строке выше«. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:

• Нажмите «ОК«
• В ячейке «D2» создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

• Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
• Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выберите «Список«:

• В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

• Нажмите «ОК«

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.

В Excel большинство из нас может фильтровать данные с помощью функции «Фильтр». Но пробовали ли вы когда-нибудь фильтровать данные из выпадающего списка? Например, когда я выбираю один элемент из раскрывающегося списка, я хочу, чтобы соответствующие ему строки были отфильтрованы, как показано на следующем снимке экрана. В этой статье я расскажу о том, как фильтровать данные с помощью раскрывающегося списка на одном или двух листах.

Фильтрация данных из выпадающего списка на одном листе с помощью вспомогательных формул

Отфильтровать данные из выпадающего списка на двух листах с кодом VBA

Фильтрация данных из выпадающего списка на одном листе с помощью вспомогательных формул

Чтобы отфильтровать данные из раскрывающегося списка, вы можете создать несколько столбцов вспомогательных формул, выполните следующие шаги один за другим:

1. Сначала вставьте раскрывающийся список. Щелкните ячейку, в которую вы хотите вставить раскрывающийся список, затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, см. снимок экрана:

2. В выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки вкладка, выберите Список из Разрешить раскрывающийся список, а затем щелкните кнопку, чтобы выбрать список данных, на основе которого вы хотите создать раскрывающийся список, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK Кнопка, раскрывающийся список вставляется сразу, выберите один элемент из раскрывающегося списка, затем введите эту формулу: = СТРОКИ ($ A $ 2: A2) (A2 — первая ячейка в столбце, содержащая значение раскрывающегося списка) в ячейку D2, а затем перетащите дескриптор заполнения вниз к ячейкам, чтобы применить эту формулу, см. снимок экрана:

4. Продолжайте вводить эту формулу: = ЕСЛИ (A2 = $ H $ 2; D2; «») в ячейку E2, а затем перетащите дескриптор заполнения вниз, чтобы заполнить эту формулу, см. снимок экрана:

Внимание: В приведенной выше формуле ：A2 — первая ячейка в столбце, содержащая значение раскрывающегося списка ，H2 это ячейка, в которой размещен раскрывающийся список, D2 — формула первого вспомогательного столбца.

5. А затем введите эту формулу: = ЕСЛИОШИБКА (МАЛЕНЬКИЙ ($ E $ 2: $ E $ 17; D2); «») в ячейку F2, затем перетащите маркер заполнения вниз к ячейкам, чтобы заполнить эту формулу, см. снимок экрана:

Внимание: В приведенной выше формуле: E2: E17 — это ячейки второй вспомогательной формулы, D2 — первая ячейка в первом столбце вспомогательной формулы.

6. После вставки столбцов вспомогательных формул вы должны вывести отфильтрованный результат в другое место, примените эту формулу: =IFERROR(INDEX($A$2:$C$17,$F2,COLUMNS($J$2:J2)),»») в ячейку J2, а затем перетащите дескриптор заполнения из J2 в L2, и будет извлечена первая запись данных на основе раскрывающегося списка, см. снимок экрана:

Внимание: В приведенной выше формуле: A2: C17 исходные данные, которые вы хотите отфильтровать, F2 — третий столбец вспомогательных формул, J2 это ячейка, в которую вы хотите вывести результат фильтрации.

7. А затем продолжайте перетаскивать дескриптор заполнения вниз к ячейкам, чтобы отобразить все соответствующие отфильтрованные записи, см. Снимок экрана:

8. С этого момента, когда вы выбираете один элемент из раскрывающегося списка, все строки, основанные на этом выборе, фильтруются одновременно, см. Снимок экрана:

Отфильтровать данные из выпадающего списка на двух листах с кодом VBA

Если ячейка раскрывающегося списка находится на Листе 1, а отфильтрованные данные на Листе 2, при выборе одного элемента из раскрывающегося списка другой лист будет отфильтрован. Как вы могли закончить эту работу в Excel?

Следующий код VBA может оказать вам услугу, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа, содержащую ячейку раскрывающегося списка, и выберите Просмотреть код из контекстного меню в открывшемся Microsoft Visual Basic для приложений окна, скопируйте и вставьте следующий код в пустой модуль:

Код VBA: фильтровать данные из выпадающего списка на двух листах:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Range("A2"), Target) Is Nothing Then
        Application.EnableEvents = False
        If Range("A2").Value = "" Then
            Worksheets("Sheet2").ShowAllData
        Else
            Worksheets("Sheet2").Range("A2").AutoFilter 1, Range("A2").Value
        End If
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Внимание: В приведенном выше коде: A2 — это ячейка, содержащая раскрывающийся список, и Sheet2 содержит ли рабочий лист данные, которые вы хотите отфильтровать. Номер 1 в скрипте: Автофильтр 1 — это номер столбца, по которому вы хотите выполнить фильтрацию. Вы можете изменить их по своему усмотрению.

2. С этого момента, когда вы выбираете один элемент из раскрывающегося списка на Sheet1, и соответствующие данные будут отфильтрованы на Sheet2, см. Снимок экрана: