Excel выделение цветами даты

Иногда во время анализа данных необходимо выделить цветом даты за определенный период времени. Еще лучше если выделение цветом дат будет выполнятся автоматически по условию при каждом изменении параметров начала и конца периода времени.

Как выделить даты цветом только за определенный промежуток времени в Excel

Ниже на рисунке показано, как можно применить условное форматирование для автоматического выделения цветом диапазона значений с днями между начальной и конечной датой. Если искомая дата начала и/или конца периода будет изменятся, тогда условное форматирование будет приспособлено к новым условиям и автоматически подсветит цветом все соответственные ячейки с новым условием.

Чтобы создать такое правило автоматического форматирования цветом по условию, выполните следующие действия:



1. Выделите целевой диапазон ячеек, в котором нужно подсветить даты цветом (в данном примере это D2:D17). После чего выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило». Возникнет окошко «Создание правила форматирования ячеек» точно так, как изображено внизу на рисунке:



2. В появившемся окне укажите на опцию «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Таким образом у нас появилась возможность применять формулу с логическим выражением для определения условий форматирования. Если в своем итоговом результате вычисления формула будет возвращать логическое значение ИСТИНА для значения текущей ячейки, тогда сразу же будет для нее применен формат, заданный пользователем в настройках данного инструмента.
3. Заполните поле ввода следующей формулой:

   =И(D2>=$A$2;D2<=$B$2)

   Обратите внимание что для сравнения даты целевой ячейки D2 с датами начала и конца периода записанные в соответственных ячейках $A$2 и $B$2 используется функция =И(). Если дата в целевой ячейке припадает меду датами начала и конца периода времени, тогда формула возвращает логическое значение ИТСИНА и применяется соответственный формат для этих целевых ячеек.
   В формуле используются абсолютные ссылки на ячейки с указанием дат начала и конца целого периода времени. А для ячеек, которые должны быть выделены цветом по условию в просматриваемом диапазоне используется относительная ссылка.

4. Щелкните на кнопку «Формат» чтобы указать желаемый цвет для подсветки ячеек и выбрать стиль ее оформления при необходимости. После нажатия появится окно «Формат ячеек», в котором находятся все инструменты и опции для оформления. После выполнения всех настроек нажмите кнопку ОК на всех открытых окнах.

В результате из списка разных дат за разные года выделились цветом только даты за период 2010-2012 год.

Подсветка дат и сроков

Простой способ

Выделите диапазон с датами на листе и выберите на вкладке Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Дата (Home – Conditional Formatting – Highlight Cell Rules – Date Occuring). В открывшемся окне выберите из выпадающего списка нужный вариант подсветки:

Сложный, но красивый способ

Теперь давайте разберем задачку посложнее и поинтереснее. Предположим, что у нас есть большая таблица поставок каких-либо товаров:

Обратите внимание на дату отгрузки. Если она в прошлом, то товар уже поставлен – можно не волноваться. Если она в будущем – значит мы должны держать вопрос на контроле и не забыть организовать поставку к указанному сроку. И, наконец, если дата отгрузки совпадает с сегодняшней, то надо бросать все дела и заниматься именно этой партией в данный момент (наивысший приоритет).

Для наглядности, можно настроить три правила условного форматирования, чтобы автоматически заливать всю строку с данными по партии в разные цвета в зависимости от даты отгрузки. Для этого выделим всю таблицу (без шапки) и выберем на вкладке Главная – Условное форматирование – Создать правило (Home – Conditional Formatting – Create Rule). В открывшемся окне зададим последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и введем в поле следующую формулу:

Эта формула берет последовательно содержимое ячеек E5, E6, E7… из столбца с датой отгрузки и сравнивает эту дату с сегодняшней датой из ячейки C2. Если дата отгрузки раньше, чем сегодняшняя, то отгрузка уже была. Обратите внимание на знаки доллара, используемые для закрепления ссылок. Ссылка на $C$2 должна быть абсолютной – с двумя знаками доллара. Ссылка на первую ячейку столбца с датой отгрузки должна быть с закреплением только столбца, но не строки, т.е. $E5.

После ввода формулы можно задать цвет заливки и шрифта, нажав на кнопку Формат (Format) и применить потом наше правило, нажав на кнопку ОК. Затем повторить всю процедуру для проверки будущих поставок и поставок на текущий день. Для отгруженных партий можно, например, выбрать серый цвет, для будущих заказов – зеленый и для сегодняшних – срочный красный:

Вместо текущей даты можно вставить в ячейку С2 функцию СЕГОДНЯ (TODAY), которая будет обновлять дату каждый раз при открытии файла, что будет приводить к автоматическому обновлению цветов в таблице.

Если подобная подсветка нужна не всегда, а только на определенное время работы с таблицей, то можно добавить к уже сделанному еще и, своего рода, выключатель. Для этого откройте вкладку Разработчик (Developer). Если ее не видно, то сначала включите ее через Файл – Параметры – Настроить ленту и нажмите кнопку Вставить (Insert):

В открывшемся списке инструментов выберите Флажок (Checkbox) из верхнего набора Элементы управления формы и щелкните по тому месту листа, где хотите его разместить. Затем можно задать размеры надписи и поменять ее текст (правой кнопкой мыши – Изменить текст):

Теперь, чтобы использовать флажок для включения-выключения подсветки, нужно связать его с любой ячейкой на листе. Щелкните правой кнопкой мыши по нарисованному флажку и выберите в контекстном меню команду Формат объекта (Format Object) и затем в открывшемся окне задайте любую подходящую ячейку в поле Связь с ячейкой (Cell Link):

Проверьте как все работает. В связанную ячейку Е2 должно выводиться значение ИСТИНА, когда флажок включен или ЛОЖЬ, когда он выключен.

Теперь осталось добавить одно правило в условное форматирование, чтобы наш флажок включал-выключал подсветку дат. Выделите всю нашу таблицу (кроме шапки) и откройте на вкладке Главная — Условное форматирование — Управление правилами (Home — Conditional Formatting — Manage Rules). В открывшемся окне должны быть хорошо видны созданные нами ранее правила для подсветки прошлых, будущих и настоящих дат разными цветами:

Жмем кнопку Создать правило (New Rule), выбираем последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и вводим в поле следующую формулу:

Формат не задаем и нажимаем ОК. Созданное правило должно добавится к общему списку. Теперь необходимо поднять его на первую строчку стрелками (если оно не еще не там) и включить напротив него справа флажок Остановить если истина (Stop If True):

Параметр с малопонятным названием Остановить, если истина делает простую вещь: если правило, напротив которого он стоит, выполняется (т.е. наш флаг Подсветка сроков на листе выключен), то Microsoft Excel останавливает дальнейшую обработку правил, т.е. не переходит к следующим правилам в списке условного форматирования и не заливает таблицу. Что и требуется.

Ссылки по теме

• Условное форматирование в Excel 2007-2013 (видео)
• Полосатая заливка строк таблицы «зеброй»
• Как Excel на самом деле работает с датами и временем

Хитрости »

1 Май 2011              108921 просмотров

Выделение текущей даты

Достаточно малоизвестный инструмент Excel, но это как раз тот инструмент при помощи которого можно изменить форматирование ячейки(цвет заливки, шрифт, границы) в зависимости от условия, не прибегая к помощи VBA. Например, у нас имеется таблица данных, в одном столбце которой находятся даты и хотелось бы, чтобы при открытии файла ячейка с текущей датой сама выделялась цветом. Допустим это столбец B. Для этого:

1. выделяем столбец с датами
2. • Excel 2003: Формат(Format)—Условное форматирование(Conditional formatting);
   • Excel 2007-2010: вкладка Главная(General)—Условное форматирование(Conditional formatting)—Создать правило(New rule)
3. выбираем формула; для Excel 2007: Использовать формулу для определения форматируемых ячеек(Use a formula to determine which cells to format)
4. вписываем в поле условие — =$B2=СЕГОДНЯ()
5. выбираем способ форматирования ячеек(в примере цвет заливки — красный)
6. жмем Ок.

Если Вам необходимо выделять не только ячейку с датой, а всю строку таблицы, то в пункте 1 выделяем не столбец, а всю таблицу.

Скачать пример

  Tips_FC_Date.xls (30,0 KiB, 9 307 скачиваний)

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Excel is a spreadsheet program from Microsoft that you can use for different purposes, like creating a budget plan, income and expenditure records, etc. While creating data in an Excel spreadsheet, there might be cases when you need to highlight the rows with dates less than a specific date. In this post, we will see how to highlight rows with dates before today or a specific date in Microsoft Excel.

We will show you the following two methods to highlight the rows with dates earlier than today’s date or a specific date:

1. By using the Today() function.
2. Without using the Today() function.

1] Highlight rows with dates earlier than today’s date by using the Today() function

The Today() function represents the current date in Microsoft Excel. If you type the =Today() function in any cell and press Enter, Excel will show you the current date. Therefore, this method is used to highlight the rows with dates earlier than the current date. At the time I was writing the article, the current date was 11 November 2021.

The instructions for the same are listed below:

1. Launch Microsoft Excel.
2. Select the entire range of columns along with the rows.
3. Apply Conditional Formatting to the selected range of rows and columns.
4. Click OK.

Let’s see the above steps in detail.

1] Launch Microsoft Excel and create a new spreadsheet or open the existing one.

2] Now, select the range of rows and columns for highlighting the dates (see the screenshot below).

3] Now, you have to create a new rule via Conditional Formatting to highlight the rows with dates before today’s date. For this, click on the Home tab and then go to “Conditional Formatting > New Rule.” Now, select the Use a formula to determine which cells to format option.

4] Click inside the box and then select the date in the first row. You will see that Excel automatically detects and fills its location inside the box.

As you can see in the above screenshot, the formula that appeared in the box after selecting the date in the first row is =$B$1. This formula indicates the position of the date on the spreadsheet, i.e., the first row of column B. The $ sign in the formula indicates that row 1 and column B are locked. Since we are going to highlight the dates in different rows but in the same column, we need to lock only the column and not the row. Therefore, delete the $ sign before 1 in the formula. The formula will then become =$B1.

5] Now, type <Today() after the formula =$B1. When you use the Today() function, Excel will automatically determine the current date and compare the data accordingly. The complete formula should look like this:

=$B1<Today()

After that, click on the Format button and select your favorite color for highlighting the rows. You will find this option under the Fill tab. You can also select the Font style and border styles for the highlighted rows. When you are done, click OK. You will see your formatting style in the Preview section.

6] Click OK in the New Formatting Rule window to apply the conditional formatting to the selected rows and columns. This will highlight the rows with dates before today’s date.

2] Highlight rows with dates earlier than today’s date or a specific date without using the Today() function

You can use this method to highlight the rows with dates before today’s date or a specific date. We have listed the instructions below:

1. Launch Microsoft Excel and open your document in it.
2. Write the reference date in a separate cell.
3. Select the rows and columns.
4. Apply the conditional formatting.
5. Click OK.

Let’s see these steps in detail.

1] Launch Microsoft Excel and open your document in it.

2] To highlight rows earlier than a specific date, you have to write a reference date for comparison in a separate cell. In the below screenshot, I have written the reference date 10 October 2021 because I want to highlight dates before this date.

3] Now, select the rows and columns and go to “Home > Conditional Formatting > New Rule.” After that, select Use a formula to determine which cells to format. Now, click inside the box under the Edit the Rule Description section and select the cell containing the date in the first row. After that, Excel will automatically fill the cell location. You have to delete the $ sign as you have done before. Now, instead of typing the =Today() formula, you have to type only less than symbol and then select the cell containing the reference date (see the below screenshot).

4] Now, click on the Format button and apply to format the rows and columns as you have done before. When you are done, click on the OK button. Excel will show you the results by highlighting the rows before the reference date.

This is all about how you can highlight the rows with dates earlier than today’s date or a specific date in Excel.

How do I autofill dates in Excel?

The AutoFill feature in Microsoft Excel lets you fill days, data, and numeric series easily. Simply type a date in a cell and drag it down. After that, Excel will fill the dates in increasing order automatically.

If you want to fill the dates with a certain gap between them, let’s say odd dates in a month, you have to type two consecutive odd dates in the two consecutive rows of a column. Now, select both the cells and drag them down. This will fill the cells with odd dates.

How do I highlight rows in Excel if dates have passed?

You can highlight the dates older than today or a specific date in Excel with and without using the Today() function. We have explained both of these methods in detail above in this article.

Hope this helps.

Read next: How to create and run Macros in Microsoft Excel.