Excel вычисления не закончены выполнить вычисления перед сохранением

Одной из наиболее востребованных возможностей Excel является работа с формулами. Благодаря данной функции программа самостоятельно производит различного рода расчеты в таблицах. Но иногда случается так, что пользователь вписывает формулу в ячейку, но она не выполняет своего прямого назначения – вычисления результата. Давайте разберемся, с чем это может быть связано, и как решить данную проблему.

Устранение проблем с вычислением

Причины проблем с вычислением формул в Экселе могут быть совершенно разными. Они могут быть обусловлены, как настройками конкретной книги или даже отдельного диапазона ячеек, так и различными ошибками в синтаксисе.

Способ 1: изменение формата ячеек

Одной из самых распространенных причин, по которой Эксель вообще не считает или не правильно считает формулы, является неверно выставленный формат ячеек. Если диапазон имеет текстовый формат, то расчет выражений в нем вообще не производится, то есть, они отображаются как обычный текст. В других случаях, если формат не соответствует сути рассчитываемых данных, результат, выводимый в ячейку, может отображаться некорректно. Давайте выясним, как решить эту проблему.

1. Для того, чтобы посмотреть, какой формат имеет конкретная ячейка или диапазон, переходим во вкладку «Главная». На ленте в блоке инструментов «Число» имеется поле отображения текущего формата. Если там указано значение «Текстовый», то формула точно вычисляться не будет.



2. Для того, чтобы произвести смену формата достаточно кликнуть по данному полю. Откроется список выбора форматирования, где можно выбрать значение, соответствующее сути формулы.



3. Но выбор типов формата через ленту не такой обширный, как через специализированное окно. Поэтому лучше применить второй вариант форматирования. Выделяем целевой диапазон. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбираем пункт «Формат ячеек». Можно также после выделения диапазона нажать комбинацию клавиш Ctrl+1.



4. Открывается окно форматирования. Переходим во вкладку «Число». В блоке «Числовые форматы» выбираем тот формат, который нам нужен. Кроме того, в правой части окна имеется возможность выбрать тип представления конкретного формата. После того, как выбор произведен, кликаем по кнопке «OK», размещенной внизу.



5. Выделите поочередно ячейки, в которых функция не считалась, и для пересчета нажмите функциональную клавишу F2.

Теперь будет производиться расчет формулы в стандартном порядке с выводом результата в указанную ячейку.

Способ 2: отключение режима «Показать формулы»

Но возможно причина того, что вместо результатов расчета у вас отображаются выражения, состоит в том, что в программе включен режим «Показать формулы».

1. Чтобы включить отображение итогов, переходим во вкладку «Формулы». На ленте в блоке инструментов «Зависимости формул», если кнопка «Показать формулы» активна, то кликаем по ней.



2. После этих действий в ячейках снова вместо синтаксиса функций начнет отображаться результат.

Способ 3: исправление ошибки в синтаксисе

Формула также может отображаться как текст, если в её синтаксисе были допущены ошибки, например, пропущена или изменена буква. Если вы вводили её вручную, а не через Мастер функций, то такое вполне вероятно. Очень распространенной ошибкой, связанной с отображением выражения, как текста, является наличие пробела перед знаком «=».

В таких случаях нужно внимательно пересмотреть синтаксис тех формул, которые неправильно отображаются, и внести в них соответствующие коррективы.

Способ 4: включение пересчета формулы

Бывает и такая ситуация, что формула вроде и отображает значение, но при изменении связанных с ней ячеек сама не меняется, то есть, результат не пересчитывается. Это означает, что у вас неправильно настроены параметры вычислений в данной книге.

1. Перейдите во вкладку «Файл». Находясь в ней, следует кликнуть по пункту «Параметры».



2. Откроется окно параметров. Нужно перейти в раздел «Формулы». В блоке настроек «Параметры вычислений», который расположен в самом верху окна, если в параметре «Вычисления в книге», переключатель не установлен в позицию «Автоматически», то это и есть причина того, что результат вычислений неактуальный. Переставляем переключатель в нужную позицию. После выполнения вышеуказанных настроек для их сохранения в нижней части окна жмем на кнопку «OK».

Теперь все выражения в данной книге будут автоматически пересчитываться при изменении любого связанного значения.

Способ 5: ошибка в формуле

Если же программа все-таки производит расчет, но в результате показывает ошибку, то тут вероятна ситуация, что пользователь просто ошибся при вводе выражения. Ошибочными формулами считаются те, при расчете которых в ячейке появляются следующие значения:

• #ЧИСЛО!;
• #ЗНАЧ!;
• #ПУСТО!;
• #ДЕЛ/0!;
• #Н/Д.

В этом случае нужно проверить, правильно ли записаны данные в ячейках, на которые ссылается выражение, нет ли в них ошибок в синтаксисе или не заложено ли в самой формуле какое-либо некорректное действие (например, деление на 0).

Если функция сложная, с большим количеством связанных ячеек, то легче проследить вычисления с помощью специального инструмента.

1. Выделяем ячейку с ошибкой. Переходим во вкладку «Формулы». На ленте в блоке инструментов «Зависимости формул» кликаем по кнопке «Вычислить формулу».



2. Открывается окно, в котором представляется полный расчет. Нажимаем на кнопку «Вычислить» и просматриваем вычисление пошагово. Ищем ошибку и устраняем её.

Как видим, причины того, что Эксель не считает или не правильно считает формулы, могут быть совершенно различными. Если вместо расчета у пользователя отображается сама функция, тот в этом случае, скорее всего, либо ячейка отформатирована под текст, либо включен режим просмотра выражений. Также, возможна ошибка в синтаксисе (например, наличие пробела перед знаком «=»). В случае если после изменения данных в связанных ячейках результат не обновляется, то тут нужно посмотреть, как настроено автообновление в параметрах книги. Также, нередко вместо корректного результата в ячейке отображается ошибка. Тут нужно просмотреть все значения, на которые ссылается функция. В случае обнаружения ошибки следует устранить её.

Поскольку Excel — это программа электронных таблиц, а не просто табличный редактор, вычисления являются очень важной частью ее функциональности. Соответственно, настройка параметров вычислений (формул), выполняемая с помощью элементов управления категории Формулы, — процесс, знание которого может весьма облегчить вам жизнь, а незнание — сделать ее невыносимой.

Все элементы управления этой категории распределены по группам Параметры вычислений, Работа с формулами, Контроль ошибок и Правила контроля ошибок. Параметры вычислений задаются в одноименном разделе.

Вычисления в книге — эта группа переключателей определяет режим вычислений:

• Автоматически — каждый раз, когда вы меняете значение в ячейке, которая используется в формуле в качестве параметра, формула пересчитывается.
• Автоматически, кроме таблиц данных — пересчет выполняется автоматически для всех формул, кроме тех, результатом выполнения которых являются таблицы данных.
• Вручную — пересчет выполняется только после нажатия клавиши F9 или выбора команды Пересчет в группе Вычисление на вкладке Формула ленты инструментов.

Пересчитывать книгу перед сохранением — перед сохранением книги все формулы в ней будут пересчитаны, чтобы сохранить актуальные значения (это имеет смысл, только если выключен режим автоматического вычисления).

Включить итеративные вычисления — итеративными называются вычисления, в которых для вычисления значений задается шаг изменения какого-то начального значения. Применяются такие вычисления для того, чтобы найти сочетание параметров, удовлетворяющее заданному условию. Путем итеративных вычислений можно решать самые разные задачи, от поиска корня n-й степени до формирования оптимального бюджета. Итерации используются в таких инструментах Excel, как инструменты поиска решения и подбора параметра. Более подробно мы рассмотрим эти инструменты в следующих публикациях.

• Предельное число итераций — в это поле вводится значение, определяющее, сколько раз с подстановкой разных значений будет выполняться пересчет листа. Чем больше итераций вы зададите, тем больше времени уйдет на пересчет. В то же время большое число итераций позволит получить более точный результат. Поэтому это значение надо подбирать, основываясь на реальной потребности. Если для вас важно получить точный результат любой ценой, а формулы в книге достаточно сложные, вы можете установить значение 10 000, щелкнуть на кнопке пересчета и уйти заниматься другими делами. Рано или поздно пересчет будет закончен. Если же вам важно получить результат быстро, то значение надо установить поменьше.
• Относительная погрешность — максимальная допустимая разница между результатами пересчетов. Чем это число меньше, тем точнее будет результат и тем больше потребуется времени на его получение.

В разделе Работа с формулами задаются параметры, управляющие вводом и вычислением формул.

Стиль ссылок R1C1 — переход от стандартного для Excel именования ячеек (A1, D6, E4 и т. д.) к стилю ссылок, при котором нумеруются не только строки, но и столбцы. При этом буква R (row) означает строку, а C (column) — столбец. Соответственно, запись в новом стиле R5C4 будет эквивалентна записи D5 в стандартном стиле.

Автозавершение формул — в этом режиме предлагаются возможные варианты функций во время ввода их в строке формул (рис. 2.11).

Использовать имена таблиц в формулах — вместо того, чтобы вставлять в формулы диапазоны ссылок в виде A1:G8, вы можете выделить нужную область, задать для нее имя и затем вставить это имя в формулу. На рис. 2.12 приведен такой пример — сначала был выделен диапазон E1:I8, этому диапазону было присвоено имя MyTable, затем в ячейке D1 была создана формула суммирования, в которую в качестве аргумента передано имя данного диапазона.

Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице — в этом режиме данные из сводной таблицы выбираются при помощи вышеуказанной функции. Если вы вставляете в формулу ссылку на ячейку, которая расположена в сводной таблице, то вместо ссылки на ячейку будет автоматически вставлена функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ. Если вам все же нужна именно ссылка на ячейку, этот флажок нужно сбросить.

С помощью элементов управления раздела Контроль ошибок настраивается режим контроля ошибок:

• Включить фоновый поиск ошибок — ошибки будут обнаруживаться и отображаться по мере ввода значений и формул, не дожидаясь пересчета.
• Цвет индикаторов ошибок — выбор цвета, которым будет помечаться ячейка с ошибкой.

В разделе Правила контроля ошибок расположены флажки, управляющие режимом контроля ошибок. Я опишу не все флажки, а только те, названия которых недостаточно полно характеризуют их назначение:

• Ячейки, которые содержат формулы, приводящие к ошибкам — поиск ячеек, в которых использован неверный синтаксис, недопустимое для данной формулы число или тип аргументов.
• Несогласованная формула в вычисляемом столбце таблицы — формулы, расположенные в вычисляемом столбце, обычно получаются в результате заполнения столбца одной и той же формулой по образцу. Это значит, что формулы в вычисляемом столбце отличаются друг от друга только ссылками на соответствующие ячейки, а сами ссылки обычно отличаются друг от друга на один шаг. Если это правило нарушается, то в данном режиме формула помечается как ошибочная.
• ормулы, несогласованные с остальными формулами в области — этот режим аналогичен предыдущему, но только не для столбца, а для области.
• Формулы, не охватывающие смежные ячейки — эта ошибка возникает тогда, когда вы создаете формулу для диапазона ячеек, а затем в этот диапазон добавляете ячейки. Формула не всегда автоматически изменяет ссылки, и, например, если вы суммировали 4 ячейки в столбце, а затем вставили пятую, она в сумму не войдет. Такая ситуация будет считаться ошибкой.
• Незаблокированные ячейки, содержащие формулы — для ячеек, в которые были введены формулы, автоматически включается защита. Если вы затем редактировали формулу или снимали режим защиты с диапазона ячеек, то ячейка с формулой может оказаться незащищенной. Данная ситуация будет оцениваться как ошибка.