Excel виды заполнения ячеек

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.



2. Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».



3. В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

1. Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.





2. Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.



3. Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.

Инструмент «Заполнить»

В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

1. Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.



2. Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.



3. Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

1. Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».



2. Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
   • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
   • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
   • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
   • установить предельное значение (необязательный параметр).

   Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

   Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».



3. Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.

Автозаполнение формулами

Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel

Автозаполнение другими значениями

Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

Добавление собственных списков

Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

1. Делаем переход во вкладку «Файл».



2. Переходим в раздел «Параметры».



3. Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».



4. В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».



5. Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».



6. После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.



7. Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.

Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

Как быстро заполнить пустые ячейки в Excel?

В этой статье вы узнаете, как выбрать сразу все пустые ячейки в электронной таблице Excel и заполнить их значением, находящимся выше или ниже, нулями или же любым другим шаблоном.

Заполнять пустоты или нет? Этот вопрос часто касается пустых ячеек в таблицах Excel. С одной стороны, ваша таблица выглядит аккуратнее и читабельнее, если вы не загромождаете ее повторяющимися значениями. С другой стороны, пустые ячейки могут вызвать проблемы при сортировке, фильтрации данных или создании сводной таблицы. В этом случае вам желательно заполнить все поля. 

Таким образом, мой ответ — «Заполнить». А теперь посмотрим, как это сделать.

• Как быстро выделить пустые ячейки
• Заполняем значениями сверху или снизу при помощи формулы
• Как заменить пустые ячейки нулями либо произвольными значениями
• Используем простой макрос VBA
• Как быстро заполнить пустые ячейки не используя формулы.

Есть разные способы решения этой проблемы. Я покажу вам несколько быстрых и один ОЧЕНЬ быстрый способ заполнить пустые ячейки значениями.

Как выделить пустые ячейки на листах Excel.

Перед тем, как заполнить пустоты в таблице Excel, сначала нужно их выделить. Если у вас большая таблица с десятками незаполненных областей, разбросанными по ней, то потребуется много времени, чтобы сделать это вручную. Вот быстрый приём для выбора пустых ячеек.

1. Выберите столбцы или строки, в которых вы хотите заполнить пустоты.

1. Нажмите Ctrl + G или же F5 для отображения диалогового окна “Перейти”.
2. Щелкните по кнопке «Выделить».
3. Выберите «Пустые ячейки».

1. Далее выберите, что будем выделять. Например, формулы, комментарии, константы, пробелы и т. д.

1. Установите переключатель «Пустые ячейки» и нажмите «ОК».

Теперь выделены только пустые ячейки из выбранного диапазона, и вы готовы к следующему шагу.

Формула Excel для заполнения пустых ячеек значениями, стоящими выше / ниже

Выбрав пустые ячейки в таблице, вы можете заполнить их значениями, стоящими сверху или снизу, или же просто вставить какое-то определенное содержимое.
Если вы собираетесь заполнить пробелы значением из ближайшей заполненной ячейки выше или ниже, вам нужно ввести очень простую формулу в одну из пустых ячеек. Затем просто скопируйте ее во все остальные. Вот как это сделать.

1. Выделите все незаполненные ячейки, как описано выше.
2. Нажмите F2 или просто поместите курсор в строку формул, чтобы начать писать формулу в активной ячейке.

Как видно на скриншоте ниже, активная ячейка – A3, то есть по умолчанию это самая левая верхняя из всех незаполненных.

1. Введите знак равенства (=).
2. Наведите курсор на ячейку, находящуюся выше или ниже, с помощью клавиши со стрелкой вверх или вниз или просто кликните по ней мышкой.

Формула (=A2) показывает, что A3 получит значение из A2, и будет заполнена предыдущим значением.

1. Нажмите Ctrl + Enter, чтобы автоматически вставить формулу сразу во все выделенные позиции.

Ну вот! Теперь каждая выделенная ячейка ссылается на ячейку, находящуюся над ней.

Поэтому рекомендую не останавливаться и сразу после ввода формул заменить их на значения. Выполните следующие простые шаги:

1. У вас выделены все ячейки с формулами, которые вы только что ввели и хотите преобразовать.
2. Нажмите Ctrl + C или же Ctrl + Ins, чтобы копировать формулы и их результаты в буфер обмена.
3. Нажмите Shift + F10 а потом V, чтобы вставить обратно в выделенные позиции только значения.
   Shift + F10 + V — это самый быстрый способ использовать диалог Excel «Специальная вставка».

Заполните пустые ячейки нулями или другим определенным значением

Что, если вам нужно заполнить все пробелы в таблице нулями, любым другим числом или просто одинаковыми данными? Вот два способа решить эту проблему.

Способ 1.

1. Выделите пустые ячейки, как мы уже делали.
2. Нажмите F2 для активации режима редактирования в строке формул. Или просто кликните туда мышкой.
3. Введите желаемое число или текст.
4. Нажмите Ctrl + Enter.

Несколько секунд — и все пустые ячейки одинаково заполнены введенным вами словом, символом либо нулями при необходимости.

Способ 2.

1. Выделите диапазон с пустыми ячейками.
2. Нажмите Ctrl + H для отображения диалогового окна «Найти и заменить». Или используйте меню.
3. В этом окне перейдите на вкладку «Заменить».
4. Оставьте поле «Найти» пустым и введите необходимое значение в текстовое поле «Заменить на».
5. Щелкните » Заменить все».

Пустые ячейки будут заполнены значением, которое вы указали.

Заполнение пустых ячеек при помощи макроса VBA.

Если подобную операцию вам приходится делать часто, то имеет смысл создать для неё отдельный макрос, чтобы не повторять всю вышеперечисленную цепочку действий вручную. Для этого жмём Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), чтобы открыть редактор VBA, затем вставляем туда новый пустой модуль через меню Insert – Module. Далее копируем или вводим туда вот такой короткий код:

Sub Fill_Blanks()
For Each cell In Selection
If IsEmpty(cell) Then cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value
Next cell
End Sub

Как легко можно сообразить, этот макрос проходит последовательно по всем выделенным ячейкам и, если они не пустые, то заполняет их значениями из предыдущей ячейки сверху.

Для удобства, можно назначить этому макросу сочетание клавиш или даже поместить его в Личную Книгу Макросов (Personal Macro Workbook), чтобы он был доступен при работе в любом вашем файле Excel.

Какой бы способ вы ни выбрали, заполнение таблицы Excel займет у вас буквально минуту.

Как быстро заполнить пустые ячейки без использования формул.

Если вы не хотите иметь дело с формулами каждый раз, когда заполняете пустоты в вашей таблице, то можете использовать очень полезную надстройку Ultimate Suite для Excel, созданную разработчиками Ablebits. Входящая в неё утилита «Заполнить пустые ячейки» автоматически копирует в пустые клетки таблицы значение из первой заполненной ячейки снизу или сверху. Далее мы рассмотрим, как это работает.

Вот наши данные о продажах в разрезе менеджеров и регионов. Некоторые из продавцов работали в нескольких регионах, сведения об их продажах записаны друг под другом. Также объединены ячейки месяцев. Таблица выглядит достаточно читаемо. Однако, если нужно будет отфильтровать или просуммировать данные по менеджерам, или же найти сумму продаж по региону за определенный месяц, то сделать это будет весьма затруднительно. Этому будут мешать пустые и объединенные ячейки.

Поэтому постараемся привести таблицу к стандартному виду, заполнив все пустоты и разъединив ранее объединенные области.

Перейдите на ленте на вкладку AblebitsTools.

1. Установите курсор в любую ячейку таблицы, в которой вам нужно заполнить пустые ячейки.
2. Щелкните значок «Заполнить пустые ячейки (Fill Blank Cells)».

На экране появится окно надстройки, в котором перечислены все столбцы и указаны параметры заполнения.

1. Снимите отметку со столбцов, в которых нет пустых ячеек.
2. Выберите действие из раскрывающегося списка в правом нижнем углу окна.

Если вы хотите заполнить пустые поля значением из ячейки, находящейся выше, выберите параметр «Заполнить ячейки вниз (Fill cells downwards)». Если вы хотите скопировать содержимое из ячейки ниже, выберите в этом же выпадающем списке «Заполнить ячейки вверх (Fill cells upwards)». В нашем случае выбираем заполнение вниз.

1. Нажмите кнопку Заполнить (Fill).

Готово! 

В отличие от рассмотренных выше способов, здесь пустые ячейки заполнены не одним и тем же значением, а разными, которые гораздо больше подходят для ваших данных. Правильное заполнение этой даже такой небольшой таблицы потребовало бы от вас достаточно существенных затрат времени. А надстройка позволяет это сделать буквально в пару кликов.

Помимо заполнения пустых ячеек, этот инструмент также разделил объединенные ячейки. В таком виде таблица вполне пригодна для фильтрации данных, различных подсчетов, формирования сводной таблицы на ее основе.

Проверьте это! Загрузите полнофункциональную пробную версию надстройки Fill Blank Cells и посмотрите, как она может сэкономить вам много времени и сил.

Теперь вы знаете приемы замены пустых ячеек в таблице разными значениями. Я уверен, что вам не составит труда сделать это при помощи любого из рассмотренных способов.

Как сделать диаграмму Ганта — Думаю, каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как ее создать. Однако один вид графиков остается достаточно сложным для многих — это диаграмма Ганта.  В этом кратком руководстве я постараюсь показать основные функции диаграммы Ганта, покажу…

Как сделать автозаполнение в Excel — В этой статье рассматривается функция автозаполнения Excel. Вы узнаете, как заполнять ряды чисел, дат и других данных, создавать и использовать настраиваемые списки в Excel. Эта статья также позволяет вам убедиться, что вы знаете все о маркере заполнения,…

Проверка данных в Excel: как сделать, использовать и убрать — Мы рассмотрим, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, создавать списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недопустимые записи, исправлять и удалять проверку данных.…

Быстрое удаление пустых столбцов в Excel — В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых столбцов в Excel не может…

Как полностью или частично зафиксировать ячейку в формуле — При написании формулы Excel знак $ в ссылке на ячейку сбивает с толку многих пользователей. Но объяснение очень простое: это всего лишь способ ее зафиксировать. Знак доллара в данном случае служит только одной цели — он указывает,…

Чем отличается абсолютная, относительная и смешанная адресация — Важность ссылки на ячейки Excel трудно переоценить. Ссылка включает в себя адрес, из которого вы хотите получить информацию. При этом используются два основных вида адресации – абсолютная и относительная. Они могут применяться в разных комбинациях…

6 способов быстро транспонировать таблицу — В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу. В этой статье вы найдете…

4 способа быстро убрать перенос строки в ячейках Excel — В этом совете вы найдете 4 совета для удаления символа переноса строки из ячеек Excel. Вы также узнаете, как заменять разрывы строк другими символами. Все решения работают с Excel 2019, 2016, 2013 и более ранними версиями. Перенос…

Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.

Принцип работы автозаполнения

Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:

1. Наводим указатель мыши на нижний правый угол ячейки, информацию из которой хотим размножить.
2. Должен появиться черный плюсик, который и является маркером заполнения. Зажав левую кнопку мыши тянем его вниз/вверх/вправо/влево – в зависимости от того, какое направление нам нужно (в нашем случае – вниз).
3. Остановившись на ячейке, до которой хотим выполнить автозаполнение, отпускаем кнопку.

Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.

Автоматическое заполнение числами

Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

1. Пишем в самой верхней ячейке будущего списка единицу. Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 25 строк.
2. В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном перечне выбираем команду “Заполнить”.
3. Всего в несколько кликов нам удалось автоматически ввести в выделенные ячейки числа от 1 до 25, что и требовалось.

Альтернативный способ

Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.

Заполнение значений математической прогрессии

С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.

1. Печатаем в начальной ячейке будущего ряда первое числовое значение, в соседней – второе число с учетом шага прогрессии.
2. Выделив обе ячейки воспользуемся маркером заполнения, который появится внизу последней (в нашем случае – нижней).
3. Все готово, мы продолжили ряд арифметической прогрессии с заданным шагом, равным двум.

Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).

Использование функции “Заполнить”

Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

1. Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
2. В группе инструментов “Редактирование” главной вкладки щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть функция “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).
3. Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек.

Заполнение ряда прогрессии

С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:

1. Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.
2. Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:
   • т.к. мы изначально выполнили выделение, уже сразу выбрано соответствующее расположение, однако, его можно изменить при желании.
   • выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на геометрической.
   • указываем желаемый шаг.
   • заполняем предельное значение. Не обязательно – если заранее был выбран диапазон. В противном случае, указать конкретное число необходимо.
   • в некоторых ситуациях требуется выбрать единицу измерения.
   • когда все параметры выставлены, жмем OK.
3. Все готово, мы получили ряд чисел геометрической прогрессии с учетом выполненных настроек.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.

Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:

1. В первой ячейке результирующего столбца пишем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице – ставим знак “=” (любая формула должна начинаться со знака “равно”) и перемножаем соответствующие ячейки: =B2*C2.Подробнее с выполнением данного действия можно ознакомиться в нашей публикации – “Как умножать в Экселе: числа, ячейки, столбцы, формула, функция”.
2. Нажав клавишу Enter на клавиатуре получаем результат. Теперь остается только воспользоваться маркером заполнения, чтобы растянуть/скопировать формулу на оставшиеся строки.
3. Расчет выручки по каждому товару готов.Выбрав произвольную ячейку из автоматически заполненного диапазона мы можем убедиться в том, что формула скопирована с учетом типа ссылок (в данном случае они являются относительными).

Другие виды автозаполнения

Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.

Даты

1. Вводим дату в исходной ячейке. Затем тянем маркер заполнения в выбранном направлении (допустим, вправо).
2. Получаем подряд идущие даты в выделенном диапазоне.
3. Также вместо маркера можно воспользоваться функцией “Заполнить”, предварительно выделив диапазон элементов в нужном направлении и выбрав его же в доступных вариантах.

Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.

Дни недели/месяцы

Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).

Произвольные значения

Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.

При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.

Создаем собственные списки

Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:

1. Открываем меню “Файл”.
2. В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
3. В открывшихся параметрах переходим в подраздел “Дополнительно”. Пролистываем содержимое в правой части окна, находим группу “Общие”, в которой щелкаем по кнопке “Изменить списки…”.
4. На экране отобразится окошко со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран пункт “НОВЫЙ СПИСОК” (если это не так, отмечаем его вручную). Чтобы создать свой, щелкаем внутри поля “Элементы списка”, после чего по порядку добавляем нужные значения, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все готово, щелкаем “Добавить”.
5. Созданный список появится в перечне слева. Теперь окно можно закрыть. Также выходим из параметров программы.
6. Пишем в свободной ячейке любое слово из созданного списка, после чего можно воспользоваться маркером заполнения.Получаем диапазон ячеек, заполненных с учетом расположения значений в нашем списке. Причем сделано это циклически, т.е. после последнего слова снова начинается первое – и так до последнего элемента выделенной области.

Заключение

Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.

Заполнение ячеек текстом и числовыми значениями

Каждый раз, когда мы заполняем ячейки данными, автоматически проверяются типы данных ячейки в Excel. Содержит ли она: цифры; формулы; логические выражения.

Если не подтвердился ни один из выше приведенных типов данных, Excel воспринимает содержимое ячейки как текст или дата.

Введенные данные в ячейку можно редактировать изменять и удалять. Далее рассмотрим способы редактирования ячеек.

Самый простой способ изменения содержимого ячейки – это заново вписать новые данные.

Ввод текста в ячейку Excel

Введите в ячейку A1 свое имя. Для этого у вас имеется две возможности:

1. Сделайте ячейку активной переместив на нее курсор. Потом введите текст и нажмите «Enter» или просто переместите курсор на любую другую ячейку.
2. Сделайте ячейку активной с помощью курсора и введите данные в строку формул (широкое поле ввода под полосой инструментов). И нажмите галочку «Ввод».

Если вы передумали заполнять ячейку то в место «Enter» или «Ввод» жмите «ESC».

Клавиша «Enter» или инструмент строки формул «Ввод» подтверждают запись данных в ячейку.

Заметьте! Если воспользоваться первой возможностью то после подтверждения «Enter» курсор сместится на соседнюю ячейку вниз (при настройках по умолчанию). Если же использовать вторую возможность и подтвердить галочкой «Ввод», то курсор останется на месте.



Как уместить длинный текст в ячейке Excel?

Заполните ячейки текстом, так как показано на рисунке, чтобы содержимое вмещалось в ячейках.

По умолчанию ширина ячеек не позволяет вместить длинные тексты и в результате мы видим такую картинку:

Задание 1. Чтобы уместить длинный текст в ячейке Excel, наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между A и B. Курсор изменит свой внешний вид как показано на рисунке. После чего сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши. Ширина колонки автоматически оптимизируется под ширину самого длинного текста.

Задание 2. Наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между B и C. Курсор мышки изменит свой вид. После чего удерживая левую клавишу мышки, перемещайте курсор для изменения ширины колонки до необходимого размера.
Аналогичным способом как описано в этих двух практических заданиях можно изменять высоту строки. Только здесь курсор следует наводить на границы между номерами строк. А дальше перемещать его для изменения высоты или делать двойной щелчок для автоматической подстройки.
Задать ширину столбца или высоту строки можно вручную с помощью курсора или контекстного меню. Щелчок правой кнопкой по заголовку и опция «Ширина столбца» «Высота строки».

Интересный факт! При изменении ширины столбца / строки курсором, подсвечивается информация о размерах в разных единицах измерения:

1. Ширина столбца в количестве символов стандартного размера шрифта(Calibri 11 пунктов) – по умолчанию 8,43 символов такая длина текста в стандартной ячейке. Таким образом, можно быстро определить длину текста в ячейке Excel. Но чаще всего для этого применяется функция ДЛСТР (сокращенно длинна строки). Этой же функцией определяется и количество цифр одной ячейке.
2. Высота строки в пунктах измерения высоты шрифтов – по умолчанию 15 пунктов.
3. В скобках размеры указаны в пикселях и для столбцов и для строк.

В Excel 2010 можно задать размеры строк и столбцов в сантиметрах. Для этого нужно перейти в режим разметки страниц: «Вид»-«Разметка страницы». Щелкаем правой кнопкой по заголовку столбца или строки и выберем опцию «ширина». Потом вводим значение в сантиметрах. Этого особенно удобно при подготовке документа для вывода на печать. Ведь мы знаем размеры формата A4: ширина 21см и высота 29,7см.

Но благодаря показателям в пикселях при обычном режиме, то можно пересчитать самому в сантиметры, используя данные для конвертации единиц измерений:

• 0,98 см = 37 пикселей;
• 1,01 см = 38 пикселей;
• 0,50 см = 19 пикселей.

Введение цифр в ячейки Excel

Вводить текстовые данные в ячейки уже умеем, теперь разберемся с заполнением цифровых данных. Заполните простую табличку как показано на рисунке:

Обратите внимание! По умолчанию текст выравнивается по левей стороне ячеек, а цифры по правой. Данная особенность позволяет быстро найти цифры в ячейке и не спутать их с текстом (ведь текст также содержит символы цифр, но не позволяет производить с ними математические расчеты). Например, если в место запятой в качестве разделителя разрядов стоит точка или пробел, то цифры распознаны как дата и текст соответственно, из-за чего потом не работают расчеты. Таким образом, можно быстро сориентироваться, как распознала программа введенные данные: как текст или как цифру. Например, если мы будем отделять десятые части не запятой, а точкой, то данные цифр распознаются как дата. Будьте внимательны с типами данных для заполнения.

Задание 1. Наведите курсор мышки на ячейку C2 и удерживая левую клавишу проведите его вниз до ячейки C3. Вы выделили диапазон из 2-ух ячеек (C2:C3) для дальнейшей работы с ними. На полосе инструментов выберите закладку «Главная» и щелкните на инструмент «Увеличить разрядность» как показано на рисунке:

Не трудно догадаться, что рядом расположен инструмент «Уменьшить разрядность». Так можно изменять формат ячеек на числовой для отображения цифр разным количеством разрядности (количество цифр отображаемых после запятой).

Оба эти инструмента автоматически меняют форматы ячеек на «числовой». Чтобы изменить формат ячеек на «числовой» так же можно воспользоваться диалоговым окном настройки форматов. Для его вызова необходимо зайти: «Главная»-«Число» и щелкнуть на уголок со стрелочкой как показано на рисунке:

Данное окно можно вызвать комбинацией горячих клавиш CTRL+1.

Введение валют и процентов

К нашей табличке добавьте еще данных, как показано ниже на рисунке.

Задание 1. Выделите диапазон ячеек D2:D3 и установите финансовый числовой формат. В диапазоне E2:E3 сделайте процентный формат. В результате должно получиться так:

Формат – это свойство ячейки, а не ее содержимое. Поэтому обычно сначала вводятся данные, а потом изменяется формат отображения данных. В отдельных случаях лучше сделать в обратном порядке.

Задание 2. Введите в пустую ячейку суму с валютой следующим образом. Нажмите «Enter» и вы увидите, что программа сама присвоит ячейке финансовый формат. То же самое можно сделать с процентами.

В Excel версии 2007 и 2010 предусмотрено несколько валют для быстрого ввода при установке формата ячеек. Посмотрите выпадающий список валют и измените формат на Евро:

Читайте так же: как перевести число и сумму прописью в Excel.

Автоматическое заполнение ячеек листа данными

Функция автозаполнения позволяет заполнять ячейки данными на основе шаблона или данных в других ячейках.

Другие видеоуроки от Майка Гирвина в YouTube на канале excelisfun

1. Выделите одну или несколько ячеек, которые необходимо использовать в качестве основы для заполнения других ячеек.

   Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5…, введите в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8…, введите 2 и 4.

   Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2…, введите значение 2 только в первую ячейку.

2. Перетащите маркер заполнения .

3. При необходимости щелкните значок Параметры автозаполнения и выберите подходящий вариант.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Для упрощения работы в Excel существует множество полезных функций. Зачастую работать с таблицами и вносить большое количество данных вручную отнимает время и силы. Именно для упрощения этой задачи разработчики программного обеспечения Эксель внедрили функцию «Автозаполнение ячеек». С ее помощью можно автоматизировать процесс внесения данных в таблицы и сделать так, чтобы система автоматически подставляла необходимые данные и ускоряла процесс работы и проведения сложных подсчетов.

Принцип работы автозаполнения

Если у вас при работе возникла необходимость прибегнуть к автозаполнению ячеек, вам нужно использовать «Маркер заполнения». Для использования этой функции следуйте следующему алгоритму:

• Выберите нужную ячейку (с которой будет начинаться автозаполнение) и переместите курсор в ее правый нижний угол.

• Дождитесь появления черного плюсика (это и есть «маркер заполнения»). Зажмите на нем левую кнопку мыши и потяните вниз (или вверх, вправо или влево – в зависимости от того, какое направление вам нужно заполнить).

• Тяните плюсик до той ячейки, которая станет последней для автозаполнения и отпустите кнопку мыши.

Автозаполнение ячеек с помощью «Маркера заполнения» варьируется в зависимости от данных. В нашем примере приведен текст, который был скопирован в другие ячейки. Если вместо текста подставить цифры и выбрать «Запустить процесс» – все ячейки будут по порядку пронумерованы.

Автоматическое заполнение числами

Применяя способ «Маркера» для заполнения таблицы числами автоматически можно добиться простановки подряд идущих чисел в нужных клетках. Рассмотрим применение этой функции на примере чисел от 1 до 25. Вместо того чтобы расставлять 25 цифр вручную, воспользуйтесь следующим способом:

• В первой ячейке введите цифру 1 и нажмите на крестик в правом нижнем углу ячейки, потянув его вниз до 25 строки.

• Отпустите кнопку мыши. После заполнения во всех ячейках выставляется автоматически цифра 1. Справа от ячейки появился значок, нажмите на него и из выпадающего списка выберите «Заполнить».

• Вот таким простым способом можно быстро заполнить ячейки в Excel нужными вам цифрами, что может значительно сэкономить время.

Использование функции “Заполнить”

Чтобы использовать «Автозаполнение» вы также можете прибегнуть к специальной функции «Заполнить». Для этого следуйте следующей инструкции:

• Внесите в определенную ячейку нужную вам информацию и выберите область клеток, которые вам необходимы, зажав левую кнопку мыши.

• Во вкладке «Главная» перейдите в группу инструментов и выберите «Редактирование». Нажмите на кнопку со стрелочкой вниз (это и есть инструмент «Заполнить»).

• Таким образом, также можно использовать автозаполнение в таблицах Эксель, это альтернативный способ указанному ранее.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Если вы являетесь более продвинутым пользователем, вы можете воспользоваться другой, также распространенной опцией для введения и расстановки данных автоматически. Эта опция позволяет заполнять ячейки с помощью формул. В этом случае учитываются относительные и абсолютные ссылки, которые находятся в определенной ячейке.

К примеру, у вас имеется собственный магазин или вы наемный бухгалтер. Перед вами стоит задача посчитать выручку за определенные товары, при этом вы имеете стоимость каждой позиции и их продажи. Подсчитать итог можно следующим образом:

• В строке формул вводим следующую комбинацию =B2*C2 (произведение цены на количество проданных единиц).

• Введя формулу, нажмите Enter. В поле «Выручка» появился результат умножения. Теперь в нижнем правом углу этой ячейки зажмите крестик левой кнопкой мыши и протяните вниз на все необходимые строки.

• В таблице появился результат автозаполнения для всех ячеек, и вы можете увидеть итоговую выручку по каждой позиции.

• Если вы нажмете на произвольную ячейку, то станет понятно, что программа подставила автоматически верную формулу для каждого товара отдельно.

Обратите внимание! Все формулы в Excel должны начинаться со знака равно, без него формула становится просто текстом без дальнейшего действия.

Автозаполнение в Excel из списка данных

При работе с вводом множества данных зачастую возникает необходимость ввести не только цифры или дни, но и другие данные, которых в стандартных списках нет. К примеру, необходимо ввести названия нескольких десятков городов в определенном порядке, наименование различных товаров или имена.

• Для введения автоматически таких данных вначале нужно создать список с названиями городов (или других данных) в нужном вам порядке. Для этого пройдите во вкладку «Файл», затем в раздел «Параметры», оттуда перейдите во вкладку «Дополнительно» и выберите раздел «Общие», нажмите «Изменить списки».

• Вы видите уже созданные списки, это стандартный набор, который не всегда оказывается достаточным для продуктивной работы.

• Если ни один вам не подходит – создайте собственный. В поле «Элементы списка» вы можете прописать вручную нужные вам данные для нового списка (в примере – названия городов). Если данных много, предварительно создайте отдельный лист в Эксель с этими данными и скопируйте ссылку на созданный лист с данными, а затем вставьте ее в поле «Импорт».

• Нажмите «ОК». Ваш список создан и сохранен. Вернитесь на рабочий лист. Теперь вы можете быстро заполнить ячейки необходимыми данными из нового списка.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Если у вас возникла необходимость продлить список дат – воспользуйтесь следующей подсказкой:

• Введите нужную вам дату в ячейку.
• Нажмите на ячейку.
• В правом нижнем углу зажмите левую кнопку мыши и протяните в необходимом направлении на нужное количество клеток. Вам открылся список сбоку, выберите в нем опцию «Заполнить».

• Если вам нужно составить график платежей, которые поступают 15-го и последнего числа каждого месяца, выберите ячейку с цифрой 15 и 31 и протяните вниз.

При этом цифра 15 остается неизменной, а цифра 31 меняется автоматически в зависимости от количества дней в каждом определенном месяце.

Использование прогрессии

Если вручную переносить содержимое ячеек нет времени или желания, вы можете использовать специальную функцию для этого – прогрессию. Для ее применения следуйте следующей инструкции:

• Выделите нужную вам ячейку (для примера возьмем ячейку с цифрой 9).
• Перейдите во вкладку «Главная».
• Кликните на значок «Заполнить» (значок со стрелочкой вниз).
• Из выпадающего списка выберите опцию «Прогрессия».

• Вы можете настроить: расположение заполнения, тип прогрессии, шаг прироста для новых чисел и максимальное значение.

• Для примера укажем в качестве предельного значения число 15. Нажмите «ОК».

• Проделав все вышеуказанные манипуляции, вы получаете следующий результат:

Другие виды автозаполнения

Эксель – это практичная и полезная программа, позволяющая заполнить по порядку не только числа, но и другие схожие данные. Алгоритм действий тот же самый, что описан выше.

Введение дат

• Вводим нужную вам дату в ячейку и перемещаем «маркер заполнения» в нужном вам направлении – вниз, вверх, влево или вправо (для примера переместим его вправо).

• В таблице автоматически ввелись даты, идущие подряд.

• Тот же самый результат получается при использовании опции «Заполнить» вместо использования маркера.

Важно! Формат ячеек можно изменять в зависимости от наших целей.

С помощью этих же функций можно автоматически проставить в нужных ячейках дни недели или месяцы.

Создаем собственные списки

Если в процессе работы выяснилось, что нужного вам варианта автоматического заполнения данных нет в программе, вы можете создать подходящий вам самостоятельно. Следуйте следующей инструкции для этого:

• Пройдите в меню «Файл».

• Из перечисленного списка выберите «Параметры».

• Вам открылись все доступные параметры. Перейдите во вкладку «Дополнительно» и затем в группу «Общие». Выберите опцию «Изменить списки».

• Вам представлены все существующие стандартные списки. Выберите опцию «Новый список» и начните вводить нужные вам данные в поле «Элементы списка». Когда все значения введены, нажмите «Добавить».

• Созданный вами список с этого момента будет отображаться в перечне стандартных списков и будет готов к использованию. Выйдите из меню «Параметры».

• В нужной вам ячейке введите любое слово из вновь созданного списка и воспользуйтесь функцией «Маркер заполнения».

Таким образом, вы получаете ячейки, заполненные с учетом расположения значений в созданном вами списке. Заполнение производится циклически – после последнего слова из списка он воспроизводится заново, начиная с первого слова.

Как пронумеровать строки в Excel

Чтобы пронумеровать строки в Excel, следуйте этим подсказкам:

• Введите в любую ячейку цифру 1.
• Выделите нужным вам диапазон ячеек (воспользуйтесь «Маркером заполнения» и зажатой клавишей Ctrl одновременно).

Таким же способом можно пронумеровать столбцы в таблице Эксель.

Как задать список нечетных или четных чисел

• В ячейке D3 введите значение – к примеру 1, и в ячейке D4 – 3.
• Выделите ячейки D3 и D4.
• Наведите курсор мыши на квадратик в правом нижнем углу выделенных ячеек и протяните бегунок, зажимая клавишу Ctrl, до ячейки D12.

• Вы получаете список нечетных чисел.

Отличие версий программы Excel

Все указанные выше инструкции применяются для более новых версий Excel – 2007, 2010, 2013, 2016. В пакете 2003 года функция «Прогрессия» находится в другом разделе вкладки «Меню». Остальной принцип работы, указанный выше подходит для Excel 2003. Чтобы настроить заполнение ячеек в Microsoft Office Excel 2003, используя «Прогрессию», следуйте этой инструкции:

• Выберите нужную вам ячейку с числом.
• Перейдите во вкладку «Правка».
• Из выпадающего списка выберите опцию «Заполнить» и «Прогрессия».

• Далее вам откроется окно идентичное более новым версиям программы. Дальнейшие шаги совпадают с ранее описанными.

Заключение

Хоть освоение инструмента «Автозаполнение ячеек» может показаться сложным и долгим, всегда важно уметь им пользоваться, а время, потраченное на освоение этой функции, полностью окупится в последующей работе. Данная функция помогает оптимизировать процесс ввода однотипных данных, делая это за вас, что значительно экономит время.

Используя этот инструмент, можно автоматически вводить различные данные – от стандартных (даты, числа, дни недели) до нестандартных (путем создания собственных списков). Количество создаваемых списков неограниченно – вы можете сделать столько, сколько считаете нужным. Все созданные списки сохраняются и становятся доступными для последующей работы, при необходимости их можно удалить.