Excel vba запрос к sql server

UPDATE 21.10.15 Добавил «обратный» макрос — VBA в SQL и макрос для доступа к строке запроса SQL

Некоторое время назад я прошел несколько курсов по SQL. И мне было очень интересно — какую часть из мощного инструмента под названием T-SQL можно применять без использования SQL-Server (не дают мне сервачек под мои нужды, хнык-хнык).

Итак… Начнем с простого — подключение через Query Table в VBA. Можно записать через макрорекордер — для этого нужно создать подключение через Microsoft Query.

Выбираем Excel Files, указываем путь к файлу (пытаясь при этом не ругать разработчиков за интерфейс из 90х годов), фильтруем как-угодно поля. Нам сейчас это не важно — главное получить код, который дальше можно будет корректировать.

Должно получится что-то вроде этого:

Sub Макрос1()
    With ActiveSheet.ListObjects.Add(SourceType:=0, Source:=Array(Array( _
        "ODBC;DSN=Excel Files;DBQ=D:DropboxExcelтест excel_SQL-2015.xlsx;DefaultDir=D:DropboxExcel;DriverId=1046;MaxBufferSize=2048;Page" _
        ), Array("Timeout=5;")), Destination:=Range("$A$1")).QueryTable
        .CommandType = 0
        .CommandText = Array( _
        "SELECT Продажи.F2, Продажи.F3" & Chr(13) & "FROM `D:DropboxExcelтест excel_SQL-2015.xlsx`.Продажи Продажи" _
        )
        .RowNumbers = False
        .FillAdjacentFormulas = False
        .PreserveFormatting = True
        .RefreshOnFileOpen = False
        .BackgroundQuery = True
        .RefreshStyle = xlInsertDeleteCells
        .SavePassword = False
        .SaveData = True
        .AdjustColumnWidth = True
        .RefreshPeriod = 0
        .PreserveColumnInfo = True
        .ListObject.DisplayName = "Таблица_Запрос_из_Excel_Files"
        .Refresh BackgroundQuery:=False
    End With
End Sub

Строчка .CommandText = «SELECT…» — отвечает за SQL запрос. Если хотя бы немного почитать поисковую выдачу google по запросу QueryTable можно упростить код до следующего:

Sub CopyFromRecordset_To_Range()
  
  DBPath = "C:InputData.xlsx"
  sconnect = "Provider=MSDASQL.1;DSN=Excel Files;DBQ=" & DBPath & ";HDR=Yes';"
  Conn.Open sconnect
  sSQLSting = "SELECT * FROM [Sheet1$]"

  rs.Open sSQLSting, Conn
  Set QT1 = ActiveSheet.QueryTables.Add(rs, Range("A1"))
  QT1.Refresh

  rs.Close
  Conn.Close

End Sub

Теперь начинаем копаться глубже — какого уровня запросы можно строить из VBA. Самые-самые базовые, основные конструкции — все работает, все ок.

Заполнение нового столбца одинаковым значением

SELECT  'YTikhonov', * 
FROM    [Sheet1$]

Переименование столбцов

SELECT  [Advertiser] AS 'Рекламодатель', [Quantity] AS 'Количество'
FROM    [Sheet1$]

Фильтрация записей

SELECT  * 
FROM    [Sheet1$]
WHERE   [Year] = 2014

Сортировка

SELECT   * 
FROM     [Sheet1$]
ORDER BY [Advertiser] DESC

Агрегация записей

SELECT   [Advertiser], Sum([Cost]) 
FROM     [Sheet1$]
GROUP BY [Advertiser]

Работа с датой

Дату можно впрямую через конструкцию

[SomeDateField] = {ts '2015-01-01 00:00:00'}

Но я люблю отталкиваться от текущей даты. За пару текущая дата-время отвечает функция SYSDATETIME() и она может вернуть в том числе текущий день. Для этого нужна еще одна функция  — CONVERT(type,value)

SELECT CONVERT(date,SYSDATETIME())

С функцией DATEFROMPARTS строка запроса в Excel почему-то не дружит, поэтому придется использовать костыли функцию DATEADD:

DATEADD(minute, 59, DATEADD(hour, 23, DATEADD(month, MONTH(SYSDATETIME())+1, DATEADD(year, YEAR(SYSDATETIME()) - 1900, 0))))-1

Эта строчка в любой день октября 2015 вернет значение — 30.11.15 23:59

А теперь — немного best practice!

Объединение + Агрегация + Join + Подзапросы. И самое интересное — подключение к нескольким источникам:

SELECT [Year], O.Numbers, SCost, SVolume, SQuantity FROM
 (
  SELECT [Year], Month, SUM([Cost RUB]) AS SCost, SUM(Volume) AS SVolume, SUM(Quantity) AS SQuantity FROM
   (
     SELECT Advertiser, 2013 as [Year], Month, [Cost RUB], Quantity, Volume
     FROM [N:GKRadioМаркетингСлужебный2013.xlsb].[Мониторинг$]
      UNION
     SELECT Advertiser, 2014 as [Year], Month, [Cost RUB], Quantity, Volume
     FROM [N:GKRadioМаркетингСлужебный2014.xlsb].[Мониторинг$]
       UNION
     SELECT Advertiser, 2015 as [Year], Month, [Cost RUB], Quantity, Volume
     FROM [N:GKRadioМаркетингСлужебный2015.xlsb].[Мониторинг$]
   )
   WHERE [Advertiser] = 'METRO GROUP'
   GROUP BY [Year], Month
 ) as T INNER JOIN [C:testMonth.xlsb].[Test$] AS O
ON T.[Month] = O.[Month]

Одна проблема — если осуществлять такого вида запрос для соединения нескольких Excel-файлов, он будет выполняться достаточно медленно. У меня вышло порядка 2 минут. Но не стоит думать что это бесполезно — если подобные запросы выполнять при подключении к SQL-серверу, то время обработки будет 1-2 секунды (само собой, все зависит от сложности запроса, базы, и прочие прочие факторы).

Бонусы

Формировать более-менее сложный запрос SQL вручную в VBA мягко говоря неудобно.  Поэтому я написал мини-макрос, который берет информацию из буфера обмена, и возвращает туда строчки для вставки в VBE.

'работа с буфером обмена http://excelvba.ru/code/clipboard
Private Function ClipboardText() ' чтение из буфера обмена
    With GetObject("New:{1C3B4210-F441-11CE-B9EA-00AA006B1A69}")
        .GetFromClipboard
        ClipboardText = .GetText
    End With
End Function
 
Private Sub SetClipboardText(ByVal txt$) ' запись в буфер обмена
    With GetObject("New:{1C3B4210-F441-11CE-B9EA-00AA006B1A69}")
        .SetText txt$
        .PutInClipboard
    End With
End Sub

Public Sub SQL_String_To_VBA()
  
    Dim sInput As String, sOut As String
    Dim ArrInput, i As Integer
    
    Dim cIdent As Integer: cIdent = 1 'Count of tabs
    Dim sVar As String: sVar = "strSQL" 'Name of variable
      
    sInput = ClipboardText()
    
    ArrInput = Split(sInput, Chr(13))
    
    For i = LBound(ArrInput) To UBound(ArrInput)
        sOut = sOut & sVar & " = " & sVar & " & " & Chr(34)
        sOut = sOut & String(cIdent, Chr(9))
        sOut = sOut & Replace(ArrInput(i), Chr(10), "")
        sOut = sOut & Chr(34) & "& chr(10)" & Chr(10)
    Next i
    
    SetClipboardText (sOut)

End Sub

Public Sub VBA_String_To_SQL()
 
    Dim sInput As String, sOut As String
    Dim ArrInput, i As Integer, sTemp
 
    sInput = ClipboardText()
 
    ArrInput = Split(sInput, Chr(10))
 
    For i = LBound(ArrInput) To UBound(ArrInput)
      sTemp = Replace(ArrInput(i), "& chr(10)", "")
      If Right(sTemp, 1) = " " Then sTemp = Left(sTemp, Len(sTemp) - 1)
      If Right(sTemp, 1) = Chr(34) Then sTemp = Left(sTemp, Len(sTemp) - 1)
 
      If Len(sTemp) > 0 Then
        sTemp = Right(sTemp, Len(sTemp) - InStr(1, sTemp, Chr(34)))
        sOut = sOut & Chr(10) & sTemp
      End If
    Next i
 
    SetClipboardText (sOut)

End Sub

Сами запросы просто и удобно создавать, например, используя Notepad++. Создали многострочный запрос SQL, копируете его в буфер обмена, запускаете макрос и вуаля — в буфере обмена строчки кода, готовые для вставки в ваши макросы. При желании вы можете настроить название переменной и количество табуляций.

И еще один небольшой бонус. Если у вас есть отчет по менеджерам/руководителям, построенный на запросах, то вам наверняка потребуется получать доступ к строке запроса через VBA. Сделать это можно через замечательную команду .CommandText — работает на чтение и запись. Мне для формирования отчета на 25 человек очень пригодился.

Public Sub ReplaceCommandText()
 
Dim con As WorkbookConnection
Dim sTemp As String
 
  For Each con In ActiveWorkbook.Connections
    sTemp = con.ODBCConnection.CommandText
    con.ODBCConnection.CommandText = sTemp
    con.Refresh
  Next con
 
End Sub

PS Ссылка с ответом на вопрос — как вставить данные из Excel в SQL
https://www.simple-talk.com/sql/t-sql-programming/questions-about-using-tsql-to-import-excel-data-you-were-too-shy-to-ask/

Приятного использования!

When it comes to big amount of data, Excel application is not the best solution to work with, in case of storage. Much better fit would be a database like Access or MSSM. In this article I’m going to show You how to connect to Microsoft SQL Server using VBA.

Database & server

In my case I got AdventureWorks2016 database installed on my PC. I connected to that base and the view of Object Explorer in Managament Studio looks like this.

Here You can see the server name, database name and tables name in Tables folder, which all will be necessary in further steps.

References

To be able to create connection and then operate on pulled data from database, You need to check in the Tools/References 2 checkboxes: Microsoft ActiveX Data Objects Library and Microsoft ActiveX Data Objects Recordset Library.

It doesn’t have to be the version 2.8, just like in the screen above. You have much more possibilities.

When choosing the references try to think about the future users (ot their Office version) of this code You create.

ADODB Connection

After setting up the references You can declare connection of ADODB library.

Dim connection As ADODB.connection
Set connection = New ADODB.connection

Connection String

This is the main thing of ADODB connection, to be able to connect to the database. You need to know at least the provider, server name, database name and authentication method.

For MS SQL use SQLOLEDB.1 as provider. That should always work, unless You know that the provider for your database is different.

The server name You can see at the top of the object explorer.

So in my case it is (LocalDb)LocalDbTest.

Let server_name = "(LocalDb)LocalDbTest"

The database name is the name under the Databases folder tree in Object Explorer.

In my case this is AdventureWorks2016.

Let database_name = "AdventureWorks2016"

The authentication method depends on that if You pass the credentials in the connection string or use windows authentication and on provider. You can choose from the values: true , false, yes, no and sspi.

So putting all together it can look like this.

.ConnectionString = "Provider=SQLOLEDB.1;Server=" & server_name & _
    ";database=" & database_name & ";Integrated Security=SSPI;"

Solution to connect local database

In case of MS SQL use SQLOLEDB.1 as provider, but if You got your database locally, as I have, go with SQLNCLI11. This is something I was fighting with and looking for hours to connect.

.ConnectionString = "Provider=SQLNCLI11;Server=" & server_name & _
    ";database=" & database_name & ";Integrated Security=SSPI;"

Open connection & state check

After completing the connection string, You can also set other properties like timeout. In the end open the connection using .Open.

With connection
    .ConnectionString = "Provider=SQLNCLI11;Server=" & server_name & _
        ";database=" & database_name & ";Integrated Security=SSPI;"
    .ConnectionTimeout = 10
    .Open
End With

If there was no error check the state of database You connected.

If connection.State = 1 Then
    Debug.Print "Connected!"
End If

SQL query

Having opened database connection You need to ask for data, I mean to build SQL query. In my case I just want to take all (*) data from TestTable table. The database name in this query is not really needed, because it is already in the connection string.

Dim sqlQuery As String
sqlQuery = "Select * from [AdventureWorks2016].[dbo].[TestTable]"

If You are not familiar with SQL I can say that the basics are even easier than VBA. As I said, basics of SQL.

Recordset – copy paste data from database

If You want to get the data from the query, You need to create Recordset of ADODB library. There are 2 main things – sqlQuery and connection. About the rest of properties You can read here.

Dim rsSql As New ADODB.Recordset
rsSql.CursorLocation = adUseClient
rsSql.Open sqlQuery, connection, adOpenStatic

After You .Open the recordset – get the data from database with SQL query using created connection, You can paste everything in chosen location.

ThisWorkbook.Sheets(1).Range("A1").CopyFromRecordset rsSql

And just like that all the data from the specified table is in the chosen range of your Workbook.

And remember that this method is not pasting headers, only the values of the columns below headline!

Connect to MS SQL code

Option Explicit

Sub connect2mssql()

Dim connection As ADODB.connection
Set connection = New ADODB.connection

Dim server_name As String, database_name As String
Let server_name = "(LocalDb)LocalDbTest"
Let database_name = "AdventureWorks2016"


With connection
    .ConnectionString = "Provider=SQLNCLI11;Server=" & server_name & _
        ";database=" & database_name & ";Integrated Security=SSPI;"
    'SQLOLEDB.1
    .ConnectionTimeout = 10
    .Open
End With

If connection.State = 1 Then
    Debug.Print "Connected!"
End If

Dim sqlQuery As String
sqlQuery = "Select * from [AdventureWorks2016].[dbo].[TestTable]"

Dim rsSql As New ADODB.Recordset
rsSql.CursorLocation = adUseClient
rsSql.Open sqlQuery, connection, adOpenStatic

ThisWorkbook.Sheets(1).Range("A1").CopyFromRecordset rsSql

End Sub

So, this is how You connect to Microsoft SQL Server using Excel VBA!

At first sight it seems like complex stuff, but in the end it is not that hard and it opens wide range of possibilities to automate data from other sources than only Excel workbooks. Combining the VBA knowledge with some more complex SQL queries can lead to really big tools dealing with tons of data. It is much easier to connect to the source than converting the data to Excel format and then start the macro. Also it speeds up the whole work a lot.