Excel в работе юриста - Word и Excel - помощь в работе с программами

УЧРЕЖДЕНИЕ
ОБРАЗОВАНИЯ «ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

БЕЛОРУССКОГО
ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА»

Оджаева И. Н.

EXCEL

ДЛЯ

Юристов

учебное пособие

Минск

Издательский центр
БГУ

2010

УДК

ББК

Автор

И. Н. Оджаева

Рецензенты:

кандидат
физико-математических наук,

заведующий
кафедрой естественнонаучных
дисциплин

Юридического колледжа БГУ
В.П.Толстых;

кандидат
физико-математических наук, доцент
кафедры полупроводников и
наноэлектроники

физического факультета
БГУ И. А. Карпович

Рекомендовано

на заседании
кафедры естественнонаучных дисциплин

Юридического
колледжа БГУ

От 21.05.2009 , протокол
№ 7

Excel
для юристов:
учебное пособие/ И. Н. Оджаева. – Мн.:
Изд. центр БГУ, 2010. 
с.

Целью настоящего
пособия является формирование
теоретических знаний и практических
навыков использования инструментальных
средств табличного процессора Microsoft
Excel для решения
широкого круга профессиональных задач.

Учебное пособие
содержит теоретическую часть, в которой
изложены основные принципы работы с
табличным процессором Microsoft
Excel
2003, и практическую часть, включающую
задания для лабораторных работ,
методические указания по их выполнению,
контрольные вопросы и домашние задания.

Пособие предназначено
для учащихся юридических специальностей.

К созданию таких типовых форм договоров с целях оптимизации договорной работы рано или поздно приходят руководители юридических служб практически каждой компании, однако, создание и утверждение типовых форм договоров по основным направлениям деятельности далеко не всегда приносит желаемый результат.

Введение типовых форм зачастую не приводит к резкому сокращению трудозатрат юристов организации в связи с тем, что унифицировав содержание договоров, в организации не изменяется порядок согласования таких договоров, а так же не в полной мере используются доступные технические средства и программное обеспечение.

Ознакомившись с предложенными автором сайта «Hi-tech в работе юриста» идеями по созданию типовых форм договоров в формате Microsoft Word и их защите от изменений, а так же с идеей создания типовых форм исковых заявлений в Microsoft Excel, я хотел бы обратить внимание посетителей сайта еще на один способ автоматизации процесса заполнения и согласования типовых форм договоров.

Как человек, имеющий достаточно большой опыт согласования типовых форм не подлежащих изменению, я могу смело сказать, что при правильном распределении ответственности среди оформляющих и согласующих договор служб, у юристов компании нет необходимости проверять договор (оформляемый в компании) на наличие внесенных несогласованных изменений.

Как правильно указывал один из наших коллег в своих комментариях к статье о защите текста договора от изменений в формате Microsoft Word («Огласите весь список, пожалуйста»), если конкретный исполнитель, обладающий средним уровнем владения компьютером задастся целью внести такие изменения, он их внесет, вне зависимости от режимов защищенности документа.

Если данные изменения не будут внесены при согласовании документа в электронном виде, то они будут внесены в печатный вариант документа при подписании. В конце концов, при необходимом уровне заинтересованности, документ может быть просто набран заново.

В связи с вышеизложенным, при определении порядка согласования договоров, наиболее эффективным является определение, что ответственность за тождество пунктов договора, не подлежащих изменению в типовой форме, форме типового договора лежит на исполнителе, ответственном за оформление договора.

Таким образом, во-первых, любые действия по изменению текста договора исполнитель, оформляющий договор, будет делать под свою личную ответственность (фиксация ФИО исполнителя, оформляющего договор в листах согласования или в электронных системах согласования является общей практикой и отдельно писать об этом не стоит), во-вторых, юристы при таком распределении зон ответственности не вынуждены тратить свое время на механическое сверение текстов. Соответственно, юридическая служба компании освобождается от обязанности осуществлять мероприятия, функционально более близкие службе безопасности.

Выяснять мотивы прямого умышленного нарушения локального нормативного акта организации (необходимость утверждения типовых форм локальным нормативным актом за подписью руководителя организации, я надеюсь, для всех является тоже очевидным) это все-таки не компетенция юридической службы.

Оговорюсь сразу, что описанный мной механизм:

не работает в отношении компаний, где оформление всех договоров входит исключительно в компетенцию юристов;
может эффективно распространяться на разграничение зон ответственности в процессе оформления и согласования договоров между всеми службами, ограничив ответственность и, соответственно, обязанность юристов выверять правильность сумм в договоре, применимых в организации налоговых режимов и т. д.

С учетом описанного мной выше распределения зон ответственности, применяемого, в частности в компании «КОПЕЙКА» на протяжении 3х лет, у юристов договорного отдела большую часть времени проверки типовых договоров занимает не сверка текстов, а поиск и проверка разделов типового договора, подлежащих заполнению.

Причем, зачастую, больше времени занимает именно поиск всех пунктов. Особенно, когда договор согласовывается в печатном виде и переход от раздела к разделу автоматически не возможен. Умножив эти трудозатраты на количество сотрудников, участвующих в согласовании договоров, и на количество самих договоров Вы увидите, что это не один десяток человекочасов (т. е. зарплат «лишних» сотрудников).

Опять же, обращаясь к практике работы с типовыми формами, я по своему личному опыту могу сказать, что не малая доля ошибок в оформлении типовых договоров это пропуски или внесение не правильных или не согласующихся с иными пунктами договора данных, т. к. исполнители так же вынуждены заново просматривать весь текст договора.

При этом, чем подробнее форма типового договора, тем более актуальна данная проблема. Сначала «маленький типовой договор» на 30 – 40 страниц просматривает исполнитель, потом сотрудники еще 5-6 (а то и 10 служб), при том, что сотрудников отдельных служб интересует в договоре всего 1 пункт (находящийся в зоне его ответственности).

Вторым эшелоном идут сотрудники, занимающиеся внесением уже зарегистрированных договоров в базу данных компаний. Вам наверняка известно, что все без исключения современные программы бухгалтерского учета (будь то SAP, С1, Галактика, Флагман и т. д.), предполагают возможность для учета обязательств по договору оформлять карточку договора, содержащую как раз «переменные» пункты (вносить остальные данные вручную просто нет смысла, т. к. достаточно просто завести один раз шаблон карточки под каждый вид типового договора). В свое время (2002, 2003 годы), когда данный процесс только начинался, я занимался организацией работы по ведению базы договоров в программах бухгалтерского учета в ряде крупных организаций и именно необходимость «поиска» данных в теле больших договоров занимал значительную часть времени. Соответственно, можно смело увеличить количество «потраченных человекочасов» на еще одного исполнителя, и не редко, это так же компетенция юридических служб.

Ч. 2. «Что делать?»

Так вот, возвращаясь к техническим возможностям обычных офисных программ и их возможности по оптимизации договорной работы. Программа Microsoft Excel позволяет создать систему согласования переменных данных типовых договоров, сокращающую трудозатраты на анализ всего текста договора.

Для этого мы просто переносим текст нашего типового договора в формат документа Microsoft Excel таким образом, чтоб все переменные данные находились в отдельных ячейках. Этот лист книги Excel назовем «Договор». Создаем второй лист в документе, который назовем «Карточка».

В листе «Карточка» делаем 2 столбца, в первом, наименование позиции (пункта), во втором, значение.

Получается своеобразная анкета.

Для отдельных ситуаций можно в ячейке ответа сделать выпадающее меню значений или логическое ограничение, не позволяющее внести заведомо неправильные данные.

Ячейкам «ответов» удобнее присвоить имена (Меню «формулы», «присвоить имя» для Excel 2007). Имена лучше присваивать для данной книги Excel, т. ч. имя для страницы не будет работать, имя для всех книг вызовет необходимость вести общий реестр имен для всех типовых договоров.

На листе «Договор» ячейкам переменных данных задаем формулу «=» + имя соответствующей ячейки ответа.

Лист «договор» и ячейки «вопросов» на листе «карточка» защищаем от изменений. В листе «карточка» помимо вопросов и ответов можно сделать ячейки с комментариями по заполнению, т. к. контрагент эту «карточку» все равно не увидит, она исключительно для внутреннего пользования.

В результате использования двух приемов: 1. правильного распределения ответственности и 2. использования возможностей Microsoft Excel проверка типовой формы договора сводится к просмотру «карточки» договора.

Ч. 3 «Вкалывают роботы, счастлив человек»

Какие плюсы мы получаем от использование Microsoft Excel по сравнению с Microsoft Word?

Первым плюсом является появление более «дружелюбного интерфейса». Отвечать на четко поставленный вопрос всегда проще чем догадываться, что имел ввиду автор договора, оставляя пробел. Microsoft Excel естественно не является вершиной этой «дружелюбности интерфейса», но на мой взгляд. Это первая попытка перехода от «ручного» заполнения с использованием общедоступного ПО.

Вторым, уже частично описанным выше плюсом является экономия времени. При чем, экономия времени достигается не только из-за компактного размещения всех пунктов, куда данная информация должно вноситься, но и за счет того, что дублирующаяся по тексту информация (шапки, реквизиты, даты суммы и т. д.) будет вписываться один раз и автоматически копироваться во все элементы договора.

Помимо экономии времени это так же сокращает количество мест для описок. Кроме того, Microsoft Excel это «умная» программа, а значит, при задании правильных формул отдельные ячейки могут заполняться автоматически. Например: Строка договора о цене «Общая сумма настоящего договора составляет ____ рублей без НДС, размер НДС ___% составляет _____ рублей, Итого с НДС ______ рублей» заполняется ответом на 2 вопроса: 1. Общая сумма договора без НДС; и 2. Ставка НДС (выпадающим списком); остальные пункты программа рассчитает и заполнит самостоятельно. Так же самостоятельно Microsoft Excel может рассчитывать графики в датах при постоянной или заданной продолжительности периодов.

Третьим плюсом, о котором я уже упоминал вскользь, является возможность задания вариантов ответов (выпадающего списка) и ограничений (например, не возможность установить в ячейке данные, превышающие контрольные показатели (например, для торговых сетей не возможность установить размер вознаграждение за поставку согласованного количества товара по договорам поставки продуктов питания более 10% (как это прописано в Законе о гос. регулировании торговой деятельности)).

Такие ограничения будут уже не стадии заполнения предотвращать некоторые ошибки (умышленные и случайные), а значит, экономить время на возврат документов и их повторное согласование.

И в заключение, я хотел бы сказать еще об одной особенности использования типовых форм договоров закрытых для изменения и Microsoft Excel.

Одним из основных гарантов исполнения любого нормативного акта государственного или локального (в нормальном европейском обществе) является удобство и понятность этого исполнения. Какой бы идеальной не казалась Вам на момент утверждения Ваша типовая форма, обязательно найдутся контрагенты, которые захотят внести в нее какие-либо изменения.

Причем, в моей практике попадались такие юристы серьезных и уважаемых организаций, для которых принципиальным было не содержание изменения, а само желание изменения внести, хоть что, лишь бы проявить «стойкость» своей позиции.

Соответственно, утверждая типовые формы договора и закрывая их для изменений одновременно необходимо создать удобный и понятный механизм создания протоколов разногласий к договорам. Иначе все благие начинания выльются в массовое недовольство конкретных исполнителей и волевое решение руководства прекратить любые попытки технической модернизации.

О том, как в рамках той же книги Microsoft Excel создать возможность для составления протоколов разногласий, а так же иных, связанных с договором документов (например, претензионных писем) я хотел бы написать в следующий раз.

Метки: Алексей Изместьев, Изместьев Алексей, Оптимизация работы с типовыми формами договоров — Алексей Изместьев, Оптимизация работы юриста, Типовые формы, Юрист и интернет

Запись опубликована 21.02.2011 в 4:31 пп и размещена в рубрике Без рубрики. Вы можете следить за обсуждением этой записи с помощью ленты RSS 2.0.

Можно оставить комментарий или сделать обратную ссылку с вашего сайта.

Источник

Как выглядит обратная сторона работы корпоративного юриста? Во-первых, много документов: претензии, иски, исполнительное производство, договора. Во-вторых, важно ничего не пропустить: в календаре — встречи, судебные заседания, сроки обжалований, совещания с коллегами и так далее. В-третьих, отчеты никто не отменял — их нужно делать регулярно.

PLATFORMA Media разбирает 3 самых популярных способа организации работы для юристов.

1.Google Таблицы

Необходимо создать таблицу, состоящую из трех листов.

Лист 1 «Учет судебных дел» со следующими столбцами:

Номер, Истец, ИНН истца, Ответчик, ИНН Ответчика, Категория дел, Ответственный юрист, Статус дела и так далее.

Таблица будет выглядеть примерно так:

Лист 2 «Списки» нужен, чтобы добавить возможность выбора значений ячеек на первом листе из раскрывающегося списка, как на скриншоте выше. Это сэкономит время юристов во время ввода информации.

Добавляем все возможные варианты в списках, возвращаемся на первый лист, выделяем ячейки, где необходимо отобразить список при вводе и переходим: Данные → Настроить проверку данных, настраиваем согласно инструкции.

Таблица со списками будет выглядеть так:

На третьем листе можно разместить сводную таблицу, чтобы в два клика построить отчет, по статусам дел и суммам в разрезе ответственных юристов.

Плюсы: почти бесплатно, возможность совместного доступа, можно добавить любые поля.

Минусы: заносить даты важных событий и ставить напоминания в календарь придется вручную, файлы можно прикрепить только в виде ссылок на облачное хранилище, для более сложных настроек таблицы потребуются дополнительные знания.

Удобство: 3/5

Функциональность: 3/5

Сложность: 4/5

2. Trello

Это облачная программа для управления проектами небольших групп.

Принцип работы в Трелло для юриста простой: у вас есть доска, на которой размещены карточки в разных столбцах. Столбцы — этапы дел, а карточки — одно дело. Сколько дел — столько карточек. Карточки можно перетаскивать между этапами.

Доска в Trello может выглядеть вот так:

Внутри карточки содержится подробная информация по делу: ответственный сотрудник, приоритет, дата исполнения, текстовый комментарий и вложенные файлы:

Плюсы: условно бесплатно, простой и понятный интерфейс, можно добавить напоминания к карточкам, добавлять документы в виде файлов или ссылок на Google Doc/Dropbox, возможность совместной работы, есть дополнения и приложение для Windows, OS X, iOS и Android.

Минусы: ограничения бесплатной версии, большинство модулей — платные, нет серверной версии, невозможно построить отчет.

Удобство: 4/5

Функциональность: 3/5

Сложность: 2/5

3. Программа учета судебных дел XSUD

Это специализированная программа, которая разрабатывалась для решения задач корпоративных юристов. Есть бесплатная пробная версия.

Основной функционал программы:

— Поиск дел и синхронизация с КАД, СОЮ, ФССП, ЕРП.

В программе есть единая поисковая строка, которая позволяет найти дело по ИНН, наименованию и другим признакам в источниках. Вся информация по делу автоматически загружается в одноименную карточку.

— Учет судебных дел
Дела разобраны по этапам, каждому делу можно назначить ответственного, добавить задачи, установить напоминания и прикрепить файлы.

— Напоминания о сроках
Программа сама контролирует сроки и напоминает о важных событиях, все даты заседаний, сроки обжалований и т. д. отображаются в календаре юриста.

— Юридическая отчетность
Для руководителей в XSUD предусмотрены отчеты и множество фильтров для их построения, всю отчетность можно выгрузить в Excel.

— Документы по шаблону

Можно загрузить шаблоны типовых актов, ходатайств, и претензий и формировать готовые документы в два клика.

Плюсы: удобный настраиваемый интерфейс, можно выбрать облачную или серверную версию, есть интеграция с учетными системами, встроенные микро-сервисы (проверка контрагентов, калькулятор госпошлины).

Минусы: нет бесплатной версии, не подходит юридическим фирмам и частным юристам, есть ограничение на минимальное количество лицензий.

Удобство: 5/5

Функциональность: 5/5

Сложность: 2/5

Видео о программе

—— Платон Легальный для PLATFORMA Media

Голосуйте за финалистов конкурса «Лучший юридический сайт» на сайте PLATFORMA

Источник

Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

Управляющий партнёр «Юрайт»

Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.

Особенности юридического делопроизводства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует. Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов. В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
ведет документооборот — регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел.

Учет судебных дел в компании

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS

Пример реестра судебно-арбитражных дел

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

правила сортировки данных;
автофильтры;
различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

Автоматизация судебно-претензионной работы: LegalTech решение интегрированное со всеми внешними источниками судебных данных

Комплексная автоматизация юридических департаментов

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

потеря времени при сведении данных;
смешение реестров и отчетов;
трудности группового использования;
отчетность в 90 % только в табличном виде

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства. Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, поступающих по делу.

Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом «Электронный страж».

Ведение электронного реестра любых регламентированных дел.

Претензионно-исковая работа

По итогам работы с судебно-арбитражными делами, а также претензиями, исполнительными листами, программа позволяет быстро формировать следующие варианты отчетности (вот лишь некоторые из них):

предъявленные к компании претензии

Предъявленные к компании претензии

результативность исполнительного производства

Предъявленные к компании претензии

Построение отчета по эффективности взыскания

Вызов отчета по исполнительному производству

общие результаты судебно-арбитражной, претензионной и исполнительной работы

Результаты претензионной работы

Истории клиентов

Автоматизируйте судебно-претензионную работу с IT-решением от Юрайт

Источник

Учебное пособие содержит материалы, относящиеся к технологиям обработки числовых данных, которые изучаются в дисциплинах «Информационные технологии в экономике» (ФГОС ВО по направлению подготовки 38.03.01 – «Экономика»), «Информационные технологии в менеджменте» (ФГОС ВО по направлению подготовки 38.03.02 – «Менеджмент»), «Информационные технологии в управлении» (ФГОС ВО по направлению подготовки 38.03.04 – «Государственное муниципальное управление»), «Математика и информатика» (ФГОС ВО по специальности 40.05.03 – «Судебная экспертиза»).

Им могут пользоваться преподаватели по родственным дисциплинам, а также те, кто самостоятельно начинают изучать основы информационных технологий.

М.: РГУП, 2018, 86 стр.
Автор: Королев В.Т.

Источник

Юристов

Оглавление

Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

Особенности юридического делопроизводства

Автоматизация юридического делопроизводства

Истории клиентов