Excel в работе менеджера по продажам

Обновлено: 13.04.2023

Истина познается в сравнении. Именно поэтому в любой деятельности следует регулярно делать сравнительные анализы, чтобы понимать текущее истинное положение ситуации. Счастье для каждого человека – это ощущение прогресса, иными словами изменения к лучшему. Но чтобы увидеть и осознать факт прогресса следует выполнить сравнение положение начальной точки А с текущей точкой Б. Все это объясняет главный принцип мотивации – ничто так не мотивирует как визуализация прогресса. Таким образом можно смело утверждать, что визуализация данных не только позволяет быстро принимать правильные решения (иными словами проявлять высокую реакцию эффективных действий в текущей ситуации), но и основательно мотивировать к действию.

Подготовка данных отчета для сравнительного анализа продаж в Excel

Рассмотрим пример построения интерактивного графического отчета с визуализацией данных в Excel без использования макросов. Главная особенность данного примера заключается в том, что будет использовано сразу несколько элементов управления дашбордом.

Для примера как всегда по традиции смоделируем ситуацию. Из ERP-системы была экспортирована статистическая информация о продажах в стандартном формате файла Excel. В результате чего, в нашем распоряжении имеется история продаж за учетный период 2 полных год: с прошлого 2020-го года по текущий 2021-ый год. Как показано ниже на рисунке:

На основе полученных данных нам необходимо узнать:

1. Соотношение средних показателей продаж по месяцам текущего года относительно прошлого.
2. Изменения в процентах динамики между разных месяцами для разных годов.
3. Проанализировать ежемесячные фактические продажи по неделям и дням недели.
4. Определить на какие дни недели приходится недельный максимум продаж.

Так приблизительно выглядит наше ТЗ (техническое задание). Ведь без ТЗ результат ХЗ! Исходя из него уже можно схематически смоделировать структуру дашборда для визуализации отчета сравнительного анализа в продажах. Базовая схема для данного ТЗ состоит из 4-х блоков (блоки могут быть в любой желаемой последовательности, а не обязательно по пунктам ТЗ).

Формулы для создания визуализации данных в сравнительном анализе продаж

Как видно было уже на первом рисунке, шаблон данного дашборда состоит из 3-х листов.

Далее рассмотрим главный лист отчета и принципы его управления интерактивными элементами для удобного визуального анализа данных.

Дашборд для создания отчетов по сравнительному анализу продаж в Excel

Вашему вниманию предлагается обзор принципов использования шаблона дашборда для составления визуальных отчетов по сравнительному анализу продаж в Excel.

Самый верхний первый блок состоит из 4-х блоков подписей и числовых значений. Из графических элементов здесь всего лишь треугольники роста и снижения показателей. Они находятся на против отображения изменения их динамики в процентном соотношении:

Интересный факт, явно выраженный в данной ситуации примера. Чтобы нам увеличить показатель продаж с 1 725 (апрель 2020-го) до 2 884 (апрель 2021-го) нам нужно добавить аж +67,2%. Но если наоборот, чтобы ухудшить показатели прогресса с 2 884 и до 1725 нам уже достаточно потереть лишь -40,2%. Будьте внимательны с отрицательными значениями в процентах в отчетах. Не стоит пренебрегать их небольшими значениями. Ведь чтобы увеличить число в 2 раза потребуется аж 100%, но, чтобы потерять половину достаточно всего лишь 50%. Относительные значения коварны, но без них не обойтись, нужно лишь научится правильно ими пользоваться.

Далее переходим к следящим элемента управления – выпадающие списки. Благодаря им мы имеем возможность сравнивать показатели разных месяцев разных годов. НО! Сначала должен быть снят флажок на против замка, чтобы разблокировать курсоры и сделать их независимыми по отношению друг к другу. Вот как это работает:

На втором плане графика данного блока находится выделенная фиолетовым цветом область, которая служит курсором выделения дней выбранного номера недели (в данном случае №3).

Также здесь детально экспонируется день недели со самым высоким показателем продаж (в данном случае – это Четверг). Третий и четвертый блоки, связанные между собой и управляются одним и тем же элементом управления (полосой прокрутки) на 3-м блоке. Как показано ниже на рисунке:

А все вместе блоки образуют собой целостную картинку интерактивного отчета для проведения визуального сравнительного анализа продаж по статистическим исходным данным за ученый период 2 года:

Очень часто встает вопрос у тех, кого мы консультируем: как правильно подвести итоги работы. Особенно как это делается с рядовым сотрудником отдела продаж и как это делается с руководителем.

Методов конечно не меряно и каждый метод лучше другого, поэтому тут мы не конкурируем, а просто чтобы не повторяться написали основные моменты.

Для того, чтобы проводить данные собрания, нужно отключиться от рабочего процесса и посвятить около 8 рабочих часов на подготовку документов, подготовить шаблоны, чек-листы проведения собраний, просмотреть и подготовить отчетность и т.д, оповестить всех участников заранее о дате и времени проведения собрания. Естественно, что без подготовки самих сотрудников на итогах нечего делать. Каждый сотрудник должен подготовится к данной встрече и морально тоже.

И для того,чтобы данное мероприятие подготовки прошло гладко вы должны быть недоступны для других дел, а выходной это должен быть или рабочий, решайте сами, смотрите по ситуации. Если ситуация с продажами напряженная, то лучше выбрать выходной. Заложите на подготовку день.

Также важно место, оно должно быть недоступно, чтобы никто не отвлекал и вы смогли сосредоточиться и хорошенько подготовиться. На работе вариант хороший, если сотрудники уже дрессированы и не буду входить и отвлекать ни при каких условиях. Если же дрессировка пока в процессе, то лучше уехать от них подальше.

Мы всегда снимали пару тройку рабочих мест в коворкинг-центре и это было идеально, учитывая, что кофе мы там выпивали больше, чем платили за услугу.

Ну а если менеджеры по продажам работают удаленно, позаботьтесь об удобстве, согласуйте способ связи, проверьте работу оборудования.

Также нужно понимать, к подведению каких итогов готовится отдел продаж, к ежедневным, еженедельным, ежемесячным, квартальным или годовым. И здесь закладывается разное время.

А если вы это делаете впервые, то закладывайте времени по максимуму, т.е. + 100% к расчётному

Рассмотрим на примере компании КВиП, первые ежедневные оперативки длились по 1,5-2 часа, не было четкого понимания структуры и тайминга. А на сегодняшний день:

• ежедневная, 15-20 минут, на таких встречах сотрудники должны быть уже с готовыми отчетами
• недельная, 1-1,5 часа
• ежемесячная, около 2,5- 3 часов.

В качестве памяти об всех событиях обязательно рекомендуем вести журнал итогов. В нём записывать вопросы к обсуждению. Можно также оформлять итоги и выводы после мероприятия.

Понятно, что на данное мероприятие нет ГОСТа, либо иного стандарта . У нас повестка меняется регулярно, раз в квартал точно корректируется. Вот примерный её план:

Стратегия “РОГА И КОПЫТА” 2021

Из годового собрания у вас должна быть утверждена стратегия по которой мы двигаетесь, из стратегии должны выйти 3 важные цели квартала, которые вы декомпозировали (я надеюсь) из стратегических целей.

После утверждения задач квартала, должна выделиться цель месяца, из цели месяца вырастает цель недели и уже из неё “нарезаем” главные задачи дня.

В документе, где фиксируется собрание дня, прописывается цель недели подзаголовком или на виду чтобы на ежедневных оперативках ориентироваться на этот показатель.

Отчет менеджера по продажам — это ежедневный контроль качества работы отдела продаж.

Какой должна быть отчетность, сколько форм и какие показатели должны формировать ежедневную отчетность менеджера отдела продаж — получите полную инструкцию по внедрению основных инструментов по контролю за качеством и эффективностью ваших продавцов.

Какие отчеты должны быть в отделе продаж:

• Отчет менеджера по продажам: цели и задачи
• Отчет менеджера по продажам: план/факт
• Отчет менеджера по продажам: статистика продаж по этапам в Pipeline
• Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина сделки
• Отчет менеджера по продажам: по сделкам и клиентам
• Отчет менеджера по продажам: сводная статистика
• Отчет менеджера по продажам: по этапам и суммам сделок
• Отчет менеджера по продажам: пользовательские отчеты

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

Отчет менеджера по продажам: выполнение плана продаж за неделю

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам цикла за неделю

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб.

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию.

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам за неделю

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина этапов продаж

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

• понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
• для прогнозирования Cash Flow.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Отчет менеджера по продажам: детальный пайплайн

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Отчет менеджера по продажам: этапы и вероятность сделки

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

Отчет менеджера по продажам: журнал работ

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками. При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

Отчет менеджера по продажам: сводная статистика за период

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

Отчет менеджера по продажам: сводный отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

Отчет менеджера по продажам: динамика по сделкам в разрезе сумма/этап за период

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

• Средний размер сделки;***
• Время закрытия;***
• Стоимость привлечения клиентов;***
• Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
• Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Содержание

Три главных типа отчетов

Анализ отчетов продаж позволяет оценить качество работы ваших менеджеров и вовремя выявлять проблемы, а кроме того помогает прогнозировать доходы, распределять бюджет и ресурсы. Но с какой частотой собирать отчеты, как их анализировать и на какие показатели обращать внимание? Авторы блога Pipedrive рекомендуют использовать три типа отчетов.

Ежедневный отчет

Забудьте пока о доходах и показателях конверсии. В ежедневном отчете речь идет не о результатах, а только о количестве действий с базой потенциальных клиентов за последние 24 часа: сколько ваша команда совершает звонков, проводит встреч и отправляет писем каждый день. Так вы узнаете, кто из менеджеров работает больше всего, а кто откровенно филонит.

Еженедельный отчет

Звонки, письма и встречи важны не сами по себе, а как этапы продвижения клиента к самому главному — сделке. И еженедельная отчетность позволяет оценить, как работают сотрудники в этом направлении: скольких лидов они продвинули по воронке продаж, а скольких клиентов потеряли по пути. Анализируя эти отчеты, важно понять, сколько звонков привело к назначению встреч, и сколько коммерческих предложений — к обсуждению деталей покупки.

Ежемесячный отчет

И, наконец, раз в месяц необходимо оценить долгосрочные тенденции продаж. Ежемесячный отчет включает в себя основные показатели: количество новых клиентов, средний чек, размер выручки и прибыли. Этот отчет поможет понять:

• структуру воронки продаж;
• величину конверсии;
• продуктивность команды.

Самое лучшее время для разбора полетов. На встрече сотрудников отдела нужно дать возможность всем желающим поделиться своими мыслями об успехах, неудачах, проблемах и улучшениях деятельности.

Как правильно составлять отчеты

Табличка в Excel подойдет для формирования отчетов разве что в крохотной компании с парой десятков клиентов. Более крупному бизнесу необходимы специальные инструменты. Лучшее из возможных решений — отчеты в CRM-системе.

Например, в программе отчеты представлены в виде наглядных графиков и диаграмм, которые сопровождаются детальными цифрами.

Дашборд с отчетами на рабочем столе SalesapCRM

SalesapCRM — это облачная СРМ-система, которая дает возможность формировать отчеты за нужный период времени по любым параметрам: по числу и размеру сделок, количеству выполненных отдельными сотрудниками задач (звонков, встреч, рассылок, обработанных заявок, подготовленных коммерческих предложений), источникам и количеству лидов. Причем, вся информация обновляется в режиме реального времени! Отчеты представлены с детализацией по дням, неделям и месяцам, их можно вывести на рабочий стол или сохранить на компьютер. Хотите узнать больше о бизнес-аналитике CRM? Подробнее здесь.

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

ТОП-15 отчетов, которые необходимы каждому

Мы составили подборку самых востребованных отчетов для каждого бизнесмена, сгруппировали их по категориям и продемонстрировали, как легко их настроить на примере SalesapCRM.

Оцените продуктивность менеджеров

Уверены, что ваши менеджеры делают всё, чтобы каждый потенциальный клиент превратился в покупателя и принес вам прибыль? Не слишком рассчитывайте на это, лучше проверьте, чем занимаются ваши сотрудники.

1. Составьте отчет по задачам , чтобы увидеть, кто из сотрудников откладывает дела на потом и забывает про поручения. По круговой диаграмме сразу понятно — кто относится к работе несерьезно.

• Объект анализа — отчет по задачам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• статус — просрочено;
• группировка — ответственный;
• визуализация — круговая диаграмма.

2. Узнайте, сколько заявок принял каждый менеджер , и сделайте выводы. Возможно, результаты окажутся неожиданными, и Василий Петрович, который постоянно разговаривает по телефону, занят вовсе не рабочими делами.

— Привет, ЛаРонда. Нет, у меня 4 человека на линии, но я могу говорить.

• Объект анализа — отчет по заявкам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• этап — выбираем все, нас интересуют любые заявки;
• группировка — ответственный;
• визуализация — график.

3. Отобразите заработанные сотрудниками суммы (выигранные сделки) , чтобы оценить реальный вклад каждого менеджера в прибыль компании. Возможно, кто-то получает больше, чем зарабатывает.

• Объект анализа — отчет по сделкам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• этап — все, соответствующие выигрышу (оплате);
• группировка — ответственный;
• визуализация — индикатор сумма.

4. Посмотрите, сколько звонков совершил каждый сотрудник . Конечно, это не единственный показатель продуктивности, но шансы успешно закрыть сделку у активного менеджера куда выше.

• Объект анализа — отчет по звонкам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• тип — исходящий;
• группировка — ответственный;
• визуализация — график.

5. Составьте рейтинг по отделу , чтобы поощрить лучших и помочь тем, кто явно не успевает угнаться за коллегами. Неплохо, если этот отчет будет виден всем в компании — чем не дополнительная мотивация?

• Объект анализа — отчет по сделкам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• этап — все, соответствующие выигрышу (оплате);
• группировка — ответственный;
• визуализация — рейтинг по сумме.

Визуализируйте воронку продаж

Любой бизнес — это путь от первого контакта с клиентом до успешной продажи. Или, что тоже бывает, до проигрыша сделки. Ваша задача — визуализировать воронку продаж и вычислить узкие места — этапы, на которых вы теряете много клиентов.

1. Отобразите отчет по количеству лидов (контактов) за конкретный период . Это реальное количество потенциальных клиентов, которые могут принести вам прибыль.

• Объект анализа — отчет по контактам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• визуализация — индикатор количество.

• Объект анализа — отчет по сделкам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• этап — все, соответствующие выигрышу;
• визуализация — индикатор количество.

• Объект анализа — отчет по задачам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• воронка — воронка, которую вы хотите проанализировать;
• группировка — этап;
• визуализация — воронка.

4. Оцените распределение лидов по статусам по круговой диаграмме . Если окажется, что горячих клиентов практически нет, значит менеджеры не дотягивают и не могут догреть клиента до сделки.

• Объект анализа — отчет по контактам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• группировка — статус;
• визуализация — круговая диаграмма.

• Объект анализа — отчет по сделкам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• этап — соответствующий выигрышу в двух или более воронках;
• группировка — воронка;
• визуализация — области.

На наглядном графике видно, с какой воронки идет больше продаж.

Оптимизируйте бюджет компании

1. Составьте общий отчет по доходам и расходам , чтобы четко представлять реальное положение дел. Возможно, всё хуже (или, надеемся, лучше), чем вы думаете.

• Объект анализа — отчет о движении средств;
• период — месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• статус — проведен и в обработке.

2. Оцените доходы и расходы по направлению деятельности . Возможно, самое время сделать акцент на прибыльных направлениях и отказаться от тех, которые приносят минимальный доход.

• Объект анализа — отчет о прибылях и убытках;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• группировка — направление бизнеса.

3. Узнайте точную дебиторскую задолженность контрагентов. Ваш доход может быть действительно внушительным, но если живые деньги ещё не поступили на ваш счет, толку от них немного.

• Объект анализа — отчет о прибылях и убытках;
• период — свой период (месяц, полгода или год от текущей даты);
• детализация — любая;
• статус — запланирован;
• тип — приход.

4. Оптимизируйте рекламный бюджет с помощью сквозной аналитики CRM . Для начала составьте отчет по источникам лидов и узнайте, какие рекламные каналы приносят максимальное количество заявок.

• Объект анализа — отчет по контактам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• группировка — источник;
• визуализация — круговая диаграмма.

5. Не спешите отказываться от источников, из которых приходит не слишком много лидов. Проверьте отчет по заработанной сумме по сделкам из разных источников . Вполне возможно, что 3 клиента с бизнес-конференции принесли денег больше, чем 50 лидов из Яндекса.

• Объект анализа — отчет по сделкам;
• период — день, неделя, месяц, квартал или год;
• детализация — любая;
• этап — все, соответствующие выигрышу (оплате);
• группировка — источник;
• визуализация — круговая диаграмма или индикатор сумма.

Ежемесячные, еженедельные и ежедневные отчеты в CRM охватывают всю деятельность отдела продаж — от действий каждого конкретного сотрудника до макро-трендов. Сами по себе они не могут решить проблемы компании, но позволяют вовремя обнаружить их и довести максимум лидов до покупки. Убедитесь в этом сами с аналитическими функциями SalesapCRM.

Читайте также:

  

• Виды смертной казни доклад

  

• Миграция как фактор мобильности доклад

  

• Доклад на тему травмы на уроке физкультуры

  

• Доклад про ретроградный меркурий

  

• Доклад уполномоченного по правам предпринимателей за 2019 год

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

В2 В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI — показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

###

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С: бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Вам может быть интересно: «Воронка продаж: этапы и управление»

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2 В продаж.

Вам может быть интересно: «Пайплайн продаж: как использовать в CRM-системе»

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб.

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию.

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов — кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по «узким» местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

• понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
• для прогнозирования Cash Flow.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

Вам может быть интересно: «KPI в продажах: как контролировать менеджера»

Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками. При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

• Средний размер сделки;***
• Время закрытия;***
• Стоимость привлечения клиентов;***
• Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
• Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Рассмотреть продажи со стороны объемов, динамики, структуры и ассортимента помогут широко известные методы анализа продаж. Кстати, почти ко всем анализам эффективности продаж я подготовила готовые шаблоны в excel, так что пользуйтесь на здоровье.

Метод 1. Анализ динамики продаж

Цель – выявление общего состояния фактических объемов продаж по сравнению с прошлыми периодами.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ динамики продаж.

С помощью этого метода выявляется рост или снижения продаж. Анализ динамики проводится по показателю выручки, но можно использовать и другие инструменты анализа продаж: клиентская база, рост прибыли и др. Формула для расчета:

Темп роста продаж = (Выручка текущего периода / Выручка прошлого периода) * 100

Если темп роста:

• Более 100% – положительная динамика продаж;
• Равен 100% – ситуация, при которой продажи не изменились;
• Меньше 100% – снижение объемов продаж.

Специальной программы для анализа продаж нет, но не спешите расстраиваться, ведь все достаточно просто считается excel.

Пример

Рассмотрим как сделать анализ динамики продаж на примере интернет-магазина. Данные в таблице ниже.

Показатель	2017	2018	Темп роста, %
Выручка, руб.	3 000	3 500	116,67

Так, в 2018 году темп роста продаж интернет-магазина составил 116,67 % по сравнению с 2017 годом. Мы видим, что динамика продаж положительная.

Метод 2. АВС анализ

Цель – выявить долю того или иного продукта в общем объеме продаж.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ ABC

Этот инструмент широко используется в розничной торговле и позволяет увидеть, какое торговое направление генерирует выручку, а какие группы товаров совсем плохо продаются и не приносят выгоды бизнесу.

Основой для расчета является прибыль или выручка на конкретную группу товаров или определенный продукт. Результаты анализа продаж товаров помогают принимать решения в области ассортиментной политики.

В основе метода АВС лежит известный принцип Парето: 80% всей выручки приносят 20% проданных товаров. По результату все анализируемые товары разделятся на три группы:

1. Группа А. Двигатели торговли, занимают долю от 0 до 80% выручки нарастающим итогом;
2. Группа В. Товары, спрос на которые хорош, но выручки на них приходится от 81% до 95% нарастающим итогом;
3. Группа С. Товары этой группы имеют долю свыше 96% выручки нарастающим итогом, приносят мало прибыли, являются нерентабельными.

Пример

Рассмотрим метод АВС анализа на примере продаж небольшой розничной торговой точки. Исходные данные можете посмотреть в готовой таблице.

Наименование	Объем продаж, тыс. руб.	Доля продаж, %	Доля продаж нарастающим итогом, %	Категория АВС
Бакалея	15 000	44	44	А
Напитки	10 000	29	74	А
Кондитерские изделия	6 000	18	91	В
Мясо	2 000	6	97	С
Рыба	1 000	3	100	С

По анализу продаж продукции видно, что самые прибыльные группы товаров – бакалея и напитки, а рыба и мясо являются не рентабельными.

Метод 3. Равномерность спроса (XYZ)

Цель – определить, на какие товары спрос будет стабильным.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ XYZ

С помощью анализа продаж этим методом можно сэкономить бюджет и время, отказавшись от продажи товаров, на которые не будет спроса. Кстати, отлично подходит для анализа розничной продажи товаров.

Этапы анализа следующие: составляется список товаров и выручки, которую приносит товар. Данные заносятся в таблицу эксель и с помощью формул определяется коэффициент вариации. Затем товарам присваивается категория X, Y или Z.

1. Группа X. Товары с коэффициентом от 0% до 10%;
2. Группа Y. Товары с коэффициентом от 10% до 25%;
3. Группа Z. Товары с коэффициентов вариации больше 25%.

Простыми словами, коэффициент вариации – это возможное отклонение величин. Так вот, отклонение спроса сказывается на продажах, что создает сложности при достижении плановых показателей.

Нужен маркетинговый анализ?

Закажите его у нас

Стратегия
продвижения

Отличия от
конкурентов

Типы клиентов и их
критерии выборов

Динамика и
тенденции рынка

и ещё огромное количество другой информации

Узнать подробнее

Пример

Рассмотрим как сделать анализ продаж методом XYZ на примере специализированного магазина сладостей. Отчет анализа продаж в таблице ниже.

Товар	Объем продаж январь	Объем прода февраль	Объем продаж март	Объем продаж апрель	Объем продаж май	Объем продаж июнь	Объем продаж июль	Коэффициент вариации	Категория XYZ
Конфеты	70	65	80	68	75	76	73	7%	X
Подарочные наборы	20	42	36	37	28	40	18	28%	Z
Пирожные	34	17	26	25	30	18	23	23%	Y

Видим, что спрос на шоколадные конфеты является наиболее стабильным, от месяца к месяцу он может измениться в пределах 7%. А вот спрос на подарочные наборы отклоняется в пределах 28%.

Метод 4. Анализ структуры чека

Цель – выявить количество определенного товара на конкретной торговой площадке (торговая точка, товарная полка, магазин).

Данный вид анализа продаж актуален для крупных федеральных компаний, дистрибьюторов, розничных и оптовых торговых сетей. При применении этого метода исследуется несколько показателей:

1. Лист MML (minimum must list) – минимально необходимый ассортимент, список товаров, состоящий из нескольких ключевых SKU;
2. Среднее SKU (Stock Keeping Unit) – единица товара, конкретная ассортиментная позиция.

С помощью учетных систем можно получить отчет, который покажет, сколько SKU в среднем продается в торговой точке. Чем выше показатель среднее SKU, тем больше представленность на рынке. И если Вы считаете вручную, то вот формула:

Среднее SKU = Сумма проданных SKU в каждую торговую точку / Общее количество торговых точек.

Рост среднего SKU свидетельствует о расширении представленности в торговой точке Вашей продукции, рост спроса на Ваш ассортимент. Именно поэтому показатель нужно рассматривать в динамике.

Пример

Нужно вычислить, сколько конкретных позиций продается в среднем по нашей клиентской базе. Допустим, мы – очень крупный оптовик, и у нас есть 5 постоянных клиентов.

Клиент	1	2	3	4	5
SKU	4	4	4	10	10

Теперь считаем среднее SKU = (4 * 3 + 10 * 2) / 5 = 6,4.

И далее необходимо смотреть динамику. Если в предыдущих расчетах показатель был меньше, значит компания на правильном пути. Если же наоборот больше, то стоит разработать сбытовые мероприятия.

Метод 5. Анализ по матрице BCG

Цель – определение приоритетных товарных групп, которые в последствие принесут наибольший доход.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ BCG

Данный метод основан на расчете следующих показателей: доля рынка товара, темпы роста рынка для этого товара и объем продаж.

После расчетов товары в зависимости от доли рынка и темпов роста рынка распределяются в матрице. Объем продаж отображается с помощью кружков. Результаты анализа оформляются в матрицу BCG, образец ниже.

Матрица BCG

Далее для каждого товара принимаем соответствующую стратегию развития. Её определить легко помогает расположение товаров внутри матрицы:

1. Звезда. Наиболее продаваемые товары, приносящие наибольший доход. Это тренд, как, например, любая суперзвезда, только на полке в магазине. Стратегия: сохраняем лидерство;
2. Дойная корова. Товары, которые без инвестирования могут приносить неплохой доход. У этих товаров более стабильный жизненный цикл, чем у звезд. Стратегия: получаем прибыль и сохраняем позиции;
3. Вопрос. Товары, с которыми непонятно что делать: инвестировать в них и доводить до ума, либо же навсегда избавляться. Стратегия: инвестируем дополнительные средства;
4. Собака. Категория товаров, которые требуют постоянных вложений, но при этом их рентабельность очень низкая. Затраченные на них силы не окупаются. Стратегия: снижаем активность или выводим товар с рынка.

Пример

Делать анализ будем на примере ООО “Тортик”. Компания специализируется на торговле шоколадными конфетами ручной работы, пирожными, мороженным и дизайнерскими тортами.

Представим, что мы уже провели расчеты и по оси координат определили какой товар куда попадает и получили следующие результаты:

1. Шоколадные конфеты – это “собаки”. Они дорого обходятся клиентам, однако и себестоимость у них высокая. Такой товар не выгоден для компании;
2. Пирожные – это “дойные коровы”. Они стабильно приносят высокий доход. Позиции стоит укрепить;
3. Торты – это “звезды”. Сейчас это модное кондитерское направление, ООО “Тортик” получает высокие доходы от их продажи;
4. Мороженное – это “вопрос”. Это сезонный товар, объем продаж не стабилен. Можно вложить деньги в расширение ассортимента или сделать акцент на другие группы товаров.

Метод 6. Контрольный анализ объема продаж

Цель – выявить отклонение между постигнутыми фактовыми показателями по продажам от запланированных.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Контрольный анализ объема продаж.

На каждую товарную группу выставляются план продаж на день, на неделю, на месяц и год, а затем производится оценка выполнения планов. Подходит для розничных продаж товаров и для оптовых.

Базой для расчетов при этом методе анализа продаж выступает выручка, прибыль, рентабельность и прочие запланированные показатели, отражающие результативность продаж.

Пример

Рассмотрим достижение планов на примере компании, которая торгует цветами.

Допустим, на 2018 год были выставлены следующие плановые показатели: объем продаж роз – 2 000 руб., лилий – 3 000 руб., фиалок – 1 500 руб. Остальные показатели можете посмотреть в готовой таблице ниже.

Показатель	План 2018	Факт 2018	% вып	Факт 2017	% 18/17
Продажи в руб.	6 500	7 600	117%	7 200	106%
Розы	2 000	2 300	115%	2 000	115%
Лилии	3 000	3 400	113%	3 300	103%
Фиалки	1 500	1 900	127%	1 900	100%

По
результатам продаж 2018 года можно сделать вывод, что произошло перевыполнение
плана на 27% по продаже фиалок, а по сравнению с 2017 годом – план по фиалкам
выполнен на 100%.

Метод 7. Факторный анализ продаж

Цель – выявить, какие факторы оказывают влияние на объем продаж и в какой степени.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Факторный анализ.

Для проведения факторного анализа, необходимо понимать, что такое выручка и что зависит она от цены на предлагаемый товар и объемов сбыта. Цена в свою очередь зависит от затрат.

Так, шаг за шагом, выявляются факторы, которые оказывают влияние на объем продаж. Анализ происходит путем сравнения двух периодов (текущего к прошлому).

Кстати. Хотите увеличить продажи вдвое и повысить эффективность бизнеса? Тогда скорее внедряйте CRM! Рекомендую Битрикс 24 и Мегаплан (“Megastart” скидка 10% на все + 14 дней бесплатно). Потом спасибо скажете.

Пример

ИП Иванов Иван Иванович занимается продажей товаров в розничной сети. Выручка растет быстрее, чем прибыль от продаж. Как узнать, с помощью чего можно увеличить прибыль, имея стандартные данные о продажах?

Значение	Объем реализации (т. руб.) за прошлый год	Объем реализации (т. руб.) за отчетный год
Выручка	80 000	83 000
Себестоимость	50 000	56 000
Коммерческие расходы	3 000	7 000
Управленческие расходы	5 000	4 000
Прибыль от продаж	22 000	16 000
Индекс изменения цен	1	1,133
Объем продаж в сопоставимых ценах	80 000	732 56

В
результате факторного анализа выявлено:

1. Из-за снижения объемов продаж, прибыль снизилась на 2 582 т. руб.;
2. Из-за увеличения ассортимента, прибыль выросла на 1 708 т.руб.;
3. Из-за повышения себестоимости, прибыль снизилась на 11 869 т. руб.;
4. Из-за увеличения коммерческих расходов, прибыль снизилась на 4 000 т. руб.;
5. Из-за снижения управленческих расходов, прибыль увеличилась на 1 000 т. руб.;
6. Из-за влияния цен продажи, прибыль увеличилась на 9 743 т. руб.

Так можно увидеть слабые места бизнеса и сделать акцент на влияния тех или иных факторов, ведь задача любого бизнеса в том, чтобы прибыль росла.

Метод 8. Анализ рентабельности

Цель – определить эффективность продаж с экономической точки зрения.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ рентабельности.

Для
анализа рентабельности необходимо иметь данные плана рентабельности, а также фактические
данные. Как правило, планы выставляются, согласно имеющегося бизнес-плана или
на основе прошлых периодов.

Рентабельность продаж даст понимание того, сколько можно получить прибыли с одного рубля выручки. Данный показатель должен быть больше нуля. Определяется по формуле:

Рентабельность продаж = Прибыль от продаж / Выручка

В результате
такого анализа, выставляются планы на следующие периоды, а также осуществляются
мероприятия по повышению рентабельности продаж.

Лайфхак. Если Вы хотите держать руку на пульсе, то очень рекомендую сервис аналитики Comagic.ru. К тому же там есть супер-фишки по генерации лидов.

Пример

Рассмотрим как сделать анализ продаж по рентабельности на примере компании, которая торгует розами, лилиями и фиалками.

Показатель	План 2018	Факт 2018	% вып	Факт 2017	% 18/17
Рентабельность %	55%	56%	102%	55%	1%
Розы	51%	50%	98%	51%	-1%
Лилии	50%	50%	100%	50%	0%
Фиалки	49%	50%	102%	49%	1%

Так, наиболее
рентабельным направлением продаж являются продажи роз, они генерируют больше
всего прибыли, однако план по рентабельности не выполнен. А вот по фиалкам план
перевыполнен на 2 процента.

Метод 9. Анализ клиентской базы

Цель – выявлять темпы прироста клиентов, а также степени проработки имеющейся базы.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ клиентской базы.

Объем клиентов, которые совершили покупку (то есть конечных потребителей), прямо влияет на объем продаж и полученную прибыль.

Клиент – это человек, который платит компании свои деньги. Он хочет получить качественный товар или услугу за справедливую плату. В случае, если клиенту не подходит качество товара, цена или сервис, то сделка не состоится, продажа не пройдет.

Именно поэтому очень важно отслеживать состояние Вашей клиентской базы, а именно:

1. Число ОКБ – общая клиентская база. Это общее число клиентов, которым Вы когда-либо продавали товар или у Вас имеются договоренности о будущей продаже;
2. Число АКБ – активная клиентская база. Это число клиентов, которые совершили покупку в определенный период или по конкретной товарной группе.

По этим двум показателям, можно отслеживать приток новых договоров, что говорит о потенциальном повышении объема продаж.

Пример

Отдел продаж с января по июнь заключил 2 100 договоров, т.е. у компании теперь общая клиентская база в 2 100 клиентов.

Период	ОКБ	АКБ	Доля,%
Январь	100	76	76,00
Февраль	200	120	60,00
Март	300	190	63,33
Апрель	400	280	70,00
Май	500	420	84,00
Июнь	600	510	85,00
Итого:	2 100	1 700	80,95

Однако можно увидеть, что за этот период купили товар только 80,95% клиентов. Лучше всего клиентская база была проработана в июне, на 85%.

Метод 10. Экспертный анализ

Цель экспертного анализа
– это экспресс-оценка анализа продаж.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Экспертный анализ факторов

Данный вид анализа дает очень субъективные результаты, особенно, когда он проводится постоянно с использованием одних и тех же экспертов, не заинтересованных в достоверности данных.

Хороший эффект от использования этого метода анализа продаж достигается, если проводить опрос клиентской базы, то есть контрагентов внешней среды фирмы.

Для этого выявляются факторы, а затем опрашиваются эксперты или клиенты. Согласно их оценке, каждому фактору выставляется оценка, затем они группируются и в результате Вы получаем сводную таблицу факторов, на которые нужно обратить внимание.

Экспертный анализ
применяется, когда нужно проанализировать внешнюю и внутреннюю среду
организации. Экспертами могут выступать как руководители фирмы, так и рядовые,
но компетентные сотрудники и клиенты.

Пример

Компания размышляет, что может повысить продажи быстро с помощью двух факторов: расширение ассортимента или расширение клиентской базы.

Описание фактора	Вес	Экспертная оценка 1	Экспертная оценка 2	Экспертная оценка 3	Экспертная оценка 4	Экспертная оценка 5	Средняя оценка	Оценка с поправкой на вес
Расширение ассортимента	1	5	4	3	5	4	4,2	0,35
Рост клиентов	2	1	3	2	3	3	2,4	0,40

В данной модели влияние
фактора задается цифрой от 1 до 3. Как видно из таблицы, рост клиентов для нас
наиболее значим, чем ассортимент.

По мнению экспертов,
расширение ассортимента имеет наибольшую среднюю оценку (4,2), однако с
поправкой на влияние фактора, первое место занимает рост клиентов.

Коротко о главном

Можно сделать один большой вывод,
что для эффективного управления продажами, необходимо анализировать:

Объект анализа	Методы
Деньги (прибыль, выручка, рентабельность)	Анализ рентабельности продаж, факторный анализ продаж, анализ динамики продаж
Клиенты (число и структура)	Анализ клиентской базы
Процессы (эффективность закупок и сбыта, выкладка продукции, структура чека)	Анализ товарных остатков, анализ равномерности спроса контрольный анализ (план-факт)
Ресурсы (товарные остатки, персонал, ассортимент)	Анализ структуры продаж, анализ структуры чека, анализ товарных групп BCG

Аналитика по продажам очень обширна и учитывает практически все внутренние сферы деятельности компании. Не забывайте, что все процессы в той или иной мере влияют на объем продаж и прибыль.

Чем более качественно ведется анализ продаж, тем выше вероятность для компании выйти на более высокие показатели эффективности. И важно помнить, что именно от продаж зависит выручка и прибыль организации.

Источник