Excel в примерах для менеджера

KPI в Excel. Пошаговая технология разработки и расчета KPI в excel. Готовый шаблон — таблица расчета с порядком заполнения. Формулы для расчета показателей KPI и подведения итогов. С возможностью скачать шаблон, excel-таблицу расчета KPI.

---

Рассматриваемая таблица расчета KPI сотрудников достаточна универсальна. Она применима практически для всех должностей в любом бизнесе. Таблица на практике доказала свою эффективность в сотнях бизнесов России и СНГ

Конечно, нюансов и подводных камней при разработке системы KPI (или КПЭ — ключевых показателей эффективности) более чем достаточно, поэтому руководствуйтесь логикой и главным критерием эффективности KPI — они должны существенно влиять на движение компании к стратегическим целям. KPI (кипиай) — это инструмент реализации стратегии. Сначала нужно определить долгосрочные цели бизнеса, затем разработать стратегию их достижения и только после этого, придать скорость при помощи KPI. 

Начнем. Для оформления в excel шаблоне расчета KPI, мы должны располагать разработанной на базе стратегии и целей системой KPI, выбранными показателями для премирования и планами по ним. Имея их, нам нужно оформить расчетный лист KPI, заполнить таблицу, прописать формулы и получить расчет премии KPI сотрудника.

Шаг 1. Фиксируем расчетный период KPI, заполняем шапку

Расчетный период KPI – период на который устанавливаются целевые показатели и выплачивается премия. Мы рассматриваем период в один месяц. Фиксируем это в таблице, а также вносим наименование своей организации, должность, месяц и год расчетного периода.

Шаг 2. Определяем сумму и долю KPI

Определяем структуру заработной платы. В нашем примере устанавливаем оклад в сумме 20 тыс. руб. И премию KPI в сумме 30 тыс. руб. Вносим суммы в таблицу расчета KPI. Доля оклада и премии KPI рассчитываются автоматически. В нашем примере это 40% и 60% соответственно. 

Оклад выплачивается за процесс, являясь фиксированной суммой. Премия KPI выплачивается за процесс и является переменной величиной. 

Шаг 3. Вносим ключевые показатели для премирования 

Выбор показателей для премирования по KPI, один из наиболее сложных этапов при премировании по KPI. Скопированные показатели не работают, зачастую приводя к негативным последствиям. Поэтому, показатели KPI всегда разрабатывайте самостоятельно, конкретно для своего бизнеса и должности. Максимум три показателя. В нашем случае мы установили два расчетных показателя и один в виде спецзадачи. Расчетные показатели рассчитываются в соответствии со шкалой премирования, а спецзадача по принципу: либо выполнена, либо нет.

Шаг 4. Устанавливаем веса для показателей KPI 

Вес показателя KPI — это доля данного показателя в общей премии KPI. Он устанавливается в зависимости от значимости, помогая расставить приоритеты, если показателей больше одного. Мы в примере устанавливаем: для первых двух показателей по 40% и для спецзадачи 20% от суммы премии KPI. Вносим в таблицу. Сумма премии в рублях для каждого показателя рассчитывается автоматически. Получаем в рублях: по 12 тыс. рублей для первого и второго показателя и 6 тыс. руб. для третьего показателя.

Шаг 5 Устанавливаем пороговые значения и шкалу выплат

• Для первых двух задач устанавливаем расчетный вариант выплаты премии в зависимости от процента выполнения плана.

Нижний уровень премирования – выполнение плана на 80%. Если выполнение ниже 80% – премия не выплачивается. Далее, выплата производится с понижающим коэффициентом. Каждые 5% выполнения плана коэффициент растет. 100% премии KPI выплачивается за 100% выполнение плана. При перевыполнении, премия выплачивается с повышающим коэффициентом в соответствии с процентом перевыполнения. За 101% выполнения плана коэффициент составляет 1,01; за 102% коэффициент 1,02 и так далее. Верхний уровень премирования устанавливаем с коэффициентом 1,2 при выполнении плана 120% и выше. Фиксируем справочно шкалу премирования в нижней части таблицы.  Для расчета премии KPI по первому показателю в ячейке «H12» прописываем формулу «ЕСЛИ»:

=ЕСЛИ(G12<80%;0;ЕСЛИ(G12<85%;D12*0,5;ЕСЛИ(G12<90%;D12*0,6;ЕСЛИ(G12<95%;D12*0,7;ЕСЛИ(G12<100%;D12*0,8;ЕСЛИ(G12<120%;D12*G12/100%;ЕСЛИ(G12>=120%;D12*1,2)))))))

Для второго показателя прописываем аналогичную формулу в ячейке «H13».

• Для третьего показателя — спецзадачи устанавливаем вариант выплаты по принципу: либо выполнил, либо нет. 

Выполнил – получил 100% премии. Не выполнил — не получил ничего. Прописываем для ячейки «H14» следующую формулу:

=ЕСЛИ(G14<100%;0;$D$14)

Шаг 6. Вносим в таблицу планы по KPI 

В нашем примере мы установили следующие планы: Показатель 1 = 1000 ед; Показатель 2 = 95%; Спецзадача: либо выполнена, либо нет, в план выставляем «1» (при выполнении в Факт внесем «1», а при невыполнении «0»). 

Шаг 7. Подводим итоги, рассчитываем премию KPI 

По завершении расчетного периода, вносим по каждому показателю KPI полученные результаты в графу «Факт». 

В нашем примере это: Показатель 1 = 1100 ед. (выполнение 110%); Показатель 2 = 94% (выполнение плана 98,9%); Спецзадача: не выполнена, вбиваем «0».

По прописанным формулам, получаем расчет премии KPI: Показатель 1 = 13,2 тыс. руб; Показатель 2 = 9,6 тыс. руб; Спецзадача: 0 руб. 

Суммируем начисленные премии по показателям и получаем общую премию KPI сотрудника за период в 22,8 тыс. руб. Формула в ячейке «H15»: =СУММ(H12:H14)  

Общая сумма зарплаты, оклад плюс премия KPI, составила 42,8 тыс. руб. и зафиксирована в ячейке «H19».

Заключение

Готово! Мы прошли все этапы расчета KPI при помощи Excel таблицы. Прописали формулы, внесли данные и получили расчет премии KPI сотрудника. 

ГЛАВНОЕ! Таблица — лишь инструмент оформления и расчета премии KPI за период. Эффект от внедрения лежит в области разработки системы KPI, выбора правильных показателей, выставления корректных планов и соблюдения базовых принципов системы. Скопированные напрямую показатели KPI из примеров в интернете, с похожих бизнесов, из книг и любых других источников — не работают!!! Всегда разрабатывайте систему KPI и показатели в том числе, индивидуально. А excel-таблица, в том числе рассмотренный образец, поможет оформить расчет премии.

Полезности. В полезных ссылках можно бесплатно скачать excel таблицу расчета KPI из рассмотренного примера. 

А также пройти авторский онлайн-курс практикум Александра Шведова «Пошаговая разработка KPI» для самостоятельного внедрения KPI в своей организации (первая ступень курса бесплатно). Курс разработан на базе 18 лет работы с KPI, поможет быстро и правильно внедрить KPI, избежать ошибок. В итоге с помощью KPI увеличить прибыль, повысить эффективность и ответственность сотрудников!

Полезные ссылки:

СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО EXCEL ТАБЛИЦУ РАСЧЕТА KPI

ОНЛАЙН-КУРС ПРАКТИКУМ «РАЗРАБОТКА KPI»

Поскольку это уже готовый шаблон, то здесь не будет долгих и пространственных рассуждений о необходимости внедрения мотивационной схемы. Здесь в принципе не будет большой теоретической части.

Просто описательная часть самой мотивационной схемы (вернее, 3-х ее разных вариантов), пояснения – то есть, почему я так считаю, и пример расчета в Excel. В котором уже зашиты все цифры и формулы, благодаря чему все считается и подставляется автоматически.

Это сделано для того, чтобы Вы смогли вставить/убрать необходимое Вам, получить готовую мотивационную схему и направить ее в работу. А не разбираться в ненужной теории, массах различных показателей и всем том, на что уходит много времени, которое так ограниченно у руководителя бизнеса.

Фактически, я все уже сделал за Вас: выбрал необходимые критерии, отобрал их, оттестировал на разных компаниях и вывел идеальную формулу. Вам осталось только адаптировать ее под себя. И займет это у Вас не больше часа.

Подготовка

Итак, для получения итоговой мотивационной схемы Вам потребуются дополнительные данные Вашей компании:

• Продажи за последние 12 месяцев с разбивкой по месяцам (по всей компании и менеджерам).
• Выплата заработной платы менеджерам за последние 12 месяцев с разбивкой по месяцам.

Вписывать это все можно будет в шаблон (в нем есть отдельный лист под это, который
так и называется “зп и продажи”).

Выглядеть будет вот так (нажмите на скриншот для увеличения):

Собственно, это все. Далее я объясню, для чего нужны эти данные, а также покажу, как Вам их нужно будет использовать.

Описание

Ниже будет представлено 3 варианта мотивационной схемы:

• Стандартная. Та, что по умолчанию должна быть у каждой B2B компании для эффективного развития организации.
• С уклоном на дебиторку. Если Ваши менеджеры обязаны контролировать сбор дебиторской задолженности с покупателей.
• С уклоном на конкретный товар. Если Вам нужно продвигать определённую категорию товара, а менеджеры делают это неохотно.

Скачать готовые шаблоны (таблицы) для всех трех схем можно здесь — https://cloud.mail.ru/public/c3A5/QLBjofK9S

Важно. Мотивационная схема в нашем исполнении в обязательном порядке содержит привязку к постановке и выполнению плана продаж.

Конечно, можно долго спорить о необходимости внедрения плана продаж, но, по моему мнению, только привязка к нему дает желаемое увеличение продаж.

Наверняка Вы задались вопросом “Какую мотивационную схему выбрать мне?”

В принципе, для успешной работы компании вполне достаточно будет первого варианта мотивационной схемы (стандартной). Остальные две предназначены уже под конкретные задачи. И если в Вашей компании такого запроса нет, то Вам они и не нужны.

Однако, при необходимости, Вы можете совместить все 3 мотивационные схемы в одну, но сразу предупреждаю, что это очень сложный и рискованный шаг.

Стандартная мотивационная схема менеджера по продажам

Данная мотивационная схема привычна большинству владельцев бизнеса, так как состоит из довольно простых пунктов – это оклад и процент от продаж. А также штрафы менеджеров за плохую работу или неисполнение распоряжения руководства.

Правда в ней есть два нюанса, которые могут вызвать вопросы:

1. Продажи менеджера привязываются к плану продаж (как личному, так и общему) и, как следствие, от этого зависит и заработок самого менеджера.
2. В мотивационной схеме используются KPI (ключевые показатели эффективности), в которые закладываются все необходимые руководству действия от менеджера.

А теперь давайте покажу как это будет выглядеть наглядно на примере. Итак, начинаем расчет.

Расчет

Для начала Вам необходимо рассчитать средние продажи менеджеров, а также всей компании. Делается это довольно просто – суммируете все продажи за 12 месяцев и полученную сумму делите на 12.

По аналогии Вы делаете то же самое с заработной платой менеджеров. Она используется, чтобы понять, от какой суммы необходимо, что называется, “плясать”.

В файле Эксель во вкладке “зп и продажи” я уже подготовил формулы, Вам останется только вставить свои цифры.

Кроме того, во вкладке “План продаж” уже подготовлены формулы, как Вы можете установить план продаж на следующий месяц/год.

Важно. Эксель файл основан на реальных продажах, заработной плате и прочих цифрах одного из наших клиентов. Но для простоты объяснения и расчета мы будем использовать заработную плату в размере 50 тысяч рублей. А также мы использовали исключительно ровные цифры.

А теперь переходим непосредственно к самому созданию мотивационной схемы. И для начала рассмотрим пропорцию при средней заработной плате в 50 т.р.:

• Окладная часть – 30% (15 000 рублей).
• Процентная часть – 50% (25 000 рублей).
• Бонусная часть (KPI) – 20% (10 000 рублей).
• Сверхбонус – 5 000 рублей.
• Штрафы.

Ниже о каждой части подробно.

Окладная часть

Устанавливается в размере 30% от средней заработной платы. В нашем примере это 15 000 рублей соответственно (то есть 30% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Окладная часть выплачивается за:

• Соблюдение трудовой дисциплины.
• Выполнение принятых обязанностей.

И прочие пункты из должностной инструкции.

Процентная часть

Устанавливается в размере 50% от средней заработной платы. В нашем примере это 25 000 рублей соответственно (50% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Каждому менеджеру устанавливается индивидуальный (личный) план продаж на месяц.

Далее личный план продаж делится на шаги/грейды/ступени. Тут кому как удобно это назвать. Но смысл в том, что чем больше менеджер по продажам продает, тем больший процент от проданного он получает. Это одна из самых простых и главных фишек мотивации, которая понятна сотрудникам.

Не просто “продай больше – получишь больше”, а понятно, сколько нужно продать, чтобы заработать больше.

Итак, ступени личного плана продаж располагаются так:

• При продажах до 75% от установленного плана продаж – вознаграждение 0%. Иными словами – не выплачивается вообще.
• При выполнении плана от 76% до 89%, вознаграждение – 0,9% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 89% до 99%, вознаграждение – 1,3% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 100% до 109%, вознаграждение составит 1,7% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 110% выполнения плана – 2,5% от выполненного плана продаж.

Важно. В идеале у Вас должен возникнуть вопрос: “А как высчитать проценты, которые необходимо платить менеджеру?”. Это отличный вопрос! На самом деле проценты легко посчитать по формуле ниже.

И сразу поясняю: цифры в скобках взяты из нашего примера, поэтому по аналогии Вы можете просто подставить свои значения:

Если все это округлить, то должно получиться 1,7%. И дальше уже от этой суммы Вы и должны строить свои ступени:

Бонусная часть (KPI)

Устанавливается в размере 20% от средней заработной платы. В нашем примере это 10 000 рублей соответственно (20% от средней заработной платы 50 000 рублей).

В эту часть зашиваются обязанности, которые Вы хотели бы, чтобы они периодически выполняли. Это могут быть своевременные звонки клиентам, правильное ведение CRM, своевременная сдача отчетности, разговор строго по скриптам.

Для сотрудников это подается под следующим соусом – это не руководитель их наказывает и штрафует, а они сами лишают себя возможности заработать дополнительные деньги.

Кроме того, составляющие бонусной части (мы в компании называем их KPI или ключевые показатели эффективности), могут меняться раз в 2-3 месяца, в зависимости от того, на что руководство компании хочет сделать больший уклон.

Вот Вам для примера 4 бонуса, которые Вы можете использовать в своей компании:

• Контакты с новыми клиентами (от 10 отправленных КП) – 2 500 рублей.
• Контакты со старыми клиентами (от 20 разговоров) – 2 500 рублей.
• Занесение и ведение всех контактов в CRM – 2 500 рублей.
• Использование скриптов продаж – 2 500 рублей.

Бонус снимается при 2-х штрафах за месяц (первый – предупреждение, второй – снятие бонуса).

Сверхбонус

Составляет 5 000 рублей. Выплачивается при выполнении всей компанией плана по продажам. И выплачивается всем менеджерам, которые занимались продажами.

То есть, если один менеджер по продажам выполнил свой план продаж, а второй нет, и из-за него не получилось выполнить план продаж всей компанией, то никто из менеджеров сверхбонус не получит.

Сверхбонус внедряется при желании владельца бизнеса, но я всегда рекомендую включать его в мотивационную схему. Так среди работников включается некий азарт и подстегивание друг друга для получения дополнительных денег.

Штрафы

Для штрафов есть специальная таблица, где записаны основные штрафы и сумма, если штраф все же был менеджером допущен.

В течение месяца штрафы записываются, и итоговая сумма заносится в Эксель файл, где автоматически высчитает сумму штрафов из итоговой зарплаты менеджера.

Мотивационная схема с уклоном на дебиторку

Собственно, данная схема не сильно отличается от первого варианта, кроме одного показателя – здесь добавлен бонус за сбор дебиторской задолженности с клиентов. И скажу сразу, данная мотивационная схема нужна в случае, если Ваши менеджеры по продажам отвечают за сбор дебиторки.

Расчет

Для начала расскажу, как это выглядит в расчетах, а уже после, по привычной схеме, объясню важные показатели. Итак, пропорция при средней зарлате в 50 т.р.:

• Окладная часть – 30% (15 000 рублей).
• Процентная часть – 40% (20 000 рублей).
• Дебиторская часть – 10% (5 000 рублей).
• Бонусная часть – 20% (10 000 рублей).
• Сверхбонус – 5 000 рублей.

Теперь, по законам жанра, про каждый пункт расскажу более подробно. Итак, поехали.

Окладная часть

Здесь все понятно. Работает по аналогии со стандартной схемой. Устанавливается в размере 30% от средней заработной платы. В нашем примере это 15 000 рублей соответственно (30% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Окладная часть выплачивается за:

• Соблюдение трудовой дисциплины.
• Выполнение принятых обязанностей.

И прочие пункты из должностной инструкции.

Процентная часть

Все тоже самое, что и в первом варианте мотивационной схемы. Устанавливается в размере 40% от средней заработной платы.

В нашем примере это 20 000 рублей соответственно (40% от средней заработной платы 50 000 рублей). Каждому менеджеру устанавливается индивидуальный (личный) план продаж на месяц.

Ступени личного плана продаж:

• При продажах до 75% от установленного плана продаж – вознаграждение 0%.
• При выполнении плана от 76% до 89%, вознаграждение – 0,5% от выполненного плана продаж
• При выполнении плана от 89% до 99%, вознаграждение – 1% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 100% до 109%, вознаграждение составит 1,3% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 110% выполнения плана – 2% от выполненного плана продаж.

Дебиторская часть

Дебиторская часть. Главная фишка этой мотивационной схемы. Если кратко – менеджер получает бонус, если он собирает с клиентов не менее ___% от установленной Вами суммы.

Дебиторская часть устанавливается в размере 10% от средней заработной платы. В нашем примере это 5 000 рублей соответственно (10% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Каждому менеджеру устанавливается определённая сумма дебиторской задолженности, которую он должен собрать за месяц.

В нашем шаблоне это не менее 80%. То есть:

• Сбор дебиторской задолженности менее 80% – менеджер бонус НЕ получает.
• Сбор дебиторской задолженности более 80% – менеджер получает бонус в размере 5 000 рублей.

Бонусная часть (KPI)

И снова все то же самое, что и в первом варианте мотивационной схемы.

Единственный нюанс – Вы можете увеличить сумму дебиторской части за счет уменьшения суммы бонусной части. Думаю, Вы сам решите, что для Вас важнее – наличие дебиторской задолженности или выполнение KPI.

KPI устанавливается в размере 20% от средней заработной платы. В нашем примере это 10 000 рублей соответственно (20% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Сверхбонус, штрафы – расчет абсолютно не отличается от первой (стандартной) схемы, поэтому не буду останавливаться на этом подробно и повторять написанное выше.

Мотивационная схема с уклоном на конкретный товар

И эта схема не сильно отличается от первого варианта, кроме того, что здесь есть упор на продажу конкретного товары или группы товаров.

Ее мы создали, когда один из собственников пожаловался, что его менеджеры крайне неохотно подвигают новую товарную группу, ведь старый ассортимент продавать легче и проще. И после внедрения данной мотивационной схемы ситуация кардинально изменилась.

Пропорция при средней зарплате в 50 т. р.:

• Окладная часть – 30% (15 000 рублей).
• Процентная часть – 50% (25 000 рублей).
• Бонусная часть – 20% (10 000 рублей).
• Сверхбонус – 5 000 р.

Окладная часть – работает по аналогии со стандартной схемой.

Процентная часть

Процентная часть – главная фишка этой мотивационной схемы. Если очень упростить, то Вы просто разбиваете общий план продаж на новую группу товаров и все остальные.

И на каждую группу устанавливаете свой мини-план продаж, при достижении который менеджеры получают свои бонусы. Обычно, на продвижение новой группы товаров мы закладываем не более 30% от общего плана продаж.

Процентная часть устанавливается в размере 50% от средней заработной платы. В нашем примере это 25 000 рублей соответственно (50% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Важный момент. Личный и общий план продаж устанавливается как на новую группу товаров, так и на все остальные группы.

Далее все то же самое. Личный план продаж делится на шаги/грейды/ступени.

Бонусная часть (KPI), сверхбонус и штрафы – ничем не отличаются от их расчета в первой схеме.

Чек-лист внедрения мотивационной схемы

Самое главное в любой мотивационной схеме – это не придумать, а внедрить ее в жизнь компании, чтобы сотрудники по ней работали, а руководитель был доволен новыми результатами.

Именно для этого мы подготовили небольшой чек-лист внедрения.

Шаг 1

Объясняете сотрудникам, что хотите навести порядок в их мотивационной схеме и сделать ее понятной Вам и им.

Результат – они будут понимать, сколько они будут получать. Плюс благодаря этому они смогут планировать свой заработок. Люди “за порядок” в 80% случаев.

Время внедрения: до 60 минут.

Шаг 2

Объясните сотрудникам саму схему. Как правило, на этом моменте они расскажут и объяснят Вам ее тонкие места. Но важно понимать, что люди редко хотят изменений, поэтому на новую мотивационную схему может свалиться много негатива. Здесь нужно отличать “мух от котлет”.

Время внедрения: до 1 рабочего дня.

Шаг 3

Внедрите схему в жизнь компании, чтобы сотрудники начали по ней работать.

Время внедрения: до 5 рабочих дней.

Шаг 4

Собирайте обратную связь, вносите поправки.

Время внедрения: до 20 дней.

Шаг 5

Проводите испытания. По итогам дорабатываете и шлифуете. Важный момент – мотивационная схема содержит бонусы, а значит их “выдача/лишение” – обязательный элемент отслеживания, для полноценной работы схемы.

Время внедрения: 1-2 месяца.

Шаг 6

Утверждаете под роспись и начинаете требовать четкого выполнения внедренной Вами мотивационной схемы, попутно строго отслеживая соблюдение сотрудниками всех ее нюансов.

Время внедрения: бессрочно.

Ответы на вопросы

На всякий случай, я подготовил ответы на вопросы, которые у Вас могли возникнуть в процессе прочтения данной инструкции.

Есть самый простой способ поставить план продаж?

Да! Взять прошлогодний показатель за этот же месяц и прибавить к нему сверху 10-15%. В принципе, в таблице Эксель уже есть пример постановки плана продаж с ориентацией на прошлый опыт. Просто подставьте свои цифры и все рассчитается автоматически (вкладка “План продаж”).

Что делать, если я не могу отслеживать продажи менеджера?

А как Вы тогда платите ему заработную плату? Если Вы платите только оклад, то Вам срочно нужно менять мотивационную схему и делать упор на процент от продаж (первый вариант схемы).

Что делать, если по данной мотивационной схеме заработная плата получилась слишком большой/маленькой?

Значит Вы неправильно рассчитали проценты или установили план продаж. Это встречается крайне редко, но бывает. Вам нужно урезать/добавить сумму по средней заработной плате и пересчитать все показатели на следующий месяц.

Почему в ступенях такой большой разбег по вознаграждению между 99% и 100%?

Мы называем это “активация”. Чтобы активировать в менеджерах желание получить побольше. Ведь так они наглядно видят, что, не выполнив план продаж, они меньше получат. А значит, есть смысл немного потрудиться и заработать побольше фактически на пустом месте.

Как быстро я увижу результат в продажах (увеличение продаж)?

Я сразу предупреждаю, что итоговый вариант мотивационной схемы притирается от одного до 3-х месяцев в зависимости от жесткости ее внедрения. Следовательно, эффект он нее Вы увидите не ранее чем через 2 месяца.

Как часто нужно менять KPI?

Если менять их каждый месяц, то есть опасения, что менеджеры запутаются и не будут их соблюдать. При установке одних KPI на полгода-год менеджеры, как правило, привыкают к ним и перестают их выполнять. Поэтому я рекомендую делать это 3-4 раза в год, не чаще.

Что делать, если я не могу отслеживать KPI?

Значит не нужно их вводить. Достаточно платить окладную и процентную часть.

За что назначаются штрафы и какой размер установить?

Следуйте этой таблице и при необходимости сделайте свои корректировки с учетом ваших условий:

Собственно, на этом все!

Как я и писал ранее – здесь минимум теории, но зато уже есть готовая мотивационная схема (вернее три ее варианта) с подробным описанием и пояснением.

Теперь то, что нужно от Вас, – это открыть файл Эксель. И вставить свои цифры. Начиная с заработной платы менеджеров и заканчивая суммами их штрафов. Ну и плюс немного “поиграть с процентами вознаграждения”. Благо в таблице все рассчитывается автоматически, и устраивающую Вас сумму Вы увидите сразу.

На службе эйчара Excel занимает свое, пускай и не главное, но определенно заметное место. Однако для HR-менеджеров, которые пока далеки от сложных excel-инструментов, работа с ним часто похожа на пытку. Давайте это поправим. И начнем вот с чего…

Если вы сталкивались в своей работе с планированием и организацией тренингов для сотрудников, то согласитесь, что грамотный выбор времени для них — очень важен. Дорогой и нужный тренинг, но проведенный в неудачное время, когда сотрудники завалены сезонной работой или, наоборот, разъехались по отпускам — выкинутые деньги компании и зря потраченные ресурсы.

Для правильного выбора дат нужна наглядность. Предположим, что на каждого сотрудника запланировано по два тренинга в год. Сведем предварительные даты начала и завершения тренингов по каждому сотруднику в следующую таблицу:

Формула здесь только одна — в ячейке G4 — скопированная затем вправо до конца года. Она позволит быстро менять шаг временной шкалы до любых нужных значений, тем самым масштабируя график.

Теперь выделим все пустые квадратные ячейки, начиная с F5 и до конца таблицы вправо-вниз и выберем на вкладке Главная — Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне уточним тип создаваемого правила — Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введем следующую формулу:

Это комбинация из двух логических функций И, связанных друг с другом логическим ИЛИ. Каждая из функций И (AND) проверяет попадание даты соответствующей данной ячейке в диапазон между датами старта и окончания тренинга. Поскольку мы хотим залить цветом оба тренинга, то две функции И связаны одной ИЛИ поверх.

В результате получаем:

Причем, если изменить шаг временной шкалы в желтой ячейке E1 до, например, недели, то получим более общую картину:

Расчет бонусов или доплаты за выслугу лет

Предположим, что мудрое руководство нагрузило нас приятной обязанностью — рассчитать доплаты к окладам наших сотрудников за выслугу лет (такое иногда бывает в госкомпаниях) или добавочные бонусы к зарплате. И то и другое предполагает сложную многоступенчатую систему доплат в зависимости от стажа наших коллег. Представим это в виде таблицы:

То есть, если сотрудник проработал у нас меньше 12 месяцев — он не получает ничего. Если проработал от года до двух — получает 10% доплаты (или бонуса). Если от двух до трех — 15%. Если от трех до пяти — 25% и т. д. Максимальный бонус в 100% полагается только старожилам — тем, кто работает в компании больше 10 лет.

Можно пойти классическим путем и использовать функцию проверки ЕСЛИ (IF). Причем, нам придется вкладывать одну ЕСЛИ в другую несколько раз, т. к. надо проверить попадание в несколько диапазонов:

Бррр… Ужас, правда? Задачу можно решить гораздо изящнее, если использовать известную в узких кругах финансистов и аналитиков, функцию ВПР (VLOOKUP):

Суть решения в том, что функция ВПР ищет ближайшее наименьшее значение в первом столбце нашей таблицы бонусов и выдает значение из второго столбца рядом с найденным. Аргументов у функции четыре:

• Искомое значение — значение стажа сотрудника, для которого мы определяем бонус.
• Таблица — наша таблица бонусов. Если вы планируете копировать формулу вниз на других сотрудников, то ссылку на таблицу нужно будет сделать абсолютной, т. е. добавить значки доллара, чтобы при копировании ссылка на смещалась. Это можно сделать с помощью клавиши F4, предварительно выделив адрес в строке Таблица.
• Номер столбца — порядковый номер столбца в нашей таблице бонусов, откуда мы берем размер доплаты (у нас всего два столбца и номер, очевидно, 2).
• Интервальный просмотр — этот аргумент нужно задать равным 1, чтобы Excel производил поиск ближайшего наименьшего числа в первой колонке таблицы. Для точного поиска используется значение 0.

Лепестковая диаграмма компетенций

Любой HR занимавшийся когда-либо подбором персонала, не понаслышке знает, как сложно порой бывает подобрать правильных людей на вакантные должности. Думаю, все могут припомнить последствия неудачного выбора, когда сотрудники потом или «не тянут» или быстро «перерастают» занимаемую должность и процесс приходится повторять заново, тратя время, ресурсы и деньги компании. Как же наглядно и качественно оценить — насколько данный кандидат подходит на определенную должность?

В такой задаче имеет смысл использовать хоть и не очень распространенный, но весьма удобный в данном случае тип диаграммы в Microsoft Excel — Лепестковая (Radial). В английской терминологии этот тип диаграмм иногда называют еще Spider Chart — за ее внешнее сходство с паутиной.

Составим для нашей вакантной должности список из 5–10 ключевых компетенций (навыков, требований). Под 0 в данном случае понимается отсутствие требований, под 10 — максимальная потребность. Например, на должность директора по продажам этот список может выглядеть так:

• Навыки устного и письменного общения — 8
• Навыки проведения презентаций — 7
• Знание/понимание английского — 5
• Знание технологии производства товаров — 2
• Знание финансов и бухгалтерии — 7
• Знание компьютера и ПО — 4

… и т. д.

По результатам общения с кандидатами (рассмотрения их резюме, собеседований, тестирования) мы можем создать похожий список их качеств и навыков с аналогичными оценками, нормированными по шкале от 0 до 10.

Теперь можно свести все наши данные в одну таблицу и, выделив ее, построить по ней лепестковую диаграмму, выбрав на вкладке Вставка в группе Диаграмма команду Лепестковая:

Дополнительно, для наглядного отображения набранных баллов в диапазоне B2:D10 я использовал условное форматирование гистограммами (Главная — Условное форматирование — Гистограммы), а в диапазоне C12:D12 — цветовыми шкалами (Главная — Условное форматирование — Цветовые шкалы).

Какие же выводы можно сделать по диаграмме?

Хорошо видно, что Кандидат2 хотя и имеет больший общий суммарный балл по сравнению с Кандидатом1 (61 против 52), но к данной должности подходит меньше, т. к. имеет высокие знания и навыки не там, где нужно (знания технологии или финансов), а по нужным параметрам (навыки ведения переговоров и презентаций) как раз сильно отстает. Кандидат1 напротив, по всем необходимым к данной должности компетенциям укладывается в требования очень неплохо. Если немного «подтянуть» его по презентациям и переговорам, что легко можно сделать отправив его на соответствующие тренинги, то он идеально впишется в эту вакансию.

Для вычисления итогового численного значения «попадания в должность» можно использовать следующую формулу (для ячейки C12):

=СУММ(ЕСЛИ(C2:C10<$B$2:$B$10;C2:C10-$B$2:$B$10;0))/СУММ($B$2:$B$10)+1

Обратите внимание на то, что это формула массива, т. е. она должна вводиться с использованием не клавиши Enter в конце, как обычно, а с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формулы массива отличаются от обычных формул Excel и позволяют работать сразу с целыми массивами данных. В строке формул они отображаются в фигурных скобках (но ставить их с клавиатуры нельзя). Данная формула массива вычисляет отклонение качеств кандидата от требований вакансии и представляет это в виде доли, подразумевая за 100% идеальное совпадение по всем требованиям. Причем перебор навыков, т. е. ситуация, когда кандидат превосходит требования — не учитывается и не дает ему преимуществ.

Все описанные примеры можно скачать в виде файла samples.xlsx

Николай Павлов

Работа с персоналом

Автор: Павлов Николай

КУРС

EXCEL ACADEMY

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.

Работа каждого современного специалиста непременно связана с цифрами, с отчетностью и, возможно, финансовым моделированием.

Большинство компаний используют для финансового моделирования и управления Excel, т.к. это простой и доступный инструмент. Excel содержит сотни полезных для специалистов функций.

В этой статье мы расскажем вам о 13 популярных базовых функциях Excel, которые должен знать каждый специалист! Еще больше о функционале программы вы можете узнать на нашем открытом курсе «Аналитика с Excel».

Без опытного помощника разбираться в этом очень долго. Можно потратить годы профессиональной жизни, не зная и трети возможностей Excel, экономящих сотни рабочих часов в год.

Итак, основные функции, используемые в Excel.

1. Функция СУММ (SUM)

Русская версия: СУММ (Массив 1, Массив 2…)

Английская версия: SUM (Arr 1, Arr 2…)

Показывает сумму всех аргументов внутри формулы.

Пример: СУММ(1;2;3)=6 или СУММ (А1;B1;C1), то есть сумма значений в ячейках.

2. Функция ПРОИЗВЕД (PRODUCT)

Русская версия: ПРОИЗВЕД (Массив 1, Массив 2…..)

Английская версия: PRODUCT (Arr 1, Arr 2…..)

Выполняет умножение аргументов.

Пример: ПРОИЗВЕД(1;2;3)=24 или ПРОИЗВЕД(А1;B1;C1), то есть произведение значений в ячейках.

3. Функция ЕСЛИ (IF)

Русская версия: ЕСЛИ (Выражение 1; Результат ЕСЛИ Истина, Результат ЕСЛИ Ложь)

Английская версия: IF (Expr 1, Result IF True, Result IF False)

Для функции возможны два результата.

Первый результат возвращается в случае, если сравнение – истина, второй — если сравнение ложно.

Пример: А15=1. Тогда, =ЕСЛИ(А15=1;2;3)=2.

Если поменять значение ячейки А15 на 2, тогда получим: =ЕСЛИ(А15=1;2;3)=3.

С помощью функции ЕСЛИ строят древо решения:

Формула для древа будет следующая:

ЕСЛИ(А22=1; ЕСЛИ(А23<0;5;10); ЕСЛИ(А24<0;8;6))

ЕСЛИ А22=1, А23=-5, А24=6, то возвращается результат 5.

4. Функция СУММПРОИЗВ(SUMPRODUCT)

Русская версия: СУММПРОИЗВ(Массив 1;  Массив 2;…)    

Английская версия: SUMPRODUCT(Array 1; Array 2;…)

Умножает соответствующие аргументы заданных массивов и возвращает сумму произведений.

Пример: найти сумму произведений

Находим произведения:

ПРОИЗВ1 =1*2*3=6

ПРОИЗВ2 =4*5*6=120

ПРОИЗВ3 =7*8*9=504

Сумма произведений равна 6+120+504=630

Эти расчеты можно заменить функцией СУММПРОИЗВ.

= СУММПРОИЗВ(Массив 1;  Массив 2; Массив 3)

5. Функция СРЗНАЧ (AVERAGE)

Русская версия: СРЗНАЧ (Массив 1;  Массив 2;…..)  

Английская версия: AVERAGE(Array 1; Array 2;…..)

Рассчитывает среднее арифметическое всех аргументов.

Пример: СРЗНАЧ (1; 2; 3; 4; 5)=3  

6. Функция МИН (MIN)

Русская версия: МИН (Массив 1;  Массив 2;…..)  

Английская версия: MIN(Array 1; Array 2;…..)

Возвращает минимальное значение массивов.

Пример: МИН(1; 2; 3; 4; 5)=1  

7. Функция МАКС (MAX)

Русская версия: МАКС (Массив 1;  Массив 2;…..)  

Английская версия: MAX(Array 1; Array 2;…..)

Обратная функции МИН. Возвращает максимальное значение массивов.

Пример: МАКС(1; 2; 3; 4; 5)=5

8. Функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL)

Русская версия: НАИМЕНЬШИЙ (Массив 1;  Порядок k)   

Английская версия: SMALL(Array 1, k-min)

Возвращает k наименьшее число после минимального. Если k=1, возвращаем минимальное число.

Пример: В ячейках А1;A5  находятся числа 1;3;6;5;10.

Результат функции =НАИМЕНЬШИЙ (A1;A5) при разных k:

k=1; результат =1

k=2; результат=2

k=3; результат=5

9. Функция НАИБОЛЬШИЙ (LARGE)

Русская версия: НАИБОЛЬШИЙ (Массив 1;  Порядок k)   

Английская версия: LARGE(Array 1, k-min)

Возвращает k наименьшее число после максимального. Если k=1, возвращаем максимальное число.

Пример: в ячейках А1;A5  находятся числа 1;3;6;5;10.

Результат функции = НАИБОЛЬШИЙ (A1;A5) при разных k:

k=1;  результат = 10

k=2; результат = 6

k=3; результат = 5

10. Функция ВПР(VLOOKUP)

Русская версия: ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; {0 (ЛОЖЬ, т.е. точное значение);1(ИСТИНА, т.е. приблизительное значение)})    

Английская версия: VLOOKUP(lookup value, table, column number. {0;1})

Ищет значения в столбцах массива и выдает значение в найденной строке и указанном столбце.

Пример: Есть таблица находящаяся в ячейках А1;С4

Нужно найти (ищем в ячейку А6):

1. Возраст сотрудника Иванова (3 столбец)
2. ВУЗ сотрудника Петрова (2 столбец)

Составляем формулы:

1. ВПР(А6; А1:С4; 3;0) Формула ищет значение «Иванов» в первом столбце таблицы А1;С4 и возвращает значение в строке 3 столбца. Результат функции – 22
2. ВПР(А6; А1:С4; 2;0) Формула ищет значение «Петров» в первом столбце таблицы А1;С4 и возвращает значение в строке 2 столбца. Результат функции – ВШЭ

11. Функция ИНДЕКС(INDEX)

Русская версия: ИНДЕКС (Массив;Номер строки;Номер столбца);

Английская версия: INDEX(table, row number, column number)

Ищет значение пересечение на указанной строки и столбца массива.

Пример: Есть таблица находящаяся в ячейках А1;С4

Необходимо написать формулу, которая выдаст значение «Петров».

«Петров» расположен на пересечении 3 строки и 1 столбца, соответственно, формула принимает вид:

=ИНДЕКС(А1;С4;3;1)

12. Функция СУММЕСЛИ(SUMIF)

Русская версия: СУММЕСЛИ(диапазон для критерия; критерий; диапазон суммирования)

Английская версия: SUMIF(criterion range; criterion; sumrange)

Суммирует значения в определенном диапазоне, которые попадают под определенные критерии.

Пример: в ячейках А1;C5

Найти:

1. Количество столовых приборов сделанных из серебра.
2. Количество приборов ≤ 15.

Решение:

1. Выражение  =СУММЕСЛИ(А1:C5;«Серебро»; В1:B5). Результат = 40 (15+25).
2. =СУММЕСЛИ(В1:В5;« <=» & 15; В1:B5). Результат = 25 (15+10).

13. Функция СУММЕСЛИМН(SUMIF)

Русская версия: СУММЕСЛИ(диапазон суммирования; диапазон критерия 1; критерий 1; диапазон критерия 2; критерий 2;…)

Английская версия: SUMIFS(criterion range; criterion; sumrange; criterion 1; criterion range 1; criterion 2; criterion range 2;)

Суммирует значения в диапазоне, который попадает под определенные критерии.

Пример: в ячейках А1;C5 есть следующие данные

Найти:

1. Количество столовых приборов сделанных из серебра, единичное количество которых ≤ 20.

Решение:

1. Выражение  =СУММЕСЛИМН(В1:В5; С1:С5; «Серебро»; В1:B5;« <=» & 20). Результат = 15

Заключение

Excel позволяет сократить время для решения некоторых задач, повысить оперативность, а это, как известно, важный фактор для эффективности.

Многие приведенные формулы также используются в финансовом моделировании. Кстати, на нашем курсе «Финансовое моделирование» мы рассказываем обо всех инструментах Excel, которые упрощают процесс построения финансовых моделей.

В статье представлены только часть популярных функции Excel. А еще в Excel есть сотни других формул, диаграмм и массивов данных.

КУРС

EXCEL ACADEMY

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.