Excel условное форматирование при обновлении сводной таблицы

Excel условное форматирование при обновлении сводной таблицы

Применяя условное форматирование к сводной таблице надо знать о некоторых нюансах. Если вы выделите ячейки, как показано на рисунке, и создадите правило условного форматирования:

то на первый взгляд всё сработает:

Правило будет выглядеть так

Однако, если вы обновите сводную таблицу, то форматирование исчезнет! А правило неожиданно станет таким:

В чём тут дело? Оказывается при создании правила УФ нельзя совместно выделять и обычные ячейки и ячейки сводной таблицы. Встаньте на любую ячейку сводной таблицы из области значений и начните создавать правило УФ:

Обратите внимание, что у нас в диалоговом окне появился новый раздел специфичный именно для сводных таблиц, в котором можно выбрать либо часть ячеек сводной таблицы, либо все ячейки соответствующего поля (в нашем случае это поле Параметр). Вот такое УФ уже не исчезнет после обновления сводной таблицы.

Обратите внимание как выглядит правило УФ — добавляется иконка сводной таблицы.

Подобное УФ сохранит свою работоспособность даже, если вы поле Город перетащите из раздела СТРОКИ в раздел КОЛОННЫ сводной таблицы. Вот так:

Это всё, что я имел сказать про условное форматирование сводных таблиц 🙂

Источник

Условное форматирование в сводной таблице Excel

Ряд особенностей имеет условное форматирование в сводной таблице Excel.

Как сделать условное форматирование в сводной таблице Excel

Рассмотрим на примере сводной таблицы с данными о затратах на персонал.

Необходимо “раскрасить” суммы затрат в зависимости от их величины. Будем использовать формат Цветовых шкал.

В отличие от условного форматирования обычного диапазона, со сводными таблицами действия немного другие.

Выделим любую числовую ячейку внутри сводной таблицы, к которой будет применено форматирование. Обратите внимание, что все числовые ячейки выделить так же можно, но не обязательно.

Перейдем в меню Главная — Условное форматирование — Цветовые шкалы — выберем подходящую цветовую шкалу.

Раскрасилась только одна ячейка — та, которую выделили. Чтобы к остальным числовым значениям тоже применилось правило, нужно щелкнуть по значку с двумя стрелками рядом с выделенной ячейкой.

Далее выбрать один из двух вариантов Ко всем ячейкам, содержащим значения или Ко всем ячейками, содержащим значения для “строка” и “столбец” .

Разница между этими вариантами в том, что в первом случае итоги (общие и промежуточные) также будут раскрашиваться по правилу условного форматирования сводной таблицы. Это не всегда оправдано, т.к. общие итоги обычно значительно больше каждого отдельного значения, поэтому будет “перекос” формата.

Выберем второй вариант.

Как не надо делать условное форматирование в сводной таблице

Добавим рядом со сводной таблицей столбец, который будет считать сумму затрат за ноябрь и декабрь. Дополнительные расчетные столбцы рядом со сводной часто добавляют пользователи, которые не хотят делать вычисляемые поля или использовать модели данных.

Выделим столбец Общий итог и новый столбец Ноябрь+Декабрь и сделаем такое же условное форматирование при помощи цветовых шкал.

В данном случае нужно выделять все ячейки, которые нужно отформатировать, а не одну (как в предыдущем примере), потому что часть данных лежит за пределами сводной таблицы.

Казалось бы, условное форматирование в сводной таблице excel сработало и в этом случае.

Однако, если мы попробуем обновить сводной таблицу то увидим, что со столбца сводной таблицы условное форматирование исчезло. Остались закрашенными только ячейки рядом со сводной таблицей.

Во всех остальных моментах условное форматирование в сводной таблице Excel не отличается от форматирования обычных диапазонов ячеек.

Сообщество Excel Analytics | обучение Excel

Канал на Яндекс.Дзен

Источник

Условное форматирование сводной таблицы в Excel

Сводная таблица — один из самых крутых инструментов для анализа и обобщения данных. Вы можете создавать мгновенные отчеты, используя сводные таблицы. Чтобы прокачать отчет и сделать его более привлекательным, можно применить условное форматирование к сводной таблице.

Ниже пример, где я применил условное форматирование в сводной таблице, чтобы выделить ячейки.

Excel выделяет город с наибольшими и наименьшими продажами, причем правило форматирования сохраняется при смене фильтра с помощью среза.

Сегодня в этой статье вы узнаете, как применять условное форматирование к сводной таблице, и все возможные способы ее использования.

Пошаговое применение условного форматирования к сводной таблице

Применение условного форматирования в сводной таблице на первый взгляд кажется сложным, но на самом деле это проще простого.

Задача: В приведенной ниже сводной таблице необходимо применить «3-цветную шкалу» к значениям «Месяц».

• Прежде всего, выберите любую из ячеек, которые имеют значение месяца.

• Затем перейдите на вкладку «Главная» → «Стили» → «Условное форматирование» → «Создать правило».

• Вы увидите диалоговое окно для применения условного форматирования к сводной таблице.

• В этом всплывающем окне у вас есть три различных варианта применения условного форматирования в сводной таблице.

1. К выделенным ячейкам: используйте этот параметр, чтобы применить условное форматирование только к выбранной ячейке.
2. Ко всем ячейкам, содержащим значения «Сумма»: все ячейки, которые имеют значения суммы.
3. Ко всем ячейкам, содержащим «Сумма» для «Месяц»: все ячейки, значения которых имеют сумму, но только за месяцы.

• Выберите «Ко всем ячейкам, содержащим значения «Сумма» для «Месяц».
• В «Измените описание правила» выберите 3-х цветную шкалу.
• Измените тип минимума, среднего значения и максимума на проценты. После этого выберите цвет для всех трех.

В приведенной выше сводной таблице мы применили трехцветное форматирование к ячейкам, имеющим месячную сумму. Используя это форматирование, вы можете легко проанализировать, какой месяц приносит больше дохода, а какой меньше.

Примеры применения условного форматирования в сводной таблице.

Использование условного форматирования в сводной таблице — разумный шаг, и вы можете использовать его по-разному.

Вот список примеров, которые вы можете сразу же применять в своей работе.

1. Динамическое условное форматирование с фильтрами

Когда вы используете условное форматирование в своей сводной, оно работает как динамическое форматирование. Всякий раз, когда вы фильтруете значения или изменяете данные, они автоматически обновляются с этим изменением.

В примере выше мы применили условное форматирование, чтобы выделить ячейку с наибольшим значением. Каждый раз, когда вы фильтруете вашу сводную таблицу, она автоматически учитывает текущие значения и применяет к ней правило форматирования.

2. Применение условного форматирования к отдельной строке в сводной таблице

В приведенной ниже сводной таблице представлены данные о продажах по продуктам и месяцам за 2019 год. Задача выделить ячейку, которая имеет наибольшие продажи для конкретного продукта.

• Выберите любую из ячеек.

• Перейдите на вкладку «Главная» → «Стили» → «Условное форматирование» → «Создать правило».
• Применить правило: третий вариант.
• Из типов правила выберите «Форматировать только первые или последние значения».
• В описании правила введите 1 в поле ввода и в раскрывающемся меню выберите «Каждой группы столбцов».

• Примените форматирование, которое вы хотите.
• Нажмите ОК.

При выборе «каждой группы столбцов» условное форматирование будет сравнивать значения только из строки. Если вы хотите применить это правило к столбцам вместо строк, вы можете выбрать «каждой группы строк» ​​в описании правила.

Если же вы хотите применить правило ко всем ячейкам, просто выберите «всех значений» из выпадающего списка.

3. Условное форматирование в сводной таблице на основе другой ячейки

В приведенной ниже сводной таблице необходимо применить условное форматирование — гистограмма. Но вот в чем задача: у нас есть целевое значение в другой ячейке, и нам нужно применить условное форматирование по сравнению с этим целевым значением.

Для реализации нужно сделать следующие шаги:

• Выберите ячейку и перейдите на вкладку «Главная» → «Стили» → «Условное форматирование» → «Создать правило».
• Затем выберите третий вариант из «Применить правило к» и выберите «Форматировать все ячейки на основании их значений» из типа правила.
• Теперь в описании правила выберите «Гистограмма», в раскрывающемся меню «Тип» выберите число для максимального и минимального значений.
• В поле минимального значения введите 0, а в поле максимального значения введите ссылку на ячейку D4.

• В конце укажите цвета заливки и нажмите кнопку «ОК».

4. Применение условного форматирования к промежуточным итогам сводной таблицы.

В приведенной ниже сводной таблице указана сумма продаж за разные месяцы, кварталы и промежуточные итоги за каждый квартал. Задача: нужно применить условное форматирование к промежуточным итогам вместо значений месяца.

Действуем по шагам:

• Выберите ячейку и перейдите на вкладку «Главная» → «Стили» → «Условное форматирование» → «Создать правило».
• Затем выберите третий вариант из «Применить правило к» и выберите «Форматировать все ячейки на основании их значений» из типа правила.
• В описании правила выберите «Наборы значков» и стиль значков.
• Теперь в правиле отображения значков используйте процент для применения условного форматирования к промежуточным итогам.
• В конце нажмите ОК.

Когда вы применяете эти наборы значков для промежуточных итогов, они будут рассматривать самое высокое значение как 100%. Ячейки со значениями выше 67% получат зеленый значок, ячейки со значениями от 33% до 67% получат желтый значок, а другие ячейки ниже — красный значок.

Вы можете изменить значки и процентные значения в соответствии с вашими потребностями.

5. Применение условное форматирование к пустым ячейкам в сводной таблице

Лучший способ выделить пустые ячейки — использовать условное форматирование, используя его в сводной таблице.

В приведенной ниже сводной таблице есть пустые ячейки, и нам необходимо применить условное форматирование к тем ячейкам, где нет продажи.

Источник

Условное форматирование в сводной таблице (пример) — Как подать заявку?

Условное форматирование в сводной таблице Excel (оглавление)

• Условное форматирование в сводной таблице
• Как применить условное форматирование в сводной таблице Excel?

Условное форматирование в сводной таблице

Сводная таблица — лучшая функция Excel для анализа и обобщения данных. С помощью этого вы можете создавать отчеты за минимальное время. Вы можете организовать поля по вашему усмотрению и по требованию руководства.

Условное форматирование в Excel помогает визуализировать данные. Мы можем выделить ячейки в другом формате.

Как применить условное форматирование в сводной таблице Excel?

Если вы хотите выделить определенное значение ячейки в отчете, используйте условное форматирование в сводной таблице Excel. Давайте рассмотрим пример, чтобы понять этот процесс.

Вы можете скачать это условное форматирование в шаблоне Excel сводной таблицы здесь — Условное форматирование в шаблоне Excel сводной таблицы

Пример № 1

Ниже приведены данные розничного магазина (данные за 2 месяца).

Выполните следующие шаги, чтобы создать сводную таблицу:

• Нажмите на любую ячейку в данных. Перейдите на вкладку INSERT.
• Нажмите на сводную таблицу в разделе «Таблицы» и создайте сводную таблицу. Смотрите скриншот ниже.

• Откроется диалоговое окно. Нажмите ОК.

• Мы получаем следующий результат.

• Перетащите поле «Продукт» в раздел «Строки», раздел «Продажи в значение», а в поле «Месяц — в столбец».

Теперь у нас есть сводный отчет по месячным продажам. Мы хотим выделить продукты, чья продажа меньше 1500.

Для применения условного форматирования в этой сводной таблице выполните следующие шаги:

• Выберите диапазон ячеек, для которого вы хотите применить условное форматирование в Excel. Мы выбрали диапазон B5: C14 здесь.
• Перейдите на вкладку ДОМОЙ > Выберите параметр « Условное форматирование» в разделе «Стили»> выберите параметр « Выделить элементы ячеек» > нажмите « меньше чем» .

• Откроется диалоговое окно Less Than.
• Введите 1500 в поле «Формат ячеек» и выберите цвет «Желтая заливка темно-желтым текстом». Смотрите скриншот ниже.

• Сводный отчет будет выглядеть следующим образом.

Это выделит все значения ячейки, которые меньше 1500 рупий.

Но здесь есть лазейка с условием форматирования. Всякий раз, когда мы вносим какие-либо изменения в данные сводной таблицы Excel, условное форматирование не будет применяться к правильным ячейкам и может не включать в себя все новые данные.

Причина в том, что мы выбираем определенный диапазон ячеек для применения условного форматирования в Excel. Здесь мы выбрали фиксированный диапазон ячеек B5: C14, поэтому при обновлении сводной таблицы он не будет применяться к новому диапазону.

Решение для преодоления проблемы:

Для преодоления этой проблемы выполните следующие шаги после применения условного форматирования в сводной таблице Excel:

• Нажмите на любую ячейку в сводной таблице> Перейдите на вкладку HOME > Выберите параметр « Условное форматирование» в разделе «Стили»> «Выберите пункт« Управление правилами »» .

• Откроется диалоговое окно диспетчера правил. Нажмите на вкладку Edit Rule, как показано на скриншоте ниже.

• Откроется окно форматирования правила редактирования. Смотрите скриншот ниже.

Как видно на скриншоте выше, в разделе « Применить правило к » доступны три параметра:

1. Выбранные ячейки: эта опция неприменима, когда вы вносите какие-либо изменения в данные Pivot, такие как добавление или удаление данных.
2. Все ячейки, в которых отображаются значения «Сумма продажи»: этот параметр может включать дополнительные поля, такие как общие итоги и т. Д., Которые мы можем не включать в наши отчеты.
3. Все ячейки, отображающие значения «Сумма продаж» для «Продукта» и «Месяца»: этот параметр ограничивается данными и выполняет форматирование с ячейками, в которых отображаются наши обязательные ячейки. Он исключает дополнительные ячейки, такие как общие итоги и т. Д. Этот вариант является лучшим вариантом для форматирования.

• Нажмите на 3- й вариант « Все ячейки», отображающий значения «Сумма продаж» для «продукта» и «Месяца», как показано на скриншоте ниже, а затем нажмите « ОК» .

• Нажмите Применить, а затем нажмите ОК .

Будет применено форматирование во всех ячейках с обновленной записью в наборе данных.

То, что нужно запомнить

• Если вы хотите применить новое условие или изменить цвет форматирования, вы можете изменить эти параметры в самом окне «Редактировать форматирование правил».
• Это лучший вариант для представления данных руководству и определения конкретных данных, которые вы хотите выделить в своих отчетах.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по условному форматированию в сводной таблице. Здесь мы обсудим, как применять условное форматирование в сводной таблице Excel, а также на практических примерах и загружаемом шаблоне Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —

1. Эксклюзивное руководство по форматированию чисел в Excel
2. Что нужно знать о сводной таблице Excel
3. Изучите расширенный фильтр в Excel
4. Excel VBA формат
5. Руководство по условному форматированию Excel для дат

Источник