Excel управление документом word

Этот метод может оказаться очень полезным, например, если у вас есть стандартный документ с таблицами, заполненными данными макросами из таблиц Excel. Вы можете запустить макрос, и данные будут перенесены в таблицы в документе Word.

Недавно у меня была задача по написанию программы по заполнению отчета по SLA (Service Level Agreement — уровень сервисных соглашений). Отчет по SLA был представлен в виде документа Word с множеством таблиц и других данных, которые были заполнены из девяти таблиц Excel.

Используя вышеописанный метод, я мог написать VBA-код, работающий с отдельными таблицами, собирающий в них нужную информацию, а затем размещающий ее в таблицах или диаграммах документа Word. Перемещая подобным образом данные вручную, я бы потратил на это несколько дней, но при использовании кода вся работа была сделана за пять минут.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Sub Test_Word()
	Dim Owd As Word.Application, oWdoc As Word.Document 
    Dim or As Word.Range, ot As Word.Table
    Set oWd = CreateObject("Word.Application")
    Set oWdoc = oWd.Documents.Add
    Set or = oWdoc.Range
    Set ot = oWdoc.Tables.Add(r, 4, 5)
    ot.Cell(1, 1).Range.Text = "test"
    oWdoc.SaveAs ("C:MyTest.docx") ' Вы можете указать свой путь
    oWdoc.Close
    oWd.Quit
    Set oWdoc = Nothing
    Set oWd = Nothing
End Sub

Действие этого примера можно повторить и вручную, копируя и вставляя данные, но при этом вы должны быть очень усидчивым и трудолюбивым, чтобы проделать такую работу. Это хороший пример применения языка макросов, который наделяет пользователя большими возможностями по автоматизации задач в приложениях Microsoft Office и позволяет работать вне структуры меню программ Microsoft.

Хитрости »

24 Февраль 2012              91382 просмотров

Иногда бывает необходимо перенести что-то из Excel в другое приложение. Я возьму для примера Word. Например скопировать ячейки и вставить. Обычно мы это так и делаем — скопировали в Excel, открыли Word — вставили. Но сделать это при помощи кода чуть сложнее, хотя если разобраться никаких сложностей нет. Ниже приведен пример кода, который открывает Word, открывает в нем определенный документ, копирует данные из Excel и вставляет в открытый документ Word.

Sub OpenWord()
    Dim objWrdApp As Object, objWrdDoc As Object
    'создаем новое приложение Word
    Set objWrdApp = CreateObject("Word.Application")
    'Можно так же сделать приложение Word видимым. По умолчанию открывается в скрытом режиме
    'objWrdApp.Visible = True
    'открываем документ Word - документ "Doc1.doc" должен существовать
    Set objWrdDoc = objWrdApp.Documents.Open("C:Doc1.doc")
    'Копируем из Excel диапазон "A1:A10"
    Range("A1:A10").Copy
    'вставляем скопированные ячейки в Word - в начала документа
    objWrdDoc.Range(0).Paste
    'закрываем документ Word с сохранением
    objWrdDoc.Close True    ' False - без сохранения
    'закрываем приложение Word - обязательно!
    objWrdApp.Quit
    'очищаем переменные Word - обязательно!
    Set objWrdDoc = Nothing: Set objWrdApp = Nothing
End Sub

Скачать пример:

  Tips_Macro_OpenWord.xls (49,5 KiB, 6 261 скачиваний)

В файле-примере, приложенном к данной статье, в комментариях к коду есть несколько добавлений. Например, как вставить текст из ячеек в определенные закладки Word-а и как добавить новый документ, а не открывать уже имеющийся. Так же так есть код проверки — открыто ли приложение Word в данный момент. Порой это тоже может пригодиться, чтобы работать с запущенным приложением Word, а не создавать новое:

Sub Check_OpenWord()
    Dim objWrdApp As Object
    On Error Resume Next
    'пытаемся подключится к объекту Word
    Set objWrdApp = GetObject(, "Word.Application")
    If objWrdApp Is Nothing Then
        'если приложение закрыто - создаем новый экземпляр
        Set objWrdApp = CreateObject("Word.Application")
        'делаем приложение видимым. По умолчанию открывается в скрытом режиме
        objWrdApp.Visible = True
    Else
        'приложение открыто - выдаем сообщение
        MsgBox "Приложение Word уже открыто", vbInformation, "Check_OpenWord"
    End If
End Sub

В принципе, активировать или вызвать(если закрыто) другое приложение Офиса можно одной строкой:

Sub Open_AnotherApp()
    Application.ActivateMicrosoftApp xlMicrosoftWord
End Sub

но данный метод может пригодиться только в том случае, если Вам необходимо действительно лишь активировать другое приложение, но дальше обращаться к этому приложению Вы уже не сможете.

По сути, методами CreateObject и GetObject можно обратиться к любому стороннему приложению(например Internet Explorer). Куда важнее при обращении к этим объектам знать объектную модель того приложения, к которому обращаетесь. Чтобы увидеть свойства и методы объектной модели приложения, можно в редакторе VBA подключить необходимую библиотеку, объявить переменную, назначив ей тип приложения. Покажу на примере того же Word-а.
Для начала открываем меню Tools -References:

Подключаем библиотеку:

Затем объявляем переменную и присваиваем ей тип нужного приложения:

Sub OpenWord()
    Dim objWrdApp As Word.Application
    Set objWrdApp = New Word.Application
    objWrdApp.Visible = True
End Sub

Если теперь в редакторе, внутри этой процедуры в любом месте ниже объявления переменной набрать objWrdApp и точку, то сразу после ввода точки выпадет меню, в котором будут перечислены все доступные методы и свойства этого приложения.

Так же можно нажать F2 и через поиск найти Word и просмотреть все методы и свойства данного приложения.

Метод установки ссылки на библиотеку приложения через Tools—References называют еще ранним связыванием. Подобный метод позволяет создать ссылку на приложение быстрее и, как описано выше, предоставляет разработчику доступ к визуальному отображению свойств и методов объекта. Но есть существенный минус: если в своем коде Вы установите ссылку на Word 12 Object Libbary(Word 2007), то на ПК с установленным Word 2003 получите ошибку MISSING, т.к. Word 2003 относится к библиотеке Word 11 Object Libbary. Подробнее можно прочитать в статье Ошибка — Cant find project or library.
Метод же CreateObject еще называется методом позднего связывания. Применяя его не возникнет проблем с MISSING, очень часто возникающих при раннем связывании. Поэтому я рекомендовал бы при разработке использовать раннее связывание для удобства использования свойств и методов(если Вы их не знаете), а перед распространением приложения в коде заменить все именованные константы(типа wdLine) на числовые константы(для wdLine это 5) и применить позднее связывание. Посмотреть числовое значение константы можно просто записав её в коде, начать выполнение кода через F8 и навести курсор мыши на эту константу. Всплывающая подсказка покажет числовое значение. Так же можно отобразить окно Immediate(View —Immediate Window или сочетание клавиш Ctrl+G), записать вопросительный знак и вставить эту константу и нажать Enter:
?wdLine
ниже будет выведено числовое представление этой константы.
А заменять эти константы их числовыми значениями в случае с поздним связыванием необходимо, т.к. Excel не знает их значений.
Попробую пояснить поподробнее про эти константы и почему их надо заменять какими-то числами: при подключении библиотеки Wordа(Word 12 Object Libbary) мы так же подключаем и все свойства, методы и константы, которые доступны из Wordа. И их использование напрямую становится доступно из Excel и мы можем смело написать что-то вроде wbLine и Excel поймет эту константу. При позднем же связывании мы уже не подключаем библиотеки Word(во избежание ошибок совместимости) и как следствие — методы, свойства и константы Wordа для Excel становятся чем-то неизвестным и не документированным и мы получим ошибку «Variable not defined»(если включена директива Option Explicit) при попытке назначить свойство через wdLine. Если же Option Explicit не включена — то хоть ошибки не будет, но и код будет работать неверно, т.к. для неизвестной для Excel переменной wbLine будет назначено значение 0(Empty). Поэтому и надо все константы другого приложения заменять их числовыми значениями.

Главная ошибка новичка
И хочу так же упомянуть про ошибку, которую очень часто совершают при обращении к одному приложению из другого. Допустим, необходимо скопировать из Word все данные в Excel. Часто начинающие делают это так:

Sub OpenWord()
    Dim objWrdApp As Object, objWrdDoc As Object
    'создаем новое приложение Word
    Set objWrdApp = CreateObject("Word.Application")
    'Можно так же сделать приложение Word видимым. По умолчанию открывается в скрытом режиме
    'objWrdApp.Visible = True
    'открываем документ Word - документ "Doc1.doc" должен существовать
    Set objWrdDoc = objWrdApp.Documents.Open("C:Doc1.doc")
    'Копируем из Word все данные, обращаясь к объекту Range документа
    Range.Copy
    'вставляем скопированное в ячейку А1 активного листа Excel
    ActiveSheet.Paste
    'закрываем документ Word без сохранения
    objWrdDoc.Close False
    'закрываем приложение Word
    objWrdApp.Quit
    'очищаем переменные Word - обязательно!
    Set objWrdDoc = Nothing: Set objWrdApp = Nothing
End Sub

На строке Range.Copy обязательно получите ошибку от VBA, указывающую, что нужен аргумент для объекта. Можно попробовать добавить этот аргумент: Range(1).Copy. Но все равно получим ошибку. Можно, конечно, указать даже ячейки: Range(«A1»).Copy. Но это приведет к тому, что скопирована будет ячейка А1 активного листа Excel.
Все дело в том, что мы хотим скопировать данные из Word-а, выполняя при этом код из Excel. А у Excel тоже есть объект Range с другими аргументами. И если не указать какому приложению, листу или документу принадлежит Range, то по умолчанию он будет отнесен к тому приложению, из которого выполняется код. Т.е. к Excel. Если совсем кратко об этом — всегда надо указывать какому приложению или объекту принадлежит используемый объект или свойство. Правильно код должен выглядеть так:

Sub OpenWord()
    Dim objWrdApp As Object, objWrdDoc As Object
    'создаем новое приложение Word
    Set objWrdApp = CreateObject("Word.Application")
    'Можно так же сделать приложение Word видимым. По умолчанию открывается в скрытом режиме
    'objWrdApp.Visible = True
    'открываем документ Word - документ "Doc1.doc" должен существовать
    Set objWrdDoc = objWrdApp.Documents.Open("C:Doc1.doc")
    'Копируем из Word все данные, обращаясь к объекту Range документа
    'при этом перед Range явно указываем откуда его брать - из документа Word -objWrdDoc("C:Doc1.doc")
    objWrdDoc.Range.Copy
    'вставляем скопированное из Word в активную ячейку активного листа Excel
    ActiveSheet.Paste
    'закрываем документ Word без сохранения
    objWrdDoc.Close False
    'закрываем приложение Word
    objWrdApp.Quit
    'очищаем переменные Word - обязательно!
    Set objWrdDoc = Nothing: Set objWrdApp = Nothing
End Sub

Вместо Range ту же ошибку делают и с Selection(потому что Selection часто присутствует в записанных макрорекордером макросах), т.к. этот объект есть и в Excel и в Word и без явного указания приложения будет относится к приложению, в котором записано.

В приложенном файле код немного отличается от представленных выше — в нем можно посмотреть как вставить текст из ячеек в определенные(созданные заранее) закладки Word-а. Это удобно для создания бланков в Word и заполнения их через Excel

Скачать пример:

  Tips_Macro_OpenWord.xls (49,5 KiB, 6 261 скачиваний)

А в архиве ниже — практически готовое решение заполнения всевозможных бланков Word из Excel. Как это работает. У нас есть таблица Excel с данными для заполнения бланков заявлений на пособия:

Обращаю внимание, что в первой строке расположены метки. Они нужны для того, чтобы код мог понять значения какого столбца в какое место шаблона Word должны попасть. А в самом шаблоне Word мы должны проставить эти самые метки:

Фигурные скобки сделаны для того, чтобы код 100% искал и заменял только метку в шаблоне, исключая при этом замену случайного текста вне скобок(ведь слово «Должность» может встречаться и само по себе).
А здесь я схематично привел то, как будут происходить замены:

Сначала программа создаст новую папку, в которую и будет сохранять создаваемые файлы(имя папки состоит из даты и времени запуска кода). Далее программа циклом пройдется по каждой строке таблицы, создаст на основании шаблона Word(«Шаблон.doc») новый файл для этой строки, заполнит этот шаблона данными на основании меток, и сохранит созданный файл под новым именем. Сам файл шаблона при этом не изменяется — все метки в нем сохраняются как были настроены до запуска кода. Конкретно в приложенном коде значение для имени нового файла берется из первого столбца «ФИО с инициалами». Но это можно изменить в коде при необходимости. Делается это в этой строке:

'считываем фамилию с инициалами
sWDDocName = .Cells(lr, 1).Value

Что еще важно: файл шаблона Word должен находиться в той же папке, что и файл с кодом. Название файла в приложенном к статье файле должно быть «Шаблон.doc». Но его так же можно изменить, не забыв изменив его в коде в этой строке:

'имя шаблона Word с основным текстом и метками
Const sWDTmpl As String = "Шаблон.doc"

В общем-то, если хоть чуть-чуть разбираетесь, то поменять можно многое. А для тех, кто не разбирается достаточно будет просто создавать метки в файле Word и обозначать ими столбца в таблице Excel. Количество столбцов и строк в таблице код определяет автоматически и при изменении размеров таблицы ничего изменять не надо. Главное, чтобы метки находились в первой строке, вторая строка — заголовок(необязательно), а с третьей строки начинаются данные, которые и используются для наполнения шаблонов.
Скачать пример:

  Автосоздание бланков Word из таблицы Excel.zip (37,6 KiB, 1 468 скачиваний)

Примеры работы с тем же Outlook можно посмотреть в моих статьях:
Как отправить письмо из Excel?
Сохранить вложения из Outlook в указанную папку

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Вот, накропал:  

    Sub ETW()  

  Dim SaveAsName As String  

  ‘On Error GoTo ErrorHandler  
Set Ворд = GetObject(, «Word.Application»)  

  ‘переход на следующую пустую строку  
   строка = Range(«B3») + 14  

  With Ворд  
   бланк = .ActiveWindow.Caption  
End With  

         Cells(строка, 2).Value = бланк  
SaveAsName = ThisWorkbook.Path & «ГОТОВЫЕ ПРОТОКОЛЫ» & Range(«H» & строка) & «.doc»  

  ‘Копируем заказчика  
Ворд.Selection.WholeStory  

  ‘Ворд.Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1  
Ворд.Selection.Find.ClearFormatting  
With Ворд  
   With Ворд.Selection.Find  
       .Text = «заказчик:»  
       .Replacement.Text = «»  
       .Forward = True  
       .Wrap = wdFindContinue  
       .Format = False  
       .MatchCase = False  
       .MatchWholeWord = False  
       .MatchWildcards = False  
       .MatchSoundsLike = False  
       .MatchAllWordForms = False  
   End With  
End With  
Ворд.Selection.Find.Execute  
‘Ворд.Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1  
‘Ворд.Selection.EndKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend  
Ворд.Selection.Copy  

  ActiveSheet.Paste Destination:=Worksheets(«Лист1»).Range(«C» & строка)  

    ‘Копируем объект  
Ворд.Selection.WholeStory  

  ‘Ворд.Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1  
Ворд.Selection.Find.ClearFormatting  
With Ворд  
   With Ворд.Selection.Find  
       .Text = «заказчик:»  
       .Replacement.Text = «»  
       .Forward = True  
       .Wrap = wdFindContinue  
       .Format = False  
       .MatchCase = False  
       .MatchWholeWord = False  
       .MatchWildcards = False  
       .MatchSoundsLike = False  
       .MatchAllWordForms = False  
   End With  
End With  
Ворд.Selection.Find.Execute  
‘Ворд.Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1  
‘Ворд.Selection.EndKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend  
Ворд.Selection.Copy  

  ActiveSheet.Paste Destination:=Worksheets(«Лист1»).Range(«D» & строка)  

  ‘Ищем в ворде текст ПРОТОКОЛ и заменяем номером протокола  
With Ворд  
   With Ворд.Selection.Find  
   .Text = «ПРОТОКОЛ №»  
   .Replacement.Text = «ПРОТОКОЛ № » & Range(«K» & строка)  
   .Wrap = 1  
   .Execute Replace:=2  
   End With  
‘ Сохранение документа  
.ActiveDocument.SaveAs Filename:=SaveAsName  
End With  

  MsgBox » Открытый протокол зарегистрирован и сохранён в папке » & ThisWorkbook.Path & «ГОТОВЫЕ ПРОТОКОЛЫ» & » под именем » & Range(«H» & строка) & «.doc»  

  Exit Sub  

  ErrorHandler:  
MsgBox «Нет открытого протокола-откройте протокол и нажмите кнопку ещё раз»  
End Sub  

    трабла в подобных строках:  
Ворд.Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1  
Ворд.Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1  
Ворд.Selection.EndKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend  

  -это куски вордовского макроса (выдрал макрорекордером), перемещение курсором по тексту для выделения нужного куска строки.    
Так вот,екселевский дебагер находит в них ошибку, типа объект не может быть применён или типа того.    
Ето действительно так, те ексель непереваривает такие (чисто вордовские) команды или я просто орфографию не соблюл?

Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021

Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.

Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.

Подробнее: Как перенести таблицу из Microsoft Excel в Word со связью

Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.

Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel

Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.

Подробнее: Как разъединить ячейки в Microsoft Excel

Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.

Подробнее: Как сделать заголовок столбцов в Microsoft Excel

Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.

Подробнее: Как создать умную таблицу в Microsoft Excel

По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.

Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word

Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.

Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.

Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.

Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word

Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.

1. Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.



2. На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.



3. Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.



На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.

Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу

Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».

Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
   

   Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.



2. Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.



3. В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».



4. Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите также внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.
   

   Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.



5. Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».



6. Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.

Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.

Шаг 4: Проверка результатов

После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».

Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.

Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».

Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».

Шаг 5: Завершение слияния

После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».

Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:

1. «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.



2. «Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
   

   На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.

   Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word



3. «Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.

Вариант 2: Microsoft Office 2003

В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.

Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.

В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.

1. Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».



2. В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».



3. Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».



4. Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.



5. В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».



6. По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».



7. Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».



8. Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.



9. Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».



10. В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.



11. Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».



12. Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».



13. Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.

Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.