Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.
Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.
Примечания:
-
Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр» или условное форматирование.
-
Дополнительные сведения см. в статьях Фильтрация данных в таблице или диапазоне Excel и Применение условного форматирования в Excel.
Сортировка текстовых значений
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку
(Сортировка от А до Я). -
Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку
(Сортировка от Я до А).
-
(Сортировка от А до Я).
(Сортировка от Я до А).Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.
-
Удалите все начальные пробелы. Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку
(Сортировка от минимального к максимальному). -
Для сортировки чисел по убыванию нажмите кнопку
(Сортировка от максимального к минимальному).
-
Примечания:
-
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (‘), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните
(Сортировка от старых к новым). -
Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите кнопку
(Сортировка от новых к старым).
-
Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
-
Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.
Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.
Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.
-
Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.
-
Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
-
Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
-
-
Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.
-
Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.
-
Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.
Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
-
Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.
Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.
Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.
Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.
-
При необходимости создайте настраиваемый список.
-
В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.
-
Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.
-
Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.
Примечания:
-
Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
-
Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
-
-
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
-
В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
-
В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
-
Дважды нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.
-
В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».
-
Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
-
Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.
-
Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.
Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.
Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.
К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:
Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.
Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить 
.
Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.
Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.
Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.
Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.
Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.
Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.
Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.
-
Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.
Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.
-
Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.
-
Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.
-
Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.
-
Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.
-
Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.
-
Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.
-
-
На вкладке Данные выберите один из способов сортировки:
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке.
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки.
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
-
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок условного форматирования.
-
В группе Порядок выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
-
Далее выберите способ сортировки, перемещая цвет ячейки, цвет шрифта или значок:
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.
-
Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 1–5.
-
Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.
-
Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.
-
Нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.
-
В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо
-
В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке Порядок.
-
Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Для автоматической сортировки данных используйте функции СОРТ и СОРТПО.
Как отсортировать по значениям даты и времени?
Для того чтобы отсортировать данные в таблице Excel по значениям даты и времени, используйте следующие возможности.
1 способ
- В окне открытого листа выделите столбец со значениями даты и времени.
- Перейдите к вкладке «Главная» и в группе «Редактирование» щелкните по кнопке «Сортировка и фильтр».
- В списке команд выберите (рис. 5.21):
- «Сортировка от старых к новым» – для сортировки данных от самого раннего значения даты или времени к самому позднему;
- «Сортировка от новых к старым» – для сортировки данных от самого позднего значения даты или времени к самому раннему.
2 способ
- В окне открытого листа выделите столбец со значениями даты и времени.
- Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне.
- В контекстном меню наведите курсор на пункт «Сортировка».
- В списке команд выберите:
- «Сортировка от старых к новым»;
- «Сортировка от новых к старым».
3 способ
- В окне открытого листа раскройте меню кнопки фильтрации в заголовке нужного столбца таблицы.
- В списке команд выберите:
- «Сортировка от старых к новым»;
- «Сортировка от новых к старым».
[stextbox id=»warning»]Для сортировки значений дат и времени необходимо отформатировать все ячейки соответствующим форматом.[/stextbox]
Каждая транзакция проводиться в какое-то время или период, а потом привязывается к конкретной дате. В Excel дата – это преобразованные целые числа. То есть каждая дата имеет свое целое число, например, 01.01.1900 – это число 1, а 02.01.1900 – это число 2 и т.д. Определение годов, месяцев и дней – это ничто иное как соответствующий тип форматирования для очередных числовых значений. По этой причине даже простейшие операции с датами выполняемые в Excel (например, сортировка) оказываются весьма проблематичными.
Сортировка в Excel по дате и месяцу
На примере таблицы изображенной ниже на рисунке мы покажем, в какой способ ее подготовить для комфортной сортировки дат. Наш список транзакций с датами охватывает диапазон ячеек B1:C15.
В первую очередь создадим столбец, в котором пронумеруем все транзакции. Считайте это действие как хороший тон для любого вида сортировки. Ведь в такие случаи при неправильной перетасовки данных мы всегда имеем возможность вернуться в первоначальный вид таблицы. Для этого:
- В ячейке A1 введите название столбца «№п/п», а ячейку A2 введите число 1. После чего наведите курсор мышки на маркер курсора клавиатуры расположенный в нижнем правом углу квадратика. В результате курсор изменит свой внешний вид с указательной стрелочки на крестик. Не отводя курсора с маркера нажмите на клавишу CTRL на клавиатуре в результате чего возле указателя-крестика появиться значок плюсик «+».
- Теперь одновременно удерживая клавишу CTRL на клавиатуре и левую клавишу мышки протяните маркер вдоль целого столбца таблицы (до ячейки A15).
В результате чего столбец автоматически заполниться последовательностью номеров транзакций от 1 до 14.
Полезный совет! В Excel большинство задач имеют несколько решений. Для автоматического нормирования столбцов в Excel можно воспользоваться правой кнопкой мышки. Для этого достаточно только лишь навести курсор на маркер курсора клавиатуры (в ячейке A2) и удерживая только правую кнопку мышки провести маркер вдоль столбца. После того как отпустить правую клавишу мышки, автоматически появиться контекстное меню из, которого нужно выбрать опцию «Заполнить». И столбец автоматически заполниться последовательностью номеров, аналогично первому способу автозаполнения.
Теперь пришла очередь для создания вспомогательных столбцов, которые существенно помогут качественно сортировать список транзакций. Необходимо выполнить несколько простых действий:
- Ячейки D1, E1, F1 заполните названиями заголовков: «Год», «Месяц», «День».
- Соответственно каждому столбцу введите под заголовками соответствующие функции и скопируйте их вдоль каждого столбца:
- D1: =ГОД(B2);
- E1: =МЕСЯЦ(B2);
- F1: =ДЕНЬ(B2).
В итоге мы должны получить следующий результат:
Наша таблица готова и предоставляет возможность выполнять многостороннюю сортировку транзакций по датам. Сначала выполним тестовую сортировку, чтобы убедиться в том, как все работает.
Допустим мы хотим выполнить сортировку дат транзакций по месяцам. В данном случае порядок дней и годов – не имеют значения. Для этого просто перейдите на любую ячейку столбца «Месяц» (E) и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по возрастанию».
Теперь, чтобы сбросить сортировку и привести данные таблицы в изначальный вид перейдите на любую ячейку столбца «№п/п» (A) и вы снова выберите тот же инструмент «Сортировка по возрастанию».
Как сделать сортировку дат по нескольким условиям в Excel
А теперь можно приступать к сложной сортировки дат по нескольким условиям. Задание следующее – транзакции должны быть отсортированы в следующем порядком:
- Года по возрастанию.
- Месяцы в период определенных лет – по убыванию.
- Дни в периоды определенных месяцев – по убыванию.
Способ реализации поставленной задачи:
- Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».
- В появившемся диалоговом окне настраиваемой сортировки убедитесь в том, что галочкой отмечена опция «Мои данные содержат заголовки». После чего во всех выпадающих списках выберите следующие значения: в секции «Столбец» – «Год», в секции «Сортировка» – «Значения», а в секции «Порядок» – «По возрастанию».
- На жмите на кнопку добавить уровень. И на втором условии заполните его критериями соответственно: 1 – «Месяц», 2 – «Значение», 3 – «По убыванию».
- Нажмите на кнопку «Копировать уровень» для создания третьего условия сортирования транзакций по датам. В третьем уровне изменяем только первый критерий на значение «День». И нажмите на кнопку ОК в данном диалоговом окне.
В результате мы выполнили сложную сортировку дат по нескольким условиям:
Для сортирования значений таблицы в формате «Дата» Excel предоставляет опции в выпадающих списках такие как «От старых к новым» и «От новых к старым». Но на практике при работе с большими объемами данных результат не всегда оправдывает ожидания. Так как для программы Excel даты – это целые числа безопаснее и эффективнее сортировать их описанным методом в данной статье.
На чтение 6 мин Опубликовано 15.01.2021
Даты добавляются в любой бизнес-отчет, будь это бухгалтерский документ или таблица другого характера. Для быстрого изучения информации необходимо сортировать строки и столбцы. Благодаря инструментам сортировки пользователи могут увидеть нужную информацию в большой базе данных, не прокручивая ее и не просматривая каждую строку. Экономия времени – серьезная причина изучить сортировку и фильтрацию по датам Microsoft Excel. Выясним, как правильно работать с сортировочными инструментами и типами фильтрации.
Содержание
- Сортировка с одним условием (по возрастанию/убыванию)
- Сортировка с несколькими условиями (по годам/месяцам/дням)
- Автоматический или настаиваемый фильтр по дате
- Как убрать фильтры с таблицы
- Заключение
Сортировка с одним условием (по возрастанию/убыванию)
Этот метод сортировки по дате – самый простой. Для него требуются только опции панели инструментов. Составим таблицу, где важную роль играют даты. Следует указать полное обозначение – день, месяц и год. Сортировка с наибольшей вероятностью сработает правильно, если информация указана в таком формате.
- Выбираем одну из заполненных ячеек и переходим на вкладку «Главная». Справа вверху появится кнопка «Сортировка и фильтр» – нажмите ее, чтобы открыть меню.
- В появившемся списке есть два пункта сортировки по датам. Строки можно разместить в порядке от старых к новым или от новых к старым. Представим, что нам требуется порядок от ранних дат к поздним. Выбираем пункт «От старых к новым».
- Теперь даты в таблице расположены в порядке от 2017-го года до 2019-го года.
- Попробуем поставить записи в обратном порядке. Снова выбираем любую ячейку из диапазона и запускаем «Сортировку от новых к старым» из опций сортировки. Строки меняются местами – сейчас объемы продаж за 2019 год находятся выше.
Сортировка с несколькими условиями (по годам/месяцам/дням)
В некоторых таблицах необходимо рассортировать данные по дате, но не целиком, а по отдельным дням. Например, годы в результате должны идти по возрастанию, а некоторые месяцы и дни – по убыванию. С помощью функций Excel можно рассортировать данные в таком порядке, не затрачивая слишком много времени на перемещение строк вручную. Воспользуемся функцией настраиваемой сортировки.
Обратите внимание! Чтобы расположить информацию в соответствии со сложными условиями сортировки, необходимо вынести годы, месяцы и дни в отдельные столбцы. Приходится так поступать, потому что настраиваемый сортировщик учитывает заголовки столбцов как критерии. Пример деления даты на компоненты перед сложной сортировкой:
- Нужно выбрать любую ячейку в таблице и открыть меню сортировки на вкладке «Данные». Кликаем по пункту «Настраиваемая сортировка» — откроется диалоговое окно.
- Проверяем, что в графе «Мои данные содержит заголовки» стоит галочка. Эта опция исключает шапку таблицы из сортировки и помогает предотвратить ошибки. Далее заполним первый уровень сортировки: согласно условиям, нужно выбрать столбец «Год» и порядок «По возрастанию».
- Нажимаем кнопку «Добавить уровень», чтобы установить сортировку по дополнительным условиям. В итоге диалоговое окно должно содержать три уровня для годов, месяцев и дней. Выбираем в списках нужные значения и нажимаем «ОК».
- Строки встали в нужном порядке. Дни и месяцы идут по убыванию в рамках года, потому что сортировка по годам была первична. Об этом говорят надписи «Затем» на уровнях настраиваемой сортировки, относящихся к месяцам и дням.
Сортировка по столбцам в таблицах с датами невозможна. Программа блокирует эту опцию в разделе «Параметры» диалогового окна настраиваемой сортировки.
Автоматический или настаиваемый фильтр по дате
Microsoft Excel способен не только сортировать данные по присвоенным им датам, но и фильтровать строки по годам, дням и месяцам. Выясним, как правильно пользоваться автоматическими фильтрами по дате.
- Форматируем диапазон ячеек с помощью опции «Форматировать как таблицу». Эта кнопка находится на вкладке «Главная», нужно нажать ее после выделения таблицы. Выбираем любой стиль из меню и жмем «ОК» в диалоговом окне – ячейки окрасятся в указанные цвета, а в шапке появятся кнопки для настройки фильтров.
- Нажимаем кнопку со стрелкой в столбце с датами. Программа уже считала формат данных, поэтому в меню находятся фильтры по дате.
- Выбираем любой фильтр для проверки. К примеру, в таблице есть данные за 2020-й год, поэтому выберем опцию «В прошлом году». Кликаем по этому пункту списка.
- На странице остается одна строка, соответствующая условиям. Количество данных может быть любым, если это соотносится с выбранным фильтром.
- Воспользуемся более сложным фильтром. В конце списка есть пункт «Настраиваемый фильтр» — кликните по нему, чтобы задать условия. Необходимо выбрать тип фильтрации и указать рамки значений.
- Все строки, кроме оказавшихся в диапазоне значений фильтра, исчезают с экрана.
Как убрать фильтры с таблицы
Отменять действия – не лучший вариант, это может привести к потере важных изменений. Для отключения фильтров и сортировочных инструментов стоит пользоваться теми же инструментами. Взглянем на предыдущую отфильтрованную таблицу и попробуем удалить из нее фильтр. Нажмите кнопку с воронкой в заголовке столбца. В списке находится пункт «Удалить фильтр с <название>». Кликните по нему, и фильтрация будет отменена – исчезнувшие ячейки вернутся на лист.
Если таблица отформатирована, можно убрать из нее кнопки для настройки фильтров:
- Выберите любую ячейку в диапазоне и откройте меню «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная».
- Кликните по пункту «Фильтр» – он подсвечен оранжевым.
Кнопки со стрелками пропадут, но останется цветовая тема. Заменить ее можно через раздел «Форматировать как таблицу». Меню фильтров не появится снова после применения новых настроек.
Заключение
Сортировка таблиц Microsoft Excel по годам, месяцам и дням проводится в простом и усложненном формате. Второй вариант хорош тем, что строки можно поставить в нужном порядке, и инструмент будет ориентироваться на несколько условий. Стоит также помнить о фильтрах для ячеек в формате «Дата». Фильтрация позволяет увидеть данные в нужном пользователю временном диапазоне.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
-
Excel
Есть список персонала проходящих через турникет проходной. Логи экспортированы в Excel. В таблице есть поле время прохождения через турникет . Как отсортировать всех пришедших в определенном интервале времени ( напр. после 9:00 и до 10:00)?
-
Вопрос заданболее трёх лет назад
-
1057 просмотров
4
комментария
-
-
Roman, Это уже пробовал. Нужно отфильтровать (отобразить) только тех персон которые прошли через проходную в промежутке 9:00-10:00. Не смог найти как это сделать.
-
Пригласить эксперта
Ответы на вопрос 1
-
Спасибо. У меня этот столбец текстовый. Поэтому числовых фильтров нет. Придется менять формат.
Похожие вопросы
-
Показать ещё
Загружается…
14 апр. 2023, в 04:52
5000 руб./за проект
14 апр. 2023, в 01:55
1000 руб./в час
13 апр. 2023, в 23:50
3000 руб./за проект