Excel упорядочить по списку

С помощью встроенных настраиваемых списков вы можете сортировать данные по дням недели или месяцам года. При желании вы можете создавать собственные настраиваемые списки для сортировки по любым другим параметрам, которые трудно сортировать по алфавиту (например, высокий, средний и низкий или S, M, L, XL).

Настраиваемые списки позволяют сортировать данные листа по месяцам доставки или по приоритету.

Сортировка по дням недели или месяцам года с помощью встроенного настраиваемого списка

Выполните указанные ниже действия:

1. Выделите столбцы для сортировки.

   Примечание: Для получения наилучшего результата у каждого столбца должен быть заголовок.

2. На ленте выберите Данные > Сортировка.

   

3. Во всплывающем окне Сортировка в раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку.

   Например, чтобы отсортировать данные в предыдущем примере по дате доставки, в поле Сортировать по выберите доставка.

   

4. В раскрывающемся списке Порядок выберите Настраиваемый список.

   

5. В диалоговом окне Списки выберите нужный список и нажмите кнопку OK для сортировки листа.

   

Создание собственного настраиваемого списка

Чтобы создать собственный настраиваемый список для сортировки, выполните указанные ниже действия.

1. В столбце листа введите значения, по которым нужно выполнять сортировку. Расположите их нужным образом, определяющим порядок сортировки (от верхней ячейки к нижней). Например:

   

2. Выделите все ячейки в этом списке и выберите Файл > Параметры > Дополнительно.

3. Прокрутите страницу вниз до раздела Общие и нажмите кнопку Изменить списки…

   

4. В окне Списки нажмите кнопку Импорт.

   

Совет: Короткий список, который содержит значения «Высокий», «Средний» и «Низкий», возможно, проще ввести непосредственно в поле Элементы списка окна Списки.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.

Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.

Сортировка данных в Excel

В Excel можно упорядочить списки:

• по возрастанию;
• по убыванию;
• по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

• от 0 до 9;
• от А до Я;
• от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» — «сортировка» — «порядок» — «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.



Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?

У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:

Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:

Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:

Как в Excel отсортировать по возрастанию?

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.

Результат:

Как сортировать по алфавиту в Excel?

Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.

«Сортировать по» — выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» — от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.

Результат сортировки по алфавиту:

Как сделать сортировку по дате в Excel?

Исходные данные:

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Порядок действий:

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

Сортируем данные по смыслу

Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.

В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».

Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».

А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:

Сортировка данных по нескольким столбцам

Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».

Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.

Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».

Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».

Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.

Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel

Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.

1. Выделите зажатой левой кнопкой мыши столбец с данными и вызовите меню «Редактирование».

2. Откройте список «Сортировка и фильтр» и выберите подходящий для вас вариант упорядочения. С числами это по возрастанию или убыванию, а для текста – по алфавиту и в обратную сторону.

3. Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.

4. Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.

Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.

Вариант 2: Настраиваемая сортировка

Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:

1. Вы можете не выделять заранее столбец, если для него задано название. Вызовите то же меню редактирования, но на этот раз нажмите по «Настраиваемая сортировка».

2. Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.

3. Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.

4. Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.

5. Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.

6. В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.

7. Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.

8. После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.

Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ

Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.

1. В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.

2. Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.

3. Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.

Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.

Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.

При работе с текстовой информацией в программе Microsoft Excel часто требуется оформлять все в алфавитном порядке. Согласитесь, вручную формировать список, ведя подсчет каждой буквы, крайне неудобно и занимает много времени. Но в электронной таблице предусматриваются различные опции, в том числе и как организовать список в алфавитном порядке. Рассмотрим весь процесс подробнее.

Как перевести список из обычного в алфавитный

Об отличительных свойствах приложения Excel наслышан каждый пользователь, которому приходилось с ним работать. Тем не менее не все знают о такой полезной способности, как оформление в алфавитном порядке. Вот, что вам нужно сделать для этого.

1. Один из простых способов воспользоваться инструментом для преобразования списка в вариант в алфавитном порядке — это проведение действий на панели управления. Для этого открываем наш документ с готовым не отформатированным списком, переходим во вкладку Главная и находим блок Редактирование, после чего нажимаем кнопку Сортировка и фильтр. Перед нами появится список возможных действий, в котором стоит выбрать Сортировка от А до Я.

1. После этого список в таблице Excel изменит свое положение, и все текстовые значения сформируются в алфавитном порядке. При этом будет учитываться не только первая буква, но и последующие для более качественной и правильной сортировки.

Полезно

Если вы попытаетесь использовать режим Сортировки от Я до А, тогда данные будут отображаться в обратном порядке.
**Числовая информация будет обработана от большего к меньшему. **

Настраиваемая сортировка по алфавиту

В качестве правильной настройки вы можете воспользоваться специальным фильтром, который способствует скрытию ненужной информации или ее перемещению в другое пространство на электронном листе.

1. Снова заходите на Главную вкладку, переходите в раздел Редактирование, где вызываете список действий путем нажатия на кнопку Сортировка и фильтр. Здесь кликаете на отметку Фильтр.

1. После нажатия у вас на списке появляется флажок. Кликнув по нему, перед вами появится выпадающее окошко с инструментами для сортировки. Чтобы ими воспользоваться, необходимо знать, что конкретно нужно исключить из вашего списка.

1. Если некоторые объекты списка содержат лишние символы (например, точки или ненужные запятые), их можно убрать следующим образом. Открываете этот список и выбирает утилиту «Текстовые фильтры». Переходим в подпункт Содержит, так как в нашем списке присутствуют лишние знаки препинания, собственные имена с которыми в списках неуместны.

1. Перед вами открывается окно, в котором вы должны выбрать точный аргумент, где есть дефекты или лишние символы. Затем подтверждаете кнопкой «Ок». После этого вы увидите каким образом изменился ваш список.

Полезно знать!

Удалить установленный фильтр и сделать иную отметку для конкретного поля вы можете теми же действиями, ведь после применения любого из текстовых фильтров автоматически активизируется кнопка «Удалить фильтр».

Обработка списков в нескольких столбцах одновременно

Эта процедура тоже не требует больших временных затрат. От вас требуется только внимательно отнестись к инструкции. Имея в таблице не только имя и фамилию сотрудника, но и его возраст, а также день работы. Нам нужно отсортировать этот список тремя способами. На примере покажем, как это сделать.

1. Выбираем в Главной вкладке меню Редактирование, откуда переходим на кнопку Сортировка и фильтр. Перед вами появляется список, в котором необходимо выбрать Настраиваемая сортировка.

1. Отрывшееся окно мастера заполняем по установленным требованиям. Отмечаем в нем нужные способы сортировки. Для первого столбика выбираем сортировку по алфавиту, а для остальных по возрастанию или убыванию. Затем нажимаете кнопку «Ок».

Внимание!

Если у вас для каждого столбика имеется индивидуальная шапка с названием, тогда в поле Столбец в мастере сортировки будет стоять его обозначение. Поэтому не пугайтесь, если ваши данные не совпадают с нашими.

Работа со списками с тестовыми или числовыми символами проходит в несколько этапов, на каждом из которых необходимо быть внимательным, чтобы вносить все изменения безошибочно, иначе это может отразится на внешнем виде вашей работы.

Не забудьте удалить одинаковые значения из одинаковых списков. Подробную инструкцию по этому действию читайте здесь.

Тест по теме «Как по алфавиту сортировать списки в Excel»