Excel умные таблицы ссылка на ячейку

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы». 

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

=СУММ(D2:D8)

то она автоматически переделается в

=Отчет[Продажи]

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи. 

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Умные таблицы появились в Excel, начиная с 2007 версии. Это привычные многим полосатые таблицы, которые выглядят примерно так:

И несмотря на то, что их используют уже много лет, еще остаются пользователи, которые используют этот крутой инструмент только потому что “красиво” или не используют совсем. Давайте разберемся, какие преимущества дают умные таблицыв Excel, помимо приятно-полосатого внешнего вида. Но сначала узнаем, как ее создать.

Чтобы из обычной таблицы Excel сделать “умную” таблицу, нужно:

1. Щелкнуть на любой ячейке таблицы. 

Обратите внимание, что всю таблицу выделять не обязательно — если в таблице нет пустых строк или столбцов, Excel сам определит границы диапазона.

2. Нажать сочетание клавиш Ctrl + T. Вокруг таблицы появится рамочка- выделение и окно Создать таблицу, в котором указан выделенный диапазон

Если вдруг это выделение не захватило какую-то нужную область, можно выделить область таблицы вручную.

Обратите внимание на предыдущую картинку — если ваша таблица уже имеет заголовки (“шапку”), то обязательно должна быть установлена “галочка” Таблица с заголовками. Иначе заголовки будут добавлены автоматически в формате Столбец1, Столбец2 и т.д.

Если таблица не имеет заголовков, то “галочку” Таблица с заголовками лучше снять и уже потом переименовать заголовки. Иначе в качестве заголовков будут назначены значение из первой строки.

3. Нажать Ок или клавишу Enter. Готово, у нас получилось преобразовать обычный диапазон в умную таблицу Excel.

Также есть второй способ создания умной таблицы.

1. Также щелкаем в любой ячейке таблицы.

2. Вкладка Главная — Блок Стили — Форматировать как таблицу — в Выпадающем окне выбираем стиль таблицы.

3. Далее также смотрим, чтобы выделение захватило весь нужный диапазон и была установлена галочка Таблица с заголовками и нажимаем Ок.

Плюсы и минусы инструмента умные таблицы в Excel

Преимущества инструмента Умные таблицы в Excel

1. Таблица автоматически расширяется при добавлении строк или столбцов. 

Главное требование при этом — новый столбец или строка должны добавляться “впритык” к таблице — без пропусков строк или столбцов.

2. Формулы, введенные в ячейку, после нажатия Enter автоматически копируются на весь столбец.

3. Автоматически добавляются автофильтры ко всем столбцам. И на столбцы, добавленные уже после создания таблицы, фильтры также “навешиваются” автоматически. При этом фильтр можно убрать (см. в разделе Форматирование умной таблицы)

При прокрутке таблицы строка с заголовками и фильтрами закреплена вверху страницы, даже если вы отдельно не закрепляли области. 

4. Умные таблицы в Excel имеет имя, которое присваивается автоматически, но его можно изменить. 

Посмотреть и изменить имя умной таблицы в Excel можно на вкладке Конструктор таблиц (при этом курсор должен быть установлен на любой ячейке в таблице, иначе вкладка Конструктор таблиц не появится на ленте)

5. К умной таблице можно добавить срезы, такие же, как для сводной таблицы. Срезы в умной таблице упрощают ее фильтрацию и делают более отчет более профессиональным.

6. Структурированные формулы, которые легко читать.

В формулах внутри таблицы используются не привычные адреса ячеек и диапазонов, а специальные адреса, отражающие называние столбца или области внутри таблицы. Это облегчает “чтение” формулы (если, конечно, столбцам в таблице были даны релевантные названия).

7. Автоматическое добавление итогов к таблице с возможностью выбора вида итога (сумма, среднее и т.д.).

8. Удобно создавать сводные таблицы на основании умных таблиц. При добавлении новых столбцов или строк в исходную таблицу, они автоматически добавляются в сводную таблицу (после ее обновления) без необходимости настраивать диапазон.

9. Умные таблицы в Excel удобно загружать в Power Query для последующей обработки. 

10. Ну и конечно, красивый “полосатый” внешний вид без “танцев с бубнами” с условным форматированием. 

Еще одно преимущество “внешности” — легкая настройка форматирования умной таблицы в Excel. На вкладке Конструктор таблиц его можно быстро настроить (см. раздел Форматирование умной таблицы)

Но, конечно, “умные” таблицы в Excel имеют и ряд особенностей, которые могут затруднить их использование. 

Минусы инструмента Умные таблицы в Excel

1. При достаточно большом размере таблицы и большом количестве формул файл с умной таблицей может тормозить. Это связано с тем, что форматирование умной таблицы сделано по типу условного форматирования, которое “нагружает” файл.
2. Если добавить строку итогов, то функция автоматического расширение «умной таблицы» по строкам при добавлении данных перестает работать. Это логично, т.к. не могут же новые строки с данными быть после строки итогов. Расширить таблицу в этом случае можно только растягиванием за уголок.
3. Заголовки можно располагать только в первой строке умной таблицы. Это лишает возможность делать сложные «шапки» таблиц, а также использовать одинаковые названия столбцов — если столбцы будут называться одинаково, Excel автоматически добавить к ним цифру 2, 3 и т.д. 
4.  Формулы могут становятся очень длинными, поскольку в формулу прописывается наименование столбца. Особенно если заголовки длинные сами по себе. Этот момент ограничивает возможность давать сложные названия столбцам.
5. Нет возможности закрепить ячейки или столбцы абсолютными/относительными ссылками, и при “протягивании” формулы ссылки съезжают.
6. Нельзя установить режим совместного доступа в файл, который содержит хотя бы одну “умную” таблицу.

Форматирование умной таблицы

Можно достаточно гибко настраивать форматирование умной таблицы в Excel. 

Настройка внешнего вида умной таблицы

1. Откроем вкладку Конструктор таблиц (при этом должна быть активна любая ячейка внутри таблицы)
2. В блоке Стили таблиц можно выбрать подходящий стиль из выпадающего списка.

Также можно создать собственный стиль таблицы умной таблицы в Excel. 

Вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Создать стиль таблицы. И далее поочередно настроить форматирование для каждого элемента таблицы. Для этого нужно выбрать элемент, нажать на кнопку Формат и выбрать нужные параметры заливки, шрифта и т.д.

К тому же, никто не запрещает настраивать внешний вид таблицы вручную. Например, сделать заливку определенного заголовки или ячейки другим цветом.

Также можно очистить стиль умной таблицы. 

Это отличное решение для таблиц, которые используются в промежуточных расчетах, и находятся не “на виду”, поскольку отсутствие стиля облегчает работу файла.

Для этого нужно щелкнуть на любой ячейке таблицы — вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Очистить.

Теперь таблица не имеет форматирование. Но она не перестала быть умной таблицей! Обратите внимание, что у нее так же есть границы и имя, следовательно, это такая же умная таблица, просто не цветная.

Параметры стиля умных таблиц в Excel

Если вы выбрали предустановленный стиль умной таблицы в Excel, то можно сделать его поднастройку. На вкладке Конструктор таблиц в блоке Параметры стилей таблиц можно настроить параметры установкой/снятием “галочек”

• Строка заголовков: включает и отключает заголовки в таблице
• Строка итогов: включает/отключает строку итогов. 
• Чередующиеся строки — включает/отключает “полосатость” таблицы, все строки становятся бесцветными.
• Чередующиеся столбцы — включает/отключает чередования цвета столбцов. Со включенным параметром столбцы окрашиваются цветом “через один”
• Первый столбец и Последний столбец — включает/отключает жирный шрифт для первого и последнего столбца в таблице.
• Кнопка фильтра — включает/отключает автофильтр.

Как изменить имя умной таблицы в Excel

Также на вкладке Конструктор таблиц можно изменить имя таблицы. По умолчанию Excel присваивает таблицам имена типа Таблица1, Таблица2… Однако, лучше их менять на более релевантные, это удобно для использования в формулах.

Чтобы изменить имя умной таблицы, заходим на вкладку Конструктор таблиц — Блок Свойства — в поле Имя таблицы пишем новое имя.

Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице

Срезы в умных таблицах выглядят аналогично срезам в сводных таблицах. Они упрощают фильтрацию таблиц.

Чтобы добавить срез к умной таблице в Excel, нужно перейти на вкладку Конструктор таблиц (должна быть активна любая ячейка внутри таблицы) — блок Инструменты — Вставить срез.

Далее нужно отметить галочками, срезы по каким столбцам нужны. Для примере выберем срезы по Дате и Адресу магазина.

Срезы добавлены. Теперь можно фильтровать данные в умной таблице Excel с их помощью.

Как убрать умную таблицу

Иногда нужно преобразовать умную таблицу обратно в диапазон — это значит, что нужно убрать умную таблицу и оставить просто данные.

Для этого переходим на вкладку Конструктор таблиц — блок Инструменты — Преобразовать в диапазон

В появившемся окне нажимаем кнопку Да.

Таблица не изменила свой внешний вид — но она перестала быть умной таблицей (т.е. лишилась всех ее функций — см. раздел Плюсы и минусы умной таблицы в Excel).

В этой статье мы узнали, что такое умные таблицы в Excel, а также познакомились с особенностями таких таблиц.