Excel топ 10 сводная таблица

Excel: как отфильтровать 10 лучших значений в сводной таблице

В следующем пошаговом примере показано, как отфильтровать первые 10 значений в сводной таблице Excel.

Шаг 1: введите данные

Во-первых, давайте введем следующие данные о продажах для 15 разных магазинов:

Шаг 2: Создайте сводную таблицу

Чтобы создать сводную таблицу, щелкните вкладку « Вставка » на верхней ленте, а затем щелкните значок «Сводная таблица»:

В появившемся новом окне выберите A1: C26 в качестве диапазона и поместите сводную таблицу в ячейку E1 существующего рабочего листа:

После того, как вы нажмете OK , в правой части экрана появится новая панель полей сводной таблицы .

Перетащите поле « Магазин » в поле « Строки », затем перетащите поля « Продажи » и « Возвраты» в поле « Значения »:

Сводная таблица будет автоматически заполнена следующими значениями:

Шаг 3: Отфильтруйте 10 лучших значений в сводной таблице

Чтобы отобразить только 10 магазинов с самыми высокими значениями в столбце « Сумма продаж », щелкните правой кнопкой мыши имя любого магазина.

В появившемся раскрывающемся меню нажмите « Фильтр » , затем нажмите « 10 лучших »:

В появившемся новом окне выберите «10 лучших товаров по сумме продаж », затем нажмите « ОК »:

Сводная таблица будет автоматически отфильтрована, чтобы отображались только 10 магазинов с 10 лучшими значениями столбца « Сумма продаж »:

Примечание.Вы можете использовать число, отличное от 10, чтобы отфильтровать другое количество верхних значений.

Шаг 4. Отсортируйте первые 10 значений в сводной таблице (необязательно)

Обратите внимание, что параметр фильтра отображает 10 магазинов с самыми высокими значениями продаж, но не отображает их автоматически в отсортированном порядке.

Чтобы отсортировать магазины по значениям продаж, щелкните правой кнопкой мыши любое значение в столбце « Сумма продаж », затем нажмите « Сортировать », затем нажмите « Сортировать от наибольшего к наименьшему» :

Магазины в сводной таблице будут автоматически отсортированы от самого большого к самому маленькому в зависимости от продаж:

Дополнительные ресурсы

В следующих руководствах объясняется, как выполнять другие распространенные задачи в Excel:

Источник

Динамический «Топ-N + Другие» в сводной таблице

В аналитических отчетах и дашбордах весьма часто встречается потребность вывести итоговые значения в формате сводной таблицы вида «Топ-N + другие»:

Причем это самое N (на картинке равное 5) хотелось бы иметь динамическим, т.е. менять на 3-5-10. и т.д. и чтобы сводная таблица при этом «на лету» пересчитывалась, отображая топ заданного размера и собирая все остальные меньшие значения в группу «Другие».

Сводные таблицы Excel так, к сожалению, пока не умеют, но если доработать исходные данные с помощью запроса Power Query, то задача решается относительно легко.

В качестве исходных данных возьмем вот такую несложную таблицу заказов:

Здесь всё просто: одна строка — один заказ, а в ячейке H2 у нас будет храниться значение, задающее количество элементов в топе (остальные будут сгруппированы под именем Другие, например).

Шаг 1. Добавляем параметр N в Power Query

Первое, что нам нужно будет сделать — это добавить в Power Query значение N (жёлтой ячейки) как параметра, с тем, чтобы использовать его в дальнейшем в запросе анализа данных из большой таблицы заказов. Для этого:

1. Выделяем жёлтую ячейку H2
2. Даём ей имя в левой части строки формул — стираем H2, вводим имя (например Топ) и жмём Enter . Или же можно воспользоваться Диспетчером Имен на вкладке Формулы (Formulas — Name Manager) .
3. Загружаем созданный именованный диапазон в Power Query с помощью команды Данные — Из таблицы/диапазона (Data — From Table / Range) .
4. В редакторе запросов Power Query удаляем в правой панели все шаги кроме первого, а затем щёлкаем правой кнопкой мыши по ячейке со значением N и выбираем команду Детализация (Drill down) , чтобы получить на выходе не таблицу, состоящую из одной строки и одного столбца, а числовое значение нашего параметра N.
5. Чтобы вернуться в Excel выбираем на вкладке Главная команду Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в. (Home — Close & Load — Close & Load to. ) и затем вариант Только создать подключение (Only create connection) .

В итоге справа в панели запросов должен появиться наш созданный числовой параметр:

Шаг 2. Определяем ранги товаров

Теперь превратим нашу большую таблицу заказов в динамическую (умную) сочетанием клавиш Ctrl + T или командой Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) и загрузим её в Power Query тем же способом — кнопкой Из таблицы / диапазона с вкладки Данные (Data — From Table / Range) .

Затем выполним группировку по товарам, просуммировав стоимости для каждого из них, выбрав на вкладке Преобразование команду Группировать по (Transform — Group by) :

Отсортируем полученную таблицу по убыванию итоговых стоимостей (через кнопку фильтра в строке заголовка) и добавим к ней столбец с порядковым номером строки, т.е. местом в топе (рангом) каждого товара через вкладку Добавление столбца — Столбец индекса — От 1 (Add column — Index column — From 1) :

Теперь нам нужно добавить вычисляемый столбец с проверкой: если ранг в столбце Индекс меньше или равен 5, т.е. значению нашего параметра Топ, то мы выводим этот ранг, в противном случае — выводим слово «Другие». Это легко реализовать кнопкой Условный столбец там же на вкладке Добавление столбца (Add Column — Conditional Column) :

Само собой, нам нужно, чтобы в этой проверке сравнение происходило не с жёстко прописанной константой, а с нашим параметром Топ, который мы берём из жёлтой ячейки. Так что подменяем в строке формул пятёрку на имя Топ:

Полученная таблица нам потребуется чуть позже, так что имеет смысл для удобства переименовать этот шаг (он должен называться Условный столбец добавлен), чтобы легко вернуться к нему в будущем. Для этого можно щёлкнуть по шагу в правой панели правой кнопкой мыши и выбрать команду Переименовать (Rename) или нажать клавишу F2 . Назовем его, например, Таблица рангов.

Шаг 3. Добавляем ранги к каждому заказу

Теперь нам нужно добавить вычисленные ранги (числа от 1 до N и слово «Другие») к нашей исходной таблице заказов. Можно, конечно, загрузить её в Power Query ещё раз (или дублировать запрос) и потом выполнить объединение с полученной выше таблицей, но гораздо проще сделать иначе.

Жмём на кнопку fx в строке формул Power Query — создается новый шаг, который ссылается на предыдущий — в строке формул за это отвечает формула:

Вместо ссылки на предыдущий шаг вводим в строку формул ссылку на второй шаг в нашем запросе, где таблица была ещё не сгруппирована:

Теперь полученную таблицу нужно объединить с таблицей рангов, полученной нами ранее. Для этого на вкладке Главная жмём на кнопку Объединить запросы (Home — Merge Queries) , выбираем в качестве нижней таблицы пока ту же самую Таблицу 1 и выделяем в обеих таблицах ключевой столбец для связи — Наименование:

После нажатия на ОК подправляем в строке формул третий аргумент в функции Table.NestedJoin — заменяем название таблицы Пользовательский1 на имя шага Таблица рангов, где мы ранее получили нашу сгруппированную таблицу с позициями в топе для каждого товара:

Теперь можно развернуть вложенные таблицы с помощью кнопки с двойными стрелками в шапке столбца Пользовательский1 и извлечь из вложенных таблиц столбец Ранг — получим колонку, где напротив каждой сделки будет стоять либо номер в топе, либо слово «Другие»:

Шаг 4. Строим сводную таблицу

Осталось построить сводную таблицу по полученным данным. Для этого идём на вкладку Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в. (Home — Close&Load — Close&Load to. ) и выбираем в открывшемся окне опцию Отчет сводной таблицы (Pivot table) :

Если в вашей версии Excel такой опции ещё нет (она появилась сравнительно недавно), то можно выбрать вместо неё вариант Только создать подключение (Only create connection) , а затем команды Вставка — Сводная таблица — Использовать внешний источник данных — кнопка Выбрать подключение (Insert — Pivot table — Use external data source — Choose connection) .

В созданной сводной таблице закидываем поля Ранг и Наименование в область строк, а Стоимость в область значений и немного «допиливаем» внешний вид:

1. На вкладке Конструктор выбираем Макет отчёта — Показать в табличной форме (Design — Report Layout — Show in tabular form) .
2. Убираем промежуточные итоги — там же с помощью кнопки Промежуточные итоги (Subtotals) .
3. Сортируем сводную по возрастанию по столбцу Ранг и по убыванию по столбцу Стоимость кнопками сортировки на вкладке Данные (Data) .
4. Добавляем гистограммы условного форматирования на вкладке Данные — Условное форматирование — Гистограммы (Home — Conditional Formatting — Data bars) .

В итоге должно получиться примерно так:

Теперь можно смело менять значение N в жёлтой ячейке и жать кнопку Обновить всё на вкладке Данные (Data — Refresh All) — наша сводная таблица построенная по запросу Power Query будет отображать нужное количество элементов в топе, группируя при этом остальных в блок Другие.

Источник

Сегодня мы научимся создавать список Топ 10. В качестве исходного материала мы будем использовать список продуктов с соответствующим количеством продаж по каждому продукту за выбранный период времени.

То, что мы хотим получить в конце — это сгенерированный список из 10 самых продаваемых товаров. Также мы хотим, что бы этот список автоматически обновлялся при каждом изменении количества продаж товаров и мы не хотим использовать VBA макросы для упрощения задачи.

Пожалуйста скачайте пример по ссылке ниже, что бы было проще понять те действия, которые будут описаны ниже:

Первый этап.

где C4:C19 это диапазон с количеством реализованных продуктов.
В результате мы получаем лист Топ-10 продаж. Далее, более сложная часть.

Второй этап.

И она будет работать отлично.

Но, если количество продаж может повторяться, то предыдущая формулы будет возвращать одинаковое наименование продукта для каждого повторяющегося числа.Это явно не то, что мы хотим получить.Поэтому мы будем использовать несколько другой подход.

Для первого продукта мы воспользуемся формулой:

Протягиваем эту формулу для всех оставшихся ячеек.

Как Вы можете видеть в приложенном файле, это решение отлично работает и дает нужный результат.

Обратите внимание на фигурные скобки перед и после формулы. Эти скобки обозначают что формула применена для массива. Что бы Вам добиться такого же результата, то внесите в ячейку формулу, а после нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

При каждом изменении количества проданных товаров, перечень Топ-10 продаж будет автоматически перестраиваться.

Источник