Excel связь с форматом - Word и Excel - помощь в работе с программами

Содержание

0.1 Создание связей между рабочими книгами
0.2 Прежде чем создавать связи между таблицами
0.3 Обновление связей
0.4 Разорвать связи в книгах Excel

1 Как Можно Быстро Организовать Ссылку Между Данными в Книгах Excel (Смотри и Учись)
2 Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel
- 2.1 1. Создайте в Excel новую Формулу
- 2.2 2. Переключитесь между Листами в Excel
- 2.3 3. Закройте Excel формулу
3 Повышаем Уровень Сложности: Как Создать Связь Между Несколькими Книгами Excel
- 3.1 1. Откройте Две Рабочие Книги
- 3.2 2. Начните Создавать Формулу в Excel
- 3.3 3. Переключитесь на Другой Рабочий Документ Excel
4 Как Обновлять Данные При Работе с Несколькими Книгами
- 4.1 Пример 1: Открыты Обе Книги Excel
- 4.2 Пример 2: Если Один Рабочий Документ Закрыт
5 Подводим итоги и продолжаем обучаться работе в Excell

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

Открываем обе рабочие книги в Excel
В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Иногда необходимо создать неизменяемую связь одной ячейки со значением в другой ячейке, введенном в нее вручную или полученным в результате вычисления формулы.

В окне открытого листа выделите ячейку с исходным значением.
Используйте любой известный способ копирования (кнопка «Копировать» на вкладке «Главная», Ctrl+C и т. д.).
Выделите ячейку, которая будет связанна с исходной.
Перейдите к вкладке «Главная» и в группе «Буфер обмена» раскройте меню кнопки «Вставить».
В списке команд выберите пункт «Вставить связь» (рис. 4.4).
Закрепите результат щелчком по клавише Esc.

Примечание

Дальнейшее изменения значений в исходной ячейке будут автоматически отображаться в связанной ячейке.

Рис. 4.4. Вкладка «Главная». Меню кнопки «Вставить». Пункт «Вставить связь»

По мере того как вы используете и создаете больше рабочих документов Excel, у вас может возникнуть необходимость связать их между собой. Может быть вы захотите написать формулу, которая использует данные с разных Листов. Или может даже вы напишете формулу, которая будет использовать данные из разных Книг (стандартное название рабочего документа Excel — workbook (анг.))

Я понял, что если я хочу, чтобы мои файлы были понятными и аккуратными, лучше разделять большие Листы с данными от формул, которые их обрабатывают. Я часто использую одну Книгу или Лист, который обрабатывает все что мне нужно.

В этом уроке, вы узнаете как добавлять ссылки на данные в Excel. Сначала, мы научимся связывать данные из разных Листов в пределах одной Книги. Затем, мы перейдем к связыванию нескольких Книг Excel, чтобы импортировать и синхронизировать данные между файлами.

Я покажу вам два примера, как можно связать данные из ваших электронных таблиц. Вы узнаете как извлекать данные из другой таблицы в Excel и как организовать связь между двумя Книгами. Мы также рассмотрим основные примеры написания формул, использующих данные из различных Листов в пределах одного рабочего документа.

Давайте посмотрим иллюстрированное руководство по связыванию Листов и Книг в Excel.

Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel

Давайте начнем с того, что научимся создавать формулы, которые используют данные с других Листов. Вы возможно уже знаете, что рабочий документ (Книга) Excel, может содержать несколько рабочих страниц (Листов). Каждый лист имеет свою вкладку, и вы можете переключаться между ними щелкая по вкладкам в нижней части документа Excel.

Сложные документы могут содержать большое количество листов. И в какое-то время, вам придется написать формулу которая будет использовать данные из разных листов.

Может вы будете использовать один лист в документе для всех ваших формул, которые обрабатывают данные, а данные будете распределять по отдельным листам.

В моем документе три вкладки с Листами (Sheet). Я собираюсь написать формулу, которая будет работать с данными из каждого листа.

Давайте разберемся как написать многостраничную формулу, которая работает с данными из разных Листов в пределах одного рабочего документа.

1. Создайте в Excel новую Формулу

Многие формулы в Excel начинаются со знака равно (=). Дважды щелкните или начните печатать в ячейке, и вы начнете создавать формулу, в которую вы хотите вставить ссылку. Например, я собираюсь написать формулу, которая будет суммировать значения из разных ячеек.

Я открываю запись знаком =, и затем щелкаю по первой ячейке на текущем листе, чтобы создать первую часть формулы. Затем, я напечатаю знак +, чтобы добавить значение из второй ячейки в этой формуле.

Начните записывать формулу в ячейке и щелкните по первой ячейке, чтобы бы включить ее в формулу, но при этом, пока не завершайте ввод формулы.

Пока не завершайте ввод формулы и не жмите Enter! Вам нужно оставить формулу открытой перед тем как вы переключитесь на другой Лист.

2. Переключитесь между Листами в Excel

Пока ваша формула не закончена, щелкните на вкладке другого листа в нижней части программы. Очень важно, чтобы вы не закрывали формулу, перед тем как вы щелкните по другой ячейке, которую вы хотите вставить в формулу.

Перейдите на другой Лист Excel

После того, как вы переключитесь на другой лист, щелкните по ячейке которую вы хотите добавить в формулу. Как вы можете видеть на картинке ниже, Excel автоматически запишет часть формулы, которая будет обращаться к ячейке на другом Листе.

Заметьте на картинке ниже, что для ссылки на ячейку на другом Листе, Excel добавил надпись «Sheet2!B3», которая ссылается на ячейку В3 на листе с названием Sheet2. Вы можете написать это вручную, но когда в щелкаете по ячейке, Excel делает эту надпись автоматически за вас.

Excel автоматически записывает за вас часть формул, чтобы добавить ссылку на ячейку с другого Листа.

3. Закройте Excel формулу

Теперь, вы можете нажать enter, чтобы завершить создание мульти-страничной формулы. Когда вы это делаете, Excel вернется туда, где вы начали создавать формулу и покажет вам результат.

Вы можете продолжать набирать формулу, включая в нее ячейки с других листов и другие ячейки на этом же листе. Продолжайте комбинировать ссылки со всего рабочего документа, на все данные, которые вам нужны.

Повышаем Уровень Сложности: Как Создать Связь Между Несколькими Книгами Excel

Давайте узнаем, как извлечь данные из другого рабочего документа. С помощью этого навыка, вы сможете писать формул, которые связывают данные из разных рабочих документов Excel.

Для этого раздела урока, вам понадобится два рабочих документа, которые вы можете скачать в виде бесплатного приложения к этому уроку. Откройте их оба в Excel, и следуйте дальнейшим указаниям.

1. Откройте Две Рабочие Книги

Давайте начнем создавать формулу, которая будет использовать данные из двух различных документов.

Самый простой способ сделать это, это открыть два документа Excel, одновременно и расположить их рядом друг с другом. Я использую для этого функцию Windows Snap, чтобы каждое окно занимало пол экрана. Вам нужно иметь две книги перед собой, чтобы писать формулу, которая будет взаимодействовать с двумя Книгами.

На рисунке ниже, я открыл два рабочих документа один рядом с другим, для которых я буду создавать формулы. В моем примере, я веду бизнес, и покупаю различные продукты, и продаю их в разные страны. Итак, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

В этом примере, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

2. Начните Создавать Формулу в Excel

Цена за которую я покупаю товары, может измениться, а так же может измениться соотношение курсов к валюте в которой я получаю выплаты. Поэтому мне нужно иметь список в котором отслеживаются курсы валют и умножать их на стоимость моих закупок. Это подходящая возможность, чтобы использовать информацию из двух файлов и записать формулу, которая будет использовать данные обоих файлов.

Давайте рассмотрим число баррелей нефти которую я покупаю каждый месяц и цену за баррель. Сначала в ячейке из колонки Cost (ячейка C3), я начинаю создавать формулу, щелкнув в ней и нажав знак равно (=), а затем щелкаю по ячейке В3, чтобы взять значение для количества. Теперь, я жму знак *, чтобы уможножить количество на курс.

Итак, ваша формула, пока должна выглядеть так:

=B3*

Не закрывайте пока вашу формулу. Убедитесь, что она осталась открытой перед тем как перейти к следующему шагу; нам нужно указать Excel данные по цене, на которую будет умножаться количество.

3. Переключитесь на Другой Рабочий Документ Excel

Пришло время переключиться на другой рабочий документ, вот почему так важно иметь данные из двух документов между собой, когда вы работаете с двумя Книгами.

Пока ваша формула открыта, щелкните по вкладке другой книги. Затем, щелкните по ячейке в вашей второй Книге, чтоб связать данные из двух файлов Excel.

Excel автоматически добавит ссылку на другой рабочий документа, как часть формулы:

=B3*Sheet1!$B$2

После того как вы нажмете Enter, Excel автоматически рассчитает окончательную стоимость умножив количество в первой книге на цену из второй книги.

Потренируйте свои навыки работы в Excel, умножая количество товара или объем на соответствующую ему цену из документа «Prices«.

Главное, расположить книги одну рядом с другой, и создавать формулу переключаясь между ними.

При этом, ничего не мешает вам использовать больше, чем два рабочих документа. Вы можете открыть много рабочих документов, на которые вы хотите ссылаться, и создавать формулы, связывающие данные между множеством листов.

Как Обновлять Данные При Работе с Несколькими Книгами

Когда вы используете формулы, которые ссылаются на разные книги Excel, вам нужно позаботится о том, как будут обновляться данные.

Итак, что же произойдет, если данные в Книге, на которую вы ссылаетесь, поменяются? Будут ли выполнены автоматические изменения в вашей Книге, или вам нужно обновлять ваши файлы, чтобы извлечь последние изменения и импортировать их?

Ответ такой, «зависит», и в основном зависит от того, открыты ли два документа одновременно.

Пример 1: Открыты Обе Книги Excel

Давайте проверим пример используя те же книги, что мы использовали раньше. Обе книги открыты. Давайте посмотрим, что произойдет, если мы изменим цену нефти за баррель с 45$ на 75$:

На сриншоте ниже, вы можете видеть, что когда мы изменили цену на нефть, результаты в другом документе автоматически поменялись.

Важно помнить: если оба рабочих документа открыты одновременно, изменения будут внесены автоматически в реальном времени. Когда вы меняете переменную, то информация в другом документе будет автоматически изменена или пересчитана, на основании новых данных.

Пример 2: Если Один Рабочий Документ Закрыт

А что если вы открыли только один рабочий документ? Например, каждое утро мы обновляем цены на наши товары и валюты, а вечером мы рассматриваем влияние изменений на наши покупки и продажи.

В следующий раз, когда вы откроете документ, который ссылается на другие таблицы, вы должны увидить сообщение подобное тому, что приведено ниже. Вы можете щелкнуть по кнопке Обновить (Update), чтобы извлечь полседние данные из документа, на который ссылается формула.

Щелкните по кнопке Обновить в выпадающем окне, когда откроете документ, чтобы извлечь полседние данные из друго файла.

Вы так же можете видеть меню, где можно нажать на копку Включить содержимое (Enable Content), чтобы автоматически обновлять данные между файлами Excel.

Подводим итоги и продолжаем обучаться работе в Excell

Написание формул которые берут данные из разных Листов и Книг, важный навык, при работе в Excel. Тем более, что это совсем не сложно, если вы знаете как это делать.

Посмотрите эти дополнительные уроки, чтобы узнать больше о том как работать с программой Excel и как обрабатывать в ней данные. Эти уроки, хорошо подойдут для того, чтобы продолжить обучение.

Дайте мне знать в комментариях, если у вас остались какие-то вопросы, по поводу того как организовать связь между различными рабочими документами Excel.

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка». Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки
или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V». В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать», выбрать вариант вставки и нажать ОК.

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь. В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9, то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей (ALT+F9), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой (CTRL+H или «Главная-Заменить»), указав старый адрес и новый.

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь, не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

С уважением, команда tDots.ru

Источник

Со связанными типами данных можно многое сделать. Если вы хотите ссылаться на подключенные типы данных в формуле или просто узнать о некоторых ограничениях, ознакомьтесь с приведенным ниже содержанием, чтобы получить дополнительные сведения о том, как максимально использовать типы данных в Excel.

Вопросы и ответы

Примечание: Связанные типы данных доступны только для клиентов с несколькими клиентами по всему миру (стандартные Microsoft 365 учетные записи).

Чтобы получить доступ к типам данных, которые связываются с внешними источниками данных, такими как Bing, необходимо выполнить приведенные ниже требования. Чтобы узнать, какие типы данных доступны в настоящее время, см. статью Какие связанные типы данных доступны в Excel?

Для типов данных Stocks и Geography

У вас есть активная подписка На Microsoft 365 или бесплатная учетная запись Майкрософт.
В языковые параметры Office необходимо добавить английский, французский, немецкий, итальянский, испанский или португальский языки редактирования.
Используйте актуальное приложение Excel илиExcel в Интернете.

Примечание: Если у вас нет подписки на Microsoft 365, эти типы данных можно использовать только в том случае, если вы вошли в Excel в Интернете с учетной записью Майкрософт.

Для типов данных организации (из Power BI)

У вас есть активная подписка На Microsoft 365 через организацию или работодателя.
У вас есть доступ к избранным таблицам Power BI, и их необходимо включить в Power BI для типов данных в Excel.

Примечание: Дополнительные сведения см. в статье Рекомендации и ограничения Power BI. Если нужные типы данных не отображаются в Power BI, обратитесь за помощью к ИТ-администратору.

Если вы открыли книгу с типами данных или пытаетесь изменить или обновить тип данных и появляется сообщение об ошибке о невозможности доступа к этим типам данных, выполните следующие действия:

Убедитесь, что вы вошли в Excel с учетной записью, связанной с вашей подпиской На Microsoft 365.
Перейдите в раздел Файл > учетная запись > и убедитесь, что в Excel есть последние обновления.
Убедитесь, что вы соответствуете требованиям для получения типов данных.
Если у вас по-прежнему возникают проблемы, попробуйте открыть книгу вExcel в Интернете.

Примечание: Возможно, вы изначально открыли книгу с типами данных в версии Excel, которая поддерживает только просмотр связанных данных. Например, книга содержит тип данных Акции, поэтому вы по-прежнему можете просматривать карточки или поля доступа. Однако вы не сможете обновить или изменить тип данных. Чтобы использовать типы данных, убедитесь, что вы вошли в Excel для Интернета с учетной записью, связанной с вашей подпиской.

Существует множество типов данных, доступных по разным темам, но в Excel они организованы по группам разделов, поэтому проще найти нужную кнопку для преобразования. Чтобы просмотреть все доступные типы данных и кнопку ленты, см. статью Какие связанные типы данных доступны в Excel?

Связанные типы данных извлекали надежные данные из сетевых источников, таких как Bing. Если вы хотите просмотреть тип или источник определенного типа данных, щелкните значок типа данных в ячейке, чтобы открыть карточку, и прокрутите вниз, чтобы найти сведения о поставщике данных и типе данных.

Мы постоянно улучшаем типы данных в Excel. Если вы не можете найти результат, данные неверны или отсутствуют, или вы не можете выполнить свою задачу… Сообщите нам! Мы используем ваши отзывы, чтобы повышать удобство и расширять функциональность программного обеспечения.

Какие отзывы нам нужны?

Качество данных (неверные, несоответствующие, неполные данные и т. д.)
Охват данных (отсутствующие данные)
Ваши впечатления (использование данных и типов данных)
Предложения и идеи

О качестве данных для акций, География

После преобразования в тип данных выберите в ячейке значок типа данных, чтобы открыть карточку.
Прокрутите к нижней части карточки и выберите значок флага.
Заполните короткий опрос и отправьте его. Чем точнее вы опишите проблему, тем проще нам будет понять и исправить ее.

О качестве данных для типов данных организации

После преобразования в тип данных выберите в ячейке значок типа данных, чтобы открыть карточку.
Прокрутите до нижней части карточки, чтобы увидеть поле Контакт.
Обратитесь к контакту по набору данных Power BI в вашей организации.

Отзывы о покрытии данных

После преобразования в тип данных в ячейке может появиться синий вопросительный знак. Это означает, что у нас возникли проблемы с поиском или сопоставлением результата. Выберите этот значок, если селектор данных еще не открыт.
В области Выбор данных выберите Отправить отзыв.
Заполните короткий опрос и отправьте его. Чем точнее вы опишите проблему, тем проще нам будет понять и исправить ее.

Общие отзывы и предложения о типах данных

Вы также можете отправить общий отзыв непосредственно в приложении Excel об общем опыте использования типов данных.

Перейдите на вкладку Справка > Отзыв. Дополнительные сведения см. в Разделы справки оставить отзыв о Microsoft Office.
Расскажите нам, что вам нравится или не нравится, а также укажите ваши предложения. Предоставьте как можно более подробные сведения и отправьте форму.

Да. Отмена связи ячеек позволяет удалить соединение с формулой, ссылающейся на типы данных. Выберите ячейку со связанным типом данных, а затем нажмите клавиши CTRL+C или CMD+C на компьютере Mac, чтобы скопировать ее. Нажмите клавиши CTRL+ALT+V или CMD+CONTROL+V на компьютере Mac, а затем выберите Значения. При этом тип данных вставляется в новую ячейку, и вы не потеряете подключение к поставщику данных.

Да, но они должны соответствовать требованиям, чтобы иметь возможность использовать определенные типы данных. Если вы отправили книгу пользователю, который не соответствует требованиям, он по-прежнему сможет просматривать данные из типов данных, но не сможет изменить или обновить их.

В настоящее время только Excel для Microsoft 365 и Excel в Интернете поддерживают связанные типы данных. Если открыть эти новые типы данных в версии Excel, в которой они не поддерживаются, то в соответствующих ячейках появится текст «#ЗНАЧ!». Текст «#ИМЯ?» появится вместо формул, ссылающихся на эти типы данных.

Да. Большинство функций Excel работают с типами данных, и мы постоянно работаем над улучшением интеграции. Дескриптор заполнения работает, если строки или столбцы имеют одинаковый тип данных и вы заполняете ячейки тем же полем. Если это поле не содержит данных или отсутствует, вы получите ошибку #FIELD.

Вы также можете ввести текст для преобразования в последнюю ячейку списка типов данных, и Excel автоматически попытается сопоставить текст для его преобразования.

Некоторые традиционные функции Excel могут неправильно работать со связанными типами данных. Например, если создать сводную таблицу на основе сведений из типов данных, можно использовать только сведения, явно добавленные на лист. Кроме того, эти типы данных могут работать не так, как ожидается, в Power Pivot, Power Query и в некоторых диаграммах.

В настоящее время некоторые типы данных доступны только на определенных языках. Чтобы получить доступ к ним и использовать их, можно добавить язык редактирования в языковые параметры Office.

Типы данных Stocks и Geography: английский, испанский, французский, немецкий, итальянский и португальский.

Мы работаем над добавлением дополнительных языков в будущем.

Советы и рекомендации

Открыть карточку:

Ctrl+Shift+F5 в Windows или Cmd+Shift+F5 на компьютере Mac.

Добавить столбец:

Alt+Shift+F10, чтобы открыть меню Вставка данных. Также можно нажать клавишу Ctrl или Cmd. Используйте клавиши со стрелками, чтобы перейти к нужному полю, и клавишу ВВОД, чтобы выбрать поле.

Связанные типы данных подключаются к источнику данных в сети. После преобразования текста в связанный тип данных в книге создается подключение к внешним данным. Если данные изменяются в Интернете, можно получить обновленные данные, обновив их в Excel.

Для этого щелкните правой кнопкой мыши ячейку со связанным типом данных и выберите Тип данных > Обновить. При этом будет обновлена выделенная ячейка и все остальные, в которых используется этот же тип данных.

Если вы хотите обновить все связанные типы данных и все подключения к данным, которые могут находиться в книге (включая запросы, другие подключения к данным и сводные таблицы), щелкните Данные > Обновить все.

С помощью карточек типов данных можно извлекать не только типовые значения. Некоторые карточки типов данных, например для типа данных Geography, содержат изображения, которые можно вставить в книгу. Эти изображения содержатся внутри ячейки, как и любой текст или число.

Чтобы преобразовать текст в тип данных, выделите ячейку, перейдите на вкладку Данные, затем в группе Типы данных выберите Автоматически.
После преобразования слева от значения ячейки появится значок. Выберите его, чтобы просмотреть карточку.
В карточке наведите указатель мыши на изображение, чтобы увидеть значок Вставка данных . Выберите его, чтобы вставить изображение в книгу.
Масштаб изображения будет подобран так, чтобы изображение уместилось в ячейке. Чтобы изменить размер изображения, измените ширину столбца или высоту строки, чтобы изменить размер ячейки.

Совет: Чтобы просмотреть присвоение вставленного изображения, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Показать карточку.

Если вы больше не хотите, чтобы ячейка была связанным типом данных, просто щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите пункт Тип данных > Преобразовать в текст. Тип данных будет удален, связь с информацией в Интернете будет разорвана, а значение преобразуется в текст.

Важно: При преобразовании типа данных в текст все столбцы или формулы, извлеченные из этого типа данных, будут отображать #FIELD! ошибка «#ПОЛЕ!».

Типы данных и вставляемые из них данные можно использовать в формулах и вычислениях, как и другие данные. Кроме того, можно создавать формулы, ссылающиеся на значения из связанных типов данных, даже если данные не содержатся в таблице. Дополнительные сведения см. в статье Создание формул, ссылающихся на типы данных

Для сортировки и фильтрации данных в Excel можно использовать кнопки фильтра в заголовках столбцов. (Чтобы включить кнопки фильтра, щелкните Данные > Фильтр.)

Для ячеек с типами данных можно сделать следующее: Нажмите кнопку «Фильтр» над ячейками со значками. Выберите параметры сортировки или фильтрации. Если вы хотите использовать отображаемое имя, оставьте выбранным значение Отображаемое значение в разделе Выбор поля. Если вы хотите выполнить сортировку или фильтрацию по другому полю связанного типа данных, укажите его в разделе Выбор поля.

В этом примере мы выбрали поле Area. При этом появляются флажки фильтра и отображаются сведения о численности населения стран, указанных в таблице. Также важно знать: меню числового фильтра зависят от того, какое поле выбрано в разделе Выбор поля.

Подробнее о связанных типах данных

Типы данных в Excel: акции и география

Использование типов данных организации из Power BI

Создание типа данных (Power Query)

Источник

Хитрости »

30 Декабрь 2018 78609 просмотров

Невозможно разорвать связи с другой книгой

Прежде чем разобрать причины ошибки разрыва связей, не лишним будет разобраться что такое вообще связи в Excel и откуда они берутся. Если все это Вам известно — можете пропустить этот раздел

Что такое связи в Excel и как их создать
Как разорвать/удалить связи
Что делать, если связи не разрываются

Что такое связи в Excel и как их создать

Иногда при работе с различными отчетами приходится создавать связи с другими книгами(отчетами). Чаще всего это используется в функциях вроде ВПР(VLOOKUP) для получения данных по критерию из таблицы, расположенной в другой книге. Так же это может быть и простая ссылка на ячейки другой книги. В итоге ссылки в таких ячейках выглядят следующим образом:

=ВПР(A2;'[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A:$F;4;0)

или

='[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A1

[Продажи 2018.xlsx] — обозначает книгу, в которой итоговое значение. Такие книги так же называют источниками
Отчет — имя листа в этой книге
$A:$F и $A1 — непосредственно ячейка или диапазон со значениями

Если закрыть книгу, на которую была создана такая ссылка, то ссылка сразу изменяется и принимает более «длинный» вид:
=ВПР(A2;’C:UsersДмитрийDesktop[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A:$F;4;0)
=’C:UsersДмитрийDesktop[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A1
Предположу, что большинство такими ссылками не удивишь. Такие ссылки так же принято называть связыванием книг. Поэтому как только создается такая ссылка на вкладке Данные(Data) в группе Запросы и подключения(Queries & Coonections) активируется кнопка Изменить связи(Edit Links). Там же, как несложно догадаться, их можно изменить. В большинстве случаев ни использование связей, ни их изменение не доставляет особых проблем. Даже если в книге источники были изменены значения ячеек, то при открытии книги со связью эти изменения будут так же автоматом обновлены. Но если книгу-источник переместили или переименовали — при следующем открытии книги со ссылками на неё Excel покажет сообщение о недоступных связях в книге и запрос на обновление этих ссылок:

Если нажать Продолжить, то ссылки обновлены не будут и в ячейках будут оставлены значения на момент последнего сохранения. Происходит это потому, что ссылки хранятся внутри самой книги и так же там хранятся значения этих ссылок. Если же нажать Изменить связи(Change Source), то появится окно изменения связей, где можно будет выбрать каждую связь и указать правильное расположение нужного файла:

Так же изменение связей доступно непосредственно из вкладки Данные(Data)

Как разорвать связи

Как правило связи редко нужны на продолжительное время, т.к. они неизбежно увеличивают размер файла, особенно, если связей много. Поэтому чаще всего связь создается только для единовременно получения данных из другой книги. Исключениями являются случаи, когда связи делаются на общий файл, который ежедневного изменяется и дополняется различными сотрудниками и подразделениями, а в итоговом файле необходимо использовать именно актуальные данные этого файла.
Если решили разорвать связь, необходимо перейти на вкладку

Данные(Data)

-группа

Запросы и подключения(Queries & Coonections)

—

Изменить связи(Edit Links)

:

Выделить нужные связи и нажать

Разорвать связь(Break Link)

. При этом все ячейки с формулами, содержащими связи, будут преобразованы в значения вычисленные этой формулой при последнем обновлении. Данное действие нельзя будет отменить — только закрытием книги без сохранения.
Так же связи внутри формул разрываются, если формулы просто заменить значениями -выделяем нужные ячейки -копируем их -не снимая выделения жмем

Правую кнопку мыши

—

Специальная вставка(Paste Special)

—

Значения(Values)

. Формулы в ячейках будут заменены результатами их вычислений, а все связи будут удалены.
Более подробно про замену формул значениями можно узнать из статьи: Как удалить в ячейке формулу, оставив значения?

Что делать, если связи не разрываются

Но иногда возникают ситуации, когда вроде все формулы во всех ячейках уже заменены на значения, но запрос на обновление каких-то связей все равно появляется. В этом случае есть парочка рекомендаций для поиска и удаления этих мифических связей:

проверьте нет ли каких-либо связей в именованных диапазонах:
нажмите сочетание клавиш Ctrl+F3 или перейдите на вкладку Формулы(Formulas) —Диспетчер имен(Name Manager)
Читать подробнее про именованные диапазоны
Если в каком-либо имени есть ссылка с полным путем к какой-то книге(вроде такого ‘[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A1), то такое имя надо либо изменить, либо удалить. Кстати, некоторые имена в итоге могут выдавать ошибку #ССЫЛКА!(#REF!) — к ним тоже стоит присмотреться. Имена с ошибками ничего хорошего как правило не делают.
Настоятельно рекомендую перед удалением имен создать резервную копию файла, т.к. неверное удаление таких имен может повлечь неправильную работу файла даже в случае, если сами ссылки возвращали в итоге ошибочное значение.
если удаление лишних имен не дает эффекта — проверьте условное форматирование:
вкладка Главная(Home) —Условное форматирование(Conditional formatting) —Управление правилами(Manage Rules). В выпадающем списке проверить каждый лист и условия в нем:

Может случиться так, что условие было создано с использованием ссылки на другие книги. Как правило Excel запрещает это делать, но если ссылка будет внутри какого-то именованного диапазона — то диапазон такой можно будет применить в УФ, но после его удаления в самом УФ это имя все равно остается и генерирует ссылку на файл-источник. Такие условия можно удалять без сомнений — они все равно уже не выполняются как положено и лишь создают «пустую» связь.
Так же не помешает проверить наличие лишних ссылок и среди проверки данных(Что такое проверка данных). Как правило связи могут быть в проверке данных с типом Список. Но как их отыскать, если проверка данных распространена на множество ячеек?
Находим все ячейки с проверкой данных: выделяем одну любую ячейку на листе -вкладка Главная(Home) -группа Редактирование(Editing) —Найти и выделить(Find & Select) —Выделить группу ячеек(Go to Special). Отмечаем Проверка данных(Data validation) —Всех(All). Жмем Ок. После этого можно выделить все эти ячейки каким-либо цветом, чтобы удобнее было потом просматривать. Но такой метод выделит ВСЕ ячейки с проверками данных, а не только ошибочные.
Конечно, если вариантов кроме как найти руками нет и ячеек немного – просто заходим в проверку данных каждой ячейки(выделяем эту ячейку -вкладка Данные(Data) —Проверка данных(Data validation)) и смотрим, есть ли там проблемная формула со ссылками на другие книги.
Можно поступить более кардинально – после того как выделили все ячейки с проверкой данных идем на вкладку Данные(Data) —Проверка данных(Data validation) и для всех ячеек в поле Тип данных(Allow) выбираем Любое значение(Any value). Это удалит все формулы из проверки данных всех ячеек.
Но если ни удаление всех проверок данных, ни проверка каждой ячейки не подходит — я предлагаю коротенький код, который отыщет все такие ссылки быстрее и сэкономит время:
```
Option Explicit
'---------------------------------------------------------------------------------------
' Author : The_Prist(Щербаков Дмитрий)
'          Профессиональная разработка приложений для MS Office любой сложности
'          Проведение тренингов по MS Excel
'          https://www.excel-vba.ru
'          info@excel-vba.ru
'          WebMoney - R298726502453; Яндекс.Деньги - 41001332272872
' Purpose:
'---------------------------------------------------------------------------------------
Sub FindErrLink()
    'надо посмотреть в Данные -Изменить связи ссылку на файл-иточник
    'и записать сюда ключевые слова в нижнем регистре(часть имени файла)
    'звездочка просто заменяет любое кол-во символов, чтобы не париться с точным названием
    Const sToFndLink$ = "*продажи 2018*"
 
    Dim rr As Range, rc As Range, rres As Range, s$
    'определяем все ячейки с проверкой данных
    On Error Resume Next
    Set rr = ActiveSheet.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)
    If rr Is Nothing Then
        MsgBox "На активном листе нет ячеек с проверкой данных", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
        Exit Sub
    End If
    On Error GoTo 0
    'проверяем каждую ячейку на предмет наличия связей
    For Each rc In rr
        'на всякий случай пропускаем ошибки - такое тоже может быть
        'но наши связи должны быть без них и они точно отыщутся
        s = ""
        On Error Resume Next
        s = rc.Validation.Formula1
        On Error GoTo 0
        'нашли - собираем все в отдельный диапазон
        If LCase(s) Like sToFndLink Then
            If rres Is Nothing Then
                Set rres = rc
            Else
                Set rres = Union(rc, rres)
            End If
        End If
    Next
    'если связь есть - выделяем все ячейки с такими проверками данных
    If Not rres Is Nothing Then
        rres.Select
'        rres.Interior.Color = vbRed 'если надо выделить еще и цветом
    End If
End Sub
```
Чтобы правильно использовать приведенный код, необходимо скопировать текст кода выше, перейти в редактор VBA(Alt+F11) -создать стандартный модуль(Insert —Module) и в него вставить скопированный текст. После чего вызвать макросы(Alt+F8 или вкладка Разработчик —Макросы), выбрать FindErrLink и нажать выполнить.
Есть пара нюансов:
- Прежде чем искать ненужную связь необходимо определить её ссылку: Данные(Data) -группа Запросы и подключения(Queries & Coonections) —Изменить связи(Edit Links). Запомнить имя файла и записать в этой строке внутри кавычек:
  Const sToFndLink$ = «*продажи 2018*»
  Имя файла можно записать не полностью, все пробелы и другие символы можно заменить звездочкой дабы не ошибиться. Текст внутри кавычек должен быть в нижнем регистре. Например, на картинках выше есть связь с файлом «Продажи 2018.xlsx», но я внутри кода записал «*продажи 2018*» — будет найдена любая связь, в имени которой есть «продажи 2018».
- Код ищет проверки данных только на активном листе
- Код только выделяет все найденные ячейки(обычное выделение), он ничего сам не удаляет
- Если надо подсветить ячейки цветом — достаточно убрать апостроф(‘) перед строкой
  rres.Interior.Color = vbRed ‘если надо выделить еще и цветом

Обязательно делаем резервную копию файла, связи в котором никак не хотят разрываться
Открываем файл при помощи любого архиватора(WinRAR отлично справляется, но это может быть и другой, работающий с форматом ZIP)
В архиве перейти в папку xl -> externalLinks
Сколько связей содержится в файле, столько файлов вида externalLink1.xml и будет внутри. Файлы просто пронумерованы и никаких сведений о том, к какому конкретному файлу относится эта связь на поверхности нет. Чтобы узнать какой файл .xml к какой связи относится надо зайти в папку «_rels» и открыть там каждый из имеющихся файлов вида externalLink1.xml.rels. Там и будет содержаться имя файла-источника.
Если надо удалить только связь на конкретный файл — удаляем только те externalLink1.xml.rels и externalLink1.xml, которые относятся к нему. Если удалить надо все связи — удаляем все содержимое папки externalLinks
Закрываем архив
Открываем файл в Excel. Появится сообщение об ошибке вроде «Ошибка в части содержимого в Книге …». Соглашаемся. Появится еще одно окно с перечислением ошибочного содержимого. Нажимаем закрыть.

После этого связи должны быть удалены.
Если и это не помогло — скорее всего «битая» связь связана с ошибкой самого файла и лучшим решением будет перенести все данные в новый файл.

Так же см.:
Найти скрытые связи
Оптимизировать книгу

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Видеоуроки

Поиск по меткам

Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Источник

Как разорвать связи в Excel

Описание проблемы

Когда в формуле вы указываете ссылку на другую книгу, то Excel образует с ней связь. Эта связь будет прекрасно работать и обновляться автоматически в том случае, когда открыты обе книги.

К сожалению, если книга-источник была удалена/перемещена или переименована, то связь нарушится. Также связь будет потеряна если вы переместите конечный файл (содержащий ссылку). Если вы передадите только конечный файл по почте, то получатель тоже не сможет обновить связи.

При нарушении связи, ячейки со ссылками на другие книги будут содержать ошибки #ССЫЛКА.

Как разорвать связь

Один из способов решения данной проблемы — разрыв связи. Если в файле только одна связь, то сделать это довольно просто:

Перейдите на вкладку Данные.
Выберите команду Изменить связи в разделе Подключения.
Нажмите Разорвать связь.

ВАЖНО! При разрыве связи все формулы ссылающиеся на книгу-источник будут преобразованы в значения! Отмена данной операции невозможна!

Как разорвать связь со всеми книгами

Для удобства, можно воспользоваться макросом, который разорвет связи со всеми книгами. Макрос входит в состав надстройки VBA-Excel. Чтобы им воспользоваться необходимо:

Перейти на вкладку VBA-Excel.
В меню Связи выбрать команду Разорвать все связи.

Код на VBA

Код макроса удаляющего все связи с книгой представлен ниже. Можете скопировать его в свой проект.

Как разорваться связи только в выделенном диапазоне

Иногда в книге имеется много связей и есть опасения, что при удалении связи можно удалить лишнюю. Чтобы этого избежать с помощью надстройки можно удалить связи только в выделенном диапазоне. Для этого:

Выделите диапазон данных.
Перейдите на вкладку VBA-Excel (доступна после установки).
В меню Связи выберите команду Разорвать связи в выделенных ячейках.

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как в Excel отобразить связанные ячейки

В Excel имеется очень полезная возможность отображения связанных ячеек. Так, можно для ячейки с формулой отобразить связи — ячейки, значения из которых используются в формуле. Кроме того, установив табличный курсор в какую-либо ячейку, можно просмотреть, в каких формулах она участвует. При этом вес связи отображаются в виде стрелок.

Чтобы отобразить связи с ячейками, участвующими в данной формуле, следует установить табличный курсор на ячейку с формулой и на вкладке Формулы ленты инструментов нажать кнопку Влияющие ячейки. В результате к ячейке устремятся стрелочки, отходящие от ячеек, участвующих в формуле (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Влияющие ячейки

Чтобы наглядно увидеть, на какие другие ячейки влияет значение какой-либо из ячеек, следует установить на нее табличный курсор и на вкладке Формулы ленты инструментов нажать кнопку Зависимые ячейки. В результате от ячейки с формулой отойдут стрелочки, указывающие на зависимые ячейки (рис. 1.13). Необходимо иметь в виду, что связи показываются только с теми ячейками, на которые впрямую влияет значение выбранной ячейки. Связь не отображается в случае косвенного влияния, когда первая ячейка влияет на вторую, а вторая влияет на третью. В этом случае первая ячейка косвенно влияет на значение в третьей ячейке, но связь в таком случае не отображается.

Рис. 1.13. Зависимые ячейки

Подобные связи можно отобразить сразу для нескольких ячеек, построив таким образом своеобразную карту взаимосвязей ячеек таблицы. При этом можно одновременно отображать связи разного тина (и влияющие, и зависимые ячейки).

Чтобы убрать с экрана отображенные связи, на вкладке Формулы ленты инструментов достаточно нажать кнопку Убрать стрелки. В результате будут скрыты все отображенные ранее связи. В том случае, если требуется скрыть связи только определенного типа (иллюстрирующие влияющие связи или зависимые), следует щелкнуть мышкой по стрелочке, расположенной рядом с кнопкой Убрать стрелки, и в появившемся меню выбрать, какие именно стрелки необходимо убрать (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Сокрытие ненужных стрелок

Если ваша версия Excel на английском языке, то вам стоить посетить курсы, которые открыла школа английского языка и несомненными преимуществами которой являются следующие: соответствие школьной программе обучения, простота, наглядность и доступность изложения материала, большое количество и разнообразие упражнений для практики, наличие упражнений разной степени сложности, универсальность использования вне зависимости от базового учебника, соответствие возрастным особенностям и возможностям учащихся.

Поиск ссылок (внешних ссылок) в книге

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Связывание с другими книгами — это очень распространенная задача в Excel, но иногда вы можете столкнуться с книгой, в которой есть ссылки, даже если Excel сообщает, что они существуют. Найти все внешние ссылки, которые используются в книге, не существует. Однако вы можете воспользоваться несколькими ручными методами. Необходимо искать формулы, определенные имена, объекты (такие как текстовые поля или фигуры), названия диаграмм и ряды данных диаграммы.

В любой книге Excel, на которую вы ссылались, есть имя файла этой книги в ссылке с расширением (например, XLS, XLSX, xlsm), поэтому рекомендуемый способ — найти все ссылки на разделяемое расширение файла . XL . Если вы собираетесь создать связь с другим источником, вам нужно будет определить наиболее подходящее условие поиска.

Поиск ссылок, используемых в формулах

Нажмите клавиши CTRL + F , чтобы открыть диалоговое окно Поиск и замена .

Выберите пункт Параметры.

В поле найти введите . XL.

В поле в выберите пункт Книга.

В поле Искать в выберите пункт формулы.

Нажмите кнопку найти все.

В появившемся списке просмотрите формулы с формулами, которые содержат . XL. В этом случае приложение Excel обнаружило несколько экземпляров шаблона бюджета Master. xlsx.

Чтобы выделить ячейку с внешней ссылкой, щелкните ссылку адрес ячейки для этой строки в поле со списком.

Совет: Щелкните любой заголовок столбца, чтобы отсортировать столбец, а затем сгруппируйте все внешние ссылки.

На вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите пункт Диспетчер имен.

Установите флажки для всех элементов в списке и просмотрите их в столбце » ссылки » для внешних ссылок. Внешние ссылки содержат ссылку на другую книгу, например [Budget. xlsx].

Щелкните любой заголовок столбца, чтобы отсортировать столбец, а затем сгруппируйте все внешние ссылки.

Вы можете сгруппировать несколько элементов с помощью клавиш SHIFT или CTRL , щелкнув левой кнопкой мыши, если вы хотите удалить несколько элементов одновременно.

Нажмите клавиши CTRL + G, сочетание клавиш для диалогового окна Переход и выберите Специальныеобъекты _гт_ _гт_ ОК. Будут выбраны все объекты на активном листе.

Нажимайте клавишу Tab для перемещения между каждым из выбранных объектов, а затем просмотрите строка формул для ссылки на другую книгу, например [Budget. xlsx].

Щелкните название диаграммы на диаграмме, которую нужно проверить.

В строка формул найдите ссылку на другую книгу, например [Budget. xls].

Выберите диаграмму, которую вы хотите проверить.

На вкладке Макет в группе Текущий фрагмент щелкните стрелку рядом с полем элементы диаграммы , а затем выберите ряд данных, который вы хотите проверить.

В строка формул найдите ссылку на другую книгу, например [Budget. xls] в функции ряд.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Невозможно разорвать связи с другой книгой

Что такое связи в Excel и как их создать
Иногда при работе с различными отчетами приходится создавать связи с другими книгами(отчетами). Чаще всего это используется в функциях вроде ВПР (VLOOKUP) для получения данных по критерию из таблицы, расположенной в другой книге. Так же это может быть и простая ссылка на ячейки другой книги. В итоге ссылки в таких ячейках выглядят следующим образом:
=ВПР( A2 ;'[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A:$F;4;0)
или
‘[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A1

[Продажи 2018.xlsx] — обозначает книгу, в которой итоговое значение. Такие книги так же называют источниками
Отчет — имя листа в этой книге
$A:$F и $A1 — непосредственно ячейка или диапазон со значениями

Если закрыть книгу, на которую была создана такая ссылка, то ссылка сразу изменяется и принимает более «длинный» вид:
=ВПР( A2 ;’C:UsersДмитрийDesktop[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A:$F;4;0)
‘C:UsersДмитрийDesktop[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A1
Предположу, что большинство такими ссылками не удивишь. Такие ссылки так же принято называть связыванием книг. Поэтому как только создается такая ссылка на вкладке Данные в группе Запросы и подключения активируется кнопка Изменить связи. Там же, как несложно догадаться, их можно изменить. В большинстве случаев ни использование связей, ни их изменение не доставляет особых проблем. Даже если в книге источники были изменены значения ячеек, то при открытии книги со связью эти изменения будут так же автоматом обновлены. Но если книгу-источник переместили или переименовали — при следующем открытии книги со ссылками на неё Excel покажет сообщение о недоступных связях в книге и запрос на обновление этих ссылок:

Если нажать Продолжить, то ссылки обновлены не будут и в ячейках будут оставлены значения на момент последнего сохранения. Происходит это потому, что ссылки хранятся внутри самой книги и так же там хранятся значения этих ссылок. Если же нажать Изменить связи, то появится окно изменения связей, где можно будет выбрать каждую связь и указать правильное расположение нужного файла:

Так же изменение связей доступно непосредственно из вкладки Данные

Как разорвать связи
Как правило связи редко нужны на продолжительное время, т.к. они неизбежно увеличивают размер файла, особенно, если связей много. Исключениями являются случаи, когда связи делаются на некие общие файлы, расположенные на сетевом диске и заполняемые разными подразделениями, а в итоговый файл связями просто забираются конкретные значения из этого файла. Чтобы разорвать связи необходимо перейти на вкладку Данные -группа Данные и подключения -Изменить связи:

Выделить нужные связи и нажать Разорвать связь. При этом все ячейки с формулами, содержащими связи, будут преобразованы в значения вычисленные этой формулой при последнем обновлении. Данное действие нельзя будет отменить — только закрытием книги без сохранения.
Так же связи внутри формул разрываются, если формулы просто заменить значениями -Копируем нужные ячейки -Правая кнопка мыши -Специальная вставка -Значения. Формулы в ячейках будут заменены результатами их вычислений, а все связи будут удалены.
Более подробно про замену формул значениями можно узнать из статьи: Как удалить в ячейке формулу, оставив значения?

Что делать, если связи не разрываются

проверьте нет ли каких-либо связей в именованных диапазонах:
нажмите сочетание клавиш Ctrl + F3 или перейдите на вкладку Формулы (Formulas) —Диспетчер имен (Name Manager)
Читать подробнее про именованные диапазоны
Если в каком-либо имени есть ссылка с полным путем к какой-то книге(вроде такого ‘[Продажи 2018.xlsx]Отчет’!$A1 ), то такое имя надо либо изменить, либо удалить. Кстати, некоторые имена в итоге могут выдавать ошибку #ССЫЛКА! (#REF!) . К ним тоже стоит присмотреться.
Настоятельно рекомендую перед удалением имен создать резервную копию файла, т.к. неверное удаление таких имен может повлечь неправильную работу файла даже в случае, если сами ссылки возвращали в итоге ошибочное значение.
если удаление лишних имен не дает эффекта — проверьте условное форматирование:
вкладка Главная (Home) —Условное форматирование (Conditional formatting) —Управление правилами (Manage Rules) . В выпадающем списке проверить каждый лист и условия в нем:

Может случиться так, что условие было создано с использованием ссылки на другие книги. Как правило Excel запрещает это делать, но если ссылка будет внутри какого-то именованного диапазона — то диапазон такой можно будет применить в УФ, но после его удаления в самом УФ это имя все равно остается и генерирует ссылку на файл-источник. Такие условия можно удалять без сомнений — они все равно уже не выполняются как положено и лишь создают «пустую» связь.
Так же не помешает проверить наличие лишних ссылок и среди проверки данных(Что такое проверка данных). Как правило связи могут быть в проверке данных с типом Список. Но как их отыскать, если проверка данных распространена на множество ячеек? Проверять каждую? Это очень долго. Поэтому я предлагаю коротенький код, который отыщет все такие ссылки быстрее и сэкономит время):

Option Explicit ‘————————————————————————————— ‘ Author : The_Prist(Щербаков Дмитрий) ‘ Профессиональная разработка приложений для MS Office любой сложности ‘ Проведение тренингов по MS Excel ‘ https://www.excel-vba.ru ‘ info@excel-vba.ru ‘ WebMoney — R298726502453; Яндекс.Деньги — 41001332272872 ‘ Purpose: ‘————————————————————————————— Sub FindErrLink() ‘надо посмотреть в Данные -Изменить связи ссылку на файл-иточник ‘и записать сюда ключевые слова в нижнем регистре(часть имени файла) ‘звездочка просто заменяет любое кол-во символов, чтобы не париться с точным названием Const sToFndLink$ = «*продажи 2018*» Dim rr As Range, rc As Range, rres As Range, s$ ‘определяем все ячейки с проверкой данных On Error Resume Next Set rr = ActiveSheet.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation) If rr Is Nothing Then MsgBox «На активном листе нет ячеек с проверкой данных», vbInformation, «www.excel-vba.ru» Exit Sub End If On Error GoTo 0 ‘проверяем каждую ячейку на предмет наличия связей For Each rc In rr ‘на всякий случай пропускаем ошибки — такое тоже может быть ‘но наши связи должны быть без них и они точно отыщутся s = «» On Error Resume Next s = rc.Validation.Formula1 On Error GoTo 0 ‘нашли — собираем все в отдельный диапазон If LCase(s) Like sToFndLink Then If rres Is Nothing Then Set rres = rc Else Set rres = Union(rc, rres) End If End If Next ‘если связь есть — выделяем все ячейки с такими проверками данных If Not rres Is Nothing Then rres.Select ‘ rres.Interior.Color = vbRed ‘если надо выделить еще и цветом End If End Sub

Чтобы правильно использовать приведенный код, необходимо скопировать текст кода выше, перейти в редактор VBA( Alt + F11 ) -создать стандартный модуль(Insert —Module) и в него вставить скопированный текст. После чего вызвать макросы( Alt + F8 ), выбрать FindErrLink и нажать выполнить.
Есть пара нюансов:
1. Прежде чем искать ненужную связь необходимо определить её ссылку: Данные -Изменить связи. Запомнить имя файла и записать в этой строке внутри кавычек:
Const sToFndLink$ = «*продажи 2018*»
Имя файла можно записать не полностью, все пробелы и другие символы можно заменить звездочкой дабы не ошибиться. Текст внутри кавычек должен быть в нижнем регистре. Например, на картинках выше есть связь с файлом «Продажи 2018.xlsx», но я внутри кода записал «*продажи 2018*» — будет найдена любая связь, в имени которой есть «продажи 2018».
2. Код ищет проверки данных только на активном листе
3. Код только выделяет все найденные ячейки(обычное выделение), он ничего сам не удаляет.
4. Если надо подсветить ячейки цветом — достаточно убрать апостроф(‘) перед строкой
rres.Interior.Color = vbRed ‘если надо выделить еще и цветом

Как правило после описанных выше действий лишних связей остаться не должно. Но если вдруг связи остались и найти Вы их никак не можете или по каким-то причинам разорвать связи не получается(например, лист со связью защищен)- можно пойти совершенно иным путем. Действует этот рецепт только для файлов новых форматов Excel 2007 и выше:
1. Обязательно делаем резервную копию файла, связи в котором никак не хотят разрываться
2. Открываем файл при помощи любого архиватора(WinRAR отлично справляется, но это может быть и другой, работающий с форматом ZIP)
3. В архиве перейти в папку xl -> externalLinks
4. Сколько связей содержится в файле, столько файлов вида externalLink1.xml и будет внутри. Файлы просто пронумерованы и никаких сведений о том, к какому конкретному файлу относится эта связь на поверхности нет. Чтобы узнать какой файл .xml к какой связи относится надо зайти в папку «_rels» и открыть там каждый из имеющихся файлов вида externalLink1.xml.rels. Там и будет содержаться имя файла-источника.
5. Если надо удалить только связь на конкретный файл — удаляем только те externalLink1.xml.rels и externalLink1.xml, которые относятся к нему. Если удалить надо все связи — удаляем все содержимое папки externalLinks
6. Закрываем архив
7. Открываем файл в Excel. Появится сообщение об ошибке вроде «Ошибка в части содержимого в Книге . «. Соглашаемся. Появится еще одно окно с перечислением ошибочного содержимого. Нажимаем закрыть.

После этого связи должны быть удалены.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Обобщаем с умом: внешние ссылки и консолидация в Excel

Здравствуйте, уважаемые читатели. Как часто перед Вами стоит задача консолидации, или свода данных из разных листов и книг в одну таблицу? Думаю, что часто. Консолидация в Excel — это трудоемкая, кропотливая и неприятная работа, но в этой статье я расскажу, как ее облегчить. Для сбора информации из разных источников есть два подхода: внешние ссылки на ячейки, или инструмент «Консолидация».

Внешние ссылки в Excel

Думаю, каждый из Вас знает, что внешняя ссылка в Эксель – это ссылка на ячейку, находящуюся в другой книге. И самый распространенный способ собрать данные из разных источников в одну – как раз внешние ссылки.

Если итоговая таблица достаточно простая, этот способ можно использовать, иначе – легко запутаться, да и утомительно вручную внести несколько сотен ссылок на ячейки, высока вероятность ошибки. Тем не менее, для маленьких таблиц это действительно решение.

Существует много способов сослаться на ячейку с другого листа, или книги. Я расскажу Вам самый простой:

Откройте все файлы – свод и исходники
Кликните по ячейке, в которую нужно вставить ссылку, и введите знак равно (как вы это делаете, когда создаете формулы).
Выберите файл с исходным значением и кликните на этом значении. В строке формул появится ссылка на это значение.
Если к этому значению нужно прибавить другие из остальных источников – допишите «+» и повторяйте п.3-4 до полного заполнения.
Когда все ссылки на ячейки сделаны, нажмите Enter , будет просчитан сводный результат.

Внешняя ссылка имеет специфический внешний вид: имя файла в квадратных скобках, имя листа, восклицательный знак, координаты ячейки:

Когда Вы закроете исходные файлы, к ссылке слева добавится еще и адрес файла-исходника:

По умолчанию, все внешние ссылки абсолютные, т.е. при копировании не изменяются. Если нужно, сделайте их относительными, нажимая F4 до получения необходимого типа ссылки.

Не перемещайте файлы-исходники, т.к. это разорвет связи, и внешние ссылки работать больше не будут.

Если на одном компьютере открыт и сводный документ и исходник, изменения в исходной таблице сразу же «подтянутся» и в свод. Если хотя бы одна из этих книг закрыта – понадобится принудительное обновление. Так же, при повторном открытии сводного файла, Эксель предложит обновить данные. Сделайте это, если нужно актуализировать информацию.

Управление внешними ссылками

Чтобы управлять ссылками на источники в других книгах, нажмите на ленте Данные – Подключения – Изменить связи . В открывшемся окне отобразится весь список подключенных файлов и кнопки-команды:

Обновить – принудительное обновление всех ссылок
Изменить – указать новую книгу Excel, в которой располагаются подключенные данные
Открыть – открывает документ-источник
Разорвать связь – удаляет внешние ссылки из этой связи, заменяет их на значение
Состояние – обновляет статус доступности файлов с данными
Запрос на обновление связей – укажите программе, нужно ли обновлять данные при открытии файла

Если у Вас большой файл с несколькими листами, может понадобиться много времени на поиски внешних ссылок. Так как быстро найти внешние ссылки в документе Excel? Предложу рецепт. Все подобные ссылки имеют общий элемент – открывающая и закрывающая квадратные скобки, в которые записано имя файла-исходника. В других случаях такие скобки используются редко. Нажмите Ctrl+F для открытия окна поиска, в поле «Найти» введите квадратную скобку и нажмите «Найти все». В результатах поиска точно будут все внешние ссылки.

Применение внешних ссылок – самый простой и очевидный способ собрать данные из нескольких таблиц в одну. Но если данных достаточно много, этот метод неприменим. Тогда пользуемся инструментом «Консолидация».

Консолидация данных в одну таблицу

Этот инструмент упрощает сведение информации в одну таблицу данных, это удачный способ автоматизации процесса.

Рассмотрим его работу на примере. У нас есть 3 файла с данными о продажах трех подразделений компании. Нужно собрать общие показатели по организации, и сделать это быстро, ведь информация нужна «на вчера».

Давайте выполнять. Открываем все файлы-исходники и свод. Активируем «Свод». Ищем на ленте Данные – Работа с данными – Консолидация . Откроется окно подключения внешних данных.

Теперь пошагово выполняем:

В поле «Функция» выбираем «Сумма» (или что-то другое, если нужно)
В поле «Ссылка» указываем ссылку на данные в первом файле-источнике (вместе с шапкой). Лучше всего, указать столбцы полностью, например A:D . Тогда не нужно будет переопределять диапазон при добавлении новых данных.
Нажимаем «Добавить», ссылка появляется в поле «Список диапазонов»
Повторяйте п. 2-3, пока не добавите ссылки на все файлы-исходники

Установите галочки «Подписи верхней строки» и «Значения левого столбца», чтобы Эксель сам подобрал заголовки шапки и категории в строках
Установите галку «Создавать связи с исходными данными», тогда консолидация будет сделана с помощью ссылок на ячейки. Иначе – будут просто вставлены итоговые значения.
Нажмите Ок для завершения настройки консолидации.

В итоге, в файле «Свод» появится сведенный список из таблиц всех подключенных файлов. Если установили галочку «Создавать связи с исходными данными», итоговая таблица будет структурирована, можно развернуть каждый пункт и увидеть детали по каждому подразделению отдельно

Если исходные таблицы изменились, можно переформировать свод. Для этого повторно откройте окно «Консолидация» и нажмите Ок.

Такой вот простой инструмент, решающий одну из самых противных задач в Эксель. Я предпочитаю применять именно его, ручная работа по внесению ссылок – не для меня. Рекомендую и Вам пользоваться. Хотя, более удачным решением будет применение сводной таблицы (когда это возможно), или создание собственной VBA-программы с детальными настройками сведения.

На этом оставлю Вас экспериментировать с Консолидацией, и приступаю к написанию поста о защите данных в Эксель. Читайте, эта информация сейчас, как никогда актуальна. До встречи!

Источник

Создание связей между рабочими книгами

Открываем обе рабочие книги в Excel
В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Обновление связей

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =[Источник.xlsx]Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Источник