Настройка вычислений в сводных таблицах
Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):
Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?
Другие функции расчета вместо банальной суммы
Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings), то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:
В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:
По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum), а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count).
Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:
…а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings), чтобы в итоге получить желаемое:
Долевые проценты
Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as):
В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row), Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total), чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:
Динамика продаж
Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference), а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):
…то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:
А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом — то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:
P.S.
В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще — щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By):
… и Дополнительные вычисления (Show Data as):
Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:
- % от суммы по родительской строке (столбцу) — позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:
В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.
- % от суммы нарастающим итогом — работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:
- Сортировка от минимального к максимальному и наоборот — немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
Ссылки по теме
- Что такое сводные таблицы, как их строить
- Группировка чисел и дат с нужным шагом в сводных таблицах
- Построение отчета сводной таблицы по нескольким диапазонам исходных данных
Вычисляемое поле в Сводных таблицах в MS Excel
В качестве исходной таблицы возьмем таблицу продаж товара по месяцам. В этой таблице также содержится план продаж. Подробности можно посмотреть в файле примера .
Нашей задачей будет:
- вычислить % выполнения плана
- представить полученные данные по годам для каждого месяца (каждый год — отдельный столбец)
В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.
Исходная таблица
Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью Таблицы в формате EXCEL 2007 ).
На основе даты продажи в столбце А, в таблице рассчитываются 2 столбца: Номер месяца =МЕСЯЦ() и Год =ГОД() . Для форматирования ячеек столбца А в виде окт11 использован пользовательский формат Даты [$-419]МММГГ;@.
Столбец План представляет собой линейный тренд (это не важно для целей данной статьи), столбец Продано — фактический объем продаж.
Сводная таблица
Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню Вставка/ Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.
Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.
В окне Список полей будут отражены названия всех столбцов исходной таблицы. Таким образом, поле — это просто столбец. Вычисляемое поле — это, по сути, вычисляемый столбец.
Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.
Создаем вычисляемое поле
Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’
Это можно сделать непосредственно в Сводной таблице , создав Вычисляемое поле ПроцентВыполнения.
Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите Параметры/ Вычисления/ Поля, элементы и наборы/ Вычисляемое поле :
Появится диалоговое окно:
Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:
- Вместо Поле1 введите название Вычисляемого поля, например, ПроцентВыполнения
- В списке полей выделите поле Продано, руб. и нажмите кнопку Добавить поле или дважды кликните на него. Название поля будет введено в поле Формула
- Введите символ деления / в поле Формула
- В списке полей выделите поле План, руб. и нажмите кнопку Добавить поле
- Нажмите ОК
После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.
После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на процентный ).
Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.
Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.
Вычисляемое поле. Алгоритм расчета
Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана. Вычисляемое поле ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года — это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).
Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?
Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).
В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля — итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.
Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.
Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.
Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец — отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.
В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.
Изменяем и удаляем Вычисляемое поле
Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.
Там же можно удалить это поле.
Еще одно ограничение
Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.
Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.
Решение проблемы с подсчетом суммы выделенных ячеек в Microsoft Excel
Чаще всего проблемы с подсчетом суммы выделенных ячеек появляются у пользователей, которые не совсем понимают, как работает эта функция в Excel. Подсчет не производится, если в ячейках присутствует вручную добавленный текст, пусть даже и обозначающий валюту или выполняющий другую задачу. При выделении таких ячеек программа показывает только их количество.
Как только вы удалите этот вручную введенный текст, произойдет автоматическое форматирование формата ячейки в числовую. и при выделении пункт «Сумма» отобразится внизу таблицы. Однако это правило не сработает, если из-за этих самых надписей формат ячейки остался текстовым. В таких ситуациях обратитесь к следующим способам.
Способ 2: Изменение формата ячеек
Если ячейка находится в текстовом формате, ее значение не входит в сумму при подсчете. Тогда единственным правильным решением станет форматирование формата в числовой, за что отвечает отдельное меню программы управления электронными таблицами.
- Зажмите левую кнопку мыши и выделите все значения, при подсчете которых возникают проблемы.
Способ 3: Переход в режим просмотра «Обычный»
Иногда проблемы с подсчетом суммы чисел в ячейках связаны с отображением самой таблицы в режиме «Разметка страницы» или «Страничный». Почти всегда это не мешает нормальной демонстрации результата при выделении ячеек, но при возникновении неполадки рекомендуется переключиться в режим просмотра «Обычный», нажав по кнопке перехода на нижней панели.
На следующем скриншоте видно то, как выглядит этот режим, а если у вас в программе таблица не такая, используйте описанную выше кнопку, чтобы настроить нормальное отображение.
Способ 4: Проверка знака разделения дробной части
Практически в любой программе на компьютере запись дробей происходит в десятичном формате, соответственно, для отделения целой части от дробной нужно написать специальный знак «,». Многие пользователи думают, что при ручном вводе дробей разницы между точкой и запятой нет, но это не так. По умолчанию в настройках языкового формата операционной системы в качестве разделительного знака всегда используется запятая. Если же вы поставите точку, формат ячейки сразу станет текстовым, что видно на скриншоте ниже.
Проверьте все значения, входящие в диапазон при подсчете суммы, и поменяйте знак отделения дробной части от целой, чтобы получить корректный подсчет суммы. Если невозможно исправить все точки сразу, есть вариант изменения настроек операционной системы, о чем читайте в следующем способе.
Способ 5: Изменение разделителя целой и дробной части в Windows
Решить необходимость изменения разделителя целой и дробной части в Excel можно, если настроить этот знак в самой Windows. За это отвечает особый параметр, для редактирования которого нужно вписать новый разделитель.
- Откройте «Пуск» и в поиске найдите приложение «Панель управления».
Как только вы вернетесь в Excel и выделите все ячейки с указанным разделителем, никаких проблем с подсчетом суммы возникнуть не должно.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Почему эксель неправильно считает сумму столбца
Приложение Эксель используют не только для создания таблиц. Его главным предназначением является расчет чисел по формулам. Достаточно вписать в ячейки новые значения и система автоматически пересчитает их. Однако, в некоторых случаях расчет не происходит. Тогда, необходимо выяснить, почему Эксель не считает сумму.
Основные причины неисправности
Эксель может не считать сумму или формулы по многим причинам. Проблема часто заключается, как в неправильной формуле, так и в системных настройках книги. Поэтому, рекомендуется воспользоваться несколькими советами, чтобы выяснить, какой именно подходит в данной конкретной ситуации.
Изменяем формат ячеек
Программа выводит неправильные расчеты, если указанные форматы не соответствуют значению, которое находится в ячейке. Тогда вычисление или вообще не будет применяться, или выдавать совсем другое число. Например, если формат является текстовым, то расчет проводится не будет. Для программы, это только текст, а не числа. Также, может возникнуть ситуация, когда формат не соответствует действительному. В таком случае, у пользователя не получится правильно вставить вычисление, и Эксель не посчитает сумму и не рассчитает результат формулы.
Чтобы проверить, действительно ли дело в формате, следует перейти во вкладку «Главная». Предварительно, необходимо выбрать непроверенную ячейку. В этой вкладке находится информация о формате.
Если его нужно изменить, достаточно нажать на стрелочку и выбрать требуемый из списка. После этого, система произведет новый расчет.
Список форматов в данном разделе полный, но без описаний и параметров. Поэтому в некоторых случаях пользователь не может найти нужный. Тогда, лучше воспользоваться другим методом. Так же, как и в первом варианте, следует выбрать ячейку. После этого кликнуть правой клавишей мыши и открыть команду «Формат ячеек».
В открытом окне находится полный список форматов с описанием и настройками. Достаточно выбрать нужный и нажать на «ОК».
Отключаем режим «Показать формулы»
Иногда пользователь может заметить, что вместо числа отображено само вычисление и формула в ячейке не считается. Тогда, нужно отключить данный режим. После этого система будет выводить готовый результат расчета, а не выражения.
Для отключения функции «Показать формулы», следует перейти в соответствующий раздел «Формулы». Здесь находится окно «Зависимости». Именно в нем расположена требуемая команда. Чтобы отобразить список всех зависимостей, следует кликнуть на стрелочке. Из перечня необходимо выбрать «Показать» и отключить данный режим, если он активен.
Ошибки в синтаксисе
Часто, неправильное отображение результата является следствием ошибок синтаксиса. Такое случается, если пользователь вводил вычисление самостоятельно и не прибегал к помощи встроенного мастера. Тогда, все ячейки с ошибками не будут выдавать расчет.
В таком случае, следует проверить правильное написание каждой ячейки, которая выдает неверный результат. Можно переписать все значения, воспользовавшись встроенным мастером.
Включаем пересчет формулы
Все вычисления могут быть прописаны правильно, но в случае изменения значений ячеек, перерасчет не происходит. Тогда, может быть отключена функция автоматического изменения расчета. Чтобы это проверить, следует перейти в раздел «Файл», затем «Параметры».
В открытом окне необходимо перейти во вкладку «Формулы». Здесь находятся параметры вычислений. Достаточно установить флажок на пункте «Автоматически» и сохранить изменения, чтобы система начала проводить перерасчет.
Ошибка в формуле
Программа может проводить полный расчет, но вместо готового значения отображается ошибка и столбец или ячейка может не суммировать числа. В зависимости от выводимого сообщения можно судить о том, какая неисправность возникла, например, деление на ноль или неправильный формат.
Для того, чтобы перепроверить синтаксис и исправить ошибку, следует перейти в раздел «Формулы». В зависимостях находится команда, которая отвечает за вычисления.
Откроется окно, которое отображает саму формулу. Здесь, следует нажать на «Вычислить», чтобы провести проверку ошибки.
Другие ошибки
Также, пользователь может столкнуться с другими ошибками. В зависимости от причины, их можно исправить соответствующим образом.
Формула не растягивается
Растягивание необходимо в том случае, когда несколько ячеек должны проводить одинаковые вычисления с разными значениями. Но бывает, что этого не происходит автоматически. Тогда, следует проверить, что установлена функция автоматического заполнения, которая расположена в параметрах.
Кроме того, рекомендуется повторить действия для растягивания. Возможно, ошибка была в неправильной последовательности.
Неверно считается сумма ячеек
Сумма также считается неверно, если в книге находятся скрытые ячейки. Их пользователь не видит, но система проводит расчет. В итоге, программа отображает одно значение, а реальная сумма должна быть другой.
Такая же проблема возникает, если отображены значения с цифрами после запятой. В таком случае их требуется округлить, чтобы вычисление производилось правильно.
Формула не считается автоматически
Эксель не будет считать формулу автоматически, если данная функция отключена в настройках. Пользователь может устранить данную проблему, если перейдет в параметры, которые находятся в разделе «Файл».
В открытом окне следует перейти к настройке автоматического перерасчета и установить флажок на соответствующей команде. После этого требуется сохранить изменения.
Бухгалтеры (и не только) знают одну «нехорошую» особенность Excel – «неумение» правильно суммировать. 🙂 Иногда это приводит к казусам в бухгалтерских документах, сформированных в Excel (рис. 1)
Рис. 1. Фрагмент счет-фактуры с «неверным» суммированием
Скачать заметку в формате Word, примеры в формате Excel
Видно, что общий итог по налогу (значение в ячейке G7) и стоимости товаров (Н7) отличаются на копейку от суммы по строкам (G4:G6 и Н4:Н6, соответственно). Это ошибка является следствием округления. Дело в том, что значения только отображаются в формате с двумя десятичными знаками. Фактические значения в этих ячейках содержат больше десятичных знаков (рис. 2). Excel суммирует не отображаемые значения, а фактические.
Рис. 2. Тот же счет-фактура с большим числом знаков после запятой
Чтобы значение в ячейке G7 равнялось сумме отображаемых значений в ячейках G4:G6, можно применить формулу массива, проводящую округление значений до двух десятичных знаков перед суммированием: <=СУММ(ОКРУГЛ(G4:G6;2))>(рис. 3). [1]
Рис. 3. «Правильное» суммирование с использованием формулы массива
Чуть подробнее, как работает эта формула. Excel формирует виртуальный массив (в памяти компьютера), состоящий из трех элементов: ОКРУГЛ(G4;2), ОКРУГЛ(G5;2), ОКРУГЛ(G6;2), то есть значений в ячейках G4:G6, округленных до двух десятичных знаков, а затем суммирует эти три элемента. Вуаля! 🙂
Ошибки округления можно также исключить, применив функцию ОКРУГЛ в каждой из ячеек диапазона G4:G6. Этот прием не требует применения формулы массива, однако требует многократного использования функции ОКРУГЛ. Вам судить, что проще!
[1] Идея подсмотрена в книге Джона Уокенбаха «MS Excel 2007. Библия пользователя». Если вы не использовали ранее формулы массива, рекомендую начать с заметки Excel. Введение в формулы массива .
Комментарии: 42 комментария
Для полноты картины можно упомянуть еще об одном варианте, в параметрах Excel указать «точность как на экране» (Файл-Параметры-Дополнительно-При пересчете этой книги: задать точность как на экране)
Вот не рекомендуют программисты такой способ
Очень осторожно с этой приблудой. Точность_как_на_экране применяется ко всем листам книги и после сохранения вернуть прежние значения не получится.
Спасибо ! Очень помогло! сэкономило кучу времени
Спасибо за статью. «соответсвенно» лучше исправить
а как быть, если в документе производится большое количество вычислений, и числа «завязаны» друг за друга. использование формул ОКРУГЛ и т.п. немного неудобно.
как можно отключить округление отображаемого числа? как сделать, чтобы ексель показывал то что есть? пример — число 12345.6789, с точностью после запятой 2, он не округлял 12345.68, а отображал 12345.67, но значение оставалось 12345.6789?
Александр, если Вы хотите, чтобы Excel отражал с точностью до двух знаков после запятой, а хранил число с максимальной точностью, просто задайте форматирование «два знака после запятой», и никакие дополнительные формулы не потребуются. Но… именно против этого и направлена статья, так как в бухгалтерских расчетах не допускается расхождение между суммой и слагаемыми…
Как быть, если это не помогло. В формате ячейки ставлю «2 знака после запятой» затем вписываю в нее число 1950,4787, то автоматически записывается 1950,48, остальное отбрасывается вообще.
>>остальное отбрасывается вообще
Не отбрасывается, а не отображается в ячейке. Формат — лишь визуальное представление значения Выделите ячейку и посмотрите в строке формул — там то число, которое находится в ячейке
>>В формате ячейки ставлю «2 знака после запятой».
А кто Вам мешает поставить 4?
если файл загрузить сюда , а здесь выложить ссылку для скачивания, тогда:
а) мы не будем играть в угадайку
б) найдем ошибку и укажем на нее
в) предоставим правильное решение
Возможные варианты:
— в столбце используются значения 2-х видов: чистые числа и числа с рублями,
23
56руб
12
Ответ =35
— скрытые строки
— в качестве разделителя целой части используется точка (надо запятую)
|
Сумма по полю. Не считает сумму, переводит значения в нули. |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
Office Products Excel 2010 Excel 2013 Excel 2016 Excel for Microsoft 365 Excel 2019 Еще…Меньше
Проблемы
В сводной таблице Microsoft Excel может вычислять неверное значение общего итога для вычисляемого поля.
Причина
Эта проблема возникает в том случае, если в сводной таблице используется вычисляемое поле (поле, основанное на других полях), а вычисляемое поле определено путем выполнения более высокой операции над порядком, например возведения в степень, умножение или деление на другие поля в сводной таблице. Например, эта проблема возникает при использовании вычисляемого поля, именуемого доходами и возвращающего кратность полей Unit * Price. Отдельные элементы в вычисляемом поле возвращают ожидаемые результаты. Однако общий итог не возвращает ожидаемый результат для вычисляемого поля.
Статус
Корпорация Майкрософт подтверждает наличие этой проблемы в своих продуктах, которые перечислены в разделе «Применяется к».
Дополнительная информация
Если в вычисляемом поле содержится более одного поля в диапазоне данных, Excel вычисляет общий итог по сумме каждого поля компонента, а затем выполняет арифметическую операцию. Например, в следующем примере сводной таблицы представлено вычисляемое поле с именем » доход». Это поле определено как единицыPrice *. A1: Sum of Revenue B1: C1: D1: A2: Product B2: Units C2: Price D2: Total A3: Alpha B3: 1 C3: 10 D3: 10 A4: B4: 1 Total C4: D4: 10 A5: Alpha Total B5: C5: D5: 10 A6: Bravo B6: 2 C6: 11 D6: 22 A7: B7: 2 Total C7: D7: 22 A8: Bravo Total B8: C8: D8: 22 A9: Charlie B9: 3 C9: 12 D9: 36 A10: B10: 3 Total C10: D10: 36 A11: Charlie Total B11: C11: D11: 36 A12: Grand Total B12: C12: D12: 198 Общий итог в 198 не равен промежуточным суммам 10 + 22 + 36, то есть 68. Excel вычисляет общие итоги для выручки для вычисляемого поля одним из двух способов, как описано ниже.
SUM(Units)*SUM(Price)
SUM(1+2+3)*SUM(10+11+12)
Это 6 * 33 = 198.
Нужна дополнительная помощь?
Содержание
- Способ 1: Удаление текста в ячейках
- Способ 2: Изменение формата ячеек
- Способ 3: Переход в режим просмотра «Обычный»
- Способ 4: Проверка знака разделения дробной части
- Способ 5: Изменение разделителя целой и дробной части в Windows
- Вопросы и ответы
Способ 1: Удаление текста в ячейках
Чаще всего проблемы с подсчетом суммы выделенных ячеек появляются у пользователей, которые не совсем понимают, как работает эта функция в Excel. Подсчет не производится, если в ячейках присутствует вручную добавленный текст, пусть даже и обозначающий валюту или выполняющий другую задачу. При выделении таких ячеек программа показывает только их количество.
Как только вы удалите этот вручную введенный текст, произойдет автоматическое форматирование формата ячейки в числовую. и при выделении пункт «Сумма» отобразится внизу таблицы. Однако это правило не сработает, если из-за этих самых надписей формат ячейки остался текстовым. В таких ситуациях обратитесь к следующим способам.
Способ 2: Изменение формата ячеек
Если ячейка находится в текстовом формате, ее значение не входит в сумму при подсчете. Тогда единственным правильным решением станет форматирование формата в числовой, за что отвечает отдельное меню программы управления электронными таблицами.
- Зажмите левую кнопку мыши и выделите все значения, при подсчете которых возникают проблемы.
- На вкладке «Главная» откройте раздел «Ячейки» и разверните выпадающее меню «Формат».
- В нем нажмите по последнему пункту с названием «Формат ячеек».
- Формат ячеек должен быть числовым, а его тип зависит уже от условий таблицы. Ячейка может находиться в формате обычного числа, денежного или финансового. Выделите кликом тот пункт, который подходит, а затем сохраните изменения.
- Вернитесь к таблице, снова выделите те же ячейки и убедитесь, что их сумма внизу теперь отображается корректно.
Способ 3: Переход в режим просмотра «Обычный»
Иногда проблемы с подсчетом суммы чисел в ячейках связаны с отображением самой таблицы в режиме «Разметка страницы» или «Страничный». Почти всегда это не мешает нормальной демонстрации результата при выделении ячеек, но при возникновении неполадки рекомендуется переключиться в режим просмотра «Обычный», нажав по кнопке перехода на нижней панели.
На следующем скриншоте видно то, как выглядит этот режим, а если у вас в программе таблица не такая, используйте описанную выше кнопку, чтобы настроить нормальное отображение.
Способ 4: Проверка знака разделения дробной части
Практически в любой программе на компьютере запись дробей происходит в десятичном формате, соответственно, для отделения целой части от дробной нужно написать специальный знак «,». Многие пользователи думают, что при ручном вводе дробей разницы между точкой и запятой нет, но это не так. По умолчанию в настройках языкового формата операционной системы в качестве разделительного знака всегда используется запятая. Если же вы поставите точку, формат ячейки сразу станет текстовым, что видно на скриншоте ниже.
Проверьте все значения, входящие в диапазон при подсчете суммы, и поменяйте знак отделения дробной части от целой, чтобы получить корректный подсчет суммы. Если невозможно исправить все точки сразу, есть вариант изменения настроек операционной системы, о чем читайте в следующем способе.
Способ 5: Изменение разделителя целой и дробной части в Windows
Решить необходимость изменения разделителя целой и дробной части в Excel можно, если настроить этот знак в самой Windows. За это отвечает особый параметр, для редактирования которого нужно вписать новый разделитель.
- Откройте «Пуск» и в поиске найдите приложение «Панель управления».
- Переключите тип просмотра на «Категория» и через раздел «Часы и регион» вызовите окно настроек «Изменение форматов даты, времени и чисел».
- В открывшемся окне нажмите по кнопке «Дополнительные параметры».
- Оказавшись на первой же вкладке «Числа», измените значение «Разделителя целой и дробной части» на оптимальное, а затем примените новые настройки.
Как только вы вернетесь в Excel и выделите все ячейки с указанным разделителем, никаких проблем с подсчетом суммы возникнуть не должно.
Еще статьи по данной теме: