Excel show all cells

How to show formulas in Excel

by Svetlana Cheusheva, updated on February 7, 2023

In this short tutorial, you will learn an easy way to display formulas in Excel 2016, 2013, 2010 and older versions. Also, you will learn how to print formulas and why sometimes Excel shows a formula, not result, in a cell.

If you are working on a spreadsheet with a lot of formulas in it, it may become challenging to comprehend how all those formulas relate to each other. Showing formulas in Excel instead of their results can help you track the data used in each calculation and quickly check your formulas for errors.

Microsoft Excel provides a really simple and quick way to show formulas in cells, and in a moment, you will make sure of this.

How to show formulas in Excel

Usually, when you enter a formula in a cell and press the Enter key, Excel immediately displays the calculated result. To show all formulas in the cells containing them, use one of the following methods.

1. Show Formulas option on the Excel ribbon

In your Excel worksheet, go to the Formulas tab > Formula Auditing group and click the Show Formulas button.

Microsoft Excel displays formulas in cells instead of their results right away. To get the calculated values back, click the Show Formulas button again to toggle it off.

2. Show formulas in cells instead of their results in Excel options

In Excel 2010 and higher, go to File > Options. In Excel 2007, click Office Button > Excel Options.

Select Advanced on the left pane, scroll down to the Display options for this worksheet section and select the option Show formulas in cells instead of their calculated results.

At first sight, this seems to be a longer way, but you may find it useful when you want to display formulas in a number of Excel sheets, within the currently open workbooks. In this case, you just select the sheet name from the dropdown list and check the Show formulas in cells… option for each sheet.

3. Excel shortcut to show formulas

The fastest way to see every formula in your Excel spreadsheet is pressing the following shortcut: Ctrl + `

The grave accent key (`) is the furthest key to the left on the row with the number keys (next to the number 1 key).

The Show Formulas shortcut toggles between displaying cell values and cell formulas. To get the formula results back, simply hit the shortcut again.

Note. Whichever of the above methods you use, Microsoft Excel will show all formulas of the current worksheet. To display formulas in other sheets and workbooks, you will need to repeat the process for each sheet individually.

If you want to view the data used in a formula’s calculations, use any of the above methods to show formulas in cells, then select the cell containing the formula in question, and you will see a result similar to this:

Tip. If you click a cell with a formula, but the formula does not show up in the formula bar, then most likely that formula is hidden and the worksheet is protected. Here are the steps to unhide formulas and remove the worksheet protection.

How to print formulas in Excel

If you want to print formulas in your Excel spreadsheet instead of printing the calculated results of those formulas, just use any of the 3 methods to show formulas in cells, and then print the worksheet as you normally print your Excel files (File > Print). That’s it!

Why is Excel showing formula, not result?

Did it ever happen to you that you type a formula in a cell, press the Enter key… and Excel still shows the formula instead of the result? Don’t worry, your Excel is all right, and we will have that mishap fixed in a moment.

In general, Microsoft Excel can display formulas instead of calculated values for the following reasons:

1. You may have inadvertently activated the Show Formulas mode by clicking the corresponding button on the ribbon, or pressing the CTRL+` shortcut. To get the calculated results back, just toggle off the Show Formulas button or press CTRL+` again.
2. You may have accidentally typed a space or single quote (‘) before the equal sign in the formula:
   

When a space or single quote precedes the equal sign, Excel treats the cell contents as text and does not evaluate any formula within that cell. To fix this, just remove the leading space or single quote.

Before entering a formula in a cell, you may have set the cell’s formatting to Text. In this case, Excel also perceives the formula as a usual text string and does not calculate it.

To fix this error, select the cell, go to the Home tab > Number group, and set the cell’s formatting to General, and while in the cell, press F2 and ENTER.

This is how you show formulas in Excel. A piece of cake, isn’t it? On the other hand, if you plan to share your worksheet with other users, you may want to protect your formulas from overwriting or editing, and even hide them from viewing. And it is exactly what we are going to discuss in the next article. Please stay tuned!

Источник

3 Quick Ways to Select Visible Cells in Excel

Watch Video – 3 Ways to Select Visible Cells in Excel

What do you do when you have to copy a range of cells in Excel and paste it somewhere else?

In most cases, the below three steps get the work done:

1. Select the cells that you want to copy.
2. Copy the cells (Control + C).
3. Select the destination cell and paste these cells (Control + V).

But what if you have some hidden cells in the dataset?

Then – these above three steps are not enough.

Let me show you what happens when you try to copy cells that have hidden rows/columns in it.

Suppose you have a dataset as shown below:

Note that there are hidden rows in this dataset (look at the row numbers).

Now see what happens when I try to copy these cells and paste it somewhere else.

In the above example, I selected the visible cells, but when I paste these cells into another location, it copied the visible as well as the hidden cells.

The workaround to this is to make sure that Excel only selects the visible cells. Then I can copy and paste these visible cells only.

In this tutorial, I will show you three ways to select visible cells only in Excel.

This Tutorial Covers:

Select Visible Cells using a Keyboard Shortcut

The easiest way to select visible cells in Excel is by using the following keyboard shortcut:

• For windows: ALT + ; (hold the ALT key and then press the semicolon key)
• For Mac: Cmd+Shift+Z

Here is a screencast where I select only the visible cells, copy the visible cells (notice the marching ants around selection), and paste these:

Select Visible Cells using Go To Special Dialog Box

While using the keyboard shortcut is the fastest way to select visible cells, if you don’t want to use the keyboard or don’t remember the shortcut, there is another way.

You can use the ‘Go To Special’ dialog box to select visible cells in a dataset.

Here are the steps:

1. Select the data set in which you want to select the visible cells.
2. Go to the Home tab.
3. In the Editing group, click on Find and Select.
4. Click on Go To Special.
5. In the ‘Go To Special’ dialog box, select ‘Visible cells only’.
6. Click OK.

This would select all the visible cells in the dataset.

Select Visible Cells using a QAT Command

Another great way to select visible cells in Excel is to add a command to the Quick Access Toolbar (QAT).

Once added, you can simply click this command in the QAT, and it will select visible cells in the dataset.

Here are the steps to add ‘Select Visible Cells’ command to the QAT:

1. Click on the Customize Quick Access Toolbar icon.
2. Select ‘More Commands’.
3. In the ‘Excel Options’ dialogue box, from the ‘Choose command from’ drop-down, select ‘All Commands’.
4. Scroll down the list and click on ‘Select Visible Cells’ option.
5. Click on the Add button.
6. Click OK.

The above steps would add the ‘Select Visible Cells’ command to the QAT.

Now you when you select a dataset and click on this command in the QAT, it will select visible cells only.

You May Also Like the Following Excel Tutorials:

Источник

Главные свойства Range и Cells

Это большая ошибка — теоретизировать, прежде чем кто-то получит данные

Эта статья охватывает все, что вам нужно знать об использовании ячеек и диапазонов в VBA. Вы можете прочитать его от начала до конца, так как он сложен в логическом порядке. Или использовать оглавление ниже, чтобы перейти к разделу по вашему выбору.

Рассматриваемые темы включают свойство смещения, чтение значений между ячейками, чтение значений в массивы и форматирование ячеек.

Краткое руководство по диапазонам и клеткам

Функция	Принимает	Возвращает	Пример	Вид
Range	адреса ячеек	диапазон ячеек	.Range(«A1:A4»)	$A$1:$A$4
Cells	строка, столбец	одна ячейка	.Cells(1,5)	$E$1
Offset	строка, столбец	диапазон	.Range(«A1:A2») .Offset(1,2)	$C$2:$C$3
Rows	строка (-и)	одна или несколько строк	.Rows(4) .Rows(«2:4»)	$4:$4 $2:$4
Columns	столбец (-цы)	один или несколько столбцов	.Columns(4) .Columns(«B:D»)	$D:$D $B:$D

Введение

Это третья статья, посвященная трем основным элементам VBA. Этими тремя элементами являются Workbooks, Worksheets и Ranges/Cells. Cells, безусловно, самая важная часть Excel. Почти все, что вы делаете в Excel, начинается и заканчивается ячейками.

Вы делаете три основных вещи с помощью ячеек:

1. Читаете из ячейки.
2. Пишите в ячейку.
3. Изменяете формат ячейки.

В Excel есть несколько методов для доступа к ячейкам, таких как Range, Cells и Offset. Можно запутаться, так как эти функции делают похожие операции.

В этой статье я расскажу о каждом из них, объясню, почему они вам нужны, и когда вам следует их использовать.

Давайте начнем с самого простого метода доступа к ячейкам — с помощью свойства Range рабочего листа.

Важное замечание

Я недавно обновил эту статью, сейчас использую Value2.

Вам может быть интересно, в чем разница между Value, Value2 и значением по умолчанию:

Использование Value может усечь число, если ячейка отформатирована, как валюта. Если вы не используете какое-либо свойство, по умолчанию используется Value.

Лучше использовать Value2, поскольку он всегда будет возвращать фактическое значение ячейки.

Свойство Range

Рабочий лист имеет свойство Range, которое можно использовать для доступа к ячейкам в VBA. Свойство Range принимает тот же аргумент, что и большинство функций Excel Worksheet, например: «А1», «А3: С6» и т.д.

В следующем примере показано, как поместить значение в ячейку с помощью свойства Range.

Как видно из кода, Range является членом Worksheets, которая, в свою очередь, является членом Workbook. Иерархия такая же, как и в Excel, поэтому должно быть легко понять. Чтобы сделать что-то с Range, вы должны сначала указать рабочую книгу и рабочий лист, которому она принадлежит.

В оставшейся части этой статьи я буду использовать кодовое имя для ссылки на лист.

Следующий код показывает приведенный выше пример с использованием кодового имени рабочего листа, т.е. Лист1 вместо ThisWorkbook.Worksheets («Лист1»).

Вы также можете писать в несколько ячеек, используя свойство Range

Свойство Cells рабочего листа

У Объекта листа есть другое свойство, называемое Cells, которое очень похоже на Range . Есть два отличия:

1. Cells возвращают диапазон только одной ячейки.
2. Cells принимает строку и столбец в качестве аргументов.

В приведенном ниже примере показано, как записывать значения в ячейки, используя свойства Range и Cells.

Вам должно быть интересно, когда использовать Cells, а когда Range. Использование Range полезно для доступа к одним и тем же ячейкам при каждом запуске макроса.

Например, если вы использовали макрос для вычисления суммы и каждый раз записывали ее в ячейку A10, тогда Range подойдет для этой задачи.

Использование свойства Cells полезно, если вы обращаетесь к ячейке по номеру, который может отличаться. Проще объяснить это на примере.

В следующем коде мы просим пользователя указать номер столбца. Использование Cells дает нам возможность использовать переменное число для столбца.

В приведенном выше примере мы используем номер для столбца, а не букву.

Чтобы использовать Range здесь, потребуется преобразовать эти значения в ссылку на буквенно-цифровую ячейку, например, «С1». Использование свойства Cells позволяет нам предоставить строку и номер столбца для доступа к ячейке.

Иногда вам может понадобиться вернуть более одной ячейки, используя номера строк и столбцов. В следующем разделе показано, как это сделать.

Использование Cells и Range вместе

Как вы уже видели, вы можете получить доступ только к одной ячейке, используя свойство Cells. Если вы хотите вернуть диапазон ячеек, вы можете использовать Cells с Range следующим образом:

Как видите, вы предоставляете начальную и конечную ячейку диапазона. Иногда бывает сложно увидеть, с каким диапазоном вы имеете дело, когда значением являются все числа. Range имеет свойство Address, которое отображает буквенно-цифровую ячейку для любого диапазона. Это может пригодиться, когда вы впервые отлаживаете или пишете код.

В следующем примере мы распечатываем адрес используемых нами диапазонов.

В примере я использовал Debug.Print для печати в Immediate Window. Для просмотра этого окна выберите «View» -> «в Immediate Window» (Ctrl + G).

Свойство Offset диапазона

У диапазона есть свойство, которое называется Offset. Термин «Offset» относится к отсчету от исходной позиции. Он часто используется в определенных областях программирования. С помощью свойства «Offset» вы можете получить диапазон ячеек того же размера и на определенном расстоянии от текущего диапазона. Это полезно, потому что иногда вы можете выбрать диапазон на основе определенного условия. Например, на скриншоте ниже есть столбец для каждого дня недели. Учитывая номер дня (т.е. понедельник = 1, вторник = 2 и т.д.). Нам нужно записать значение в правильный столбец.

Сначала мы попытаемся сделать это без использования Offset.

Как видно из примера, нам нужно добавить строку для каждого возможного варианта. Это не идеальная ситуация. Использование свойства Offset обеспечивает более чистое решение.

Как видите, это решение намного лучше. Если количество дней увеличилось, нам больше не нужно добавлять код. Чтобы Offset был полезен, должна быть какая-то связь между позициями ячеек. Если столбцы Day в приведенном выше примере были случайными, мы не могли бы использовать Offset. Мы должны были бы использовать первое решение.

Следует иметь в виду, что Offset сохраняет размер диапазона. Итак .Range («A1:A3»).Offset (1,1) возвращает диапазон B2:B4. Ниже приведены еще несколько примеров использования Offset.

Использование диапазона CurrentRegion

CurrentRegion возвращает диапазон всех соседних ячеек в данный диапазон. На скриншоте ниже вы можете увидеть два CurrentRegion. Я добавил границы, чтобы прояснить CurrentRegion.

Строка или столбец пустых ячеек означает конец CurrentRegion.

Вы можете вручную проверить CurrentRegion в Excel, выбрав диапазон и нажав Ctrl + Shift + *.

Если мы возьмем любой диапазон ячеек в пределах границы и применим CurrentRegion, мы вернем диапазон ячеек во всей области.

Range («B3»). CurrentRegion вернет диапазон B3:D14

Range («D14»). CurrentRegion вернет диапазон B3:D14

Range («C8:C9»). CurrentRegion вернет диапазон B3:D14 и так далее

Как пользоваться

Мы получаем CurrentRegion следующим образом

Только чтение строк данных

Прочитать диапазон из второй строки, т.е. пропустить строку заголовка.

Удалить заголовок

Удалить строку заголовка (т.е. первую строку) из диапазона. Например, если диапазон — A1:D4, это возвратит A2:D4

Использование Rows и Columns в качестве Ranges

Если вы хотите что-то сделать со всей строкой или столбцом, вы можете использовать свойство «Rows и Columns» на рабочем листе. Они оба принимают один параметр — номер строки или столбца, к которому вы хотите получить доступ.

Использование Range вместо Worksheet

Вы также можете использовать Cella, Rows и Columns, как часть Range, а не как часть Worksheet. У вас может быть особая необходимость в этом, но в противном случае я бы избегал практики. Это делает код более сложным. Простой код — твой друг. Это уменьшает вероятность ошибок.

Код ниже выделит второй столбец диапазона полужирным. Поскольку диапазон имеет только две строки, весь столбец считается B1:B2

Чтение значений из одной ячейки в другую

В большинстве примеров мы записали значения в ячейку. Мы делаем это, помещая диапазон слева от знака равенства и значение для размещения в ячейке справа. Для записи данных из одной ячейки в другую мы делаем то же самое. Диапазон назначения идет слева, а диапазон источника — справа.

В следующем примере показано, как это сделать:

Как видно из этого примера, невозможно читать из нескольких ячеек. Если вы хотите сделать это, вы можете использовать функцию копирования Range с параметром Destination.

Функция Copy копирует все, включая формат ячеек. Это тот же результат, что и ручное копирование и вставка выделения. Подробнее об этом вы можете узнать в разделе «Копирование и вставка ячеек»

Использование метода Range.Resize

При копировании из одного диапазона в другой с использованием присваивания (т.е. знака равенства) диапазон назначения должен быть того же размера, что и исходный диапазон.

Использование функции Resize позволяет изменить размер диапазона до заданного количества строк и столбцов.

Когда мы хотим изменить наш целевой диапазон, мы можем просто использовать исходный размер диапазона.

Другими словами, мы используем количество строк и столбцов исходного диапазона в качестве параметров для изменения размера:

Мы можем сделать изменение размера в одну строку, если нужно:

Чтение Value в переменные

Мы рассмотрели, как читать из одной клетки в другую. Вы также можете читать из ячейки в переменную. Переменная используется для хранения значений во время работы макроса. Обычно вы делаете это, когда хотите манипулировать данными перед тем, как их записать. Ниже приведен простой пример использования переменной. Как видите, значение элемента справа от равенства записывается в элементе слева от равенства.

Для чтения текста в переменную вы используете переменную типа String.

Вы можете записать переменную в диапазон ячеек. Вы просто указываете диапазон слева, и значение будет записано во все ячейки диапазона.

Вы не можете читать из нескольких ячеек в переменную. Однако вы можете читать массив, который представляет собой набор переменных. Мы рассмотрим это в следующем разделе.

Как копировать и вставлять ячейки

Если вы хотите скопировать и вставить диапазон ячеек, вам не нужно выбирать их. Это распространенная ошибка, допущенная новыми пользователями VBA.

Вы можете просто скопировать ряд ячеек, как здесь:

При использовании этого метода копируется все — значения, форматы, формулы и так далее. Если вы хотите скопировать отдельные элементы, вы можете использовать свойство PasteSpecial диапазона.

В следующей таблице приведен полный список всех типов вставок.

Виды вставок

xlPasteAll

xlPasteAllExceptBorders

xlPasteAllMergingConditionalFormats

xlPasteAllUsingSourceTheme

xlPasteColumnWidths

xlPasteComments

xlPasteFormats

xlPasteFormulas

xlPasteFormulasAndNumberFormats

xlPasteValidation

xlPasteValues

xlPasteValuesAndNumberFormats

Чтение диапазона ячеек в массив

Вы также можете скопировать значения, присвоив значение одного диапазона другому.

Значение диапазона в этом примере считается вариантом массива. Это означает, что вы можете легко читать из диапазона ячеек в массив. Вы также можете писать из массива в диапазон ячеек. Если вы не знакомы с массивами, вы можете проверить их в этой статье.

В следующем коде показан пример использования массива с диапазоном.

Имейте в виду, что массив, созданный для чтения, является двумерным массивом. Это связано с тем, что электронная таблица хранит значения в двух измерениях, то есть в строках и столбцах.

Пройти через все клетки в диапазоне

Иногда вам нужно просмотреть каждую ячейку, чтобы проверить значение.

Вы можете сделать это, используя цикл For Each, показанный в следующем коде.

Вы также можете проходить последовательные ячейки, используя свойство Cells и стандартный цикл For.

Стандартный цикл более гибок в отношении используемого вами порядка, но он медленнее, чем цикл For Each.

Форматирование ячеек

Иногда вам нужно будет отформатировать ячейки в электронной таблице. Это на самом деле очень просто. В следующем примере показаны различные форматы, которые можно добавить в любой диапазон ячеек.

Основные моменты

Ниже приводится краткое изложение основных моментов

1. Range возвращает диапазон ячеек
2. Cells возвращают только одну клетку
3. Вы можете читать из одной ячейки в другую
4. Вы можете читать из диапазона ячеек в другой диапазон ячеек.
5. Вы можете читать значения из ячеек в переменные и наоборот.
6. Вы можете читать значения из диапазонов в массивы и наоборот
7. Вы можете использовать цикл For Each или For, чтобы проходить через каждую ячейку в диапазоне.
8. Свойства Rows и Columns позволяют вам получить доступ к диапазону ячеек этих типов

Источник