Excel шахматка для отелей

Ведете шахматку в Excel? Автоматизируйте процесс с Контур.Отелем! На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони с подключенных площадок бронирований заносятся автоматически.

Шахматка — это временная диаграмма занятости номеров, или, по-другому, календарный график, который гостиницы используют, чтобы отмечать статус номеров (свободен или забронирован).

Как вести шахматку для гостиницы

Большинство гостиниц ведут шахматку на бумаге — распечатывают ее из Excel и, когда приходит бронь, вручную штрихуют нужный квадратик.

К сожалению, в такой шахматке мало места и сложно отразить следующую информацию:

• Был ли оплачен номер.
• Пожелания от клиента. К примеру, гость хочет номер с видом на море или в отдалении от бассейна, но вам некуда это записать.
• Ранние и поздние заезды. Чтобы отражать информацию о ранних или поздних заездах, все администраторы гостиницы должны пользоваться единой системой условных обозначений. В противном случае сотрудники просто не поймут отметок друг друга.
• Статус оплаты номера.
• Полный список гостей, которые разместятся в номере и контактная информация. Как правило, в ячейку бумажной шахматки входит только фамилия одного гостя.

Когда в шахматке мало места, администраторы записывают данные на дополнительных листках бумаги, которые легко теряются. В результате есть риск потерять важную информацию и даже бронь.

Шахматку можно вести в электронном виде. Например, в сервисе Контур.Отель.

Работать в электронной шахматке просто. Даже если раньше вы пользовались только бумажной шахматкой, у вас не возникнет вопросов.

На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони, которые принимает администратор, заносятся вручную, а брони с подключенных интернет-площадок бронирований заносятся в шахматку автоматически.

Чтобы забронировать номер для гостя, надо выбрать даты, и на экране отразится информация о свободных и занятых номерах в эти дни. Забронировать номер со статусом «занят» на указанный срок не получится.

Вы можете добавлять всю необходимую информацию в бронировании:

• ФИО гостей, которые будут проживать в номере, а так же любая дополнительная и важная информация о заезде, чтобы учесть пожелания гостя или предупредить о действии со стороны персонала гостиницы;
• поздний выезд или ранний заезд;
• откуда поступила бронь;
• контакты гостя. Если гость что-то забудет, вы легко найдете его номер телефона и позвоните ему ;
• сумма к оплате за проживание уже посчитана, а если номер не оплачен, эта информация сразу видна в шахматке при наведении курсора на бронирование.

С Контур.Отелем вам не придется делать двойную работу. Сервис автоматически формирует уведомления для регистрации гостей в МВД на основании данных, которые вы занесли в шахматку.

Регистрируйте гостей в МВД прямо из шахматки с помощью сервиса Контур.Отель.

Главным разделом системы Lite PMS является Календарь или ещё его называют Шахматка. На шахматке представлен список ваших категорий/номеров/спальных мест с разбивкой по датам календаря на 30 дней. Брони на шахматке отображаются в виде полосок разного цвета, соответствующего статусу брони. На полоске выводится ФИО клиента. При наведении на полоску бронирования открывается окно с краткой информацией по брони, прямо в этом окне вы можете изменить статус брони или открыть подробную информацио о клиенте. При нажатии на полоску бронирования вы перейдете на страницу редактирования брони или на страницу с расширенной информацией о брони, если у вас стоит ограничение доступа на изменение брони.

Навигация по шахматке осуществляется путем выбора начальной даты календаря или перехода на 7 или 30 дней вперед или назад. Для перехода на текущую дату нажмите кнопку сегодня.

По-умолчанию период отображения Календаря установлен на 30 дней, вы можете изменить это значение, выбрав 14, 7 дней или почасовое отображение броней.

Если у вас созданы категории, можно свернуть номера внутри категории, нажав на рядом с её названием и развернуть, нажав на . Состояние свернутых категорий будет сохранено при будущем посещении.

Текущая дата на шахматке выделяется вертикальной голубой линией, проходящей через список всех номеров.

Над шахматкой в правой части окна, расположен информационный блок со статистикой по объекту размещений на сегодняшний день.

Список броней

В разделе Список броней все ваши брони в том числе отмененные отображаются в виде таблицы. По умолчанию выводятся брони совершенные в текущем месяце. В фильтре вы можете выбрать для отображения список заездов, выездов или проживаний в определенный промежуток. Кроме этого можно выбрать определенный номер, статус брони, найти брони по номеру или ФИО, телефону или email клиента.

Предусмотрена печать и экспорт в Excel сформированного списка броней.

Есть возможность сортировки списка броней по любому столбцу таблицы, для этого нажмите на заголовок столбца, по умолчанию список отсортирован по дате бронирования по убыванию.

Вы можете изменить статус брони не открывая страницы редактирования брони, для этого нажмите на название статуса в соответствующей ячейке.

В столбце Операции вы можете совершить 3 операции: открыть подробную карточку брони, перейти к редактированию брони и удалить бронь без возможности восстановления.

Или попробуйте демо-доступ
логин: test1, пароль: test1

Самая удобная ШАХМАТКА теперь БЕСПЛАТНО

Зачем она нужна?

1. Если Вы ведете учет бронирований на листочке или просто в excel, то наша шахматка Вам сэкономит в среднем 35% времени, которое Вы тратите на обработку заявок и работу с базой гостей.
2. Если у Вас уж стоит какая-то программа для работы с гостями, то просто сравните! Все программы, которые сейчас существуют на рынке рассчитаны на управление гостиницей и на работу с гостями, которые уже приехали к Вам. Наша система Отеликс разрабатывалась для привлечения гостей в отель, чтобы не потерять ни одного потенциального гостя, для увеличения заполняемости при минимизации рекламных бюджетов.
3. Чтобы повысить эффективность работы гостиницы, заносите в нашу шахматку не только уже оплаченные брони (как в других программах), заносите всех потенциальных гостей, например, звонок — потенциальная бронь — в шахматку, заявка с сайта — потенциальный гость — в шахматку попадает автоматически и т.д.

• шахматка — базовый блок системы Отеликс, которая увеличивает число броней
• пользоваться шахматкой для гостиниц Вы можете абсолютно бесплатно, просто зарегистрируйтесь
• шахматка Отеликс — самая удобная, из предлагаемых на рынке. Начните пользоваться прямо сейчас.

Почему шахматка бесплатная? В чем подвох?

Подвоха нет! Шахматка и базовые функции бесплатны для всех и навсегда. А зарабатываем мы на платных блоках, которые могут в разы повысить эффективность Вашей работы

Не хотите подключать платные блоки? Не подключайте, пользуйтесь бесплатной шахматкой. Но мы абсолютно уверены, что тот результат, который Вы получите от использования платных блоков в сотни раз будет больше их стоимости. 97,65% наших пользователей пользуются платными блоками

Откуда такая уверенность в эффективности? Мы разрабатывали Отеликс для своих гостиниц, и несколько лет использовали систему сами. Мы видели результат, который дает Отеликс, поэтому на 100% уверены в нашей системе.

Простая регистрация

(займет 1,5 минуты)

После регистрации — программа Отеликс автоматически создаст шаблон гостиницы.

• заменить стандартные номера на номера вашей гостиницы
• проставить стоимость номеров и питания
• настроить автоматические скидки и все!
• пользуйтесь шахматкой бесплатно +
  14 дней полным функционалом системы Отеликс

Ответим на любые Ваши вопросы по тел.
(495) 245-02-13

Пользуйтесь шахматкой БЕСПЛАТНО

Как отправить расчет за 65 секунд?

Посмотрите 3-х минутное видео:

Вы удивитесь как это легко и просто!

© Частичная или полная публикация материалов сайта www.bdraiv.ru возможна только с согласия автора — Руднева С.Ю. Запросы на публикацию принимаются на почту rudnev@bdraiv.ru

Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра

Мы делаем не просто сайты, а создаем комплексную систему приносящую ВАМ деньги и автоматизирующую привлечение гостей

Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!

«Отеликс» — программа автоматизации привлечения новых гостей и работы с выехавшими гостями для повторного привлечения

Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра

Мы делаем не просто сайты, а создаем комплексную систему приносящую ВАМ деньги и автоматизирующую привлечение гостей

Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!

«Отеликс» — программа автоматизации привлечения новых гостей и работы с выехавшими гостями для повторного привлечения

Шахматка для гостиницы

tkryt26 Дата: Понедельник, 19.09.2022, 16:17 | Сообщение № 1 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 5 Добрый день! Создаю шахматку для гостиницы и застрял. Не могу никак понять, как сделать так, чтобы вбивая № комнаты в строке проживающих у меня автоматически добавлялось наверху, где должна показываться доступность по датам. Получается только добавить на одного посетителя. Использовал формулу в условном форматировании для всего диапазона Код =И(D$3>=$C32;D$3<=$E32) , не получилось, также для одного номера: Код =ЕСЛИ($A$5=$A32; И(D$3>=$C32;D$3<=$E32); «0») . Так вот она не синхронизирует базу проживающих и № комнаты с доступностью, где ошибаюсь и как исправить? Заранее спасибо! P.S. Лист 1 К сообщению приложен файл: 5131720.xlsx (22.0 Kb) Сообщение отредактировал Serge_007 — Понедельник, 19.09.2022, 16:20   Ответить

_Boroda_ Дата: Понедельник, 19.09.2022, 16:42 | Сообщение № 2 Группа: Модераторы Ранг: Местный житель Сообщений: 16618 Репутация: 6465 ± Замечаний: 0% ± 2003; 2007; 2010; 2013 RUS А так? Код =ИЛИ(($A5=$A$32:$A$99)*(D$3>=$C$32:$C$99)*(D$3<=$E$32:$E$99)) Скажи мне, кудесник, любимец ба’гов… Платная помощь: Boroda_Excel@mail.ru Яндекс-деньги: 41001632713405 | Webmoney: R289877159277; Z102172301748; E177867141995   Ответить

tkryt26 Дата: Понедельник, 19.09.2022, 19:47 | Сообщение № 3 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 5 Спасибо большое!   Ответить

 

Сделайте импорт бронирований, чтобы быстро начать работу в TL: WebPMS и иметь статистику по прошлым бронированиям. 

По умолчанию импортированные бронирования попадут в строку «Без номера». Если хотите, чтобы бронированиям сразу присвоился физический номер, настройте автоматическое размещение бронирований.

Как сделать импорт бронирований

1. Перейдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» во вкладку «Импорт данных».

2. Нажмите на кнопку  «Импорт из файла». Если вы импортируете данные из Bnovo PMS, нажмите «Импорт из АСУ».

3. Если вы импортируете данные из Bnovo PMS, скачайте архив из Bnovo PMS, загрузите его и нажмите «Продолжить».

Если вы импортируете данные из Excel, нажмите «Скачать шаблон». На компьютер сохранится шаблон для импорта в формате Excel. Внесите в файл бронирования, которые необходимо импортировать. Столбцы, отмеченные знаком *, обязательны для заполнения. Не изменяйте названия столбцов, их порядок и состав.

4. Вернитесь в личный кабинет TravelLine. Нажмите «Загрузить документы» и выберите файл с бронированиями. Нажмите «Продолжить».

5. Сопоставьте категории номеров из файла с категориями номеров из TravelLine. Это важно, чтобы бронирования выгрузились в соответствующие категории номеров. Нажмите «Продолжить».

6. Сопоставьте тарифы из файла с тарифами из TravelLine. Нажмите «Продолжить».

7. Произойдет импорт бронирований. Вы можете перейти в другие разделы личного кабинета и продолжить работу.

По окончании импорта нажмите «Завершить».

Бронирования импортированы. Скачайте отчет об импорте, чтобы убедиться, что все бронирования были обработаны.

Отчет об импорте

После каждого импорта броней во вкладке  «Импорт из файла» формируется отчет. 

В отчете представлены следующие показатели:

1. Дата запуска — дата, когда вы загрузили файл и начали импорт;

2. Дата начала импорта — самая ранняя дата заезда в брони, которая есть в отчете;

3. Способ импорта — каким образом загружали отчет;

4. Статусы:

• Загружено n% – отображает прогресс импорта. Этот показатель является ориентиром, какой объем данных импортирован, а сколько осталось;

• Завершено – импорт из файла успешно завершен;

• Прерван – запущенный импорт был остановлен пользователем;

• Отменен – все брони, созданные в шахматке WebPMS по итогу импорта, были отменены.

5. Выгружено броней — количество броней, которое было перенесено в шахматку WebPMS;

6. Ошибки в бронях — количество броней, которые не прошли импорт.

Чтобы посмотреть отчет импорта:

1. Нажмите на кнопку «Действие» и выберите «Скачать отчет импорта».

Загрузится excel-файл с отчетом. В отчете есть три вкладки: 

• «Успешный импорт»  — бронирования, успешно сохраненные в WebPMS.

• «Импорт с ошибками» — бронирования, не сохраненные в WebPMS, с пояснением ошибки.

• «Некорректные данные» — здесь представлены описания ошибок. Это могут быть следующие ошибки: не заполнено обязательное поле фамилия гостя/номер бронирования/стоимость/дата и время выезда и т.д.

Что делать, если импорт сделан неправильно?

Бывает, что по ошибке файл заполнен неверно и нужно отменить импорт. 

Если импорт еще не завершен, вы можете остановить его.

1. Вернитесь в раздел «Управление отелем» → «Настройки» во вкладку «Импорт».

2. В блоке «Импорты, совершенные ранее» нажмите на кнопку  «Остановить импорт».

3. В предупреждающем окне «Остановить импорт» нажмите на «Применить».

Статус импорта изменится на «Прерван».

Как отменить все импортированные бронирования

Далее отмените уже сохраненные бронирования. Таким же образом вы можете отменить бронирования по завершенному импорту.

1. Нажмите на кнопку «Действие» и выберите «Отменить брони импорта».

2. Бронирования автоматически отменятся. Уведомления об отмене бронирования не будут отправлены гостям.

Как отменить некоторые импортированные бронирования

Вы можете отменить не все бронирования, а несколько конкретных:

1. В разделе «Управление отелем» → «Шахматка броней» найдите нужное бронирование и кликните на него.

2. Нажмите на кнопку «Отменить».

3. В окне «Отмена бронирования» нажмите «Подтвердить». По умолчанию уведомления об отмене таких броней не отправляются на email гостя. Если уведомление отправить необходимо, отметьте «Отправить гостю уведомление об отмене».