Excel сгруппировать значения в колонке

При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

  • Настраиваем параметры функции

  • Группируем данные по строкам

  • Группируем столбцы

  • Создаем многоуровневую группировку

  • Разгруппировываем данные

  • Заключение

Настраиваем параметры функции

Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

  1. Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.Переход к параметрам функции Группировка в Эксель
  2. На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.Настройка параметров функции Группировать в ExcelПримечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.
  3. Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.

Группируем данные по строкам

Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

  1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
  2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.Имя итоговой ячейки для группировки данных в Эксель
  3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Группировка выделенных строк в ЭксельЕсли же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.Группировка выделенных строк в Excel
  4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Группировка строк в ЭксельПримечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.Группировка выделенных строк в Эксель
  5. Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).Сгруппированные строки в Эксель
  6. Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).Скрытые сгруппированные строки в Excel

Группируем столбцы

Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

  1. Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
  2. Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.Имя итоговой ячейки при группировке столбцов в Эксель
  3. Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.Группировка выделенных столбцов в Эксель
  4. Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Группировка столбцов в ЭксельПримечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.Группировка выделенных столбцов в Excel
  5. Задача успешно выполнена. Сгруппированные столбцы в Эксель

Создаем многоуровневую группировку

Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

  1. В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.Создание многоуровневой группировки в Эксель
  2. Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.Многоуровневая группировка в Excel

Разгруппировываем данные

Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

  1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.Разгруппировка в Эксель
  2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Разгруппировка в Excel Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
  3. Вот и все, что требовалось сделать.Разгруппированная таблица Эксель

Заключение

Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Содержание

  1. Как настроить группировку
  2. Группировка по строкам в Excel
  3. Группировка по столбцам в Excel
  4. Создание вложенных групп
  5. Разгруппирование в Эксель
  6. Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
  7. Автоматическая структуризация в Excel
  8. Как сортировать данные таблицы
  9. Цветовое деление
  10. Объединение значений
  11. Как упростить большую таблицу Эксель

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

  1. Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию. Многоуровневая группировка строк в Excel
  2. Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов. Многоуровневая группировка строк в Excel
  3. Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
  4. Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК. Многоуровневая группировка строк в Excel

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

  1. Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы. Многоуровневая группировка строк в Excel
  2. Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
  3. Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
  4. В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

  1. Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
  2. Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
  3. После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
  4. Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

  1. Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
  2. После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
  3. Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
  4. Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
  5. Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
  6. Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
  7. После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
  8. Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
  9. Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
  10. Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

  1. В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
  2. Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
  3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и обобщить, вы можете создать структуру из восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного нижним числом в символах контура. Используйте структуру для быстрого отображения суммарных строк или столбцов или для отображения подробных данных для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.

Данные с трехуровневой структурой

1. Чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующий один два три контура.

2.  Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.

3.  Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.

4. Уровень 3 содержит строки с подробными сведениями , в данном случае — строки с 17 по 20.

5. Чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы плюс и минус или нажмите ALT+SHIFT+=, чтобы развернуть, и ALT+SHIFT+-, чтобы свернуть.

  1. Убедитесь, что у каждого столбца данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (например, Регион), в каждом столбце содержатся одинаковые факты и что в диапазоне, который вы хотите структурировать, нет пустых строк или столбцов.

  2. При этом сгруппленные строки с подробными данными могут иметь соответствующую итоговую строку — итоговую сумму. Чтобы создать их, сделайте следующее:

    • Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги    

      Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции «Итоги» читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

    • Вставка собственных итоговых строк    

      Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.

  3. По умолчанию Excel ищет итоги в строках, которые они суммируют, но их можно создать над строками с подробными данными. Если вы создали итоги в строках под сведениями, переперейти к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали итоговые строки над строками с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

    Затем в Параметры диалоговом окне Сводка сберегать строки под данными и нажмите кнопку ОК.

  4. Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.

    Автоматическое структурирование данных

    1. Выберем ячейку в диапазоне ячеек, которые вы хотите контурить.

    2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.

      Щелкните стрелку под кнопкой "Группировать" и выберите команду "Создать структуру"

    Структурирование данных вручную

    1. Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), вы можете выбрать все строки, которые будут содержать внешние строки (например, строки с подробными данными и суммарные строки, если вы их добавили).

      Выбор данных, готовый к созданию внешней группы

      1. Первая строка содержит метки и не выбрана.

      2. Поскольку это внешняя группа, выберем все строки с подытоговами и подробными сведениями.

      3. Не выбирайте общий итог.

    2. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать. Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК.

      Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.

      Выберите пункт "Строки", а затем нажмите "ОК"

      Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

    3. Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.

      Примечание: Если вам не нужно создавать какие-либо внутренние группы, перешагнуть к шагу f ниже.

      Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.

      Данные, выбранные для группировки на уровне 2 в иерархии.

      1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.

      2. Этот раздел выбран и готов к группировке.

      3. Не выбирайте итоговую строку для групп данных.

    4. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

      Нажмите кнопку "Группировать" на вкладке "Данные"

      Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

      Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.

    5. Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

    6. Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.

      Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши Плюс или Минус для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.

      Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат ,выберите пункт Скрыть & Открыть и нажмите кнопку Открыть строки.

  1. Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

  2. Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.

    Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

  3. Если сводный столбец находится слева от столбцов с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

    Затем в Параметры диалоговом окне Сводка, чтобы отбирать столбцы итогов справа от подробных деталей, и нажмите кнопку ОК.

  4. Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

    Автоматическое структурирование данных

    1. Выделите ячейку в диапазоне.

    2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.

    Структурирование данных вручную

    1. Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), выберем все подчиненные итоги столбцов, а также связанные с ними подробные данные.

      Данные, устроимые в столбцах для группировки

      1. Столбец A содержит метки.

      2. Выберем все столбцы с подробными и подытвами. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.

      3. Не выбирайте столбец общего итога.

    2. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

      Нажмите кнопку "Группировать" на вкладке "Данные"

      Над группой появится символ контура.

    3. Чтобы обозначить внутреннюю вложенную группу столбцов с подробными данными (уровень 2 или более высокий), вы можете выбрать столбцы с подробными данными, смежные со столбцом, который содержит сводный столбец.

      Данные, сгруппные по столбцам

      1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.

      2. Эти столбцы будут выбраны и готовы к группировке. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.

      3. Не выбирайте суммарный столбец для групп данных, которые вы группируете.

    4. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

      Нажмите кнопку "Группировать" на вкладке "Данные"

      Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

  5. Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

  6. Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.

Нажмите кнопку "Разгруппировать" на вкладке "Данные"

Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши Плюс или Минус для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.

Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов

  1. Если символы контура один два три, плюси минусне отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры ,а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура, если она применяется, и нажмите кнопку ОК.

  2. Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Отображение или скрытие подробных данных для группы    

      Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку плюс или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.

    • Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку минус или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.

    • Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня    

      В один два три символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

      Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку три, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

    • Отображение или скрытие всех структурированных данных    

      Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в один два три структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите три.

    • Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите один.

Для строк со структурой в Microsoft Excel используются такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2. Для столбцов со структурой Excel такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирный шрифт, выделить строки или столбцы итогов в данных в виде полужирного наличения и выделиться наряду с другими текстовыми форматами. Изменяя способ определения каждого из этих стилей, можно применять различные форматы текста и ячеок для настройки внешнего вида контура. Стиль можно применить к структуре как при создании, так и после ее создания.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Автоматическое применение стиля к новым строкам или столбцам итогов    

  1. На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

  2. Установите флажок Автоматические стили.

Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу    

  1. Вы выберите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.

  2. На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

  3. Выберите автоматические стили и нажмите кнопку Применить стили.

    Параметры диалоговом окне с выбранным стилем "Авто"

Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.

  1. Если символы контура один два три, плюси минусне отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры , а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура при применении контура.

  2. Используйте символы один два три, минуси плюс , чтобы скрыть подробные данные, которые не нужно копировать.

    Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.

  3. Выделите диапазон итоговых строк.

  4. На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.

    Нажмите кнопку "Найти и выделить" и выберите команду "Перейти"

  5. Нажмите кнопку Выделить группу ячеек.

  6. Выберите пункт только видимые ячейки.

  7. Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.

Примечание: При скрытии или удалении структуры удаления данных не происходит.

Скрытие многоуровневой структуры

  • Перейдите в раздел Параметры > файла > Дополнительные параметры, а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, а затем в разделе Показать символы контура при применении контура, если она применена.

Удаление многоуровневой структуры

  1. Выберите лист.

  2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните Разгруппировать, а затем выберите пункт Удалить структуру.

    Нажмите кнопку "Разгруппировать" и выберите пункт "Удалить структуру"

    Важно: Если во время удаления многоуровневой структуры подробные данные скрыты, то строки или столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для просмотра данных выделите номера или буквы видимых соседних строк или столбцов соответственно. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить строки или кнопку Отображение столбцов.

Рассмотрим ситуацию, когда требуется создать итоговый отчет, содержащий только итоговые данные и диаграмму итогов. Для этого можно выполнить действия, указанные ниже.

  1. Создание сводного отчета

    1. Структурируйте данные.

      Подробнее читайте в разделе Создание многоуровневой структуры из строк или Создание многоуровневой структуры из столбцов.

    2. Чтобы скрыть подробности, щелкните символы структуры один два три, плюси минус , чтобы показать только итоги, как показано в следующем примере структуры строки:

      Структурированный список с отображением только итоговых строк

    3. Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.

  2. Диаграмма сводного отчета

    1. Выделите итоговые данные, которые требуется представить в виде диаграммы.

      Например, чтобы отобрать на диаграмме только итоговые диаграммы «Гюмень» и «Егорослав», но не общие итоги, выберем ячейки с A1 по C19, как показано в примере выше.

    2. Нажмите кнопку > диаграммы >рекомендуемые диаграммы , затем перейдите на вкладку Все диаграммы и выберите тип диаграммы.

      Диалоговое окно "Вставка диаграммы"

      Например, если выбран параметр Гограмма с кластером, диаграмма будет выглядеть так:

      Диаграмма на основе промежуточных итогов

      При отображении или скрытии данных в структурированном списке эти изменения отображаются и на диаграмме.

Строки и столбцы в структуре можно сгруппить в Excel в Интернете.

Примечание: Хотя к данным можно добавлять итоги строк или столбцов (с помощью таких функций, как СУММ или ИТОГИ), нельзя применять стили и устанавливать положение для суммарных строк и столбцов в Excel в Интернете.

Создание контура строк или столбцов

Контур строк в Excel Online

Контур столбцов в Excel Online

Контур строк в Excel Online

  1. Первый столбец содержит метки.

  2. Строки с подробными данными и суммарные строки сгруппировали в структуре.

  3. Общий итог не сгруппировали в структуре.

Контур столбцов в Excel Online

  1. Первая строка содержит метки.

  2. Столбцы с подробными данными и итоги сгруппировали в структуре.

  3. Общий итог не сгруппировали в структуре.

  1. Убедитесь, что у каждого столбца (или строки) данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (или столбце), в каждом столбце (или строке) содержатся одинаковые факты и что в диапазоне нет пустых строк или столбцов.

  2. Выберем данные (включая все итоги строк или столбцов).

  3. На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Групповая > строки или Столбцы группы.

  4. При желании, если требуется структурная внутренняя вложенная группа, выберем строки или столбцы в диапазоне данных и повторите шаг 3.

  5. Продолжайте выбор и группировку внутренних строк или столбцов, пока не будут созданы все нужные уровни в структуре.

Разгруппировка строк или столбцов

  • Чтобы разгруппировать строки или столбцы, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать и выберите Разгруппировать строки или Разгруппировать столбцы.

Отображение и скрытие структурированных данных

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Отображение или скрытие подробных данных для группы    

  • Чтобы отобразить подробные данные в группе, щелкните ее плюс или нажмите ALT+SHIFT+=.

  • Чтобы скрыть подробные данные для группы, щелкните ее минус или нажмите ALT+SHIFT+-.

Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня    

  • В один два три символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

  • Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку три, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных    

  • Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в один два три структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите три.

  • Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите один.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице

Работать с большим количеством информации в Excel бывает сложно. Многочисленные строки сливаются при просмотре. Найти что-то в таком массиве практически нереально. Не говоря уж о том, чтобы редактировать таблицу или использовать данные из неё. Но можно объединить позиции, разбить их на отдельные списки или вовсе «спрятать». Разберитесь, как сделать группировку в Excel, чтобы структурировать или скрывать ряды. Они останутся в документе, но отображаться будут только тогда, когда вы на них нажмёте. Так вы сможете спокойно поработать с необходимыми ячейками, не отвлекаясь на не используемые характеристики.

Как работать в Excel

Как сгруппировать объекты?

Вот как сгруппировать данные в Excel:

  1. Отметьте нужные ряды.
  2. Чтобы выделить множество позиций, находящихся рядом, кликните по первой и последней категории в диапазоне с зажатой клавишей Shift. Или «обведите» их курсором.
  3. Для охвата всей строки или колонки в Excel, нажмите на её номер или букву. Если вы собираетесь группировать ряд 23, выберите число «23» слева, если столбец F —символ «F» над таблицей.
  4. Несвязный диапазон (ячейки, которые располагаются далеко друг от друга) скомбинировать нельзя.
  5. После того как вы выбрали категории, откройте раздел «Данные» наверху окна.
  6. Найдите панель «Структура».
  7. Нажмите на маленькую чёрную стрелочку рядом с кнопкой «Группировать». Там будет нужная опция.
  8. Если вы выделили только строки или только столбцы, результат будет сразу.
  9. При работе с прямоугольной областью, программа спросит, к чему применять атрибут — к рядам или к колонкам. Можно сгруппировать и те и другие. Но данные позиции придётся объединять отдельно. Однако в группу попадёт не сам прямоугольник, а все ряды и столбики, входящие в него.

По завершении этих манипуляций наверху или слева от рабочей области Excel появится линия с пиктограммой в виде минуса. Это графическое обозначение соединённых категорий. Луч «охватывает» данные объекты и показывает, где они находятся.

Как работать в Excel

Можно создавать сложные комбинации, вложенные друг в друга.

  1. Добавьте новую группу в уже существующую. Просто выделите любые строки или столбцы, которые уже находятся в ней, и нажмите «Группировать».
  2. Рядом с «главным» лучом появится другой — поменьше. Вверху слева от рабочей области отобразятся цифры. Это уровни. Первый обозначает родительскую структуру, второй — вложенную и так далее.
  3. Можно создать максимум восемь уровней.

Как скрыть сгруппированные объекты?

Вот как группировать в Excel и скрывать объекты:

  1. Объедините какие-нибудь строки.
  2. Слева от них появится луч с «минусом» в начале.
  3. Нажмите на иконку с минусом. Она превратится в плюс. И данные ряды свернутся.
  4. Чтобы развернуть их, опять кликните на начало луча.

Настройки структуры

Есть ещё один способ.

  1. Если вы создали в Excel множественную группировку с большим количеством структур, в области слева вверху появятся числа.
  2. Допустим, у вас семь уровней групп. Кликните на цифру «3». Четвёртый, пятый, шестой и седьмой подуровни свернутся.
  3. Чтобы раскрыть список, кликните на его номер.
  4. Если вы нажмёте на цифру «1», скроются все объединённые позиции.

Также это можно сделать на панели управления, на которой находится кнопка «Группировать»:

  1. Поставьте курсор-ячейку в какую-нибудь группу.
  2. Найдите в разделе «Структура» кнопки «Отобразить детали» и «Скрыть детали». Если вы кликните на первую, категория развернётся, если на вторую — свернётся.

Как убрать группировку?

Вот вы разобрались, как сгруппировать строки в Excel, и испробовали это на практике. Но как теперь убрать созданные комбинации, чтобы таблица выглядела нормально, и отображался весь текст? Просто следуйте инструкции.

  1. Выделите скомбинированные категории.
  2. На панели «Структура» нажмите «Разгруппировать».
  3. Если вы отметите только один ряд, он будет исключён из группы. А категория, в которой он находился, разделится надвое.
  4. Чтобы убрать сразу все комбинации, кликните «Удалить структуру». Они исчезнут из документа.

Группировка строк

Промежуточный итог

Колонки можно группировать при помощи специальной функции Excel «Промежуточный итог». Она создаёт структуры и подсчитывает значения внутри их. Разберёмся на примере.

  1. Допустим, в таблице, в которой находятся данные по продажам костюмов, есть столбцы «Наименование товара», «Размер», «Количество на складе» и «Цена».
  2. Отсортируйте пункты в сетке по названию товара. Например, в строки 2–13 забейте информацию по категории «Серые пиджаки», в 14–27 — «Белые рубашки» и тому подобное.
  3. Выделите все столбики.
  4. В меню «Данные» на панели «Структура» нажмите «Промежуточный итог». Откроется окно с несколькими полями.
  5. Откройте выпадающий список «При каждом изменении в». Там будут все ваши категории. Выберите «Наименование товара». Так система объединит все строки с одинаковыми названиями. Если вы всё отсортировали, будут группы «Пиджаки», «Рубашки» и так далее.
  6. В разделе «Добавить итоги по» поставьте галочку в «На складе».
  7. В списке «Операция» выберите «Сумма».
  8. Нажмите «OK».
  9. Информация будет разделена на группу по категориям «Наименование». Под каждой структурой появится подсчёт: общее количество того или иного товара на складе.
  10. Если вы отметите в области «Добавить итоги по», к примеру, цену, Excel укажет отдельно стоимость пиджаков и рубашек.
  11. Так можно подсчитать количество каких-то позиций, среднее арифметическое, производное, смещённое отклонение и даже дисперсию. Все функции доступны в выпадающем списке «Операция».
  12. Чтобы избавиться от этих структур, в окне «Промежуточные итоги» нажмите «Убрать всё».

Группировка столбцов

В Excel можно группировать ряды и колонки, объединять их в различные категории, создавать вложенные списки. Также есть функция расчёта промежуточных итогов.

А вы когда-нибудь пользовались этой опцией?

Содержание

  • Настройка группировки
  • Группировка по строкам
  • Группировка по столбцам
  • Создание вложенных групп
  • Разгруппирование
  • Вопросы и ответы

Группирование в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

  1. Переходим во вкладку «Данные».
  2. Переход во вкладку Данные в Microsoft Excel

  3. В нижнем левом углу блока инструментов «Структура» на ленте расположена маленькая наклонная стрелочка. Кликаем по ней.
  4. Переход в настройки структуры в Microsoft Excel

  5. Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».

Настройка группировки в Microsoft Excel

На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

Группировка по строкам

Выполним группировку данных по строкам.

  1. Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.
  2. Добавление итоговой ячейки в Microsoft Excel

  3. Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».
  4. Перемещение во вкладку Данные в Microsoft Excel

  5. На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».
  6. Переход к группировке в Microsoft Excel

  7. Открывается небольшое окно, в котором нужно дать ответ, что мы хотим сгруппировать – строки или столбцы. Ставим переключатель в позицию «Строки» и жмем на кнопку «OK».

Установка группировки строк в Microsoft Excel

На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

Сворачивание строк в Microsoft Excel

Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

Lumpics.ru

Разварачивание строк в Microsoft Excel

Группировка по столбцам

Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

  1. Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.
  2. Добавление столбца в Microsoft Excel

  3. Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».
  4. Переход к группировке столбцов в Microsoft Excel

  5. В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».

Группирование столбцов в Microsoft Excel

Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

Создание вложенной группы в Microsoft Excel

После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

Навигация по группам в Microsoft Excel

Разгруппирование

Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

  1. Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».
  2. Разгруппирование в Microsoft Excel

  3. В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».

Разгруппирование строк в Microsoft Excel

Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Like this post? Please share to your friends:
  • Excel сгруппировать данные в одну строку
  • Excel сгенерировать случайное значение
  • Excel связь ячеек между листами
  • Excel связь сводных таблиц
  • Excel символ перенос строки в ячейке excel