Excel рабочая область ячейка

Содержание

  1. Microsoft Excel
  2. Как переопределить используемую область листа в Excel
  3. Как в excel сделать видимой только рабочую область?
  4. Масштаб отображения листа Excel
  5. Создание дубликата рабочего окна
  6. Сравнение рабочих листов Excel
  7. Закрепление областей в Эксель
  8. Разделение листа на области
  9. Окно контрольного значения Excel

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как переопределить используемую область листа в Excel

При нажатии Ctrl+End Excel активизирует нижнюю правую ячейку используемой области листа. Случается, что программа делает текущей не реально последнюю ячейку с информацией, а пустую нижнюю правую ячейку листа.

Другими словами, иногда Excel неверно определяет размер используемой области листа. Например, вы можете обнаружить, что, размер файла книги оказался слишком большим. Вполне возможно, что Excel ошибочно идентифицировал используемую область и хранит большое количество пустых ячеек.

Для начала попробуйте сохранить книгу. После этого Excel может правильно определить последнюю ячейку. Если он по-прежнему не определил последнюю используемую ячейку, вероятно, вы удалили данные, но оставили форматирование ячеек. Чтобы Excel выявил реально используемую область, вам нужно удалить столбцы справа отданных и строки, находящиеся снизу от данных.

Предположим, что реально последней ячейкой в книге является ячейка G25 , но нажатие Ctrl+End приводит вас не к ней, а к М50 . Для удаления отформатированных ячеек выполните следующие действия.

  1. Выберите все столбцы справа от столбца G . Для этого активизируйте любую ячейку в столбце Н , нажмите Ctrl+Пробел, затем Shift+End и в конце, удерживая нажатой Shift, нажмите клавишу .
  2. Выполните команду Главная → Ячейки → Удалить → Удалить столбцы с листа (или щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите команду Удалить).
  3. Выделите все строки ниже строки 25. Для этого активизируйте любую ячейку в строке 26. Нажмите Shift+Пробел, затем Shift+End и в конце, удерживая нажатой Shift, нажмите клавишу .
  4. Выполните команду Главная → Ячейки → Удалит → Удалить строки с листа(или щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любой строки и выберите команду Удалить).
  5. Сохраните книгу, и Excel переопределит последнюю ячейку.

После выполнения этих шагов нажатие клавиш Ctrl+End приведет вас к реальной последней ячейке.

Кстати, если вы не можете вспомнить сочетание клавиш Ctrl+End, используйте диалоговое окно Выделение группы ячеек. Выберите Главная → Найти и выделить → Выделение группы ячеек и в появившемся окне установите переключатель в положение последнюю ячейку. Нажмите ОК.

Источник

Как в excel сделать видимой только рабочую область?

Дата: 12 ноября 2015 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Для комфортной и качественной работы с данными, недостаточно просто заполнить лист, структурировать рабочие окна и сгруппировать листы. Если вы используете большие объёмы информации – этот пост поможет в их обработке. Я буду вооружать вас знаниями, необходимыми для эффективного использования рабочего пространства, значительно превышающего размеры вашего экрана. Приступим!

Масштаб отображения листа Excel

Первое, что приходит в голову, когда на экран вмещаются не все ячейки – изменить масштаб. Вы как-будто приближаете или отдаляете картинку, чтобы увидеть мелкий текст. Или, наоборот, охватить взглядом больше информации. Мне известно 4 способа масштабирования листа Эксель:

Создание дубликата рабочего окна

Иногда нужно открыть один и тот же документ в разных рабочих окнах. Это позволит использовать разные его участки одновременно. Чтобы создать новое рабочее окно – выделите нужный лист и выполните на ленте: Вид – Окно – Новое окно.

Создание нового окна Excel

Программа откроет еще один экземпляр текущего рабочего окна. Чтобы вы не запутались, Эксель добавит к имени документа в строке имён двоеточие и порядковый номер окна. Например, вы продублировали документ с именем «Книга». Исходное окно будет называться «Книга:1», а дубликат – «Книга:2». Навигация по таким листам будет выполняться раздельно, а вот изменения содержимого отобразятся в обоих окнах.

Чтобы закрыть лишние дубликаты – воспользуйтесь стандартными способами, например, крестиком (х) в строке имени.

Сравнение рабочих листов Excel

Часто нам нужно визуально сравнить данные, находящиеся в двух разных окнах. Для этого важно разместить данные рядом на экране. Майкрософт Эксель это умеет. Активируйте лист для сравнения и выполните: Вид – Окно – Рядом. Если открыто более двух окон – программа предложит выбрать документ, который нужно разместить рядом.

Отображение двух окон для сравнения

После выполнения, выбранные листы разместятся рядом, их будет удобно сравнивать. Если нужно, чтобы окошки прокручивались синхронно – кликните Вид – Окно – Синхронная прокрутка.

Для отмены режима сравнения, снова выполните команду Вид – Окно – Рядом.

Закрепление областей в Эксель

В большинстве случаев, большие таблицы содержат «шапку» в первой строке или первом столбце. Когда вы прокручиваете лист, эта информация может попасть за пределы видимой области, использовать такую таблицу очень сложно, ведь можно запутаться в подписях строк и столбцов. Программа решает эту проблему, «замораживанием» нужных областей. Для этого используйте команду: Вид – Окно – Закрепить области. При пролистывании, закрепленные ячейки не будут пропадать, вам всегда будет ясно в каких столбцах и строках находится нужная информация.

Закрепление областей в Excel

Чтобы закрепить первую строку листа – используйте кнопку Закрепить верхнюю строку. Для закрепления первого столбца жмите Закрепить первый столбец.

Вы можете зафиксировать на экране произвольное количество строк (начиная с первой) и столбцов (начиная с «А»). Для этого разместите курсор на одну строку ниже и на один столбец правее закрепляемых, выполните Вид – Окно – Закрепить области – Закрепить области.

Чтобы снять фиксацию области, нажмите: Вид – Окно – Закрепить области – Снять закрепление областей.

Разделение листа на области

Альтернативой закреплению может быть разделение листа. Вы можете разделить текущее рабочее окно на 2 или 4 области, в каждой будут свои ленты прокрутки. Благодаря этому, можно работать с огромными таблицами, не перескакивая между значениями, расположенными далеко друг от друга.

Чтобы разделить лист – убедитесь, что у вас отключено закрепление областей. Далее выполните следующее:

  • Для разделения экрана на две части по вертикали – установите курсор в первой строке, и столбце справа от границы разделения. Например, нужно вставить разделитель между столбцами K и L, тогда выделите ячейку L1. Нажмите на ленте Вид – Окно – Разделить.
  • Для разбивки на две части по горизонтали выделите ячейку в первом столбце и строке под линией раздела. Выполните ту же команду, что и в предыдущем примере
  • Чтобы разделить лист на 4 части – установите курсор в ячейку справа и ниже от пересечения разделителей. Например, линия раздела должна проходить между строками 22 и 23, столбцами L и M. Тогда курсор нужно поставить в ячейку M23 Выполняем всю ту же команду Вид – Окно – Разделить.
    Разделение окна на 4 области

Чтобы отменить разделение, повторно нажмите Разделить.

Окно контрольного значения Excel

Если в процессе расчетов нужно контролировать значение в одной или нескольких ячейках – неудобно постоянно к ним возвращаться, чтобы посмотреть какой же результат в них сейчас. Лучше открыть Окно контрольного значения, которое всегда будет на экране. Это окно может отображать значения выбранных вами ячеек.

Выполните команду Формулы – Зависимости формул – Окно контрольного значения. На экране появится окно отслеживания значения ячейки. Предположим, нам нужно контролировать значение ячейки А1. В окне контроля нажмём Добавить, кликнем мышью на ячейке А1 и еще раз Добавить. Всё, ячейка А1 будет контролироваться, и если окажется за пределами видимой области – вы всё равно будете знать её значение в любой момент времени.

Окно контрольного значения в Эксель

На рисунке мы видим, что ячейка А1 не видна на экране, но её содержимое (число «125») видно в окне контрольного значения.

Этот инструмент используют немногие, но это один из элементов профессионального пользования программой, который значительно улучшает юзабилити рабочего листа.

В этом посте я перечисли вам очень мощные и полезные инструменты для работы с большими таблицами. Благодаря им, вы сократите время выполнения задач в разы, будете больше времени уделять расчетам, и меньше – «беганию» по листу в поисках нужной ячейки.

В следующем посте я планирую рассказать как работать со столбцами и строками, а пока задавайте ваши вопросы!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Если вы постоянно перемещаетесь по своей электронной таблице или не хотите, чтобы читатели могли просматривать определенные данные, удобно ограничить видимую область электронной таблицы только необходимыми
данными.

Все листы Excel, созданные в Excel 97-2003, имеют 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. Чаще всего на листе используется лишь небольшая доля доступных ячеек. Немного усилий — и вы сможете ограничить область прокрутки листа только ячейками, содержащими нужные данные. Затем можно поместить данные, которые пользователь видеть не должен, в ячейки за пределами области прокрутки. Это также упростит переход по ячейкам на листе, так как часто возникает ситуация, когда пользователь неожиданно оказывается на 50 000 строке и начинает кричать, что на листе совершенно невозможно найти необходимые данные.

Самый простой способ установить границы — просто спрятать все неиспользуемые столбцы и строки. На своем листе найдите последнюю строку, содержащую данные, и целиком выделите строку под ней, щелкнув кнопку строки. Удерживайте клавиши Ctrl и Shift и нажимайте стрелку вниз, чтобы выделить все строки ниже. Чтобы спрятать их, выберите команду Формат → Строка → Скрыть (Format → Row → Hide). To же самое сделайте и с неиспользуемыми столбцами: найдите последний столбец с данными, полностью выделите столбец справа от него, удерживайте клавиши Ctrl и Shift, нажимая стрелку вправо, а затем выберите команду Формат → Столбец → Скрыть (Format → Column → Hide). Если все произошло как надо, используемые ячейки будут окружены серой областью, за пределы которой пе.рейти невозможно.

Второй способ определить границы — указать допустимый диапазон в окне Properties листа. Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок листа в левом нижнем углу экрана и в контекстном меню выберите пункт View Code (Исходный текст). В Windows выберите команду View → Project Explorer (Ctrl+R), а в Mac OS X нажмите сочетание клавиш Apple+R, чтобы открыть окно Project Explorer. Если окно Properties не открыто, нажмите клавишу F4. Выберите нужный лист, и перейдите к свойству ScrollArea в окне Properties.

Теперь в Project Explorer выберите лист, область прокрутки которого хотите ограничить, а затем в окне Properties (рис. 1.12) перейдите к свойству ScrollArea. В соответствующем поле значений справа введите желаемые границы листа, например, $A$1:$G$50.

Рис. 1.12. Окно Properties в Project Explorer

Вы не сможете прокручивать лист за пределы указанной области. К сожалению, после закрытия Excel не сохранит этот параметр. Это означает, что для того, чтобы автоматически выбирать желаемый диапазон прокрутки, необходимо создать простой макрос, поместив немного кода в событие worksheet_Activate.

Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем того листа, где нужно ограничить диапазон прокрутки, и в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code), затем введите код из листинга 1.13.

// Листинг 1.13 Private Sub Worksheet_Activate () Me. Scroll Area = «A1:G50» End Sub

Как обычно, нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Хотя вы не сможете увидеть результат в виде серой области в первом способе, вы все же не сможете прокрутить лист или выбрать что-либо за пределами заданной области.

Любой макрос, выбирающий диапазон за пределами этой области прокрутки (включая выбор целых строк и столбцов), сделать это более не сможет. Это относится, в частности, к записанным макросам, так как в них зачастую применяется выделение.

Если макрос использует диапазон за пределами области прокрутки, можно легко изменить его, чтобы он не был ограничен в своей работе каким-то диапазоном ячеек. Выберите команду Сервис → Макрос → Макросы (Tools → Macro → Macros) или сочетание клавиш Alt+F8, выберите имя макроса, выделите его и щелкните кнопку Изменить (Edit). Вставьте следующую строку перед первой строкой существующего кода:

ActiveSheet.Scroll Area = «» На самую последнюю строку кода поместите следующее:

ActiveSheet.Scroll Area = «$A$1:$G$50» Теперь код должен выглядеть приблизительно так, как показано в листинге 1.14.

// Листинг 1.14 Sub МуМасrо() ‘ ‘ ‘макрос МуМасго ‘макрос записан 19/9/2011 ву Excel2010.ru ‘ ‘ ActiveSheet.Scroll Area = «» Range(«Z100»).Select Selection.Font.Bold = True ActiveSheet.Scroll Area — «$A$1:$G$50″ Sheets(‘Daily Budget»).Select ActiveSheet.Scroll Area = «» Range («T500»).Select Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.Scroll Area = «$A$1:$H$25» End Sub

Наш записанный макрос выбирает ячейку Z100 и форматирует ее, делая шрифт жирным. Затем он выбирает лист с именем Daily Budget, выбирает на нем ячейку Т500 и отменяет жирный шрифт. Мы добавили строку ActiveSheet.ScrollArea = «», поэтому на листе можно выбрать любую ячейку, а затем восстановить желаемый ограниченный диапазон прокрутки. Выбирая другой лист (Daily Budget), мы снова позволяем коду выбирать любую ячейку на этом листе, а затем восстанавливаем ограниченный диапазон.

Третий метод, наиболее гибкий, автоматически ограничивает область прокрутки используемым диапазоном ячеек на листе, для которого вы создаете следующий код. Чтобы применить этот способ, правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем нужного листа, в контекстном меню выберите пункт Исходный текст (View Code) и введите код, приведенный в листинге 1.15.

// Листинг 1.15 Private Sub Worksheet_Activate() Me.ScrollArea = Range(Me.UsedRange, Me.UsedRange(2.2)).Address End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу.

Этот макрос будет выполняться автоматически каждый раз, когда вы будете активировать лист, где он хранится. Однако некоторые проблемы могут возникнуть, если понадобится ввести данные за пределами текущего используемого диапазона. Чтобы избежать этого, примените стандартный макрос, который восстановит область прокрутки, равную полному листу. Выберите команду Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic (Tools → Macro → Visual Basic Editor), затем выберите команду Insert → Module и введите код из листинга 1.16.

// Листинг 1.16 Sub ResetScrollArea() ActiveSheet.ScrollArea = «» End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Если хотите, можно упростить способ выполнения макроса, назначив ему сочетание клавиш. Выберите команду Сервис → Макрос → Макросы (Tools → Macro > Macros) или нажмите сочетание клавиш (Alt/Option+F8). Выберите ResetScrollArea (это имя вашего макроса), щелкните кнопку Параметры (Options) и выберите сочетание клавиш.

Каждый раз, когда понадобится добавить данные за пределами установленных границ листа, выполняйте макрос ResetScrollArea для переопределения границ. После выполнения макроса внесите изменения, которые было невозможно сделать с ограниченным диапазоном прокрутки. Закончив, активируйте любой другой лист, а затем активируйте только что измененный лист. Это действие запустит код, ограничивающий диапазон прокрутки желаемой областью.

Если вы открываете одни и те же документы каждый день, сохраните их в качестве рабочей области. Когда вы запустите файл рабочей области, Excel откроет все нужные документы, запомнив расположение окон. Это позволит значительно сэкономить время.

  1. Для начала откройте два или более документа.
  2. На вкладке View (Вид) выберите команду Arrange All (Упорядочить все).
  3. Определите желаемый параметр расположения документов на экране. Например, Tiled (Рядом).
  4. Нажмите ОК.
  5. На вкладке View (Вид) нажмите Save Workspace (Сохранить рабочую область).
  6. Сохраните файл рабочей области (.xlw) в папку на компьютере.
  7. Закройте Excel.
  8. Откройте файл рабочей области.

Примечание: Сам по себе файл рабочей области не содержит документов. Поэтому вам нужно сохранить каждую книгу индивидуально, если вы вносили в неё какие-либо изменения. Кроме того, если вы измените местоположение документа, Excel не сможет запустить его при открытии файла рабочей области.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник:/> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник

�����: ��������� ��� ����������

������� �� ���� ��������:

  • ����������
  • ��������
  • �����

������� ������� Excel: ��������, ������ ������� ������

������� ������� Excel�� ������� ����������������� ����������, ���������� ����� ������, ������, ������� ������ ������� �����, ������ ������ ������. ����������� �������� ���������� ��������������� ������������� ��������� ���������� ����������� ������ �������� ������� Excel.

����� ��������� ����������� ��������� ������� ������� �������� �����ࠖ ���������� (������������) ����� ����������� �������, ��������������� ��������� ��������� ���������� �������������� ������������� ������ ��������. ������������ ���������� ����� �������� ��������.

����� ������ ����� ���������� ���������� (�� ��� �������� ������� ������). ����� ������ ������������ �������� ����� �������� ��������, ������� ����������� �������������� ������ ������ ������� �������. ��������, �����.�3.2 ������ ���������� ������� �������� �4.

���.�3.2. ������ ������������� �4

���� ������ ������� ������������ ���������: �����������, ��������� ����� (����� �������� ������ ����������� ���������� ��������� ����������� ������ ������ �����), ����� ������� ��������� ������, �������� ��������, �������� ������ ���.

���������� �������� ����� ������������ ������� ���������� ��������, ��������� ��.��. ������ ���������� ����� ������ �����, ������� ���������� �������� ����������� ������� ������������ ����. ����� ������ ���� ����� ������� ��������� �������: ��������� ������� ����� Excel ������� ������ ����� ������ ������ ������, �� ����������� ���� ������� ������� ������ �����.

����������

������� ���������, ������������ ���������� ������� ��������� ����������� ����� �������� ������ ����� ����������� ������������ �������, ���� ������ ������蠖 �����. �������� �������� ������ ���� ��� ����������� ������������� ��������� ���� ������, ���������� ����� �������� ����.

��������� ����� ������������� ����� ������ ������� ����� ������ ��� ����������. ��������� ��������� ��������� ���� ������� ���� ������, ����� ������� ������ ������� �������� ������� �����������. ������ ����� ������� ����� ������ ���� ����� ���������� ������ ������ ���������� ���������� �����. ������, �������� ������� �� ������ ���������� ������� ����� �������� �������������� ���������� ��������� �����.

��������

����� �������������� ����� ����������� ��������� ���� �����, ����� ����������� ��������� (���� ? ���������) �������� ������������� (��������� ��������� ������) ���������� ������ ��������� ������� ���������� ��������������� �����. ���� �������� ���������� ������ ������������� ����� ����������� �����, ������� ������� ��������� ������ ������ ��������� ����� �������� �������������� ������ ��������������� ������ ��������. ������ ������ �������� ������ ���������������� ������ ��������� ������� ���������� ��������������� �����. ��������� ����������� �����������.

������ ������������� ����� ����� ����� ������� ���� ���� ���� �������� �������������� ���������, �������� ��.��., ������ �������� �������. ������� ���� ����� ������ ������������� ����� ����������� �������� ���� ��������.

������������� ������ ���������� ����� ������ ������� ������� ���� ���� ��������� �����������. �������� ���������� ��������� �������: ������� ����� ������ ���� ����������� ��������� ������ �����, ������������ ������������ ������� ���������.

������� ������ ������ ��������� (������ ������, �������� �������� �������������� ��������� ����) ��������� ��������� ������������ (����� ����� ��� ������ ������� ���������).

����������� ��������� ��������������� ��������� ���������� ������ �����, ���������� ����� ��������, ������ ������������ ��������, �������������� �������������. ��������� �������� ����� ����������� �������, ��������� ������� ������� ������� Ctrl. ���������� �������� ����� ��������� ��������� ���������� ������������� ������������� ����������.

�����

��������� ��������� �������� ������ �������� ������ (������ ������, ��������� ���������� ������) ����� ������������, �������� ������ ���������, �������� ����� ������������� ������ ���������. ����� ������ �������, ������� ���������� ������ Ctrl+BackSpace.

��������� �������� ������ ������ ����� ������� �������. ��������� ��������� �������, ������� ����������� ������� Excel, ������� ������ ������� ������ �������� �� ����������� ���� �������� ����� �������� ������; ����� ����� ��������������� �������� ������������ ���� ��������. ����� ������������ ���� ������� ����������� �������� ��������� ����� ������ ��� ���������� ���������������� ����� ��������� ������ �������� ��.

������������ �������� ����� ����������� �������� �� �������� ������� Delete (����� ��������� ��������������� ���������� ��������). ������ ��������� �������� �������� ���������� ������, �������� ��� ����, ���������� �� ���������� ������� ������������ ���� ��������� ����������� ��������� ����, ������������ �����.�3.3.

���.�3.3. �������� ������

�������� ����������� �����ࠖ ����� ���� �����; ������������� ���������� ������������ ����� ������� �� ����� ���������� ������ ������� ��������� ������.

��������� ���������� ��������� ������������� ����� ����� �����, ������ ��������� ����������� ��������� (����������, ������� �������� �������� �������������). ��������� �������������� �������� ������������ ���� ������ ����� (�� ����� ������� ����� �������� ���������� ������ Ctrl+1). �������������� ������ ������� ������������ ����, �������� ��������� ������������ ����� ���������� ������ ����������� ����� ������� ��. ������������ ������������ ����� ����� �������������� ����� ������ ������� ������ �������� �� (�����������, ����������������� ������� �������� ������������� ������ ����������������� ��������).

����� �����, ����� ������� ������� ������� ������ ����������� �������� �����, ���� ������� ���� ���� ������� ���������� �����. ����� ��������� ��������� �������� ������ ������� ��� ������ (������� ���������� �����������), ����� ���� ������������ ���������� ������ ����� ������ ������� Tab ���Enter. ���������� �������������� ������� ������ ��������� ������� ��������� ��� ����������. ����������� ����� ������ ���������� ��������� ���������� ������� ����� ������� ����������.

 ������ ���������� �� ������ ���� ���������� �������� ������ ��������� ����� ������ ���������. ��������� ������� ��� �������� ������� ������ ����������� ��������� �������� ���������� ������ Ctrl+Enter.

���� ������� ������������� ������ ����� ��������� ����� ������ ��������: ��������� ����� �������� ������ ���� ������ ���� ��������� ��� ������� (����� ������� ������� Enter ������ ����� ������������� ����� ������). ���������������� ����� ��������� ���������, ����������� ���������� ������� ������������� �������� ����� ���������� ������� ������. ��������� ����� �������� ������, �������� ��������� ���� ����� ���������� ������������� ��������, ����� ��������� ������� ������������ ���� ������ ����� �� ����������� ���� ��������� ����� ����� �������� ������� �������� �������� �������� ��������. ����� ������� ����� ������� ����� ������������� ����� �������� ������� ��������� ������ ������������� ������������� ����� ������� ������ ��.

����� ������������ ����� ��������� ������� ������� ������� ��������. ���� ����, ����������� �������� �������� ��������������� ��������� ����� / (��� ����� ���������� ������) Excel ������������� ����������� ��� �����. ��������, �������� �������� 1/5 ����� ������� ������� Enter ��� ������������� ����� ������������� �01.���, �� ������ ������ ������������������� ������� �������� ������ ����������� �������� 01.05.2015 (����������� ������� ���). ����� ��������� ����������������� ������� �������� �����, ����� ������� ������ 0, ����� ������ ����� ����� ���� ������� ��������.

����� ������� ������ �������� �����������. ������, ����������� ������ �������� ������ ����� ����������� ��������� ����, ����� ����������� ���������� �������� �����.  ���������� ��� ������ �������, ���������� ����� ������ �������� ������ ������. ����� ��������� �����, ���������� ������ ������� ���������� ������� ����������� ������� �����렖 ���� ����������� ���� ��������� ������� �����. ���� ����� ����� ����������� ������ ��������� ������, ������� ����� ���������, ��������� ������ ����������� �� ������� ��������, ������������������ ����, ������������ ����� ���������� ������������.

������� �������������� ���������� ����� ������ ������� ��������� ������������. ���� ����, ������� ���������� ����� ������ �����������, ������� �������� ��� ����� ��������� ������� ������ ����������. ������������ ������ �������������� ����������� ������ ����� ���������� ����� ������ ������� �������� ����� ���� ������ ������ ������� F2.  ���������� ������� �������� ������ ����� ������, ������� ������� ����������� ���������� ����� �������� ������ �����������, ����� ���� ������ ����������� �����������. ������� ��������, ����������������� ������� �������� ������ ���� ������, ����� ����������� ��������� (���� ? ���������) �������� ������������� (��������� ��������� ������) ���������� ������ ��������� �������������� ��������.

������, ��������� ������������� ���������� ������ ������� �����렖 ������ ��� �������. �������� ��� ������, �������� ����� ������� ������ �� ���������� ������� ������ �����.

������ ��������� ������ ��������� ������������� ������ ������� ����� ��� ���� ������, �� ���������. ������� ������ ������������ ���������� �����������: ���� ����� ������� Enter ���� ������ ������� �������������. ������������ �������� ������ ��������� ����� ������ ����������� ���������� ������ Alt+Enter.

 ��������� ����������� ����������� �������� ����� ������ ������� �������� ��������� ��������������. �������� ������� ������ �������� ���: ����� ����� �������� ������� ����� �������� ��������� ���� �������� ������� ���� ������ (���� ���� ������� ������ ������), ����� ��������� ����������� ���������� �������. ������ ����� ������ ����� ������ ���� �, ������������, ���������� ������ ���� �����������, �������� ���������� ��������� ������. ����� ����� ����� ��������� ������ ���蠖 ����������� ��� ������ ����������� ��������� ����� ��������� (���� ����� ����������� ��������, ��������� ������� ������). ����� �����, ����� ��������� ������ ����������� ��������� ����������� ������, ���������� ��������� ����������� ����, ������������ �����.�3.4.

���.�3.4. ����� �������� �������������� �����

 ������ ���� ������� ���������� ������� �������������� �����. ��������� �������� ���������� ������ ���������� ������ ������ ����������� ��������� ����� ����������� ����� ��������� ������. ���� �� ������� ������� ��������� (������, ������ �������� ������������� �����, ����� ������ ������ ��������� �������� ��������� ��������), ����� ������ ����� ��������� �������� ������������������� �������� �����������. ��������, ���� ������� ������ ��������� ������� �������� 1, ����������� �������� ��������� �������� ��������� ����� ������������ ���: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 ��.��. ���������������� �������� ��������� ������ ������� ����� ������ ��������� ����� ���������� ������ ������ ������ ������, ���� ������ �������� ��������� ������ ���������� ������ �������� ������ ������ (������� ��������� ��������).

Содержание

  • 1 Масштаб отображения листа Excel
  • 2 Создание дубликата рабочего  окна
  • 3 Сравнение рабочих листов Excel
  • 4 Закрепление областей в Эксель
  • 5 Разделение листа на области
  • 6 Окно контрольного значения Excel

как в excel сделать видимой только рабочую областьДата: 12 ноября 2015 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Для комфортной и качественной работы с данными, недостаточно просто заполнить лист, структурировать рабочие окна и сгруппировать листы. Если вы используете большие объёмы информации – этот пост поможет в их обработке. Я буду вооружать вас знаниями, необходимыми для эффективного использования рабочего пространства, значительно превышающего размеры вашего экрана. Приступим!

Первое, что приходит в голову, когда на экран вмещаются не все ячейки – изменить масштаб. Вы как-будто приближаете или отдаляете картинку, чтобы увидеть мелкий текст. Или, наоборот, охватить взглядом больше информации. Мне известно 4 способа масштабирования листа Эксель:

Создание дубликата рабочего  окна

Иногда нужно открыть один и тот же документ в разных рабочих окнах. Это позволит использовать разные его участки одновременно. Чтобы создать новое рабочее окно – выделите нужный лист и выполните на ленте: Вид – Окно – Новое окно.

как в excel сделать видимой только рабочую областьСоздание нового окна Excel

Программа откроет еще один экземпляр текущего рабочего окна. Чтобы вы не запутались, Эксель добавит к имени документа в строке имён двоеточие и порядковый номер окна. Например, вы продублировали документ с именем «Книга». Исходное окно будет называться «Книга:1», а дубликат – «Книга:2». Навигация по таким листам будет выполняться раздельно, а вот изменения содержимого отобразятся в обоих окнах.

Чтобы закрыть лишние дубликаты – воспользуйтесь стандартными способами, например, крестиком (х) в строке имени.

Сравнение рабочих листов Excel

Часто нам нужно визуально сравнить данные, находящиеся в двух разных окнах. Для этого важно разместить данные рядом на экране. Майкрософт Эксель это умеет. Активируйте лист для сравнения и выполните: Вид – Окно – Рядом. Если открыто более двух окон – программа предложит выбрать документ, который нужно разместить рядом.

как в excel сделать видимой только рабочую областьОтображение двух окон для сравнения

После выполнения, выбранные листы разместятся рядом, их будет удобно сравнивать. Если нужно, чтобы окошки прокручивались синхронно – кликните Вид – Окно – Синхронная прокрутка.

Для отмены режима сравнения, снова выполните команду Вид – Окно – Рядом.

Закрепление областей в Эксель

В большинстве случаев, большие таблицы содержат «шапку» в первой строке или первом столбце. Когда вы прокручиваете лист, эта информация может попасть за пределы видимой области, использовать такую таблицу очень сложно, ведь можно запутаться в подписях строк и столбцов. Программа решает эту проблему, «замораживанием» нужных областей. Для этого используйте команду: Вид – Окно – Закрепить области. При пролистывании, закрепленные ячейки не будут пропадать, вам всегда будет ясно в каких столбцах и строках находится нужная информация.

как в excel сделать видимой только рабочую областьЗакрепление областей в Excel

Чтобы закрепить первую строку листа – используйте кнопку Закрепить верхнюю строку. Для закрепления первого столбца жмите Закрепить первый столбец.

Вы можете зафиксировать на экране произвольное количество строк (начиная с первой) и столбцов (начиная с «А»). Для этого разместите курсор на одну строку ниже и на один столбец правее закрепляемых, выполните Вид – Окно – Закрепить области – Закрепить области.

Чтобы снять фиксацию области, нажмите: Вид – Окно – Закрепить области – Снять закрепление областей.

Разделение листа на области

Альтернативой закреплению может быть разделение листа. Вы можете разделить текущее рабочее окно на 2 или 4 области, в каждой будут свои ленты прокрутки. Благодаря этому, можно работать с огромными таблицами, не перескакивая между значениями, расположенными далеко друг от друга.

Чтобы разделить лист – убедитесь, что у вас отключено закрепление областей. Далее выполните следующее:

  • Для разделения экрана на две части по вертикали – установите курсор в первой строке, и столбце справа от границы разделения. Например, нужно вставить разделитель между столбцами K и L, тогда выделите ячейку L1. Нажмите на ленте Вид – Окно – Разделить.
  • Для разбивки на две части по горизонтали выделите ячейку в первом столбце и строке под линией раздела. Выполните ту же команду, что и в предыдущем примере
  • Чтобы разделить лист на 4 части – установите курсор в ячейку справа и ниже от пересечения разделителей. Например, линия раздела должна проходить между строками 22 и 23, столбцами L и M. Тогда курсор нужно поставить в ячейку M23 Выполняем всю ту же команду Вид – Окно – Разделить.
    как в excel сделать видимой только рабочую областьРазделение окна на 4 области

Чтобы отменить разделение, повторно нажмите Разделить.

Окно контрольного значения Excel

Если в процессе расчетов нужно контролировать значение в одной или нескольких ячейках – неудобно постоянно к ним возвращаться, чтобы посмотреть какой же результат в них сейчас. Лучше открыть Окно контрольного значения, которое всегда будет на экране. Это окно может отображать значения выбранных вами ячеек.

Выполните команду Формулы – Зависимости формул – Окно контрольного значения. На экране появится окно отслеживания значения ячейки. Предположим, нам нужно контролировать значение ячейки А1. В окне контроля нажмём Добавить, кликнем мышью на ячейке А1 и еще раз Добавить.  Всё, ячейка А1 будет контролироваться, и если окажется за пределами видимой области – вы всё равно будете знать её значение в любой момент времени.

как в excel сделать видимой только рабочую областьОкно контрольного значения в Эксель

На рисунке мы видим, что ячейка А1 не видна на экране, но её содержимое (число «125») видно в окне контрольного значения.

Этот инструмент используют немногие, но это один из элементов профессионального пользования программой, который значительно улучшает юзабилити рабочего листа.

В этом посте я перечисли вам очень мощные и полезные инструменты для работы с большими таблицами. Благодаря им, вы сократите время выполнения задач в разы, будете больше времени уделять расчетам, и меньше – «беганию» по листу в поисках нужной ячейки.

В следующем посте я планирую рассказать как работать со столбцами и строками, а пока задавайте ваши вопросы!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Если вы постоянно перемещаетесь по своей электронной таблице или не хотите, чтобы читатели могли просматривать определенные данные, удобно ограничить видимую область электронной таблицы только необходимыми
данными.

Все листы Excel, созданные в Excel 97-2003, имеют 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. Чаще всего на листе используется лишь небольшая доля доступных ячеек. Немного усилий — и вы сможете ограничить область прокрутки листа только ячейками, содержащими нужные данные. Затем можно поместить данные, которые пользователь видеть не должен, в ячейки за пределами области прокрутки. Это также упростит переход по ячейкам на листе, так как часто возникает ситуация, когда пользователь неожиданно оказывается на 50 000 строке и начинает кричать, что на листе совершенно невозможно найти необходимые данные.

Самый простой способ установить границы — просто спрятать все неиспользуемые столбцы и строки. На своем листе найдите последнюю строку, содержащую данные, и целиком выделите строку под ней, щелкнув кнопку строки. Удерживайте клавиши Ctrl и Shift и нажимайте стрелку вниз, чтобы выделить все строки ниже. Чтобы спрятать их, выберите команду Формат → Строка → Скрыть (Format → Row → Hide). To же самое сделайте и с неиспользуемыми столбцами: найдите последний столбец с данными, полностью выделите столбец справа от него, удерживайте клавиши Ctrl и Shift, нажимая стрелку вправо, а затем выберите команду Формат → Столбец → Скрыть (Format → Column → Hide). Если все произошло как надо, используемые ячейки будут окружены серой областью, за пределы которой пе.рейти невозможно.

Второй способ определить границы — указать допустимый диапазон в окне Properties листа. Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок листа в левом нижнем углу экрана и в контекстном меню выберите пункт View Code (Исходный текст). В Windows выберите команду View → Project Explorer (Ctrl+R), а в Mac OS X нажмите сочетание клавиш Apple+R, чтобы открыть окно Project Explorer. Если окно Properties не открыто, нажмите клавишу F4. Выберите нужный лист, и перейдите к свойству ScrollArea в окне Properties.

Теперь в Project Explorer выберите лист, область прокрутки которого хотите ограничить, а затем в окне Properties (рис. 1.12) перейдите к свойству ScrollArea. В соответствующем поле значений справа введите желаемые границы листа, например, $A$1:$G$50.

как в excel сделать видимой только рабочую область

Рис. 1.12. Окно Properties в Project Explorer

Вы не сможете прокручивать лист за пределы указанной области. К сожалению, после закрытия Excel не сохранит этот параметр. Это означает, что для того, чтобы автоматически выбирать желаемый диапазон прокрутки, необходимо создать простой макрос, поместив немного кода в событие worksheet_Activate.

Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем того листа, где нужно ограничить диапазон прокрутки, и в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code), затем введите код из листинга 1.13.

1 2 3 4 
// Листинг 1.13 Private Sub Worksheet_Activate () Me. Scroll Area = "A1:G50" End Sub

// Листинг 1.13 Private Sub Worksheet_Activate () Me. Scroll Area = «A1:G50» End Sub

Как обычно, нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Хотя вы не сможете увидеть результат в виде серой области в первом способе, вы все же не сможете прокрутить лист или выбрать что-либо за пределами заданной области.

Любой макрос, выбирающий диапазон за пределами этой области прокрутки (включая выбор целых строк и столбцов), сделать это более не сможет. Это относится, в частности, к записанным макросам, так как в них зачастую применяется выделение.

Если макрос использует диапазон за пределами области прокрутки, можно легко изменить его, чтобы он не был ограничен в своей работе каким-то диапазоном ячеек. Выберите команду Сервис → Макрос → Макросы (Tools → Macro → Macros) или сочетание клавиш Alt+F8, выберите имя макроса, выделите его и щелкните кнопку Изменить (Edit). Вставьте следующую строку перед первой строкой существующего кода:

ActiveSheet.Scroll Area = "" На самую последнюю строку кода поместите следующее:

ActiveSheet.Scroll Area = "$A$1:$G$50" Теперь код должен выглядеть приблизительно так, как показано в листинге 1.14.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 
// Листинг 1.14 Sub МуМасrо() ' ' 'макрос МуМасго 'макрос записан 19/9/2011 ву Excel2010.ru ' ' ActiveSheet.Scroll Area = "" 	Range("Z100").Select 	Selection.Font.Bold = True ActiveSheet.Scroll Area - "$A$1:$G$50" Sheets('Daily Budget").Select ActiveSheet.Scroll Area = "" 	Range ("T500").Select 	Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.Scroll Area = "$A$1:$H$25" End Sub

// Листинг 1.14 Sub МуМасrо() ‘ ‘ ‘макрос МуМасго ‘макрос записан 19/9/2011 ву Excel2010.ru ‘ ‘ ActiveSheet.Scroll Area = «» Range(«Z100»).Select Selection.Font.Bold = True ActiveSheet.Scroll Area — «$A$1:$G$50″ Sheets(‘Daily Budget»).Select ActiveSheet.Scroll Area = «» Range («T500»).Select Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.Scroll Area = «$A$1:$H$25» End Sub

Наш записанный макрос выбирает ячейку Z100 и форматирует ее, делая шрифт жирным. Затем он выбирает лист с именем Daily Budget, выбирает на нем ячейку Т500 и отменяет жирный шрифт. Мы добавили строку ActiveSheet.ScrollArea = «», поэтому на листе можно выбрать любую ячейку, а затем восстановить желаемый ограниченный диапазон прокрутки. Выбирая другой лист (Daily Budget), мы снова позволяем коду выбирать любую ячейку на этом листе, а затем восстанавливаем ограниченный диапазон.

Третий метод, наиболее гибкий, автоматически ограничивает область прокрутки используемым диапазоном ячеек на листе, для которого вы создаете следующий код. Чтобы применить этот способ, правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем нужного листа, в контекстном меню выберите пункт Исходный текст (View Code) и введите код, приведенный в листинге 1.15.

1 2 3 4 
// Листинг 1.15 Private Sub Worksheet_Activate() 	Me.ScrollArea = Range(Me.UsedRange, Me.UsedRange(2.2)).Address End Sub

// Листинг 1.15 Private Sub Worksheet_Activate() Me.ScrollArea = Range(Me.UsedRange, Me.UsedRange(2.2)).Address End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу.

Этот макрос будет выполняться автоматически каждый раз, когда вы будете активировать лист, где он хранится. Однако некоторые проблемы могут возникнуть, если понадобится ввести данные за пределами текущего используемого диапазона. Чтобы избежать этого, примените стандартный макрос, который восстановит область прокрутки, равную полному листу. Выберите команду Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic (Tools → Macro → Visual Basic Editor), затем выберите команду Insert → Module и введите код из листинга 1.16.

1 2 3 4 
// Листинг 1.16 Sub ResetScrollArea() 	ActiveSheet.ScrollArea = "" End Sub

// Листинг 1.16 Sub ResetScrollArea() ActiveSheet.ScrollArea = «» End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Если хотите, можно упростить способ выполнения макроса, назначив ему сочетание клавиш. Выберите команду Сервис → Макрос → Макросы (Tools → Macro > Macros) или нажмите сочетание клавиш (Alt/Option+F8). Выберите ResetScrollArea (это имя вашего макроса), щелкните кнопку Параметры (Options) и выберите сочетание клавиш.

Каждый раз, когда понадобится добавить данные за пределами установленных границ листа, выполняйте макрос ResetScrollArea для переопределения границ. После выполнения макроса внесите изменения, которые было невозможно сделать с ограниченным диапазоном прокрутки. Закончив, активируйте любой другой лист, а затем активируйте только что измененный лист. Это действие запустит код, ограничивающий диапазон прокрутки желаемой областью.

Если вы открываете одни и те же документы каждый день, сохраните их в качестве рабочей области. Когда вы запустите файл рабочей области, Excel откроет все нужные документы, запомнив расположение окон. Это позволит значительно сэкономить время.

  1. Для начала откройте два или более документа.
  2. На вкладке View (Вид) выберите команду Arrange All (Упорядочить все).как в excel сделать видимой только рабочую область
  3. Определите желаемый параметр расположения документов на экране. Например, Tiled (Рядом).
  4. Нажмите ОК.как в excel сделать видимой только рабочую область
  5. На вкладке View (Вид) нажмите Save Workspace (Сохранить рабочую область).как в excel сделать видимой только рабочую область
  6. Сохраните файл рабочей области (.xlw) в папку на компьютере.
  7. Закройте Excel.
  8. Откройте файл рабочей области.

Результат:

как в excel сделать видимой только рабочую область

Примечание: Сам по себе файл рабочей области не содержит документов. Поэтому вам нужно сохранить каждую книгу индивидуально, если вы вносили в неё какие-либо изменения. Кроме того, если вы измените местоположение документа, Excel не сможет запустить его при открытии файла рабочей области.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Перейти к содержанию

На чтение 1 мин Опубликовано 04.06.2015

Если вы открываете одни и те же документы каждый день, сохраните их в качестве рабочей области. Когда вы запустите файл рабочей области, Excel откроет все нужные документы, запомнив расположение окон. Это позволит значительно сэкономить время.

  1. Для начала откройте два или более документа.
  2. На вкладке View (Вид) выберите команду Arrange All (Упорядочить все).Рабочая область в Excel
  3. Определите желаемый параметр расположения документов на экране. Например, Tiled (Рядом).Рабочая область в Excel
  4. Нажмите ОК.Рабочая область в Excel
  5. На вкладке View (Вид) нажмите Save Workspace (Сохранить рабочую область).Рабочая область в Excel
  6. Сохраните файл рабочей области (.xlw) в папку на компьютере.
  7. Закройте Excel.
  8. Откройте файл рабочей области.

Результат:

Рабочая область в Excel

Примечание: Сам по себе файл рабочей области не содержит документов. Поэтому вам нужно сохранить каждую книгу индивидуально, если вы вносили в неё какие-либо изменения. Кроме того, если вы измените местоположение документа, Excel не сможет запустить его при открытии файла рабочей области.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

1 vychislenie diagrammy
Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

2 zagolovok excel
Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

3 stroka menuРисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

4 konstruktor diagramm
Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

5 fragment paneli instrumentov
Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

6 komanda kontekstnogo menu
Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

7 format yacheek
Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

8 formula excel raschety

9 vybor argumenta

10 zavershevie formuly

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

11 biblioteka funkcii
Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

12 formirovanie spiska ocenok

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

13 okno vybora funkcii

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

14 okno argumentov funkcii

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

15 vydelenie diapazona funkcii

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

16 rezultat raboty funkcii

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

17 formatirovanie yacheiki

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

18 ustanovka chisla desyatichnyh znakov

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

19 formatirovannyi vyvod srednego balla

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

20 panel instrumentov diagrammy

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

21 zapolnenie ocenok po chetvertyam

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

22 vydelenie diapazona dannyh

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

23 vybor tipa diagrammy

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

24 korrektno postroennaya diagramma

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

25 redaktirovanie nazvania diagrammy

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

26 kontekstnoe menu

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

27 parametry osi znachenii

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

28 vybor elementa

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

29 itogovyi vid diagrammy

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Excel работать с utf 8
  • Excel работать не скачивая
  • Excel работает с задержкой
  • Excel работает не корректно
  • Excel работа функциями датами