Excel применение средств автоматизации ввода

Средства автоматизации ввода данных

При вводе данных обычно используются следующие приемы автоматизации:

· Повторный ввод (копирование)уже существующих данных путем использования буфера обмена.

· Автозавершение —применяется при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых данных, среди которых есть повторяющиеся записи. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку табличный процессор проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши <Enter> подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средств автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку, И, наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

· Автозаполнение — обеспечивает автоматическое заполнение выделенных ячеек выбранными (либо созданными дополнительно для этих целей) последовательностями. Автозаполнение делится на автозаполнение числами и формулами. Выполняется данная процедура с помощью маркера автозаполнения.

Определение. Маркер автозаполнения—это специальный вид курсора мыши, появляющийся в области определенного места ячейки, предупреждающий пользователя о готовности табличного процессора в выполнению процедуры автозаполнения.

Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера автозапонения происходит копирование содержимого ячейки в новые ячейки или заполнение новых ячеек арифметической прогрессией. Автозаполнение формулами выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

Чтобы точно указать условия автозаполнения ячеек числовыми данными, следует выбрать (используя соответствующую команду табличного процессора) тип прогрессии (арифметическую, геометрическую, по датам), величину шага и предельное значение.

· Автозамена.Эти средства обеспечивают автоматическое исправление данных (в первую очередь текстовых) в процессе ввода, а также сохранение часто используемых фрагментов данных для облегчения последующего повторного ввода.

· Автоматическая проверка орфографии.Эта процедура выполняется одновременно с вводом текста, причем с использованием тех же приемов, что и при автопроверке орфографиив текстовых процессорах (см.пп.7.5.2).

Средства ввода и редактирования данных

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки (см. рис. 5.2). По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter или кнопка строки формул. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc или кнопка [*) строки формул. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.

Автоматизация ввода данных

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода.

Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозаверше- ния, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Если нажать клавиши Alt + |, под курсором возникает список из всех ранее введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши.

Можно прервать работу автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение используется при работе с числами. В правом нижнем углу рамки активной ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения (см. рис. 5.12). При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Буксировка маркера заполнения при нажатой левой или правой кнопки мыши рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Важно, какую кнопку мыши удерживать при буксировке маркера заполнения: левую или правую.

Если ячейка содержит числовые данные (включая даты, денежные или текстовые данные, содержащие числа), то при буксировке маркера заполнения происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.

Например, в некоторой ячейке содержится число (включая денежный знак: 1 $). При буксировке ячейки за маркер заполнения, при нажатой левой кнопке мыши, все ячейки при протягивании будут содержать одно число (см. рис. 5.18). Если при буксировке ячейки за маркер заполнения удерживать клавишу Ctrl, то копируемая числовая константа в каждой следующей ячейке получит единичное приращение. Положим, в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Протянув ее вправо или вниз, получим числа 6, 7, 8. Протягивание вверх или влево даст убывающую последовательность 4, 3, 2, 1.

Наоборот, при автозаполнении ячеек датами и текстовыми данными, содержащими числа, с помощью маркера заполнения при нажатой левой кнопке мыши, клавишу Ctrl удерживать не нужно, если хотим получить в каждой следующей ячейке единичное приращение (рис. 5.19).

Используя механизм автозаполнения Excel, легко вводить числовые данные с нужным шагом заполнения, предварительно выделив диапазон из двух ячеек, указывающий начальное и конечное данные, чтобы показать шаг заполнения данными при размножении.

Рис. 5.19. Автозаполнение ячеек данными

Другой инструмент управления заполнением ячеек доступен, если буксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопки мыши. В конце операции протягивания появляется контекстное меню, где можно выбрать способ и содержание заполнения выделенных ячеек (рис. 5.20).

Рис. 5.20. Контекстное меню автозаполнения ячеек при нажатой правой кнопке мыши

Например, в некоторой ячейке содержит число 1. Если выбрать в открывшемся контекстном меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2, 3, 4 и т.д.

Пункт Прогрессия открывает средство полного управления формированием числовых рядов. В открывшемся диалоговом окне выбираются тин прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами (рис. 5.21).

Рис. 5.21. Пример автозаполнения геометрической прогрессией

Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смежные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую ячейку и нажатия клавиш Ctrl + Enter ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.

Системы автоматизации ввода и обработки информации

Технические средства обработки информации. Системы и устройства автоматизации ввода данных, проектирования, изображений. Программное обеспечение распознавания документов, речи; работа с PDF. Архитектура систем управления процессами распознавания ABBYY.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.Allbest.ru/

Размещено на http://www.Allbest.ru/

Глава 1. Автоматизация ввода информации

1.1 Устройства ввода информации

1.2 Системы автоматизации ввода данных

1.3 Распознавание речи

Глава 2. Программное обеспечение

2.1 Распознавание документов и работа с PDF

2.2 Программы для распознавания речи

Список использованных источников и литературы

Для современной цивилизации характерна небывалая скорость развития науки, техники и новых технологий. Так, от изобретения книгопечатания (середина XV века) до изобретения радиоприемника (1895 год) прошло около 440 лет, а между изобретением радио и телевидения — около 30 лет. Разрыв во времени между изобретением транзистора и интегральной схемы составил всего 5 лет. В области накопления научной информации ее объем начиная с XVII века удваивался примерно каждые 10-15 лет. Поэтому одной из важнейших проблем человечества является лавинообразный поток информации в любой отрасли его жизнедеятельности. Подсчитано, например, что в настоящее время специалист должен тратить около 80% своего рабочего времени, чтобы уследить за всеми новыми печатными работами в его области деятельности. Увеличение информации и растущий спрос на нее обусловили появление отрасли, связанной с автоматизацией обработки информации. Этим обуславливается актуальность данной темы.

Глава 1. Автоматизация ввода информации

1.1 Устройства ввода информации

Устройства ввода информации — приборы для занесения (ввода) данных в компьютер во время его работы. Устройствами ввода являются те устройства, посредством которых можно ввести информацию в компьютер. Главное их предназначение — реализовывать воздействие на машину. Разнообразие выпускаемых устройств ввода породили целые технологии от осязаемых до голосовых. Хотя они работают по различным принципам, но предназначаются для реализации одной задачи — позволить человеку связаться с компьютером. Устройства ввода графической информации находят широкое распространение благодаря компактности и наглядности способа представления информации для человека.

По степени автоматизации поиска и выделения элементов изображения устройства ввода графической информации делятся на два больших класса: автоматические и полуавтоматические.

В полуавтоматических устройствах ввода графической информации функции поиска и выделения элементов изображения возлагаются на человека, а преобразование координат считываемых точек выполняется автоматически. В полуавтоматических устройствах процесс поиска и выделения элементов изображения осуществляется без участия человека. Эти устройства строятся либо по принципу сканирования всего изображения с последующей его обработкой и переводом из растровой формы представления в векторную, либо по принципу слежения за линией, обеспечивающей считывание графической информации, представленной в виде графиков, диаграмм, контурных изображений. Основными областями применения устройств ввода графической информации являются системы автоматизированного проектирования, обработки изображений, обучения, управление процессами, мультипликации и многие другие. К этим устройствам относятся сканеры, кодирующие планшеты (дигитайзеры), световое перо, сенсорные экраны, цифровые фотокамеры, видеокамеры, клавиатура компьютера, манипулятор «мышь» и другие.

Рассмотрим некоторые устройства ввода информации.

Сейчас основным широко распространенным устройством ввода информации в компьютер является клавиатура (клавишное устройство). Она реализует диалоговое общение пользователя с ПК:

— ввод команд пользователя, обеспечивающий доступ к ресурсам ПК;

— запись, корректировку и отладку программ;

— ввод данных и команд в процесс решения задачи.

В настоящее время принят стандарт клавиатуры MFII. Условно в ней можно выделить пять групп клавиш, несущих свою функциональную отгрузку. Из других видов клавиатур можно упомянуть специальные клавиши для слепых с осязаемыми точками на клавишах; клавиатуры для магазинов и складов, снабженные устройствами для считывания штрихового кода или для считывания магнитных карт; промышленные клавиатуры- сенсорные, имеющие в качестве защиты от вредных воздействий (стружек, пепла и т.д.) дополнительное покрытие клавиш специальной сенсорной фольгой; клавиатура для медицинских учреждений с устройствами для считывания информации со страховых карт. В настоящее время появились клавиатуры с дополнительными клавишами для удобства работы с той или иной операционной системой (ОС), например, клавиатура для Windows 95. Таким образом, выбор клавиатуры зависит от ОС, с которой предполагается работать.

Она служит для ввода данных или одиночных команд, выбираемых из меню или текстограмм графических оболочек, выведенных на экран монитора.

Мышь представляет собой небольшую коробочку с двумя или тремя клавишами и утопленным, свободно вращающимся в любом направлении шариком на нижней поверхности. Она подключается к компьютеру при помощи специального шнура и требует специальной программной поддержки. Для работы с мышью необходима плоская поверхность, с этой целью используют резиновые коврики. Так как с помощью мыши нельзя вводить в компьютер серии команд, поэтому мышь и клавиатура — не взаимозаменяемые устройства. Назначение графических оболочек — в обеспечении инициализации множества команд без длительного набора их с клавиатуры. Это снижает вероятность опечаток и экономит время. На объекте в виде текстограммы выбирается пункт меню или символ и щелчком кнопки мыши инициализируется. Конечно, при наборе или осуществлении некоторых функций применение мыши может быть нерациональным, если, например, эти функции выполняются нажатием функциональных клавиш.

В настоящее время также существует оптическая мышь, где сигнал передается с помощью луча мыши на специальный коврик и анализируется электроникой. В настоящее время широкое распространение получает бесхвостая (бескабельная) инфракрасная мышь (принцип ее действия похож на действие пультов дистанционного управления) и радиомышь.

Для непосредственного считывания графической информации с бумажного или иного носителя в ПК применяется оптические сканеры. Сканируемое изображение считывается и преобразуется в цифровую форму элементами специального устройства: CCD — чипами.

Существует множество видов и моделей сканеров. Какой из них выбрать, зависит от задач, для которых сканер предназначается.

Самые простые сканеры распознают только два цвета: черный и белый. Такие сканеры используют для чтения штрихового кода.

Ручные сканеры — самые простые и дешевые. Основной недостаток в том, что человек сам перемещает сканер по объекту, и качество полученного изображения зависит от умения и твердости руки. Другой важный недостаток — небольшая ширина полоса сканирования, что затрудняет чтение широких оригиналов.

Барабанные сканеры применяются в профессиональной типографической деятельности. Принцип заключается в том, что оригинал на барабане освещается источником света, а фотосенсоры переводят отраженное лучение в цифровое значение.

Листовые сканеры. Их основное отличие от двух предыдущих в том, что при сканировании неподвижно закреплена линейка с CCD — элементами, а лист со сканируемым изображением движется относительно нее с помощью специальных валиков.

Планшетные сканеры. Это самый распространенный сейчас вид для профессиональных работ. Сканируемый объект помещается на стеклянный лист, изображение построчно с равномерной скоростью считывается головкой чтения с CCD — сенсорами, расположенной снизу. Планшетный сканер может быть оборудован специальным устройством слайд-приставкой для сканирования диапозитивов и негативов.

Слайд-сканеры используются для сканирования микроизображений.

Проекционные сканеры. Относительно новое направление. Цветной проекционный сканер является мощным многофункциональным средством для ввода в компьютер любых цветных изображений, включая трехмерные. Он вполне может заменить фотоаппарат.

В наше время у сканеров появилось еще одно применение — считывание рукописных текстов, которые затем специальными программами распознавания символов преобразуются в коды ASC II и в дальнейшем могут обрабатываться текстовыми редакторами.

1.2 Системы автоматизации ввода данных

Ввод и обработка информации — это непрерывный процесс, неотъемлемый элемент существования любой организации. Работа с большим объемом данных в бумажном варианте, однозначно усложняет процесс работы и увеличивает время её выполнения. При помощи программ предназначенных для автоматизации ввода и обработки информации, любая организация сможет значительно увеличить эффективность своей работы.

В настоящее время самой популярной компанией разработчиком программ в области автоматизации ввода и обработки информации является компания ABBYY. Компания ABBYY основана в 1989 году. ABBYY сегодня — мировой разработчик решений в области интеллектуальной обработки информации и лингвистики. 16 международных офисов группы ABBYY открыты в 13 странах мира. Программными продуктами ABBYY пользуются более 40 миллионов пользователей свыше чем в 200 странах мира. Технологии ABBYY лицензируют крупнейшие в мире производители оборудования и мобильных устройств, разработчики программного обеспечения, а также ведущие российские разработчики систем электронного документооборота: Brother, Canon, Diotek, Epson, Fujitsu, Hewlett-Packard, Intuit, Laserfiche, Microtek, Mustek, Panasonic, Plustek, Ricoh, Samsung Electronics, Sharp, Sony, Xerox и многие другие компании.

Смело можно утверждать, что системы автоматизации ввода данных необходимы не только для работы различных организаций, но и активно используются среди простых пользователей в личных целях. Одним из самых популярных направлений развития автоматизации ввода и обработки информации является голосовой ввод (распознавание речи).

1.3 Распознавание речи

Распознавание речи — процесс преобразования речевого сигнала в цифровую информацию (например, текстовые данные). Обратной задачей является синтез речи. Первое устройство для распознавания речи появилось в 1952 году, оно могло распознавать произнесённые человеком цифры. В 1962 году на ярмарке компьютерных технологий в Нью-Йорке было представлено устройство IBM Shoebox. Все большую популярность применение распознавания речи находит в различных сферах бизнеса, например, врач в поликлинике может проговаривать диагнозы, которые тут же будут внесены в электронную карточку. Или другой пример. Наверняка каждый хоть раз в жизни мечтал с помощью голоса выключить свет или открыть окно. В последнее время в телефонных интерактивных приложениях все чаще стали использоваться системы автоматического распознавания и синтеза речи. В этом случае общение с голосовым порталом становится более естественным, так как выбор в нём может быть осуществлен не только с помощью тонового набора, но и с помощью голосовых команд. При этом системы распознавания являются независимыми от дикторов, то есть распознают голос любого человека.

Классификация систем распознавания речи.

Системы распознавания речи классифицируются:

· по размеру словаря (ограниченный набор слов, словарь большого размера);

· по зависимости от диктора (дикторозависимые и дикторонезависимые системы);

· по типу речи (слитная или раздельная речь);

· по назначению (системы диктовки, командные системы);

· по используемому алгоритму (нейронные сети, скрытые Марковские модели, динамическое программирование);

· по типу структурной единицы (фразы, слова, фонемы, дифоны, аллофоны);

· по принципу выделения структурных единиц (распознавание по шаблону, выделение лексических элементов).

Для систем автоматического распознавания речи, помехозащищённость обеспечивается, прежде всего, использованием двух механизмов: [3]

· Использование нескольких, параллельно работающих, способов выделения одних и тех же элементов речевого сигнала на базе анализа акустического сигнала;

· Параллельное независимое использование сегментного (фонемного) и целостного восприятия слов в потоке речи.

Архитектура систем распознавания

Типичная архитектура статистических систем автоматической обработки речи.

· Модуль шумоочистки и отделение полезного сигнала.

· Акустическая модель — позволяет оценить распознавание речевого сегмента с точки зрения схожести на звуковом уровне. Для каждого звука изначально строится сложная статистическая модель, которая описывает произнесение этого звука в речи.

· Языковая модель — позволяют определить наиболее вероятные словесные последовательности. Сложность построения языковой модели во многом зависит от конкретного языка. Так, для английского языка, достаточно использовать статистические модели (так называемые N-граммы). Для высокофлективных языков (языков, в которых существует много форм одного и того же слова), к которым относится и русский, языковые модели, построенные только с использованием статистики, уже не дают такого эффекта — слишком много нужно данных, чтобы достоверно оценить статистические связи между словами. Поэтому применяют гибридные языковые модели, использующие правила русского языка, информацию о части речи и форме слова и классическую статистическую модель.

· Декодер — программный компонент системы распознавания, который совмещает данные, получаемые в ходе распознавания от акустических и языковых моделей, и на основании их объединения, определяет наиболее вероятную последовательность слов, которая и является конечным результатом распознавания слитной речи.

1. Обработка речи начинается с оценки качества речевого сигнала. На этом этапе определяется уровень помех и искажений.

2. Результат оценки поступает в модуль акустической адаптации, который управляет модулем расчета параметров речи, необходимых для распознавания.

3. В сигнале выделяются участки, содержащие речь, и происходит оценка параметров речи. Происходит выделение фонетических и просодических вероятностных характеристик для синтаксического, семантического и прагматического анализа. (Оценка информации о части речи, форме слова и статистические связи между словами.)

4. Далее параметры речи поступают в основной блок системы распознавания — декодер. Это компонент, который сопоставляет входной речевой поток с информацией, хранящейся в акустических и языковых моделях, и определяет наиболее вероятную последовательность слов, которая и является конечным результатом распознавания.

Основным преимуществом голосовых систем объявлялась дружественность к пользователю. Речевые команды должны были избавить конечного пользователя от необходимости использования сенсорных и иных методов ввода данных и команд.

· Голосовой ввод текста

Успешными примерами использования технологии распознавания речи в мобильных приложениях являются: ввод адреса голосом в Яндекс Навигаторе, голосовой поиск Google Now.

Помимо мобильных устройств, технология распознавания речи находит широкое распространение в различных сферах бизнеса:

· Телефония: автоматизация обработки входящих и исходящих звонков путём создания голосовых систем самообслуживание в частности для: получения справочной информации и консультирования, заказа услуг/товаров, изменения параметров действующих услуг, проведения опросов, анкетирования, сбора информации, информирования и любые другие сценарии;

· Решения «Умный дом»: голосовой интерфейс управления системами «Умный дом»;

· Бытовая техника и роботы: голосовой интерфейс электронных роботов; голосовое управление бытовой техникой и т.д.;

· Десктопы и ноутбуки: голосовой ввод в компьютерных играх и приложениях;

· Автомобили: голосовое управление в салоне автомобиля — например, навигационной системой;

· Социальные сервисы для людей с ограниченными возможностями.

программный автоматизация ввод распознавание

Глава 2. Программное обеспечение

В первой главе, говорилось о том, что компания ABBYY является ведущим разработчиком программ для автоматизации ввода и обработки информации.

Рассмотрим некоторые программные продукты данной компании.

2.1 Распознавание документов и работа с PDF

В данной категории можно выделить 4 программных продукта: «ABBYY FineReader 12 Professional», «ABBYY FineReader Pro для Mac», «ABBYY FineReader 12 Corporate» и «ABBYY PDF Transformer+».

Все эти продукты предназначены для распознавания текста, программа, которая переводит изображения документов и любые типы PDF-файлов в электронные редактируемые форматы, определяет и точно восстанавливает логическую структуру документа в его электронной копии, позволяя забыть о перепечатывании текстов. Более подробно рассмотреть каждый из продуктов и сравнить их между собой мы можем в таблице 1.

Как мы видим из таблицы 1, все эти программные продукты обладают похожими возможностями и имеют сходные системные требования. В зависимости от того, какие особенности имеет система, варьируется и ее цена. К примеру, отличительной особенностью «ABBYY PDF Transformer+» и « ABBYY FineReader 12 Corporate» является то, что в отличие от других 2х систем, они имеют лицензирование.

Для использования в организациях предусмотрены следующие типы лицензий:

Лицензия «Per Seat» (общая для этих 2х программ) позволяет использовать одну копию программы на одном конкретном компьютере.

Сравнительная характеристика продуктов в категории распознавание документов и работа с PDF