Excel правила проверки данных

Вступление

Проверка данных — это функция в Excel, используемая для контроля того, что пользователь может ввести в ячейку. Например, вы можете использовать проверку данных, чтобы убедиться, что:

• значение является числом от 1 до 6
• дата произойдет в следующие 30 дней
• текстовая запись содержит менее 25 символов

Проверка данных может просто отображать сообщение пользователю с информацией, что разрешено, как показано ниже:

Проверка данных также может остановить неправильный ввод данных пользователем. Например, если код сотрудника не проходит проверку, вы можете увидеть следующее сообщение:

Кроме того, проверка данных может использоваться для предоставления пользователю определенного выбора в раскрывающемся меню:

Это очень удобно, так как можно дать пользователю именно те значения, которые уже соответствуют требованиям.

Контроль достоверности данных

Проверка данных осуществляется с помощью правил, определенных в пользовательском интерфейсе Excel на вкладке «Данные» на ленте.

Важное ограничение

Важно понимать, что проверку данных можно легко обойти. Если пользователь копирует данные из ячейки без проверки в ячейку с проверкой данных, проверка уничтожается (или заменяется). Проверка данных — это хороший способ помочь пользователям, сообщив им критерии ввода, но он не дает гарантированную защиту от ошибок.

Определение правил проверки данных

Проверка данных определяется в окне с 3 вкладками: Параметры, Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке:

На вкладке Параметры вы можете ввести критерии проверки. Существует ряд встроенных правил проверки с различными параметрами, также можно выбрать «Другой» и использовать собственную формулу для проверки ввода, как показано ниже:

Вкладка «Сообщение для ввода» определяет сообщение, отображаемое при выборе ячейки с правилами проверки. Оно не является обязательным. Если сообщение не установлено, оно не отображается, когда пользователь выбирает ячейку с примененной проверкой данных. Входное сообщение не влияет на то, что пользователь может ввести — оно просто отображает сообщение, чтобы сообщить пользователю, что разрешено или ожидается.

Вкладка «Сообщение об ошибке» определяет, как выполняется проверка. Например, когда вид установлен на «Останов», неверные данные вызывают окно с сообщением, и ввод не разрешен.

Пользователь видит сообщение, подобное этому:

Когда в поле «Вид» установлено значение «Сообщение» или «Предупреждение», изменяется значок, отображаемый с пользовательским сообщением. Пользователь может игнорировать сообщение и вводить значения, которые не проходят проверку. Ниже обобщено поведение каждого вида предупреждения об ошибке.

Вид: Останов

Не позволяет пользователям вводить недопустимые данные в ячейку. Пользователи могут повторить попытку, но должны ввести значение, которое проходит проверку данных. В окне предупреждения «Останов» есть три опции: «Повторить», «Отмена» и «Справка».

Вид: Предупреждение

Предупреждает пользователей о том, что данные неверны. Предупреждение ничего не делает, чтобы остановить ввод неверных данных. В окне «Предупреждение» есть три параметра: «Да» (для принятия недействительных данных), «Нет» (для редактирования недействительных данных), «Отмена» (для удаления недействительных данных) и «Справка».

Вид: Сообщение

Сообщает пользователям, что данные являются недействительными. Это сообщение не делает ничего, чтобы остановить ввод неверных данных. Информационное окно имеет 3 кнопки: «ОК», чтобы принять недействительные данные, «Отмена», чтобы удалить их и «Справка».

Параметры проверки данных

При создании правила проверки данных доступно восемь параметров:

Любое значение — проверка не выполняется. Примечание: если проверка данных ранее применялась с установленным входным сообщением, сообщение все равно будет отображаться при выборе ячейки, даже если выбрано любое значение.

Целое число — разрешены только целые числа. Как только опция целого числа выбрана, другие опции становятся доступными для дальнейшего ограничения ввода. Например, вам может потребоваться целое число от 1 до 10.

Действительное — работает как опция целого числа, но допускает десятичные значения. Например, если для параметра «Действительное» задано значение от 0 до 3, допустимы все значения, такие как 0,5 и 2,5.

Список — разрешены только значения из предварительно определенного списка. Значения представляются пользователю как выпадающее меню. Допустимые значения могут быть жестко заданы непосредственно на вкладке «Параметры» или указаны в виде диапазона на рабочем листе.

Дата — разрешены только даты. Например, вам может потребоваться дата между 1 января 2018 года и 31 декабря 2021 года или дата после 1 июня 2018 года.

Время — разрешено только время. Например, вы можете указать время между 9:00 и 17:00 или разрешить время только после 12:00.

Длина текста — проверяет ввод на основе количества символов или цифр. Например, вам может потребоваться код из 5 цифр.

Другой — проверяет ввод с использованием пользовательской формулы. Другими словами, вы можете написать собственную формулу для проверки ввода. Пользовательские формулы значительно расширяют возможности проверки данных. Например, вы можете использовать формулу, чтобы обеспечить значение в верхнем регистре, или значение, которое содержит «АБВ».

На вкладке параметров также есть два флажка:

Игнорировать пустые ячейки — говорит Excel не проверять ячейки, которые не содержат значений. На практике этот параметр влияет только на команду «Обвести неверные данные». Когда эта опция включена, пустые ячейки не обведены, даже если они не прошли проверку.

Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием — этот параметр обновит проверку, примененную к другим ячейкам, когда она будет соответствовать (оригинальной) проверке редактируемых ячеек.

Простое выпадающее меню

Вы можете предоставить пользователю раскрывающееся меню опций, жестко закодировав значения в поле настроек или выбрав диапазон на листе. Например, чтобы ограничить записи действиями «ПРИНЯТ», «В ОБРАБОТКЕ» или «ОТГРУЖЕН», вы можете ввести эти значения через точку с запятой:

При применении к ячейке на рабочем листе раскрывающееся меню работает следующим образом:

Другой способ ввода значений в раскрывающееся меню — использование ссылки на рабочий лист. Например, с размерами (то есть маленький, средний и т.д.) в диапазоне F4:F6. Вы можете указать этот диапазон непосредственно в окне настроек проверки данных:

Обратите внимание, что диапазон вводится как абсолютный адрес, чтобы предотвратить его изменение, поскольку проверка данных применяется к другим ячейкам.

Подсказка. Щелкните значок маленькой стрелки в дальнем правом углу поля «Источник», чтобы сделать выбор непосредственно на рабочем листе, чтобы вам не приходилось вводить диапазон вручную.

Вы также можете использовать именованные диапазоны для указания значений. Например, с именованным диапазоном под названием «размер» для F4:F6, вы можете ввести имя непосредственно в окне, начиная со знака равенства:

Именованные диапазоны автоматически являются абсолютными, поэтому они не изменятся.

Вы также можете создавать зависимые выпадающие списки с пользовательской формулой.
Совет. Если вы используете таблицу для раскрывающихся значений, Excel будет автоматически расширять или сокращать таблицу при добавлении или удалении значений. Другими словами, Excel будет автоматически синхронизировать раскрывающийся список со значениями в таблице при изменении, добавлении или удалении значений.

Проверка данных с помощью пользовательской формулы

Формулы проверки данных должны быть логическими формулами, которые возвращают ИСТИНА, если ввод действителен, и ЛОЖЬ, если ввод недействителен. Например, чтобы разрешить ввод любого числа в ячейку A1, вы можете использовать функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в формуле, подобной этой:

= ЕЧИСЛО (А1)

Если пользователь вводит значение 10 в A1, ЕЧИСЛО (ISNUMBER) возвращает ИСТИНА, и проверка данных завершается успешно. Если вводится значение типа «яблоко» в A1, ЕЧИСЛО (ISNUMBER) возвращает ЛОЖЬ, и проверка данных завершается неудачно.

Чтобы включить проверку данных с помощью формулы, выберите «Другой» на вкладке «Параметры», затем введите формулу, начиная со знака равенства (=), как обычно.

Формулы устранения неполадок

Excel игнорирует формулы проверки данных, которые возвращают ошибки. Если формула не работает, и вы не можете понять, почему, настройте фиктивные формулы, чтобы убедиться, что формула работает так, как вы ожидаете. Фиктивные формулы — это просто формулы проверки данных, введенные непосредственно на листе, чтобы вы могли легко увидеть, что они возвращают. На приведенном ниже экране показан пример:

После того, как фиктивная формула заработает так, как вы хотите, просто скопируйте и вставьте ее в область формулы проверки данных.

Примеры формул проверки данных

Возможности для проверки данных пользовательских формул практически не ограничены. Вот несколько примеров для вдохновения:

Чтобы разрешить только 5 символьных значений, начинающихся с «z», вы можете использовать:

= И (ЛЕВСИМВ (А1) = «z»; ДЛСТР (A1) = 5)

Эта формула возвращает ИСТИНА только тогда, когда код длиной 5 цифр и начинается с «z». Два значения в примере выше возвращают ЛОЖЬ с этой формулой.

Чтобы разрешить ввод даты в течение 30 дней с сегодняшнего дня:

= И (А1> СЕГОДНЯ (), А1 <= (СЕГОДНЯ () + 30))

Чтобы разрешить только уникальные значения:

= СЧЁТЕСЛИ (диапазон, А1) <2

Разрешить только адрес электронной почты

= ЕЧИСЛО (НАЙТИ ( «@», A1)

Проверка данных, чтобы обвести недействительные записи

После проверки данных можно попросить Excel обвести ранее введенные недействительные значения. На вкладке «Данные» на ленте нажмите «Проверка данных» и выберите «Обвести неверные данные»:

Например, на экране ниже вы видите значения, обведенные кружком, которые не проходят проверку с помощью этой пользовательской формулы:

= И (ЛЕВСИМВ (А1) = «z», ДЛСТР (A1) = 5)

Найти ячейки с проверкой данных

Чтобы найти ячейки с примененной проверкой данных, используйте диалоговое окно Переход — Выделить. Введите сочетание клавиш Ctrl + G, затем нажмите кнопку «Выделить». Когда появится окно, выберите «Проверка данных»:

Скопировать данные проверки из одной ячейки в другую

Скопируйте ячейки, которые содержат данные, которые вы хотите проверить, затем вызовите Специальную вставку. Как только появится диалоговое окно, выберите «условия на значения».

Примечание: вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + Alt + V, чтобы вызвать Специальную вставку без мыши.

Очистить все данные проверки

Чтобы очистить все данные проверки из диапазона ячеек:

• выделите ячейки
• нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные»
• нажмите кнопку «Очистить все»

Чтобы удалить всю проверку данных с рабочего листа, выберите весь рабочий лист, а затем выполните те же действия, что и выше.

При вводе большого количества информации в ячейки таблицы легко допустить ошибку. В EXCEL существует инструмент для проверки введенных данных сразу после нажатия клавиши ENTER – Проверка данных.

Инструмент

Проверка данных

(

) не был бы столь популярным, если бы его функциональность ограничивалась бы только собственно проверкой. Ниже кратко перечислены основные приемы работы с этим инструментом.

A. Проверка введенных значений

Как видно на рисунке снизу, условия проверки вводимого значения можно настроить очень гибко.

Можно разрешить ввод значений в ячейку только определенного типа, выбрав необходимое условие из выпадающего (раскрывающегося) списка:

• 
  Целое число
  
  . В ячейку разрешен ввод только целых чисел, причем принадлежащих определенному диапазону;
• 
  Действительное
  
  . В ячейку разрешен ввод только чисел, в том числе с десятичной частью (нельзя ввести текст, дату ввести можно);
• 
  Дата.
  
  Предполагается, что в ячейку будут вводиться даты начиная от 01.01.1900 до 31.12.9999. Подробнее о формате Дата  — в статье

  Как Excel хранит дату и время

• 
  Время
  
  . Предполагается, что в ячейку с
  
  Проверкой данный
  
  этого типа будет вводиться время. Например, на рисунке ниже приведено условие, когда в ячейку разрешено вводить время принадлежащее только второй половине дня, т.е. от 12:00:00 до 23:59:59. Вместо утомительного ввода значения 12:00:00 можно использовать его числовой эквивалент 0,5. Возможность ввода чисел вместо времени следует из того, что любой дате в EXCEL сопоставлено положительное целое число, а следовательно времени (т.к. это часть суток), соответствует дробная часть числа (например, 0,5 – это полдень). Числовым эквивалентом для 23:59:59 будет 0,99999.

• 
  Длина текста
  
  . В ячейку разрешен ввод только определенного количества символов. При этом ограничении можно вводить и числа и даты, главное, чтобы количество введенных символов не противоречило ограничению по длине текста. Например, при ограничении количества символов менее 5, нельзя ввести дату позднее 13/10/2173, т.к. ей соответствует число 99999, а 14/10/2173 — это уже 100000, т.е. 6 символов. Интересно, что при ограничении, например, менее 5 символов, вы не сможете ввести в ячейку формулу
  
  =КОРЕНЬ(2)
  
  , т.к. результат =1,4142135623731 (в зависимости от заданной в EXCEL точности), а вот
  
  =КОРЕНЬ(4)
  
  – сможете, ведь результат =2, а это только 1 символ.
• 
  Список
  
  . Наверное, самый интересный тип данных. В этом случае ввод значений в ячейку можно ограничить ранее определенным списком. Например, если в качестве источника указать через точку с запятой единицы измерения товара
  
  шт;кг;кв.м;куб.м
  
  , то ничего другого, кроме этих 4-х значений из списка вам выбрать не удастся. В источнике можно указать диапазон ячеек, содержащий заранее сформированный список или ссылку на

  Именованную формулу

  . Пример приведен в статье

  Выпадающий (раскрывающийся) список

• 
  Другой
  
  . В ячейку разрешен ввод значений удовлетворяющих более сложным критериям. Для задания критериев необходимо использовать формулу. Рассмотрим это условие подробнее.

При выбранном типе

Другой,

в поле

Формула

нужно ввести формулу для расчета логического значения. Если оно принимает значение ИСТИНА, то такое значение разрешено вводить в ячейку, если ЛОЖЬ, то ваше значение ввести не получится. В качестве аргумента формулы нужно использовать ссылку на саму ячейку, к которой применяется

Проверка данных

или ссылку на зависящую от нее ячейку. Например,

Чтобы	Введите формулу	Пояснение
Ячейка B2 содержала только текст	= ЕТЕКСТ(B2)	В Типе данных нет возможности выбрать тип Текст , поэтому приходится этого добиваться косвенно. Вы можете Проверку данных применить прямо к ячейке B2
Допустить ввод значения в ячейку B1 только в случае, если после ввода значение в ячейке D1 будет больше 100, в D2 меньше, чем 400	= И(D1>100;D2<400)	Проверку данных применяем к ячейке B1 . При этом в ячейке D1 введена формула =B1*2 , а в D2 – формула =B1*3 . Хотя эта формула эквивалентна ограничению Действительное с диапазоном от 50 до 133,33, но при более сложных связях ячеек, этот прием может быть полезен
Значение в ячейке, содержащей возраст работника ( С1 ), всегда должно быть больше числа полных лет работы ( D1 ) плюс 18 (минимальный возраст приема на работу)	= ЕСЛИ(C1>D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)	При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек ( C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)
Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали уникальные значения	= СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$20;A1)=1 Или = ПОИСКПОЗ(A1;$A:$A;0)=СТРОКА(A1)	Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А
Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта ( B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков.	= И(ЛЕВСИМВ(B5;3)=»ID-«; ДЛСТР(B5)>9)	Проверку данных вводим для ячейки B5

При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например,

$A$1:$A$20

).

При использовании инструмента

Проверка данных

, предполагается, что в ячейку будут вводиться константы (

123, товар1, 01.05.2010

и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать

Условное форматирование

.

В.

Отображение комментария, если ячейка является текущей.

Используйте вкладку

Сообщение для вывода

, чтобы отображать комментарий.

В отличие от обычного примечания (

), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция

Показать все примечания

), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.

С.

Вывод подробного сообщения об ошибке.

После ввода ошибочного значения

Проверка данных

может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог

Msgbox()

из

VBA

.

D.

Создание связанных диапазонов (списков)

Если в качестве

Типа данных

на вкладке

Параметры

мы выберем

Список

, то сможем сформировать связанные диапазоны. Тема так обширна, что она выделена в отдельную статью

Связанный список

.

Е. Использование в правилах ссылок на другие листы

В EXCEL 2007 в

Проверке данных

, как и в

Условном форматировании

нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так

=Лист2!$A$1

. Позволяют обойти это ограничение использование

Имен

.

Если в

Проверке данных

нужно сделать, например, ссылку на ячейку

А1

другого листа, то нужно сначала определить

Имя

для этой ячейки, а затем сослаться на это

имя

в правиле

Проверке данных

.

В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.

F. Как срабатывает Проверка данных

Проверка данных

явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши

ENTER

. В этом случае появляется окно с описанием ошибки.

Если значения вставляются через

Буфер обмена

(

Вставить значения

) или с использованием сочетания клавиш

CTRL

+

D

(копирование значения из ячейки сверху) или копируются

Маркером заполнения

сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила

Проверки данных

, например если в ячейке источнике не определена

Проверка данных

, а данные из нее вставляются через

Буфер обмен

а с использованием комбинации клавиш

CTRL+V

.

Поясним на примере. Предположим, к ячейке

А1

применена

Проверка данных

с условием проверки

Другой

, где в поле формула введено

=СТРОКА(A1)=1

, т.е. для всех ячеек из первой строки условие

Проверки данных

будет принимать значение ИСТИНА, для других строк — ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.

Теперь выделим ячейку

А2

и нажмем

CTRL+D

. Значение из

А1

скопируется в

А2

вместе с условием

Проверки данных

. Несмотря на то, что теперь условие

Проверки данных

будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в

Проверке данных

, нужно вызвать команду меню

Обвести неверные данные

(

). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку

А2

и нажмем клавишу

F2

(войдем в режим Правки), затем нажмем

ENTER

— появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.

Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без

Проверки данных

введем значение 4. Выделим эту ячейку, в

Строке формул

выделим значение 4 и скопируем его в

Буфер обмена

. Теперь выделим ячейку с

Проверкой данных

и нажмем

CTRL+V

. Значение вставилось в ячейку! Кроме того,

Проверка данных

осталась нетронутой в отличие от случая, когда через

Буфер обмена

, например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в

Проверке данных

, нужно вызвать команду меню

Обвести неверные данные

(

).

G. Поиск ячеек с Проверкой данных

Если на листе много ячеек с

Проверкой данных

, то можно использовать инструмент

Выделение группы ячеек

(

).

Опция

Проверка данных

этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды

). При выборе переключателя

Всех

будут выделены все такие ячейки. При выборе опции

Этих

же

выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Microsoft Excel is a powerful tool and is widely useful too. It has various features to ease our work. One such feature is Data Validation. Now suppose you want the user to enter some specific values into the cells and for that, you need to set some pre-defined rules so that the user wouldn’t be able to enter other values and that’s where Data Validation steps in.

Data Validation gives you the control to receive particular inputs from users. We all have encountered using this feature in our day-to-day lives, one such example is while filling out forms in which the age cell will accept numbers similarly name column accepts text with limited characters, and data of birth will have years pre-defined to rule out the ineligible candidates.

Data Validation:

The data validation function can be found in the DATA tab from the excel ribbon(as seen in the picture below).

After clicking on the Data Validation, a menu appears.

Select Data Validation and a dialogue box appear.

There are 3 tabs in the dialogue box.

1. Settings: This will help you to select the data type and the type of data that you want to be filled in the desired row or column.
2. Input Message: This tab will help to let the user know about the constraints you’ve decided for the row/column. It will alert the user to input the right set of values.
3. Error Alert: The error alert tab will help the user to know that they had entered invalid data.

Note: The data validation feature is not 100 percent reliable. If you will try to copy the data from cells which has no defined validation rules and then try to paste those cells to cells having data validation then all the validation part get vanished. Basically, validation rules get changed from the corresponding cell based on the copied cell content.

Example of Data Validation

Let’s take the example of filling a form. The form requires your name which has a limitation of 3-7 characters, it requires your date of birth and has a list of cities for the exam centre. Not considering all the other requirements as of now.

The form looks like this.

To apply data validation with a word limit of 3-7 characters for the Name cell.

Step 1: Select the empty cell in front of the Name.

Step 2: From the DATA tab in the ribbon, select Data Validation.

Step 3: A Dialogue box will appear.

Step 4: In the dialogue box from the setting tab, in the dropdown, select Text Length (as shown in the image below).

Step 5: We want our user to enter the name between 3-7 characters, So in the Minimum column we’ll write 3 and in the Maximum column we’ll write 7 and then click OK.

The Name row will now accept only text between 3-7 characters.

To use data validation as Date of Birth:

Step 6: Select the cell in front of Data of Birth in excel.

Step 7: Repeat steps 2 and 3.

Step 8: In this step, instead of selecting text length, you need to select Date (as shown in the image below).

 If you want the user must be born between 1st January 2000 to 1st January 2021.  Enter the Start date as 1st January 2000 and End date as 1st January 2021. 

Step 9: Click OK.

Now, the Date of the Birth row will accept dates between 1st January 2000 to 1st January 2021.

To use data validation as a List:

Step 10: Select the empty cell in front of Exam Centre..

Step 11: Repeat steps 2 and 3.

Step 12: Select List (as shown in the image below).

You want to add “Kanpur”,”Agra”,”Aligarh”,”Lucknow”,”Varanasi” to the list.

Step 13: Add the names in the source column separated by a comma(,).

Step 14: Click OK.

The Exam centre cell will look like this.

You’ve successfully created a form with 3 requirements using Data Validation.

Недавно дочь обратилась с вопросом, нельзя ли в Excel выпадающий в ячейке список сделать контекстным, например, зависящим от содержания ячейки, находящейся слева от ячейки со списком? Я довольно давно не использовал в работе выпадающие списки, поэтому для начала решил освежить свои знания по вопросу проверки данных в Excel. Собственно, ответ на вопрос дочери см. Как обойти ограничение Excel, и сделать выпадающий список зависимым.

Средство проверки данных

Excel позволяет задать определенные правила, по которым будет определяться, какие данные могут содержаться в ячейке. [1] Например, необходимо, чтобы число, содержащееся в ячейке, принадлежало диапазону от 1 до 12. В случае если пользователь введет неправильное значение, программа выведет соответствующее сообщение (рис. 1).

Рис. 1. Вывод сообщения о неправильном вводе данных

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel2007

Excel позволяет легко создавать критерии для проверки данных, в том числе с использованием формул для создания более сложных критериев.

Средство проверки вводимых данных имеет принципиальный недостаток — если пользователь скопирует ячейку, а потом вставит ее в ячейку, в которой производится проверка вводимых данных, то все определенные для проверки формулы исчезнут.

Определение критерия проверки

Для определения типа данных, которые могут содержаться в ячейке или диапазоне ячеек, необходимо выполнить следующие действия.

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2. Выберите вкладку Данные, область Работа с данными → Проверка данных. Excel отобразит диалоговое окно Проверка вводимых значений.

3. Щелкните на вкладке Параметры (рис. 2).

Рис. 2. Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений

4. Выберите одну из опций из раскрывающегося списка Тип данных. В зависимости от выбранной опции может измениться внешний вид вкладки Параметры путем добавления или удаления дополнительных элементов управления (для определения формулы нужно выбрать опцию Другой).

5. С помощью имеющихся на этой вкладке элементов управления задайте критерий проверки данных. Доступные элементы управления зависят от выбора, сделанного на предыдущем шаге.

6. (Опционально) Щелкните на вкладке Сообщение для ввода и введите сообщение, которое должно появиться на экране при выделении указанной ячейки. Это сообщение выводится для того, чтобы сообщить пользователю, какие данные можно вводить. Если пропустить этот шаг, то при выделении ячейки не появится никакого сообщения.

7. (Опционально) Щелкните на вкладке Сообщение об ошибке и введите сообщение, которое должно появляться в случае, когда пользователь введет недопустимое значение. Выбор вида сообщения в списке Вид определит, какой выбор будет у пользователя при внесении неверных данных. Для предотвращения ввода неправильных значений нужно выбрать вид сообщения Останов. Если пропустить этот шаг, то при возникновении ошибки будет появляться стандартное сообщение об ошибке.

8. Щелкните ОК.

После выполнения этих действий в выделенной ячейке или диапазоне будет производиться проверка вводимых данных.

Типы проверяемых данных

Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений предоставляет большой выбор типов данных для условий проверки. Выбрать тип допустимых данных можно в раскрывающемся списке Тип данных (как уже отмечалось, остальные элементы управления этой вкладки изменяются в зависимости от выбранного типа данных). Можно выбрать следующие типы данных.

• Любое значение. Выбор этой опции удаляет условие проверки данных. Однако сообщение для ввода все равно будет выводиться, если не снять флажок Выводить сообщение об ошибке во вкладке Сообщение для ввода.
• Целое число. Пользователь должен ввести целое число. С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимый диапазон значений. Например, можно определить, что вводимое значение должно быть целым числом и большим или равным 100.
• Действительное. Пользователь должен ввести действительное число. Диапазон допустимых значений можно определить с помощью раскрывающегося списка Значение. Например, можно определить, что вводимое число должно быть больше или равно 0 и меньше или равно 1.
• Список. Пользователь должен выбрать значение из предложенного списка значений. Подробнее см. ниже раздел Создание раскрывающегося списка.
• Дата. Пользователь должен ввести дату. С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимый диапазон дат. Например, можно определить, что вводимая дата должна быть больше или равна 1 января 2012 года и меньше или равна 31 декабря 2012 года.
• Время. Пользователь должен ввести значение времени. С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимый диапазон значений. Например, вводимое значение времени должно быть больше чем 12:00.
• Длина текста. Ограничивается длина вводимой строки (количество символов). С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимую длину строки. Например, можно определить, что длина вводимой строки должна равняться 1 (один символ).
• Другой. Логическая формула, которая определяет правильность вводимых пользователем данных. Формулу можно занести непосредственно в поле Формула (которое появляется при выборе этого типа) или определить ссылку на ячейку с формулой. Ниже приводятся примере нескольких полезных формул.

Во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений содержатся две опции.

• Игнорировать пустые ячейки. Если установлен флажок этой опции, то допускаются пустые записи в ячейках, для которых определена проверка данных. Этот флажок действует немного странно. Если флажок снять и определить в ячейке какое-нибудь правило проверки данных, то флажок позволит оставить ячейку пустой. Но как только вы попытаетесь в ячейке ввести что-то недопустимое, и после этого попробуете оставить ячейку пустой, то это не получится.
• Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Если флажок этой опции установлен, то все внесенные изменения будут применяться также и к другим ячейкам, которые содержат исходные условия проверки данных. Если вы определили некое правило в одной или нескольких ячейках, а затем выбрали диапазон, включающий эти ячейки и некоторые другие, и кликнули в меню Проверка данных, то появится сообщение: «Выделенная область содержит ячейки без условий на значения. Распространить условия на эти ячейки?». Если нажмете «Да», то появится вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений. Так вот сейчас флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием ставить не нужно.

Важно помнить, что даже после того, как была определена проверка вводимых данных, пользователь все равно может внести неправильные значения. Даже если в раскрывающемся списке Вид вкладки Сообщение об ошибке выбран вид сообщения Останов, вероятность внесения неверных данных все еще существует. Также стоит обратить внимание на то, что проверка вводимых данных не реагирует на результаты вычисления формул. Другими словами, применение проверки данных к ячейке, содержащей формулу, не даст никакого результата.

В Excel имеется команда Данные → Работа с данными → Проверка данных → Обвести неверные данные, после выбора которой все неверные значения будут обведены красным кружком (рис. 3).

Рис. 3. Ячейки с неверными значениями (значения которых больше 100) обведены кружками

Создание раскрывающегося списка

Возможно, проверка вводимых данных чаще всего используется для создания раскрывающегося списка значений. На рис. 4 приведен пример, в котором имена месяцев, содержащиеся в диапазоне А1:А12, используются для создания раскрывающегося списка.

Рис. 4. Список, созданный с помощью средства проверки данных

Чтобы создать такой список:

1. Введите список значений в один столбец или строку. Эти значения будут использоваться в раскрывающемся списке.

2. Выберите ячейку, которая должна содержать раскрывающийся список (в нашем примере – D3).

3. Во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых данных выберите тип данных Список и в поле Источник укажите диапазон, который содержит список значений (в нашем примере – $А$1:$А$12).

4. Удостоверьтесь, что установлен флажок Список допустимых значений.

5. Сделайте другие установки в диалоговом окне Проверка вводимых данных, как описано в предыдущем разделе.

После выполнения этих действий при активизации ячейки справа от нее будет появляться кнопка раскрывающегося списка. Щелкните на этой кнопке, чтобы развернуть список и выбрать необходимое значение.

Если список должен содержать небольшое количество значений, то их можно ввести непосредственно в поле Источник во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений (это поле появится, если выбрать из раскрывающегося списка Тип данных тип Список). Между вводимыми значениями нужно вставить разделитель, определенный в соответствии с региональными настройками (для России – это точка с запятой).

Если для задания раскрывающегося списка используется диапазон, то он обязательно должен находиться на том же листе, что и активизированная ячейка. В случае если список должен использовать значения из диапазона, который находится на другим листе, ему можно присвоить имя и затем использовать это имя в поле Источник (после символа равно). Например, если список содержит значения из списка МойСписок, нужно ввести следующую формулу: =МойСписок

Проверка данных с использованием формул

Создавать простые проверки данных с помощью средства проверки вводимых данных достаточно просто. Но настоящую мощь этого свойства можно ощутить только в том случае, если работать с формулами проверки данных.

Формула, определенная для проверки данных, должна возвращать логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если она вернет значение ИСТИНА, то введенное значение будет записано в ячейку. Если же результат вычисления формулы будет равен значению ЛОЖЬ, то появится сообщение об ошибке, в котором будет содержаться предупреждение, определенное во вкладке Сообщение об ошибке диалогового окна Проверка вводимых значений.

Определить формулу можно в диалоговом окне Проверка вводимых значений. Для этого из раскрывающегося списка Тип данных вкладки Параметры выберите тип Другой. Формулу можно ввести непосредственно в поле Формула или же вставить ссылку на ячейку, содержащую эту формулу. Поле Формула появляется во вкладке Параметры только в том случае, если выбран тип Другой.

Тип ссылок на ячейки в формулах для проверки данных

Если формула, введенная в диалоговое окно Проверка вводимых значений, содержит ссылку на ячейку, то она будет рассматриваться как относительная ссылка по отношению к верхней левой ячейке выделенного диапазона.

Следующий пример пояснит, почему именно относительные ссылки надо использовать в формулах для проверки данных. Предположим, что в диапазон В2:В10 необходимо только нечетные числа. В диалоговом окне Проверка вводимых значений нет такого типа данных, поэтому для создания критерия проверки данных надо использовать формулу. Для создания такого критерия проверки данных выполните следующие действия.

1. Выделите диапазон В2:В10 таким образом, чтобы ячейка В2 стала активизированной.

2. Выберите команду Данные → Работа с данными → Проверка данных, чтобы открыть диалоговое окно Проверка вводимых значений.

3. Перейдите на вкладку Параметры и в списке Тип данных выберите Другой.

4. Введите следующую формулу в поле Формула (рис. 5) =ЕНЕЧЁТ(В2). В этой формуле применена функция ЕНЕЧЁТ, которая возвращает значение ИСТИНА, если ее аргумент является нечетным числом.

5. Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке и выберите вид сообщения Останов. Также введите текст сообщения «Разрешается ввод только нечетных чисел».

6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Проверка вводимых значений.

Рис. 5. Ввод формулы в диалоговое окно Проверка вводимых значений

Заметьте, что введенная формула содержит ссылку на верхнюю левую ячейку выделенного диапазона. Эта формула должна применяться ко всему диапазону ячеек, поэтому следует ожидать, что каждая ячейка этого диапазона содержит такую же формулу. Поскольку в формуле ссыпка на ячейку относительная, то эта формула изменяется для каждой отдельной ячейки диапазона В2:В10. Чтобы в этом удостовериться, поставьте курсор, например, в ячейку В5, и откройте диалоговое окно Проверка вводимых значений. В этом окне вы должны увидеть формулу =ЕНЕЧЁТ(В5)

В общем случае, когда вводится формула для проверки данных в диапазон ячеек, следует использовать относительную ссылку на активизированную ячейку, которой, как правило, является верхняя левая ячейка выделенного диапазона. Исключение составляют ситуации, когда надо сделать ссылку на некоторую конкретную ячейку. Например, вы хотите, чтобы в диапазон А1:В10 вводились только такие значения, которые превышают значение в ячейке С1. Для этого используется формула =А1>$С$1

В таком случае ссылка на ячейку С1 делается абсолютной и поэтому данная ссылка не меняется во всех ячейках выделенного диапазона.

Примеры формул для проверки данных

Здесь приведено несколько примеров, в которых для проверки вводимых данных используются формулы. Все формулы были введены непосредственно в поле Формула во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.

Ввод только текста. Для того чтобы разрешить ввод только текста (и запретить ввод числовых значений) в ячейку или диапазон, используется следующая формула: =ЕТЕКСТ(А1). Здесь предполагается, что А1 является активизированной ячейкой выделенного диапазона.

Ввод значений, больших, чем в предыдущей ячейке. Следующая формула проверки данных позволяет ввести число в ячейку только в том случае, если оно больше, чем значение в предыдущей ячейке: =А2>А1. В формуле предполагается, что активизированной ячейкой выделенного диапазона является ячейка А2. Заметьте, что эту формулу нельзя использовать в первой строке рабочего листа.

Ввод только уникальных значений. Следующая формула проверки вводимых данных не позволит пользователю ввести в диапазоне А1:С20 повторяющиеся значения: =СЧЁТЕСЛИ($А$1:$С$20;А1)=1. Здесь предполагается, что А1 является активизированной ячейкой выделенного диапазона. Обратите внимание на то, что в качестве первого аргумента функции СЧЁТЕСЛИ ($А$1:$С$20) используется абсолютная ссылка. Вторым аргументом (А1) является относительная ссылка, которая меняется для каждой ячейки выделенного диапазона. На рис. 6 показано, как работает эта формула. Здесь сделана попытка ввести в ячейку А5 значение 2, которое уже есть в диапазоне А1:С20.

Рис. 6. Использование средства проверки данных для предотвращения ввода дублирующихся значений

Ввод текста, начинающегося с буквы А. В следующей формуле используется прием, который позволяет проводить проверку по заданному символу. В данном случае формула вернет значение ИСТИНА, если ввести в ячейку строку, которая будет начинаться с буквы А (независимо от регистра): =ЛЕВСИМВ(А1)="а". В этой формуле предполагается, что активизированной ячейкой выделенного диапазона является ячейка А1.

Ниже приведена немного модифицированная формула проверки данных. С помощью этой формулы можно организовать ввод строки, которая состоит из пяти букв и начинается с буквы А:
=СЧЁТЕСЛИ (А1; "А????") =1

Возможно, вас также заинтересует Проверка формул в Excel, или что означает зеленый треугольник

---

[1] Цитируется по книге Джон Уокенбах. Microsoft Excel 2007. Библия пользователя. – М: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – С. 482–489.

В Excel проверка данных — это полезная функция, которую вы можете использовать для ограничения того, что пользователь может вводить в ячейку. Например, функция проверки данных может помочь вам ограничить длину текстовых строк, или текста, начинающегося / заканчивающегося определенными символами, или уникальных значений, которые необходимо ввести, и так далее.

В этом руководстве мы поговорим о том, как добавлять, использовать и удалять проверку данных в Excel, а также будут подробно продемонстрированы некоторые основные и расширенные операции этой функции.

---

1. Что такое проверка данных в Excel?

Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды проверка достоверности данных Функция может помочь вам ограничить вводимое содержимое на листе. Обычно вы можете создать некоторые правила проверки для предотвращения или разрешения ввода только некоторых данных в список выбранных ячеек.

Некоторые основные способы использования функции проверки данных:

1. Любое значение: проверка не выполняется, вы можете вводить что угодно в указанные ячейки. 2. Полная стоимость: разрешены только целые числа. 3. Десятичный: позволяет вводить как целые, так и десятичные числа. 4. Список: можно вводить или выбирать только значения из предопределенного списка. Значения отображаются в раскрывающемся списке. 5. дата: разрешены только даты. 6. Время: допускается только время. 7. Длина текста.: разрешить ввод только указанной длины текста. 8. изготовленный на заказ: создание правил настраиваемых формул для проверки вводимых пользователем данных.

---

2. Как добавить проверку данных в Excel?

В лист Excel вы можете добавить проверку данных, выполнив следующие действия:

1. Выберите список ячеек, в котором вы хотите настроить проверку данных, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, см. снимок экрана:

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки на вкладке, создайте свои собственные правила проверки. в полях критериев вы можете указать любой из следующих типов:

• Ценности: Введите числа непосредственно в поля критериев;
• Ссылка на ячейку: Ссылка на ячейку на листе или другом листе;
• Формулы: Создание более сложных формул в качестве условий.

В качестве примера я создам правило, которое позволяет вводить только целые числа от 100 до 1000, здесь установите критерии, как показано на скриншоте ниже:

3. После настройки условий вы можете перейти к входное сообщение or Предупреждение об ошибке Вкладка, чтобы установить входное сообщение или предупреждение об ошибке для ячеек проверки по своему усмотрению. (Если вы не хотите устанавливать оповещение, нажмите OK заканчивать сразу.)

3.1) Добавить входное сообщение (необязательно):

Вы можете создать сообщение, которое появляется при выборе ячейки, содержащей проверку данных. Это сообщение помогает напомнить пользователю, что он может ввести в ячейку.

Перейдите в входное сообщение tab и сделайте следующее:

Проверить Показывать входное сообщение, когда ячейка выбрана вариант; Введите желаемый заголовок и напоминание в соответствующие поля; Нажмите OK чтобы закрыть это диалоговое окно.

Теперь, когда вы выбираете проверенную ячейку, окно сообщения будет отображаться следующим образом:

3.2) Создавайте содержательные сообщения об ошибках (необязательно):

Помимо создания входного сообщения, вы также можете отображать предупреждения об ошибках, когда недопустимые данные вводятся в ячейку с проверкой данных.

Перейдите в Предупреждение об ошибке вкладки проверка достоверности данных диалоговое окно, сделайте следующее:

Проверить Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных вариант; В разделе Стиль в раскрывающемся списке выберите нужный тип оповещения: Стоп (по умолчанию): Этот тип предупреждения не позволяет пользователям вводить недопустимые данные. Предупреждение: Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Информация: Информирует пользователей только о неверной записи данных. Введите желаемый заголовок и предупреждающее сообщение в соответствующие поля; Нажмите OK для закрытия диалогового окна.

И теперь при вводе недопустимого значения появится окно с предупреждением о сообщении, как показано на скриншоте ниже:

Stop вариант: вы можете нажать Повторите ввести другое значение или Отмена чтобы удалить запись.

Предупреждение вариант: нажмите Да ввести неверную запись, Нет изменить его, или Отмена чтобы удалить запись.

Информация вариант: нажмите OK ввести неверную запись или Отмена чтобы удалить запись.

Внимание: Если вы не устанавливаете собственное сообщение в Предупреждение об ошибке коробка, по умолчанию Stop Появится окно с предупреждением, как показано ниже:

---

3. Основные примеры для проверки данных

При использовании этой функции проверки данных есть 8 встроенных опций, позволяющих настроить проверку данных. Например: любое значение, целые числа и десятичные дроби, дата и время, список, длина текста и настраиваемая формула. В этом разделе мы обсудим, как использовать некоторые встроенные параметры в Excel?

3.1 Проверка данных для целых и десятичных чисел

1. Выберите список ячеек, в котором вы хотите разрешить только целые числа или десятичные дроби, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите соответствующий пункт Целое число or Десятичная дробь в Разрешить выпадающий список.
• А затем выберите один из нужных вам критериев в Данные коробка (в этом примере я выбираю между опция).
• Tips: Критерии содержат: между, не между, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
• Затем введите минимальный и максимальная значения, которые вам нужны (мне нужны числа от 0 до 1 00).
• Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь в выбранные ячейки можно вводить только целые числа от 0 до 100.

---

3.2 Проверка данных для даты и времени

Чтобы подтвердить конкретную дату или время, которые нужно ввести, легко использовать этот проверка достоверности данных, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в котором вы хотите разрешить только определенные даты или время, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите соответствующий пункт Время or Продолжительность в Разрешить выпадающий список.
• А затем выберите один из нужных вам критериев в Данные коробка (здесь я выбираю больше опция).
• Tips: Критерии содержат: между, не между, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
• Затем введите Начало вам нужно (я хочу даты больше, чем 8).
• Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь в выбранные ячейки можно вводить только даты, превышающие 8.

---

3.3 Проверка данных для длины текста

Если вам нужно ограничить количество символов, которые можно ввести в ячейку. Например, чтобы ограничить содержимое не более чем 10 символами для определенного диапазона, это проверка достоверности данных также могу оказать вам услугу.

1. Выберите список ячеек, в которых вы хотите ограничить длину текста, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите Длина текста из Разрешить выпадающий список.
• А затем выберите один из нужных вам критериев в Данные коробка (в этом примере я выбираю меньше, чем опция).
• Tips: Критерии содержат: между, не между, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
• Затем введите максимальная число, которое нужно ограничить (хочу, чтобы длина текста не превышала 10 символов).
• Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь выбранные ячейки позволяют набирать только текстовую строку длиной менее 10 символов.

---

3.4 Список проверки данных (раскрывающийся список)

С этим мощным проверка достоверности данных функцию, вы также можете быстро и легко создать раскрывающийся список в ячейках. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите целевые ячейки, в которые нужно вставить раскрывающийся список, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите Список из Разрешить выпадающий список.
• В разделе Источник В текстовом поле введите элементы списка, разделенные запятыми. Например, чтобы ограничить ввод данных пользователем тремя вариантами, введите «Не начато», «Выполняется», «Завершено» или вы можете выбрать список ячеек, содержащий значения, на основе которых следует вставить раскрывающийся список.
• Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь выпадающий список был создан в ячейках, как показано на скриншоте ниже:

Щелкните, чтобы получить более подробную информацию из раскрывающегося списка…

---

4. Расширенные настраиваемые правила проверки данных.

В этом разделе я расскажу, как создать некоторые расширенные пользовательские правила проверки данных для решения ваших проблем, таких как: создание формул проверки, разрешающих только числа или текстовые строки, только уникальные значения, только указанные номера телефонов, адреса электронной почты и т. Д. .

4.1 Проверка данных разрешает только числа или текст

 Разрешить ввод только чисел с функцией проверки данных

Чтобы разрешить только числа в диапазоне ячеек, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно вводить только числа.

2. Нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• А затем введите эту формулу: = ЕЧИСЛО (A2) в Формула текстовое окно. (A2 это первая ячейка выбранного диапазона, который вы хотите ограничить)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

3. С этого момента в выбранные ячейки можно вводить только числа.

Внимание: Это ISNUMBER Функция допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, даты и время.

---

 Разрешить ввод только текстовых строк с помощью функции проверки данных

Чтобы ограничить записи ячеек только текстом, вы можете использовать проверка достоверности данных функция с настраиваемой формулой на основе ISTEXT функции, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно вводить только текстовые строки.

2. Нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• А затем введите эту формулу: = ISTEXT (A2) в Формула текстовое окно. (A2 это первая ячейка выбранного диапазона, который вы хотите ограничить)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

3. Теперь при вводе данных в определенные ячейки можно разрешить данные только в текстовом формате.

---

4.2 Проверка данных допускает только буквенно-цифровые значения

Для некоторых целей вы просто хотите разрешить вводить алфавиты и числовые значения, но ограничить использование специальных символов, таких как ~,%, $, пробел и т. Д., Этот раздел познакомит вас с некоторыми хитростями.

 Разрешить только буквенно-цифровые значения с функцией проверки данных

Чтобы запретить использование специальных символов, но разрешить только буквенно-цифровые значения, вы должны создать настраиваемую формулу в проверка достоверности данных функции, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно ввести только буквенно-цифровые значения.

2. Нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =IF(A2=»»,TRUE,IF(ISERROR(SUMPRODUCT(SEARCH(MID(A2,ROW(INDIRECT(«1:»&LEN(A2))),1),»0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyz»))),FALSE,TRUE))
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 — первая ячейка выбранного диапазона, который вы хотите ограничить.

3. Теперь разрешено вводить только алфавиты и числовые значения, а использование специальных символов будет ограничено при вводе, как показано на скриншоте ниже:

---

 Разрешить только буквенно-цифровые значения с замечательной функцией

Возможно, приведенная выше формула сложна для понимания и запоминания, здесь я представлю удобную функцию — Предотвратить ввод of Kutools for Excel, с помощью этой функции вы можете быстро и легко решить эту задачу.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно ввести только буквенно-цифровые значения.

2, Затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Предотвратить ввод, см. снимок экрана:

3. В выскочившем Предотвратить ввод диалоговое окно, выберите Запретить ввод специальных символов вариант, см. снимок экрана:

4, Затем нажмите Ok и в следующих полях подсказок щелкните Да > OK чтобы закончить операцию. Теперь в выбранных ячейках разрешены только алфавиты и числовые значения, см. Снимок экрана:

---

4.3 Проверка данных позволяет текстам начинаться или заканчиваться определенными символами

Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться или заканчиваться определенным символом или подстрокой, вы можете использовать проверку данных с помощью настраиваемой формулы, основанной на функциях ТОЧНО, ВЛЕВО, ВПРАВО или СЧЁТЕСЛИ.

 Разрешить тексту начинаться или заканчиваться определенными символами только с одним условием

Например, я хочу, чтобы тексты начинались или заканчивались на «CN» при вводе текстовых строк в определенные ячейки, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, начинающиеся или заканчивающиеся определенными символами.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• Begin with: =EXACT(LEFT(A2,2),»CN»)
  End with: =EXACT(RIGHT(A2,2),»CN»)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, число 2 это количество символов, которое вы указали, CN текст, которым вы хотите начать или закончить.

3. С этого момента в выбранные ячейки можно вводить только текстовую строку, начинающуюся или заканчивающуюся указанными символами. В противном случае появится предупреждение, напоминающее вам, как показано на скриншоте ниже:

Внимание: Звездочка * — это подстановочный знак, соответствующий одному или нескольким символам.

---

 Разрешить тексты начинаться или заканчиваться определенными символами с несколькими критериями (логика ИЛИ)

Например, если вы хотите, чтобы тексты начинались или заканчивались буквами «CN» или «UK», как показано на скриншоте ниже, вам необходимо добавить еще один экземпляр EXACT, используя знак плюса (+). Пожалуйста, сделайте следующие шаги:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, которые начинаются или заканчиваются несколькими критериями.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• Begin with: =EXACT(LEFT(A2,2),»CN»)+EXACT(LEFT(A2,2),»UK»)
  End with: =EXACT(RIGHT(A2,2),»CN»)+EXACT(RIGHT(A2,2),»UK»)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, число 2 это количество символов, которое вы указали, CN и UK — это конкретные тексты, которыми вы хотите начать или закончить.

3. Теперь в выбранные ячейки можно вводить только текстовую строку, начинающуюся или заканчивающуюся указанными символами.

Внимание: Звездочка * — это подстановочный знак, соответствующий одному или нескольким символам.

---

4.4 Записи разрешений проверки данных должны содержать / не должны содержать конкретный текст

В этом разделе я расскажу о том, как применить проверку данных, чтобы разрешить значения, которые должны содержать или не должны содержать одну конкретную подстроку или одну из многих подстрок в Excel.

 Разрешить записи должны содержать один или один из множества конкретных текстов

Разрешить записи должны содержать один конкретный текст

Чтобы разрешить записи, содержащие определенную текстовую строку, например, все введенные значения должны содержать текст «KTE», как показано на скриншоте ниже, вы можете применить проверку данных с помощью настраиваемой формулы на основе функций НАЙТИ и ЕЧИСЛО. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, содержащие определенный текст.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из раскрывающегося списка Разрешить.
• Затем введите одну из формул ниже в Формула текстовое окно.
• =ISNUMBER(FIND(«KTE»,A2))             (Case sensitive)
  =ISNUMBER(SEARCH(«KTE»,A2))         (Non case sensitive)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, текст КТЭ текстовая строка, которую должны содержать записи.

3. Теперь, когда введенное значение не содержит заданного текста, появится окно с предупреждением.

---

Разрешить записи должны содержать один из многих конкретных текстов

Приведенная выше формула работает только для одной текстовой строки, если вам нужно, чтобы в ячейках была разрешена одна из многих текстовых строк, как показано на следующем снимке экрана, вы должны использовать функции СУММПРОИЗВ, НАЙТИ и ЕЧИСЛО вместе для создания формулы.

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, содержащие любой из множества элементов.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите одну из приведенных ниже формул по мере необходимости в Формула текстовое окно.
• =SUMPRODUCT(—ISNUMBER(FIND($C$2:$C$4,A2)))>0                        (Case sensitive)
  =SUMPRODUCT(—ISNUMBER(SEARCH($C$2:$C$4,A2)))>0                   (Non case sensitive)
• А затем нажмите OK для закрытия диалогового окна.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, C2: C4 — это список значений, которые вы хотите разрешить, чтобы записи содержали любое из них.

3. И теперь можно вводить только записи, содержащие любое из значений в конкретном списке.

---

 Разрешить записи не должны содержать один или один из множества конкретных текстов.

Разрешить записи не должны содержать один конкретный текст

Чтобы проверить, что записи не должны содержать определенный текст, например, чтобы разрешить значения, которые не должны содержать текст «KTE» в ячейке, вы можете использовать функции ISERROR и FIND для создания правила проверки данных. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, не содержащие определенного текста.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите одну из формул ниже в Формула текстовое окно.
• =ISERROR(FIND(«KTE»,A2))                  (Case sensitive)
  =ISERROR(SEARCH(«KTE»,A2))                  (Non case sensitive)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, текст КТЭ текстовая строка, которую записи не должны содержать.

3. Теперь записи, содержащие конкретный текст, не будут введены.

---

Разрешить записи не должны содержать один из многих конкретных текстов

Чтобы предотвратить ввод одной из многих текстовых строк в список, как показано на скриншоте ниже, вы должны сделать следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором вы хотите запретить некоторые тексты.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =SUMPRODUCT(—ISNUMBER(FIND($C$2:$C$4,A2)))=0                     (Case sensitive)
  =SUMPRODUCT(—ISNUMBER(SEARCH($C$2:$C$4,A2)))=0                 (Non case sensitive)
• А затем нажмите OK для закрытия диалогового окна.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, C2: C4 — это список значений, которые вы хотите предотвратить, если записи содержат какое-либо из них.

3. С этого момента будет запрещено вводить записи, содержащие какой-либо из конкретных текстов.

---

4.5 Проверка данных допускает только уникальные значения

Если вы хотите предотвратить ввод повторяющихся данных в диапазон ячеек, в этом разделе будут представлены некоторые быстрые методы решения этой задачи в Excel.

 Разрешить только уникальные значения с функцией проверки данных

Обычно вам может помочь функция проверки данных с настраиваемой формулой, основанной на функции СЧЁТЕСЛИ. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите ячейки или столбец, в которые нужно ввести только уникальные значения.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =COUNTIF($A$2:$A$9,A2)=1
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2: A9 — это диапазон ячеек, в котором вы хотите разрешить только уникальные значения, и A2 — первая ячейка выбранного диапазона.

3. Теперь можно вводить только уникальные значения, а при вводе повторяющихся данных будет появляться предупреждающее сообщение, см. Снимок экрана:

---

 Разрешить только уникальные значения с кодом VBA

Следующий код VBA также может помочь вам предотвратить ввод повторяющихся значений, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа, на которой вы хотите разрешить только уникальные значения, и выберите Просмотреть код из контекстного меню во всплывающем Microsoft Visual Basic для приложений окна, скопируйте и вставьте следующий код в пустой модуль:

Код VBA: разрешены только уникальные значения в диапазоне ячеек:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice
  Dim xRg As Range, iLong, fLong As Long
  If Not Intersect(Target, Me.[A1:A100]) Is Nothing Then
     Application.EnableEvents = False
     For Each xRg In Target
     With xRg
         If (.Value <> "") Then
          If WorksheetFunction.CountIf(Me.[A:A], .Value) > 1 Then
            iLong = .Interior.ColorIndex
            fLong = .Font.ColorIndex
            .Interior.ColorIndex = 3
            .Font.ColorIndex = 6
            MsgBox "Duplicate Entry !", vbCritical, "Kutools for Excel"
            .ClearContents
            .Interior.ColorIndex = iLong
            .Font.ColorIndex = fLong
          End If
       End If
     End With
     Next
     Application.EnableEvents = True
  End If
End Sub

Внимание: В приведенном выше коде A1: A100 и A: — это ячейки в столбце, дублирование которых вы хотите предотвратить, пожалуйста, измените их по своему усмотрению.

2. Затем сохраните и закройте этот код, теперь при вводе повторяющегося значения в ячейку A1: A100 появляется окно с предупреждением, как показано ниже:

---

 Разрешить только уникальные значения с помощью удобной функции

Если у вас есть Kutools for Excel, С его Предотвратить дублирование вы можете настроить проверку данных для предотвращения дублирования для диапазона ячеек с помощью всего нескольких щелчков мышью.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором вы хотите предотвратить повторяющиеся значения, но разрешить только уникальные данные.

2, Затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Предотвратить дублирование, см. снимок экрана:

3. Появится предупреждающее сообщение, напоминающее о том, что проверка данных будет удалена при применении этой функции, нажмите Да и в следующем окне подсказки щелкните OK, смотрите скриншоты:

4. Теперь, когда вы вводите некоторые повторяющиеся данные в указанные ячейки, отображается окно подсказки, чтобы напомнить вам, что повторяющиеся данные недействительны, см. Снимок экрана:

---

4.6 Проверка данных разрешает только верхний / нижний / правильный регистр

Эта проверка данных — мощная функция, она также может помочь пользователю вводить только прописные, строчные или правильные регистры в диапазон ячеек. Пожалуйста, сделайте следующие шаги:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно вводить текст только в верхнем, нижнем или правильном регистре.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите одну из следующих формул, которая вам нужна, в Формула текстовое окно.
• =AND(EXACT(A2,UPPER(A2)),ISTEXT(A2))                   (only allow uppercase text)
  =AND(EXACT(A2,LOWER(A2)),ISTEXT(A2))                 (only allow lowercase text)
  =AND(EXACT(A2,PROPER(A2)),ISTEXT(A2))               (only allow proper case text)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь будут приняты только те записи, которые соответствуют созданному вами правилу.

---

4.7 Проверка данных позволяет значениям, которые существуют / не существуют в другом списке

Разрешение значениям существовать или не существовать в другом списке для ввода в диапазон ячеек может быть болезненной проблемой для большинства из нас. Фактически, вы можете использовать функцию проверки данных с простой формулой, основанной на функции СЧЁТЕСЛИ, чтобы справиться с этим.

Например, я хочу, чтобы только значения в диапазоне C2: C4 вводились в диапазон ячеек, как показано на скриншоте ниже, чтобы решить эту задачу, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, к которому вы хотите применить проверку данных.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите одну из следующих формул, которая вам нужна, в Формула текстовое окно.
• =COUNTIF($C$2:$C$4,A2)>0                (only allow values exist in another column)
  =COUNTIF($C$2:$C$4,A2)=0                (prevent values exist in another column)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать, C2: C4 — это список значений, которые вы хотите запретить или разрешить, если записи являются одним из них.

3. Теперь записи соответствуют только тому правилу, которое вы создали, могут быть введены, другие будут запрещены.

---

4.8 Проверка данных требует ввода только формата номера телефона

Когда вы вводите информацию о сотрудниках вашей компании, в одном столбце необходимо ввести номер телефона, чтобы обеспечить быстрый и точный ввод телефонных номеров, в этом случае вы можете установить проверку данных для номеров телефонов. Например, я просто хочу, чтобы номер телефона в формате (123) 456-7890 можно было вводить на листе, в этом разделе будут представлены два быстрых приема для решения этой задачи.

 Принудительно использовать только формат номера телефона с функцией проверки данных

Чтобы разрешить ввод только определенного формата номера телефона, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в который нужно ввести определенный формат номера телефона, а затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек из контекстного меню см. снимок экрана:

2. В Формат ячеек диалоговое окно под Число вкладка, выберите На заказ слева Категория список, а затем введите нужный формат номера телефона в текстовое поле Тип, например, я буду использовать это (###) ### — #### формат, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK для закрытия диалогового окна.

4. После форматирования ячеек продолжайте выбирать ячейки, а затем откройте проверка достоверности данных диалоговое окно по щелчку Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в появившемся диалоговом окне под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• А затем введите эту формулу = И (ЕЧИСЛО (A2); ДЛИНА (A2) = 10) в текстовое поле Формула.
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 — это первая ячейка столбца, в котором вы хотите проверить номер телефона.

5. Теперь при вводе 10-значного числа оно будет автоматически преобразовано в конкретный формат номера телефона по мере необходимости, см. Скриншоты:

Внимание: Если введенный номер не 10 цифр, появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

---

 Принудительный формат только номера телефона с полезной функцией

Kutools for ExcelАвтора Подтвердить номер телефона Функция также может помочь вам принудительно ввести только формат номера телефона с помощью всего нескольких щелчков мышью.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите список ячеек, в которых разрешен только определенный номер телефона, затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Подтвердить номер телефона, см. снимок экрана:

2. В Номер телефона в диалоговом окне выберите нужный формат номера телефона или вы можете создать собственное форматирование, щелкнув значок Добавить кнопку, см. снимок экрана:

3. После выбора или настройки форматирования номера телефона нажмите OK, теперь можно ввести только номер телефона с определенным форматированием, в противном случае появится предупреждающее сообщение, напоминающее вам, см. снимок экрана:

---

4.9 Проверка данных требует ввода только адресов электронной почты

Предположим, вам нужно ввести несколько адресов электронной почты в столбец рабочего листа, чтобы предотвратить ввод некорректного форматирования адресов электронной почты, обычно вы можете установить правило проверки данных, разрешающее только форматирование адресов электронной почты.

 Принудительный формат только адресов электронной почты с функцией проверки данных

Используя функцию проверки данных с настраиваемой формулой, вы можете создать правило для предотвращения быстрого ввода недействительных адресов электронной почты, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выделите ячейки, в которые нужно ввести только адреса электронной почты, затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• А затем введите эту формулу = ISNUMBER (MATCH («*@*.?*»; A2,0)) в Формула текстовое окно.
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь, если введенный текст не является форматом адреса электронной почты, появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

---

 Принудительный формат только адресов электронной почты с помощью удобной функции

Kutools for Excel поддерживает удивительную функцию — Подтвердить адрес электронной почты, с помощью этой утилиты вы можете предотвратить неверные адреса электронной почты одним щелчком мыши.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выберите ячейки, в которые можно вводить только адреса электронной почты, затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Подтвердить адрес электронной почты. Смотрите скриншот:

2. Затем можно ввести только форматирование адреса электронной почты, в противном случае появится окно с предупреждением, чтобы напомнить вам, см. Снимок экрана:

---

4.10 Проверка данных заставляет вводить только IP-адреса

В этом разделе я расскажу о некоторых быстрых приемах, позволяющих настроить проверку данных на прием только IP-адресов в диапазоне ячеек.

 Принудительный формат только IP-адресов с функцией проверки данных

Разрешите вводить только IP-адреса в определенный диапазон ячеек, сделайте следующее:

1. Выберите ячейки, в которые нужно ввести только IP-адрес, затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =AND((LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,».»,»»)))=3,ISNUMBER(SUBSTITUTE(A2,».»,»»)+0))
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Примечание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь, если вы введете неверный IP-адрес в ячейку, появится окно с предупреждением, напоминающее вам, как показано на скриншоте ниже:

---

 Принудительный формат только IP-адресов с кодом VBA

Здесь следующий код VBA также может помочь разрешить ввод только IP-адресов и ограничить другой ввод, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и щелкните Просмотреть код из контекстного меню в открывшемся Microsoft Visual Basic для приложений окно, скопируйте в него приведенный ниже код VBA.

Код VBA: проверить ячейки, чтобы они принимали только IP-адрес

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Update by ExtendOffice
Dim xArrIp() As String
Dim xIntIP1, xIntIP2, xIntIP3, xIntIP4 As Integer
If Intersect(Target, Range("A2:A10")) Is Nothing Then
    Exit Sub
Else
    If Target = "" Then
        Exit Sub
    End If
    xArrIp = Split(Target.Text, ".")
    If UBound(xArrIp) <> 3 Then
        GoTo EIP
    Else
    xIntIP1 = CInt(xArrIp(0))
    xIntIP2 = CInt(xArrIp(1))
    xIntIP3 = CInt(xArrIp(2))
    xIntIP4 = CInt(xArrIp(3))
    If (xIntIP1 < 1) Or (xIntIP1 > 255) _
    Or (xIntIP2 < 1) Or (xIntIP2 > 255) _
    Or (xIntIP3 < 1) Or (xIntIP3 > 255) _
    Or (xIntIP4 < 1) Or (xIntIP4 > 255) Then
    GoTo EIP
     End If
    End If
End If
Exit Sub
EIP:
    MsgBox "Please enter correct IP address"
    Target = ""
End Sub

Внимание: В приведенном выше коде A2: A10 — это диапазон ячеек, который вы хотите принимать только IP-адресами.

2. Затем сохраните и закройте этот код, теперь только правильные IP-адреса позволяют вводить в определенные ячейки.

---

 Форсировать только формат IP-адресов с помощью простой функции

Если у вас есть Kutools for Excel установлен в вашей книге, его Подтвердить IP-адрес функция также может помочь вам решить эту задачу.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите ячейки, в которые разрешено вводить только IP-адреса, затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Подтвердить IP-адрес. Смотрите скриншот:

2. После применения этой функции теперь можно вводить только IP-адрес, в противном случае появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

---

4.11 Проверка данных ограничивает значения, превышающие общее значение

Предположим, у вас есть ежемесячный отчет о расходах, а общая сумма бюджета составляет 18000 долларов США, теперь вам нужно, чтобы общая сумма в списке расходов не превышала предварительно установленную общую сумму 18000 долларов США, как показано на скриншоте ниже. В этом случае вы можете создать правило проверки данных с помощью функции СУММ, чтобы предотвратить превышение суммы значений предварительно установленной суммы.

1. Выберите список ячеек, в которых вы хотите ограничить значения.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =SUM($B$2:$B$7)<=18000
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле B2: B7 — это диапазон ячеек, в который нужно ограничить количество записей.

3. Теперь при вводе значений в диапазоне B2: B7, если сумма значений меньше 18000 долларов США, проверка проходит. Если какое-либо значение превысит 18000 долларов, появится окно с предупреждением, напоминающее вам.

---

4.12 Проверка данных ограничивает ввод ячеек на основе другой ячейки

Если вы хотите ограничить ввод данных в список ячеек на основе значения в другой ячейке, функция проверки данных также может помочь решить эту задачу. Например, если ячейка C1 представляет собой текст «Да», в диапазон A2: A9 разрешено вводить что угодно, но, если ячейка C1 представляет собой другой текст, ничего нельзя вводить в диапазоне A2: A9, как показано ниже. :

Чтобы решить эту проблему, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в которых вы хотите ограничить значения.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =$C$1=»Yes»
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле C1 содержит ли ячейка конкретный текст, который вы хотите использовать, а текст «Да»- это текст, на основе которого вы хотите ограничить количество ячеек, пожалуйста, измените их по своему усмотрению.

3. Теперь, если в ячейке C1 есть текст «Да», что угодно можно ввести в диапазон A2: A9, если в ячейке C1 есть другой текст, вы не сможете ввести какое-либо значение, см. Демонстрацию ниже:

---

4.13 Проверка данных позволяет вводить только будние или выходные дни.

Если вам нужно ввести в список ячеек только рабочие дни (с понедельника по пятницу) или выходные (суббота и воскресенье), проверка достоверности данных также может вам помочь, выполните следующие действия:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести дни недели или дни недели.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите одну из формул ниже в Формула текстовое поле, как вам нужно.
• =WEEKDAY(A2,2)<6                      (allow only weekdays)
  =WEEKDAY(A2,2)>5                      (allow only weekends)
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь вы можете вводить только дату буднего или выходного дня в определенные ячейки в зависимости от ваших потребностей.

---

4.14 Проверка данных позволяет ввести дату на основе сегодняшней даты

Иногда вам может потребоваться разрешить ввод в список ячеек только дат, которые больше или меньше сегодняшнего дня. В проверка достоверности данных особенность с СЕГОДНЯ функция может оказать вам услугу. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только дату в будущем (дату, более позднюю, чем сегодня).

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =A2>Today()
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь в ячейки можно вводить только даты, превышающие сегодняшнюю, в противном случае появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

---

4.15 Проверка данных позволяет ввести время на основе текущего времени

Например, если вы хотите проверить данные на основе текущего времени, в ячейки можно ввести только время до или после текущего времени. Вы можете создать свою собственную формулу проверки данных, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только время до или после текущего времени.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите Продолжительность из Разрешить выпадающий список.
• Затем выберите меньше, чем разрешить только раз до текущего времени, или больше чтобы позволить время после текущего времени, как вам нужно из Данные падать.
• А затем в Время окончания or Время начала поле введите следующую формулу:
• =TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW()))
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь в определенные ячейки можно вводить только время до или после текущего времени.

---

4.16 Проверка данных дата конкретного или текущего года

Чтобы разрешить ввод только дат определенного года или текущего года, вы можете использовать проверку данных с помощью настраиваемой формулы, основанной на функции ГОД.

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только даты определенного года.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
• Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
• =YEAR(A2)=2020
• Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать, 2020 — номер года, который вы хотите ограничить.

3. И затем можно ввести только даты в 2020 году, в противном случае появится окно с предупреждением, как показано на скриншоте ниже:

---

4.17 Проверка данных дата в текущей неделе или месяце

Если вы хотите разрешить пользователю вводить даты текущей недели или месяца в определенные ячейки, в этом разделе будут представлены некоторые формулы для решения этой задачи в Excel.

 Разрешить ввести дату текущей недели

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только даты текущей недели.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите Время из Разрешить выпадающий список.
• А затем выберите между из Данные падать.
• В разделе Начало текстовое поле введите эту формулу: = СЕГОДНЯ () — ДЕНЬ НЕДЕЛИ (СЕГОДНЯ (); 3)
• В разделе Дата окончания текстовое поле введите эту формулу: = СЕГОДНЯ () — ДЕНЬ НЕДЕЛИ (СЕГОДНЯ (); 3) +6
• Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Затем можно будет ввести только даты в пределах текущей недели, другие даты будут запрещены, как показано на скриншоте ниже:

---

 Разрешить вводить дату текущего месяца

Чтобы можно было вводить только даты текущего месяца, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только даты текущего месяца.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

• Выберите Время из Разрешить выпадающий список.
• А затем выберите одно из Данные падать.
• В разделе Начало текстовое поле введите эту формулу: = ДАТА (ГОД (СЕГОДНЯ ()); МЕСЯЦ (СЕГОДНЯ ()); 1)
• В разделе Дата окончания текстовое поле введите эту формулу: = ДАТА (ГОД (СЕГОДНЯ ()), МЕСЯЦ (СЕГОДНЯ ()), ДЕНЬ (ДАТА (ГОД (СЕГОДНЯ ()), МЕСЯЦ (СЕГОДНЯ ()) + 1,1) -1))
• Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Отныне в выбранные ячейки можно вводить только даты текущего месяца.

---

5. Как отредактировать валидацию данных в Excel?

Чтобы отредактировать или изменить существующее правило проверки данных, выполните следующие действия:

1. Выберите любую из ячеек с правилом проверки данных.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных , чтобы перейти к проверка достоверности данных диалоговом окне, в поле отредактируйте или измените правила в соответствии с вашими потребностями, а затем установите флажок Примените эти изменения ко всем остальным ячейкам с такими же настройками. возможность применить это новое правило ко всем другим ячейкам с исходными критериями проверки. Смотрите скриншот:

3. Нажмите OK для сохранения изменений.

---

6. Как найти и выделить ячейки с проверкой данных в Excel?

Если вы создали несколько правил проверки данных на своем листе, теперь вам нужно найти и выбрать ячейки, в которых были применены правила проверки данных, Перейти к специальному Команда может помочь вам выбрать все виды проверки данных или конкретный тип проверки данных.

1. Активируйте лист, который вы хотите найти, и выберите ячейки с проверкой данных.

2, Затем нажмите Главная > Найти и выбрать > Перейти к специальному, см. снимок экрана:

3. В Перейти к специальному диалоговое окно, выберите Валидация данных > Все, см. снимок экрана:

4. И все ячейки с проверкой данных были выбраны сразу на текущем листе.

---

7. Как скопировать правило проверки данных в другие ячейки?

Предположим, вы создали правило проверки данных для списка ячеек, и теперь вам нужно применить то же правило проверки данных к другим ячейкам. Вместо того, чтобы создавать правило заново, вы можете быстро и легко скопировать и вставить существующее правило в другие ячейки.

1. Щелкните, чтобы выбрать одну ячейку с правилом проверки, которое вы хотите использовать, а затем нажмите Ctrl + C чтобы скопировать его.

2. Затем выберите ячейки, которые вы хотите проверить, чтобы выбрать несколько несмежных ячеек, нажмите и удерживайте кнопку Ctrl при выборе ячеек.

3. Затем щелкните выделение правой кнопкой мыши и выберите Специальная вставка вариант, см. снимок экрана:

4. В Специальная вставка диалоговое окно, выберите Проверка вариант, см. снимок экрана:

5. Нажмите OK кнопка, теперь правило проверки копируется в новые ячейки.

---

8. Как использовать проверку данных, чтобы обвести недопустимые записи в Excel?

Иногда вам может потребоваться создать правила проверки данных для существующих данных, в этом случае некоторые недопустимые данные могут появиться в диапазоне ячеек. Как проверить неверные данные и изменить их? В Excel вы можете использовать Неверные данные круга функция, чтобы выделить недопустимые данные красным кружком.

Чтобы обвести нужные вам недействительные данные, вы должны применить проверка достоверности данных возможность установить правило для диапазона данных. Пожалуйста, выполните следующие действия:

1. Выберите диапазон данных, в котором вы хотите обвести недопустимые данные.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, В проверка достоверности данных В диалоговом окне установите правило проверки в соответствии с вашими потребностями, например, здесь я проверю значения больше 500, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK чтобы закрыть диалоговое окно. После настройки правила проверки данных нажмите Данные > проверка достоверности данных > Неверные данные круга, то все недопустимые значения меньше 500 обведены красным овалом. Смотрите скриншоты:

Ноты:

• 1. Как только вы исправите неверные данные, красный кружок автоматически исчезнет.
• 2. Это Неверные данные круга функция может обвести максимум 255 ячеек. Когда вы сохраните текущую книгу, все красные кружки будут удалены.
• 3. Эти круги нельзя распечатать.
• 4. Вы также можете удалить красные кружки, нажав Данные > проверка достоверности данных > Очистить круги проверки.

---

9. Как убрать проверку данных в Excel?

Чтобы удалить правила проверки данных из диапазона ячеек, текущего листа или всей книги, вам могут помочь следующие методы.

 Удалить проверку данных в выбранном диапазоне с помощью функции проверки данных

1. Выберите ячейки с проверкой данных, которые вы хотите удалить.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в появившемся диалоговом окне под Настройки вкладку нажмите Очистить все кнопку, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно. И правило проверки данных, примененное к выбранному диапазону, было сразу удалено.

Tips: Чтобы удалить проверку данных из текущего рабочего листа, просто выберите сначала весь лист, а затем примените описанные выше действия.

---

 Удалите проверку данных в выбранном диапазоне с помощью удобной функции

Если у вас есть Kutools for Excel, Его Очистить ограничения проверки данных Функция также может помочь удалить правила проверки данных из выбранного диапазона или всего рабочего листа.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выделите диапазон ячеек или весь лист, содержащий данные проверки, которые вы хотите удалить.

2, Затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Очистить ограничения проверки данных, см. снимок экрана:

3. Во всплывающем окне подсказки щелкните OK, и правило проверки данных было очищено по мере необходимости.

---

 Удалите проверку данных со всех листов с кодом VBA

Чтобы удалить правила проверки данных из всей книги, вышеуказанные методы потребуют много времени, если существует много рабочих листов. Здесь приведенный ниже код может помочь вам быстро справиться с этой задачей.

1. Удерживайте ALT + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Затем нажмите Вставить > Модули, и вставьте следующий макрос в Модули окно.

Код VBA: удалить правила проверки данных на всех листах:

Sub RemoveDataValidation()
'Updateby Extendoffice
  Dim xwsh As Worksheet
  For Each xwsh In ActiveWorkbook.Worksheets
    xwsh.Cells.Validation.Delete
  Next xwsh
End Sub

3, Затем нажмите F5 ключ для запуска этого кода, и все правила проверки данных были немедленно удалены из всей книги.