Excel порядок выполнения задач

Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше

Нужна дополнительная помощь?

Рис. 1. Диаграмма предшествования

Download Article

Download Article

Writing your priorities on paper works if you’re able to knock them off in an afternoon. With a torrent of incoming tasks at home or work, many get carried over to the next day (or week or month). This Excel spreadsheet watches approaching deadlines and shifts task priorities accordingly. In 20 minutes the steps below provide a more effective way to manage your priorities.

1. 

   1

   Create a «Home» or «Office» tab. Open a new Excel spreadsheet. Right click on the «Sheet1» tab at the bottom and click on Rename. Type in «Home» or «Office».

2. 

   2

   Rename Sheet2 as «Template» and Sheet3 as «Points» by repeating Step 1.

   Advertisement

3. 

   3

   Create the Importance table. On the Points tab, fill in columns A, B and C:

4. 

   4

   Define the name «Importance». Select from Cell A2 to C7. Click on Insert Name Define

   • Define the name as «Importance» and click OK.

5. 

   5

   Create the Effort Table. Repeat steps 3, 4 and 5 to create the Effort table in columns E, F, and G. Select cells E2 to G6 and give them the name «Effort».

6. 

   6

   Create the Urgency table. Repeat steps 3, 4 and 5 to create the Urgency table in columns I, J and K. Name them «Urgency».

7. 

   7

   Enter headings on Home tab. Click on the Home tab and insert headings in row 1:

   • A — Priority A formula, 1 for the most important task, but can be over 100
   • B — Task Name of the task.
   • C — Importance An A, B, C, D, E, or F from the table.
   • D — Effort A 1-5, from the Effort table.
   • E — Urgency A formula based on Due date.
   • F — Due Date when the task should be finished. Due dates are not hard and fast. Ramp Up tells you how early you could start the task and Extension tells you how many days it could slide. Getting a haircut might have a Ramp Up of 5 and an Extension of 4 — it doesn’t make sense to get a haircut 2 weeks early and people might notice if it was more than 5 days late.
   • G — Ramp Up Days prior to Due date you could start task.
   • H — Extension Automatic extension of Due date
   • I — Days Left Formula. Number of days before Due date; negative if Due date has passed.
   • J — Finished Date task was actually completed.
   • K — Comment Any details for the task.

8. 

   8

   Enter your list of tasks. Note Priority, Urgency and Days Left are left blank. They will be filled in with formulas. Here’s a sample of home tasks.

9. 

   9

   Enter formulas for Days Left, Urgency and Priority. The formulas below are for row 2.

   • I (Days Left) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)
   • E (Urgency) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))
   • A (Priority) =VLOOKUP(C2,Importance,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,Effort,2,FALSE) +VLOOKUP(E2,Urgency,2,FALSE)

10. 

    10

    Change the format for Cell I2 to Integer by right clicking on the cell, selecting format and make it a Number with 0 Decimal places.

11. 

    11

    Copy formulas for Priority, Urgency and Days Left to the remaining cells in each column. Select cell E2 and type CTRL-C. Select cells E3 to E10 and click CTRL-V. Repeat to copy cell I2 to cells I3 to I10. Finally, repeat to copy cell A2 to cells A3 to A10. Ignore the odd values you get for undefined tasks.

12. 

    12

    Sort the rows by Priority. Select from cells A1 to K, for as many rows as you have data. Then click on Data Sort.

13. 

    13

    Save your priorities spreadsheet, including the date for versioning.

14. 

    14

    Mark tasks Finished. As you complete tasks, mark the date in the Finished column. Remember CTRL—; (control key and semi-colon) immediately enters the current date.

15. 

    15

    Watch Priorities change each day. Here are the priorities over several days. On July 13 all tasks are before the Ramp Up period, so have large numbers. On July 20th, higher priorities (smaller numbers) appear for four tasks, including Mow Lawn which has hit its Due date. On the 21st, the priority is higher because we’re in the Extension period and on July 23rd it’s even higher because it’s beyond the Extension period. Pay bills also goes through an escalation on the 23rd and 25th.

Advertisement

Advertisement

Advertisement

Advertisement

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 381,406 times.

16

1.Таблицы должны оформляться строго по заданию. В качестве примера приведены образцы оформления таблиц к каждой задаче. Данные из образцовых таблиц не используются.

2.Форматирование таблицы означает выравнивание ячеек таблицы по горизонтали и вертикали, перенос по словам, задание шрифта и фона, и т.п.

3.Каждая таблица содержит список из десяти и более фамилий или наименований.

4.В таблицах, где список из фамилий, должна быть и ваша фамилия.

5.Отдельная ячейка должна быть в стороне от таблицы, не касаясь ее. В формулах использовать абсолютную ссылку на отдельную ячейку (например $В$3).

6.№ варианта — это порядковый номер студента в журнале группы.

7.Каждая задача размешается на отдельном рабочем листе. Необходимо переименовать лист по заданию (например, «Сотрудники, «Расчет функции» и т.п.). Новый лист вставляется командой меню Вставка ►Лист.

8.Диаграмму необходимо строить исходя из требований задачи, т.е. диаграмма должна содержать только те параметры, которые указаны в условии задачи.

9.Демонстрация решенных задач, оформление и их защита.

17

5. Задания по MS Excel и порядок их выполнения

Задание 1. Создайте новую таблицу «Сотрудники»:

Порядок выполнения:

а) Необходимо создать структуру таблицы, т.е. ввести имена всех полей таблицы согласно заданной.

б) Введите данные для 10 сотрудников самостоятельно, т.е. задавайте произвольные значения элементов в столбцах «№ п/п» (номер по порядку), «Фамилия», «Оклад», «Количество детей».

в) Для заполнения остальных столбцов используются формулы. Например, значение элементов столбца «Пособие на детей» рассчитываются по формуле:

«Пособие на детей»=«Размер пособия»*«Количество детей»,

-где «Размер пособия» задается в отдельной ячейке (в стороне от таблицы!) по формуле: «Размер пособия»=№ варианта * 200.

г) Столбец «Премия» рассчитывается по формуле:

«Премия» = «Оклад» * «Процент премии»,

— где «Процент премии» задается в отдельной ячейке по формуле:

«Процент премии»= (№ варианта*5) / 100.

Необходимо задавать формат ячейки процентный, для чего используется команда Формат ►Ячейки►Процентный.

д) Столбец «Выплатить» рассчитывается:

«Выплатить»=«Оклад»+«Пособие на детей»+«Премия»

е) Форматировать таблицу. Это означает выравнивание ячеек таблицы по горизонтали и вертикали, перенос по словам, задание шрифта и фона, и т.п. Для выравнивания ячеек таблицы по горизонтали и вертикали, переноса по словам и объединения ячеек используется команда Формат ►Ячейки►Выравнивание. Для изменения шрифта и очертания букв и символов используется команда Формат ►Ячейки►Шрифт, а для заливки ячеек команда Формат ►Ячейки►Вид.

ж) Постройте диаграмму, где для каждого сотрудника указываются «Оклад» и «Выплатить».

18

Для построения диаграммы воспользуемся Мастером диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов или командой Вставка ►Диаграмма. На первом шаге выбираем диаграмму типа гистограмма.

На втором шагу выбираем диапазон данных, т.е. поля(столбцы) для вывода. По заданию диаграмма должен содержать поля «Фамилия», «Оклад» и «Выплатить». Для этого, вначале выделяем столбец «Фамилия», далее нажимая и неотпускаяCtrl выделяем два других столбца.

Два остальных этапа построения диаграммы легко выполнят по подсказкам системы.

з) Вычислите общую сумму премии.

и) Решите обратную задачу: определите при каком проценте премии общая сумма премии будет составлять некоторую заданную величину

(напр. 100 000)

Образец оформления таблицы к заданию 1.

Порядок выполнения:

а) Введите данные для 10 подразделений самостоятельно, т.е.

заполнить столбцы «№ п/п», «Подразделение», «Расход электроэнергии» (в диапазоне 100 -1000) по месяцам.

б) Рассчитайте стоимость для каждого подразделения по месяцам:

«Расход»*«Тариф», если расход ≤ лимит

«Стоимость»=

«Расход»* «Тариф»+(«Расход»- «Лимит»)*1.4, если расход > лимит

-где: «Тариф» задается в отдельной ячейке (рубли):

«Тариф»=№ варианта /10.

Если расход энергии превышает установленный лимит, то перерасход энергии умножается на коэффициент 1,4. «Лимит» задается в отдельной ячейке, вычисляется по формуле:

«Лимит» = (максимальный расход + минимальный расход) /2.

в) Рассчитайте общую стоимость для каждого подразделения за квартал(«Итого»).

г) Постройте диаграмму, где для каждого подразделения указывается стоимость электроэнергии по месяцам.

д) Используя условное форматирование, выделите цветом ячейки, в которых расход электроэнергии превышает некоторую заданную величину(лимит).

20

Образец оформления таблицы к заданию 2.

Задание 3. Создайте новую таблицу «Расчет функции»:

ху=a*х 2-2*х+1

Необходимо вычислить значения функции у для двух различных значений параметра а и переменной х в интервале от хнач до хкон с шагом ∆х. Значения параметра а и переменной х задавать согласно своему варианту из Приложения 1.

Порядок выполнения:

а) В первую ячейку следующим за х по вертикали введите значение хнач, например, цифру 0. Следующее значение х ввести например 0,1, при ∆х=0,1. Для заполнения остальных ячеек столбца х выделите первые две ячейки со значениями 0 и 0,1 и исползуя маркер автозаполнения заполняйте(перетаскиванием) ячейки до значения хкон(2). Таким образом, система автоматически вычисляет приращение и заполняет указанные ячейки.

Можно применить другой способ. Ввести хнач. В качестве второго значения х ввести формулу хнач+∆х. Далее скопировать формулу на остальные ячейки.

б) Вычислить значение у по формуле для первой ячейки при первом значении а и скопировать формулу для остальных ячеек первого

21

столбца. Аналогично, рассчитать значения функции у при втором значении параметра а и при а=1, т.е. заполнить остальные два столбца. в) Форматировать таблицу.

г) Постройте график функции при двух значениях параметра а.

д) Найдите минимум, максимум и среднее значение функции при а=1. Образец оформления таблицы к заданию 3.

Расчет функции У=А*Х2— 2*Х+1

22

Задание 4. Создайте новую таблицу «График поставки дорожно-

строительных материалов (ДСМ)»:

Порядок выполнения:

а) Значения в столбце «Дата» задается на календарный месяц в формате дд.мм.гггг с помощью команд Формат ►Ячейки► Дата. Необходимо в первую ячейку ввести дату, например, 01.12.2008. Далее, используя маркер автозаполнения заполнить остальные ячейки столбца до 31.12.2008.

б) Введите данные для всех видов ДСМ. Значения ячеек для всех видов ДСМ определяются с помощью функции, задающей случайные числа слчис(), т.е. вводится нижеприведенная формула для первой ячейки в строку формул, а потом копируется на все оставшиеся ячейки таблицы:

= если(слчис( )>0,5;округл (слчис( )*10*№варианта; 0); 0),

—где, функция округл — округление до ближайшего целого числа. в) Скопируйте таблицу.

г) Вставьте новый рабочий лист. С помощью команды Специальная вставка из панели меню Правка вставьте только значения из таблицы. д) Измените формат данных первого столбца новой таблицы на тип данных «дата». Вычислите стоимость материалов по формуле:

«Стоимость»=«Песок»*С1+«Щебень»*С2+«Цемент»*С3+«битум»*С4

Значения коэффициентов С1, С2, С3, С4 задавать согласно своему варианту из Приложения 2.

е) Вычислите Итоговые поставки по неделям для каждого вида ДСМ. Постройте трехмерную гистограмму поставки ДСМ по каждой недели для каждого вида ДСМ (без стоимости).

ж) Вычислите Итоговые поставки для каждого вида ДСМ за месяц.

23

Образец оформления таблицы к заданию 4.

Ведомость поступления дорожно-строительных материалов на декабрь

24

Задание 5. Создайте новую таблицу «Участники конференции»:

Порядок выполнения:

а) Введите данные для 10 сотрудников самостоятельно б) Используя команду Итоги из панели меню Данные, подсчитайте количество участников из каждого города и организации.

Образец оформления таблицы к заданию 5.

Участники конференции

25

Задание 6. Создайте новую таблицу «Учет телефонных разговоров»:

Порядок выполнения:

а) Введите данные для 10 абонентов самостоятельно, т.е. заполните столбцы «Дата», «Фамилия», «Время разговора», «Длительность»:

—«Дата» задается в формате дд.мм.гг (Формат ►Ячейки►Дата);

—«Время разговора» — это время начало разговора и указывается только часы и минуты – например, 10:25 (Формат ►Ячейки►Время);

—«Длительность» — количество минут, целое число.

б) В отдельной ячейке задайте «Тариф» — стоимость 1 минуты разговора по формуле: «Тариф» = № варианта.

Если разговор происходит не в рабочее время, то действует льготный тариф (50%). Рабочее время -это время с 8:00 до 20:00.

в) Рассчитайте стоимость всех разговоров в зависимости от времени разговора используя функцию ЕСЛИ. Рассчитайте общую стоимость.

г) Создайте фильтр, позволяющий просмотреть данные о сотрудниках, которые разговаривали с 9:00 до 18:00 более 5 минут.

Образец оформления таблицы к заданию 6.

Учет телефонных разговоров