Excel пользовательская функция для всех книг

Сегодня мы продолжим изучение пользовательских функций Excel. Поскольку вы уже знаете, как их создавать (и, я надеюсь, вы также пробовали применять их), давайте копнем немного глубже и узнаем, как использовать и хранить определяемые пользователем функции в Excel.

Мы покажем вам, как легко сохранить ваши функции в файле надстройки Excel, чтобы использовать их позже буквально несколькими нажатиями мышки.

Вот о чем мы будем говорить:

Использование с другими функциями

После того, как вы проверили, что ваши пользовательские функции работают правильно, их можно использовать в формулах Excel или в коде VBA.

Пользовательские функции в рабочей книге Excel можно применять точно так же, как вы применяете обычные функции. Например, просто запишите в ячейке формулу

=GetMaxBetween(A1:A6;10;50)

Их также можно использовать в сочетании с обычными функциями. Например, добавим поясняющий текст к рассчитанному максимальному значению:

=СЦЕПИТЬ(«Максимальное значение между 10 и 50 –  «;GetMaxBetween(A1:A6;10;50))

Результат вы видите на скриншоте ниже:

Можно найти товар, количество которого максимальное  и находится в диапазоне от 40 до 50.

В формуле

=ИНДЕКС(A2:A9;ПОИСКПОЗ(GetMaxBetween(B2:B9;F1;F2);B2:B9;0))

пользовательская функция GetMaxBetween находит в диапазоне B2:B9 максимальное число между 40 и 50. Затем при помощи функций ИНДЕКС+ПОИСК мы получаем название товара, которое соответствует этому максимальному значению:

Как видите, использование настраиваемых функций ничем не отличается от обычных функций Excel.

При этом помните, что пользовательская функция может только возвращать значение, но не может выполнять никакие другие действия. Более подробно об ограничениях пользовательских функций читайте здесь.

Применение в других функциях и процедурах VBA

Пользовательские функции также можно использовать в макросах VBA.

На скриншоте ниже вы видите код макроса, который в столбце, содержащем активную ячейку, ищет максимальное значение в диапазоне от 10 до 50.

Код макроса содержит пользовательскую функцию GetMaxBetween(.Cells, 10, 50). Она находит нужное максимальное значение в активном столбце. Затем это значение будет выделено цветом.

Результат работы макроса вы видите на скриншоте ниже.

Также пользовательская функция может быть использована внутри другой пользовательской функции. Проблема конвертации числа в текст обычно решается при помощи пользовательской функции. Функция SpellNumber отлично выполняет эту задачу, добавляя также денежные единицы измерения (рубли). Вот код этого макроса:

Public Function SpellNumber(x As Double) As String
If x > 999999999999.99 Then
SpellNumber = "Число больше 999 999 999 999.99!"
ElseIf x < 0 Then
SpellNumber = "Отрицательное число!"
Else
x = FormatNumber(x, 2)
Dim b As Byte, b1 As Byte, b2 As Byte, kop As String
b = (x - Fix(x)) * 100
b2 = b  10
b1 = b Mod 10
If b2 <> 1 And b1 = 1 Then
kop = " копейка"
ElseIf b2 <> 1 And b1 > 1 And b1 < 5 Then
kop = " копейки"
Else
kop = " копеек"
End If
kop = b2 & b1 & kop
Dim y(1 To 4) As Integer, i1 As Byte
For i1 = 1 To 4
x = Fix(x) / 1000
y(i1) = (x - Fix(x)) * 1000
Next
Dim Numeric(1 To 4) As String, i2 As Byte, y1 As Byte, y2 As Byte, _
y3 As Byte, Numeric0 As String, Numeric1 As String, Numeric2 As String, Numeric3 As String, _
Numeric4 As String
For i2 = 1 To 4
y1 = y(i2) Mod 10
y2 = (y(i2) - y1) / 10 Mod 10
y3 = y(i2)  100
Numeric1 = Choose(y3 + 1, "", "сто ", "двести ", "триста ", "четыреста ", _
"пятьсот ", "шестьсот ", "семьсот ", "восемьсот ", "девятьсот ")
Numeric2 = Choose(y2 + 1, "", "", "двадцать ", "тридцать ", "сорок ", _
"пятьдесят ", "шестьдесят ", "семьдесят ", "восемьдесят ", "девяносто ")
If y2 = 1 Then
Numeric3 = Choose(y1 + 1, "десять ", "одиннадцать ", "двенадцать ", _
"тринадцать ", "четырнадцать ", "пятнадцать ", "шестнадцать ", _
"семнадцать ", "восемнадцать ", "девятнадцать ")
ElseIf y2 <> 1 And i2 = 2 Then
Numeric3 = Choose(y1 + 1, "", "одна ", "две ", "три ", "четыре ", "пять ", _
"шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
Else
Numeric3 = Choose(y1 + 1, "", "один ", "два ", "три ", "четыре ", "пять ", _
"шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
End If
If y2 <> 1 And y1 = 1 Then
Numeric4 = Choose(i2, "рубль ", "тысяча ", "миллион ", "миллиард ")
ElseIf y2 <> 1 And y1 > 1 And y1 < 5 Then
Numeric4 = Choose(i2, "рубля ", "тысячи ", "миллиона ", "миллиарда ")
ElseIf y1 = 0 And y2 = 0 And y3 = 0 Then
Numeric4 = Choose(i2, "рублей ", "", "", "")
Else
Numeric4 = Choose(i2, "рублей ", "тысяч ", "миллионов ", "миллиардов ")
End If
Numeric(i2) = Numeric1 & Numeric2 & Numeric3 & Numeric4
Next
If y(1) + y(2) + y(3) + y(4) = 0 Then
Numeric0 = "ноль рублей " & kop
Else
Numeric0 = Numeric(4) & Numeric(3) & Numeric(2) & Numeric(1) & kop
End If
SpellNumber = Replace(Numeric0, Left(Numeric0, 1), UCase(Left(Numeric0, 1)), 1, 1)
End If
End Function

Применив вместе уже знакомую нам GetMaxBetween и SpellNumber, мы можем получить максимальное значение из диапазона и сразу записать его в виде текста.

Для этого создадим новую пользовательскую функцию, в которой используем уже знакомые нам функции GetMaxBetween и SpellNumber.

Function SpellGetMaxBetween(rngCells As Range, MinNum, MaxNum)
       SpellGetMaxBetween = SpellNumber(GetMaxBetween(rngCells, MinNum, MaxNum))
End Function

Как видите, функция GetMaxBetween является аргументом другой пользовательской функции – SpellNumber. Сначала она определяет максимальное значение, как мы уже неоднократно делали ранее. Затем это число преобразуется в текст.

На скриншоте выше вы видите, как функция SpellGetMaxBetween находит максимальное число в диапазоне от 5000 до 7000, а затем конвертирует его в текст.

Как вызвать пользовательскую функцию из другой книги

Если вы создали пользовательскую функцию в вашей рабочей книге, то это ещё, к сожалению, не означает, что её можно без проблем везде применять.

По моему опыту, большинство пользователей рано или поздно собирают свою личную коллекцию макросов и пользовательских функций для автоматизации отдельных процессов и расчётов. И тут встает проблема: код пользовательских функций на Visual Basic нужно где-то хранить, чтобы потом использовать в работе.

Чтобы применить пользовательскую функцию, рабочая книга, в которой вы ее сохранили, должна быть открыта в вашем Excel. Если вы это не сделали, то при попытке использования вы получите ошибку #ИМЯ!. Эта ошибка говорит о том, что Excel не знает имени функции, которую вы хотите употребить в формуле.

Рассмотрим способы, при помощи которых вы можете использовать созданные настраиваемые функции.

Способ 1.

Вы можете перед именем функции указать имя книги, в которой она находится. Например, если вы сохранили пользовательскую функцию GetMaxBetween в книге с именем My_Functions.xlsm, то необходимо ввести такую формулу:

= My_Functions.xlsm!GetMaxBetween(A1:A6;10;50)

Способ 2.

Сохраняем все пользовательские функции в одной специальной рабочей книге (например, My_Functions.xlsm ) и копируем из нее нужную функцию в текущую рабочую книгу в случае необходимости. Тогда не нужно будет указывать имя файла, как это сделано выше.

При создании каждой новой пользовательской функции вам необходимо дублировать ее код в ту книгу, в которой вы будете ее использовать. При таком способе возникает несколько неудобств:

• Если рабочих файлов много, а функция нужна везде, то и копировать код придется в каждую книгу.
• Нужно не забыть сохранить рабочую книгу в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).
• При открытии такого файла защита от макросов будет каждый раз показывать предупреждение, которое нужно подтвердить. Многие пользователи пугаются, видя предупреждение на жёлтой полосе, которое просит их включить макросы. Чтобы не видеть это сообщение, вам нужно отключить защиту Excel полностью. Это может быть не всегда правильно и безопасно.

Думаю, вы согласитесь со мной, что все время открывать файл и копировать из него код пользовательских функций или писать название этого файла в формуле – это не самые удачные решения.

Способ 3.

Думаю, что самый лучший способ – хранить часто используемые пользовательские функции в файле надстройки (Excel Add-in).

Достоинства использования надстройки:

• Достаточно один раз подключить надстройку в ваш Excel. После этого можно использовать её процедуры и функции в любом файле на этом компьютере. Сохранять ваши рабочие книги в xlsm- и xlsb-формате не потребуется, так как исходный код будет храниться не в них, а в файле надстройки.
• Защита от макросов вас беспокоить уже не будет, так как надстройки всегда относятся к доверенным источникам. Она будет автоматически загружаться при каждом запуске Excel практически незаметно для вас.
• Надстройка ­– это отдельный файл. Его легко переносить с компьютера на компьютер, делиться им с коллегами.

О создании и использовании надстройки мы подробнее поговорим далее.

Сохранение пользовательских функций в файле надстройки

Как создать собственную надстройку? Рассмотрим пошагово.

Шаг 1. Создаем файл надстройки.

Открываем Microsoft Excel, создаем новую книгу и сохраняем ее под любым подходящим именем (например My_Functions) в формате надстройки. Для этого используем меню Файл – Сохранить как или клавишу F12. Обязательно указываем тип файла Надстройка Excel:

Ваша надстройка будет иметь расширение .xlam.

Обратите внимание, что стандартно Excel хранит надстройки в папке C:Users[Ваше_имя]AppDataRoamingMicrosoftAddIns. Советую принять расположение по умолчанию. Вы можете указать любую другую папку. Но тогда при подключении надстройки вам нужно будет найти и указать ее новое расположение вручную. Если вы сохраните ее в папке по умолчанию, вам не придется искать надстройку на своем компьютере. Excel автоматически внесет ее в список.

Шаг 2. Подключаем файл надстройки.

Теперь созданную нами надстройку My_Functions надо подключить к Excel. Тогда она будет загружаться автоматически при старте программы. Для этого используем меню Файл — Параметры — Надстройки. Убедитесь, что внизу в поле Управление выбраны Надстройки Excel. Жмем на кнопку Перейти в нижней части окна. В появившемся окне отмечаем нашу надстройку My_Functions. Если вы не видите ее в списке, нажмите кнопку Просмотр и укажите расположение вашего файла надстройки вручную.

Если вы используете надстройку для хранения пользовательских функций, то нужно выполнять одно простое правило. Если вы передаете рабочую книгу другому человеку, то не забудьте также передать копию этой надстройки, которая содержит нужные функции. Он должен подключить ее так же, как вы это сделали сейчас.

Шаг 3. Добавляем в надстройку пользовательские функции и макросы.

Наша надстройка подключена к Excel, но в ней пока нет ничего. Чтобы добавить в нее новые пользовательские функции, откройте редактор Visual Basic при помощи сочетания клавиш Alt+F11. После этого вы можете добавлять новые модули с кодом VBA, как описано в этом руководстве.

Выберите в окне VBAProject ваш файл надстройки (My Finctions.xlam). Используйте меню Insert – Module, чтобы добавить пользовательский модуль. В него нужно записывать пользовательские функции.

Код пользовательской функции вы можете либо набрать вручную, либо скопировать откуда-нибудь.

Вот и все. Теперь вы создали свою собственную надстройку, загрузили ее в Excel и можете использовать в ней макросы и настраиваемые функции. Чтобы добавить новый макрос, просто запишите его код в модуле надстройки в редакторе VBA и сохраните его.

Мы рассмотрели способы создания, отладки пользовательской функции и как ее можно применять в вашей рабочей книге. Надеюсь, эти рекомендации будут вам полезны. Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях к этой статье.