Excel отсортировать в случайном порядке

Случайная сортировка текстового массива

11 Dec 2015 | Автор: anchous |

Возникла тут надобность предоставить клиенту не поименный список, а смешать его для прохождения по нему случайным образом. Данные были представлены в виде тысячи текстовых строк.

Сначала долго думал как сделать случайную сортировку в Notepad++, но смог найти только какое то дикое шаманство с добавлением кавычек в конце строки через плагин TextFX (через который сортировка по алфавиту делается в два клика), поэтому обратился к Microsoft Excel.

В Excel сортировка случайным образом делается через генерацию списка случайных чисел и его последующую сортировку. Случайное число генерится в ячейке через функцию СЛЧИС()

То есть имеем скажем алфавитный список в столбце А, тогда в столбце Б делаем числовой формат и ставим 10 знаков после запятой (для максимальной рандомизации), после чего пишем в первой строчке =СЛЧИС()  (в забугорном аналоге это вроде как функция RAND, но могу ошибаться), нажимаем Enter, после чего растягиваем её на весь столбец*.

***Если кто не знает, то при растягивании, функция автоматически дублируется в последующие ячейки (или продолжается ряд, скажем числовой). Для этого надо подвести курсор к нижнему правому углу ячейки, где он превращается в крестик, который зажимаем левой кнопкой мыши и растягиваем в нужно направлении.

В итоге у нас получается числовой столбец заполненный случайными цифрами, после чего мы сортируем книгу или нужные столбцы по нужному (в моем примере B). Делается это через раздел Данные -> Сортировка или, если у вас навигация вытащена в Главное, то Сортировка и фильтр -> Настраиваемая сортировка.

Надо заметить, что на моем списке в тыщу строк, он что то не очень хотел рандомизироваться (случайный порядок выстраивался скорее блоками, чем построчно), поэтому мне пришлось его скопировать в соседний столбец, чтобы он был представлен просто цифрами, а не выводом функции. После этого случайная сортировка сработала и он перемешался уже качественно – уж не знаю це фича или бага.

VN:F

Rating: 10.0/ (2 votes cast)

VN:F

Rating: +2 (from 2 votes)

Случайная сортировка текстового массива, 10.0 out of 10 based on 2 ratings

Теги: excel, Windows

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Существует два способа открыть меню сортировки:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
2. Открыть вкладку «Данные» — диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

1. Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
2. Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

1. Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
2. Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
3. Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

1. Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
2. Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
3. Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

1. В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
2. В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
3. Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

1. Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
2. Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
3. Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

1. Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
2. Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
3. В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
4. Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

В Excel можно случайным образом выбрать трех победителей — 1-го, 2-го и 3-го — из списка в электронной таблице. Самый простой и честный способ сделать это — использовать функцию СЛЧИС (RAND) Excel совместно с его возможностями сортировки.

Предположим, что в вашей электронной таблице есть таблица из трех столбцов начиная со столбца В с заголовками столбцов Name, Age и ID No. Можно поместить функцию СЛЧИС (RAND) в ячейку А2 и скопировать ее вниз на необходимое количество строк до конца таблицы. Все ячейки в столбце А, в которые вы поместили функцию СЛЧИС (RAND), автоматически вернут случайное число, по которому вы сможете отсортировать таблицу. Другими словами, можно отсортировать столбцы А, В, С и D по столбцу А по возрастанию или убыванию, и тремя победителями будут три верхних имени.

Функция СЛЧИС (RAND) — это пересчитываемая функция, которая автоматически пересчитывается, какое бы действие в Excel ни произошло, — например, ввод данных или принудительный запуск пересчета клавишей F9. Поэтому лучше по-быстрее записать имена победителей.

Однако вы можете использовать эту непостоянность в своих целях и записать макрос, который будет сортировать данные сразу после того, как вы пересчитаете функции и выполните функцию СЛЧИС (RAND), чтобы вернуть очередной набор случайных чисел. Этот макрос можно назначить какой-либо кнопке, чтобы каждый раз когда понадобится выбрать трех победителей, пришлось бы только нажать кнопку и записать три верхних имени.

Предположим, например, у вас есть данные в столбцах В, С и D, и в строке 1 содержатся заголовки. Сначала в ячейку А1 поместите заголовок RAND. В ячейку А2 введите формулу =RAND() и скопируйте ее вниз на необходимое количество ячеек. После этого выделите любую ячейку и выберите команду Разработчик → Начать запись (Developer → Record New Macro).

Выделите столбцы А, В, С и D и нажмите клавишу F9 (чтобы запустить пересчет). Выберите команду Данные → Сортировка (Home → Sort) и отсортируйте данные по столбцу А. Остановите запись макроса. Теперь выберите команду Файл → Панели инструментов → Формы (File → Toolbars → Forms). На этой панели инструментов выберите кнопку и поместите ее в любое место на рабочем листе. Назначьте этой кнопке только что записанный макрос и щелкните кнопку ОК. (Если хотите, измените текст на кнопке с Кнопка 1 (Button 1) на что-то более осмысленное.) Можно выделить столбец А и полностью скрыть его, так как пользователям не нужно видеть сгенерированные случайные числа. Каждый раз когда вы будете щелкать кнопку, данные будут сортироваться случайным образом и вы сможете просто прочитать три верхних имени победителей.

У функции

СЛЧИС (RAND) в Excel 2003 есть большой недостаток. Хотя в справке ясно указано, что возвращаются случайные числа от 0 до 1, это не всегда так, в частности, когда функция

СЛЧИС (RAND) используется в нескольких ячейках. Иногда она возвращает числа, меньшие 0. Прочитать объяснение Microsoft по поводу изменения алгоритма можно на сайте по адресу:

http://support.microsoft.com/default.aspx?kbid=828795

.

Нечастая, но интересная задача: выбрать из массива данных (списка) случайным образом N элементов. Причин для ее возникновения может быть несколько, например:

• Объем данных слишком велик, поэтому мы удовлетворяемся анализом случайной выборки из полного набора данных.
• Выбор победителей из числа участников какого-либо конкурса или лотереи.

В любом случае перед нами стоит задача отобрать случайным образом заданное количество элементов из какого-либо набора (например, вот такого):

Способ 1. Случайная сортировка

Добавить к нашему списку еще один столбец и вставить в него функцию генерации случайных чисел СЛЧИС (RAND). Затем отсортировать наш список по добавленному столбцу (Данные — Сортировка) и взять N первых элементов из получившейся таблицы:

Минусы такого способа очевидны — придется вручную каждый раз пересортировывать список, если нам необходимо будет сделать другую случайную выборку. В плюсах — простота и доступность.

Способ 2. Функция НАИМЕНЬШИЙ

Этот способ заключается в использовании функции НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) для выбора из списка N позиций с наименьшим случайным числом в столбце А:

После выбора пяти (в нашем примере) наименьших случайных чисел из столбца А, мы вытаскиваем имена, которые соответствуют этим числам с помощью функции ВПР (VLOOKUP).

Способ 3. Случайная выборка без повторов — функция Lotto на VBA

Можно создать простую функцию на VBA, которая будет выдавать заданное количество случайных чисел из нужного интервала. Откроем редактор Visual Basic (ALT+F11 или в старых версиях Excel через меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic), вставим новый модуль через меню Insert — Module и скопируем туда текст вот такой функции:

Function Lotto(Bottom As Integer, Top As Integer, Amount As Integer)      Dim iArr As Variant      Dim i As Integer      Dim r As Integer      Dim temp As Integer      Dim Out(1000) As Variant            Application.Volatile            ReDim iArr(Bottom To Top)      For i = Bottom To Top          iArr(i) = i      Next i            For i = Top To Bottom + 1 Step -1          r = Int(Rnd() * (i - Bottom + 1)) + Bottom          temp = iArr(r)          iArr(r) = iArr(i)          iArr(i) = temp      Next i      j = 0      For i = Bottom To Bottom + Amount - 1          Out(j) = iArr(i)          j = j + 1      Next i            Lotto = Application.Transpose(Out)        End Function  

У этой функции будет три аргумента:

• Bottom — нижняя граница интервала случайных чисел
• Top — верхняя граница интервала случайных чисел
• Amount — количество случайных чисел, которое мы хотим отобрать из интервала

Т.е., например, чтобы отобрать 5 случайных чисел от 10 до 100, нужно будет ввести =Lotto(10;100;5)

Теперь эту функцию легко использовать для отбора случайных значений. Добавим к нашему списку столбец с нумерацией и будем отбирать людей по случайным номерам, которые генерирует функция Lotto:

Обратите внимание, что наша функция Lotto должна быть введена как формула массива, т.е. сначала необходимо выделить диапазон ячеек результатов (D2:D6) затем ввести нашу функцио Lotto и, после ввода аргументов функции, нажать Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести эту функцию именно как функцию массива во все выделенные ячейки.

Ну, а дальше останется при помощи уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) вытащить имена из списка, соответствующие случайным номерам.

Ссылки по теме

• Использование функции ВПР (VLOOKUP) для подстановки значений
• Создание макросов и пользовательских функций на VBA
• Функция RandomSelect из надстройки PLEX

Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.

 Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.

Сортировку строк в Excel можно осуществить по нескольким столбцам одновременно. В этом случае вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д. Таким образом, отчет о продажах можно упорядочить вначале по региону, затем в рамках каждого региона по менеджеру, затем в рамках одного региона и менеджера по группе товаров.

Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.

Сортировка по собственному списку

Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.

Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.

Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в автозаполнении ячеек.

Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…

Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.

Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…

И в следующем окне указать нужный список.

Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.

Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку

В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из условного форматирования). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.

Сортировка по столбцам

Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона.

Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.

Сортировка промежуточных итогов

В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги. Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.

Это отличная функция, но как сделать, чтобы вверху были группы с наибольшей суммой? Ручной труд, конечно, в почете, но есть и другой вариант. Достаточно применить обычную сортировку к сгруппированным данным.

Внутреннее содержимое групп не изменится. Общий итог останется внизу.

Сортировка строк в случайном порядке

Интересный случай, когда нужно перемешать строки в случайном порядке. Создаем рядом столбец с функцией случайного числа СЛЧИС. Теперь сортируем таблицу по этому столбцу.

Случайные числа перемешают строки в хаотичном порядке. Не забудьте удалить лишний столбец.

Вот такие замечательные приемы. Если я что-то забыл, напишите, пожалуйста в комментариях.