Свойства документа (или метаданные) — это сведения о файле, которые его описывают или определяют. В число свойств документа входят его название, имя автора, тема и ключевые слова, указывающие на раздел или содержимое документа.
Свойства документов помогают упорядочивать и находить их. В этой статье объясняется, как добавить такие свойства в документ.
Свойства документа
Свойства документа делятся на четыре типа:
-
Стандартные свойства. По умолчанию Microsoft 365 со стандартными свойствами, такими как автор, заголовок и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно присвоить пользовательские текстовые значения. Например, в Word можно использовать свойство Keywords (теги), чтобы добавить ключевое слово «клиенты» в документы о продажах. Затем вы можете найти все документы о продажах по этому ключевому слову.
-
Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла или даты создания или последнего изменения файла) и статистические данные, которые поддерживаются программами Microsoft 365 (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя.
Для поиска и определения файлов можно использовать автоматически обновленные свойства. Например, вы можете найти все файлы, созданные после 3 августа 2015 г., или все файлы, которые были в последний раз изменены вчера.
-
Настраиваемые свойства. Вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для Microsoft 365 документов. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.
Дополнительные сведения см. в разделе Просмотр и создание настраиваемых свойств файла.
-
Свойства библиотеки документов: это свойства, связанные с документами в библиотеке библиотека документов веб-сайте или в общедоступных папках. При создании новой библиотеки документов вы можете задать одно или несколько свойств и указать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку будет предложено указать значения обязательных свойств, а также изменить неправильные значения. Например, если библиотека используется для сбора рационализаторских предложений, вам может быть предложено задать такие свойства документа, как «Кем отправлено», «Дата», «Категория» и «Описание». Когда вы открываете документ из библиотеки документов в Word, Excel или PowerPoint, вы можете изменить и обновить эти свойства библиотеки документов, щелкнув Файл >Сведения. Все необходимые свойства из библиотеки документов обозначены красными границами на вкладке Сведения в Word, Excel иPowerPoint..
Если вы хотите вставить любое из этих свойств в документ Word, см. добавление имени файла, даты, автора или других свойств документа в заглавный или footer.
Просмотр и изменение стандартных свойств текущего файла
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.
-
В диалоговом окне Свойства откройте нужную вкладку для выбора свойств, которые вы хотите просмотреть или изменить.
-
Нажмите кнопку ОК. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к базе данных.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства книги.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к книге. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
-
Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
-
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
-
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства презентации.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к презентации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
-
Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
-
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
-
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства проекта.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к проекту. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
Чтобы увидеть дополнительные свойства или статистические данные, щелкните Сведения о проекте в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства или Статистика проекта.
На вкладке Сводка диалогового окна Свойства можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства публикации в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
-
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить свойства, например название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
-
Чтобы добавить ссылку на связанные документы, щелкните Связанные документы внизу страницы Сведения и выберите команду Добавить ссылку на связанный документ.
-
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства документа.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите сведения. Обратите внимание на то, что для изменения некоторых метаданных, например имени автора, потребуется щелкнуть свойство правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить или Изменить.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к документу. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
-
Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
-
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
-
Просмотр и изменение настраиваемых свойств текущего файла
Настраиваемые свойства — это свойства, которые вы определяете для Microsoft 365 документа. Таким свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения «да» или «нет». Имя настраиваемого свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните Свойства вверху страницы и выберите Дополнительные свойства.
Примечания:
-
В Access выберите Просмотр и изменение свойств базы данных
-
В Project нужно выбрать Project сведения
-
В Publisher выберите свойства публикации
-
В настоящее время просматривать и создавать настраиваемые свойства дляVisio файлов нельзя.
-
-
Откройте вкладку Прочие.
-
Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
-
В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
-
Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
-
-
Нажмите кнопку ОК.
Свойства документа
Свойства документа делятся на пять типов, указанных ниже.
-
Стандартные свойства. По умолчанию Microsoft 365 со стандартными свойствами, такими как автор, заголовок и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно присвоить пользовательские текстовые значения. Например, в Word можно использовать свойство Keywords (теги), чтобы добавить ключевое слово «клиенты» в свои файлы продаж. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.
-
Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся как системные свойства файлов (например, размер файла или даты создания или последнего изменения файла), так и статистические данные, которые поддерживаются программами Microsoft 365 (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя.
Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 г. или измененные последний раз вчера.
-
Настраиваемые свойства. Вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для Microsoft 365 документов. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя настраиваемого свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.
-
Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь свойства, специфичные для его организации.
-
Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами в библиотека документов веб-сайте или в общедоступных папках. При создании новой библиотеки документов вы можете задать одно или несколько свойств и указать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку будет предложено указать значения обязательных свойств, а также изменить неправильные значения. Например, если библиотека используется для сбора рационализаторских предложений, вам может быть предложено задать такие свойства документа, как «Кем отправлено», «Дата», «Категория» и «Описание». Открыв документ из библиотеки документов в Word, Excel или PowerPoint, вы можете изменить и обновить эти свойства библиотеки документов в области сведений о документе.
Просмотр и изменение свойств текущего файла
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.
-
В диалоговом окне Свойства откройте нужную вкладку для выбора свойств, которые вы хотите просмотреть или изменить.
Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.
-
Нажмите кнопку ОК. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к файлу.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства книги.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к книге. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
-
Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
-
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.
-
Чтобы просмотреть свойства в области сведений о книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите команду Показать область сведений о документе.
Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.
-
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения, чтобы просмотреть статистику для формы.
-
Чтобы изменить значение свойств Имя, Идентификатор и Описание формы, нажмите кнопку Свойства шаблона формы и внесите изменения в соответствующие поля.
-
Чтобы отобразить эту форму в пользовательской категории в InfoPath Filler, установите флажок Разрешить пользовательскую категорию и введите имя категории.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к форме. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства презентации.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к презентации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
-
Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
-
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.
-
Чтобы просмотреть свойства в области сведений о книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите команду Показать область сведений о документе.
Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.
-
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства проекта.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к проекту. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
Чтобы увидеть дополнительные свойства или статистические данные, щелкните Сведения о проекте в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства или Статистика проекта.
На вкладке Сводка диалогового окна Свойства можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, в диалоговом окне Свойства откройте вкладку Прочие.
Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства публикации в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.
Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить свойства, например название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
Примечания:
-
Чтобы добавить ссылку на связанные документы, щелкните Связанные документы внизу страницы Сведения и выберите команду Добавить ссылку на связанный документ.
-
Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.
-
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства документа.
-
Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к документу. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
Необязательные действия:
-
Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
-
Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.
На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.
-
Чтобы просмотреть свойства в области сведений о книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите команду Показать область сведений о документе.
Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.
-
Просмотр и создание настраиваемых свойств файла
Настраиваемые свойства — это свойства, которые вы определяете для Microsoft 365 документа. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя настраиваемого свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.
-
Откройте вкладку Прочие.
-
Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
-
В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
-
Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
-
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к базе данных.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните Свойства вверху страницы и выберите Дополнительные свойства.
-
Откройте вкладку Прочие.
-
Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
-
В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
-
Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
-
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к книге.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните Свойства вверху страницы и выберите Дополнительные свойства.
-
Откройте вкладку Прочие.
-
Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
-
В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
-
Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
-
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к презентации.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните Сведения о проекте вверху страницы и выберите Дополнительные свойства.
-
Откройте вкладку Прочие.
-
Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
-
В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
-
Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
-
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к проекту.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Нажмите кнопку Сведения.
-
Щелкните Сведения о публикации вверху страницы и выберите Дополнительные свойства.
-
Откройте вкладку Прочие.
-
Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
-
В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
-
Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
-
-
Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Щелкните Свойства вверху страницы и выберите Дополнительные свойства.
-
Откройте вкладку Прочие.
-
Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
-
В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
-
Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
-
-
Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к документу.
|
Как убрать «свойства документа» при открытии файла. |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
Сегодня мы поговорим о том, какие бывают свойства у документа, и как можно их просматривать и редактировать в Excel 2010 и 2013. Прочитав эту статью, Вы также узнаете, как защитить документ от любых изменений и как удалить персональные данные из листа Excel.
Помните свои чувства в самом начале знакомства с Excel 2010 или 2013? Лично я иногда очень злился, когда не мог найти нужный инструмент или параметр там, где привык их видеть в предыдущих версиях Excel. То же самое касается и свойств документа в Excel 2010 / 2013. В данных версиях они запрятаны достаточно глубоко, но даже несмотря на это мы быстро до них доберёмся.
В этой статье Вас ждёт подробная инструкция о том, как просматривать и изменять свойства документа, как защитить документ от любых изменений и как удалить персональные данные из листа Excel. Поехали!
- Какие у документа бывают свойства
- Просматриваем свойства документа
- Изменяем свойства документа
- Самый быстрый способ добавить автора
- Изменяем имя автора по умолчанию
- Настраиваем пользовательские свойства
- Изменяем прочие свойства документа
- Удаляем свойства документа
- Защищаем свойства документа
Содержание
- Какие у документа бывают свойства
- Просматриваем свойства документа
- Способ 1. Отображаем «Область сведений о документе»
- Способ 2. Открываем диалоговое окно «Свойства»
- Способ 3. Используем Проводник Windows
- Изменяем свойства документа
- Самый быстрый способ добавить автора
- Изменяем имя автора, заданное по умолчанию
- Настраиваем пользовательские свойства
- Изменяем прочие свойства документа
- Удаляем свойства документа
- Подключаем к работе «Инспектор документов»
- Удаляем метаданные из нескольких документов
- Защищаем свойства документа
Какие у документа бывают свойства
Прежде чем мы начнём учиться просматривать, изменять и удалять свойства документа (метаданные) в Excel 2010 и 2013, давайте разберёмся, какие вообще бывают свойства у документов MS Office.
Тип 1. Стандартные свойства – общие для всех приложений Office. Сюда входит базовая информация о документе – название, тема, автор, примечание и так далее. Для этих свойств можно вручную установить собственные текстовые значения, чтобы облегчить поиск нужного документа на компьютере.
Тип 2. Автоматически обновляемые свойства – это данные о файле документа, которые управляются и изменяются системой. Например, размер файла и время, когда он был создан или изменён. Некоторые свойства уникальны для документов определённого приложения, например, число страниц, слов, символов или версия приложения. Такие свойства обновляются автоматически при редактировании.
Тип 3. Пользовательские свойства – это свойства, заданные пользователем. Вы можете самостоятельно добавить дополнительные свойства к документу Office.
Тип 4. Свойства организации – это свойства, определяемые Вашей организацией.
Тип 5. Свойства библиотеки документов относятся к документам, которые находятся в библиотеке документов на сайте или в общей папке. Человек, который создаёт библиотеку, может задать некоторые свойства для документов библиотеки и установить правила для их значений. Добавляя документ в такую библиотеку, нужно будет ввести значения для всех требуемых свойств или исправить имеющиеся свойства в соответствии с установленными правилами.
Просматриваем свойства документа
Для тех, кто не знает, где найти информацию о документе в Excel 2010 или 2013, предлагаем три варианта:
Способ 1. Отображаем «Область сведений о документе»
Этот способ позволяет просматривать информацию о документе прямо на рабочем листе.
- Откройте вкладку Файл (File).
- В меню слева кликните Сведения (Info). Появится панель свойств. Здесь уже можно увидеть некоторую информацию о документе.
- Раскройте выпадающее меню Свойства (Properties).
- Нажмите Показать область сведений о документе (Show Document Panel).
После этого Excel автоматически возвращается в режим редактирования рабочего листа, а между лентой меню и рабочей областью листа мы видим «Область сведений о документе», как показано на рисунке ниже.
Как видите, «Область сведений о документе» показывает ограниченный набор свойств. Если желаете узнать больше о своём документе, приступайте ко второму способу.
Способ 2. Открываем диалоговое окно «Свойства»
Если «Область сведений о документе» не дала нужную информацию, попробуйте обратиться к дополнительным свойствам. Первый способ посмотреть дополнительные свойства – использовать все туже «Область сведений о документе».
- Кликните Свойства документа (Document Properties) в левом верхнем углу области.
- В открывшемся меню нажмите Дополнительные свойства (Advanced Properties).
- На экране появится диалоговое окно Свойства (Properties).
Здесь собраны сведения о документе, которые расположены на вкладках: Общие (General), Статистика (Statistics) и Состав (Contents). Вы можете редактировать основную информацию на вкладке Документ (Summary) или установить дополнительные свойства для документа на вкладке Прочие (Custom). Хотите узнать, как это делается? Терпение! Далее мы поговорим об этом подробнее.
Есть ещё один способ вызвать диалоговое окно Свойства (Properties):
- Первые три шага сделайте так же, как описано в способе 1.
- В выпадающем меню Свойства (Properties) нажмите Дополнительные свойства (Advanced Properties).
На экране появится то же самое диалоговое окно.
Способ 3. Используем Проводник Windows
Ещё один простой способ отобразить метаданные – использовать Проводник Windows, не открывая лист Excel вовсе.
- Откройте в Проводнике Windows папку, содержащую файлы Excel.
- Выберите нужный файл.
- Кликните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Свойства (Properties).
- На вкладке Подробно (Details) можно найти заголовок, тему, автора документа, комментарии и другие данные.
Теперь Вы знаете 3 различных способа просмотра свойств документа на компьютере, поэтому без труда найдёте всю важную информацию.
Изменяем свойства документа
Ранее я обещал рассказать о том, как изменять свойства документа. Итак, просматривая свойства при помощи описанных выше способа 1 и способа 2, можно быстро добавить нужную информацию или отредактировать имеющиеся данные. Для способа 3 это тоже возможно, но только не в Windows 8.
Самый быстрый способ добавить автора
Если нужно только добавить автора, то в Excel 2010 или 2013 это можно сделать очень быстро прямо на вкладке Файл (File).
- Откройте вкладку Файл > Сведения (File > Info).
- В правой части окна найдите группу сведений Связанные пользователи (Related People).
- Щёлкните мышью по строке Добавить автора (Add an author).
- В появившемся поле введите имя автора.
- Кликните в любом месте окна Excel, введённое имя будет сохранено автоматически.
Авторов, работающих над документом, можно указать любое количество. Таким же быстрым способом Вы можете изменить заголовок документа или добавить теги и категории.
Изменяем имя автора, заданное по умолчанию
По умолчанию в качестве имени автора документа Excel используется имя пользователя Windows, но не всегда такая подпись будет уместна. В Excel можно изменить имя автора, заданное по умолчанию, чтобы в дальнейшем везде фигурировало только нужное Вам имя.
- Откройте в Excel вкладку Файл (File).
- В меню слева выберите Параметры (Options).
- В диалоговом окне Параметры Excel (Excel Options) кликните раздел Общие (General).
- Пролистайте вниз до группы параметров Личная настройка Microsoft Office (Personalize your copy of Microsoft Office).
- В поле Имя пользователя (User name) введите правильное имя.
- Нажмите ОК.
Настраиваем пользовательские свойства
Я уже упоминал о том, что автор может настроить дополнительные свойства для своего документа Excel. Далее описано, как это делается шаг за шагом:
- Откройте вкладку Файл (File), раздел Сведения (Info).
- В правой части окна нажмите Свойства (Properties).
- В выпадающем списке выберите Дополнительные свойства (Advanced Properties).
- В появившемся диалоговом окне Свойства (Properties) перейдите на вкладку Прочие (Custom).
- Выберите одно из предложенных свойств или введите собственное в поле Название (Name).
- В выпадающем списке Тип (Type) выберите тип данных для нового свойства.
- В поле Значение (Value) введите значение свойства.
- Нажмите кнопку Добавить (Add), как показано на картинке ниже.
Замечание: Формат данных в поле Значение (Value) должен соответствовать тому, что выбрано в выпадающем списке Тип (Type). Например, если выбран тип данных Число (Number), то в поле Значение (Value) должно быть введено число. Значения, которые не соответствуют выбранному типу данных, будут сохранены как текст.
- После того, как свойство добавлено, его можно увидеть в нижней части окна в поле Свойства (Properties). Далее нажмите ОК.
Если кликнуть по только что добавленному свойству и затем нажать Удалить > ОК (Delete > OK), то это свойство исчезнет.
Изменяем прочие свойства документа
Чтобы изменить остальные метаданные (помимо имени автора, заголовка, тегов и категорий), используйте либо «Область сведений о документе», либо диалоговое окно Свойства (Properties).
- Если открыта «Область сведений о документе», то достаточно просто поставить курсор в поле нужного свойства и ввести требуемые данные.
- Если открыто диалоговое окно Свойства (Properties), то перейдите на вкладку Документ (Summary) и добавьте или измените существующие данные в полях, затем нажмите ОК.
Вернитесь к редактированию листа Excel, и все сделанные изменения будут сохранены автоматически.
Удаляем свойства документа
Если хотите замести следы и сделать так, чтобы никто не смог найти в свойствах документа Ваше имя или название организации – используйте один из следующих способов, которые позволяют скрыть любое свойство или персональные данные от публичного доступа.
Подключаем к работе «Инспектор документов»
«Инспектор документов» применяется для поиска скрытых свойств и персональных данных. Кроме этого, с его помощью можно удалить из книги свойства, которые не должны попасть на глаза другим пользователям.
- Откройте вкладку Файл > Сведения (File > Info).
- Найдите раздел Подготовить к общему доступу (Prepare for Sharing). В Excel 2013 этот раздел называется Проверка книги (Inspect Workbook).
- Нажмите Поиск проблем (Check for Issues).
- В выпадающем меню выберите Инспектор документов (Ispect Document).
- Появится диалоговое окно Инспектор документов (Document Inspector), в котором предлагается выбрать, наличие какого содержимого в документе нужно проверить. Я оставил выбранными все предложенные пункты, хотя меня в первую очередь интересует пункт Свойства документа и персональные данные (Document Properties and Personal Information).
- Когда выбор сделан, нажмите Проверить (Ispect) в нижней части окна.И вот, на экране появились результаты работы инспектора.
- В каждой категории, где сочтёте нужным, кликните Удалить все (Remove All). В моём случае это Свойства документа и персональные данные (Document Properties and Personal Information).
- Закройте окно Инспектор документов (Document Inspector).
И вот, на экране появились результаты работы инспектора.
Я рекомендую после этого сохранить файл с новым именем, если хотите, чтобы исходная версия с метаданными также осталась на диске.
Удаляем метаданные из нескольких документов
При помощи Проводника Windows можно удалить свойства сразу из нескольких документов.
- Откройте в Проводнике Windows папку, содержащую файлы Excel.
- Выделите нужные файлы.
- Кликните по ним правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Свойства (Properties).
- В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Подробно (Details).
- В нижней части диалогового окна кликните ссылку Удаление свойств и личной информации (Remove Properties and Personal Information).
- Выберите Удалить следующие свойства для этого файла (Remove the following properties from this file).
- Отметьте галочкой те свойства, которые надо удалить, или кликните Выделить все (Select All), если нужно удалить все свойства.
- Нажмите ОК.
Замечание: Таким способом можно удалить любое свойство документа из одного или нескольких файлов, даже если у Вас на компьютере установлена Windows 8.
Защищаем свойства документа
Защита свойств документа и личной информации пригодится в том случае, если Вы не хотите, чтобы другие пользователи изменяли метаданные или что-то ещё в Вашем документе.
- Откройте вкладку Файл (File), раздел Сведения (Info).
- В Excel 2010 кликните кнопку Защита книги (Protect Workbook) рядом с подзаголовком Разрешения (Permissions). В Excel 2013 эта кнопка и подзаголовок имеют одинаковое название – Защита книги (Protect Workbook).
- В выпадающем меню нажмите Пометить как окончательный (Mark as Final).
- После этого появится окно с сообщением о том, что эта версия документа будет помечена как окончательная, а значит другим пользователям не будет позволено вносить какие-либо изменения. Требуется либо подтвердить это действие, нажав ОК, либо отказаться, нажав Отмена (Cancel).
Если нужно предоставить право редактировать документ только некоторым пользователям, то можно установить пароль и сообщить его доверенному кругу лиц.
- Откройте вкладку Файл (File).
- В меню слева нажмите Сохранить как (Save as).
- Внизу диалогового окна Сохранение документа (Save as) раскройте выпадающий список Сервис (Tools).
- Выберите Общие параметры (General Options).
- В поле Пароль для изменения (Password to modify) введите пароль.
- Нажмите ОК.
- Введите тот же пароль ещё раз для подтверждения.
- Нажмите ОК.
- Выберите папку для сохранения документа и нажмите Сохранить (Save).
Теперь Ваш документ защищён от несанкционированного редактирования. Но будьте осторожны! Тот, кто знает пароль, легко может удалить его из поля Пароль для изменения (Password to modify) и дать другим читателям Вашего документа возможность изменять информацию на рабочем листе.
Ух ты! Статья получилась довольно длинной! Моей целью было осветить все заслуживающие внимания аспекты просмотра, изменения и удаления свойств документа. Надеюсь, Вы найдёте правильные ответы на вопросы, связанные с метаданными.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Содержание
- Microsoft Excel
- Как использовать свойства документов Excel
- Как узнать кем создан файл эксель
- Как узнать автора файла Excel?
- Как проверить автора Excel?
- Как посмотреть кто вносил изменения в документ Excel?
- Как убрать автора в Excel?
- Где посмотреть создателя файла?
- Как посмотреть дату создания файла Excel?
- Как убрать имя пользователя в Excel?
- Как посмотреть историю сохранения файла Excel?
- Как в Excel узнать дату изменения ячейки?
- Как удалить информацию из файла doc?
- Как изменить свойства файла Excel?
- Как изменить имя файла в Excel?
- Как посмотреть создателя файла Ворд?
- Как посмотреть дату создания файла в ворде?
- Как проверить метаданные файла?
- Как узнать кем создан файл эксель
- Как в Excel 2010 и 2013 просматривать, изменять и удалять свойства документа
- Какие у документа бывают свойства
- Просматриваем свойства документа
- Способ 1. Отображаем «Область сведений о документе»
- Способ 2. Открываем диалоговое окно «Свойства»
- Способ 3. Используем Проводник Windows
- Изменяем свойства документа
- Самый быстрый способ добавить автора
- Изменяем имя автора, заданное по умолчанию
- Настраиваем пользовательские свойства
- Изменяем прочие свойства документа
- Удаляем свойства документа
- Подключаем к работе «Инспектор документов»
- Удаляем метаданные из нескольких документов
- Защищаем свойства документа
Microsoft Excel
трюки • приёмы • решения
Как использовать свойства документов Excel
Если у вас много файлов Excel и есть проблемы с их организацией, этот прием окажется полезен. Вы можете указать несколько свойств для каждого файла книги. Свойства описывают книги и будут полезны при поиске.
На рис. 178.1 показана панель Свойства документа, расположенная над строкой формул. Для открытия этой панели выберите Файл ► Сведения ► Свойства ► Показать область сведений о документе.
Рис. 178.1. Панель Свойства документа
Вы можете ввести информацию в любое из этих полей:
При использовании диалогового окна Открыть или Сохранить как вы можете указать, какие свойства для работы с файлами выводить. Сначала убедитесь, что вы выбрали вид окна Таблица. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца (они обычно называются Имя, Размер, Тип и Изменен). Вы увидите дополнительные свойства файлов, которые можно отобразить. Нажмите кнопку Дополнительно, открыв диалоговое окно Выбор столбцов в таблице. Когда эти дополнительные свойства отображаются, вы можете сортировать список файлов по какому-нибудь из них.
Вы также можете указать некоторые свойства при сохранении книги в первый раз. Диалоговое окно Сохранить как содержит перечень свойств файла в нижней части. Просто щелкните кнопкой мыши и начните набирать.
Источник
Как узнать кем создан файл эксель
Как узнать автора файла Excel?
Чтобы увидеть свойство Author (Автор) для документа или книги, щелкните Файл > Сведения, а затем найдите author (Автор) в области Related People (Связанные люди) справа.
Как проверить автора Excel?
Откройте в Проводнике Windows папку, содержащую файлы Excel. Выберите нужный файл. Кликните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Свойства (Properties). На вкладке Подробно (Details) можно найти заголовок, тему, автора документа, комментарии и другие данные.
Как посмотреть кто вносил изменения в документ Excel?
Просмотр журнала изменений
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления. …
- В группе Отслеживать исправления, внесенные установите флажок по времени и в списке время выберите вариант Все.
- Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
Как убрать автора в Excel?
Чтобы удалить автора из сведений о документе, кликните по имени автора правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Удалить пользователя (Remove Person). Ещё добавлять и удалять авторов можно при помощи Области сведений о документе.
Где посмотреть создателя файла?
Щелкните на файле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства. В окне свойств перейдите на вкладку Безопасность и щелкните на кнопке Дополнительно. В диалоговом окне Дополнительные параметры безопасности перейдите на вкладку Владелец, в которой расположено поле Текущий владелец этого элемента.
Как посмотреть дату создания файла Excel?
Как посмотреть дату создания файла
…
Выполните следующие шаги:
- Перетащите файл в окно программы, или нажмите на кнопку «Add Files», для добавления файла с ПК. …
- В полях «Created Date» (дата создания), «Modified Date» (дата изменения), «Accessed Date» (дата доступа) установите подходящие значения для даты и времени.
Как убрать имя пользователя в Excel?
Нажмите на вкладку File (Файл), щелкните по Options (Параметры) и выберите вкладку General (Общие). Измените имя пользователя.
Как посмотреть историю сохранения файла Excel?
Восстановление предыдущих версий файла Office
- Откройте файл, с которым вы работали.
- Перейдите в папку «>».
- В области «Управление книгой»или «Управлениепрезентацией» выберите файл с меткой (при закрытии без сохранения).
- На панели в верхней части файла выберите «Восстановить», чтобы переписать сохраненные ранее версии.
Как в Excel узнать дату изменения ячейки?
Меню Сервис-Параметры-вычисления-Итерации. Галочку видите.
Как удалить информацию из файла doc?
Перейдите на вкладку файл и нажмите кнопку сведения, затем нажмите кнопку Проверить наличие проблем и выберите команду Проверить документ. Щелкните, чтобы снять флажок Свойства документа и личные сведения .
Как изменить свойства файла Excel?
Просмотр и изменение настраиваемых свойств текущего файла
- Откройте вкладку Файл.
- Выберите пункт Сведения.
- Щелкните Свойства вверху страницы и выберите Дополнительные свойства. Примечания: …
- Откройте вкладку Прочие. Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке. …
- Нажмите кнопку ОК.
Как изменить имя файла в Excel?
Откройте проводник, открыв папку «Мой компьютер»или нажав клавиши Windows+E. Найдите файл, который вы хотите переименовать, выберите его и нажмите кнопку «Переименовать» на ленте (или нажмите клавишу F2 на клавиатуре). Введите новое имя файла и нажмите ввод.
Как посмотреть создателя файла Ворд?
Чтобы увидеть свойство Author (Автор) для документа или книги, щелкните Файл > Сведения, а затем найдите author (Автор) в области Related People (Связанные люди) справа.
Как посмотреть дату создания файла в ворде?
- Шаг 1. Перейдите к местоположению документа Word, для которого вы хотите проверить дату создания. Наведите указатель мыши на документ Word и щелкните его правой кнопкой мыши.
- Шаг 2. Выберите опцию «Свойства» во всплывающем меню. …
- Шаг 3. Нажмите вкладку «Подробности» в верхней части диалогового окна.
Как проверить метаданные файла?
Для полного просмотра метаданных данного файла, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства. Когда откроется окно, перейдите на вкладку Подробности. В этом месте вы найдете все поля Exif, которые можно изменять.
Как узнать кем создан файл эксель
По данным вами ссылкам, результат един:
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
- Изменено Жук MVP, Moderator 19 июня 2018 г. 11:37
во вложении изображении скриншоты что я хочу видеть
The opinion expressed by me is not an official position of Microsoft
- Изменено marat1905 19 июня 2018 г. 19:34
что будет если открыть файл и посмотреть пользователей которые открыли файл? я прочел что вы можете получить список пользюков, но только после того как откроете, а открыть вы не можете потому что файл занят, и именно на последнее я вам и дал предположительный ответ
и еще тут описан воркераунд по вашей теме. и еще одно похожее обсуждение
The opinion expressed by me is not an official position of Microsoft
- Изменено Vector BCO Moderator 19 июня 2018 г. 20:49
$ и там можно как то узнать кто открыл файл для редактирования.Если верно, то подскажите где в этом файле я могу узнать имя пользователя
На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
Выполните и напишите ваш результат:
На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
The opinion expressed by me is not an official position of Microsoft
Он открывает файл через устаревшие «Общие книги» размещённую в сети предприятия, но файл у него открывается в режиме «Только для чтения» и он не видит кто из пользователей открыл файл. Для решения этой задачи, он возможно пишет в VBA код выполняющий задачу:
«Если при попытке открыть файл, файл можно открыть только в режиме «Только для чтения», VBA выводит окно «Файл занят пользователем: Имярек», в противном случае открыть файл на редактирование.»
Допускаю, что ему необходим «UserName» или его аналог для VBA.
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
- Изменено marat1905 20 июня 2018 г. 11:02
Внимательно изучите статью «Общие книги», ссылку на которую я вам дал ранее. В ней пошагово в девять шагов, написано как создавать и работать с Общей книгой. Также внимательно изучите «Дополнительные сведения».
По вашему скриншоту, файл не является Общей книгой и открыт в монопольном режиме :
Дополните, что у вас имеется уже сейчас, и что может ваш макрос.
В дополнение, если бы вы внимательно прочитали статью и выполнили все рекомендации статьи, ссылку на которую вам дал ранее, то у вас был бы результат отображения всех пользователей открывших книгу на редактирование:
и не нужно было бы создавать макрос, так как Общая книга открывается для редактирования у всех открывающих Общую книгу:
При наличии Skype, вы также могли бы обмениваться мгновенными сообщениями с совместно работающими пользователями.
Источник
Как в Excel 2010 и 2013 просматривать, изменять и удалять свойства документа
Сегодня мы поговорим о том, какие бывают свойства у документа, и как можно их просматривать и редактировать в Excel 2010 и 2013. Прочитав эту статью, Вы также узнаете, как защитить документ от любых изменений и как удалить персональные данные из листа Excel.
Помните свои чувства в самом начале знакомства с Excel 2010 или 2013? Лично я иногда очень злился, когда не мог найти нужный инструмент или параметр там, где привык их видеть в предыдущих версиях Excel. То же самое касается и свойств документа в Excel 2010 / 2013. В данных версиях они запрятаны достаточно глубоко, но даже несмотря на это мы быстро до них доберёмся.
В этой статье Вас ждёт подробная инструкция о том, как просматривать и изменять свойства документа, как защитить документ от любых изменений и как удалить персональные данные из листа Excel. Поехали!
Какие у документа бывают свойства
Прежде чем мы начнём учиться просматривать, изменять и удалять свойства документа (метаданные) в Excel 2010 и 2013, давайте разберёмся, какие вообще бывают свойства у документов MS Office.
Тип 1. Стандартные свойства – общие для всех приложений Office. Сюда входит базовая информация о документе – название, тема, автор, примечание и так далее. Для этих свойств можно вручную установить собственные текстовые значения, чтобы облегчить поиск нужного документа на компьютере.
Тип 2. Автоматически обновляемые свойства – это данные о файле документа, которые управляются и изменяются системой. Например, размер файла и время, когда он был создан или изменён. Некоторые свойства уникальны для документов определённого приложения, например, число страниц, слов, символов или версия приложения. Такие свойства обновляются автоматически при редактировании.
Тип 3. Пользовательские свойства – это свойства, заданные пользователем. Вы можете самостоятельно добавить дополнительные свойства к документу Office.
Тип 4. Свойства организации – это свойства, определяемые Вашей организацией.
Тип 5. Свойства библиотеки документов относятся к документам, которые находятся в библиотеке документов на сайте или в общей папке. Человек, который создаёт библиотеку, может задать некоторые свойства для документов библиотеки и установить правила для их значений. Добавляя документ в такую библиотеку, нужно будет ввести значения для всех требуемых свойств или исправить имеющиеся свойства в соответствии с установленными правилами.
Просматриваем свойства документа
Для тех, кто не знает, где найти информацию о документе в Excel 2010 или 2013, предлагаем три варианта:
Способ 1. Отображаем «Область сведений о документе»
Этот способ позволяет просматривать информацию о документе прямо на рабочем листе.
- Откройте вкладку Файл (File).
- В меню слева кликните Сведения (Info). Появится панель свойств. Здесь уже можно увидеть некоторую информацию о документе.
- Раскройте выпадающее меню Свойства (Properties).
- Нажмите Показать область сведений о документе (Show Document Panel).
После этого Excel автоматически возвращается в режим редактирования рабочего листа, а между лентой меню и рабочей областью листа мы видим «Область сведений о документе», как показано на рисунке ниже.
Как видите, «Область сведений о документе» показывает ограниченный набор свойств. Если желаете узнать больше о своём документе, приступайте ко второму способу.
Способ 2. Открываем диалоговое окно «Свойства»
Если «Область сведений о документе» не дала нужную информацию, попробуйте обратиться к дополнительным свойствам. Первый способ посмотреть дополнительные свойства – использовать все туже «Область сведений о документе».
- Кликните Свойства документа (Document Properties) в левом верхнем углу области.
- В открывшемся меню нажмите Дополнительные свойства (Advanced Properties).
- На экране появится диалоговое окно Свойства (Properties).
Здесь собраны сведения о документе, которые расположены на вкладках: Общие (General), Статистика (Statistics) и Состав (Contents). Вы можете редактировать основную информацию на вкладке Документ (Summary) или установить дополнительные свойства для документа на вкладке Прочие (Custom). Хотите узнать, как это делается? Терпение! Далее мы поговорим об этом подробнее.
Есть ещё один способ вызвать диалоговое окно Свойства (Properties):
- Первые три шага сделайте так же, как описано в способе 1.
- В выпадающем меню Свойства (Properties) нажмите Дополнительные свойства (Advanced Properties).
На экране появится то же самое диалоговое окно.
Способ 3. Используем Проводник Windows
Ещё один простой способ отобразить метаданные – использовать Проводник Windows, не открывая лист Excel вовсе.
- Откройте в Проводнике Windows папку, содержащую файлы Excel.
- Выберите нужный файл.
- Кликните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Свойства (Properties).
- На вкладке Подробно (Details) можно найти заголовок, тему, автора документа, комментарии и другие данные.
Теперь Вы знаете 3 различных способа просмотра свойств документа на компьютере, поэтому без труда найдёте всю важную информацию.
Изменяем свойства документа
Ранее я обещал рассказать о том, как изменять свойства документа. Итак, просматривая свойства при помощи описанных выше способа 1 и способа 2, можно быстро добавить нужную информацию или отредактировать имеющиеся данные. Для способа 3 это тоже возможно, но только не в Windows 8.
Самый быстрый способ добавить автора
Если нужно только добавить автора, то в Excel 2010 или 2013 это можно сделать очень быстро прямо на вкладке Файл (File).
- Откройте вкладку Файл >Сведения (File > Info).
- В правой части окна найдите группу сведений Связанные пользователи (Related People).
- Щёлкните мышью по строке Добавить автора (Add an author).
- В появившемся поле введите имя автора.
- Кликните в любом месте окна Excel, введённое имя будет сохранено автоматически.
Авторов, работающих над документом, можно указать любое количество. Таким же быстрым способом Вы можете изменить заголовок документа или добавить теги и категории.
Изменяем имя автора, заданное по умолчанию
По умолчанию в качестве имени автора документа Excel используется имя пользователя Windows, но не всегда такая подпись будет уместна. В Excel можно изменить имя автора, заданное по умолчанию, чтобы в дальнейшем везде фигурировало только нужное Вам имя.
- Откройте в Excel вкладку Файл (File).
- В меню слева выберите Параметры (Options).
- В диалоговом окне Параметры Excel (Excel Options) кликните раздел Общие (General).
- Пролистайте вниз до группы параметров Личная настройка Microsoft Office (Personalize your copy of Microsoft Office).
- В поле Имя пользователя (User name) введите правильное имя.
- Нажмите ОК.
Настраиваем пользовательские свойства
Я уже упоминал о том, что автор может настроить дополнительные свойства для своего документа Excel. Далее описано, как это делается шаг за шагом:
- Откройте вкладку Файл (File), раздел Сведения (Info).
- В правой части окна нажмите Свойства (Properties).
- В выпадающем списке выберите Дополнительные свойства (Advanced Properties).
- В появившемся диалоговом окне Свойства (Properties) перейдите на вкладку Прочие (Custom).
- Выберите одно из предложенных свойств или введите собственное в поле Название (Name).
- В выпадающем списке Тип (Type) выберите тип данных для нового свойства.
- В поле Значение (Value) введите значение свойства.
- Нажмите кнопку Добавить (Add), как показано на картинке ниже.
Замечание: Формат данных в поле Значение (Value) должен соответствовать тому, что выбрано в выпадающем списке Тип (Type). Например, если выбран тип данных Число (Number), то в поле Значение (Value) должно быть введено число. Значения, которые не соответствуют выбранному типу данных, будут сохранены как текст.
- После того, как свойство добавлено, его можно увидеть в нижней части окна в поле Свойства (Properties). Далее нажмите ОК.
Если кликнуть по только что добавленному свойству и затем нажать Удалить > ОК (Delete > OK), то это свойство исчезнет.
Изменяем прочие свойства документа
Чтобы изменить остальные метаданные (помимо имени автора, заголовка, тегов и категорий), используйте либо «Область сведений о документе», либо диалоговое окно Свойства (Properties).
- Если открыта «Область сведений о документе», то достаточно просто поставить курсор в поле нужного свойства и ввести требуемые данные.
- Если открыто диалоговое окно Свойства (Properties), то перейдите на вкладку Документ (Summary) и добавьте или измените существующие данные в полях, затем нажмите ОК.
Вернитесь к редактированию листа Excel, и все сделанные изменения будут сохранены автоматически.
Удаляем свойства документа
Если хотите замести следы и сделать так, чтобы никто не смог найти в свойствах документа Ваше имя или название организации – используйте один из следующих способов, которые позволяют скрыть любое свойство или персональные данные от публичного доступа.
Подключаем к работе «Инспектор документов»
«Инспектор документов» применяется для поиска скрытых свойств и персональных данных. Кроме этого, с его помощью можно удалить из книги свойства, которые не должны попасть на глаза другим пользователям.
- Откройте вкладку Файл >Сведения (File > Info).
- Найдите раздел Подготовить к общему доступу (Prepare for Sharing). В Excel 2013 этот раздел называется Проверка книги (Inspect Workbook).
- Нажмите Поиск проблем (Check for Issues).
- В выпадающем меню выберите Инспектор документов (Ispect Document).
- Появится диалоговое окно Инспектор документов (Document Inspector), в котором предлагается выбрать, наличие какого содержимого в документе нужно проверить. Я оставил выбранными все предложенные пункты, хотя меня в первую очередь интересует пункт Свойства документа и персональные данные (Document Properties and Personal Information).
- Когда выбор сделан, нажмите Проверить (Ispect) в нижней части окна.И вот, на экране появились результаты работы инспектора.
- В каждой категории, где сочтёте нужным, кликните Удалить все (Remove All). В моём случае это Свойства документа и персональные данные (Document Properties and Personal Information).
- Закройте окно Инспектор документов (Document Inspector).
Я рекомендую после этого сохранить файл с новым именем, если хотите, чтобы исходная версия с метаданными также осталась на диске.
Удаляем метаданные из нескольких документов
При помощи Проводника Windows можно удалить свойства сразу из нескольких документов.
- Откройте в Проводнике Windows папку, содержащую файлы Excel.
- Выделите нужные файлы.
- Кликните по ним правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Свойства (Properties).
- В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Подробно (Details).
- В нижней части диалогового окна кликните ссылку Удаление свойств и личной информации (Remove Properties and Personal Information).
- Выберите Удалить следующие свойства для этого файла (Remove the following properties from this file).
- Отметьте галочкой те свойства, которые надо удалить, или кликните Выделить все (Select All), если нужно удалить все свойства.
- Нажмите ОК.
Замечание: Таким способом можно удалить любое свойство документа из одного или нескольких файлов, даже если у Вас на компьютере установлена Windows 8.
Защищаем свойства документа
Защита свойств документа и личной информации пригодится в том случае, если Вы не хотите, чтобы другие пользователи изменяли метаданные или что-то ещё в Вашем документе.
- Откройте вкладку Файл (File), раздел Сведения (Info).
- В Excel 2010 кликните кнопку Защита книги (Protect Workbook) рядом с подзаголовком Разрешения (Permissions). В Excel 2013 эта кнопка и подзаголовок имеют одинаковое название – Защита книги (Protect Workbook).
- В выпадающем меню нажмите Пометить как окончательный (Mark as Final).
- После этого появится окно с сообщением о том, что эта версия документа будет помечена как окончательная, а значит другим пользователям не будет позволено вносить какие-либо изменения. Требуется либо подтвердить это действие, нажав ОК, либо отказаться, нажав Отмена (Cancel).
Если нужно предоставить право редактировать документ только некоторым пользователям, то можно установить пароль и сообщить его доверенному кругу лиц.
- Откройте вкладку Файл (File).
- В меню слева нажмите Сохранить как (Save as).
- Внизу диалогового окна Сохранение документа (Save as) раскройте выпадающий список Сервис (Tools).
- Выберите Общие параметры (General Options).
- В поле Пароль для изменения (Password to modify) введите пароль.
- Нажмите ОК.
- Введите тот же пароль ещё раз для подтверждения.
- Нажмите ОК.
- Выберите папку для сохранения документа и нажмите Сохранить (Save).
Теперь Ваш документ защищён от несанкционированного редактирования. Но будьте осторожны! Тот, кто знает пароль, легко может удалить его из поля Пароль для изменения (Password to modify) и дать другим читателям Вашего документа возможность изменять информацию на рабочем листе.
Ух ты! Статья получилась довольно длинной! Моей целью было осветить все заслуживающие внимания аспекты просмотра, изменения и удаления свойств документа. Надеюсь, Вы найдёте правильные ответы на вопросы, связанные с метаданными.
Источник
Если у вас много файлов Excel и есть проблемы с их организацией, этот прием окажется полезен. Вы можете указать несколько свойств для каждого файла книги. Свойства описывают книги и будут полезны при поиске.
На рис. 178.1 показана панель Свойства документа, расположенная над строкой формул. Для открытия этой панели выберите Файл ► Сведения ► Свойства ► Показать область сведений о документе.
Рис. 178.1. Панель Свойства документа
Вы можете ввести информацию в любое из этих полей:
- Автор;
- Название;
- Тема;
- Ключевые слова;
- Категория;
- Состояние;
- Примечания.
При использовании диалогового окна Открыть или Сохранить как вы можете указать, какие свойства для работы с файлами выводить. Сначала убедитесь, что вы выбрали вид окна Таблица. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца (они обычно называются Имя, Размер, Тип и Изменен). Вы увидите дополнительные свойства файлов, которые можно отобразить. Нажмите кнопку Дополнительно, открыв диалоговое окно Выбор столбцов в таблице. Когда эти дополнительные свойства отображаются, вы можете сортировать список файлов по какому-нибудь из них.
Вы также можете указать некоторые свойства при сохранении книги в первый раз. Диалоговое окно Сохранить как содержит перечень свойств файла в нижней части. Просто щелкните кнопкой мыши и начните набирать.